Không gian làm việc ảo như Slack đã trở thành một phần quan trọng trong văn hóa làm việc của chúng ta.
Cần liên lạc với đồng nghiệp? Chỉ cần gửi tin nhắn trực tiếp cho họ trên Slack. Muốn cộng tác trong một dự án? Slack cung cấp cho bạn các kênh, tích hợp và tính năng chia sẻ tệp dễ dàng.
Một trong những tính năng tốt nhất của Slack là bot tự động, thực hiện ba vai trò chính khi được tích hợp vào nhóm hoặc kênh Slack: tự động hóa công việc, gửi thông báo và trả lời câu hỏi.
Nghe có vẻ hữu ích phải không? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo bot Slack hoàn hảo phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn.
❗Ghi chú: Trước khi bắt đầu, bạn cần cài đặt Slack CLI và ủy quyền cho không gian làm việc mới của mình. Chạy Slack auth list để xác minh điều này.
Cách tạo chatbot Slack của riêng bạn
Hãy cùng xem các bước cần thiết để tạo và tích hợp bot Slack.
Để dễ hiểu, chúng tôi sẽ mô tả quy trình bằng một ví dụ — cách viết bot Slack gửi văn bản chào mừng đến người dùng mới. Xin lưu ý rằng quy trình này gần giống với các hàm bot khác.
Mỗi bước yêu cầu một số mã hóa. Nhưng đừng lo lắng, hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn từng chi tiết để đảm bảo bạn có thể tạo chatbot của mình mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.
Bước 1: Tạo ứng dụng Slack bằng CLI
Trước khi bắt tay vào xây dựng bot Slack, bạn cần có các công cụ phù hợp. Bước đầu tiên là tạo ứng dụng Slack bằng giao diện dòng lệnh (CLI).
Bắt đầu bằng cách thiết lập một ứng dụng trống với Slack CLI bằng lệnh sau:slack create welcome-bot-app –template https://github. com/slack-samples/deno-welcome-bot
Chạy lệnh này sẽ tạo một thư mục ứng dụng được liên kết với tài khoản Slack của bạn. Trong thư mục ứng dụng mới, tạo ba thư mục khóa sẽ làm nền tảng cho bot Slack của bạn:
- hàm
- quy trình làm việc
- kích hoạt
Với các thư mục và quyền truy cập này, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu xây dựng ứng dụng Slack của mình!
Ngoài ra, thay vì tự viết tất cả mã, bạn có thể sử dụng lệnh sau để tạo ứng dụng Welcome Bot trực tiếp:
Sau khi dự án được tạo, hãy chuyển đến thư mục dự án để tùy chỉnh bot Slack của bạn.
Bước 2: Tạo yêu cầu ứng dụng
Tài liệu ứng dụng là bản thiết kế cho bot Slack của bạn. Đối với Welcome Bot, tài liệu của bạn sẽ bao gồm:
Quy trình làm việc:
- MessageSetupWorkflow
- SendWelcomeMessageWorkflow
Datastore:
- WelcomeMessageDatastore
Phạm vi:
- trò chuyện:viết
- chat:write. public
- datastore:read
- datastore:write
- channels:read
- kích hoạt:viết
- kích hoạt:đọc
Khi bạn kết hợp tất cả các thành phần này lại với nhau, tệp manifest.ts của bạn sẽ trông giống như sau:
Bước 3: Tạo quy trình làm việc để cài đặt tin nhắn chào mừng
Đầu tiên, chúng ta bắt đầu bằng cách định nghĩa quy trình làm việc:
- Tạo tệp: Thêm tệp mới có tên create_welcome_message. ts vào thư mục workflows
- Xác định quy trình làm việc: Trong tệp này, xác định MessageSetupWorkflow để cho phép người dùng bot thiết lập tin nhắn chào mừng qua biểu mẫu
Dưới đây là cách định nghĩa quy trình làm việc sẽ trông như thế nào:
Tiếp theo, chúng tôi thêm một biểu mẫu:
- Sử dụng OpenForm: Thêm biểu mẫu bằng hàm OpenForm để thu thập thông tin người dùng bot
Dưới đây là cách thêm hàm OpenForm vào quy trình tạo tin nhắn chào mừng của bạn: create_welcome_message. ts
Sau đó, chúng tôi thêm xác nhận.
