Nếu bạn nhìn thấy ghi chú viết tay của một nhà báo, rất có thể bạn sẽ thấy những trang giấy đầy những nét vẽ ngẫu nhiên.
Đó không phải là chữ viết tay xấu. Đó là chữ viết tắt, và nó được thiết kế để trông như vậy.
Từng là kỹ năng bắt buộc đối với sinh viên, phóng viên, nhà báo và thư ký ở khắp mọi nơi, ghi chú tắt đã trở nên lỗi thời với sự ra đời của các cơ chế ghi âm kỹ thuật số.
Tuy nhiên, nó vẫn rất hữu ích, đặc biệt là khi công nghệ gặp sự cố và bạn chỉ có bút và giấy để ghi chú. Hơn nữa, sẽ thật tuyệt vời nếu bạn biết một kỹ năng mà chỉ có chưa đến 1% dân số thế giới biết sử dụng, phải không?
Vậy, làm thế nào để xây dựng hệ thống viết tắt của riêng bạn? Hãy bắt đầu với những điều cơ bản.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Viết tắt là một cách nhanh chóng, hiệu quả để ghi chú bằng cách sử dụng các ký hiệu và chữ viết tắt
- Nó giúp cải thiện tốc độ ghi chú và khả năng ghi nhớ của bạn, đồng thời giảm bớt sự lộn xộn trong ghi chú
- Chọn giữa các hệ thống phổ biến—Gregg, Pitman và Teeline—hoặc tạo hệ thống của riêng bạn
- Các kỹ thuật phổ biến bao gồm sử dụng ký hiệu cho từ, viết tắt các thuật ngữ tiêu chuẩn và tập trung vào cách phát âm chính xác
- Để thực hành, hãy chọn một hệ thống viết tắt, tạo từ điển tùy chỉnh và đơn giản hóa các từ viết tắt để viết nhanh hơn
- Nâng cao kỹ năng viết tắt của bạn với các tính năng của ClickUp giúp bạn ghi chú và tối ưu hóa quy trình làm việc tổng thể
Ghi chú tốc ký là gì?
Ghi chú tốc ký là cách nhanh chóng và súc tích để ghi lại thông tin, sử dụng các ký hiệu và từ viết tắt để ghi lại ý tưởng một cách nhanh chóng thay vì viết câu hoàn chỉnh.
Điều này giúp bạn tập trung vào thông tin quan trọng thay vì viết những điều không cần thiết. Hãy coi đó như là việc sắp xếp ghi chú theo phương pháp Marie Kondo, chỉ giữ lại những phần liên quan.
Viết tốc ký cũng là cách giữ cho mọi thứ đơn giản. Sử dụng các ký hiệu và chữ viết tắt có thể tiết kiệm thời gian và năng lượng, cho phép bạn tập trung hơn vào nội dung thay vì hành động viết.
📌 Ví dụ
Nếu bạn đang tham dự một cuộc họp về chiến dịch tiếp thị mới, đây là những gì ghi chú tốc ký của bạn có thể trông như thế nào.
"John: → trên TMR trước thứ Sáu"
Emma: ? Bf cho CL? scdl mtg cho Thứ Tư"
Các ký hiệu viết tắt được sử dụng:
- → = Theo dõi
- TMR = Báo cáo thị trường mục tiêu
- Thứ Sáu = Friday
- ? = Câu hỏi
- Bf = Tóm tắt
- CL = Khởi động chiến dịch
- Scdl mtg = lên lịch cuộc họp
- Thứ Tư
Dưới đây là ý nghĩa của các ghi chú này:
"Theo dõi báo cáo thị trường mục tiêu với John trước thứ Sáu.
Hãy yêu cầu Emma cung cấp bản tóm tắt về chiến dịch ra mắt. Hãy lên lịch cuộc họp với cô ấy vào thứ Tư. "
💡Mẹo chuyên nghiệp: Một trong những cách tốt nhất để tận dụng viết tắt là học một hệ thống viết tắt phù hợp với bạn và tạo chiến lược ghi chú của riêng bạn. Viết tắt theo cách mà bạn thấy hợp lý.
Tại sao viết tắt hữu ích cho việc ghi chú
Nếu phải mô tả bằng một câu, viết tắt giống như một mã gian lận trong viết lách. Nó biến việc ghi chú của bạn từ một con rùa chậm chạp thành một con thỏ sprint — và trong trường hợp này, bạn là người chiến thắng!
Với viết tắt, bạn thu hẹp khoảng cách giữa giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản, giúp việc ghi chép nhanh hơn và dễ dàng hơn, đặc biệt hữu ích trong các cuộc họp và bài giảng.
Một lý do khác khiến ghi chép tắt trở nên vô giá là khả năng nâng cao sự tập trung. Thay vì bị sa lầy vào việc viết từng từ, ghi chép tắt buộc bạn phải tập trung vào thông điệp chính.
Tiro, thư ký của Cicero, nhà hùng biện nổi tiếng của La Mã, đã tạo ra một trong những hệ thống viết tắt đầu tiên, được gọi là "Ghi chú Tironian", để ghi chép nhanh các bài phát biểu và cuộc tranh luận. Phương pháp của ông rất hiệu quả đến nỗi nó đã trở thành tiêu chuẩn cho các thượng nghị sĩ La Mã.
Ngày nay, viết tắt đã phát triển thành các hệ thống như Gregg và Teeline (chúng ta sẽ nói về những hệ thống này ngay sau đây!), hoàn hảo cho bất kỳ ai từng nghĩ: " Chắc chắn phải có cách nhanh hơn để ghi chép điều này!"
Ai sử dụng viết tắt?
Viết tắt không chỉ dành cho thư ký tòa án và nhà báo; nó phù hợp với mọi người:
Ví dụ:
- Học sinh: Viết tắt giúp bạn theo kịp các bài giảng có nhịp độ nhanh. Tốc độ ghi chú của bạn rất quan trọng khi tham dự các bài giảng dài hoặc ghi chú từ video
- Chuyên gia: Các cuộc họp quan trọng thường diễn ra nhanh chóng, và viết tắt giúp bạn theo kịp. Nó giúp bạn ghi chép biên bản cuộc họp một cách dễ dàng
- Người đam mê: Viết tắt có thể là một thách thức thú vị cho những ai yêu thích giải đố ngôn ngữ. Đây cũng là cách tuyệt vời để ghi chép quá trình sáng tạo, kết hợp nghệ thuật ngôn ngữ, một chút lịch sử và rất nhiều niềm vui cho trí óc!
Lợi ích của việc ghi chú tốc ký
Lợi ích của ghi chú tốc ký là rất nhiều. Dưới đây là những gì bạn sẽ đạt được nếu bắt đầu ngay hôm nay.
- Tốc độ: Viết được lên đến 200+ từ mỗi phút với đủ luyện tập. Tốc độ đặc biệt quan trọng khi bạn cần ghi chép thông tin chi tiết trong thời gian ngắn
- Rõ ràng: Học cách viết với ít từ hơn, giúp ghi chú gọn gàng và rõ ràng hơn. Viết tắt buộc bạn phải chắt lọc thông tin để chỉ giữ lại phần cốt lõi, giúp ghi chú của bạn chính xác và tập trung hơn
- Lợi thế chuyên nghiệp: Hãy là người luôn nắm bắt được tất cả các chi tiết trong các cuộc họp. Trong bất kỳ môi trường chuyên nghiệp nào, việc bỏ sót các chi tiết quan trọng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Viết tắt đảm bảo bạn nắm bắt được mọi thông tin quan trọng
- Tăng cường trí nhớ: Viết tắt giúp ghi nhớ thông tin tốt hơn bằng cách tập trung vào những điểm quan trọng
- Thân thiện với công nghệ thấp: Tất cả những gì bạn cần là bút và giấy để bắt đầu — rất tiện khi không thể truy cập ứng dụng ghi chú dễ dàng
Hệ thống viết tắt phổ biến
Viết tắt đã phát triển qua nhiều thế kỷ, tạo ra một số hệ thống được thiết kế để tăng tốc độ và hiệu quả. Hãy cùng xem xét kỹ hơn:
1. Gregg viết tắt
Được tạo ra bởi John Robert Gregg, Gregg shorthand là một phương pháp ghi chú sử dụng các ký hiệu trôi chảy, giống như chữ viết tay. Phương pháp này đặc biệt hữu ích cho sinh viên và các chuyên gia cần ghi chép nhanh các từ nói.
📌 Ví dụ: Viết từ "photography" bằng tốc ký Gregg có thể được chuyển thành các ký hiệu "f-t-o-g-r-f", tập trung vào âm thanh, không phải cách viết.
2. Hệ thống viết tắt Pitman
Hệ thống này được phát triển bởi Sir Isaac Pitman, sử dụng độ dày nét khác nhau cho các âm thanh khác nhau. Nét dày hơn dành cho phụ âm có giọng, và nét mỏng hơn dành cho phụ âm không có giọng.
Hệ thống ghi chép tắt Pitman thường được ưa chuộng bởi những người cần độ chính xác cao.
📌 Ví dụ: Các phụ âm có âm như 'b' được viết bằng nét dày, trong khi các phụ âm không có âm như 'p' được viết bằng nét mỏng hơn.
3. Teeline viết tắt
Được thiết kế cho các nhà báo, Teeline đơn giản hóa bảng chữ cái để viết nhanh hơn. Nó đặc biệt hữu ích cho những người cần ghi chú nhanh và hiệu quả.
📌 Ví dụ: Từ "cuộc họp" có thể được viết thành "mtg", chỉ tập trung vào các âm và chữ cái cần thiết.
Mỗi hệ thống viết tắt có nét độc đáo riêng, nhưng tất cả đều có chung một mục tiêu: đơn giản hóa việc ghi chú của bạn.
Các kỹ thuật cơ bản và ký hiệu trong ghi chép tắt
Để bắt đầu với ghi chép tắt, đây là một số kỹ thuật cơ bản bạn cần nắm vững:
- Biểu tượng: Sử dụng biểu tượng để đại diện cho cả từ nhằm tránh viết quá nhiều. Hãy làm quen với các biểu tượng thông dụng, như sử dụng một đường thẳng hoặc đường cong để đại diện cho các từ phổ biến như 'the' hoặc 'and' 🔣
- Viết tắt: Viết tắt các từ thông dụng như "w/" cho "with" hoặc "b/c" cho "because". Viết tắt giúp tiết kiệm thời gian viết, đặc biệt hữu ích trong môi trường làm việc nhanh chóng 🖊️
- Phonetics: Tập trung vào cách phát âm của từ, không phải cách viết. Ví dụ, "Night" có thể trở thành "nyt". Phonetics là cách đơn giản hóa cách viết, giúp tăng tốc quá trình viết 🎶
- Kỹ thuật tốc độ: Mục tiêu cuối cùng là xây dựng tốc độ viết tắt nhanh. Liệt kê tất cả các ký hiệu của bạn trong một tài liệu để bạn có thể sao chép và dán chúng khi cần. Nếu bạn muốn sử dụng phương pháp viết tay truyền thống, hãy luyện tập chuyển động của bàn tay để viết nhanh hơn 🏃
Cách luyện tập viết tắt hiệu quả
Để thành thạo tốc ký, bạn cần có phương pháp và công cụ phù hợp. Dưới đây là hướng dẫn từng bước:
Bước #1: Chọn hệ thống của bạn
Chọn hệ thống phù hợp với nhu cầu của bạn. Nếu bạn sử dụng cho báo chí, bạn có thể chọn hệ thống Teeline. Đối với sinh viên, bạn có thể chọn hệ thống Gregg hoặc Pitman, vốn đơn giản hơn.
Bước #2: Học những kiến thức cơ bản
Làm quen với các kỹ thuật và ký hiệu cơ bản. Thực hành là chìa khóa để học viết tắt. Bạn thậm chí có thể hợp tác với một đối tác để thực hành trong thời gian thực, giúp việc học trở nên tương tác hơn.
Sử dụng các tài nguyên như từ điển viết tắt Gregg hoặc hướng dẫn thực hành để giúp bạn thành thạo các kiến thức cơ bản. Nếu bạn có kế hoạch tạo hệ thống viết tắt của riêng mình, bạn cần nắm vững các kiến thức cơ bản.
Bước #3: Sử dụng các công cụ để nâng cao hiệu quả
Viết tốc ký rất nhanh, nhưng các công cụ như ClickUp giúp nó hiệu quả hơn. Cho dù bạn muốn sử dụng AI để ghi chú hay muốn cộng tác với đồng nghiệp, ClickUp có tất cả!
🗒️ Ghi chú với Notepad
Ghi chú của bạn cuối cùng sẽ trở thành nhiệm vụ và kế hoạch hành động, vậy tại sao không đơn giản hóa quá trình này? ClickUp Notepad giúp bạn sắp xếp ghi chú một cách liền mạch trong danh sách kiểm tra hoặc bất kỳ định dạng tùy chỉnh nào.
Muốn kích hoạt một hành động? Chỉ cần biến những ghi chú nhanh của bạn thành các công việc có thể theo dõi với thời hạn, người được giao và mức độ ưu tiên.
Ngoài ra, các tính năng chỉnh sửa của ClickUp giúp ghi chú của bạn rõ ràng và hấp dẫn hơn. Có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi — trên thiết bị di động hoặc máy tính để bàn — đây là công cụ hoàn hảo để ghi chú thông minh hơn!
📃 Lập chiến lược và cộng tác với Tài liệu
Hãy thực tế; hợp tác làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng hơn! Nhưng giải mã những dòng chữ nguệch ngoạc của người khác không phải là một vấn đề với viết tắt sao? Không với ClickUp!
Tạo và chia sẻ từ điển viết tắt hoặc bảng ghi chú cho toàn nhóm với ClickUp Docs, để không còn nhầm lẫn về các ký hiệu hoặc từ viết tắt.
Tùy chỉnh mục nhập, cộng tác trong thời gian thực và liên kết ghi chú với công việc để mọi người luôn đồng bộ.
Thông tin thú vị: Trong số các nhà viết tắt, G. D. Bist, một thư ký ghi chép và đánh máy người Ấn Độ sinh năm 1920, đã giữ kỷ lục thế giới về tốc độ viết nhanh nhất, đạt 250 từ mỗi phút.
Cộng tác bằng cách sử dụng Ghi chú trực quan với Bảng trắng
Muốn hợp tác hiệu quả hơn nữa? Tính năng Bảng trắng ClickUp là một khung vẽ ảo để nhóm của bạn có thể brainstorm các chiến lược viết tắt một cách trực quan. Lập bản đồ quy trình làm việc, kết nối ý tưởng và chuyển đổi ngay các ý tưởng thành công việc có thể thực hiện được mà không cần qua lại nhiều lần.
Tự động hóa quy trình làm việc của bạn với Brain
Bạn có nghĩ rằng AI và viết tắt có thể kết hợp với nhau không? Chà, chúng phát triển cùng nhau rất tốt!
ClickUp Brain là công cụ AI cá nhân "hỏi tôi bất cứ điều gì" của bạn, kết nối các công việc, tài liệu và kiến thức của nhóm để cung cấp câu trả lời tức thì và tự động hóa công việc lặp đi lặp lại.
Cần bản tóm tắt ghi chú cuộc họp tháng trước? Đã có. Muốn chuyển nội dung từ tài liệu thành bản tóm tắt rõ ràng cho báo cáo? Đã có! Tất cả những gì bạn cần làm là yêu cầu.
Kết hợp Brain với Tự động hóa ClickUp; bạn không phải lo lắng về việc bỏ lỡ công việc hoặc kích hoạt các công việc tiếp theo. Không mất chi tiết, không lãng phí thời gian!
ClickUp không chỉ giúp bạn ghi chú tốc ký mà còn cải thiện quy trình làm việc của bạn.
- Chuyển đổi ghi chú viết tắt thành công việc có thể theo dõi
- Chuyển ghi chú cuộc họp thành bản tóm tắt rõ ràng, có thể thực hiện được
- Chỉnh sửa, cập nhật và hoàn thiện ghi chú đã chia sẻ trong thời gian thực
- Lưu trữ tất cả ghi chú, công việc và cập nhật của bạn ở một nơi có tổ chức
Bước #4: Đặt mục tiêu cải thiện
Kỷ luật rất quan trọng khi học viết tắt, đặc biệt là vì mục đích nghề nghiệp. Đặt mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được để theo dõi tiến độ học viết tắt của bạn.
Cho dù là tăng tốc độ hay thành thạo các ký hiệu mới, hãy biến mục tiêu của bạn thành trò chơi và đánh giá lại thường xuyên để duy trì sự tập trung và động lực.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tập trung vào việc thành thạo một hệ thống viết tắt tại một thời điểm để tránh nhầm lẫn. Khi đã thành thạo, bạn có thể thử kết hợp nhiều hệ thống vào phong cách riêng của mình để đạt hiệu quả cao hơn.
Các phương pháp hay nhất để ghi chú tốc ký hiệu quả
Để tận dụng tối đa kỹ thuật ghi chép tắt, hãy lưu ý những nguyên tắc sau:
📝 Thực hành thường xuyên
Giống như bất kỳ kỹ năng nào, thực hành là chìa khóa thành công! Thực hành đều đặn giúp củng cố những gì bạn đã học. Dành thời gian mỗi ngày để luyện tập viết tắt, ngay cả chỉ 15 phút.
Càng luyện tập nhiều, bạn sẽ càng nhanh và chính xác hơn.
📝 Xây dựng từ điển cá nhân
Một từ điển cá nhân là vô giá, đặc biệt là khi làm việc với từ vựng chuyên ngành. Tạo từ điển viết tắt với các ký hiệu tùy chỉnh cho các thuật ngữ và tên phổ biến theo yêu cầu của bạn. Điều này giúp việc ghi chú của bạn dễ dàng hơn và viết tắt của bạn trở nên cá nhân hóa và hiệu quả hơn.
📝 Giữ cho mọi thứ đơn giản
Tránh làm phức tạp ghi chú của bạn bằng cách sử dụng quá nhiều từ viết tắt. Đơn giản là khóa để viết tắt hiệu quả.
Những lỗi thường gặp cần tránh khi ghi chú tốc ký
Mặc dù ghi chép tắt có thể vô cùng hữu ích, nhưng dễ dàng rơi vào những bẫy sau:
❌ Ghi chú quá dày đặc
Đừng làm phức tạp quá trình viết tắt bằng quá nhiều từ viết tắt. Hãy giữ cho nó đơn giản để dễ hiểu, vì những ghi chú dày đặc sẽ khó hiểu sau này. Mục tiêu là viết thông tin nhanh chóng chứ không phải tạo ra một mã bí mật. Điều này giúp hợp tác chuyên nghiệp trở nên dễ dàng hơn.
❌ Chỉ dựa vào trí nhớ
Dễ dàng quên các ký hiệu viết tắt, đặc biệt nếu bạn mới bắt đầu. Hãy luôn mang theo từ điển viết tắt bên mình.
❌ Không xem lại ghi chú
Nếu không xem lại, các ghi chú viết tắt có thể trở thành câu đố khó giải sau này. Xem lại các ghi chú viết tắt ngay lập tức sẽ đảm bảo bạn không quên các chi tiết quan trọng.
Nâng cấp kỹ năng viết tắt của bạn với ClickUp
Cho dù bạn chọn hệ thống Gregg, Pitman hay Teeline hay tạo ra hệ thống của riêng mình, ghi chú tốc ký là về thực hành, sự đơn giản và sử dụng các công cụ phù hợp.
ClickUp thêm một chiều hướng mới cho tốc ký với phần mềm quản lý tài liệu giúp bạn ghi chép, biến chúng thành nhiệm vụ có thể thực hiện và theo dõi dễ dàng.
Chúng tôi đã đề cập rằng tất cả những việc này đều miễn phí chưa? Không có gì tốt hơn thế này nữa!
Sẵn sàng kết hợp ghi chú với năng suất? Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay bây giờ!