Bạn mở Tài liệu Google và thấy có gì đó không ổn. Một phần bị thiếu hoặc tệ hơn là các chi tiết quan trọng đã bị thay đổi. Nhưng không ai nhớ đã chỉnh sửa.
Trước khi hoảng loạn, hãy hít thở sâu. Lịch sử phiên bản của Tài liệu Google cho phép bạn xem chính xác những gì đã thay đổi, ai đã thay đổi và khi nào.
Không còn phải đoán mò, không còn mất nội dung.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ tìm hiểu cách xem lịch sử chỉnh sửa trong Tài liệu Google để đảm bảo bạn luôn kiểm soát được tài liệu của mình. 🎯
Cảnh báo spoiler: Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu cho bạn một giải pháp thay thế tốt hơn, kết hợp hoàn hảo với các ứng dụng Google!
⏰ Tóm tắt 60 giây
Tính năng Lịch sử phiên bản của Tài liệu Google giúp theo dõi các chỉnh sửa, khôi phục các phiên bản trước và cải thiện sự hợp tác bằng cách hiển thị ai đã thực hiện thay đổi và khi nào.
- Tính năng này quan trọng vì những lý do sau: Khôi phục các phiên bản trước để lấy lại nội dung đã xóa hoặc hoàn nguyên các thay đổi vô tình Theo dõi các chỉnh sửa và xem ai đã sửa đổi tài liệu và khi nào Cải thiện sự cộng tác bằng cách lưu giữ hồ sơ đóng góp rõ ràng Tự động lưu các thay đổi để không mất công việc Sắp xếp các phiên bản bằng cách đặt tên cho các bản nháp quan trọng để dễ truy cập
- Khôi phục các phiên bản trước để lấy lại nội dung đã xóa hoặc hoàn nguyên các thay đổi vô tình
- Theo dõi các chỉnh sửa và xem ai đã sửa đổi tài liệu và khi nào
- Nâng cao hợp tác bằng cách giữ lại bản ghi rõ ràng về các đóng góp
- Tự động lưu các thay đổi để không mất công việc
- Sắp xếp các phiên bản bằng cách đặt tên cho các bản nháp quan trọng để dễ truy cập
- Thực hiện các bước sau để xem lịch sử sửa đổi trong Tài liệu Google:
- Khôi phục các phiên bản trước để lấy lại nội dung đã xóa hoặc hoàn nguyên các thay đổi vô tình
- Theo dõi các chỉnh sửa và xem ai đã sửa đổi tài liệu và khi nào
- Nâng cao hợp tác bằng cách duy trì bản ghi rõ ràng về các đóng góp
- Tự động lưu các thay đổi để không mất công việc
- Sắp xếp các phiên bản bằng cách đặt tên cho các bản nháp khóa để dễ truy cập
- Mở tài liệu
- Nhấp vào Tệp > Lịch sử phiên bản > Xem lịch sử phiên bản
- Sử dụng Ctrl + Alt + Shift + H (Windows) hoặc Cmd + Option + Shift + H (Mac)
- Xem dấu thời gian, chi tiết trình chỉnh sửa và các thay đổi được đánh dấu
- Khôi phục các phiên bản trước hoặc sao chép các phần khi cần thiết
- ClickUp cung cấp một giải pháp thay thế thông minh hơn với: Kiểm soát phiên bản tích hợp để theo dõi và khôi phục liền mạch Tích hợp nhiệm vụ và quy trình làm việc để liên kết tài liệu trực tiếp với dự án Cộng tác thời gian thực với nhận xét nội tuyến và mục hành động được chỉ định Quyền truy cập nâng cao để quản lý quyền truy cập và chỉnh sửa tài liệu
- Kiểm soát phiên bản tích hợp để theo dõi và khôi phục liền mạch
- Tích hợp công việc và quy trình làm việc để liên kết tài liệu trực tiếp với dự án
- Cộng tác thời gian thực với nhận xét nội tuyến và mục hành động được chỉ định
- Quyền truy cập nâng cao để quản lý quyền truy cập và chỉnh sửa tài liệu
- Kiểm soát phiên bản tích hợp để theo dõi và khôi phục liền mạch
- Tích hợp công việc và quy trình làm việc để liên kết tài liệu trực tiếp với dự án
- Cộng tác thời gian thực với nhận xét nội tuyến và mục hành động được chỉ định
- Quyền truy cập nâng cao để quản lý quyền truy cập và chỉnh sửa tài liệu
Lịch sử phiên bản trong Tài liệu Google là gì?
Lịch sử phiên bản trong Tài liệu Google ghi lại mọi chỉnh sửa được thực hiện trên tài liệu. Tính năng này cho phép người dùng xem các phiên bản trước và theo dõi ai đã thực hiện thay đổi và khi nào.
Lịch sử chỉnh sửa của tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về bản chất và thời gian của mỗi sửa đổi, rất hữu ích cho việc theo dõi tiến độ theo thời gian.
Mỗi khi bạn chỉnh sửa tài liệu, Docs sẽ tự động lưu một phiên bản mới của cùng tài liệu đó, lưu giữ bản ghi của mọi thay đổi.
📖 Cũng nên đọc: Cách tùy chỉnh và định dạng Tài liệu Google
Lợi ích của việc sử dụng Lịch sử phiên bản trong Tài liệu Google
Việc theo dõi các chỉnh sửa trong tài liệu được chia sẻ có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn. Lịch sử phiên bản giúp các nhóm duy trì sự thống nhất, ngăn các cập nhật quan trọng bị mất và thậm chí cho phép bạn quay lại bản nháp trước đó nếu cần.
Dưới đây là những lợi ích của việc sử dụng phần mềm kiểm soát phiên bản tài liệu . 💁
- Khôi phục các phiên bản trước: Bạn đã mắc lỗi hoặc mất các chỉnh sửa quan trọng? Tính năng này cho phép bạn khôi phục lại bất kỳ phiên bản trước đó nào, do đó bạn không phải lo lắng về việc xóa nhầm hoặc thay đổi không mong muốn
- Cộng tác với nhóm của bạn: Giữ mọi người cùng theo dõi trang bằng cách theo dõi ai đã thực hiện thay đổi nào và khi nào. Điều này giúp tránh hiểu lầm, đảm bảo trách nhiệm và tiết kiệm thời gian
- Theo dõi thay đổi: Bạn muốn xem tài liệu đã thay đổi như thế nào? Lịch sử phiên bản ghi lại mọi chỉnh sửa, giúp bạn dễ dàng xem lại các thay đổi, khôi phục nếu cần và đảm bảo sự hợp tác ảo liền mạch trên
- Đặt tên và sắp xếp các phiên bản: Đặt tên cho các phiên bản cụ thể của tài liệu để tìm bản nháp hoặc lọc nhanh phiên bản chính xác mà bạn cần
⚙️ Phần thưởng: Tìm hiểu cách thêm trang mới trên Tài liệu Google để quản lý tài liệu hiệu quả.
Cách xem lịch sử chỉnh sửa trong Tài liệu Google
Lịch sử chỉnh sửa cho phép bạn theo dõi các thay đổi trong Tài liệu Google và khôi phục các phiên bản trước nếu cần. Biết cách truy cập và điều hướng lịch sử phiên bản có thể giúp bạn tránh sai sót, cho dù là khi cộng tác trong một dự án hay xem lại các bản sửa đổi trước đó.
Dưới đây là cách xem và thay đổi kiểm soát phiên bản tài liệu Google Docs một cách hiệu quả. ⛏️
Bước #1: Mở Tài liệu Google của bạn
Trước tiên, hãy truy cập Tài liệu Google và mở tài liệu bạn muốn xem lại. Bạn có thể thực hiện việc này từ Google Drive hoặc trực tiếp từ trang chủ Tài liệu Google đã được sắp xếp của bạn.
Nếu tài liệu của bạn đã được mở, bạn có thể bắt đầu ngay!
🔍 Bạn có biết? Tài liệu Google Docs đầu tiên được chia sẻ công khai là thông báo ra mắt sản phẩm vào năm 2006, giới thiệu tính năng cộng tác thời gian thực.
Bước #2: Truy cập lịch sử phiên bản
Bây giờ tài liệu của bạn đã mở, đã đến lúc truy cập lịch sử phiên bản của tài liệu. Có hai cách để thực hiện việc này.
