Trong thời đại mà chúng ta liên tục bị quá tải bởi thông tin, việc cung cấp một phiên bản ngắn gọn, dễ hiểu của cùng một thông tin có thể là một bước đột phá cho người dùng.
Vậy, cần phải làm gì để thu hẹp khoảng cách thông tin trong tổ chức một cách hiệu quả? Việc học tập, đào tạo và thông tin có thể được truyền đạt thành công giữa các nhóm và các hàm không?
Hướng dẫn tham khảo nhanh rất hữu ích trong trường hợp này. Chúng đóng vai trò như những gói thông tin dễ hiểu, có thể tra cứu nhanh chóng mọi lúc mọi nơi.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá các hướng dẫn tham khảo, ý nghĩa của chúng và cách bạn có thể dễ dàng tạo một hướng dẫn cho nhóm của mình. Hãy bắt đầu. 👷
Hướng dẫn tham khảo là gì?
Hướng dẫn tham khảo là tài liệu cung cấp cho người dùng cuối một bộ hướng dẫn hoặc thông tin tóm tắt về sản phẩm của bạn.
Mục tiêu của tài liệu này, không giống như hướng dẫn sử dụng, là giúp tìm kiếm thông tin và giải quyết các truy vấn một cách nhanh nhất có thể.
Ngắn gọn và dễ hiểu, nó giúp người đọc dễ dàng tiếp cận thông tin quan trọng.
Hướng dẫn tham khảo thường chứa các hướng dẫn từng bước dễ hiểu để người dùng thực hiện một công việc nhất định. Do tính ngắn gọn, chúng đóng vai trò quan trọng trong việc đẩy nhanh quá trình áp dụng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Ví dụ: hướng dẫn cài đặt sản phẩm đi kèm với một thiết bị mới mua. Không giống như các hướng dẫn chi tiết, các hướng dẫn này tập trung vào việc chia sẻ thông tin chính xác, dễ hiểu và dễ thực hiện.
📖 Xem thêm: 10 Phần mềm hợp tác tài liệu tốt nhất
Các thành phần của một hướng dẫn tham khảo là gì?
Hướng dẫn tham khảo nhanh được chia theo mục đích nhưng được kết nối bởi một mục tiêu chung là giúp việc học (hoặc đào tạo) trở nên tự nhiên và dễ dàng.
Cho dù bạn đang xây dựng hướng dẫn từng bước hay hướng dẫn tổng quan về sản phẩm/quy trình, đây là một số yếu tố cần thiết để hướng dẫn trở nên nhanh chóng, dễ sử dụng và hiệu quả. 👇
1. Tiêu đề
Trong khi giữ cho hướng dẫn tham khảo đơn giản, hãy đảm bảo tiêu đề của hướng dẫn trả lời được ai là đối tượng của hướng dẫn và nó giải quyết vấn đề gì chỉ trong một cái nhìn. Điều này giúp người dùng cuối tìm thấy hướng dẫn phù hợp nhanh hơn khi cố gắng giải quyết một truy vấn. Nó cho phép họ điều hướng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn một cách tự tin, tăng chỉ số hài lòng của khách hàng nói chung.
2. Nội dung
Khi viết hướng dẫn tham khảo, luôn giữ cho nội dung gọn gàng. Loại bỏ thuật ngữ chuyên ngành, ngôn ngữ phức tạp và các đoạn văn dài dòng. Như vậy, người đọc có thể nhanh chóng nắm bắt được nội dung chính. Càng nhanh chóng giải quyết vấn đề, họ càng sớm quay lại sử dụng dịch vụ của bạn.
3. Hình ảnh
Bộ não con người có thể lưu giữ và xử lý hình ảnh với tốc độ ấn tượng là 13 mili giây. Do đó, việc kết hợp các yếu tố như ảnh chụp màn hình, biểu tượng và hình ảnh giao diện người dùng vào hướng dẫn của bạn để làm cho nó trở nên hấp dẫn hơn là điều không cần phải suy nghĩ. Bên cạnh đó, hướng dẫn sử dụng sản phẩm và video hướng dẫn sẽ hấp dẫn hơn nhiều với các yếu tố hình ảnh.
