Nguồn lực quý giá nhất của nhóm bạn không phải lúc nào cũng được ghi chép lại — đó là kiến thức chuyên môn ngầm mà họ dựa vào hàng ngày. Được gọi là kiến thức ngầm, tài sản ẩn này định hình các quyết định, thúc đẩy sự đổi mới và nâng cao hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều tổ chức lại bỏ qua tiềm năng của nó.
Khi xu hướng nơi làm việc chuyển sang hợp tác và học tập năng động, khả năng khai thác và chia sẻ kiến thức ngầm đã trở thành một lợi thế quan trọng. Sẵn sàng khám phá nó chưa? Hãy bắt đầu ngay.
Kiến thức ngầm là gì?
Một số kiến thức tồn tại trong hành động hơn là lời nói. Kiến thức ngầm đề cập đến những kinh nghiệm chuyên môn mà cá nhân có được qua trải nghiệm, cho phép họ xử lý công việc một cách trực quan và giải quyết vấn đề hiệu quả.
Điều này rất quý giá trong các tổ chức. Ngay cả các nhà lãnh đạo kinh doanh dựa trên dữ liệu cũng coi đây là nền tảng để thúc đẩy sự đổi mới và tăng cường tính linh hoạt của tổ chức.
Tìm hiểu cách thu thập kiến thức trong tổ chức của bạn vào một nơi duy nhất, dễ dàng tìm kiếm:
Định nghĩa về kiến thức ngầm
Kiến thức ngầm đề cập đến những kinh nghiệm thực tế mà con người tích lũy được theo thời gian. Không giống như kiến thức rõ ràng, được ghi chép rõ ràng, hay kiến thức ngầm, mang tính cá nhân và trực quan cao, kiến thức ngầm thu hẹp khoảng cách bằng cách có thể áp dụng vào thực tế nhưng khó diễn đạt. Kiến thức ngầm đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy quy trình làm việc, giải quyết vấn đề và cải thiện quá trình ra quyết định.
Đọc thêm: Kiến thức rõ ràng: Định nghĩa, lợi ích và ví dụ
Ví dụ về kiến thức ngầm:
- Một trưởng nhóm phát hiện ra những điểm không hiệu quả trong quy trình làm việc mà không cần dữ liệu chính thức
- Một kỹ thuật viên khắc phục sự cố hệ thống dựa trên các mẫu trước đây
- Một nhân viên dịch vụ khách hàng giải quyết vấn đề một cách suôn sẻ nhờ kinh nghiệm trước đó
Kiến thức ngầm, kiến thức rõ ràng và kiến thức ngầm hiểu
Trong một tổ chức tồn tại nhiều loại kiến thức. Dưới đây là ba loại chính và sự khác biệt giữa chúng. :
| Aspect | Kiến thức rõ ràng | Kiến thức ngầm | Kiến thức ngầm |
| Định nghĩa | Kiến thức được ghi chép lại, dễ chia sẻ và truy cập | Rất trực quan và gắn liền với kinh nghiệm cá nhân | Kiến thức thực tiễn được tích lũy qua kinh nghiệm |
| Ví dụ | Sổ tay đào tạo, chính sách công ty, hướng dẫn quy trình | Trí tuệ cảm xúc, bản năng lãnh đạo | Phím tắt quy trình công việc, tối ưu hóa công việc cụ thể |
| Khả năng áp dụng | Dễ dàng truyền đạt qua tài liệu văn bản hoặc hướng dẫn | Khó chia sẻ nếu không có sự tương tác chặt chẽ | Được chia sẻ thông qua quan sát, hướng dẫn hoặc thực hành |
| Tự nhiên | Có cấu trúc và hệ thống | Cá nhân và thường không nhận thức được | Bán cấu trúc và hướng hành động |
Các tổ chức xác định và tận dụng kiến thức ngầm có thể tăng cường sự năng động của nhóm, giảm thiểu sự kém hiệu quả và khám phá những chuyên môn tiềm ẩn. Bằng cách đảm bảo loại kiến thức này được chia sẻ hiệu quả, các doanh nghiệp sẽ đạt được lợi thế cạnh tranh thúc đẩy thành công lâu dài.
