Vào tháng 11 năm 2021, Bồ Đào Nha đã trở thành tiêu đề trên các mặt báo khi cấm các sếp liên lạc với nhân viên sau giờ làm việc. Pháp đã có phiên bản luật này, gọi là "quyền ngắt kết nối", từ năm 2016.
Thật không may, không phải ai trong chúng ta cũng được bảo vệ khỏi những tin nhắn công việc ngoài giờ làm việc. Nhưng đây là tin tốt: nếu bạn đang sử dụng tin nhắn tức thời tại nơi làm việc với Slack, bạn có thể đặt ra một số giới hạn để cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn bằng cách tạm dừng thông báo.
Bạn cũng có thể tôn trọng thời gian của đồng nghiệp bằng cách lên lịch gửi tin nhắn vào thời gian cụ thể. Ngày làm việc của bạn có thể mới bắt đầu, nhưng đồng nghiệp của bạn trên khắp thế giới đang chuẩn bị kết thúc công việc. Hoặc có thể bạn làm việc hiệu quả nhất vào ban đêm, khi những người khác đã chìm vào giấc ngủ. Có thể bạn muốn lên lịch gửi tin nhắn định kỳ.
Trong tất cả các tình huống này, việc lên lịch cho tin nhắn Slack của bạn đến đúng thời điểm sẽ đảm bảo bạn không làm phiền ai trong giờ nghỉ.
Slack là một trong những công cụ giao tiếp được sử dụng rộng rãi nhất cho hợp tác thời gian thực. Hãy xem cách bạn có thể lên lịch tin nhắn Slack và biến công cụ này từ nguồn gây gián đoạn liên tục thành tài sản mạnh mẽ cho giao tiếp nhóm.
Cách lên lịch tin nhắn trong Slack
Lên lịch tin nhắn trên Slack cũng đơn giản như việc gõ một tin nhắn. Dưới đây là cách bạn có thể làm việc đó:
Bước 1: Mở cuộc hội thoại của bạn
Chuyển đến cuộc hội thoại hoặc kênh Slack nơi bạn muốn lên lịch tin nhắn. Soạn thảo tin nhắn như bình thường.
Bước 2: Truy cập tùy chọn lập lịch
Khi tin nhắn của bạn đã sẵn sàng, hãy tìm mũi tên menu thả xuống bên cạnh biểu tượng máy bay giấy hoặc nút gửi. Nhấp vào đây sẽ hiển thị tùy chọn lên lịch tin nhắn để gửi sau.
Bước 3: Đặt thời gian
Sau khi chọn tùy chọn lập lịch, một menu bật lên với các khung thời gian khác nhau sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể quyết định chính xác thời điểm bạn muốn tin nhắn được gửi đi.
Bạn có thể chọn thời gian được đề xuất (nếu phù hợp với bạn) hoặc chọn 'Thời gian tùy chỉnh', cho phép bạn chỉ định thời gian khác để gửi tin nhắn.
Bước 4: Tùy chỉnh ngày và giờ
Bây giờ, hãy chọn ngày và giờ chính xác để gửi tin nhắn của bạn. Tính linh hoạt này cho phép bạn lên kế hoạch gửi tin nhắn theo quy trình làm việc hoặc múi giờ của nhóm.
Sau khi đặt thời gian, nhấp vào nút "Lên lịch tin nhắn". Xin chúc mừng, tin nhắn của bạn đã được xếp vào hàng đợi để gửi sau! Và bạn đã sử dụng một mẹo hay của Slack để tăng năng suất.
Tuy nhiên, đó chưa phải là tất cả.
Bạn có biết rằng bạn có thể chỉnh sửa, lên lịch lại hoặc hủy tin nhắn đã lên lịch trước khi chúng được gửi đi không? Cả ứng dụng máy tính và thiết bị di động của bạn đều cho phép bạn làm điều đó.
Bước 5: Chế độ xem tin nhắn đã lên lịch
Sau khi lên lịch, bạn sẽ thấy một lời nhắc để xem các tin nhắn Slack đã lên lịch. Nhấp vào đây sẽ đưa bạn đến phần Lên lịch trong Slack.