Thêm bước sau vào quy trình tạo tin nhắn chào mừng của bạn: create_welcome_message. ts:
Bước 4: Sử dụng kho dữ liệu để lưu trữ tin nhắn chào mừng
Bắt đầu bằng cách tạo một kho dữ liệu.
- Tạo tệp: Trong thư mục datastores, tạo một tệp có tên messages. ts
- Xác định cấu trúc: Thiết lập cấu trúc kho dữ liệu để lưu trữ tin nhắn chào mừng
Trong tệp này, bạn sẽ xác định cấu trúc của kho dữ liệu nơi lưu trữ các tin nhắn chào mừng trong trường văn bản:
Bước 5: Tạo hàm tùy chỉnh để lưu trữ tin nhắn chào mừng trong kho dữ liệu
Đầu tiên, hãy xác định hàm tùy chỉnh.
- Tạo tệp: Trong thư mục hàm, tạo một tệp có tên create_welcome_message. ts
- Xác định hàm: Thêm mã sau để xác định hàm lưu trữ tin nhắn chào mừng
Dưới đây là mã để định nghĩa hàm tùy chỉnh:
Tiếp theo, thêm các chức năng cần thiết.
- Lưu trữ dữ liệu: Bao gồm mã để lưu chi tiết tin nhắn chào mừng trong kho dữ liệu của bạn và thiết lập các sự kiện kích hoạt bot
Sau đó, tích hợp bot Slack vào quy trình làm việc của bạn.
- Cập nhật quy trình làm việc: Trong tệp create_welcome_message. ts, thêm một bước để gọi hàm tùy chỉnh
Với bước này, quy trình làm việc của bạn giờ đây có thể:
- Cho phép người dùng bot nhập và gửi tin nhắn chào mừng qua biểu mẫu
- Lưu trữ thông tin tin nhắn chào mừng trong kho dữ liệu
- Cài đặt kích hoạt để đảm bảo tin nhắn chào mừng được gửi khi người dùng mới tham gia kênh đã chỉ định
Bước 6: Tạo kích hoạt để kích hoạt quy trình làm việc
Đầu tiên, tạo một kích hoạt liên kết.
- Tạo tệp: Trong thư mục triggers, tạo create_welcome_message_shortcut. ts
- Thêm mã: Xác định kích hoạt liên kết để bắt đầu MessageSetupWorkflow khi người dùng bot nhấp vào một liên kết cụ thể
Mã của bạn sẽ trông giống như thế này.
Bây giờ, hãy tạo kích hoạt sự kiện. Đây là nơi bạn kích hoạt các sự kiện để khởi động bot. Trong ví dụ này, kích hoạt sự kiện người dùng bot sẽ là một người dùng mới tham gia kênh.
- Cập nhật tệp: Thêm kích hoạt sự kiện vào create_welcome_message. ts để gửi tin nhắn chào mừng khi người dùng mới tham gia kênh
Đây là mã cần thêm vào.
Kết quả:
- Kích hoạt liên kết: Cho phép người dùng bot thiết lập tin nhắn chào mừng bằng cách nhấp vào liên kết, khởi tạo MessageSetupWorkflow
- Kích hoạt sự kiện: Gửi tin nhắn tự động khi người dùng mới tham gia kênh đã chỉ định, sử dụng tin nhắn đã lưu và chi tiết kênh
Bước 7: Tạo quy trình làm việc để gửi tin nhắn chào mừng
- Điều hướng đến thư mục: Chuyển đến thư mục quy trình công việc
- Tạo tệp: Tạo một tệp mới có tên send_welcome_message. ts
- Thêm mã: Xác định quy trình làm việc để truy xuất và gửi tin nhắn chào mừng từ kho dữ liệu
Quy trình làm việc này lấy tin nhắn chào mừng đã lưu trữ và gửi đến kênh thích hợp khi có người dùng mới tham gia, từ đó tăng cường sự tương tác và tự động hóa quá trình giới thiệu.
Bước 8: Tạo hàm tùy chỉnh để gửi tin nhắn chào mừng
1. Xác định hàm tùy chỉnh:
- Điều hướng đến thư mục: Chuyển đến thư mục hàm
- Tạo tệp: Tạo một tệp mới có tên send_welcome_message. ts
2. Thêm định nghĩa hàm:
3. Thêm chức năng:
- Thực hiện mã: Thêm mã sau đây bên dưới định nghĩa hàm trong send_welcome_message. ts:
4. Tích hợp hàm tùy chỉnh:
- Thêm vào quy trình làm việc: Quay lại tệp quy trình làm việc send_welcome_message. ts và thêm hàm tùy chỉnh làm một bước:
Với hàm tùy chỉnh này, cài đặt ứng dụng Slack của bạn sẽ gửi tin nhắn đến bất kỳ người dùng nào tham gia kênh riêng tư hoặc công khai với kênh cụ thể.
Bước 9: Sử dụng ứng dụng Slack của bạn
1. Chạy ứng dụng Slack của bạn tại địa phương
- Cài đặt cục bộ:
- Mở terminal và điều hướng đến thư mục gốc của ứng dụng
- Chạy: slack run
- Làm theo hướng dẫn trên thiết bị đầu cuối để thiết lập máy chủ cục bộ của bạn
- Kích hoạt Trigger liên kết:
- Mở một tab terminal mới
- Tạo kích hoạt liên kết: slack trigger create –trigger-def triggers/create_welcome_message_shortcut. ts
- Cài đặt kích hoạt trong không gian làm việc của bạn và chọn Môi trường cục bộ
- Sao chép URL phím tắt được cung cấp
- Đăng URL này trong kênh Slack để bắt đầu quy trình làm việc và tạo tin nhắn chào mừng
2. Khởi chạy ứng dụng Slack của bạn
- Triển khai Slack:
- Chạy: slack deploy
- Tái tạo kích hoạt:
- Tạo kích hoạt cho ứng dụng đã triển khai: slack trigger create –trigger-def triggers/create_welcome_message_shortcut. ts
- Chọn tùy chọn đã triển khai
- Sử dụng trong môi trường đã triển khai:
- Sao chép URL phím tắt mới
- Sử dụng nó trong không gian làm việc Slack của bạn
Bước 10: Bot Slack của bạn đã sẵn sàng!
Chúc mừng bạn đã hoàn thành bước cuối cùng trong quá trình tạo bot Slack! Bot của bạn sẽ tự động gửi tin nhắn đến người dùng mới. Hãy thử nghiệm để đảm bảo bot hoạt động bình thường trên kênh công khai.
Giới hạn của việc sử dụng bot Slack để giao tiếp
Đến giờ, bạn hẳn đã nhận ra sự tiện lợi mà bot Slack mang lại cho giao tiếp tại nơi làm việc. Rốt cuộc, ai lại không thích một chút trợ giúp từ tự động hóa?
Tuy nhiên, có một số giới hạn mà bạn cần lưu ý.
Hiểu rõ những giới hạn này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về nền tảng giao tiếp tại nơi làm việc nào là hiệu quả nhất cho bạn.
1. Bot Slack có thể gây mất tập trung
Bot Slack có thể là con dao hai lưỡi khi nói đến sự tập trung.
Tất nhiên, nó cung cấp thông tin nhanh chóng và giúp thực hiện các công việc bằng một truy vấn đơn giản. Nhưng nó cũng đi kèm với một loạt các thông báo, từ cập nhật token của bot đến tin nhắn của nhóm.
Sự phân tâm liên tục này có thể cản trở công việc. Nó thường khiến nhân viên của bạn khó sắp xếp thứ tự công việc do tiếng ồn thêm từ bot.
2. Slack có thể đắt tiền, và bot của nó cũng vậy
Đây có lẽ là vấn đề lớn nhất khi nói đến các công cụ giao tiếp như Slack: chúng có thể nhanh chóng trở nên rất đắt đỏ.
Slack cung cấp nhiều kế hoạch khác nhau, mỗi kế hoạch có các tính năng riêng, nhưng khi nhóm của bạn phát triển, tổng chi phí sở hữu cho một sản phẩm SaaS cũng tăng theo.
Ví dụ: gói Pro có giá 7,25 USD/người dùng/tháng, ban đầu có vẻ hợp lý. Tuy nhiên, khi bạn có một nhóm lớn, chi phí này có thể nhanh chóng tăng lên, dẫn đến chi phí hàng tháng đáng kể. Với mức giá đó, bạn có thể tìm thấy các lựa chọn thay thế Slack cung cấp các tính năng tốt hơn.
3. Bot Slack cần bảo trì
Bot Slack, giống như bất kỳ chatbot nào khác, dựa vào dữ liệu mà chúng đã được huấn luyện. Nếu người dùng bot yêu cầu thông tin chưa được tích hợp vào hệ thống bot, bot có thể sẽ không cung cấp câu trả lời thỏa đáng.
Điều này có nghĩa là bot Slack của bạn sẽ cần được cập nhật liên tục để duy trì tính phù hợp và hữu ích.
Bạn sẽ cần theo dõi các câu hỏi thường gặp nhất và thường xuyên cung cấp thông tin mới, có liên quan cho bot Slack của mình. Việc bảo trì liên tục này có thể trở thành khối lượng công việc đáng kể, đặc biệt là khi không gian làm việc Slack của bạn ngày càng mở rộng.
4. Bot có thể chiếm nhiều không gian
Slack có sức chứa lưu trữ tối thiểu và khi đạt đến giới hạn này, Slack sẽ tự động xóa các tệp và tin nhắn cũ để nhường chỗ cho các tệp và tin nhắn mới.
Quá trình này có thể dẫn đến việc mất các tài liệu quan trọng hoặc lịch sử giao tiếp một cách vô ý, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng bot để tự động hóa các công việc tạo ra nhiều dữ liệu.
5. Bot Slack không sáng tạo
Điều này là hiển nhiên, nhưng bot thường không phải là công cụ thông minh nhất trong kho. Chúng thiếu khả năng suy luận logic và khả năng tiếp cận tình huống từ nhiều góc độ khác nhau.
Do đó, trong tình huống khó khăn cần giải quyết vấn đề, bạn không thể phụ thuộc vào bot Slack để cung cấp các giải pháp độc đáo.
Tăng cường giao tiếp trong nhóm với ClickUp và Slack
Nếu bạn nghĩ Slack là một công cụ giao tiếp hiệu quả, hãy đợi đến khi bạn tích hợp nó với ClickUp.
Kết hợp với nhau, Slack và ClickUp tạo thành một nhóm hoàn hảo trong môi trường hợp tác.
Hãy cùng khám phá cách các nhóm khác nhau có thể hưởng lợi từ tích hợp này trong khi vẫn tuân thủ các quy tắc ứng xử trên Slack.
Bật đồng bộ hóa hoạt động ClickUp với Slack
Sau khi tích hợp ClickUp với Slack, bạn có thể đồng bộ tất cả hoạt động ClickUp với không gian làm việc Slack cho các không gian, thư mục và danh sách công việc cụ thể.
Các hoạt động ClickUp của bạn sẽ tự động được gửi dưới dạng tin nhắn đến kênh Slack của bạn. Bạn có thể chọn kênh công khai hoặc riêng tư để ClickUp có thể truy cập các thông báo này.
Để cấp quyền truy cập ClickUp vào kênh riêng tư, hãy sử dụng lệnh /invite @ClickUp.
Điều này giúp ích như thế nào?