Đọc thêm: 10 ví dụ hàng đầu về hệ thống quản lý kiến thức
Lợi ích của kiến thức ngầm
Kiến thức ngầm là một nguồn tài nguyên chưa được khai thác, mang lại những lợi thế đáng kể cho các doanh nghiệp. Tận dụng kiến thức chuyên môn tiềm ẩn này có thể giúp cải thiện quy trình làm việc, ra quyết định tốt hơn và xây dựng lực lượng lao động mạnh mẽ, gắn bó hơn.
Dưới đây là cách kiến thức ngầm mang lại lợi ích cho tổ chức:
Cải thiện hiệu quả trong các quy trình kinh doanh
- Nhân viên có kiến thức ngầm sẽ xử lý công việc một cách bản năng, giảm thiểu sự chậm trễ do quá phụ thuộc vào các hướng dẫn chính thức
- Quy trình làm việc được hợp lý hóa khi các nhân viên giàu kinh nghiệm tối ưu hóa các quy trình dựa trên những thành công trong quá khứ
- Các nhóm đa chức năng làm việc gắn kết hơn khi kiến thức chuyên môn ngầm lấp đầy khoảng trống giữa các vai trò
Đọc thêm: Các chiến lược và phần mềm quản lý kiến thức tốt nhất cho nhóm
Giảm chi phí tuyển dụng
- Nhân viên có kinh nghiệm có thể hướng dẫn nhân viên mới bằng cách chia sẻ kiến thức ngầm thông qua quan sát và hợp tác
- Sự phụ thuộc vào các chương trình đào tạo bên ngoài tốn kém sẽ được giảm thiểu khi kiến thức ngầm được chia sẻ tích cực
- Giữ chân nhân viên có kỹ năng và chuyên môn cao giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc và chi phí tuyển dụng
Nâng cao sự tham gia của nhân viên
- Nhân viên cảm thấy được trân trọng khi kiến thức chuyên môn tiềm ẩn của họ được công nhận và phát huy
- Cơ hội chia sẻ kiến thức thúc đẩy sự hợp tác và ý thức quyền sở hữu trong thành công của tổ chức
- Học tập ngang hàng tạo ra văn hóa tin tưởng, thúc đẩy tinh thần và sự năng động của nhóm
Đọc thêm: Cách tạo kế hoạch đào tạo kiến thức sản phẩm hiệu quả
Ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định và giải quyết vấn đề
- Các nhóm được trang bị kiến thức ngầm có thể đưa ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn dựa trên trực giác và kinh nghiệm
- Giải quyết vấn đề trở nên chủ động hơn khi nhân viên nhận ra các mẫu hình và giải quyết thách thức trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
- Kiến thức ngầm giúp nâng cao khả năng giải quyết vấn đề sáng tạo bằng cách cung cấp bối cảnh thực tế và những hiểu biết thực tiễn
Khuyến khích sự đổi mới và khả năng thích ứng
- Các tổ chức có văn hóa chia sẻ kiến thức ngầm mạnh mẽ sẽ có khả năng thích ứng tốt hơn với những thay đổi của thị trường
- Nhân viên đổi mới nhanh hơn khi họ có thể tận dụng kiến thức chuyên môn được chia sẻ, không được nói ra để thử nghiệm và hoàn thiện những ý tưởng mới
- Các quan điểm đa dạng xuất hiện khi kiến thức ngầm lưu thông giữa các nhóm
Bảo tồn trí nhớ tổ chức
- Việc ghi chép và chia sẻ kiến thức ngầm đảm bảo kiến thức này vẫn được lưu giữ trong tổ chức khi nhân viên rời đi
- Ngăn chặn mất mát kiến thức trong quá trình chuyển giao, duy trì hoạt động ổn định và hiệu quả
Đọc thêm: Chiến lược chuyển giao kiến thức để chia sẻ kiến thức liền mạch
Bằng cách hiểu lợi ích của kiến thức ngầm, bạn có thể khai phá tiềm năng ẩn giấu trong các nhóm của mình. Bước tiếp theo là học cách khai thác nguồn tài nguyên vô giá này một cách hiệu quả.
