Cho dù bạn làm việc tại nhà hay trong môi trường kết hợp, bạn chắc hẳn đã nghe thấy âm thanh vui vẻ (hoặc có thể là đáng sợ) của thông báo Slack nhiều lần hơn bạn có thể đếm.
Slack là một ứng dụng phổ biến cho các nhóm ở mọi nơi, đặc biệt là cho giao tiếp nội bộ. Khả năng AI của nó giúp hợp tác và giao tiếp hiệu quả hơn.
Slack AI cung cấp các công cụ hữu ích cho các nhóm làm việc hiệu quả hơn bằng cách xây dựng quy trình công việc để hợp lý hóa các công việc và cải thiện giao tiếp.
Bạn muốn tận dụng tối đa Slack AI? Hãy bắt đầu ngay!
Giới thiệu về Slack AI
Slack AI là trợ lý AI được tích hợp vào ứng dụng Slack để cải thiện giao tiếp và hợp tác tại nơi làm việc. Nó có thể tóm tắt các cuộc hội thoại, tự động hóa các công việc thường ngày, cung cấp bản tóm tắt hàng ngày và cung cấp thông tin chi tiết thông minh về dữ liệu khách hàng.
Các tính năng của Slack AI như thông báo có thể tùy chỉnh và tìm kiếm AI thông minh giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy các tệp và cuộc thảo luận có liên quan. Nói một cách đơn giản, Slack AI giúp các nhóm dễ dàng kết nối và tập trung hơn.
Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng nó.
Cài đặt Slack AI
Thêm Slack AI vào quy trình làm việc của bạn khá đơn giản. Tuy nhiên, bạn phải tuân theo các quy trình thiết lập khác nhau dựa trên gói đăng ký Slack của bạn.
Đối với gói đăng ký Pro và Business+:
➡️ Bước 1: Nhấp vào tên không gian làm việc Slack trong thanh bên trên màn hình máy tính của bạn.
➡️ Bước 2: Di chuột qua 'Công cụ & cài đặt' và chọn 'Cài đặt không gian làm việc. '
➡️ Bước 3: Chuyển đến tab "Quyền truy cập".
➡️ Bước 4: Tìm phần Slack AI và nhấp vào 'Mở rộng. '
➡️ Bước 5: Để cho phép hoặc xóa quyền truy cập, hãy chọn hoặc bỏ chọn hộp bên cạnh 'Cho phép truy cập Slack AI' trong tổ chức của bạn
➡️ Bước 6: Nhấp vào "Lưu" để truy cập Slack AI.
Đối với đăng ký Enterprise Grid
➡️ Bước 1: Nhấp vào tên tổ chức của bạn trong thanh bên trong ứng dụng Slack.
➡️ Bước 2: Di chuột đến 'Cài đặt' và chọn 'Cài đặt tổ chức'
➡️ Bước 3: Tìm Slack AI, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa.
➡️ Bước 4: Chọn hoặc bỏ chọn hộp bên cạnh Cho phép truy cập Slack AI trong tổ chức của bạn, nếu cần.
➡️ Bước 5: Lưu các thay đổi của bạn và bạn đã sẵn sàng sử dụng Slack AI.
Bây giờ, Slack AI đã được thiết lập cho không gian làm việc hoặc tổ chức của bạn để bạn có thể hợp lý hóa giao tiếp AI và quản lý công việc!
➡️ Đọc thêm: Tìm hiểu cách tạo bot Slack bằng các bước đơn giản!
Tích hợp Slack AI với các công cụ khác
Kết nối các công cụ yêu thích của bạn với Slack cực kỳ dễ dàng. Với Trình tạo quy trình công việc không cần mã, bạn có thể dễ dàng kết nối các ứng dụng bạn sử dụng hàng ngày.