Ngoài ra, bạn có thể truy cập phần này trực tiếp từ bảng điều khiển nhanh ở bên trái trong không gian làm việc Slack của bạn. Nó sẽ chỉ xuất hiện khi bạn có tin nhắn trong hàng đợi.
Bước 6: Chỉnh sửa tin nhắn của bạn
Nếu bạn muốn thay đổi, chỉ cần di chuột qua tin nhắn đã lên lịch và nhấp vào biểu tượng bút chì ở bên phải, biểu tượng này có nghĩa là chỉnh sửa. Điều này cho phép bạn sửa đổi nội dung trong trường tin nhắn trước khi gửi.
Bước 7: Điều chỉnh thời gian đã lên lịch
Nếu bạn cần thay đổi thời gian gửi tin nhắn, hãy nhấp vào biểu tượng đồng hồ bên cạnh biểu tượng chỉnh sửa. Điều này sẽ cho phép bạn sửa đổi ngày và giờ, đảm bảo tin nhắn của bạn được gửi đến đúng thời gian bạn muốn.
Bước 8: Hủy hoặc xóa tin nhắn đã lên lịch
Không còn tự tin về nội dung tin nhắn hoặc thời gian gửi? Đừng lo lắng!
Bạn có thể hủy hoặc xóa tin nhắn đã lên lịch bằng cách nhấp vào tùy chọn thích hợp. Điều này giúp bạn hoàn toàn kiểm soát việc quản lý dự án trong Slack.
Bước 9: Xem nó được phát trực tiếp
Cuối cùng, khi thời gian đã định đến, tin nhắn của bạn sẽ tự động xuất hiện trong kênh được chỉ định như bất kỳ tin nhắn Slack thông thường nào khác. Thật đơn giản phải không? Bạn cũng có thể lên lịch tin nhắn định kỳ theo cách này.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn không thể gửi tin nhắn đã lên lịch để trả lời một chủ đề hoặc cuộc hội thoại đang diễn ra.
Sử dụng Slack Bots để tự động hóa giao tiếp
Mặc dù tính năng gửi theo lịch trình có sẵn của Slack là một cách để tự động hóa giao tiếp, bạn cũng có thể sử dụng Slack Bots để thực hiện việc này.
Bot Slack là một chương trình hoặc công cụ tự động hóa tương tác với người dùng trong không gian làm việc Slack.
Bot có thể được lập trình để gửi tin nhắn Slack vào thời gian cụ thể, giống như tính năng lập lịch bản địa, nhưng chúng thường được sử dụng cho các nhiệm vụ phức tạp hơn, chẳng hạn như quản lý quy trình công việc, phản hồi đầu vào của người dùng hoặc tích hợp với các công cụ và nền tảng khác, như ClickUp, GitHub, GoogleDocs, v.v., để cung cấp thông tin cập nhật liền mạch về công việc đang được thực hiện bên ngoài Slack.
Dưới đây là một số cách phổ biến nhất để sử dụng Slack Bots để lên lịch tin nhắn, nhắc nhở và cập nhật:
- Tin nhắn chào mừng tự động cho nhân viên mới: Bot Slack có thể giới thiệu nhân viên mới đến các kênh có liên quan và cung cấp cho họ các tài nguyên cần thiết để bắt đầu công việc
- Nhắc nhở hàng ngày: Bot có thể tự động nhắc nhở các thành viên trong nhóm gửi cập nhật hàng ngày vào một thời gian cụ thể mỗi ngày
- Cập nhật và tóm tắt công việc: Bot có thể tự động đăng cập nhật trạng thái công việc, đảm bảo các thành viên trong nhóm biết ai đang làm việc gì và tiến độ của từng công việc
- Thông báo về nhiệm vụ đến hạn: Tích hợp với các công cụ quản lý dự án như ClickUp, bot có thể thông báo cho người dùng khi thời hạn đến gần hoặc nhiệm vụ đã hoàn thành
- Nhắc nhở về cuộc họp hoặc sự kiện: Bot có thể nhắc nhở các nhóm về các cuộc họp hoặc thời hạn sắp tới, đảm bảo không ai bỏ lỡ những thời điểm quan trọng
Các tin nhắn và phản hồi tự động này giúp tiết kiệm thời gian của các thành viên trong nhóm và đảm bảo giao tiếp nhanh chóng, phù hợp và hiệu quả.