Ứng dụng kiến thức ngầm trong tổ chức của bạn
📮 ClickUp Insight: Trung bình, một nhân viên tri thức phải kết nối với 6 người để hoàn thành công việc. Điều này có nghĩa là hàng ngày họ phải liên hệ với 6 kết nối cốt lõi để thu thập kiến thức cần thiết cho công việc, thống nhất các ưu tiên và tiến lên phía trước.
Cuộc đấu tranh là có thật — việc theo dõi liên tục, nhầm lẫn phiên bản và hiển thị không rõ ràng làm suy giảm năng suất của nhóm. Một nền tảng tập trung như ClickUp, với Tìm kiếm kết nối và Trình quản lý kiến thức AI, giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp bối cảnh ngay lập tức trong tầm tay bạn.
Để khai phá và tận dụng kiến thức ngầm trong tổ chức của bạn, cần có những chiến lược có chủ đích nhằm khuyến khích chia sẻ và thúc đẩy hợp tác. Các công cụ như ClickUp Knowledge Management cung cấp một nền tảng tập trung để tổ chức, ghi chép và chia sẻ hiệu quả những kiến thức chuyên môn chưa được nói ra.
Dưới đây là những cách thực tế để xác định, chia sẻ và bảo tồn kiến thức chuyên môn tiềm ẩn này:
Khuyến khích chia sẻ và khen thưởng sự tham gia
- Tạo môi trường nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ kiến thức của mình thông qua kể chuyện, thảo luận nhóm hoặc cuộc hội thoại bình thường
- Nhận diện và khen thưởng nhân viên tích cực đóng góp chuyên môn, tạo ra cảm giác được trân trọng và động lực làm việc
- Sử dụng các cuộc họp nhóm hoặc phiên brainstorming để nêu bật và tôn vinh các ví dụ về kiến thức ngầm được chia sẻ
Chương trình học tập đồng nghiệp và quan sát thực tế
- Giới thiệu các chương trình cố vấn, trong đó các nhân viên có kinh nghiệm hướng dẫn các thành viên mới trong nhóm thông qua quan sát và thực hành
- Thực hiện các chương trình quan sát, cho phép nhân viên học hỏi quy trình làm việc và kỹ thuật bằng cách quan sát đồng nghiệp có kinh nghiệm trong các tình huống thực tế
- Tạo điều kiện cho sự hợp tác giữa các bộ phận để các nhóm tiếp xúc với nhiều quan điểm khác nhau và mở rộng kiến thức của họ
Đọc thêm: Làm thế nào để tạo một trang Wiki cho nhóm của bạn?
Xây dựng văn hóa học tập và phát triển
- Thúc đẩy văn hóa học tập liên tục bằng cách khuyến khích nhân viên ghi chép và chia sẻ những hiểu biết thu được từ kinh nghiệm thực tế
- Tạo cơ hội phát triển kỹ năng thông qua các hội thảo, phiên chia sẻ kiến thức và môi trường học tập dựa trên phản hồi
- Tích hợp học tập không chính thức vào hoạt động hàng ngày, biến việc chia sẻ kiến thức trở thành một phần tự nhiên của văn hóa nơi làm việc
Sử dụng các công cụ quản lý kiến thức
Các công cụ quản lý kiến thức hiệu quả có thể đơn giản hóa quá trình thu thập và chia sẻ kiến thức ngầm, đảm bảo kiến thức luôn có thể truy cập được giữa các nhóm.
Quản lý tài liệu và hợp tác
Cung cấp một nền tảng toàn diện để tạo, tổ chức và chia sẻ kiến thức một cách liền mạch. Các tính năng trực quan của nó hỗ trợ sự hợp tác, giúp các nhóm dễ dàng bảo tồn và truyền đạt kiến thức ngầm.
Các công cụ như ClickUp Chat cho phép giao tiếp thời gian thực, giúp các nhóm thảo luận, chia sẻ ý kiến và làm rõ quy trình làm việc trực tiếp trên nền tảng. Điều này đảm bảo rằng kiến thức ngầm được nắm bắt trong bối cảnh và mọi người đều có thể truy cập.