4. Định dạng
Mục đích của hướng dẫn tham khảo nhanh sẽ quyết định định dạng phù hợp nhất cho nó.
Ví dụ: một tài liệu hướng dẫn quy trình đơn lẻ có thể yêu cầu cấu trúc đơn giản. Mặt khác, việc tạo hướng dẫn thực hành sẽ bao gồm nhiều phần.
5. Tính ngắn gọn
Một hướng dẫn tham khảo hiệu quả hầu như luôn có thể đọc lướt qua và chỉ dài tối đa hai trang. Thực hành viết ngắn gọn là một bài tập tuyệt vời để đơn giản hóa thông tin về sản phẩm hoặc quy trình của bạn. Điều này giúp thông tin dễ tiếp cận ngay cả với những người không có kiến thức kỹ thuật.
👀 Bonus: Học cách viết các thông số kỹ thuật một cách dễ hiểu cho mọi người.
Tại sao hướng dẫn tham khảo lại quan trọng?
Hướng dẫn tham khảo phải có giá trị, tức là dễ hiểu, đồng thời dự đoán và trả lời các truy vấn mà người dùng cuối có thể có.
Tất cả đều phụ thuộc vào độ chính xác và tính dễ sử dụng của hướng dẫn tham khảo nhanh của bạn.
Nhưng trước khi tìm hiểu cách hướng dẫn tham khảo nhanh có thể xây dựng lòng trung thành của khách hàng hoặc tăng sự hài lòng, hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao chúng lại quan trọng.
Hướng dẫn tham khảo nhanh rất linh hoạt vì có thể giải quyết các thách thức hoặc tình huống có mức độ phức tạp khác nhau. Trong các cơ sở giáo dục, hướng dẫn này có thể được giáo viên sử dụng để xác định và chuẩn hóa chương trình giảng dạy và kế hoạch bài học.
Các tổ chức dựa trên dịch vụ có thể tham khảo hướng dẫn thực hành tốt nhất để duy trì tính nhất quán trong việc cung cấp dịch vụ và bảo vệ danh tiếng của mình. Đồng thời, các nhà lãnh đạo về trải nghiệm khách hàng có thể sử dụng tài liệu tham khảo để đẩy nhanh quá trình đào tạo cho nhân viên dịch vụ khách hàng.
Hướng dẫn tham khảo cũng bao gồm:
- Giúp người dùng làm quen với sản phẩm theo tốc độ của riêng họ, giảm thiểu xích mích
- Đơn giản hóa quá trình đào tạo bằng cách tài liệu hóa và đồng bộ hóa nhân viên và các bên liên quan, giúp giảm chi phí đào tạo
- Giúp người dùng tìm giải pháp nhanh hơn bằng cách cung cấp câu trả lời hữu ích
- Cải thiện tính toàn vẹn của thương hiệu bằng cách cài đặt và đảm bảo các tiêu chuẩn dịch vụ được tuân thủ
Cách tạo hướng dẫn tham khảo nhanh
Hướng dẫn tham khảo rất quan trọng để cung cấp hướng dẫn và phác thảo các nguyên tắc cơ bản quan trọng, chẳng hạn như văn hóa, quy trình hoặc khung tuân thủ. Cách thiết kế hướng dẫn tham khảo cũng quan trọng không kém. Hướng dẫn phải có cấu trúc phù hợp và dễ tiếp cận đối với đối tượng mục tiêu.
ClickUp đơn giản hóa quy trình này bằng cách cung cấp một nền tảng tất cả trong một để tổ chức, thiết kế và cung cấp hướng dẫn tham khảo nhanh của bạn một cách dễ dàng.
Thực hiện các bước sau để tạo hướng dẫn tham khảo hoàn hảo cho đối tượng của bạn.
Bước 1: Xác định đối tượng của bạn
Một hướng dẫn tham khảo tốt và hữu ích nhằm giải quyết các vấn đề của đối tượng mục tiêu và trả lời tất cả các truy vấn của họ, ngay cả trước khi họ đặt câu hỏi.
Điều này quyết định thông tin bạn chia sẻ và mức độ chia sẻ. Mức độ chi tiết của thông tin trong hướng dẫn dành cho nhóm bán hàng hoặc tìm kiếm khách hàng tiềm năng sẽ khác với thông tin trong hướng dẫn tổng quan về sản phẩm.
Xác định đối tượng mục tiêu bắt đầu bằng việc nhận diện các bên liên quan của hướng dẫn. Nếu bạn chưa có ý tưởng cụ thể, việc tìm hiểu xem ai sẽ bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi hướng dẫn là điều đáng cân nhắc. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách phân tích dữ liệu hiện có, phỏng vấn đồng nghiệp trong ngành/nơi làm việc và tiến hành nghiên cứu.
Trong quá trình xác định đối tượng mục tiêu, hãy cân nhắc sử dụng ClickUp Brain, một trợ lý AI được tích hợp sẵn trong nền tảng ClickUp. Công cụ này phân tích các dữ liệu quan trọng như xu hướng thị trường, đánh giá của khách hàng và hoạt động của đối thủ cạnh tranh.
Với các nhân vật đại diện cho đối tượng, ClickUp Brain xác định chính xác nhu cầu và thách thức cụ thể của các bên liên quan, cho phép bạn điều chỉnh nội dung một cách hiệu quả.
Bước 2: Xác định mục đích và phác thảo
Với đối tượng người dùng cuối cùng trong tâm trí, đã đến lúc xây dựng hướng dẫn tham khảo của bạn.
Một số câu hỏi bạn có thể cần trả lời trước khi bắt đầu việc cần làm:
- Thông tin nào cần ưu tiên?
- Bạn cần cài đặt bao nhiêu thông tin trước khi bắt đầu vào vấn đề chính?
- Có những nguyên tắc tốt nhất nào cần lưu ý khi phát triển một bản phác thảo?
Một phương pháp hay là tạo một khung để trả lời trước những truy vấn lớn nhất của khán giả. Thay vì bao quát một lượng thông tin rộng lớn, hãy tập trung vào một chủ đề, đề tài hoặc truy vấn
Khi xây dựng cấu trúc hướng dẫn, ClickUp Brain sẽ giúp bạn bằng cách đưa ra các đề xuất dựa trên AI về mục đích và dàn ý. Nó cung cấp các đề xuất về các chủ đề quan trọng và cách tổ chức nội dung tốt nhất để đảm bảo tính rõ ràng và tập trung.
Bước 3: Định dạng nội dung để dễ đọc
Nội dung của bạn phải phù hợp với đối tượng của bạn. Điều này có nghĩa là trừ khi bạn đang hướng đến đối tượng có kiến thức kỹ thuật, hãy tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành trong hướng dẫn tham khảo của bạn.
Nhưng không chỉ dừng lại ở ngôn ngữ—hướng dẫn tham khảo của bạn cần phải dễ đọc lướt qua và, chắc chắn, có giá trị riêng biệt.
Nếu hướng dẫn của bạn không mạch lạc mà không tham khảo các tài liệu khác, thì nó không có giá trị.
Dưới đây là những việc bạn cần làm để đảm bảo nội dung trong tài liệu hướng dẫn của bạn hữu ích và dễ hiểu:
- Loại bỏ sự mơ hồ: Đừng giới thiệu một chủ đề hoặc quy trình nếu nó không liên quan đến nội dung hiện có của bạn
- Đơn giản hóa: Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và phổ biến. Khi mô tả quy trình, hãy mô tả thay vì sử dụng thuật ngữ kỹ thuật
- Định dạng để rõ ràng: Các đoạn văn dài và dày có thể gây khó hiểu. Chia câu thành các đoạn nhỏ hơn và các ý chính thành các điểm, nếu có thể. Chọn phông chữ dễ đọc và dễ nhìn
- Luôn cập nhật: Xác minh thông tin là một phần thiết yếu của quá trình này, đặc biệt nếu bạn đang xây dựng hướng dẫn tham khảo về các quy trình có xu hướng thay đổi
Việc tạo hướng dẫn tham khảo không phải lúc nào cũng nhanh chóng, đặc biệt nếu chúng bao gồm chi tiết về quy trình hoặc sản phẩm cần sự đồng ý của các bên liên quan khác nhau.