Dưới đây là cách tích hợp Slack AI với các ứng dụng khác:
✅ Mở Trình tạo quy trình công việc trong Slack. Trình này rất thân thiện với người dùng, vì vậy bạn không cần bất kỳ kỹ năng mã hóa nào để tạo quy trình công việc tùy chỉnh của mình
✅ Chọn từ nhiều công cụ tích hợp phổ biến, chẳng hạn như ClickUp, Jira, Google Trang tính, Asana và Zoom. Các ứng dụng này có thể giúp bạn quản lý công việc, cập nhật tài liệu và hợp lý hóa quy trình phê duyệt ngay từ Slack
✅ Quyết định các kích hoạt để bắt đầu quy trình làm việc của bạn, chẳng hạn như nhận tin nhắn mới hoặc hoàn thành công việc. Sau đó, chỉ định các hành động cần thực hiện tự động
✅ Chạy thử nhanh sau khi mọi thứ trong quy trình làm việc đã được thiết lập để đảm bảo nó hoạt động như mong đợi. Sau đó, bạn đã sẵn sàng khởi chạy quy trình làm việc, giải phóng nhóm của bạn khỏi những công việc lặp đi lặp lại
Cách sử dụng Slack AI để cải thiện giao tiếp trong nhóm
Slack AI được thiết kế để hợp lý hóa giao tiếp và quản lý công việc, giúp hợp tác nhóm trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng tối đa các tính năng này trong Slack.
Tự động hóa giao tiếp
Sử dụng Slack AI để nhanh chóng theo kịp các cuộc hội thoại mà không cần phải cuộn qua tất cả các tin nhắn. Cách thức hoạt động như sau:
- Tóm tắt tin nhắn: Slack AI có thể tạo tóm tắt kênh và chủ đề cho một khoảng thời gian cụ thể hoặc các tin nhắn chưa đọc (như bảy ngày qua), cung cấp tổng quan nhanh về các mục hành động và thảo luận dự án của bạn
- Ghi chú cuộc họp trong Huddles: Nó cũng tạo ghi chú cuộc họp cho các cuộc họp nhóm. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng ghi chú AI, AI sẽ tự động ghi lại các điểm chính đã thảo luận
Kích hoạt tự động hóa công việc và tối ưu hóa quy trình làm việc
Slack AI không chỉ dùng để tóm tắt tin nhắn; nó còn có thể hợp lý hóa việc quản lý công việc và quy trình làm việc hàng ngày, trở thành một công cụ hữu ích để tăng năng suất của nhóm:
📌 Nhắc nhở công việc: Đặt nhắc nhở cho thời hạn, công việc và mục hành động để không ai bỏ lỡ các cập nhật quan trọng. Điều này giúp dự án tiến hành đúng tiến độ mà không cần phải liên tục kiểm tra
📌 Quy trình phê duyệt: Slack AI có thể thông báo cho các thành viên trong nhóm khi đến thời gian họ cần đóng góp ý kiến nếu nhóm của bạn xử lý việc phê duyệt dự án hoặc tài liệu. Điều này đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ mà không có sự chậm trễ không cần thiết
📌 Quản lý công việc trên kênh: Nó cũng có thể thông báo cho bạn về các công việc đang chờ xử lý trong các kênh cụ thể, để bạn biết về các công việc đang chờ xử lý và có thể dễ dàng theo dõi
Nhận thông tin phân tích dữ liệu được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)
Slack AI có thể cung cấp thông tin chi tiết có giá trị cho các nhà quản lý và trưởng nhóm, giúp họ có cái nhìn rõ ràng hơn về động lực của nhóm. Nó giúp:
📌 Tạo báo cáo: Slack AI hỗ trợ quản lý dự án bằng cách tạo báo cáo nhanh nêu bật hiệu suất, khả năng phản hồi và mức độ tham gia của nhóm. Điều này giúp bạn theo dõi tiến độ dự án trong thời gian thực và cải thiện hiệu quả tổng thể của nhóm
📌 Phân tích mẫu giao tiếp: Bạn cũng có thể sử dụng Slack AI để xác định các mẫu giao tiếp trong nhóm, cho phép bạn giải quyết sớm bất kỳ vấn đề nào. Ví dụ: thời gian phản hồi chậm có thể cho thấy có sự cản trở
Cấu hình tóm tắt hàng ngày để luôn cập nhật thông tin
Không dễ dàng để theo dõi các cuộc hội thoại trên nhiều kênh.
Slack AI cung cấp bản tóm tắt kênh hàng ngày để bạn luôn cập nhật thông tin và đảm bảo bạn luôn được cập nhật mọi lúc. Mỗi sáng, bạn sẽ nhận được bản tóm tắt với các điểm nổi bật chính từ ngày hôm trước, giúp bạn cập nhật các cuộc hội thoại quan trọng.
- Lựa chọn kênh có thể tùy chỉnh: Slack AI đề xuất các kênh cho bản tóm tắt dựa trên hoạt động của bạn, nhưng bạn có toàn quyền kiểm soát — bạn có thể chọn kênh nào sẽ được đưa vào. Bằng cách này, bạn sẽ nhận được thông tin cập nhật về các cuộc thảo luận quan trọng nhất với bạn mà không bị làm phiền bởi các thông báo liên tục
- Dọn dẹp các kênh Slack của bạn : Sau khi thêm các kênh vào bản tóm tắt hàng ngày, bạn có thể tắt âm chúng trong thanh bên để giữ cho mọi thứ gọn gàng. Điều này giúp bạn luôn có tổ chức mà vẫn nắm được mọi thông tin
Tùy chỉnh hỗ trợ ngôn ngữ
Slack AI có sẵn bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha và tiếng Nhật, vì vậy bạn có thể cài đặt để nó trả lời bằng ngôn ngữ mà bạn cảm thấy thoải mái nhất.
Điều chỉnh tùy chọn của bạn và Slack AI sẽ cung cấp kết quả tìm kiếm, chẳng hạn như tóm tắt và ghi chú, cũng như câu trả lời tìm kiếm bằng ngôn ngữ đó. Đây là một cách tuyệt vời để thúc đẩy sự hòa nhập và đa dạng cho các nhóm toàn cầu.
Nâng cao hợp tác với trí tuệ nhân tạo
Slack AI cũng thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm bằng cách cung cấp các phản hồi nhanh chóng, tự động cho các truy vấn tìm kiếm. Điều này đặc biệt hữu ích cho các câu hỏi lặp đi lặp lại hoặc phổ biến thường xuất hiện trong môi trường làm việc nhóm.
Bạn có thể cấu hình Slack AI để tự động trả lời các câu hỏi thường gặp hoặc yêu cầu phổ biến.
Ví dụ: nếu các thành viên trong nhóm thường hỏi về dòng thời gian hoặc mục tiêu của dự án, Slack AI có thể được lập trình để cung cấp một liên kết với tất cả các chi tiết của dự án. Điều này giúp giao tiếp không đồng bộ trở nên dễ dàng hơn cho các nhóm.
Tìm câu trả lời ngay lập tức với tính năng tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI
Tính năng tìm kiếm của Slack AI hoạt động rất hiệu quả trong việc tìm kiếm thông tin dựa trên các tin nhắn Slack của bạn. Ví dụ, nó có thể cho bạn biết các chỉ số của các chiến dịch tiếp thị mới nhất bằng cách xem qua các cuộc thảo luận trên kênh.
Mỗi câu trả lời đều bao gồm liên kết đến tin nhắn hoặc tệp gốc, vì vậy nếu cần thêm bối cảnh, chỉ cần nhấp vào liên kết.
➡️ Đọc thêm: 10 đối thủ cạnh tranh tốt nhất của Slack
Giới hạn của Slack AI
Mặc dù Slack AI có thể cải thiện giao tiếp trong nhóm và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, nhưng nó thiếu các tính năng nâng cao để quản lý dự án phức tạp. Hãy cùng xem một số giới hạn phổ biến nhất của Slack AI.
🚫 Thiếu bối cảnh: Slack AI cung cấp tóm tắt và bản tóm tắt từ các chủ đề và kênh Slack. Bạn không thể nhận thông tin cập nhật về các cuộc thảo luận trên các ứng dụng tích hợp
🚫 Giá cả: Tính năng Slack AI có giá tối đa 10 đô la cho mỗi người dùng trong các gói trả phí, có thể đắt đối với các nhóm lớn
🚫 Tóm tắt mơ hồ: Một số người dùng báo cáo rằng tóm tắt của Slack AI thiếu thông tin liên quan và có thể dài dòng
ClickUp: Một giải pháp thay thế Slack được hỗ trợ bởi AI
ClickUp là không gian làm việc tất cả trong một cho tự động hóa quy trình làm việc, quản lý dự án, giao tiếp nhóm, quản lý công việc và theo dõi hiệu suất để giúp nhóm của bạn làm việc thông minh hơn.
Giờ đây, với ClickUp AI — hay ClickUp Brain — nền tảng này đã nâng tầm trải nghiệm của bạn lên một tầm cao mới.
Tính năng hỗ trợ AI này hoạt động như một trợ lý thông minh, kết nối các công việc, tài liệu và thành viên nhóm của bạn trên một nền tảng duy nhất để mọi việc diễn ra suôn sẻ.
Hãy xem ClickUp Brain giúp hợp lý hóa giao tiếp trong nhóm và quản lý dự án như thế nào.
Tự động hóa quy trình làm việc và giao tiếp nhóm nâng cao
Điều thực sự khiến ClickUp Brain trở nên khác biệt là khả năng kết hợp quản lý dự án với sự hợp tác được hỗ trợ bởi AI.
Nó tạo bản tóm tắt trạng thái, cung cấp thông tin cập nhật tiến độ và thậm chí chia sẻ thông tin cập nhật hàng ngày mà bạn không cần phải lọc qua hàng loạt email hoặc tin nhắn. Chỉ cần đặt câu hỏi về trạng thái của dự án và bạn sẽ nhận được câu trả lời rõ ràng ngay lập tức, giúp giảm bớt sự nhầm lẫn và giữ cho mọi người cùng hiểu nhau.
Nghe hay phải không? Tính năng này giúp giảm đáng kể nỗ lực thủ công và giúp các nhóm luôn đồng bộ. Nhưng đó chỉ là phần nổi của tảng băng chìm!
Với ClickUp, bạn có thể sử dụng AI để tự động tạo chương trình họp dựa trên các dự án và công việc đang tiến hành. Đúng vậy! ClickUp Brain cho phép bạn bước vào cuộc họp với sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Không còn phải vội vàng tìm kiếm chủ đề thảo luận vào phút chót nữa!
Sau cuộc họp, ClickUp Brain tóm tắt các cuộc thảo luận và phác thảo các mục hành động, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ trách nhiệm của mình.
Tùy chỉnh và linh hoạt nâng cao
ClickUp Brain là một công cụ đa năng để tự động hóa quy trình làm việc nâng cao. Nó cho phép các nhóm tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, đơn giản hóa các hoạt động hàng ngày và cho phép các thành viên trong nhóm tập trung vào những việc thực sự quan trọng — tạo ra giá trị.
Bạn có thể tạo quy trình làm việc tùy chỉnh với các kích hoạt và hành động bằng ClickUp Automations. Chỉ cần cho ClickUp Brain biết bạn muốn tự động hóa gì, và nó sẽ thiết lập quy trình cho bạn.
Giả sử bạn phải thực hiện một chiến dịch tiếp thị mới. Dưới đây là quy trình công việc tùy chỉnh của bạn với ClickUp AI:
🎯 Kích hoạt: Giao công việc "Nghiên cứu thị trường" cho một thành viên trong nhóm
⚙️ Hành động: Thông báo cho người được giao và đặt thời hạn dựa trên dòng thời gian của chiến dịch
🎯 Kích hoạt: Hoàn thành công việc "Nghiên cứu thị trường"
⚙️ Hành động: Tự động giao công việc "Tạo/lập nội dung" cho thành viên tiếp theo trong nhóm và thông báo cho họ
🎯 Kích hoạt: Tải lên 'Tài sản nội dung' cuối cùng
⚙️ Hành động: Thông báo cho nhóm thiết kế tạo quảng cáo và cập nhật trạng thái dự án thành 'Đang tiến hành'
ClickUp Brain cũng có thể giúp bạn cài đặt nhắc nhở tự động cho thời hạn, phân công nhiệm vụ hoặc thậm chí là các cột mốc của dự án. Bằng cách này, bạn sẽ không bỏ lỡ các cập nhật quan trọng hoặc các yếu tố cản trở có thể làm chậm tiến độ của bạn.
Bạn cũng có thể tạo các mẫu tạo công việc thông minh dựa trên loại dự án bạn đang thực hiện.
Hơn nữa, ClickUp Brain cung cấp thông tin chi tiết hơn về dữ liệu, giúp bạn hiểu được mô hình năng suất của nhóm. Điều này cho phép bạn điều chỉnh khối lượng công việc và ưu tiên theo thời gian thực, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc và làm việc hiệu quả.
Quản lý dự án thống nhất và cộng tác dựa trên AI
Thời gian phải sử dụng nhiều ứng dụng để quản lý dự án đã qua rồi. Các tính năng quản lý dự án AI của ClickUp giúp bạn theo dõi công việc và tiến độ dễ dàng hơn bao giờ hết.
Bạn có thể dễ dàng tạo, phân công và quản lý các nhiệm vụ tại một địa điểm tập trung. ClickUp Brain phân tích các nhiệm vụ của bạn và cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về những việc khẩn cấp, những việc có thể chờ và những việc đang tiến triển. Sự rõ ràng này cho phép bạn hướng nỗ lực của mình vào những lĩnh vực cần được chú ý ngay lập tức, từ đó tăng năng suất đáng kể.
Ngoài ra, ClickUp Brain giảm thiểu nhu cầu cập nhật liên tục và trao đổi qua lại về trạng thái dự án. Nó cung cấp cho bạn thông tin cập nhật dự án ngay lập tức và nhắc nhở bạn khi đến thời gian kiểm tra các công việc cụ thể.
Kết quả là, nhóm của bạn sẽ dành ít thời gian hơn để thảo luận về những việc cần làm và có nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc.
Giao tiếp nhóm theo thời gian thực
Giao tiếp nhóm thành công là yếu tố quan trọng nhất để dự án thành công. Với ClickUp Chat, bạn có thể dễ dàng hợp nhất tất cả giao tiếp của nhóm vào một không gian tập trung.
Hãy tạm biệt sự hỗn loạn khi phải xử lý email, ứng dụng nhắn tin và các công cụ quản lý dự án riêng biệt! Trò chuyện ClickUp cho phép bạn dễ dàng liên kết các cuộc trò chuyện với nhiệm vụ, đính kèm tệp và hơn thế nữa, giúp nhóm của bạn giao tiếp trong bối cảnh dự án và nhiệm vụ của mình.
Ngoài ra, tính năng @mention cho phép bạn gắn thẻ các thành viên cụ thể trong nhóm, đảm bảo mọi người đều được cập nhật về các thay đổi và thông tin mới nhất. Điều này giúp các cuộc thảo luận luôn đi vào trọng tâm và có tổ chức.
Tạo công việc bằng AI cũng cho phép bạn chuyển tin nhắn thành công việc chỉ bằng một cú nhấp chuột, tự động tạo tên công việc và mô tả liên kết đến bối cảnh trò chuyện có liên quan. Và nếu bạn muốn khám phá các kết nối, Mối quan hệ giúp bạn dễ dàng tìm thấy các công việc, tài liệu hoặc cuộc trò chuyện có liên quan đến tin nhắn bạn đang xem.
Cuối cùng, ClickUp cung cấp các mẫu giao tiếp dễ sử dụng mà bạn có thể tùy chỉnh cho các tình huống khác nhau. Cho dù bạn đang soạn thảo chương trình họp, cập nhật trạng thái hay tóm tắt dự án, các mẫu này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo giao tiếp nhất quán.
ClickUp Clips cho giao tiếp trực quan
Đôi khi, lời nói không đủ để truyền đạt ý của bạn, và ClickUp hiểu điều đó.
Với ClickUp Clips, bạn có thể ghi lại màn hình và chia sẻ với nhóm của mình, giúp làm rõ các thắc mắc hoặc cung cấp thông tin cập nhật về trạng thái dự án dễ dàng hơn.
Thay vì viết những lời giải thích dài dòng hoặc gọi video, bạn có thể tạo một Clip ClickUp và chia sẻ nó dưới dạng liên kết công khai. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo thông điệp của bạn được truyền tải rõ ràng. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng truy cập lại clip nếu cần tham khảo lại lời giải thích trước đó.
ClickUp Clips không chỉ dừng lại ở việc ghi âm. Chúng còn có thêm tính năng ghi chép!
ClickUp Brain có thể ghi lại các đoạn clip, kèm theo dấu thời gian và đoạn trích khóa. Điều này có nghĩa là nếu ai đó bỏ lỡ đoạn clip hoặc cần xem lại chi tiết, họ có thể nhanh chóng truy cập bản ghi, bản ghi này có thể được chuyển thành bản tóm tắt hoặc danh sách việc cần làm có thể thực hiện được.
Tích hợp Slack để tăng cường hợp tác
Ai nói rằng bạn cần phải chuyển đổi giữa các nền tảng để giữ kết nối cho nhóm của mình? Tích hợp ClickUp Slack tập trung hóa giao tiếp và đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang.
Tạo nhiệm vụ trực tiếp từ Slack bằng cách nhập '/ClickUp new' trong bất kỳ kênh nào. Nhiệm vụ của bạn sẽ được thêm vào không gian ClickUp mà không cần phải chuyển đổi ứng dụng.
Nếu một thành viên trong nhóm chia sẻ liên kết nhiệm vụ trong Slack, liên kết đó sẽ tự động được điền vào ClickUp cùng với tất cả các chi tiết cần thiết. Ngoài ra, việc quản lý nhiệm vụ cũng rất đơn giản, với menu thả xuống thân thiện với người dùng, cho phép bạn dễ dàng đặt ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên và trạng thái.
Và phần hay nhất là gì? Bạn sẽ nhận được thông báo thời gian thực trong Slack mỗi khi có nhiệm vụ mới được tạo hoặc có người bình luận trong ClickUp. Bằng cách này, bạn luôn được cập nhật và không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào, giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và giữ mọi người luôn đồng bộ!
➡️ Đọc thêm: ClickUp vs. Slack: Công cụ giao tiếp nhóm nào là tốt nhất?
Mở khóa cấp độ hợp tác nhóm mới với ClickUp
Slack AI là một công cụ hữu ích để hợp lý hóa giao tiếp và hợp tác.
Các thông báo có thể tùy chỉnh và khả năng tìm kiếm thông minh giúp các nhóm dễ dàng đồng bộ hóa và truy cập thông tin họ cần mà không gặp bất kỳ khó khăn nào. Chúng tôi hy vọng bài viết này hữu ích cho bạn trong việc tận dụng tối đa công cụ đa năng này!
Tuy nhiên, nếu bạn đang nghĩ đến việc rời bỏ Slack và tích hợp Slack với các công cụ AI toàn diện hơn, không chỉ giới hạn ở trò chuyện, ClickUp là một lựa chọn đáng thử. Công cụ này kết hợp liền mạch giữa quản lý dự án và các công cụ giao tiếp, giúp bạn không phải chuyển đổi giữa nhiều nền tảng.
Với ClickUp, bạn có thể quản lý công việc, cộng tác với nhóm của mình và sắp xếp mọi thứ gọn gàng ở một nơi. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để đổi mới cách làm việc cùng nhau!