Tạo dựng và quản lý cơ sở kiến thức
Với ClickUp Docs, bạn có thể xây dựng cơ sở kiến thức chi tiết chứa các quy trình công việc, hướng dẫn và thông tin chi tiết. Cơ sở kiến thức này giúp tiếp cận kiến thức chuyên môn chưa được chia sẻ, giúp các nhóm mở rộng quy trình và tăng hiệu quả.
Bắt đầu với Mẫu Cơ sở kiến thức ClickUp để nhanh chóng xây dựng và tổ chức các tài nguyên của bạn.
Nó sẽ giúp bạn:
- Đơn giản hóa việc tạo/lập cơ sở kiến thức toàn diện với các cấu trúc được xây dựng sẵn
- Cho phép truy cập dễ dàng và cập nhật các quy trình làm việc, hướng dẫn và tài liệu
- Thúc đẩy sự nhất quán giữa các nhóm bằng cách tập trung hóa kiến thức ngầm và rõ ràng
Bằng cách triển khai các chiến lược này, bạn có thể đảm bảo rằng kiến thức ngầm trở thành một nguồn lực được chia sẻ, thúc đẩy sự đổi mới, tăng cường hợp tác và cải thiện việc chia sẻ kiến thức. Tuy nhiên, quản lý kiến thức ngầm đi kèm với những thách thức, và giải quyết những thách thức này là điều cần thiết để đạt được thành công lâu dài.
Phần thưởng: Mẫu Cơ sở kiến thức miễn phí trong Word & ClickUp
Thách thức trong quản lý kiến thức ngầm
Kiến thức ngầm là vô giá nhưng có thể khó quản lý do bản chất không được nói ra và trực quan của nó. Dưới đây là những thách thức chính, tác động của chúng và các cách thực tế để vượt qua chúng.
Thách thức: Khó khăn trong việc xác định và thu thập kiến thức
Kiến thức ngầm thường bị che giấu vì nhân viên không nhận ra giá trị của nó hoặc không biết cách diễn đạt. Ví dụ, một nhân viên bán hàng có thể dựa vào bản năng được rèn luyện qua nhiều năm tiếp xúc với khách hàng, nhưng họ lại khó giải thích cách tiếp cận của mình cho người khác.
Giải pháp
- Tiến hành kiểm tra kiến thức thường xuyên để xác định chuyên môn tiềm ẩn trong các nhóm
- Khuyến khích nhân viên chia sẻ quy trình làm việc và hiểu biết thông qua kể chuyện hoặc các phiên hợp tác
- Kết hợp nhân viên có kinh nghiệm với nhân viên mới trong các vai trò thực tế để tự nhiên bộc lộ kiến thức chuyên môn tiềm ẩn
Đọc thêm: 10 mẫu Wiki miễn phí để quản lý dữ liệu liền mạch
Thách thức: Phụ thuộc vào từng nhân viên
Khi kiến thức chuyên môn quan trọng chỉ nằm trong tay một nhân viên, tổ chức sẽ dễ bị gián đoạn nếu nhân viên đó rời đi. Ví dụ, một quản trị viên CNTT giàu kinh nghiệm có thể có các phím tắt để khắc phục sự cố hệ thống, nhưng nếu không có tài liệu hướng dẫn, nhóm sẽ lúng túng khi họ không có mặt.
Giải pháp
- Tạo kế hoạch chuyển đổi vai trò bao gồm theo dõi và cố vấn
- Sử dụng công cụ tài liệu hóa để ghi lại các quy trình lặp lại và những insight quan trọng
- Bắt đầu từ những việc nhỏ bằng cách ghi chép lại các công việc có tác động lớn trước tiên, chẳng hạn như các bước khắc phục sự cố hoặc quy trình làm việc khi tiếp nhận khách hàng mới
Thách thức: Văn hóa chia sẻ kiến thức bị giới hạn
Nhân viên có thể ngần ngại chia sẻ kiến thức của mình vì sợ bị đánh giá hoặc thiếu động lực. Điều này tạo ra các silo, nơi thông tin quan trọng không thể tiếp cận được. Trong những trường hợp như vậy, việc truyền đạt kiến thức ngầm trở nên gần như không thể, vì người quản lý sản phẩm có thể tích trữ những hiểu biết quý giá về những thách thức trong các dự án trước đó, ngăn cản nhóm học hỏi.