- Điều hướng menu: Nhấp vào Tệp trên menu trên cùng và di chuột đến Lịch sử phiên bản trong menu thả xuống. Chọn Xem lịch sử phiên bản để mở bảng điều khiển ở bên phải màn hình
- Phím tắt: Thích sử dụng phím tắt? Chỉ cần nhấn Ctrl + Alt + Shift + H trên Windows và Cmd + Option + Shift + H trên Mac
🔍 Bạn có biết? Tài liệu Google có thư viện hơn 900 phông chữ, nhưng chỉ một phần nhỏ được hiển thị theo mặc định. Bạn có thể truy cập thêm bằng cách nhấp vào Thêm phông chữ trong menu phông chữ.
Bước #3: Hiểu bảng lịch sử phiên bản
Khi bạn mở lịch sử phiên bản, một thanh bên sẽ xuất hiện ở bên phải, hiển thị danh sách các phiên bản đã lưu. Đây là những gì bạn sẽ thấy:
- Dấu thời gian: Mỗi phiên bản đều có dấu ngày và giờ 🕒
- Thông tin trình chỉnh sửa: Tên của những người đã thực hiện thay đổi 👤
- Chỉnh sửa được mã hóa bằng màu sắc: Google gán một màu duy nhất cho mỗi trình chỉnh sửa, giúp bạn dễ dàng theo dõi ai đã làm việc gì 🎨
Nhấp vào bất kỳ phiên bản nào để xem trước tài liệu tại thời điểm đó. Các thay đổi sẽ được đánh dấu để bạn có thể nhanh chóng phát hiện các chỉnh sửa.
🔍 Bạn có biết? Gõ tài liệu. mới trong trình duyệt của bạn sẽ ngay lập tức tạo một Tài liệu Google mới.
Các phương pháp hay nhất để sử dụng Lịch sử chỉnh sửa trong Tài liệu Google
Sử dụng lịch sử phiên bản là cách thông minh để giữ tài liệu của bạn được sắp xếp gọn gàng và cả nhóm cùng làm việc trên cùng một trang. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa tính năng này, một vài thói quen đơn giản có thể mang lại hiệu quả đáng kể.
Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để sử dụng phần mềm chỉnh sửa tài liệu hiệu quả hơn. 🗂️
- Kiểm tra lịch sử phiên bản thường xuyên: Hãy tạo thói quen xem lịch sử phiên bản trong quá trình xem xét tài liệu , đặc biệt là khi làm việc với một nhóm. Điều này giúp bạn cập nhật các chỉnh sửa và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch
- Đặt tên phiên bản một cách khôn ngoan: Đánh dấu các cột mốc quan trọng, chẳng hạn như sau khi viết lại lớn hoặc trước khi phê duyệt cuối cùng, bằng cách đặt tên cho các phiên bản. Bạn thậm chí có thể lọc để chỉ hiển thị các phiên bản đã đặt tên
- Giữ mọi người trong vòng thông tin: Thông báo cho nhóm của bạn hoặc để lại nhận xét giải thích bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện
- Khôi phục cẩn thận: Nhấp vào Khôi phục phiên bản này ở trên cùng để quay lại phiên bản trước đó. Hãy lưu ý rằng thao tác này sẽ thay thế phiên bản hiện tại, nhưng Tài liệu Google sẽ lưu giữ toàn bộ lịch sử, vì vậy bạn luôn có thể quay lại nếu cần
- Sao chép, không thay thế: Nếu bạn chỉ cần một phần nhỏ của phiên bản cũ, không cần khôi phục toàn bộ — chỉ cần sao chép và dán phần cụ thể mà bạn muốn
- Xem lại các thay đổi nhanh chóng: Nếu có chỉnh sửa được thực hiện kể từ lần cuối bạn mở tài liệu, thông báo Xem thay đổi mới sẽ xuất hiện. Nhấp vào thông báo này để xem lại các cập nhật mà không cần cuộn qua tất cả nội dung bằng tay
- Đánh dấu sự khác biệt: Sử dụng Hiển thị thay đổi khi xem lại các phiên bản trước để dễ dàng phát hiện sự khác biệt giữa các bản nháp
- Đề xuất chỉnh sửa: Thay vì chỉnh sửa trực tiếp, hãy bật chế độ Đề xuất trong Công cụ > Đề xuất để đề xuất các thay đổi. Điều này giúp bạn dễ dàng xem xét và thảo luận về các chỉnh sửa trước khi hoàn tất
🔍 Bạn có biết? Tài liệu Google ban đầu là một trình xử lý văn bản dựa trên web có tên Writely, được tạo ra bởi Upstartle trước khi Google mua lại vào năm 2006.
⚙️ Bonus: Tìm hiểu cách gạch bỏ trong Tài liệu Google để định dạng và trình bày rõ ràng hơn.
Giới hạn khi sử dụng Tài liệu Google
Mặc dù Tài liệu Google có các công cụ cộng tác tuyệt vời, nhưng nó không cung cấp tính linh hoạt không giới hạn.
Dưới đây là một số giới hạn khiến bạn cân nhắc sử dụng một giải pháp thay thế cho Tài liệu Google. 👇
- Phê duyệt và giám sát chỉnh sửa: Không có cách nào được tích hợp sẵn để yêu cầu phê duyệt các thay đổi, nghĩa là bạn có thể chỉnh sửa tự do mà không cần xem xét trước
- Thách thức về tham chiếu: Tài liệu Google thiếu các tùy chọn mạnh mẽ để tham chiếu các tài liệu khác, điều này có thể gây khó khăn cho việc cộng tác và chia sẻ bối cảnh
- Khôi phục thay đổi: Khôi phục phiên bản trước sẽ xóa các chỉnh sửa mới hơn, điều này có thể gây ra vấn đề trong quá trình soạn thảo hoặc đàm phán đang diễn ra
- Hiển thị các chỉnh sửa trước đó: Tất cả các thay đổi trước đó đều hiển thị, điều này có thể vô tình tiết lộ các sửa đổi chiến lược hoặc nội dung đã bị loại bỏ
- Tùy chọn định dạng giới hạn: Mặc dù bao gồm các tính năng cơ bản, Tài liệu Google thiếu các tính năng định dạng nâng cao, điều này có thể gây khó chịu khi soạn thảo các tài liệu phức tạp
- Rủi ro bảo mật: Mặc dù Google đã áp dụng các biện pháp bảo mật, việc lưu trữ tài liệu trực tuyến luôn có rủi ro bị truy cập trái phép hoặc hack
- Thách thức về phiên bản: Tài liệu Google dựa vào người dùng để sắp xếp và đặt tên cho các phiên bản, điều này có thể dẫn đến nhầm lẫn so với các hệ thống quản lý tệp truyền thống
📖 Cũng nên đọc: Các thủ thuật hay nhất của Tài liệu Google để cải thiện khả năng cộng tác tài liệu
ClickUp là giải pháp thay thế cho Tài liệu Google
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện kết hợp tạo tài liệu với quản lý dự án, ClickUp, ứng dụng làm việc đa năng, có thể là thứ bạn cần.
Không giống như Tài liệu Google, Tài liệu ClickUp ( ) tích hợp liền mạch với các nhiệm vụ, cho phép bạn liên kết tài liệu trực tiếp với các dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể.
Bạn có thể tạo tài liệu, wiki hoặc cơ sở kiến thức chi tiết và kết nối chúng với quy trình làm việc của mình. Hơn nữa, tính năng này còn cho phép cộng tác thời gian thực, giúp nhóm của bạn chỉnh sửa tài liệu đồng thời. Trong cùng một nền tảng, bạn có thể @đề cập đến các thành viên trong nhóm, chỉ định các mục hành động và chuyển đổi nội dung thành các công việc có thể thực hiện được.
Dưới đây là cách kiểm soát lịch sử phiên bản và theo dõi các thay đổi trong ClickUp Docs để quản lý quy trình làm việc với tài liệu một cách liền mạch. 📄
Bước #1: Kiểm tra lịch sử tài liệu
Bắt đầu bằng cách mở tài liệu bạn muốn xem lại. Di chuyển đến góc trên bên phải và nhấp vào menu dấu ba chấm… . Chọn Lịch sử trang từ các tùy chọn. Điều này sẽ mở ra bảng lịch sử chi tiết, nơi bạn có thể xem tất cả các thay đổi đã thực hiện trên tài liệu.
🧠 Thú vị: Tài liệu đắt nhất từng được bán là bản viết tay của 'Codex Leicester' của Leonardo da Vinci. Bill Gates đã mua nó vào năm 1994 với giá $30,8 triệu.
Bước #2: Xem chi tiết lịch sử
Trong bảng lịch sử, bạn có thể xem trước các thay đổi đã được thực hiện. Bạn cũng sẽ thấy ai đã thực hiện từng thay đổi cùng với ngày và giờ. Tính năng này rất hữu ích để theo dõi tiến độ hoặc xác định chính xác thời điểm một nội dung cụ thể được cập nhật.
🔍 Bạn có biết? Văn bản kỹ thuật số đầu tiên là Tuyên ngôn Độc lập của Hoa Kỳ, được chuyển sang định dạng kỹ thuật số vào năm 1971 trong khuôn khổ Dự án Gutenberg.
Bước #3: Khôi phục các phiên bản trước
Nếu cần quay lại phiên bản trước đó, bạn có thể sử dụng tính năng lịch sử để khôi phục tài liệu về trạng thái trước đó. Điều này đảm bảo rằng bạn có thể quay lại nếu có bất kỳ thay đổi không mong muốn nào được thực hiện.
🔍 Bạn có biết? ARPANET, tiền thân của internet, đã truyền một tin nhắn văn bản đơn giản vào năm 1969 — một tài liệu đã làm sập hệ thống chỉ sau khi gửi hai chữ cái.
Bước #4: Chia sẻ trang hoặc trang con cụ thể
ClickUp Docs cho phép bạn dễ dàng quản lý quyền truy cập và chỉnh sửa tài liệu của những người có quyền truy cập. Bạn cũng có thể kiểm soát việc chia sẻ tài liệu nội bộ trong tổ chức hoặc với các bên ngoài.
Bạn chỉ muốn chia sẻ một phần tài liệu của mình? Nhấp vào dấu ba chấm… bên cạnh bất kỳ trang hoặc trang con nào trên thanh bên trái, sau đó nhấp vào Chia sẻ để lấy liên kết.
Bạn thậm chí có thể chia sẻ các khối văn bản cụ thể trong tài liệu của mình. Nhấp vào tay cầm kéo bên cạnh bất kỳ khối nào và chọn Sao chép liên kết khối để chia sẻ đoạn văn bản đó với người khác.
🧠 Thú vị: Cuốn tiểu thuyết The Adventures of Tom Sawyer (1876) của Mark Twain là cuốn tiểu thuyết đầu tiên được nộp dưới dạng bản thảo đánh máy.
Bước #5: Quản lý chủ sở hữu và người đóng góp
Bạn cũng có thể kiểm soát quyền truy cập và quyền truy cập:
- Chủ sở hữu: Người tạo tài liệu hoặc bất kỳ ai được chỉ định quyền sở hữu
- Người đóng góp: Người có quyền truy cập để chỉnh sửa tài liệu nhưng không phải là chủ sở hữu. Chủ sở hữu không thể được thêm làm người đóng góp
Để thêm chủ sở hữu hoặc người đóng góp, hãy mở tài liệu, nhấp vào hình đại diện tương ứng ở trên cùng và sử dụng tùy chọn Thêm mới để chọn một người trong nhóm của bạn.
Học cách viết bất kỳ nội dung nào với AI chỉ trong vài giây. Xem cách thực hiện! 👇🏼
Kiểm soát mọi thứ, từ chỉnh sửa đến thông tin chi tiết, với ClickUp
Giờ đây, khi bạn đã biết cách xem và quản lý lịch sử chỉnh sửa trong Tài liệu Google, bạn có thể dễ dàng theo dõi các thay đổi, xem lại các phiên bản trước và duy trì sự hợp tác hiệu quả.
Để kiểm soát, hiệu quả và quản lý dự án tốt hơn, hãy sử dụng ClickUp. Nó kết hợp mọi thứ lại với nhau — công việc, tài liệu và phản hồi — để các nhóm có thể cộng tác và giữ cho dự án đi đúng hướng từ đầu đến cuối.
Ngoài ra, ClickUp Docs cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu một cách liền mạch trong không gian làm việc của bạn và với các bên liên quan bên ngoài.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