Trong những trường hợp như vậy, việc lựa chọn một nền tảng cho phép bạn tự do tùy chỉnh và cộng tác đồng thời bảo mật quyền truy cập tài liệu là điều không thể thỏa hiệp. ClickUp Docs có thể giúp bạn thực hiện điều này.
Tài liệu ClickUp
Điều gì khiến nó trở thành lựa chọn rõ ràng? Với Docs, bạn có thể:
- Định dạng tài liệu theo sở thích của bạn — từ các tùy chọn kiểu dáng và trang lồng nhau đến nhúng dấu trang và bảng
- Tìm kiếm, sắp xếp và lọc qua Trung tâm tài liệu ClickUp để tìm bất kỳ tài liệu nào bạn cần, tránh công việc cuộn màn hình vô tận tốn thời gian
- Bạn có thể chỉnh sửa cùng nhóm của mình trong thời gian thực, chuyển đổi văn bản thành công việc và nhiều hơn nữa
📖 Xem thêm: Cách sử dụng AI cho tài liệu (Ví dụ và gợi ý)
Bước 4: Làm cho hướng dẫn của bạn trở nên hấp dẫn
Với cấu trúc và nội dung đã sẵn sàng, hướng dẫn của bạn chỉ còn thiếu một chút sự tinh tế. Tại sao?
Mọi người có xu hướng phản ứng và ghi nhớ các kích thích thị giác nhanh hơn. Do đó, hướng dẫn/quy trình từng bước để xử lý các cuộc gọi khó khăn của khách hàng hoặc sử dụng công cụ quản lý công việc hoặc CRM sẽ trở nên hiệu quả hơn với các 'kích thích' phù hợp.
Các yếu tố như video, GIF và giới thiệu sản phẩm giúp việc học tập trở nên thú vị ngay cả với những quy trình hoặc thông tin nhàm chán nhất.
ClickUp Clips cho phép bạn chụp, ghi lại và chia sẻ các bản ghi màn hình ngay lập tức với tùy chọn tích hợp lồng tiếng.
Nó được tích hợp liền mạch trên giao diện ClickUp, cho phép ghi lại màn hình nhanh chóng và thuận tiện khi bạn cần trình diễn các quy trình hoặc tính năng. Bạn có thể chia sẻ nội dung của mình một cách dễ dàng, chọn giữa các tùy chọn chia sẻ công khai hoặc riêng tư và tải xuống.
Nếu bạn muốn tạo video đào tạo để bổ sung cho hướng dẫn tham khảo của mình, việc kết hợp Clips có thể làm phong phú thêm trải nghiệm học tập một cách đáng kể.
Ngoài ra, ClickUp Brain cho phép bạn ghi chép Clips khi đang di chuyển, giúp tăng cường khả năng truy cập của hướng dẫn tham khảo. Tất cả các bản ghi âm đều được lưu trữ và dễ dàng tìm thấy thông qua ClickUp Clips Hub, đảm bảo khán giả của bạn có thể tìm thấy thông tin họ cần.
Để bắt đầu với hướng dẫn tham khảo của bạn, hãy tìm kiếm trong kho lưu trữ các mẫu của ClickUp, như mẫu này. 👇
Mẫu giới thiệu sản phẩm ClickUp
Mẫu tóm tắt sản phẩm ClickUp là câu trả lời cho mọi câu hỏi của các nhà quản lý sản phẩm. Khi thành công của một sản phẩm phụ thuộc vào các nhóm đa chức năng ở các giai đoạn phát triển khác nhau, sự đồng thuận là rất quan trọng.
Mẫu này cho phép các nhà quản lý sản phẩm điều chỉnh mọi nhóm bằng cách đặt mục tiêu, tiêu chí thành công, kế hoạch phát hành và thông số kỹ thuật chức năng trong một tài liệu dễ truy cập. Cho dù sản phẩm được xây dựng từ đầu hay được tái tạo, các nhà quản lý sản phẩm sẽ khám phá một nền tảng để tóm tắt, theo dõi và quản lý các dự án một cách hiệu quả.
ClickUp cung cấp rất nhiều tính năng trong một nơi, chẳng hạn như quản lý dự án, tùy chọn động não, quản lý công việc, lập kế hoạch dự án, quản lý tài liệu, v.v. Nó chắc chắn đã làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng hơn vì dễ sử dụng, giao diện người dùng được thiết kế tốt và việc hợp tác trong nhóm cũng như với các nhóm khác trở nên dễ dàng hơn. Chúng tôi có thể quản lý công việc tốt hơn, theo dõi và báo cáo công việc dễ dàng, và dựa trên các cuộc họp hàng ngày về tiến độ, việc lập kế hoạch cho tương lai trở nên dễ dàng.
ClickUp cung cấp rất nhiều tính năng trong một nơi, chẳng hạn như quản lý dự án, tùy chọn động não, quản lý công việc, lập kế hoạch dự án, quản lý tài liệu, v.v. Nó chắc chắn đã làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng hơn vì dễ sử dụng, giao diện người dùng được thiết kế tốt và việc hợp tác trong nhóm cũng như với các nhóm khác trở nên dễ dàng hơn. Chúng tôi có thể quản lý công việc tốt hơn, theo dõi và báo cáo công việc dễ dàng, và dựa trên tiến độ hàng ngày, việc lập kế hoạch cho tương lai trở nên dễ dàng.
Các phương pháp tốt nhất để tạo hướng dẫn tham khảo nhanh
Hướng dẫn tham khảo nhanh cần phải chính xác và nhanh chóng. Tùy thuộc vào hướng dẫn bạn tạo, điều này có thể có nghĩa là phân tích các quy trình phức tạp hoặc tránh sử dụng thuật ngữ kỹ thuật.
Dưới đây là một số phương pháp tốt nhất đã được kiểm chứng và xác minh để áp dụng khi tạo hướng dẫn tham khảo nhanh đầu tiên (hoặc tiếp theo) của bạn. 🗒️
1. Hiểu rõ đối tượng mục tiêu và nhu cầu của họ
Hướng dẫn tham khảo tốt nhất sẽ trở thành điểm kiểm tra cuối cùng khi khán giả của bạn muốn hiểu và tìm hiểu sản phẩm của bạn. Điều đó chỉ yêu cầu bạn dự đoán trước mọi truy vấn mà họ có thể có.
Xem lại các diễn đàn trực tuyến, khảo sát hoặc thậm chí tham khảo ý kiến của các nhóm thường xuyên tương tác với khách hàng của bạn có thể mang lại nhiều thông tin quý giá, đặc biệt là về những rào cản mà họ gặp phải khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Điều này giúp bạn tạo danh sách kiểm tra và tạo khung sườn cho hướng dẫn tham khảo nhanh của mình.
2. Tối ưu hóa định dạng hướng dẫn để dễ đọc và dễ truy cập
Một yếu tố quan trọng cần xem xét khi thiết kế hướng dẫn tham khảo là đặt người dùng lên hàng đầu. Sau tất cả, mục đích của hướng dẫn là giảm thời gian làm quen với sản phẩm của người dùng một cách đáng kể.
Điều này có thể có nghĩa là bạn phải loại bỏ bản giới thiệu sản phẩm được trình bày gọn gàng và chỉ tập trung vào những điều cần thiết, như tên tính năng. Hãy trả lời câu hỏi của người dùng trước tiên và giao tiếp bằng ngôn ngữ mà họ hiểu.
Hãy bỏ những thuật ngữ khó hiểu và áp dụng các phương pháp định dạng tốt hơn bằng cách sử dụng các câu ngắn gọn, súc tích và các dấu đầu dòng khi cần thiết. Thêm hình ảnh để thu hút người đọc hơn. Khả năng tiếp cận thông tin là chìa khóa.
3. Chỉ bao gồm thông tin liên quan
Khi phạm vi và độ sâu của một sản phẩm rộng lớn, rất dễ mất dấu những thông tin liên quan.
Khi xây dựng hướng dẫn tham khảo sản phẩm, hãy tập trung vào một khía cạnh tại một thời điểm để đảm bảo đối tượng của bạn có mọi thông tin cần thiết để tự mình tìm hiểu sản phẩm. Điều này có nghĩa là không đưa thông tin về các chức năng khác hoặc liên quan vào hướng dẫn.