Giải pháp
- Thúc đẩy văn hóa hợp tác với các biện pháp khuyến khích chia sẻ kiến thức
- Nhận diện và khen thưởng nhân viên tích cực đóng góp vào quá trình học tập giữa đồng nghiệp
- Nêu bật những câu chuyện chia sẻ kiến thức thành công trong các cuộc họp nhóm để khuyến khích sự tham gia
Xem thêm: Làm thế nào để trở thành Quản lý Cơ sở Kiến thức?
Thách thức: Quy trình chia sẻ kiến thức không hiệu quả
Các phương pháp không nhất quán hoặc lỗi thời, như email rời rạc hoặc các cuộc hội thoại riêng lẻ, có thể cản trở việc truyền đạt kiến thức ngầm một cách hiệu quả. Các nhóm thường mất thời gian không cần thiết để tìm kiếm thông tin quan trọng hoặc hiểu sai các hướng dẫn bằng lời nói, dẫn đến sự kém hiệu quả.
Giải pháp
- Chuẩn hóa các quy trình chia sẻ kiến thức, chẳng hạn như sử dụng tài liệu hợp tác hoặc các phiên đánh giá thường xuyên
- Khuyến khích các nhóm hợp nhất những hiểu biết quan trọng vào các nền tảng chia sẻ để cải thiện khả năng tiếp cận
- Kết hợp các bài tập hợp tác, như nhìn lại quá trình hoặc báo cáo dự án, để nắm bắt những hiểu biết ngầm một cách tự nhiên
👀Bạn có biết? Theo báo cáo năm 2022 của Coveo, nhân viên dành trung bình 3,6 giờ mỗi ngày để tìm kiếm thông tin cần thiết cho công việc. Điều đó có nghĩa là gần một nửa thời gian làm việc bị mất do sự kém hiệu quả, nhấn mạnh sự cần thiết của các quy trình chia sẻ kiến thức được hợp lý hóa.
Thách thức: Những thách thức trong việc đo lường tác động
Kiến thức ngầm là vô hình, khiến cho việc theo dõi ảnh hưởng của nó đối với kết quả kinh doanh trở nên khó khăn. Ví dụ, một nhóm vận hành có thể cải thiện hiệu quả thông qua kinh nghiệm chuyên môn không được nói ra, nhưng tổ chức lại khó định lượng được sự cải thiện đó.
Giải pháp
- Sử dụng các công cụ phân tích để theo dõi hiệu quả hợp tác và quy trình làm việc
- Thu thập phản hồi từ nhân viên về khả năng tiếp cận và giá trị của kiến thức được chia sẻ
- Cập nhật thường xuyên cơ sở kiến thức và đo lường mức độ sử dụng để xác định các lĩnh vực cần cải thiện
Bằng cách giải quyết những thách thức này, các tổ chức có thể khai phá toàn bộ tiềm năng của kiến thức ngầm và biến nó thành nguồn lực chung giúp nâng cao hiệu quả, hợp tác và đổi mới.
Xem thêm: 10 Phần mềm Quản lý Kiến thức Tốt Nhất
Hãy biến kiến thức chuyên môn chưa được nói thành công việc cho bạn
Kiến thức ngầm thúc đẩy sự đổi mới, khả năng thích ứng và ra quyết định thông minh hơn. Khi được hỗ trợ bởi chiến lược quản lý kiến thức vững chắc, kiến thức ngầm sẽ biến chuyên môn chưa được bộc lộ thành lợi thế cạnh tranh lâu dài.
Bằng cách tận dụng nền tảng quản lý kiến thức để ghi chép những hiểu biết quan trọng và thúc đẩy sự hợp tác, các tổ chức có thể đảm bảo rằng kiến thức thu được từ kinh nghiệm được chia sẻ một cách hiệu quả, tạo ra văn hóa phát triển liên tục và thành công vượt trội.
Bắt đầu khai thác sức mạnh của kiến thức ngầm — đăng ký ClickUp ngay hôm nay.