Hãy tưởng tượng bạn là thành viên của một nhóm tiếp thị đang làm việc cho một chiến dịch quan trọng với thời hạn gấp rút. Tích hợp này giúp bạn không cần phải cập nhật tiến độ công việc cho các thành viên trong nhóm một cách thủ công.
Thay vào đó, ClickUp sẽ tự động gửi cập nhật đến kênh Slack của bạn, giúp mọi người có chế độ xem 360 độ về tình trạng hiện tại của dự án.
Tương tự, các bản cập nhật quan trọng từ các nhóm kỹ thuật — như sửa lỗi, triển khai tính năng hoặc công việc bảo trì máy chủ — sẽ được chia sẻ ngay lập tức với nhóm theo thời gian thực.
Công việc, bình luận và tài liệu, tất cả đều hiển thị trên màn hình Slack của bạn
Khi bạn liên kết các công việc, bình luận hoặc Tài liệu trong Slack, bạn sẽ thấy bản xem trước của từng mục, một quá trình được gọi là "unfurling". Tính năng này cho phép nhóm của bạn xem chi tiết như trạng thái công việc, người được giao, ưu tiên và hơn thế nữa trực tiếp trong Slack.
Ví dụ: một nhóm bán hàng đã tạo kênh Slack để thảo luận về một tài khoản quan trọng. Khi một công việc liên quan đến tài khoản này được chia sẻ trên Slack, mọi người có thể ngay lập tức xem ai được phân công, mức độ ưu tiên và trạng thái hiện tại.
Giờ đây, nhân viên bán hàng (hoặc bất kỳ nhóm nào khác) có thể nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không cần phải tìm kiếm trong nhiều ứng dụng.
Chuyển tin nhắn thành công việc
Bạn có thể tạo nhiệm vụ ClickUp trực tiếp từ Slack bằng cách sử dụng lệnh /Slash như /clickup new hoặc thêm tin nhắn Slack dưới dạng nhận xét cho một nhiệm vụ hiện có.
Điều này đặc biệt hữu ích khi phân công công việc. Hãy tưởng tượng trưởng phòng marketing thích một ý tưởng sáng tạo được chia sẻ trong trò chuyện Slack; họ có thể ngay lập tức biến tin nhắn đó thành một nhiệm vụ trong ClickUp mà không cần rời khỏi Slack.
Cũng nên đọc: Những điều nên và không nên làm khi sử dụng Slack trong công việc
ClickUp làm được những gì Slack có thể làm, và hơn thế nữa
Cuối cùng, bạn đang sử dụng Slack để giao tiếp hiệu quả với nhóm và giữa các bộ phận. Nhưng giao tiếp trên ClickUp sẽ hiệu quả, trực quan và hợp lý hơn. Hãy cùng khám phá thêm.
Cuộc hội thoại thời gian thực với chế độ xem trò chuyện
Chế độ xem Trò chuyện của ClickUp cho phép nhóm của bạn tham gia vào các cuộc hội thoại thời gian thực mà không cần rời khỏi nền tảng.
Cho dù bạn là nhóm IT đang khắc phục sự cố khẩn cấp hay nhóm bán hàng đang thảo luận về khách hàng tiềm năng mới, Chế độ xem Trò chuyện sẽ tập trung tất cả các thông tin liên lạc của bạn.
Các nhóm tiếp thị đặc biệt gặp khó khăn với các cuộc hội thoại rải rác trên các ứng dụng khác nhau. Trên ClickUp, bạn có thể động não ý tưởng, chia sẻ bản tóm tắt sáng tạo và đưa ra quyết định nhanh chóng — tất cả trong cùng một không gian làm việc.
Và khi đến lúc biến những ý tưởng đó thành hành động, ClickUp cho phép bạn thực hiện ngay từ cuộc trò chuyện. Phân công công việc, đặt thời hạn và thúc đẩy dự án tiến triển mà không cần rời khỏi cuộc hội thoại.
Cộng tác, động não và bảng trắng
Cần brainstorming chiến lược hoặc lập kế hoạch dự án? Bảng trắng của ClickUp cung cấp không gian ảo nơi các nhóm có thể hợp tác trực quan.
Trong khi Slack cho phép bạn trao đổi ý tưởng với đồng nghiệp qua các cuộc thảo luận bằng văn bản, Bảng trắng ClickUp đưa dự án của bạn lên một tầm cao mới bằng cách cho phép nhóm của bạn vẽ, ghi chú và biến ý tưởng thành công việc có thể thực hiện được trên bảng.
Nếu bạn là thành viên của một nhóm kỹ sư cần lập bản đồ quy trình làm việc hoặc là quản lý dự án xử lý dòng thời gian dự án phức tạp, đây sẽ trở thành công cụ yêu thích mới của bạn.
Quản lý công việc với Bình luận được chỉ định
Một trong những tính năng nổi bật của ClickUp là khả năng gán nhận xét cho các thành viên nhóm cụ thể bằng cách sử dụng @đề cập. Nếu bạn đang thảo luận về một bản cập nhật quan trọng trong Chế độ xem trò chuyện, bạn có thể gắn thẻ thành viên nhóm ngay lập tức và biến nhận xét đó thành một nhiệm vụ.
Ví dụ: trong cuộc họp phát triển sản phẩm, trưởng phòng kỹ thuật có thể chỉ định sửa lỗi trực tiếp từ cuộc trò chuyện, đảm bảo không có sai sót nào xảy ra.
Giao tiếp trực quan với ClickUp Clips
Bạn là người học bằng hình ảnh? Nếu có, ClickUp Clips sẽ giúp bạn nâng cao trải nghiệm gấp mười lần bằng cách cho phép bạn ghi lại và chia sẻ các bản ghi màn hình.
Hãy tưởng tượng một nhóm IT ghi lại hướng dẫn từng bước để khắc phục một vấn đề phổ biến — các thành viên trong nhóm có thể truy cập clip này bất cứ lúc nào, giúp họ dễ dàng hiểu và thực hiện các thay đổi.
Lập chiến lược hành động với các mẫu
Cuối cùng, các công cụ như ClickUp và Slack là những công cụ hỗ trợ giao tiếp. Để các công cụ này hữu ích và thực sự mang lại trật tự cho giao tiếp nội bộ của bạn, bạn cần một chiến lược. Và đó là lúc Mẫu Chiến lược Giao tiếp Nội bộ và Kế hoạch Hành động của ClickUp có thể phát huy tác dụng.
Với mẫu này, bạn có thể đánh giá chiến lược truyền thông hiện tại, lập biểu đồ phương pháp mới và các mục tiêu liên quan, đặt mục tiêu và mục đích cho chiến lược của mình, đồng thời tạo kế hoạch hành động nhất quán.
Phần thưởng: 15 mẫu kế hoạch giao tiếp dự án miễn phí
Bạn chỉ cách một cú nhấp chuột để giao tiếp tốt hơn với ClickUp
Slack là một công cụ tuyệt vời và trở nên còn tuyệt vời hơn với tích hợp ClickUp.
Tuy nhiên, thay vì phải xử lý đồng thời tin nhắn Slack với cập nhật và quản lý dự án ClickUp, việc sử dụng một nền tảng duy nhất có thể làm tất cả sẽ hợp lý hơn. ClickUp chính là nền tảng đó. Nó đảm bảo tất cả những gì bạn cần cho công việc — tin nhắn, công việc, chế độ xem, bảng điều khiển và hơn thế nữa — đều nằm ở một nơi.
Các cuộc hội thoại thời gian thực của ClickUp, sự tiện lợi khi biến một tin nhắn trực tiếp thành một nhiệm vụ chi tiết và khả năng trực quan hóa các cuộc thảo luận — tất cả đều khiến ClickUp trở thành một ứng dụng quản lý dự án toàn diện so với các tính năng quản lý dự án hạn chế của Slack.
Hãy thử ngay để cảm nhận sự khác biệt. Tạo tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay và đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn!