Lợi ích của một tài liệu yêu cầu kỹ thuật là quá quan trọng để bỏ qua. Các kỹ sư phần mềm thông minh luôn bắt đầu với một tài liệu yêu cầu kỹ thuật hoặc bảng yêu cầu kỹ thuật.
Hãy xem tài liệu này như một bản đồ hướng dẫn cho việc phát triển sản phẩm của bạn – nó giúp mọi người duy trì hướng đi đúng đắn và tránh lãng phí thời gian cũng như hiểu lầm giữa các nhóm và các bên liên quan.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về nội dung của một tài liệu yêu cầu kỹ thuật, lý do tại sao các dự án nên sử dụng nó, và cách viết tài liệu yêu cầu kỹ thuật bằng công cụ tài liệu kỹ thuật của ClickUp.
⏰TL;DR: Tài liệu Yêu cầu Kỹ thuật
1. Tài liệu yêu cầu kỹ thuật trong phát triển phần mềm là gì?Tài liệu yêu cầu kỹ thuật mô tả chức năng của sản phẩm và cách nhóm sẽ triển khai nó, bao gồm các yêu cầu, kiến trúc, công cụ, rủi ro và quy trình triển khai.
2. Tại sao tài liệu yêu cầu kỹ thuật lại quan trọng đối với các dự án?Nó giúp thống nhất các bên liên quan, làm rõ phạm vi, giảm thiểu hiểu lầm, cải thiện ước tính và giúp các nhóm tránh những sai lầm tốn kém.
3. Một tài liệu yêu cầu kỹ thuật nên bao gồm những gì?Các phần chính thường bao gồm phạm vi, kiến trúc hệ thống, yêu cầu chức năng và không chức năng, tích hợp, bảo mật, kiểm thử và kế hoạch triển khai.
4. Sự khác biệt giữa tài liệu yêu cầu kỹ thuật và tài liệu yêu cầu chức năng là gì?Tài liệu yêu cầu chức năng mô tả trải nghiệm mà người dùng nên có; tài liệu yêu cầu kỹ thuật mô tả cách các kỹ sư sẽ thiết kế và xây dựng hệ thống.
5. Làm thế nào để các nhóm có thể viết và quản lý tài liệu kỹ thuật một cách hiệu quả?Sử dụng tài liệu hợp tác, mẫu, sơ đồ trực quan, công việc đang được theo dõi và kiểm soát phiên bản để đảm bảo thông tin chính xác và có thể thực hiện được.
Tài liệu yêu cầu kỹ thuật là gì và tại sao nó lại quan trọng?
Một tài liệu yêu cầu kỹ thuật mô tả những gì sản phẩm sẽ làm và cách nhóm phát triển sẽ thực hiện việc đó. Nói một cách đơn giản, đó là một bản mô tả chi tiết về quy trình phát triển sản phẩm.
Các tài liệu này, thường được gọi là 'tech specs', là hướng dẫn chi tiết đảm bảo tất cả các bên liên quan đều thống nhất về các khía cạnh kỹ thuật của dự án. Chúng mô tả các yêu cầu kỹ thuật, mục tiêu, thiết kế và chi tiết triển khai cần thiết để đưa dự án phần mềm vào thực tế.
Một tài liệu yêu cầu kỹ thuật mạnh mẽ thường bắt đầu bằng một phiên brainstorming hợp tác.
Các nhóm, bao gồm các nhà phát triển, nhà thiết kế và chuyên gia, hợp tác để chia sẻ ý tưởng, giải quyết thách thức và hiểu rõ các chi tiết kỹ thuật của dự án. Quá trình này giúp hoàn thiện và định hình tài liệu, đảm bảo nó chi tiết và có kế hoạch kỹ lưỡng.
Một tài liệu yêu cầu kỹ thuật chứa đựng thông tin quan trọng có thể quyết định thành công hay thất bại của dự án. Dưới đây là những lợi ích mà nó mang lại cho bạn:
- Cung cấp sự rõ ràng về tầm nhìn: Một tài liệu yêu cầu kỹ thuật biến các ý tưởng dự án trừu tượng thành một bản thiết kế rõ ràng, xác định mục tiêu và các bước phát triển. Nó giảm bớt sự nhầm lẫn, giúp quản lý thời hạn và ưu tiên, đồng thời giữ cho các nhà phát triển tập trung vào các công việc quan trọng.
- Giảm thiểu rủi ro: Tài liệu này giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề và rủi ro, cho phép đưa ra các giải pháp chủ động để ngăn chặn các vấn đề tốn kém. Nó cũng giải quyết các vấn đề về bảo mật và quyền riêng tư, bảo vệ dữ liệu người dùng và tránh các rủi ro pháp lý.
- Cải thiện giao tiếp và sự đồng bộ: Sự rõ ràng của tài liệu yêu cầu kỹ thuật giúp giảm thiểu sự hiểu lầm trong quá trình phát triển phần mềm. Bằng cách chuyển đổi các chi tiết kỹ thuật thành ngôn ngữ dễ hiểu, tài liệu này giúp tất cả các bên liên quan thống nhất về mục tiêu dự án, hỗ trợ các bên liên quan đánh giá tính khả thi của dự án và thiết lập các hướng dẫn rõ ràng cho nhóm phát triển.
- Giúp đơn giản hóa việc lập kế hoạch và ước tính, đồng thời giải quyết các câu hỏi còn mở: Bản mô tả kỹ thuật giúp bạn xác định các yếu tố không chắc chắn và tác động tiềm ẩn đối với lộ trình dự án, từ đó đưa ra các giải pháp trong quá trình phát triển. Tài liệu chi tiết này cũng hỗ trợ ước tính chính xác về nguồn lực, thời gian và chi phí.
Hiểu về Thông số kỹ thuật
Trước khi viết tài liệu yêu cầu kỹ thuật, bạn cần hiểu rõ các chi tiết của ý tưởng.
Các thành phần của tài liệu yêu cầu kỹ thuật
Một tài liệu yêu cầu kỹ thuật thường bao gồm các thành phần sau:
- Phần đầu tài liệu: Bao gồm trang bìa với tiêu đề tài liệu, tác giả (các tác giả), các bên liên quan, ngày tạo/lập, số phiên bản và mục lục (TOC).
- Giới thiệu: Cung cấp tổng quan, mục tiêu, phạm vi và các giả định.
- Chi tiết kỹ thuật: Tạo thành phần chính của tài liệu, bao gồm yêu cầu, thiết kế, luồng dữ liệu, v.v.
- Kế hoạch triển khai: Nêu rõ dòng thời gian, cột mốc quan trọng, nguồn lực và chiến lược giảm thiểu rủi ro.
- Phần kết: Kết luận của tài liệu
Thông số kỹ thuật so với thông số chức năng
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa tài liệu yêu cầu kỹ thuật và tài liệu yêu cầu chức năng, vì vậy việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại tài liệu này là rất quan trọng.
Một tài liệu yêu cầu chức năng tập trung vào những gì phần mềm sẽ làm từ góc độ người dùng. Nó mô tả các tính năng và hành vi mà bạn mong đợi. Nó giống như một bản đồ chỉ dẫn những gì phần mềm phải thực hiện để đáp ứng nhu cầu của người dùng.
Mặt khác, tài liệu yêu cầu kỹ thuật tập trung vào cách phần mềm sẽ được phát triển và những gì cần thiết để nó hoạt động. Nó bao gồm các chi tiết như phần cứng và phần mềm cần thiết, cách dữ liệu sẽ được tổ chức, và ngôn ngữ lập trình nào sẽ được sử dụng để phát triển phần mềm.
Vì vậy, trong khi tài liệu yêu cầu chức năng tập trung vào điều gì phần mềm cần đạt được cho người dùng, tài liệu yêu cầu kỹ thuật tập trung vào cách thức nó sẽ được xây dựng và lắp ráp.
Sử dụng sơ đồ luồng trong tài liệu yêu cầu kỹ thuật
Một tài liệu kỹ thuật thường chứa nhiều thông tin văn bản, điều này có thể gây nhầm lẫn (và nhàm chán).
Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này? Hình dung! Sơ đồ luồng là công cụ vô giá để thể hiện trực quan các quy trình phức tạp, luồng công việc hoặc kiến trúc hệ thống.
Sơ đồ luồng giúp việc truyền đạt và hiểu thông tin trở nên dễ dàng hơn bằng cách:
- Mô tả kiến trúc hệ thống và cách các thành phần tương tác với nhau
- Mô tả luồng dữ liệu và quy trình
- Làm rõ logic quyết định và các đường dẫn điều kiện
- Trình bày các thuật toán hoặc chuỗi phức tạp một cách trực quan
- Giúp các bên liên quan dễ dàng hiểu và hợp tác hơn.
Chuẩn bị cho việc tạo/lập tài liệu yêu cầu kỹ thuật
Trước khi bắt đầu viết mẫu tài liệu kỹ thuật hoặc tài liệu kỹ thuật của riêng bạn, có một số yếu tố bạn cần xem xét để đảm bảo nó đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn và yêu cầu kỹ thuật cần thiết. Các yếu tố này bao gồm:
- Phạm vi và mục tiêu dự án: Để tạo ra một tài liệu kỹ thuật mạnh mẽ, trước tiên hãy hiểu rõ phạm vi và mục tiêu tổng thể của dự án. Xác định rõ ràng những gì hệ thống hoặc sản phẩm cần đạt được và bao phủ. Hiểu biết này sẽ giúp bạn phác thảo tài liệu kỹ thuật dựa trên nhu cầu của dự án.
- Các bên liên quan: Bao gồm các nhà phát triển, nhà thiết kế trải nghiệm người dùng (UX) và quản lý sản phẩm để thu thập yêu cầu và kỳ vọng của họ. Sự hợp tác này đảm bảo rằng nhu cầu của mọi người được xem xét và tài liệu được điều chỉnh cho phù hợp. Thu thập phản hồi, giải quyết các mối quan ngại và nhận sự phê duyệt từ các nhà quyết định chính trước khi hoàn thiện tài liệu.
- Nghiên cứu và thu thập thông tin: Thực hiện nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo độ chính xác cao nhất trước khi soạn thảo tài liệu yêu cầu kỹ thuật. Nghiên cứu các tiêu chuẩn ngành, phân tích thị trường, khám phá các giải pháp hiện có và nghiên cứu các công nghệ liên quan. Thu thập và phân tích tất cả các yêu cầu từ các bên liên quan (chức năng, phi chức năng và kỹ thuật) để đảm bảo rằng tài liệu yêu cầu kỹ thuật phản ánh chính xác tất cả các tính năng và hạn chế cần thiết.
- Đối tượng mục tiêu: Tùy chỉnh tài liệu sao cho phù hợp với nhu cầu của đối tượng đọc, có thể bao gồm các nhà phát triển, kỹ sư, quản lý dự án, kiểm thử viên hoặc các bên liên quan, mỗi nhóm có mức độ chuyên môn khác nhau. Điều chỉnh ngôn ngữ, mức độ chi tiết và cách tổ chức nội dung dựa trên đối tượng đọc.
- Hạn chế: Xác định các rào cản và giới hạn tiềm ẩn ảnh hưởng đến quá trình phát triển sản phẩm, chẳng hạn như ngân sách, thời gian, nguồn lực và các vấn đề kỹ thuật. Việc nắm rõ các hạn chế này giúp đặt ra các mục tiêu thực tế và khả thi. Ngoài ra, hãy xem xét các giới hạn kỹ thuật như hạn chế về phần cứng hoặc phần mềm có thể ảnh hưởng đến quá trình phát triển sản phẩm.
- Định dạng rõ ràng và có cấu trúc: Lập kế hoạch cho các phần và tiểu mục của tài liệu, sắp xếp chúng một cách logic với các tiêu đề lớn và tiểu tiêu đề để dễ dàng điều hướng và hiểu. Một cấu trúc và định dạng rõ ràng giúp tăng tính dễ đọc và đảm bảo rằng các thông số kỹ thuật được truyền đạt một cách hiệu quả.
Tất cả các yếu tố này giúp hiểu rõ về dự án, từ đó đảm bảo thành công cho dự án.
Khi mọi người đều nắm rõ mục tiêu, yêu cầu và phạm vi dự án, điều này giúp giảm thiểu rủi ro, cải thiện giao tiếp và tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên. Điều này giúp quản lý kỳ vọng và cung cấp sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Sự thành công của dự án của bạn cũng phụ thuộc vào chất lượng hợp tác của nhóm, có thể bao gồm các thành viên với vai trò và trách nhiệm cụ thể. Nhóm đó có thể bao gồm:
- Chuyên viên phân tích kinh doanh, những người thu thập và ghi chép yêu cầu, ưu tiên các công việc và kết nối nhu cầu kinh doanh với quá trình phát triển.
- Quản lý dự án, những người giám sát tiến độ và đảm bảo dự án đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan.
- Nhà phát triển, những người viết mã phần mềm
- Chuyên gia kiểm thử chất lượng, những người kiểm tra phần mềm để đảm bảo nó hoạt động tốt.
- Kỹ sư DevOps, những người chịu trách nhiệm triển khai và vận hành hệ thống bằng cách sử dụng tự động hóa và các công cụ.
Sự hợp tác này đảm bảo rằng các yêu cầu kỹ thuật của bạn được lập chi tiết, phù hợp với mục tiêu dự án và đáp ứng các yêu cầu cần thiết cho dự án phát triển phần mềm thành công.
Cách viết tài liệu yêu cầu kỹ thuật
Bạn đã sẵn sàng để viết tài liệu yêu cầu kỹ thuật chiến thắng của mình? Dưới đây là hướng dẫn từng bước để xây dựng tài liệu của bạn bằng phần mềm quản lý sản phẩm ClickUp và bộ công cụ viết kỹ thuật toàn diện của nó:
1. Xác định rõ phạm vi và yêu cầu
Bước đầu tiên là xác định phạm vi và yêu cầu của dự án. Phạm vi của bạn phải xác định rõ những gì được bao gồm (trong phạm vi) và những gì không được bao gồm (ngoài phạm vi) trong dự án.
Trong khi đó, các yêu cầu cần làm rõ bạn đang xây dựng gì và tại sao. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách trao đổi với các bên liên quan về quan điểm và kỳ vọng của họ, ghi chép mô tả tính năng từ góc độ người dùng, và ưu tiên các tính năng cốt lõi của sản phẩm.
2. Xây dựng cấu trúc tài liệu một cách logic
Sau khi đã xác định phạm vi và yêu cầu, hãy quyết định cách tổ chức tài liệu yêu cầu kỹ thuật của bạn. Bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để cài đặt nó.
Tạo các tài liệu có thể tùy chỉnh cao, cho phép bạn chia tài liệu kỹ thuật thành các trang con dựa trên các loại như đề xuất, quy chế và kế hoạch. Ngoài ra, bạn có thể thêm các phần, tiểu mục, bảng, liên kết và hình ảnh một cách dễ dàng chỉ với vài cú nhấp chuột.
Các phần chính thường bao gồm trang bìa, phần giới thiệu, tổng quan hệ thống, kiến trúc, yêu cầu (chức năng và phi chức năng), giao diện, mô hình dữ liệu, các yếu tố bảo mật, chiến lược kiểm thử, hướng dẫn triển khai và quy trình bảo trì.
Nếu bạn cần một khởi đầu thuận lợi cho việc tạo/lập tài liệu, bạn có thể duyệt qua thư viện khổng lồ các mẫu phát triển sản phẩm của ClickUp và tùy chỉnh chúng theo ý muốn.
Ví dụ, mẫu bìa báo cáo kỹ thuật ClickUp chính là điều bạn cần để tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời. Trang bìa bắt mắt của nó thiết lập tông màu tích cực cho tài liệu và cung cấp cái nhìn nhanh về nội dung bên trong.
Sử dụng nó để bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết và tổ chức chúng theo một định dạng trực quan hấp dẫn.
Quá mệt mỏi để thực hiện công việc tạo tài liệu thủ công? Hãy để ClickUp Brain giúp bạn tạo/lập tài liệu nhanh chóng.
Nó có thể tạo bản nháp từ ghi chú của bạn, đề xuất cải tiến và giữ mọi thứ luôn cập nhật. Bạn cũng có thể duyệt qua các menu thả xuống của nó, cung cấp gợi ý để hoàn thành câu, thay đổi màu sắc và điều chỉnh kiểu chữ.
Như vậy, người lãnh đạo nhóm phát triển của bạn có thể tập trung vào các công việc chiến lược và đảm bảo rằng bản phác thảo bao quát tất cả các khía cạnh cần thiết của dự án.
3. Tạo bản nháp ban đầu chi tiết
Đây là phần quan trọng nhất của toàn bộ tài liệu của bạn. Nó bao gồm các chi tiết chi tiết về thiết kế sản phẩm, yêu cầu cấp cao, thông số kỹ thuật và hướng dẫn giảm thiểu rủi ro. Và giống như bản phác thảo, bạn có thể tạo bản nháp này hoàn toàn bằng ClickUp Docs.
Hoặc tốt hơn nữa, hãy để ClickUp Brain làm việc đó cho bạn bằng công cụ ClickUp Technical Specifications Doc Generator. Công cụ này giúp các nhóm dễ dàng tạo ra các thông số kỹ thuật chi tiết cho các tính năng mới hoặc dự án.
Ghi chép yêu cầu, kiến trúc, luồng dữ liệu và API — nó lo liệu mọi thứ. Hãy cùng xem xét kỹ hơn các phần này.
Giới thiệu
Bắt đầu bản nháp thông số kỹ thuật của bạn bằng một phần giới thiệu rõ ràng về bối cảnh và nền tảng của dự án. Giải thích mục đích, phạm vi và mục tiêu của sản phẩm, đồng thời cung cấp tổng quan về các tính năng chính và đối tượng mục tiêu của nó.
Bạn có thể tạo một quy trình làm việc trực quan, từng bước một cho quy trình này bằng cách sử dụng ClickUp Bản đồ Tư duy. Nếu bạn bối rối giữa nhiều quy trình làm việc, hãy đặt chúng cạnh nhau và so sánh trên cùng một trang.
Nó cũng cho phép bạn tạo và giao công việc trực tiếp cho các thành viên trong nhóm, giúp mọi người luôn đồng bộ thông tin.
Kiến trúc hệ thống
Kiến trúc hệ thống đề cập đến bố cục của sản phẩm mà bạn có kế hoạch xây dựng, bao gồm các thành phần, phần tử và cách chúng hoạt động cùng nhau. Nó giúp nhóm nắm bắt được bức tranh tổng thể và hiểu cách mọi thứ kết nối với nhau.
Đây là phần bạn sẽ hình dung sản phẩm của mình thông qua các hình minh họa, biểu đồ và hình ảnh. Các sơ đồ được nhúng sẽ thể hiện các thành phần khác nhau của hệ thống và cách chúng hoạt động cùng nhau.
Kết hợp chúng với sơ đồ luồng dữ liệu để minh họa cách thông tin di chuyển qua hệ thống, nhấn mạnh điểm bắt đầu và điểm kết thúc của dữ liệu, điều này có thể giúp phát hiện các vấn đề tiềm ẩn hoặc điểm yếu.
Mục tiêu của phần này đơn giản là giúp mọi người hiểu và nắm bắt thiết kế của hệ thống.
Yêu cầu
Khi bắt đầu danh sách công việc và phân loại các yêu cầu phần mềm của hệ thống, bạn có thể chia chúng thành hai loại: yêu cầu chức năng và yêu cầu không chức năng.
Yêu cầu chức năng mô tả các công việc cụ thể mà sản phẩm cần thực hiện, chẳng hạn như nhập dữ liệu, các thao tác và quy trình kinh doanh tổng thể. Ví dụ, một yêu cầu chức năng của ứng dụng email là ‘Hệ thống phải cho phép người dùng gửi và nhận email. ’
Trong khi đó, yêu cầu phi chức năng tập trung vào cách hệ thống nên hoạt động thay vì các công việc cụ thể. Những yêu cầu này bao gồm các khía cạnh như tốc độ hoạt động, khả năng xử lý sự phát triển, mức độ bảo mật cần thiết, độ thân thiện với người dùng và khả năng tương tác với các hệ thống khác.
Một cách tuyệt vời để quản lý phần yêu cầu là chia nhỏ chúng thành các công việc nhỏ hơn, có thể theo dõi và giao cho các thành viên khác nhau trong nhóm bằng nhiệm vụ ClickUp.
Thêm các Trường Tùy chỉnh để tổ chức công việc hiệu quả hơn và xem chúng thông qua hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh. Ngoài ra, đừng lãng phí thời gian và nỗ lực cho các công việc lặp lại. Bạn có thể tự động hóa chúng thay vì làm thủ công.
Thông số kỹ thuật
Phần này mô tả cách hệ thống của bạn kết nối với các hệ thống, dịch vụ hoặc thành phần của bên thứ ba. Xác định định dạng dữ liệu, quy tắc trao đổi thông tin và các công cụ cần thiết để đảm bảo hoạt động trơn tru.
Ghi chú các chi tiết như:
- Các công cụ và công nghệ (tech stack) bạn sẽ sử dụng, chẳng hạn như ngôn ngữ lập trình, khung công tác và cơ sở dữ liệu.
- Thông tin về API bao gồm các điểm cuối (endpoints), động lực yêu cầu-phản hồi (request-response dynamics) và mã lỗi (error codes).
- Thiết kế giao diện người dùng, bao gồm bố cục màn hình, luồng điều hướng và các yếu tố tương tác (bạn có thể sử dụng bản vẽ giao diện người dùng hoặc bản phác thảo để hình dung chúng)
Hướng dẫn về bảo mật và giảm thiểu rủi ro
Không có gì trong thế giới kỹ thuật số là an toàn cho đến khi bạn tự bảo vệ nó. Điều này cũng áp dụng cho tài liệu thiết kế phần mềm kỹ thuật của bạn. Bạn cần bảo vệ nó và có các hướng dẫn giảm thiểu rủi ro sẵn sàng.
Bắt đầu bằng việc cài đặt một kế hoạch bảo mật vững chắc. Chọn các phương pháp xác minh danh tính người dùng, sử dụng mã hóa để bảo vệ dữ liệu và triển khai tường lửa cùng các biện pháp bảo vệ khác.
Tiếp theo, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn GDPR, PCI DSS và HIPAA. Đồng thời, ưu tiên bảo mật bằng cách quyết định cách thức và nơi lưu trữ dữ liệu người dùng, cài đặt quy tắc rõ ràng về quyền truy cập dữ liệu và cài đặt các quy trình chuyển giao dữ liệu an toàn.
4. Lập kế hoạch chiến lược kiểm thử chi tiết
Chỉ hiểu cách sản phẩm hoạt động là chưa đủ để đảm bảo nó sẽ hoạt động. Bạn cần có một kế hoạch kiểm thử chi tiết.
Kế hoạch này nên bao gồm các loại kiểm thử khác nhau cho các mô-đun khác nhau: kiểm thử đơn vị, kiểm thử tích hợp, kiểm thử hệ thống và kiểm thử chấp nhận. Quyết định việc cần làm để thực hiện các kiểm thử này, công cụ nào sẽ sử dụng và nơi thực hiện. Đặt ra các mục tiêu rõ ràng về thời điểm hệ thống được coi là chấp nhận được và thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng.
Một cách đơn giản để quản lý giai đoạn kiểm thử là chia kế hoạch kiểm thử thành các phần giải thích phương pháp tiếp cận, các trường hợp kiểm thử cụ thể và các tiêu chí đánh giá chất lượng.
Chuyển mỗi trường hợp thử nghiệm thành một công việc trong ClickUp để bạn có thể giao nhiệm vụ và theo dõi chúng một cách dễ dàng. Nếu muốn theo dõi tiến độ, hãy sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để xem và theo dõi dự án của bạn một cách trực quan. Điều này giúp bạn theo dõi quá trình thử nghiệm và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
5. Thêm hướng dẫn thực hiện
Khi sản phẩm của bạn đã được thử nghiệm và kiểm chứng, đã đến lúc tìm hiểu cách triển khai nó.
Ghi chép các hướng dẫn, công cụ và chỉ dẫn rõ ràng cho các thành viên trong nhóm để cài đặt và triển khai hệ thống. Xác định các ngôn ngữ lập trình, khung công tác và thư viện cần sử dụng, cùng với các tiêu chuẩn hoặc quy ước lập trình.
Cung cấp các bước chi tiết để triển khai hệ thống, quản lý cấu hình và cài đặt cơ sở hạ tầng và môi trường cần thiết.
Sắp xếp mọi thứ trong tài liệu của bạn và sử dụng hơn 1.000 tích hợp của ClickUp để liên kết các hướng dẫn này với các nền tảng dựa trên mã nguồn như GitHub. Nếu bạn đã lưu trữ mã nguồn của mình trong các kho lưu trữ GitHub, bạn có thể liên kết trực tiếp các kho lưu trữ liên quan đến tài liệu của mình trên ClickUp Docs.
Ngoài ra, nếu bạn sử dụng các công cụ phát triển như Jira và GitLab để quản lý dự án và hợp tác mã nguồn một cách hiệu quả, ClickUp cũng có thể tích hợp chúng! Nhờ vậy, bạn không cần phải chuyển đổi giữa các công cụ liên tục. Chỉ cần kết nối tất cả chúng với ClickUp và quản lý tất cả quy trình của bạn từ một nền tảng duy nhất.
6. Kiểm tra và hoàn thiện
Bây giờ khi tất cả các chi tiết đã được hoàn thiện, hãy xem lại tài liệu yêu cầu kỹ thuật của bạn. Hãy làm việc cùng nhóm của bạn để phát hiện lỗi, thu thập phản hồi và hoàn thiện tài liệu thiết kế kỹ thuật lên phiên bản tốt nhất.
Phân chia các phần hoặc chương cụ thể của tài liệu cho các thành viên trong nhóm để xem xét. Giao công việc bằng nhiệm vụ ClickUp, đặt thời hạn rõ ràng và giao tiếp với người được giao công việc thông qua chủ đề bình luận tương ứng của công việc.
Trong khi đó, để hợp tác thời gian thực, bạn có thể yêu cầu các thành viên trong nhóm thêm phản hồi trực tiếp vào tài liệu thông qua bình luận hoặc chú thích, giúp tất cả phản hồi được tập trung tại một nơi.
Xem qua phản hồi để tìm ra các chủ đề chung hoặc các lĩnh vực cần cải thiện. Xem xét các đề xuất được đưa ra để thực hiện các chỉnh sửa. Nếu bạn không có nhiều thời gian, hãy yêu cầu ClickUp Brain tóm tắt phản hồi của bạn.
Thực hiện tất cả các thay đổi cần thiết và chỉnh sửa tài liệu của bạn. Hãy nhớ theo dõi các thay đổi này bằng hệ thống kiểm soát phiên bản để có thể so sánh hoặc hoàn tác bất kỳ thay đổi nào nếu cần thiết.
Giao tiếp chính xác và rõ ràng trong tài liệu yêu cầu kỹ thuật
Bản mô tả kỹ thuật của bạn chủ yếu truyền đạt thông tin cho các nhóm và các bên liên quan. Vì vậy, khi xem xét nó, hãy đảm bảo rằng bạn chính xác và chi tiết vì nó:
- Ngăn chặn sự hiểu lầm và lỗi.
- Đảm bảo mọi người (từ nhà phát triển đến người dùng cuối) đều hiểu rõ các yêu cầu.
- Giúp đơn giản hóa quá trình kiểm thử và xác thực bằng cách hỗ trợ các nhóm liên kết yêu cầu với các tính năng.
- Giảm thiểu lỗi và các công việc sửa chữa tốn kém.
- Giải thích cách tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý và quy định.
- Cung cấp một tài liệu tham khảo đáng tin cậy cho các lần nâng cấp và bảo trì trong tương lai.
Các nguyên tắc tốt nhất để kiểm tra lại tài liệu kỹ thuật
Quá trình kiểm tra của bạn yêu cầu việc kiểm tra kỹ lưỡng. Dưới đây là một số nguyên tắc tốt nhất cần lưu ý khi kiểm tra tài liệu yêu cầu kỹ thuật của bạn:
- Bắt đầu với danh sách kiểm tra chỉnh sửa: Chuẩn bị một danh sách kiểm tra bao quát tất cả các khía cạnh của tài liệu, bao gồm ngữ pháp, chính tả, dấu câu, định dạng, tính nhất quán và độ chính xác của các chi tiết kỹ thuật.
- Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả chuyên nghiệp: Các công cụ kiểm tra chính tả chuyên nghiệp như Grammarly hoặc trình chỉnh sửa Hemingway có thể sửa lỗi ngữ pháp.
- Thực hiện nhiều vòng kiểm tra: Kiểm tra lại nhiều lần, với mỗi vòng tập trung vào các khía cạnh cụ thể.
- Hợp tác với các chuyên gia trong lĩnh vực: Hãy nhờ sự hỗ trợ của các chuyên gia trong lĩnh vực để kiểm tra các chi tiết kỹ thuật, thuật ngữ và độ chính xác của thông tin.
- Kiểm tra sơ đồ và hình ảnh: Kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các sơ đồ, biểu đồ và hình ảnh minh họa để đảm bảo độ chính xác, rõ ràng và nhất quán với nội dung văn bản.
- Thực hiện kiểm tra cuối cùng: Sau khi đã tích hợp tất cả các thay đổi và sửa chữa, hãy thực hiện kiểm tra cuối cùng toàn bộ tài liệu để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.
Các phần chính của tài liệu yêu cầu kỹ thuật
Hãy để chúng tôi hướng dẫn bạn qua các phần quan trọng nhất của một tài liệu yêu cầu kỹ thuật.
1. Phần đầu tài liệu
Bạn bắt đầu mỗi tài liệu yêu cầu kỹ thuật bằng phần Front, bao gồm các thông tin cơ bản về chính tài liệu đó.
Trang bìa hiển thị tiêu đề tài liệu, tên dự án, số phiên bản, ngày phát hành và đôi khi logo công ty. Nó đóng vai trò như trang bìa, cung cấp cái nhìn tổng quan về mục đích của tài liệu.
Thường thì phần này được tiếp theo bởi mục lục, liệt kê tất cả các phần và tiểu mục cùng với số trang tương ứng để thuận tiện cho việc điều hướng.
2. Giới thiệu
Phần giới thiệu giải thích bối cảnh, mục tiêu và phạm vi của dự án, đồng thời đặt nền tảng cho tài liệu yêu cầu kỹ thuật.
Bắt đầu bằng một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về bối cảnh dự án, giải thích vấn đề hoặc cơ hội mà giải pháp đề xuất giải quyết. Điều này có thể bao gồm các thách thức hiện tại, giới hạn của hệ thống hoặc lý do kinh doanh cho phạm vi của dự án.
Tài liệu yêu cầu kỹ thuật của Vernon CMS là một ví dụ tuyệt vời về cách viết phần giới thiệu. Nó trực tiếp và đơn giản, ngay lập tức cung cấp cho người đọc cái nhìn tổng quan rõ ràng về sản phẩm là gì và nó làm gì.
3. Giải pháp
Phần này mô tả giải pháp (các giải pháp) được đề xuất để đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và mục tiêu của dự án được nêu trong phần giới thiệu.
Bắt đầu bằng một tổng quan về giải pháp, giải thích phương pháp tiếp cận, kiến trúc hệ thống và các thành phần chính. Tổng quan này cung cấp cái nhìn tổng quan về thiết kế của giải pháp trước khi đi vào chi tiết các khía cạnh kỹ thuật.
Các tài liệu kỹ thuật của BMC thường bao gồm một phần giải pháp (được đề cập là ‘Key Concepts’ trong hình ảnh) giải thích rõ ràng về các tính năng của sản phẩm. Các phần này dễ dàng điều hướng và mô tả từng phần một cách rõ ràng.
4. Công việc
Phần công việc mô tả chi tiết các công việc, hoạt động và kết quả cần thiết để triển khai giải pháp được đề xuất trước đó.
Bắt đầu bằng cách chia quá trình triển khai thành các giai đoạn hoặc bước, như thu thập yêu cầu, thiết kế, phát triển, kiểm thử và triển khai. Việc chia nhỏ này giúp thiết lập một phương pháp tiếp cận có cấu trúc và tạo nền tảng để giải thích các công việc và kết quả cụ thể trong từng giai đoạn.
Một ví dụ điển hình về phần công việc chi tiết là của AWS. Hướng dẫn thông số kỹ thuật này rất chi tiết và đầy đủ, bao gồm các hướng dẫn về hiệu suất và các biện pháp bảo mật.
5. Các yếu tố cần xem xét thêm
Phần này đề cập đến các yếu tố, hạn chế hoặc yêu cầu bổ sung quan trọng trong quá trình triển khai mà có thể chưa được đề cập trước đó. Nó bắt đầu bằng việc nhấn mạnh các quy định, tiêu chuẩn hoặc quy tắc tuân thủ mà giải pháp phải đáp ứng, chẳng hạn như luật bảo mật dữ liệu hoặc tiêu chuẩn bảo mật ngành.
Ví dụ: Hệ thống phải tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu và tiêu chuẩn an ninh ngành. Việc tích hợp với các hệ thống ERP và CRM hiện có nên được xem xét để đảm bảo trao đổi dữ liệu liền mạch.
6. Đánh giá thành công
Đây là nơi bạn xác định các tiêu chí và chỉ số để đánh giá thành công của giải pháp (hay còn gọi là sản phẩm của bạn).
Nó xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) hoặc các chỉ số thành công được sử dụng để đo lường mức độ hiệu quả mà giải pháp đáp ứng các mục tiêu dự án. Các chỉ số này có thể bao gồm các yếu tố như hiệu suất hệ thống, tỷ lệ chấp nhận của người dùng, tiết kiệm chi phí và mức độ hài lòng của người dùng.
Nếu bạn cần một chút cảm hứng, hãy xem qua các thông số kỹ thuật của Tesla về Model 3. Họ cung cấp các chỉ số hiệu suất chính xác về hệ thống của xe, cùng với nhiều chi tiết quan trọng khác.
7. Thảo luận
Các phương án xem xét đề cập đến các giải pháp hoặc phương pháp thay thế đã được xem xét nhưng không được lựa chọn. Nó bắt đầu bằng việc trình bày các tùy chọn khác nhau đã được đánh giá trong giai đoạn thiết kế giải pháp, tóm tắt ưu nhược điểm của từng phương án và lý do cho quyết định cuối cùng.
Nếu bạn xem qua các tài liệu kỹ thuật Cyborg của OpenStack, bạn sẽ thấy một phần ghi lại các giải pháp đã được phê duyệt nhưng chưa được triển khai. Đó là các cuộc thảo luận. Nếu bạn cuộn xuống, bạn sẽ thấy nhiều cuộc thảo luận khác cũng chưa bao giờ được thực hiện.
8. Phần cuối
Phần kết luận là phần kết thúc của tài liệu yêu cầu kỹ thuật. Nó bao gồm các phụ lục, từ điển thuật ngữ, tài liệu tham khảo và các thông tin hỗ trợ khác cho yêu cầu kỹ thuật.
Phụ lục có thể chứa thông tin chi tiết quá phức tạp hoặc quá dài để đưa vào tài liệu chính, chẳng hạn như từ điển dữ liệu, thông số kỹ thuật thiết kế giao diện người dùng, sơ đồ kỹ thuật và đoạn mã.
Thách thức trong việc tạo lập tài liệu yêu cầu kỹ thuật
Rõ ràng là bạn sẽ gặp phải một số thách thức khi tạo ra một tài liệu chi tiết và cụ thể như vậy. Tốt nhất là bạn nên biết trước một số thách thức đó để chuẩn bị tốt hơn.
Những lỗi thường gặp cần tránh
- Yêu cầu không rõ ràng: Yêu cầu không đầy đủ hoặc không rõ ràng có thể dẫn đến hiểu lầm và lỗi. Vì vậy, hãy đảm bảo ghi chép mọi yêu cầu cho hệ thống, kể cả những yêu cầu hiển nhiên.
- Mở rộng phạm vi: Điều này xảy ra khi các yêu cầu mới được thêm vào mà không xem xét tác động của chúng. Để tránh điều này, hãy xác định rõ phạm vi dự án ngay từ đầu và quản lý các thay đổi một cách cẩn thận.
- Thiếu ưu tiên yêu cầu: Không phải tất cả các yêu cầu đều có mức độ quan trọng như nhau. Hãy ưu tiên chúng để những yêu cầu quan trọng nhất được giải quyết trước tiên.
- Khái niệm kỹ thuật phức tạp: Sử dụng ngôn ngữ đơn giản trong tài liệu yêu cầu kỹ thuật để mọi người đều có thể hiểu. Hãy mời các chuyên gia kỹ thuật tham gia từ sớm, phân tích các khái niệm và sử dụng sơ đồ để giải thích.
- Không bao gồm tất cả các bên liên quan: Việc không bao gồm các bên liên quan chính có thể dẫn đến một tài liệu không đáp ứng được nhu cầu của họ. Hãy đảm bảo rằng các bên liên quan được tham gia tích cực và cung cấp phản hồi trong suốt quá trình.
Vai trò của kiểm soát phiên bản trong việc giảm thiểu thách thức
Phiên bản tốt nhất của tài liệu yêu cầu kỹ thuật của bạn sẽ bao gồm các thay đổi trên nhiều cấp độ. Và đó là lý do tại sao bạn cần kiểm soát phiên bản nhất quán để giảm thiểu mọi lỗi và duy trì độ chính xác của nó. Nó cho phép bạn
- Dễ dàng theo dõi tất cả các thay đổi được thực hiện trên tài liệu, bao gồm cả người thực hiện và thời gian thực hiện.
- Khuyến khích hợp tác bằng cách cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trên tài liệu cùng lúc mà không gây xung đột.
- Tạo môi trường kiểm soát cho các bên liên quan để xem xét các phiên bản cụ thể, so sánh các thay đổi và cung cấp phản hồi một cách hiệu quả.
- Xác định các điểm tham chiếu ổn định hoặc cột mốc cho tài liệu, đảm bảo quản lý phiên bản một cách hợp lý.
- Nếu cần, hãy quay lại phiên bản trước đó.
- Giữ một bản ghi chi tiết về tất cả các thay đổi, tác giả và thời gian, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm.
Các yếu tố cần xem xét khi di chuyển dữ liệu
Hãy tưởng tượng phần mềm của bạn trở nên thành công và bạn quyết định nâng cấp, nhưng phiên bản mới chỉ hoạt động trên hệ thống tiên tiến hơn. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần chuyển toàn bộ dữ liệu hiện có sang địa điểm mới.
Để chuẩn bị cho điều này, điều quan trọng là phải bao gồm các yếu tố cần xem xét về việc di chuyển dữ liệu trong tài liệu kỹ thuật của bạn. Một số yếu tố cần xem xét bao gồm:
- Danh sách các nguồn dữ liệu hiện có (như cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống cũ) và xác định định dạng dữ liệu và khối lượng dữ liệu.
- Giải thích cách dữ liệu từ các hệ thống nguồn sẽ được đối chiếu với cấu trúc của hệ thống mới (mapping dữ liệu), đồng thời xem xét các bước chuyển đổi hoặc làm sạch dữ liệu cần thiết.
- Thêm hướng dẫn từng bước về cách kiểm tra chất lượng dữ liệu trước khi di chuyển.
- Có một chiến lược di chuyển (thực hiện một lần hoặc theo từng giai đoạn) và giải thích lý do tại sao nó được lựa chọn.
- Danh sách các công cụ và kỹ thuật di chuyển dữ liệu, chẳng hạn như công cụ ETL hoặc các skript tùy chỉnh.
- Mô tả cách dữ liệu được di chuyển sẽ được kiểm tra trong hệ thống mới, kèm theo kế hoạch khắc phục lỗi.
- Lập kế hoạch chi tiết để khôi phục dữ liệu về trạng thái ban đầu trong trường hợp xảy ra vấn đề trong quá trình di chuyển, đảm bảo dữ liệu luôn an toàn và có thể truy cập được.
Viết tài liệu yêu cầu kỹ thuật của bạn với ClickUp!
Sự thành công của sản phẩm phụ thuộc vào một tài liệu yêu cầu kỹ thuật chi tiết chính xác. Nó cung cấp bản thiết kế giúp thống nhất các bên liên quan và hướng dẫn quá trình phát triển.
Tuy nhiên, quá trình này có thể phức tạp. Và ClickUp nổi trội trong việc đơn giản hóa hầu hết mọi thứ.
Tính năng Docs của nó cung cấp một nền tảng trung tâm để soạn thảo và hợp tác, nơi các thành viên trong nhóm có thể hợp tác dễ dàng thông qua bình luận, đề cập và chỉnh sửa thời gian thực.
Ngoài ra, các công cụ quản lý dự án của ClickUp tích hợp tài liệu yêu cầu kỹ thuật vào chu kỳ phát triển phần mềm. Bạn có thể giao và theo dõi nhiều công việc bằng các chế độ xem khác nhau như Bảng, Lịch và Biểu đồ Gantt.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và tạo ra các tài liệu yêu cầu kỹ thuật chất lượng cao cho tất cả các dự án thành công của bạn!
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
1. Việc cần làm để viết tài liệu yêu cầu kỹ thuật?
Để viết tài liệu yêu cầu kỹ thuật, hãy thu thập yêu cầu từ các bên liên quan, ghi chép các câu chuyện người dùng, xác định các tính năng chính và xác định phạm vi dự án. Sau đó, phác thảo kiến trúc hệ thống, luồng dữ liệu, giao diện, chiến lược kiểm thử và hướng dẫn triển khai.
2. Việc cần làm để viết một ví dụ về tài liệu yêu cầu kỹ thuật?
Mẫu hoặc ví dụ về tài liệu yêu cầu kỹ thuật mô tả rõ ràng việc cần làm đối với một hệ thống hoặc sản phẩm. Tài liệu AWS Lambda là một ví dụ tuyệt vời về tài liệu yêu cầu kỹ thuật.
3. Ai nên viết tài liệu yêu cầu kỹ thuật?
Bản mô tả kỹ thuật thường được soạn thảo bởi các quản lý dự án, phân tích viên kinh doanh hoặc các chuyên gia kỹ thuật có hiểu biết về yêu cầu dự án và có thể chuyển đổi chúng thành các hướng dẫn kỹ thuật rõ ràng cho nhóm phát triển.