Tài liệu Google là công cụ yêu thích của nhiều người, và lý do rất dễ hiểu.
Cho dù bạn là sinh viên, chuyên gia hay người yêu thích thiết lập đơn giản, dễ dàng (và miễn phí), Tài liệu Google đều có thể đáp ứng nhu cầu của mọi người. Chúng tôi yêu thích Tài liệu Google vì nó dễ truy cập, dễ sắp xếp và dễ sử dụng!
Thông tin thực tế: Tài liệu Google có hơn 1 tỷ người dùng hoạt động hàng tháng, trở thành một trong những công cụ viết phổ biến nhất.
Mặc dù Tài liệu Google gần như phổ biến khắp nơi, nhưng không phải ai cũng biết về các tùy chọn để tùy chỉnh hoặc cá nhân hóa tài liệu của mình. Đọc tiếp để tìm hiểu về các thủ thuật tùy chỉnh Tài liệu Google!
Làm thế nào để tùy chỉnh Tài liệu Google?
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và đơn giản để tùy chỉnh Tài liệu Google để chúng trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn.
Sử dụng và tạo mẫu tài liệu
Các mẫu Tài liệu Google giúp tiết kiệm thời gian và duy trì tính nhất quán giữa các tài liệu. Cho dù bạn đang soạn thảo báo cáo, đề xuất hay mẫu cơ sở kiến thức, các mẫu Tài liệu Google sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Sử dụng mẫu có sẵn:
- Mở Tài liệu Google để bắt đầu tạo tài liệu trên cửa sổ trình duyệt
- Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Thư viện mẫu
- Chọn mẫu bạn muốn sử dụng, một bản sao sẽ mở ra để bạn chỉnh sửa
Tạo mẫu của bạn:
- Mở tài liệu mới hoặc hiện có, thực hiện các tùy chỉnh cần thiết, sau đó chuyển đến Thư viện mẫu
- Gửi tài liệu của bạn dưới dạng mẫu để dễ dàng truy cập
Tinh chỉnh và cá nhân hóa các thành phần văn bản
Tùy chỉnh văn bản là khóa để làm cho tài liệu của bạn hấp dẫn về mặt thị giác và dễ đọc. Dưới đây là một số mẹo cần thiết để giúp bạn tối ưu hóa văn bản thuần túy để đạt hiệu quả tối đa.
Thay đổi kiểu chữ
Hãy bắt đầu với những điều cơ bản. Chọn phông chữ phù hợp có thể tạo ra tông màu cho toàn bộ tài liệu của bạn.
Để thay đổi kiểu chữ:
- Chọn văn bản bạn muốn sửa đổi
- Nếu bạn muốn thay đổi phông chữ cho toàn bộ tài liệu, bạn có thể nhanh chóng chọn tất cả bằng cách nhấn Ctrl+A trên Windows hoặc Command+A trên Mac
- Trong thanh công cụ Tài liệu Google, nhấp vào menu thả xuống Phông chữ. Danh sách phông chữ sẽ xuất hiện, hiển thị cả các tùy chọn tiêu chuẩn và các phông chữ bạn đã sử dụng gần đây
- Chọn một phông chữ từ danh sách. Bạn có thể dễ dàng xem trước cách hiển thị của từng phông chữ bằng cách nhấp vào các tùy chọn cho đến khi tìm thấy phông chữ phù hợp với phong cách của mình
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thêm phông chữ tùy chỉnh bằng cách nhấp vào Thêm phông chữ ở đầu hộp menu thả xuống. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ để bạn duyệt qua bộ sưu tập phông chữ lớn hơn. Sau khi được thêm vào, các phông chữ này sẽ xuất hiện trong menu phông chữ thông thường để bạn sử dụng trong tương lai.
Điều chỉnh kích thước phông chữ
Kích thước phông chữ đóng vai trò quan trọng trong cả khả năng đọc và nhấn mạnh.
Để điều chỉnh kích thước phông chữ trong Tài liệu Google:
- Phương pháp thanh công cụ: Sử dụng menu thả xuống kích thước phông chữ bên cạnh bộ chọn phông chữ. Bạn có thể chọn từ danh sách các kích thước được định sẵn hoặc nhập kích thước tùy chỉnh theo cách thủ công
- Phương pháp tắt: Nhanh chóng tăng hoặc giảm kích thước phông chữ bằng cách sử dụng Ctrl+Shift+. (trên Windows) để phóng to văn bản hoặc Ctrl+Shift+- để thu nhỏ văn bản
Phương pháp này cho phép bạn tinh chỉnh kích thước để làm nổi bật tiêu đề hoặc đảm bảo văn bản dễ đọc.
In đậm, in nghiêng, gạch dưới và gạch ngang văn bản
Các tùy chọn định dạng in đậm, in nghiêng, gạch dưới và gạch ngang giúp làm nổi bật thông tin quan trọng hoặc nhấn mạnh nội dung trong tài liệu Google Docs của bạn. Bạn có thể áp dụng in đậm, in nghiêng và gạch dưới trực tiếp từ menu.
Bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt sau:
- In đậm: Chọn văn bản và nhấn Ctrl+B (hoặc Command+B trên Mac) để in đậm
- Chữ nghiêng: Sử dụng Ctrl+I (hoặc Command+I) để in nghiêng văn bản
- Gạch dưới: Gạch dưới văn bản bằng cách sử dụng Ctrl+U (hoặc Command+U)
Đối với tính năng Gạch ngang, bạn sẽ phải thực hiện thêm một bước nữa — nhấp vào Định dạng > Văn bản > Gạch ngang.
Đặt màu sắc và đánh dấu văn bản
Để làm nổi bật các phần cụ thể trong văn bản, bạn có thể thay đổi màu sắc văn bản hoặc nền:
Màu sắc văn bản: Chọn văn bản bạn muốn thay đổi, sau đó nhấp vào biểu tượng Màu sắc văn bản trên thanh công cụ. Bảng màu sẽ xuất hiện, cho phép bạn chọn màu từ các tùy chọn cài sẵn hoặc thêm màu tùy chỉnh bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu cộng.
Đánh dấu văn bản: Chọn văn bản và nhấp vào biểu tượng Màu đánh dấu bên cạnh tùy chọn màu văn bản. Chọn màu từ bảng màu để đánh dấu văn bản.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Để đảm bảo tính dễ đọc, hãy đảm bảo màu sắc văn bản tương phản rõ với nền. Văn bản màu tối trên nền sáng hoặc ngược lại thường là lựa chọn tốt nhất.
Thử định dạng sơn
Nếu bạn đã áp dụng một kiểu định dạng nhất định cho một phần của tài liệu và muốn sao chép kiểu định dạng đó sang các phần khác, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng công cụ Định dạng Paint. Công cụ này sao chép định dạng từ một phần của tài liệu và áp dụng định dạng đó sang phần khác.
- Chọn văn bản có định dạng bạn muốn sao chép
- Nhấp vào biểu tượng Định dạng sơn (một con lăn sơn nhỏ) trên thanh công cụ
- Kéo con trỏ chuột đến văn bản mà bạn muốn áp dụng định dạng đã sao chép. Phần mới sẽ sử dụng kiểu (phông chữ, kích thước, màu sắc, v.v.) của văn bản gốc
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nhấp đúp vào biểu tượng Định dạng sơn để giữ cho biểu tượng này hoạt động. Điều này cho phép bạn áp dụng cùng một định dạng cho nhiều phần mà không cần chọn lại mỗi lần.
Tùy chỉnh khoảng cách dòng và căn chỉnh
Khoảng cách và căn chỉnh phù hợp là chìa khóa để nâng cao khả năng đọc và cấu trúc của tài liệu.
- Khoảng cách dòng: Chọn văn bản của bạn, sau đó chuyển đến Định dạng > Khoảng cách dòng và đoạn. Bạn có thể chọn các tùy chọn như khoảng cách đơn, 1,15, 1,5 hoặc khoảng cách gấp đôi, tùy theo nhu cầu của bạn
- Khoảng cách đoạn văn: Trong cùng menu, bạn có thể thêm hoặc xóa khoảng trống trước và sau các đoạn văn, giúp phân tách các phần khác nhau trong tài liệu một cách rõ ràng hơn
- Tùy chọn căn chỉnh: Căn trái (Ctrl+Shift+L): Đây là cài đặt mặc định cho hầu hết các văn bản và lý tưởng cho các đoạn văn bản và nội dung chung Căn giữa (Ctrl+Shift+C): Tốt nhất cho tiêu đề, tiêu đề lớn, trích dẫn hoặc bất kỳ văn bản nào bạn muốn nổi bật Căn phải (Ctrl+Shift+R): Căn phải phù hợp với các ghi chú nhỏ bên lề như ngày tháng, tham chiếu tài liệu hoặc chữ ký để duy trì luồng văn bản chính Căn giữa (Ctrl+Shift+J): Để văn bản trông gọn gàng, chỉnh văn bản của bạn để căn cả hai mép trái và phải
- Căn trái (Ctrl+Shift+L): Đây là cài đặt mặc định cho hầu hết các văn bản và lý tưởng cho các đoạn văn bản và nội dung chung
- Căn giữa (Ctrl+Shift+C): Tốt nhất cho tiêu đề, tiêu đề lớn, trích dẫn hoặc bất kỳ văn bản nào bạn muốn làm nổi bật
- Căn phải (Ctrl+Shift+R): Căn phải phù hợp với các ghi chú nhỏ bên lề như ngày tháng, tham chiếu tài liệu hoặc chữ ký để duy trì luồng văn bản chính
- Căn giữa (Ctrl+Shift+J): Để văn bản trông gọn gàng, đẹp mắt, hãy căn giữa văn bản để căn chỉnh cả hai cạnh trái và phải
- Căn trái (Ctrl+Shift+L): Đây là cài đặt mặc định cho hầu hết các văn bản và lý tưởng cho các đoạn văn bản và nội dung chung
- Căn giữa (Ctrl+Shift+C): Tốt nhất cho tiêu đề, tiêu đề lớn, trích dẫn hoặc bất kỳ văn bản nào bạn muốn làm nổi bật
- Căn phải (Ctrl+Shift+R): Căn phải phù hợp với các ghi chú nhỏ bên lề như ngày tháng, tham chiếu tài liệu hoặc chữ ký để duy trì luồng văn bản chính
- Căn giữa (Ctrl+Shift+J): Để văn bản trông gọn gàng, đẹp mắt, hãy căn giữa văn bản để căn chỉnh cả hai cạnh trái và phải
Chọn căn chỉnh phù hợp cho các phần khác nhau của tài liệu sẽ đảm bảo bố cục chuyên nghiệp và có tổ chức.
Tạo danh sách gạch đầu dòng và số thứ tự
Danh sách giúp phân chia thông tin phức tạp và trình bày một cách rõ ràng, có tổ chức. Để tạo danh sách:
- Chọn văn bản bạn muốn định dạng thành danh sách
- Nhấp vào biểu tượng Danh sách dấu đầu dòng hoặc Danh sách số trên thanh công cụ Tài liệu Google
- Nếu bạn muốn tạo danh sách nhiều cấp (điểm phụ), hãy nhấn Tab sau khi tạo mục danh sách để thụt lề mục đó
- Để quay lại danh sách chính, nhấn Shift+Tab
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng phím tắt Ctrl+Shift+8 để tạo dấu đầu dòng và Ctrl+Shift+7 để tạo danh sách số (sử dụng Command thay cho Ctrl trên máy Mac).
Sử dụng tiêu đề lớn và kiểu
Tiêu đề lớn rất cần thiết để sắp xếp nội dung thành các phần dễ hiểu. Để áp dụng tiêu đề lớn:
- Nhấp vào đoạn văn bản bạn muốn biến thành tiêu đề lớn
- Mở menu thả xuống Văn bản bình thường từ thanh công cụ và chọn Cấp tiêu đề (ví dụ: Tiêu đề 1 cho các phần chính, Tiêu đề 2 cho các phần phụ)
Sau khi áp dụng tiêu đề, bạn có thể nhanh chóng cập nhật định dạng của chúng bằng cách chọn một tiêu đề, nhấp chuột phải và chọn Chọn văn bản phù hợp. Thao tác này sẽ chọn tất cả các tiêu đề cùng cấp, cho phép bạn thay đổi phông chữ, kích thước, màu sắc hoặc các yếu tố định dạng khác chỉ trong một lần.
Tạo mục lục (TOC)
Mục lục giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm trong các tài liệu dài. Để chèn mục lục:
- Thêm tiêu đề lớn trong toàn bộ tài liệu (như mô tả ở trên)
- Đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn hiển thị mục lục (TOC)
- Nhấp vào Chèn > Bảng nội dung và chọn kiểu TOC
Sau khi chèn, mục lục (TOC) sẽ liên kết đến các phần tương ứng, giúp việc điều hướng trở nên dễ dàng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn thêm hoặc thay đổi tiêu đề lớn, bạn phải cập nhật Mục lục bằng cách nhấp vào mục này và chọn 'Cập nhật bảng mục lục. '
Sử dụng tính năng tạo mục lục tự động
Việc điều hướng các phần khi làm việc với các tài liệu dài có thể trở nên rắc rối. Tài liệu Google tự động tạo dàn ý dựa trên các tiêu đề lớn, giúp bạn dễ dàng điều hướng.
Truy cập dàn ý bằng cách nhấp vào Chế độ xem > Hiển thị dàn ý.
Danh sách này giúp bạn nhanh chóng chuyển giữa các phần, giúp các tài liệu dài trở nên dễ quản lý hơn.
Thêm và chỉnh sửa hình ảnh trong tài liệu của bạn
Bạn có thể dễ dàng chèn và chỉnh sửa hình ảnh trực tiếp trong Tài liệu Google mà không cần chuyển sang ứng dụng bên ngoài.
- Thêm hình ảnh: Nhấp vào Chèn > Hình ảnh để tải lên ảnh từ máy tính của bạn hoặc tìm kiếm qua công cụ tìm kiếm tích hợp
- Chỉnh sửa hình ảnh: Sau khi chèn, bạn có thể cắt, thay đổi kích thước và điều chỉnh hình ảnh để phù hợp với nội dung của mình. Bạn cũng có thể thay đổi màu sắc hoặc thêm hiệu ứng hình ảnh để nâng cao chất lượng trình bày
- Thêm viền hình ảnh: Chọn hình ảnh, sau đó nhấp vào biểu tượng Màu viền (có hình bút chì) trên thanh công cụ. Chọn màu sắc hoặc thêm màu tùy chỉnh
Để tùy chỉnh thêm, nhấp vào biểu tượng Độ dày đường viền để điều chỉnh chiều rộng hoặc sử dụng biểu tượng Đường viền gạch ngang để chuyển sang kiểu đường chấm hoặc đường gạch ngang
Tùy chỉnh bằng tiện ích bổ sung
Tài liệu Google hỗ trợ nhiều tiện ích bổ sung để mở rộng chức năng. Cho dù là thêm sơ đồ vào tài liệu quy trình, tạo khảo sát động hay tự động hóa quy trình làm việc, bạn đều có thể tìm hoặc tạo các công cụ tùy chỉnh.
Để cài đặt tiện ích bổ sung, hãy nhấp vào Phần mở rộng > Tiện ích bổ sung > Tải tiện ích bổ sung để duyệt các tùy chọn có sẵn, từ thêm chữ ký vào tài liệu đến tích hợp các ứng dụng của bên thứ ba như phần mềm cộng tác tài liệu.
Đối với người dùng nâng cao, bạn có thể tạo các công cụ của riêng mình bằng Google Apps Script để tự động hóa các quy trình hoặc tích hợp với các nền tảng khác.
Sử dụng biểu đồ và sơ đồ tùy chỉnh
Việc trực quan hóa dữ liệu là rất quan trọng để giúp thông tin phức tạp trở nên dễ hiểu. Trong Tài liệu Google, bạn có thể chèn biểu đồ và đồ thị trực tiếp từ Google Trang tính:
Nhấp vào Chèn > Biểu đồ > Từ Trang tính để liên kết dữ liệu của bạn từ bảng tính.
Khi dữ liệu Google Trang tính được cập nhật, biểu đồ trong tài liệu của bạn có thể được cập nhật chỉ bằng một cú nhấp chuột, đảm bảo tính chính xác trong toàn bộ tài liệu của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Google Drawings để tạo sơ đồ và biểu đồ tùy chỉnh trực tiếp trong tài liệu của mình. Tính năng này đặc biệt hữu ích để trình bày quy trình làm việc hoặc các khái niệm một cách trực quan.
Dịch tài liệu
Đối với các tổ chức hoạt động trên toàn cầu, Tài liệu Google cho phép bạn dịch toàn bộ tài liệu chỉ với vài cú nhấp chuột.
Chọn Công cụ > Dịch tài liệu
Chọn ngôn ngữ bạn muốn dịch sang, và một bản sao mới sẽ được mở.
Thay đổi màu nền
Tại sao phải chấp nhận nền trắng đơn điệu khi bạn có thể tùy chỉnh màu sắc của các trang? Thay đổi màu nền có thể cải thiện giao diện tài liệu và phù hợp hơn với thương hiệu của bạn.
Bonus: Cách xem lịch sử chỉnh sửa trong Tài liệu Google!
Đi tới Tệp > Thiết lập trang
Trong phần Màu trang, chọn một màu từ các tùy chọn được cung cấp. Để tùy chỉnh màu, sử dụng công cụ lấy màu hoặc nhập mã hex cụ thể.
Để đặt màu này làm màu mặc định cho tất cả các tài liệu trong tương lai, hãy nhấp vào Đặt làm mặc định.
Đặt lề trang
Nếu bạn cần điều chỉnh lề trong Tài liệu Google để phù hợp hơn với nội dung của mình, hãy làm theo các bước sau. Theo mặc định, lề được đặt thành một inch cho tất cả các cạnh, nhưng bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu.
Đầu tiên, thay đổi lề bằng menu Thiết lập trang. Nhấp vào Tệp và chọn Thiết lập trang từ menu thả xuống. Sau đó, nhập chiều rộng lề mong muốn cho Trên, Dưới, Trái và Phải.
Nhấp vào OK để áp dụng cài đặt lề mới. Điều chỉnh lề bằng thước kẻ:
- Nhấp vào đoạn văn bản mà bạn muốn chỉnh sửa
- Di chuyển tam giác nhỏ ở bên trái hoặc bên phải của thước ngang để điều chỉnh lề
Để kiểm soát bố cục tài liệu tốt hơn, hãy cân nhắc sử dụng ngắt trang hoặc ngắt phần thay vì chỉ điều chỉnh lề.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Hình chữ nhật phía trên hình tam giác bên trái điều chỉnh độ thụt lề, không phải lề. Để sửa chiều cao trang, di chuột đến đầu thước dọc cho đến khi xuất hiện mũi tên hướng xuống, sau đó kéo lên hoặc xuống.
Giới hạn của các tùy chọn tùy chỉnh Tài liệu Google
Tài liệu Google đã thay đổi công việc liên quan đến tài liệu bằng cách hoạt động hoàn toàn trực tuyến và lưu trữ tệp trong đám mây. Điều này cho phép bạn soạn thảo, chỉnh sửa và truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào, với sự hợp tác thời gian thực giúp công việc nhóm trở nên liền mạch. Tuy nhiên, mặc dù có những lợi ích, Tài liệu Google vẫn có một số giới hạn. Dưới đây là một số hạn chế chính cần lưu ý.
Giới hạn ký tự
Tài liệu Google có giới hạn 512.000 ký tự cho mỗi tài liệu. Mặc dù con số này là quá đủ cho hầu hết các nhu cầu, nhưng nó có thể là một hạn chế đối với các tài liệu rất dài hoặc phức tạp. Không quan trọng bạn thêm bao nhiêu trang mới vào Tài liệu Google của mình, bạn phải làm việc trong giới hạn ký tự này.
Định dạng nâng cao bị giới hạn
Tài liệu Google cung cấp các tính năng cơ bản để định dạng nhưng không có các công cụ nâng cao như một số trình xử lý văn bản truyền thống. Giới hạn này có thể gây khó khăn cho các tài liệu phức tạp hơn. Các phần mềm chỉnh sửa tài liệu khác thường có các tính năng định dạng nâng cao hơn cho bố cục và thiết kế phức tạp.
Dưới đây là ý kiến của một người dùng Reddit không hài lòng:
Tôi không thích Tài liệu Google vì định dạng không bao giờ đúng khi in (hoặc ít nhất là không bao giờ kiểm tra), vì vậy bạn không cần phải thuyết phục tôi.
Tôi không thích Tài liệu Google vì định dạng không bao giờ đúng khi in (hoặc ít nhất là không bao giờ kiểm tra), vì vậy bạn không cần phải thuyết phục tôi.
Chỉnh sửa ngoại tuyến bị hạn chế
Mặc dù Tài liệu Google rất tuyệt vời cho việc chỉnh sửa thời gian thực, nhưng khả năng ngoại tuyến của nó bị giới hạn. Bạn cần bật chế độ ngoại tuyến trước và ngay cả khi đó, một số tính năng vẫn có thể không hoạt động trơn tru nếu không có kết nối internet. Bạn có thể phải tìm kiếm các giải pháp thay thế cho Tài liệu Google để có khả năng chỉnh sửa ngoại tuyến tốt hơn mà không cần kết nối internet.
Tích hợp giới hạn
Tài liệu Google không tích hợp liền mạch với các phần mềm khác như một số người dùng mong muốn. Mặc dù nó hoạt động tốt với hệ sinh thái của Google, nhưng nó có thể hơi hạn chế nếu bạn sử dụng các công cụ và nền tảng khác nhau.
Thiếu các công cụ hợp tác nâng cao
Tài liệu Google rất hữu ích cho việc cộng tác, đặc biệt là với một nhóm nhỏ người. Nhưng khi được chia sẻ rộng rãi hơn, nó có thể trở nên hơi lộn xộn.
Sự khó chịu có thể trở nên tồi tệ hơn khi bạn thấy những hình đại diện kỳ quặc mà Google gán cho những người dùng mở Tài liệu mà không đăng nhập, như con kiến, con wombat hoặc con quokka (vâng, chúng kỳ lạ như tên gọi của chúng).
Bạn đang tập trung vào công việc của mình, cố gắng viết một bản đề xuất [trong Tài liệu Google]… thì đột nhiên tâm trạng thay đổi. Một vòng tròn nhỏ xuất hiện ở gần đầu màn hình. Hình đại diện đó thuộc về một đồng nghiệp, hoặc tệ hơn, sếp của bạn… Con trỏ bắt đầu nhấp nháy. Các câu hỏi xuất hiện: Ý định của người này là gì? Họ có cuộn xuống đủ xa để thấy những ghi chú bị lỗi ở dưới cùng mà bạn chưa xóa không? Tại sao họ lại trực tuyến vào 1 giờ sáng thứ Bảy?
Bạn đang tập trung vào công việc của mình, cố gắng viết một bản đề xuất [trong Tài liệu Google]… thì đột nhiên tâm trạng thay đổi. Một vòng tròn nhỏ xuất hiện ở gần đầu màn hình. Hình đại diện đó thuộc về một đồng nghiệp, hoặc tệ hơn, sếp của bạn… Con trỏ bắt đầu nhấp nháy. Các câu hỏi xuất hiện: Ý định của người này là gì? Họ có cuộn xuống đủ xa để thấy những ghi chú bị lỗi ở dưới cùng mà bạn chưa xóa không? Tại sao họ lại trực tuyến vào 1 giờ sáng thứ Bảy?
Ngoài ra, nếu không có các công cụ quản lý nâng cao, việc theo dõi các chỉnh sửa và đóng góp sẽ trở nên căng thẳng. Phần mềm cộng tác tài liệu, như ClickUp, cung cấp các tính năng nâng cao hơn để quản lý chỉnh sửa và cộng tác theo thời gian thực.
Tặng thêm: Mẫu Gói Doanh nghiệp Tài liệu Google!
Tạo tài liệu của bạn với ClickUp
ClickUp là phần mềm quản lý dự án và cộng tác tài liệu hàng đầu được các nhóm trong cả các công ty khởi nghiệp nhỏ và công ty lớn tin cậy.
Cho dù là cung cấp các mẫu dự án độc đáo hay theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ, ClickUp vẫn nổi bật là giải pháp quản lý dự án tối ưu. Đây cũng là một trong những lựa chọn thay thế tốt nhất cho Tài liệu Google, cung cấp nhiều chức năng hơn để tổ chức và quản lý công việc của bạn.
ClickUp Docs không chỉ là công cụ ghi chú cơ bản mà còn là công cụ cộng tác mạnh mẽ. Nó cho phép các nhóm làm việc cùng nhau trong thời gian thực, tạo điều kiện cho các phiên brainstorming và cộng tác diễn ra suôn sẻ. Các thành viên trong nhóm có thể gắn thẻ nhau trong bình luận, chỉ định các mục hành động và chỉnh sửa đồng thời, đảm bảo mọi người đều đồng bộ trên cùng một trang.
Dưới đây là cách bạn có thể dễ dàng tạo tài liệu mới trong ClickUp:
Bước 1: Mở Không gian Làm việc của bạn
Trong thanh bên trái của Không gian Làm việc ClickUp, bạn sẽ thấy tùy chọn 'Tài liệu'.
Bước 2: Tạo tài liệu mới
Nhấp vào nút '+ Tạo tài liệu' trong phần Tài liệu để bắt đầu một tài liệu mới.
Bước 3: Bắt đầu chỉnh sửa
Một tài liệu mới sẽ mở ra ngay lập tức, sẵn sàng để bạn thêm nội dung, định dạng văn bản hoặc thậm chí liên kết trực tiếp các công việc.
Tại sao nên sử dụng ClickUp Docs?
Đơn giản hóa khả năng truy cập với ClickUp Docs Mối quan hệ
Mối quan hệ trong ClickUp Docs cho phép bạn truy cập thông tin chính xác một cách nhanh chóng. Bằng cách liên kết các nhiệm vụ và tài liệu thông qua các trang được kết nối, bạn không còn cần phải tìm kiếm trong vô số trang wiki. Chỉ cần gắn thẻ vào Tài liệu của bạn để tham khảo nhanh, giúp mọi thứ dễ dàng tìm kiếm và được sắp xếp ở một địa điểm trung tâm.
Bạn cũng có thể tạo tối đa năm cấp trang lồng nhau trong Tài liệu của mình, có thể dễ dàng sắp xếp lại bằng cách kéo và thả. Tính năng này rất lý tưởng để giữ cho tất cả tài liệu dự án của bạn được sắp xếp theo cấu trúc và dễ dàng điều hướng.
Tối ưu hóa quá trình tạo/lập tài liệu
Bạn đang tìm kiếm mẫu tài liệu dự án cụ thể? ClickUp có chính xác những gì bạn cần và hơn thế nữa!
Các mẫu có thể giúp tăng tốc quy trình làm việc và tạo ra các tài liệu nhất quán, có cấu trúc. Với ClickUp, bạn có thể truy cập hơn 1.000 mẫu sẵn sàng sử dụng, đáp ứng mọi nhu cầu của dự án và nhóm.
Một tùy chọn tuyệt vời khác là Mẫu tài liệu kế hoạch quy trình ClickUp, cung cấp phương pháp hợp lý để quản lý các quy trình của bạn:
- Xác định phương pháp đo lường: Chỉ định phương pháp, kích thước mẫu và tiêu chí đánh giá chất lượng
- Sắp xếp các bước và hành động: Sử dụng bảng có cấu trúc để chi tiết các bước quy trình kinh doanh và tạo danh sách kiểm tra cho các hành động cải tiến
- Quản lý bản sửa đổi: Đính kèm tài liệu quy trình kinh doanh và theo dõi các bản sửa đổi cùng với các bên chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn
Cho dù bạn đang làm việc trên cơ sở kiến thức, kế hoạch dự án, biên bản cuộc họp hay SOP, ClickUp đều có mẫu phù hợp để giúp bạn bắt đầu nhanh chóng. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian xây dựng từ đầu, cho phép bạn tập trung vào các khía cạnh quan trọng của công việc.
Nâng cao khả năng hợp tác trực tuyến
Sử dụng tính năng Phát hiện cộng tác của ClickUp để cộng tác với nhiều thành viên trong nhóm trong một tài liệu. Với các tính năng nâng cao, bạn có thể theo dõi khi đồng nghiệp xem hoặc chỉnh sửa nhiệm vụ và tài liệu, tự động nhận thông báo cập nhật ngay lập tức về thay đổi trạng thái và luôn cập nhật thông tin với các bình luận thời gian thực. Điều này đảm bảo công việc nhóm diễn ra suôn sẻ, không trùng lặp, phản hồi nhanh chóng và giao tiếp hiệu quả.
Dưới đây là cách ClickUp hỗ trợ nhu cầu cộng tác của bạn:
- Lập kế hoạch dự án: Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để quản lý và trực quan hóa toàn bộ quy trình dự án và hoạt động của nhóm một cách hiệu quả
- Tạo video nhanh: Sử dụng ClickUp Clips để ghi lại màn hình và quay video, giúp giao tiếp trực quan trở nên dễ dàng
- Cộng tác với Bảng trắng: Tham gia vào các buổi brainstorming và lập kế hoạch dự án với Bảng trắng của ClickUp, một khung vẽ kỹ thuật số vô hạn có sẵn cho tất cả thành viên trong nhóm và cộng tác viên bên ngoài
Tính năng Trò chuyện của ClickUp tích hợp trực tiếp giao tiếp vào quy trình làm việc của bạn, cho phép bạn hợp lý hóa các cuộc thảo luận của nhóm và quản lý các mục hành động một cách dễ dàng. Bạn có thể tạo các kênh trò chuyện dành riêng cho các nhóm hoặc dự án khác nhau, kiểm soát quyền truy cập và cập nhật thông tin mới nhất qua nguồn cấp dữ liệu Thông báo.
Điều này đảm bảo rằng tất cả các cuộc hội thoại được sắp xếp và tích hợp trực tiếp vào công việc của bạn, loại bỏ sự cần thiết của các email rải rác và cải thiện hiệu quả tổng thể.
Quyền truy cập an toàn và linh hoạt
ClickUp cung cấp các cài đặt quyền truy cập toàn diện. Bạn có thể kiểm soát ai có quyền truy cập vào các yếu tố cụ thể như Thư mục, Danh sách, nhiệm vụ, chế độ xem, Tài liệu, Bảng điều khiển và Mục tiêu. Quyền truy cập có thể được điều chỉnh cho từng khách, thành viên hoặc nhóm, đảm bảo Không gian Làm việc của bạn luôn an toàn.
Cho dù chia sẻ mục với các thành viên Không gian Làm việc hay mời cộng tác viên mới, ClickUp đều cung cấp một số tùy chọn bảo mật:
- Liên kết công khai: Có thể truy cập bởi bất kỳ ai có liên kết
- Liên kết riêng tư: Chỉ giới hạn cho những người cụ thể mà bạn chọn chia sẻ
- Liên kết để Google lập chỉ mục: Chia sẻ Tài liệu của bạn công khai và cho phép Google lập chỉ mục, giúp tài liệu có thể tìm kiếm được trên web
- Chia sẻ các trang cụ thể trong tài liệu: Chia sẻ từng trang riêng lẻ thay vì toàn bộ tài liệu, giúp kiểm soát tốt hơn nội dung được chia sẻ
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn cũng có thể tăng cường bảo mật bằng tính năng 'Bảo vệ trang này', cho phép bạn chỉ định ai có thể xem, bình luận hoặc chỉnh sửa tài liệu. Điều này đảm bảo thông tin nhạy cảm được bảo mật.
Phạm vi tích hợp rộng rãi với các ứng dụng bên thứ ba
Chúng ta đều đã từng trải qua tình huống này: phải xoay xở giữa nhiều màn hình và chuyển đổi giữa các ứng dụng để hoàn thành công việc. Thật mệt mỏi, phải không?
ClickUp Integrations đơn giản hóa việc này bằng cách tích hợp với hơn 1.000 nền tảng để bạn có thể lưu trữ mọi thứ ở một nơi. Cho dù bạn đang sử dụng Slack, GitHub, Zoom hay Everhour, ClickUp đều có thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Ngoài ra, nó đồng bộ hóa liền mạch với Google Drive và Docs, nên các tệp của bạn luôn trong tầm tay.
Và nếu bạn không thể tìm thấy tích hợp cụ thể? Đừng lo lắng — API của ClickUp cho phép bạn tạo kết nối tùy chỉnh, đảm bảo bạn có mọi thứ cần thiết ở một nơi.
Sử dụng trợ lý AI
Tạo tài liệu chi tiết không nhất thiết phải là một công việc tốn thời gian. Với những tiến bộ trong AI, việc quản lý và tạo nội dung đã trở nên hiệu quả và hiệu suất hơn. Các công cụ AI có thể hợp lý hóa đáng kể quá trình tạo tài liệu của bạn, giúp quá trình này nhanh hơn và chính xác hơn.
Tóm tắt ghi chú và báo cáo của bạn với ClickUp Brain để hợp lý hóa quy trình làm việc
ClickUp cung cấp ClickUp Brain, một trợ lý viết AI được thiết kế để hợp lý hóa quá trình viết của bạn. Nó cung cấp các lời nhắc có thể tùy chỉnh để người viết tạo ra bất kỳ thứ gì, từ bản tóm tắt dự án đến các nghiên cứu điển hình về tiếp thị.
Với ClickUp Brain, bạn có thể:
- Động não, tạo ý tưởng và hoàn thiện: Chỉnh sửa nội dung theo thời gian thực để tối ưu hóa giọng điệu và ngữ pháp khi soạn thảo báo cáo hoặc tóm tắt cuộc họp
- Tạo bảng và mẫu: Tạo ngay các bảng chứa nhiều dữ liệu và tạo mẫu cho các công việc, tài liệu và dự án phù hợp với mục đích sử dụng cụ thể của bạn
- Tạo mục hành động từ nội dung: Trích xuất hoặc chọn một phần nhỏ của tài liệu, nhấp vào AI và chọn 'Tạo mục hành động' để tạo danh sách việc cần làm từ các điểm chính
Nó cũng cung cấp nhiều tính năng tích hợp để giúp việc tạo/lập nội dung trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể tự động kiểm tra chính tả trong tài liệu và công việc của mình mà không cần plugin hoặc phần mở rộng. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng AI để soạn thảo tin nhắn với giọng điệu hoàn hảo.
Công cụ quản lý tài liệu nâng cao
ClickUp Docs cung cấp một bộ tính năng đa năng để nâng cao khả năng quản lý tài liệu của bạn. Bạn có thể liên kết đến quy trình công việc bằng cách thêm tiện ích để cập nhật nhiệm vụ, theo dõi trạng thái dự án và quản lý nhiệm vụ trực tiếp trong trình chỉnh sửa tài liệu. Docs Hub là một tính năng quan trọng khác, cung cấp một không gian tập trung nơi bạn có thể dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp và lọc các wiki, mẫu và các tài sản khác đã được xác minh.
Để có thêm chức năng, bạn có thể sử dụng Tệp đính kèm để nhúng ảnh chụp màn hình, tệp PDF và các tệp khác trực tiếp vào tài liệu của mình. Điều này cho phép tham khảo nhanh và đảm bảo tất cả các tài liệu liên quan được tập trung ở một nơi.
Hơn nữa, bạn có thể sử dụng các băng rôn được mã hóa bằng màu sắc để sắp xếp và đánh dấu thông tin quan trọng, giúp điều hướng và nhấn mạnh các điểm chính dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể tạo và định dạng bảng để quản lý và hiển thị hiệu quả các tập dữ liệu lớn.
Nâng cấp khả năng tạo/lập và quản lý tài liệu của bạn với ClickUp
Tài liệu Google được đánh giá cao nhờ tính đơn giản và dễ sử dụng. Ứng dụng này rất hữu ích cho việc tạo/lập tài liệu đơn giản và cộng tác thời gian thực. Các tính năng hữu ích nhất của ứng dụng này bao gồm chia sẻ và bình luận dễ dàng, tích hợp liền mạch với các công cụ Google Workspace khác. Giao diện thân thiện với người dùng và sự tiện lợi của đám mây khiến ứng dụng này trở thành lựa chọn đáng tin cậy cho cá nhân và nhóm.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn một thứ gì đó cao cấp hơn, ClickUp có thể là lựa chọn tốt hơn.
Với khả năng tích hợp quy trình làm việc rộng rãi, các mẫu có thể tùy chỉnh và cài đặt quyền truy cập nâng cao, ClickUp cung cấp một nền tảng mạnh mẽ, mang đến nhiều hơn là chỉ quản lý tài liệu cơ bản. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm cần khả năng quản lý dự án và công việc toàn diện. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quy trình làm việc của bạn!