4. Điều chỉnh nội dung của bạn một cách nhất quán
Hướng dẫn tham khảo phải luôn năng động như sản phẩm hoặc quy trình của bạn. Tuy nhiên, đây không phải là lý do duy nhất bạn cần kiểm tra và sửa đổi chúng theo thời gian.
Một phương pháp hay để áp dụng với các hướng dẫn này là kiểm tra mục đích của chúng đối với đối tượng của bạn. Hướng dẫn tham khảo cần được cập nhật bất cứ khi nào cần thiết để phản ánh những thay đổi của sản phẩm, mối quan tâm và kỳ vọng của người dùng, cũng như những hiểu biết về tính khả dụng của sản phẩm
Các loại hướng dẫn tham khảo nhanh là gì?
Rõ ràng là hiểu nhu cầu của đối tượng là cơ sở để tạo hướng dẫn phù hợp cho họ. Chế độ xem tổng quan về chủ đề bạn tập trung vào không thể phục vụ các truy vấn cụ thể hơn về chủ đề đó.
Dưới đây là một giới thiệu ngắn gọn về thế giới của các hướng dẫn tham khảo nhanh để bạn có thể đưa ra quyết định thông minh. ✅
Hướng dẫn bắt đầu nhanh
Các hướng dẫn này đơn giản và dễ hiểu, nhằm giúp người dùng của bạn bắt đầu công việc một cách thuận lợi. Hướng dẫn rõ ràng và hình ảnh minh họa dễ hiểu có thể giúp hướng dẫn 'giới thiệu' trở nên hoàn hảo.
📌 Ví dụ: Hướng dẫn cài đặt bao gồm cài đặt và gỡ cài đặt phần mềm.
Hướng dẫn tổng quan về sản phẩm
Đây là công cụ hoàn hảo để giúp người dùng mới tìm hiểu rộng rãi về các tính năng của sản phẩm. Trong khi nêu bật các tính năng cốt lõi, hướng dẫn này cung cấp nền tảng hoàn hảo để xác lập giá trị mà sản phẩm mang lại.
Hướng dẫn tổng quan về sản phẩm là lựa chọn lý tưởng trong các tình huống khi khách hàng đang tìm hiểu về sản phẩm hoặc nhóm tiếp thị sản phẩm đang chuẩn bị bản giới thiệu cho khách hàng tiềm năng.
📌 Ví dụ: Một danh mục bao gồm các sản phẩm của EdTech, như bộ công cụ mã hóa.
👀 Phần thưởng: Khám phá các mẫu tài liệu kỹ thuật để đơn giản hóa quá trình viết của bạn với định dạng có cấu trúc giúp bạn nắm bắt thông tin cần thiết.
Hướng dẫn công việc
Hướng dẫn công việc hoặc hướng dẫn sử dụng là một cách thú vị để khám phá các tính năng cụ thể của một sản phẩm. Chúng cung cấp hướng dẫn ngắn gọn và rõ ràng để hoàn thành các công việc cụ thể bằng cách trình bày các quy trình làm việc cụ thể.
📌 Ví dụ: Hướng dẫn tự làm được chia sẻ bởi các cửa hàng tiêu dùng trực tuyến như cửa hàng bán đồ nội thất.
Hướng dẫn cập nhật sản phẩm
Ở cấp độ chức năng, các hướng dẫn này ghi lại các bản cập nhật và ý nghĩa của chúng đối với người dùng cuối. Mặt khác, bạn có thể tối ưu hóa chúng để thể hiện sự tận tâm của tổ chức trong việc nâng cao trải nghiệm của khách hàng với sản phẩm.
📌 Ví dụ: Hướng dẫn cách điều hướng các cập nhật chức năng được thực hiện trên phần mềm hoặc nền tảng.
Hướng dẫn hoặc hướng dẫn từng bước
Các hướng dẫn này giống như hướng dẫn từng bước cho người dùng của bạn trong bất kỳ quy trình nào. Với các hướng dẫn tuần tự, hướng dẫn cách thực hiện đơn giản hóa công việc bằng cách sử dụng thông tin chi tiết cho từng bước.
Các công cụ hỗ trợ trực quan như ảnh chụp màn hình được sử dụng để thể hiện quy trình làm việc toàn diện một cách dễ hiểu.
📌 Ví dụ: Các quy trình phức tạp như khởi động lại máy chủ hoặc phản hồi lỗi mạng.
Hướng dẫn onboarding
Giống như các quy trình, con người cũng dựa vào cấu trúc và khuôn khổ để định hướng trong thế giới xung quanh. Hướng dẫn giới thiệu là một công cụ tuyệt vời để giúp các thành viên mới làm quen với hệ thống, văn hóa và thực tiễn của tổ chức
📌 Ví dụ: Quy trình giới thiệu nhân viên mới tại các công ty.
📖 Đọc thêm: Cách tạo mẫu tài liệu hiệu quả
Ví dụ về hướng dẫn tham khảo nhanh
Lựa chọn mẫu phù hợp là điều cần thiết khi tạo hướng dẫn tham khảo. Sau khi hoàn thiện định dạng, quá trình phát triển hướng dẫn sẽ trở nên đơn giản hơn đáng kể.
ClickUp cung cấp nhiều mẫu khác nhau mà bạn có thể sử dụng làm ví dụ để tạo hướng dẫn tham khảo nhanh.
Ví dụ: ClickUp Quick Start: Project Management Template cung cấp cho các tổ chức một mẫu hướng dẫn tham khảo để quản lý lộ trình sản phẩm. Ngoài ra, ClickUp Brand Guidelines Template cung cấp cho các nhóm tiếp thị một tài nguyên sẵn sàng sử dụng để biên soạn các hướng dẫn toàn diện về thương hiệu.
Dễ dàng điều hướng và tùy chỉnh, đây là các ví dụ mẫu khác mà bạn có thể khám phá:
Mẫu hướng dẫn viết ClickUp
Giọng điệu và cách diễn đạt mạnh mẽ là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ thương hiệu nào. Mẫu hướng dẫn viết ClickUp giúp các thương hiệu duy trì bản sắc nhất quán và chính xác trên tất cả các điểm tiếp xúc truyền thông. Điều này bao gồm các bài đăng trên blog, bài viết, cập nhật trên mạng xã hội và tài liệu kỹ thuật.
Đảm bảo rằng mọi nội dung đều phản ánh giá trị và thông điệp của thương hiệu sẽ tạo ra trải nghiệm gắn kết cho khán giả của bạn. Sử dụng trạng thái và trường tùy chỉnh trong mẫu cho phép bạn quản lý và theo dõi các dự án viết ở mọi giai đoạn một cách hiệu quả. Với sự tích hợp của AI, tự động hóa và hơn thế nữa, việc hợp tác dự án trở nên dễ dàng.
Mẫu tài liệu sản phẩm ClickUp
Mẫu Tài liệu Sản phẩm ClickUp đảm bảo mọi dự án phát triển sản phẩm luôn được tiến hành suôn sẻ. Mẫu này cung cấp một nền tảng tập trung để xác định kế hoạch dự án, đặt ngân sách và theo dõi lộ trình, từ đó giúp sản phẩm đạt được thành công.
Các nhóm liên quan có thể sử dụng nó để theo dõi tiến độ, truy cập các tài liệu liên quan và theo kịp dòng thời gian và ngân sách. Ngoài việc cung cấp một nền tảng cho tài liệu dự án, mẫu này cho phép các nhóm sản phẩm loại bỏ khả năng xảy ra hiểu lầm, thông tin hoặc dữ liệu không chính xác, và các trở ngại trong dự án — cả những trở ngại có thể thấy trước và không thể thấy trước.
Tạo Hướng dẫn tham khảo nhanh chóng chỉ với một cú nhấp chuột bằng ClickUp
Hướng dẫn tham khảo nhanh là chìa khóa để đơn giản hóa quá trình học tập đồng thời giảm chi phí.
Không giống như các hướng dẫn dài dòng, chúng được thiết kế để dễ dàng cập nhật, đảm bảo nhóm của bạn luôn có quyền truy cập vào thông tin mới nhất mà không cần phải sửa đổi các tài liệu dài dòng hoặc tổ chức các buổi hội thảo tốn thời gian.
Các công cụ như ClickUp mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tạo/lập nội dung được tối ưu hóa. Ngoài ra, các mẫu của nó cung cấp nền tảng vững chắc cho hướng dẫn của bạn, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
Bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay!