Người ta thường nói: "Một hình ảnh đáng giá ngàn lời". Bởi vì một hình ảnh rõ ràng và mạnh mẽ có thể giúp người xem cảm nhận, hiểu, tương tác và ghi nhớ thông tin hiệu quả hơn nhiều so với bất kỳ mô tả dài dòng nào.
Với thời gian tập trung trung bình của con người chỉ là 47 giây, giao tiếp trực quan quan trọng hơn bao giờ hết.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ khám phá truyền thông trực quan là gì và cách bạn có thể sử dụng nó để nâng cao hiệu quả công việc.
Thông tin trực quan là gì?
Giao tiếp trực quan là quá trình sử dụng các yếu tố trực quan, chẳng hạn như ảnh, video và đồ họa, như một phần của thông điệp. Đó là hành động ưu tiên tác động trực quan của thông điệp hơn các khía cạnh bằng lời nói.
Điều đó không có nghĩa là hoàn toàn tránh sử dụng từ ngữ. Trên thực tế, truyền thông trực quan hiệu quả tận dụng nhiều phương thức để vẽ nên một bức tranh rõ ràng và toàn diện.
Các loại hình truyền thông trực quan
Giao tiếp trực quan có mặt ở khắp mọi nơi. Nó có trong giao diện người dùng đồ họa (GUI) mà chúng ta sử dụng trên điện thoại và máy tính, trong các biểu tượng cảm xúc/gif mà chúng ta gửi cho nhau, trong danh sách công việc và bản trình bày mà chúng ta tạo ra. Một số loại giao tiếp trực quan phổ biến nhất như sau.
Hình ảnh và nhiếp ảnh
Kể từ khi được phát minh vào những năm 1800, nhiếp ảnh đã trở thành một định dạng tuyệt vời để kể chuyện bằng hình ảnh. Báo chí và tạp chí đã sử dụng nó để truyền cảm hứng cho mọi người, chấm dứt chiến tranh và mang lại những thay đổi xã hội to lớn.
#/media/File:Bliss_(Windows_XP).png){kind=link}
Trong thế giới số, hình ảnh đã không thể phủ nhận vai trò trung tâm của mình.
Với sự cải thiện đáng kể về khả năng chụp ảnh của một chiếc smartphone thông thường, ngày nay, bạn có thể chụp được những bức ảnh chất lượng cao không kém gì chuyên gia và sử dụng chúng để giáo dục và truyền cảm hứng cho mọi người.
Hình minh họa và Infographics
Hình ảnh minh họa và đồ họa thông tin thể hiện một khái niệm, quy trình hoặc dữ liệu một cách trực quan dưới dạng sơ đồ, biểu đồ, bản đồ, bản trình bày, v.v. Chúng có các đặc điểm sau:
- Đơn giản hóa các khái niệm trừu tượng hoặc mối quan hệ giữa các dữ liệu
- Biến thông tin phức tạp thành dễ tiếp cận và dễ hiểu
- Thu hút sự chú ý của khán giả để tập trung vào những điều quan trọng
- Giúp người học ghi nhớ lâu hơn
Trong thế giới kinh doanh, các nhóm luôn sử dụng infographics, bản đồ quy trình, biểu đồ tròn, v.v.
Biểu tượng và hình ảnh
Các biểu tượng và hình ảnh truyền tải thông điệp một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách sử dụng các tín hiệu trực quan được công nhận trên toàn thế giới. Chúng đặc biệt hữu ích trong các tình huống cần giao tiếp không phụ thuộc vào ngôn ngữ. Emoji là một ví dụ tuyệt vời cho điều này.
Ví dụ, dấu 👍 rất dễ hiểu trong trò chuyện văn phòng. Biểu tượng 💾 rất dễ nhớ trên tài liệu Word.
Giao diện kỹ thuật số và thiết kế trải nghiệm người dùng (UX)
Nói về nút lưu, các giao diện kỹ thuật số xung quanh chúng ta sử dụng giao tiếp trực quan để tạo ra các sản phẩm trực quan và tương tác như ứng dụng, trang web và phần mềm.
Hình ảnh băng rôn, nút, trích dẫn, hộp thông tin, thông báo lỗi — mọi khía cạnh của thiết kế trải nghiệm người dùng (UX) đều là một phần của chiến lược truyền thông trực quan.
Video và hình ảnh động
Một bước tiến so với hình ảnh tĩnh là hình ảnh động. Khi chi phí sản xuất video và hoạt hình giảm nhờ công nghệ hiện đại và AI tạo ra nội dung, hình thức truyền thông trực quan này đang trở nên phổ biến.
Nhưng đừng chỉ nghĩ đến video là YouTube, phim ảnh hay quảng cáo trên TV. Một đoạn video ghi lại quá trình làm việc đơn giản cho mục đích giáo dục cũng là một cách tuyệt vời để sử dụng video.
Typography
Từ ngữ không chỉ là từ ngữ. Chúng cũng có thể là hình ảnh khi bạn sử dụng kiểu chữ đẹp, lựa chọn chiến lược về phông chữ, kích thước, khoảng cách và bố cục cho văn bản. Trên thực tế, kiểu chữ là một phần không thể thiếu trong quy trình thiết kế đồ họa hiện đại.
Mặc dù có nhiều lợi ích, các tổ chức thường bỏ qua truyền thông trực quan, chỉ sử dụng văn bản dài trong email, bản trình bày, bản ghi nhớ nội bộ, v.v. Bằng việc làm này, bạn đang bỏ lỡ một cơ hội to lớn.
Tại sao truyền thông trực quan lại quan trọng?
Hình ảnh là cách nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả hơn để truyền đạt bất kỳ thông điệp nào. Dưới đây là những lý do tại sao giao tiếp bằng hình ảnh lại quan trọng.
Tính khả dụng
Giao tiếp trực quan loại bỏ rào cản ngôn ngữ và văn hóa — ai cũng hiểu đèn giao thông trên toàn thế giới! Nó tạo cầu nối giữa các đối tượng đa dạng, trở thành công cụ vô giá trong giao tiếp quốc tế.
Tốc độ
Xem lướt qua một infographic tiết kiệm thời gian hơn so với việc đọc một báo cáo 10.000 từ. Sơ đồ, biểu đồ luồng và infographic có thể tóm tắt các ý tưởng phức tạp, giúp người trình bày và người nghe tiết kiệm thời gian.
Đơn giản
Hãy tưởng tượng bạn giải thích cho ai đó con voi là gì mà không sử dụng từ "voi" hoặc các từ đồng nghĩa của nó. Bạn cần bao nhiêu từ? Bây giờ, hãy tưởng tượng bạn vẽ một con voi.
Hình ảnh giúp đơn giản hóa mọi thứ. Từ hành trình của người dùng đến kiến trúc phần mềm, truyền thông trực quan giúp tất cả các bên liên quan dễ dàng hiểu bối cảnh và chi tiết hơn.
Dễ hiểu
Hình ảnh làm cho các mối quan hệ trở nên rõ ràng hơn bằng cách mà lời nói không thể làm được. Hãy nhìn vào ví dụ bản đồ khái niệm dưới đây về khu vực tăng trưởng dài hạn của James Clear. Nó chỉ là hai đường thẳng và một đường cong. Nhưng nó rất mạnh mẽ trong việc cho chúng ta thấy những điều hiển nhiên.
Quyết định
Khi thông tin rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu, việc ra quyết định cũng sẽ tốt hơn và nhanh hơn. Ví dụ đơn giản nhất về công cụ ra quyết định trực quan là biểu đồ luồng hoặc cây quyết định. Tuy nhiên, bạn có thể thu thập thông tin chi tiết và điều chỉnh tốt hơn với hầu hết mọi báo cáo trực quan.
Sự chú ý và khả năng ghi nhớ
Hình ảnh hấp dẫn và thu hút sự chú ý. Não bộ con người xử lý nội dung trực quan nhanh hơn 60.000 lần so với văn bản. Điều này có nghĩa là bạn có thể tiếp thu nhiều hơn trong 47 giây tập trung.
Mặt khác, các yếu tố trực quan có tác động đáng kể hơn đến trí nhớ. Các nhà nghiên cứu cho rằng, "ba ngày sau khi đọc văn bản, chúng ta có thể nhớ 10% thông tin, nhưng khi kết hợp với hình ảnh, chúng ta có khả năng nhớ 65% thông tin đó. "
Ngoài ra, sử dụng truyền thông trực quan còn giúp cải thiện đáng kể nhận diện thương hiệu và niềm tin. Sử dụng nhất quán các yếu tố trực quan như logo, màu sắc và kiểu chữ sẽ giúp thương hiệu trở nên nổi bật. Theo thời gian, những yếu tố này sẽ tạo ra sự nhận diện và niềm tin trong lòng khán giả, khuyến khích lòng trung thành và sự tin tưởng vào thương hiệu.
Hãy cùng xem kết quả thực tế sẽ như thế nào.
Ví dụ về truyền thông trực quan
Hình thức truyền thông trực quan phổ biến nhất thường là trong marketing. Quảng cáo, bài đăng trên mạng xã hội, bản tin email, v.v. được biết là có tính trực quan cao. Nhưng đó chỉ là phần nổi của tảng băng chìm.
Bất kể vai trò của bạn trong tổ chức là gì, bạn đều có thể sử dụng truyền thông trực quan trong công việc hàng ngày. Dưới đây là một số ví dụ.
Quản lý dự án
Quản lý dự án tốt là việc cung cấp sản phẩm chất lượng đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Cách tốt nhất để theo dõi điều này là bằng một hành trình trực quan, đánh dấu thời gian còn lại và ngân sách còn lại. Quản lý dự án trực quan làm chính xác điều đó.
Ví dụ: biểu đồ Gantt giúp thể hiện dòng thời gian của dự án, nêu bật các công việc phụ thuộc và các điểm nghẽn tiềm ẩn. Chế độ xem lịch giúp xem lượng công việc được lên lịch mỗi ngày, mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Chế độ xem khối lượng công việc cho biết mức độ bận rộn của từng thành viên trong nhóm.
Hỗ trợ khách hàng
Đội ngũ hỗ trợ khách hàng sử dụng các công cụ hỗ trợ trực quan để tăng tính rõ ràng và thời gian giải quyết vấn đề. Ví dụ: bạn có thể cung cấp hướng dẫn từng bước kèm theo ảnh chụp màn hình có chú thích hoặc video giải thích cách thiết lập tài khoản trong phần mềm của bạn.
Các hình ảnh này giảm thiểu sự nhầm lẫn và giúp khách hàng tự khắc phục sự cố, từ đó nâng cao sự hài lòng và giảm khối lượng công việc hỗ trợ.
Đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới
Các kỹ thuật trực quan hóa giúp cải thiện kết quả học tập. Sử dụng video hướng dẫn hoặc infographics tương tác giúp nhân viên nhanh chóng hiểu về tổ chức của bạn. Còn gì tốt hơn một biểu đồ tổ chức truyền thống để giúp mọi người hiểu về bối cảnh công ty của bạn?
Quản lý tài chính
Hãy giả sử bạn đã chi $2 triệu cho quảng cáo trong năm nay. Điều đó là tốt hay xấu?
Bản thân các sự kiện không có nhiều ý nghĩa. Chúng chỉ có ý nghĩa khi được đặt trong bối cảnh. Ví dụ, nếu bạn kiếm được 4 triệu đô la, đó là điều tốt. Nhưng nếu bạn chỉ chi 100.000 đô la để kiếm 3 triệu đô la trong năm ngoái, đó là điều xấu! Để trình bày sự kiện trong bối cảnh, các nhóm tài chính sử dụng biểu đồ cột, biểu đồ tròn, sơ đồ Venn, v.v.
Mặc dù những ví dụ này mang lại một số nguồn cảm hứng, nhưng khả năng thực tế là vô hạn. Bạn có thể sử dụng truyền thông trực quan trong cuộc sống hàng ngày theo nhiều cách khác nhau. Hãy cùng khám phá một vài cách.
Cách sử dụng truyền thông trực quan trong môi trường làm việc
Nếu bạn gửi biểu tượng cảm xúc hoặc in đậm một số văn bản trong email, bạn đã sử dụng giao tiếp trực quan tại nơi làm việc. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng một số chiến lược giao tiếp trực quan chuyên nghiệp với công cụ quản lý dự án tất cả trong một như ClickUp.
1. Brainstorm ý tưởng
Bộ não không suy nghĩ theo hàng, cột hay danh sách. Vậy tại sao phải ép buộc nó? Sử dụng bảng trắng ClickUp để brainstorming ý tưởng và ghi chép chúng một cách mạch lạc, dù chúng có vẻ hỗn loạn đến đâu.
- Thêm ghi chú dán, hình dạng, đường kẻ, hình ảnh và văn bản vào một bảng trắng duy nhất
- Kết nối các yếu tố bằng đường thẳng và mũi tên
- Kết nối với các nguồn tài liệu bên ngoài như bài báo cắt ra hoặc hình ảnh truyền cảm hứng
- Vẽ tay tự do trên tablet của bạn
- Sử dụng ClickUp Brain để có thêm ý tưởng
Cộng tác về ý tưởng của bạn và tổ chức chúng cùng nhau trong thời gian thực. Đối với những người không thể tham gia cuộc họp, chỉ cần chia sẻ liên kết và mời họ bình luận.
Cho dù bạn đang thêm tính năng mới vào sản phẩm hay lên kế hoạch cho sự kiện Giáng sinh cho tổ chức của mình, hãy dễ dàng đưa ra các ý tưởng. Sau đó, chuyển chúng thành nhiệm vụ ngay từ trong Bảng trắng ClickUp.
2. Xây dựng lộ trình
Bạn đang phát triển phần mềm? Khởi động chiến dịch truyền thông trên mạng xã hội? Hay lên kế hoạch cho năm mới? Hãy ghi lại mọi ý tưởng của bạn trên một trang với Bản đồ Tư duy ClickUp.
- Bắt đầu từ một trang trống hoặc bất kỳ mẫu nào trong số rất nhiều mẫu của ClickUp
- Phân tích thông tin phức tạp hoặc luồng thông tin đa hướng trong một bản đồ kết nối
- Tùy chỉnh hình dạng của bạn bằng màu sắc để xử lý dễ dàng hơn
- Chuyển đổi các nút thành công việc ngay lập tức
- Dọn dẹp bản đồ lộn xộn với tính năng bố cục lại
3. Quản lý các yếu tố phụ thuộc
Một trong những vấn đề lớn nhất trong quản lý dự án là các thành phần khác nhau của nó thường được xây dựng như một chồng thẻ. Nếu một thẻ rơi xuống, mọi thứ sẽ sụp đổ ngay lập tức. Tránh những tình huống này bằng phần mềm quản lý công việc trực quan, giúp nêu bật các mối phụ thuộc để giảm thiểu rủi ro liên quan.
Lấy chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp làm ví dụ. Chế độ này hiển thị các công việc, mối quan hệ phụ thuộc và thời hạn trong một khung duy nhất. Vì vậy, nếu một công việc phụ thuộc được lên lịch sớm hơn công việc trước đó, bạn sẽ không thể bỏ sót công việc đó trong chế độ xem này. Sau đó, bạn có thể xác định các đường dẫn quan trọng và bao gồm thời gian Slack vào kế hoạch dự án của mình.
4. Tổ chức khối lượng công việc
Khi dự án bắt đầu, một số thành viên trong nhóm thường bị quá tải công việc, dẫn đến sự không hài lòng, mất tập trung, kiệt sức và thậm chí là nghỉ việc. Một nhà quản lý dự án giỏi biết cách đảm bảo khối lượng công việc được quản lý hiệu quả.
Một bản trình bày trực quan về khối lượng công việc của nhóm có thể rất hữu ích. Với các màu đỏ, vàng và xanh lá cây, bạn có thể xác định ngay ai đang làm việc quá/không đủ sức chứa, ước lượng so với thời gian theo dõi, v.v. Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp tự động tạo ra điều đó.
5. Theo dõi tiến độ
Các nhóm làm việc hiệu quả cao hoàn thành hàng chục công việc mỗi ngày. Google Cloud nhận thấy rằng những người có hiệu suất cao nhất triển khai phần mềm tới bốn lần mỗi ngày! Tốc độ của công việc như vậy có thể khó theo dõi và ghi nhớ nếu không có các tín hiệu trực quan.
Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để trực quan hóa các chỉ số KPI của bạn. Thiết lập các tiện ích với biểu đồ tròn cho khối lượng công việc, biểu đồ cột cho báo cáo burnup/burndown, số liệu cho tổng doanh số bán hàng và nhiều hơn nữa.
Phần thưởng: Hãy xem các ví dụ khác về bảng điều khiển trong ClickUp để tìm cảm hứng.
Đôi khi, ngay cả tài liệu tốt nhất cũng không thể sánh được với một đoạn ghi màn hình đơn giản. Sử dụng ClickUp Clips để quay video và chia sẻ ngay lập tức bằng cách nhúng vào ClickUp, chia sẻ liên kết công khai hoặc tải xuống tệp. Nếu bạn muốn tìm kiếm lại để sử dụng sau này, hãy chuyển video thành văn bản bằng AI và lưu trữ!
Trong khi đó, đây là cách bạn có thể làm cho nó trở nên chuyên nghiệp.
Cách làm cho giao tiếp trực quan của bạn trông chuyên nghiệp
Hình ảnh có tác động mạnh mẽ hơn lời nói. Do đó, một hình ảnh không phù hợp cũng có thể gây ra tác động tiêu cực lớn hơn. Tránh điều đó bằng cách áp dụng các mẹo sau đây khi giao tiếp bằng hình ảnh.
Hãy có chủ ý: Ngày nay, việc sử dụng GIF và meme tại nơi làm việc là điều phổ biến. Điều này giúp xây dựng tình đồng nghiệp. Tuy nhiên, hãy có chủ ý về nội dung hình ảnh mà bạn gửi. Đảm bảo rằng nội dung đó phù hợp với công việc. Nếu bạn không mặc áo thun in hình đó đến nơi làm việc, đừng gửi cho đồng nghiệp.
Hãy nhớ đối tượng mục tiêu của bạn: Giả sử bạn đã viết một báo cáo dài 10.000 từ. Ngay cả khi bạn chèn hàng tá hình ảnh vào báo cáo, các giám đốc điều hành cấp cao cũng khó có thể đọc một tài liệu dài như vậy. Mặt khác, chuyên viên phân tích chất lượng trong nhóm của bạn sẽ cần tài liệu toàn diện về mọi câu chuyện và kịch bản của người dùng. Do đó, hãy tạo hình ảnh với đối tượng mục tiêu trong tâm trí.
Ưu tiên sự đơn giản: Hình ảnh chỉ nhằm mục đích giúp hiểu các ý tưởng phức tạp một cách đơn giản. Vì vậy, đừng làm cho hình ảnh của bạn quá phức tạp hoặc lộn xộn. Tập trung vào cách chia sẻ thông tin với các thành viên trong nhóm, chứ không phải vào vẻ đẹp của hình ảnh.
Sử dụng đa phương tiện: Bạn không cần phải nói tất cả bằng hình ảnh. Sử dụng các biểu mẫu truyền thông trực quan khác nhau, như video, hình ảnh động, meme, v.v. Ngoài ra, hãy thêm văn bản, liên kết, v.v. để mở rộng thông điệp của bạn. Hãy nhớ rằng, mục tiêu không phải là trực quan. Mục tiêu là rõ ràng.
Hãy nhất quán: Đừng thay đổi định dạng hình ảnh liên tục. Ví dụ: nếu bạn gửi báo cáo bán hàng dưới dạng biểu đồ cột hàng tháng, đừng thay đổi thành biểu đồ tròn đột ngột. Nếu bạn sử dụng màu xanh lá cây để biểu thị sự tăng trưởng tích cực, đừng thay thành màu xanh dương trong báo cáo tiếp theo. Hãy sử dụng bảng màu, kiểu chữ và phong cách thiết kế nhất quán trong tất cả các tài liệu.
Tạo hình ảnh chất lượng cao: Làm cho hình ảnh, video và đồ họa của bạn rõ nét, có tỷ lệ phù hợp và không bị biến dạng hoặc pixel hóa. Sẽ rất hữu ích nếu người dùng có thể phóng to và thu nhỏ khi cần thiết.
Sử dụng các công cụ trực quan hóa dữ liệu: Bạn không cần phải vẽ mọi thứ bằng tay. Hãy để phần mềm cộng tác trực quan giúp bạn giảm bớt gánh nặng. Sử dụng các mẫu biểu đồ luồng hoặc mẫu thiết kế đồ họa để bắt đầu ngay lập tức.
Tái sử dụng những gì hiệu quả: Nếu bạn đã nhận được phản hồi tốt về bản đồ quy trình trước đó, hãy sao chép cấu trúc đó cho các khái niệm liên quan khác. Nếu bạn sử dụng mẫu bảng thông báo kỹ thuật số cụ thể, chỉ cần sao chép mẫu đó cho các nhu cầu liên quan. Đưa truyền thông trực quan vào hoạt động.
Tích hợp: Cuối cùng, truyền thông trực quan không phải là mục danh sách kiểm tra mà bạn đánh dấu mỗi ngày. Đó là cách làm việc. Trước khi thực hiện bất kỳ công việc nào, hãy suy nghĩ xem yếu tố trực quan có thể tăng giá trị cho thông điệp của bạn hay không. Ví dụ: nếu bạn báo cáo lỗi, hãy tạo thói quen thêm ảnh chụp màn hình kèm chú thích thích hợp.
Giao tiếp theo cách của bạn với ClickUp
Công việc tri thức hiện đại phụ thuộc gần như hoàn toàn vào sự giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, chúng ta đang phải đối mặt với sự suy giảm khả năng tập trung, quá nhiều công cụ, mệt mỏi do Zoom và khoảng cách khổng lồ trong việc truyền đạt kiến thức.
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, nền tảng quản lý dự án tất cả trong một của ClickUp thu hẹp khoảng cách này bằng nhiều tính năng chu đáo liên quan đến hợp tác tại nơi làm việc.
Đối với bản vẽ và hình ảnh, có bảng trắng và bản đồ tư duy. Đối với quay video, có ClickUp Clips. Đối với báo cáo trực quan tương tác, có bảng điều khiển. Nếu bạn nghĩ cách tốt nhất là sử dụng từ ngữ, ClickUp Docs cũng có tính năng này. Dù bạn tin rằng cách tốt nhất để truyền đạt thông điệp của mình là gì, ClickUp đều có tính năng phù hợp với bạn. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay bây giờ.