Giới hạn của việc sử dụng bot Slack để giao tiếp
Bot của Slack là một cách tuyệt vời để tự động hóa công việc, gửi nhắc nhở và trả lời truy vấn trong một kênh. Nó giống như có một trợ lý hữu ích sẵn sàng 24/7.
Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích này, cũng có một số giới hạn cần lưu ý.
Hiểu được những thách thức này có thể giúp bạn cân nhắc xem Slack có phù hợp với nhóm của bạn hay không, hay các công cụ giao tiếp không đồng bộ khác có thể phù hợp hơn.
1. Các bot có thể gây phân tâm
Mặc dù bot Slack cung cấp phản hồi nhanh chóng, tự động, nhưng chúng cũng có thể tạo ra nhiều tiếng ồn. Mặc dù nhận được câu trả lời ngay lập tức cho các câu hỏi là hữu ích, nhưng dòng thông báo liên tục từ bot — từ cập nhật đến đề cập đến nhóm — có thể làm gián đoạn sự tập trung của bạn.
Điều này có thể dễ dàng làm nhân viên cảm thấy quá tải, khiến họ khó tập trung vào các công việc quan trọng khi có quá nhiều cuộc trò chuyện trong nền.
2. Bot Slack có giá khá cao
Nhược điểm lớn nhất của Slack là chi phí, đặc biệt là khi thêm bot.
Giá của Slack bắt đầu từ 7,25 đô la cho mỗi người dùng đối với gói Pro. Điều này có vẻ không quá cao cho đến khi nhóm của bạn bắt đầu phát triển và đột nhiên, bạn phải đối mặt với hóa đơn cao hơn nhiều mỗi tháng.
Càng thêm nhiều người dùng, chi phí càng cao. Một số nhóm có thể cần xem xét liệu các lựa chọn thay thế Slack có tính năng tương tự hoặc tốt hơn có thể là lựa chọn tiết kiệm chi phí hơn hay không.
3. Các bot cần được bảo trì định kỳ
Giống như bất kỳ bot nào khác, bot Slack không hoàn hảo ngay từ đầu. Chúng phụ thuộc vào dữ liệu và lệnh mà bạn cung cấp cho chúng.
Nếu thông tin không được cập nhật, bot của bạn có thể gặp khó khăn trong việc cung cấp câu trả lời hữu ích. Điều này có nghĩa là để bot của bạn hoạt động hiệu quả, bạn cần cập nhật nó thường xuyên. Khi nhóm của bạn phát triển và các kênh Slack mở rộng, việc duy trì các bot này có thể trở nên nặng nề.
4. Bot có thể chiếm dụng không gian lưu trữ
Một vấn đề ít được biết đến là Slack cung cấp bao nhiêu không gian lưu trữ — không nhiều lắm. Khi bot của bạn giúp tự động hóa các công việc và gửi tệp, nó sẽ góp phần vào giới hạn dữ liệu của Slack.
Khi đạt đến giới hạn này, Slack sẽ bắt đầu xóa các tệp và tin nhắn cũ hơn. Điều này có thể trở thành vấn đề nếu bot của bạn tạo ra nhiều dữ liệu hoặc nếu bạn dựa vào Slack để lưu trữ lịch sử giao tiếp hoặc các tài liệu quan trọng.
5. Sáng tạo không phải là điểm mạnh của bot
Cuối cùng, mặc dù bot có thể hỗ trợ các công việc hàng ngày, nhưng chúng thiếu một yếu tố quan trọng: sự sáng tạo.
Bot rất giỏi trong việc phản hồi các lệnh được cài đặt sẵn, nhưng không hữu ích lắm trong việc giải quyết các vấn đề phức tạp hoặc suy nghĩ sáng tạo.
Trong các tình huống đòi hỏi sự sáng tạo hoặc tư duy logic, bạn cần sự tương tác con người để giải quyết vấn đề.
Bạn có thể khắc phục một số hạn chế này bằng cách kết hợp Slack với một nền tảng quản lý dự án toàn diện được hỗ trợ bởi AI như ClickUp.
Cải thiện giao tiếp trong nhóm với ClickUp và Slack
Cả Slack và ClickUp đều cung cấp các công cụ để nhóm cộng tác, nhưng nếu so sánh ClickUp và Slack, mỗi công cụ lại có điểm mạnh riêng. Tuy nhiên, khi kết hợp các điểm mạnh của nhau, chúng trở thành bộ đôi hoàn hảo cho công việc nhóm, giúp quá trình cộng tác trở nên suôn sẻ hơn bao giờ hết.
Dưới đây là cách tích hợp Slack với ClickUp có thể đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn:
1. Đồng bộ Slack với ClickUp để quản lý dự án liền mạch
Bằng cách tích hợp ClickUp với Slack, bạn đang biến Slack thành hơn một công cụ giao tiếp đơn thuần.
Tích hợp ClickUp Slack cho phép bạn nhanh chóng chuyển tin nhắn Slack thành nhiệm vụ trong ClickUp. Bạn thậm chí có thể tạo nhiệm vụ trực tiếp từ bất kỳ tin nhắn nào bằng cách gõ /ClickUp new, gửi chúng thẳng vào bảng điều khiển quản lý dự án của bạn.
Điều này giúp các cuộc hội thoại được tổ chức và giúp bạn nhận được thông báo thời gian thực trong Slack về cập nhật trạng thái, nhận xét hoặc tiến độ dự án.
2. Luôn kết nối với các cuộc trò chuyện thời gian thực
ClickUp Chat định nghĩa lại sự hợp tác nhóm bằng cách hợp nhất các cuộc hội thoại và công việc trong một nền tảng liền mạch, không giống như Slack, nơi các cuộc trò chuyện và nhiệm vụ vẫn bị ngắt kết nối. Với ClickUp Chat, các cuộc thảo luận diễn ra ngay bên cạnh các dự án, nhiệm vụ và tài liệu, tạo ra một nguồn thông tin duy nhất và loại bỏ việc chuyển đổi bối cảnh.
Với các tính năng hỗ trợ AI trong Trò chuyện, bạn có thể:
- Tạo công việc trực tiếp từ tin nhắn
- Thiết lập mối quan hệ để liên kết đến bối cảnh phù hợp mọi lúc
- Tạo bản tóm tắt thời gian thực và theo dõi các cuộc thảo luận theo chủ đề mà không cần đọc từng tin nhắn riêng lẻ
Hơn nữa, tính năng FollowUps đảm bảo các tin nhắn và mục hành động quan trọng không bao giờ bị mất trong cuộc hội thoại bằng cách phân loại thông tin quan trọng để dễ dàng theo dõi.
Tương tự, tính năng SyncUps cho phép thực hiện cuộc gọi video và âm thanh trực tiếp trong không gian làm việc của bạn, tự động tạo các mục hành động và tóm tắt từ các cuộc thảo luận.
Trước khi có ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại dẫn đến một lỗ hổng thông tin, khiến các mục bị bỏ sót và không được xử lý. Do đó, các công việc không được xem xét kịp thời và không ai biết quá trình phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Giờ đây, mọi thành viên trong nhóm đều có thể thấy rõ thời hạn hoàn thành các mục hành động, trò chuyện và cộng tác trong các nhiệm vụ.
Trước khi có ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại dẫn đến một lỗ hổng, nơi các mục bị bỏ sót và không được xử lý. Do đó, các công việc không được xem xét kịp thời và không ai biết quá trình phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Giờ đây, mọi thành viên trong nhóm có thể thấy rõ thời hạn hoàn thành các mục hành động, trò chuyện và cộng tác trong các nhiệm vụ.
3. Quản lý công việc dễ dàng với các bình luận được gán
Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của nền tảng này là ClickUp Assign Comments. Tính năng này cho phép bạn chỉ định các nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong nhóm trực tiếp trong cuộc hội thoại bằng cách sử dụng ClickUp @mentions.
Hãy tưởng tượng bạn nhận được một cập nhật quan trọng trong khi trò chuyện — thay vì mạo hiểm quên mất, bạn có thể ngay lập tức biến bình luận đó thành công việc cho người chịu trách nhiệm. Đây là cách lý tưởng để tránh bỏ sót các chi tiết quan trọng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tuân thủ các quy tắc ứng xử trên Slack, như sử dụng dòng tiêu đề rõ ràng và giới hạn @đề cập, giúp đảm bảo giao tiếp trong nhóm diễn ra suôn sẻ hơn và giảm thiểu sự phân tâm không cần thiết.
4. Giao tiếp trực quan với ClickUp Clips
Nếu bạn là người học bằng hình ảnh, ClickUp Clips sẽ là công cụ yêu thích của bạn. Nó cho phép bạn quay và chia sẻ màn hình ngay từ trong ClickUp.
Ví dụ: nếu nhóm IT cần thực hiện quy trình khắc phục sự cố, họ có thể ghi lại từng bước một, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều có thể truy cập hướng dẫn này bất cứ khi nào cần.
5. Tự động hóa phản hồi và lên lịch tin nhắn để tăng hiệu quả
Các tính năng Tự động hóa của ClickUp mở rộng đến nhắn tin, cho phép bạn thiết lập các phản hồi tự động và lên lịch tin nhắn khi cần thiết.
Điều này đặc biệt hữu ích khi gửi nhắc nhở, cập nhật hoặc thông báo quan trọng mà không cần phải có mặt để nhấn 'gửi'
Bằng cách tự động hóa giao tiếp, bạn có thể đảm bảo rằng các cập nhật quan trọng được gửi đến đúng người vào thời điểm thích hợp mà không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
6. Bắt đầu dễ dàng với các mẫu sẵn có
Slack và ClickUp, về cơ bản, là những công cụ giúp đơn giản hóa giao tiếp.
Để giúp bạn bắt đầu mà không cảm thấy quá tải, ClickUp cung cấp mẫu tin nhắn tức thì.
Mẫu tin nhắn tức thì ClickUp cho phép bạn tạo các dự án dành riêng cho các chủ đề cụ thể, mời các thành viên nhóm phù hợp và tìm kiếm tin nhắn nhanh chóng. Nó được thiết kế để giúp bạn bắt đầu nhanh chóng và sắp xếp các cuộc hội thoại của mình ngay từ ngày đầu tiên.
Với các tính năng lưu trữ các cuộc hội thoại cũ và cài đặt thông báo cập nhật, việc quản lý giao tiếp trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Với mẫu này, nhóm của bạn có thể:
- Giữ tất cả tin nhắn được tổ chức gọn gàng tại một nơi duy nhất
- Ưu tiên các cuộc hội thoại quan trọng nhất
- Đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn quan trọng nào
- Cộng tác hiệu quả hơn mà không cần trò chuyện lộn xộn
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các mẫu kế hoạch truyền thông có thể giúp bạn vạch ra các mục tiêu truyền thông nội bộ và bên ngoài rõ ràng, giúp quá trình hợp tác diễn ra suôn sẻ hơn.
Gửi tin nhắn như một chuyên gia với ClickUp
Cách chúng ta kết nối với nhau là yếu tố quan trọng để khuyến khích môi trường làm việc tích cực và tăng cường sự gắn bó của nhân viên. Một nghiên cứu gần đây cho thấy chỉ 9% nhân viên tin rằng giao tiếp tại nơi làm việc của họ là chính xác, cởi mở và kịp thời. Nhưng điều này không nhất thiết phải là thực tế của bạn.
Bằng cách sử dụng tích hợp Slack của ClickUp, bạn có thể thu hẹp khoảng cách giao tiếp và đảm bảo rằng nhóm của bạn nhận được các cập nhật kịp thời và phù hợp. Giao tiếp trở nên minh bạch hơn, và nhóm của bạn có thể tập trung đóng góp hết sức mình cho mọi dự án.
Điều tuyệt vời nhất là gì? Với ClickUp, mọi thứ bạn cần cho công việc — tin nhắn, nhiệm vụ, chế độ xem, bảng điều khiển và hơn thế nữa — đều được hợp nhất ở một nơi. Các cuộc hội thoại thời gian thực, khả năng chuyển đổi tin nhắn trực tiếp thành nhiệm vụ chi tiết và các tùy chọn để trực quan hóa các cuộc thảo luận của nền tảng này khiến nó trở thành một công cụ quản lý dự án toàn diện.
Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay và tận dụng mức độ hiệu quả mới!