Lập kế hoạch cho một sự kiện là một công việc khổng lồ — cần sự cân bằng tinh tế giữa sáng tạo, sự khéo léo trong hậu cần và thực hiện hoàn hảo, tất cả nhằm mang lại trải nghiệm khó quên.
Nhưng trước khi sự điên cuồng bắt đầu, tất cả các sự kiện đều bắt đầu giống nhau: nhìn chằm chằm vào một tài liệu trống và tự hỏi, "Làm thế nào để biến ý tưởng sự kiện tuyệt vời của mình thành một đề xuất thành công giúp tôi giành được công việc này?" bạn tự hỏi. Cho dù đó là sự kiện của trường học hay buổi ra mắt sản phẩm lớn, mọi sự kiện tuyệt vời đều bắt đầu từ đây.
Và như câu nói, khởi đầu tốt là đã hoàn thành một nửa, phải không? Đó là lúc các công cụ như mẫu chương trình sự kiện, mẫu đề xuất sự kiện trong Word và phần mềm lập kế hoạch sự kiện trở nên hữu ích.
Tuy nhiên, việc tìm kiếm mẫu đề xuất sự kiện hoàn hảo trong Word có thể giống như mò kim đáy bể. Đừng lo lắng, chúng tôi đã hoàn thành công việc khó khăn này cho bạn!
Phần thưởng: Chúng tôi cũng đã bao gồm một số mẫu kế hoạch sự kiện miễn phí từ ClickUp bên dưới.
Điều gì tạo nên một mẫu đề xuất sự kiện tốt?
Mẫu đề xuất sự kiện là tài liệu được thiết kế sẵn giúp người lập kế hoạch sự kiện trình bày ý tưởng và kế hoạch của mình theo định dạng rõ ràng, có cấu trúc cho sự kiện sắp tới.
Bản đề xuất thường nêu tóm tắt các chi tiết quan trọng như kế hoạch sự kiện, đối tượng mục tiêu, địa điểm tổ chức sự kiện, mục tiêu, ngân sách, dòng thời gian và chiến lược tiếp thị — tất cả những yếu tố cần thiết để biến tầm nhìn của bạn thành hiện thực.
Mẫu đề xuất sự kiện tuyệt vời cân bằng hoàn hảo giữa sự rõ ràng và chi tiết, đảm bảo tất cả các khía cạnh quan trọng đều được đề cập. Dưới đây là những điều cần lưu ý:
- Cấu trúc rõ ràng: Một mẫu tốt có các phần được sắp xếp hợp lý, giúp dễ dàng điều hướng. Luôn hữu ích khi có thể dễ dàng truy cập thông tin cần thiết cho khách hàng tiềm năng
- Tổng quan về sự kiện: Mẫu phải bao gồm mô tả về mục tiêu và các chi tiết chính của sự kiện. Điều này giúp người đọc nhanh chóng hiểu được mục đích của sự kiện
- Phân tích ngân sách: Mẫu ấn tượng cung cấp danh sách chi tiết các chi phí dự kiến cho sự kiện. Sự minh bạch này giúp các bên liên quan hiểu rõ các cam kết tài chính và đưa ra quyết định sáng suốt
- Dòng thời gian và chương trình: Mẫu phải bao gồm dòng thời gian rõ ràng với các cột mốc và hoạt động quan trọng. Điều này đảm bảo mọi người tham gia đều biết lịch trình và vai trò của mình trong sự kiện
- Đối tượng mục tiêu và kế hoạch tiếp thị: Một mẫu được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ nêu rõ đối tượng mục tiêu và cách thức quảng bá sự kiện. Điều này giúp đảm bảo sự thống nhất giữa các chiến lược tiếp thị và mục tiêu thu hút sự tham gia của đối tượng
📽️ Để xem tất cả những điều trên trong thực tế, hãy xem cách bạn có thể sử dụng Mẫu Tiếp thị Sự kiện của ClickUp để lập kế hoạch và theo dõi các sự kiện tiếp thị:
💡Mẹo chuyên nghiệp: Khi tùy chỉnh mẫu đề xuất sự kiện, hãy điều chỉnh cho phù hợp với sự kiện và khách hàng cụ thể. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tăng cơ hội được chấp thuận.
Mẫu đề xuất sự kiện
Một đề xuất sự kiện được soạn thảo tốt là chìa khóa để giành được sự tin tưởng của khách hàng tiềm năng vào dịch vụ quản lý sự kiện của bạn. Và con đường tốt nhất để có được một đề xuất thành công bắt đầu từ việc tìm kiếm mẫu hoàn hảo để bắt đầu.
Hãy xem một số mẫu đề xuất sự kiện thân thiện với người dùng nhất hiện có trên thị trường.
1. Mẫu đề xuất sự kiện của HubSpot
Nếu bạn thường xuyên tổ chức sự kiện cho khách hàng, mẫu đề xuất rõ ràng và chi tiết là thứ bạn cần. Mẫu đề xuất sự kiện của HubSpot giúp bạn kết hợp kể chuyện với mẫu đề xuất kinh doanh thực tế.
Không giống như các mẫu khác đi thẳng vào chi tiết sự kiện, mẫu này xây dựng uy tín từ đầu.
Nó bao gồm mọi thứ bạn cần: giới thiệu công ty ấn tượng, kế hoạch sự kiện chi tiết, tổng quan kế hoạch từng bước và phân tích ngân sách rõ ràng. Ngoài ra, bạn có thể giới thiệu công việc tốt nhất của mình trong phần thư viện.
Mẫu này cũng có tính năng bảng đơn giản nhưng nổi bật, giúp làm nổi bật thông tin quan trọng ở phía trước và giữa. Mẫu này rất phù hợp cho những khách hàng thích xem qua chi tiết một cách nhanh chóng.
Lý tưởng cho: Các chuyên gia tiếp thị và doanh nghiệp cần đề xuất dựa trên dữ liệu cho các sự kiện quan trọng liên quan đến nhiều bên liên quan
💡 Nhắc nhở thân thiện: Phần giới thiệu là ấn tượng đầu tiên của bạn. Hãy tận dụng cơ hội này để nêu bật những điểm bán hàng độc đáo của bạn và giới thiệu những câu chuyện thành công từ các sự kiện tương tự hoặc các sự kiện trước đó.
2. Mẫu thư đề xuất sự kiện trường học của TEMPLATE. NET
Ngắn gọn và súc tích — đó là cách hoàn hảo để mô tả mẫu này. Mẫu thư đề xuất sự kiện trường học của TEMPLATE. NET là sự kết hợp giữa tính chuyên nghiệp và sức thuyết phục cho các sự kiện trường học.
Cho dù bạn đang tổ chức một buổi dạ tiệc cựu sinh viên hay hội chợ trường học, mẫu này được thiết kế để nhắm mục tiêu các nhà tài trợ, các bên liên quan và ủy ban. Định dạng đơn giản nhưng toàn diện của mẫu này bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết, từ mục đích và hoạt động của sự kiện đến nhu cầu ngân sách, đồng thời đảm bảo mọi thứ phù hợp với sứ mệnh của trường bạn.
Bạn có thể tạo đề xuất trong vài phút với mẫu này bằng cách chỉ cần điền vào các trường bắt buộc.
Lý tưởng cho: Các trường học tổ chức các sự kiện gây quỹ hoặc các sự kiện quan trọng khác cần bản đề xuất sự kiện rõ ràng, thuyết phục cho ban quản lý, nhà tài trợ hoặc phụ huynh
3. Mẫu đề xuất sự kiện của ProjectManager
Lên kế hoạch cho các sự kiện lớn ban đầu có vẻ thú vị, nhưng là người lên kế hoạch sự kiện, bạn có thể tự hỏi: "Nếu đề xuất này không được chấp nhận thì sao?"
Mẫu đề xuất sự kiện của ProjectManager biến quá trình lập kế hoạch phức tạp này thành một quy trình có cấu trúc và có thể thực hiện được bằng cách kết hợp các đề xuất sự kiện truyền thống với các kiến thức cơ bản về quản lý dự án.
Đây là công cụ hoàn hảo để chia nhỏ các sự kiện phức tạp thành các công việc dễ quản lý mà bạn và khách hàng có thể dễ dàng hiểu.
Bạn có thể lập bản đồ mọi thứ từ mục tiêu và mục đích đến các bên liên quan và lịch trình trong đề xuất này. Bắt đầu sự kiện của bạn bằng cách cài đặt các kỳ vọng rõ ràng với khách hàng.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và chuyên gia tổ chức sự kiện ưu tiên lập kế hoạch chi tiết và kết quả có thể đo lường được cho các sự kiện quy mô lớn
4. Mẫu đề xuất sự kiện từ thiện của TEMPLATE. NET
Lập kế hoạch cho một sự kiện từ thiện cần có một mẫu để phác thảo kế hoạch của bạn và chạm đến trái tim của các nhà tài trợ. Mẫu Đề xuất Sự kiện Từ thiện của TEMPLATE. NET kết hợp sự hấp dẫn về mặt cảm xúc với giá trị kinh doanh thực tế.
Mẫu này bao gồm các phần "Giới thiệu về chúng tôi" và "Tại sao nên tài trợ cho sự kiện này" để kể câu chuyện về mục đích của bạn. Mẫu này cũng có tính năng gói tài trợ theo cấp độ, cho phép bạn cung cấp các lợi ích đa dạng cho các nhà tài trợ.
Bạn cũng có thể tùy chỉnh mẫu đề xuất tài trợ sự kiện này dựa trên mục tiêu của các nhà tài trợ tiềm năng. Ví dụ: nếu bạn nhắm mục tiêu các doanh nghiệp địa phương, hãy cung cấp nhiều cơ hội xây dựng thương hiệu địa phương hơn để tạo sự đồng cảm với sự tham gia của cộng đồng. Cách tiếp cận cá nhân này có thể tăng khả năng đảm bảo tài trợ.
Mẫu này cân bằng hoàn hảo giữa các điều khoản tiếp thị và thanh toán mà không làm mất đi cảm xúc khiến các sự kiện từ thiện trở nên đặc biệt.
Lý tưởng cho: Các tổ chức phi lợi nhuận và cá nhân muốn đề xuất các sự kiện gây quỹ một cách hiệu quả
5. Mẫu đề xuất sự kiện ra mắt sản phẩm của Canva
Các sự kiện ra mắt sản phẩm luôn thú vị, không chỉ vì sự kiện đó mà còn vì cơ hội tạo ra sự chú ý xung quanh một sản phẩm mới sáng giá! Và đó chính là những gì Mẫu đề xuất sự kiện ra mắt sản phẩm của Canva cho phép bạn làm, với thiết kế hấp dẫn về mặt thị giác.
Ngoài các chi tiết bắt mắt, mẫu này còn có nhiều công dụng thực tế. Ví dụ: bạn có thể tùy chỉnh phần chương trình đề xuất để lên lịch các hoạt động phù hợp với lãi suất của đối tượng mục tiêu.
Nó cũng bao gồm phần "Phê duyệt", cho phép các bên liên quan ký xác nhận và đảm bảo trách nhiệm giải trình được duy trì.
Lý tưởng cho: Các nhóm tiếp thị và quản lý sản phẩm đang tìm kiếm cách có cấu trúc nhưng sáng tạo để giới thiệu các sự kiện ra mắt sản phẩm
6. Mẫu đề xuất sự kiện xây dựng nhóm của Canva
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện xây dựng đội ngũ vui vẻ, đây là mẫu dành cho bạn. Mẫu đề xuất sự kiện xây dựng đội ngũ của Canva nổi bật nhờ cách tiếp cận đặt con người lên hàng đầu kết hợp với các yêu cầu về cấu trúc của một sự kiện công ty.
Mẫu này bao gồm tổng quan về sự kiện, phân tích ngân sách và công cụ lập kế hoạch hoạt động có thể tùy chỉnh cho tất cả các ý tưởng tuyệt vời của bạn. Đó là tất cả những gì bạn cần để tổ chức một sự kiện xây dựng nhóm thành công.
Nó cũng rất phong phú về mặt hình ảnh, với tính năng biểu đồ tròn minh họa số lượng thành viên tham gia trong nhóm. Điều này giúp lập kế hoạch sự kiện cho các nhóm lớn hơn một cách hiệu quả hơn.
Lý tưởng cho: Các chuyên gia và nhóm nhân sự đang lập kế hoạch cho các sự kiện liên bộ phận nhằm cải thiện sự hợp tác
7. Mẫu đề xuất sự kiện bán hàng của Canva
Bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện bán hàng mang lại kết quả? Mẫu đề xuất sự kiện bán hàng của Canva sẽ giúp bạn suy nghĩ như một nhà chiến lược, không chỉ là một nhà tổ chức sự kiện.
Trong mẫu này, bạn có thể hợp tác với các bên liên quan quan trọng trong nhóm bán hàng để đặt mục tiêu cụ thể như mục tiêu doanh thu và tác động của thương hiệu. Giống như có một giám đốc bán hàng thông minh và một nhà tổ chức sự kiện thành công trong một mẫu — hoàn hảo để đảm bảo từng phút của sự kiện đều có ý nghĩa.
Mẫu này cũng bao gồm phần "Các bước tiếp theo" với danh sách kiểm tra sẵn có để bạn đánh dấu khi hoàn thành tiến độ.
Lý tưởng cho: Giám đốc bán hàng, điều phối viên sự kiện và nhóm tiếp thị nhằm tổ chức các sự kiện bán hàng có tác động mạnh mẽ để nâng cao sự hiện diện của thương hiệu và doanh thu sản phẩm
Hạn chế của việc sử dụng Word cho đề xuất sự kiện
Mặc dù Microsoft Word là công cụ phổ biến để tạo mẫu đề xuất sự kiện hiệu quả, nhưng nó cũng có một số nhược điểm. Dưới đây là một số nhược điểm:
- Thiếu sự hợp tác: Word không hỗ trợ hợp tác thời gian thực. Hãy tưởng tượng bạn có bảy phiên bản khác nhau của chương trình hội nghị vì các thành viên trong nhóm của bạn đang chỉnh sửa cùng một tài liệu
- Tốn thời gian: Word yêu cầu bạn điều chỉnh thủ công hoặc định dạng các phần, và việc theo dõi các thay đổi có thể mất thời gian không cần thiết
- Không có tự động hóa: Word thiếu các tính năng tự động hóa như liên kết công việc hoặc công cụ lập ngân sách để điều chỉnh quy trình làm việc
- Khả năng truy cập giới hạn: Những cộng tác viên không sử dụng cùng phiên bản Word có thể gặp vấn đề về tương thích
Mẫu đề xuất sự kiện thay thế
Các mẫu Word rất hữu ích nếu bạn đang tìm kiếm một cách đơn giản để tạo đề xuất (và nếu bạn làm việc một mình).
Tuy nhiên, nếu bạn muốn cộng tác với nhóm của mình, hãy cân nhắc tích hợp các giải pháp CRM, quản lý quy trình công việc và theo dõi tiến độ cùng với các mẫu đề xuất dự án.
Dưới đây là một số lựa chọn.
1. Mẫu đề xuất sự kiện ClickUp
Tối ưu hóa quy trình tạo/lập đề xuất của bạn với Mẫu đề xuất sự kiện ClickUp, được thiết kế đặc biệt để đảm bảo tính rõ ràng và dễ tổ chức. Mẫu này có các phần dành riêng để ghi lại các thuộc tính quan trọng của sự kiện, chẳng hạn như tóm tắt điều hành, kết quả mong muốn, ước tính chi phí, khung thời gian và hơn thế nữa, giúp ghi chép chi tiết các thông tin quan trọng một cách cẩn thận.
Mẫu này rất linh hoạt và phù hợp với nhiều sự kiện khác nhau, từ hội nghị kinh doanh đến lễ kỷ niệm cá nhân hoặc sự kiện từ thiện. Tính năng cộng tác cho phép các thành viên trong nhóm cùng đóng góp vào bản đề xuất, từ đó nâng cao năng suất và sự thống nhất trong công việc nhóm.
Hơn nữa, Mẫu đề xuất sự kiện ClickUp tích hợp dễ dàng với phạm vi các công cụ năng suất và quản lý sự kiện của ClickUp, tạo điều kiện cho quá trình chuyển đổi liền mạch từ tạo/lập đề xuất đến thực hiện sự kiện trong một nền tảng duy nhất.
Sử dụng Mẫu đề xuất sự kiện ClickUp để cấu trúc hóa quy trình đề xuất, cải thiện bản trình bày và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
2. Mẫu lập kế hoạch sự kiện ClickUp
Khi bạn lên kế hoạch cho một sự kiện, luôn có nhiều phần thay đổi liên tục. Tệ hơn nữa, thông tin về những phần này có thể nằm rải rác trên hàng chục bảng tính.
Tại sao không tập trung tất cả kế hoạch của bạn vào một nơi?
Mẫu lập kế hoạch sự kiện ClickUp bao gồm mọi thứ. Nó giống như một hướng dẫn quản lý dự án sự kiện sẵn sàng, đơn giản hóa các quy trình công việc phức tạp thành một trung tâm có tổ chức.
Nó có thể đóng vai trò như trung tâm chỉ huy sự kiện kỹ thuật số của bạn, nơi bạn có thể kiểm soát chính xác những gì cần phải xảy ra và khi nào. Điều thực sự thú vị là cách nó thích ứng với phong cách làm việc của bạn.
🎊 Lợi ích chính:
- Truy cập toàn bộ sự kiện của bạn trong nháy mắt với Chế độ xem danh sách, Chế độ xem bảng hoặc Chế độ xem lịch
- Luôn cập nhật các công việc, chi tiết nhà cung cấp và ghi chú quan trọng với Trường Tùy chỉnh và Trạng thái Tùy chỉnh
- Theo dõi ngân sách và thanh toán mà không cần bảng tính phức tạp
- Giữ cho toàn bộ nhóm của bạn luôn đồng bộ (theo nghĩa đen) với ClickUp Docs
Lý tưởng cho: Các nhóm quản lý sự kiện cần hợp tác thời gian thực và theo dõi dự án trực quan trên nhiều sự kiện và các bên liên quan.
Tôi đã sử dụng ClickUp để tổ chức và quản lý các sự kiện và dự án lớn nhỏ tại nơi làm việc. Tôi thấy tính năng lịch, tính năng phụ thuộc và các hàm khảo sát đặc biệt hữu ích. Đây là phần mềm quản lý dự án tốt nhất mà tôi từng sử dụng. ClickUp thực sự đã cứu tôi trong việc lập kế hoạch cho một sự kiện lớn vào năm 2022
Tôi đã sử dụng ClickUp để tổ chức và quản lý các sự kiện và dự án lớn nhỏ tại nơi làm việc. Tôi thấy tính năng lịch, tính năng phụ thuộc và các hàm khảo sát đặc biệt hữu ích. Đây là phần mềm quản lý dự án tốt nhất mà tôi từng sử dụng. ClickUp thực sự đã cứu tôi trong việc lập kế hoạch cho một sự kiện lớn vào năm 2022
3. Mẫu quản lý sự kiện ClickUp
Lập kế hoạch cho một sự kiện đã đủ căng thẳng rồi, bạn chắc chắn không muốn nhóm của mình còn thêm rối loạn nữa! Mẫu Quản lý sự kiện ClickUp đặt sự hợp tác giữa các nhóm lên hàng đầu, giúp bạn luôn đi trước một bước.
Mẫu đề xuất sự kiện toàn diện này cũng giúp bạn theo dõi ngân sách để không chi tiêu quá mức.
Bạn có thể xem toàn bộ sự kiện của mình ở bất kỳ định dạng nào phù hợp nhất với bạn — Xem dạng danh sách, Xem bản đồ, Xem dòng thời gian, tùy bạn chọn! Ngoài ra, các tính năng như biểu đồ Gantt đảm bảo bạn không đặt DJ trước khi đảm bảo địa điểm.
🎊 Lợi ích chính:
- Theo dõi ngân sách của bạn để không vượt quá ngân sách
- Hợp tác trực tuyến để nhận phản hồi và đánh giá ngay lập tức
- Tự động hóa các nhắc nhở và theo dõi để nhóm của bạn luôn đi đúng hướng
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý sự kiện điều phối nhiều sự kiện, từ hội nghị đến ra mắt sản phẩm
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thiết lập các công việc định kỳ để theo dõi tiến độ và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước nào trước khi sự kiện diễn ra. Sử dụng tính năng bình luận trên các công việc để thảo luận về các cập nhật trong thời gian thực.
4. Mẫu kế hoạch dự án sự kiện ClickUp
Lập kế hoạch cho một sự kiện không phải là việc quá khó, đặc biệt là khi bạn có Mẫu kế hoạch dự án sự kiện ClickUp. Cho dù bạn đang tổ chức ra mắt sản phẩm hay gây quỹ, mẫu này có mọi thứ bạn cần để mọi việc diễn ra suôn sẻ.
Đây là mẫu thân thiện với người mới bắt đầu, giúp bạn làm việc trên nhiều sự kiện và dòng thời gian cùng một lúc. Trường địa điểm được tích hợp vào Chế độ xem danh sách, cho phép bạn sắp xếp nhiều địa điểm cùng một lúc mà không bị nhầm lẫn.
🎊 Lợi ích chính:
- Theo dõi từng chi tiết của sự kiện trong nhiều chế độ xem, từ Kanban đến Lịch, từ đầu đến cuối
- Giữ kết nối với nhóm của bạn trong thời gian thực thông qua Chế độ xem trò chuyện trong ứng dụng. Sử dụng Chế độ xem bản đồ để dễ dàng hình dung địa điểm tổ chức sự kiện và địa điểm của nhà cung cấp, giúp đơn giản hóa hơn nữa việc lập kế hoạch
- Sử dụng các Trường Tùy chỉnh sẵn sàng sử dụng và các tùy chọn tự động hóa để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào
Lý tưởng cho: Các nhà lập kế hoạch muốn duy trì sự tổ chức với kế hoạch dự án hoàn toàn tùy chỉnh
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tự động hóa tùy chỉnh để thiết lập 'Phản ứng dây chuyền nhà cung cấp'. Khi nhà cung cấp xác nhận kinh doanh, các công việc phụ thuộc sẽ tự động được kích hoạt. Ví dụ: bạn có thể thiết lập phản ứng để chỉ kích hoạt công việc thiết lập AV sau khi địa điểm được xác nhận.
5. Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện ClickUp
Sau khi hoàn thành tất cả các công việc để lên kế hoạch cho sự kiện hoàn hảo, Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện ClickUp có thể là mảnh ghép cuối cùng của bức tranh tổng thể. Mẫu này bao gồm mọi thứ bạn có thể muốn theo dõi trong ngày quan trọng.
Thay vì nhiều tài liệu và bảng tính, mẫu này tập hợp tất cả công việc của bạn vào một nơi duy nhất. Từ danh sách khách đến chi tiết nhà cung cấp, hướng dẫn thiết lập đến danh sách kiểm tra vào phút chót — tất cả đều được cấu trúc và sẵn sàng để thực hiện.
🎊 Lợi ích chính:
- Sắp xếp mọi thứ với các danh mục được cài đặt sẵn như Thông tin chung, Chi tiết thiết lập, Danh sách mời và hơn thế nữa
- Sử dụng các bảng và danh sách kiểm tra sẵn có mà bạn có thể cập nhật ngay từ điện thoại của mình
- Cộng tác với nhóm của bạn trong cùng một tài liệu ClickUp
Lý tưởng cho: Các nhóm quản lý sự kiện đang tìm kiếm danh sách kiểm tra sự kiện hoàn hảo để đảm bảo sự thành công cuối cùng
💡Mẹo nhanh: Tạo phần "Bộ công cụ khẩn cấp trong ngày" trong tài liệu của bạn để liệt kê các mục sao lưu cần thiết, số liên lạc của nhà cung cấp và các giải pháp nhanh cho các vấn đề thường gặp. Bạn cũng có thể sao chép phần này cho các sự kiện trong tương lai.
6. Mẫu đề xuất chiến dịch ClickUp
Sẵn sàng khởi động một chiến dịch tiếp thị thành công? Tất cả bắt đầu từ một đề xuất mạnh mẽ. Mẫu Đề xuất Chiến dịch ClickUp biến trang trắng trống rỗng thành một bản phản ánh có cấu trúc về sự sáng tạo của bạn.
Không còn tình trạng tài nguyên phân tán và phải tìm kiếm trong các chuỗi email để tìm thông tin rõ ràng. Cho dù bạn đang lập bản đồ mục tiêu, phân công công việc hay cộng tác với các bên liên quan để nhận phản hồi về đề xuất của mình, mọi thứ đều được lưu trữ ở một nơi.
🎊 Lợi ích chính:
- Bắt đầu mạnh mẽ với các trường được tạo sẵn để hướng dẫn bạn phát triển đề xuất sự kiện
- Phân công công việc, đặt ngày đáo hạn và theo dõi tiến độ bằng chế độ xem Danh sách, Gantt hoặc Lịch
- Hoàn thành việc xây dựng quy trình công việc bằng cách thêm Chế độ xem khối lượng công việc để xem các bên liên quan đang bận rộn với công việc gì
- Thu thập, trực quan hóa và sắp xếp các ý tưởng chiến dịch trong thời gian thực với Bảng trắng ClickUp
Lý tưởng cho: Các nhóm tiếp thị muốn xây dựng đề xuất sự kiện mạnh mẽ từ đầu
7. Mẫu ngân sách sự kiện ClickUp
Với rất nhiều chi phí phát sinh trong quá trình điều phối sự kiện, bạn rất dễ mất kiểm soát tài chính. Mẫu ngân sách sự kiện ClickUp có thể là giải pháp hữu ích để kiểm soát việc phân bổ kinh phí cho sự kiện.
Mẫu này đã được chuẩn bị sẵn để phù hợp với cài đặt mục tiêu và ngân sách cho mỗi sự kiện, giúp bạn không phải tạo nhiều bảng tính. Hơn nữa, bạn cũng có thể đính kèm hóa đơn trực tiếp vào các mục nhập sự kiện có liên quan, giúp tất cả các bên liên quan luôn được cập nhật thông tin.
Bạn cũng nên sử dụng Tự động hóa ClickUp để thiết lập nhắc nhở cho các khoản thanh toán quan trọng hoặc các cột mốc khác để không bao giờ bỏ lỡ ngày đáo hạn.
🎊 Lợi ích chính:
- Sắp xếp chi phí, chi tiết địa điểm và thông tin nhà cung cấp theo các danh mục sẵn có để dễ dàng theo dõi
- Theo dõi tiến độ của mỗi giao dịch mua bằng các trạng thái như Việc cần làm, Đang tiến hành và Hoàn thành để kiểm soát ngân sách của bạn
- Đặt và quản lý thời hạn để đảm bảo thanh toán đúng hạn và tránh những bất ngờ vào phút chót
- Thêm chi tiết cho từng mục chi phí để có cái nhìn tổng quan hơn về tài chính của bạn
Lý tưởng cho: Các nhóm muốn quản lý các gói sự kiện hiệu quả bằng tự động hóa
8. Mẫu đề xuất ngân sách ClickUp
Việc lập ngân sách để thuyết phục các bên liên quan có thể rất khó khăn, nhưng Mẫu đề xuất ngân sách ClickUp giúp bạn dễ dàng sắp xếp mọi thứ. Đây là công cụ hữu ích để tạo các đề xuất rõ ràng, chi tiết, giúp bạn đảm bảo nguồn tài chính và giữ cho tài chính minh bạch.
Mẫu này cũng có các trang thư mục cho Nhân sự, Hậu cần và Sự kiện, vì vậy bạn có thể chỉ cần cắm và sử dụng.
Nhưng quan trọng nhất, đề xuất này có thể giúp vẽ ra bức tranh chi tiết về phân tích chi phí và đóng vai trò như bản đồ đường đi cho sự kiện sắp tới của bạn. Với các bảng hướng dẫn chi tiêu, bạn có thể đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và thống nhất với nhau.
🎊 Các tính năng chính:
- Thêm trang con để tạo cẩm nang lập ngân sách sự kiện của bạn
- Thêm Trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ công việc đề xuất ngân sách, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch
- Lập kế hoạch dòng thời gian dự án bằng cách thêm Biểu đồ Gantt ClickUp để đáp ứng tất cả các thời hạn tài chính
- Giữ cho nhóm của bạn luôn đồng bộ với các nhận xét, liên kết công việc và thông báo
- Cộng tác trong thời gian thực với nhóm của bạn trên ClickUp Docs
Lý tưởng cho: Các nhóm và nhà hoạch định tài chính muốn tạo và quản lý các đề xuất ngân sách chi tiết cho các bên liên quan
Lập kế hoạch sự kiện hoàn hảo với ClickUp
Tổ chức một sự kiện là một phần nghệ thuật, một phần khoa học và rất nhiều công việc tổ chức. Mặc dù các mẫu là điểm khởi đầu tuyệt vời, nhưng chính tầm nhìn của bạn sẽ làm cho sự kiện của bạn trở nên thực sự khó quên.
Giờ đây, khi bạn đã hiểu những lợi ích và giới hạn của việc sử dụng mẫu Word, bạn có thể điều hướng chúng hiệu quả hơn.
Bạn cũng có thể chọn các mẫu ClickUp, cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý các dự án của bạn ở một nơi. Cho dù đó là phân công công việc, theo dõi, quản lý tài nguyên, tự động hóa các công việc thường ngày hay hợp tác nhóm, ClickUp đều có thể giúp bạn!
Sẵn sàng tự động hóa sự kiện của bạn — từ đề xuất đến lập kế hoạch? Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay bây giờ!