Cách tạo bảng Kanban trong Jira

Bạn có bao giờ cảm thấy quy trình làm việc của nhóm mình cần được làm rõ hơn? Có công việc nào bị bỏ sót mặc dù danh sách việc cần làm và báo cáo công việc liên tục được cập nhật?

Sau đó, hãy thử sử dụng bảng Kanban trong Jira.

Cho dù bạn đang sử dụng công cụ này hay có kế hoạch sử dụng, đừng lo lắng.

Bài đăng trên blog này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bảng Kanban trong Jira và đảm bảo bạn sử dụng nó một cách hiệu quả nhất.

Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu cho bạn một công cụ bổ sung để tổ chức dự án, công cụ này có thể tùy chỉnh 100%, có thể mở rộng và dễ sử dụng.

Cách tạo bảng Kanban trong Jira

Đơn giản nhất, bảng Kanban hoạt động như một trung tâm lệnh kỹ thuật số cho các dự án của bạn.

Các cột đại diện cho các giai đoạn công việc (như Backlog, Doing và Done), và các công việc (hoặc vấn đề) di chuyển theo thời gian thực, giúp bạn hiểu rõ tình trạng của mọi thứ.

Còn Jira thì sao?

Đây là phần mềm quản lý dự án Kanban phổ biến trên thị trường và đã nhiều lần chứng minh hiệu quả trong việc hiển thị trực quan các quy trình dự án, cân bằng các ưu tiên và tránh tắc nghẽn.

Bảng Kanban là thành phần của các dự án Jira. Vì vậy, để tạo bảng, trước tiên bạn cần tạo dự án.

Hãy bắt đầu ngay!

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Jira của bạn trên trình duyệt. Nếu chưa có tài khoản, hãy đăng ký và tạo một tài khoản. Trên trang chủ, nhấp vào "Dự án" ở thanh menu trên cùng và chọn "Tạo dự án" từ menu thả xuống.

Bước 2: Từ nhiều 'Mẫu dự án' hiển thị trên màn hình, chuyển đến 'Phát triển phần mềm' và chọn 'Kanban. '

Bước 3: Cửa sổ tiếp theo sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về Kanban. Mục đích là giúp bạn quyết định liệu phương pháp này có phù hợp với bạn hay không. Nếu phù hợp, hãy nhấp vào 'Sử dụng mẫu. '

Bước 4: Quyết định tạo 'dự án do nhóm quản lý' hay 'dự án do công ty quản lý'.

'Quản lý bởi nhóm' là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm nhỏ, tự chủ, trong khi 'quản lý bởi công ty' mang lại sự quản trị có cấu trúc hơn.

Trong ví dụ này, hãy chọn tùy chọn đầu tiên. 'Chọn một dự án do nhóm quản lý. '

Bước 5: Bây giờ, thêm chi tiết dự án, chẳng hạn như tên, quyền truy cập và khóa.

Chọn giữ dự án ở chế độ riêng tư, chia sẻ với một thành viên nhóm được chọn hoặc mở để xem, chỉnh sửa và cộng tác. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn 'Riêng tư. '

Bước 6: Nhấp vào 'Tiếp theo' và thế là bạn đã tạo thành công một dự án Kanban, bao gồm bảng Kanban trong Jira.

Bước 7: Để tùy chỉnh bảng, hãy bắt đầu bằng cách đổi tên tiêu đề cột. Ví dụ: nhấn vào tiêu đề 'TO-DO' và cập nhật văn bản theo nhu cầu. Sau khi hoàn thành, nhấp vào 'dấu kiểm' để lưu các thay đổi của bạn.

Hãy làm theo các bước cho các cột khác.

Bước 8: Sử dụng biểu tượng (+) ở phía bên phải để thêm các cột. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp lại các cột bằng cách kéo và thả chúng theo thứ tự bạn muốn.

Tương tự, chỉ cần nhấp vào biểu tượng ba chấm (…) để xóa một cột và nhấn 'Xóa'

Bước 9: Tiếp theo, điền các công việc (hoặc vấn đề) liên quan đến dự án của bạn vào các cột trên bảng Kanban. Trong ví dụ này, chúng tôi đã hoàn thành việc này.

Bước 10: Sau đó, nhấp vào biểu tượng ba chấm (…) bên cạnh bất kỳ cột nào và chọn 'Đặt giới hạn cột. '

Điều này sẽ mở một cửa sổ bật lên cho phép bạn kiểm soát số lượng công việc đang tiến độ cùng một lúc. Đặt giới hạn Công việc đang tiến độ (WIP).

Giới hạn WIP ngăn các thành viên trong nhóm đảm nhận quá nhiều công việc cùng một lúc.

Thực hiện các bước tương tự cho các cột còn lại.

Bước 11: Đối với mỗi công việc bạn đã tạo, hãy thêm thông tin chi tiết. Nhấp vào một công việc sẽ mở ra một cửa sổ bật lên, nơi bạn có thể hoàn thành các trường khác nhau, chẳng hạn như 'Người được giao', 'Nhãn' và 'Nhóm'

Bước 12: Tiếp theo, chuyển đến biểu tượng dấu ba chấm (…) và chọn 'Cấu hình bảng' để quản lý cài đặt bảng.

Bước 13: Trong menu bên cạnh, chọn 'Bảng' rồi chọn 'Bộ lọc tùy chỉnh' để tạo bộ lọc có thể tái sử dụng để tìm vấn đề trên bảng, danh sách công việc tồn đọng và dòng thời gian của bạn.

Trong ví dụ này, hãy thêm bộ lọc cho tất cả các vấn đề thuộc loại 'Công việc' bằng cách sử dụng JQL "Loại = Công việc" và nhấp vào 'Tiếp theo'

Với đó, cấu hình cơ bản đã hoàn thành.

Bước 14: Tuy nhiên, nếu bạn chọn tạo dự án 'do công ty quản lý', bạn có thể tổ chức công việc của mình thêm bằng cách thiết lập các làn bơi, giúp nhóm các công việc dựa trên các tiêu chí cụ thể, như người được giao, mức độ ưu tiên hoặc loại công việc.

Để thêm một làn bơi, hãy chuyển đến 'Cài đặt bảng', điều hướng đến phần 'Làn bơi' và xác định tiêu chí để nhóm các công việc.

Giới hạn của việc tạo bảng Kanban trong Jira

Mặc dù Jira rất tuyệt vời về nhiều mặt, nhưng nó được xây dựng với mục đích phục vụ các nhóm phát triển phần mềm.

So với các giải pháp thay thế Jira cũng phù hợp với các bộ phận như nhân sự, kế toán và tiếp thị, bảng Kanban của Jira có thể bị giới hạn đối với các nhóm không thuộc lĩnh vực công nghệ.

Đây là lý do tại sao Jira có thể không phải là lựa chọn tốt nhất để xây dựng bảng Kanban.

1. Không áp dụng giới hạn WIP một cách cứng nhắc

Giới hạn WIP là yếu tố quan trọng để duy trì luồng trên bảng Kanban, nhưng Jira không áp dụng giới hạn này.

Ngay cả khi bạn đặt giới hạn, hệ thống chỉ cảnh báo khi giới hạn bị vượt quá, cho phép các thành viên trong nhóm di chuyển công việc sang các cột quá tải. Việc không có kiểm soát nghiêm ngặt này có nghĩa là bạn phải đảm bảo mọi người tuân thủ giới hạn WIP theo cách thủ công.

2. Tùy chỉnh quy trình công việc rất phức tạp

Nếu quy trình làm việc của nhóm bạn bao gồm các giai đoạn tùy chỉnh ngoài các tùy chọn cài sẵn của Jira, bạn có thể sẽ mất nhiều thời gian để cấu hình các chuyển đổi. Điều này có thể làm chậm quá trình thiết lập và giới hạn tính linh hoạt khi bạn cần thích ứng nhanh.

3. Chi phí quyền truy cập cho các nhóm lớn

Cấu trúc quyền truy cập của Jira có thể khá phức tạp.

Nếu bạn quản lý một nhóm lớn, việc cài đặt ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc chuyển công việc không phải lúc nào cũng dễ dàng. Bạn có thể thấy rằng việc duy trì các vai trò quyền truy cập chính xác trở thành một công việc quản trị liên tục, điều này không phải là vấn đề trong nhiều phần mềm Bảng Kanban miễn phí khác.

4. Các chỉ số Kanban không đủ chi tiết

Mặc dù Jira cung cấp các báo cáo Kanban cơ bản, nhưng chúng thường không đủ khi bạn muốn có dữ liệu chi tiết hơn, chẳng hạn như bạn muốn phân tích thời gian chu kỳ cho một tập hợp công việc cụ thể. Jira sẽ không thể cung cấp cho bạn mức độ chi tiết như vậy về các chỉ số Kanban .

Bạn sẽ phải xuất dữ liệu thủ công hoặc trả tiền cho các plugin, điều này có thể gây khó chịu nếu mục tiêu của bạn là duy trì một quy trình tinh gọn.

5. Phụ thuộc vào plugin để sử dụng các tính năng nâng cao

Nếu bạn muốn tối ưu hóa bảng Kanban của mình ngoài các tính năng cơ bản — như lọc nâng cao, lập lịch tài nguyên hoặc phân làn theo tiêu chí tùy chỉnh — các tính năng gốc của Jira bị giới hạn. Để tận dụng tối đa, bạn cần các plugin của bên thứ ba như Jira Align, Structure for Jira hoặc Atlassian Analytics, thường đi kèm với chi phí bổ sung.

Tạo bảng Kanban với ClickUp

Bạn có thể tự hỏi: nếu được lựa chọn giữa Jira và ClickUp, bạn nên chọn cái nào?

Bạn đã biết những điểm còn thiếu của Jira, nhưng ClickUp nổi bật ở điểm nào?

Vậy, bạn có nên chuyển từ Jira sang ClickUp không?

Bây giờ, như bạn thấy ở trên, với Giải pháp quản lý dự án của ClickUp, bạn có thể quản lý dễ dàng ngay cả những dự án phức tạp nhất. Bạn có thể chia nhỏ công việc thành các bước rõ ràng, dễ quản lý và hợp tác hiệu quả, đồng thời giữ mọi người đồng bộ từ đầu đến cuối.

Bạn có thể sử dụng ClickUp để tạo Bảng Kanban trực quan, cho phép bạn tùy chỉnh và theo dõi mọi khía cạnh của công việc

Ví dụ: bạn có thể tạo các cột cho các giai đoạn như "Việc cần làm", "Đang tiến hành", "Xem lại" và "Hoàn thành" và xáo trộn hoặc sắp xếp lại chúng bằng giao diện kéo và thả thân thiện với người dùng

Điều chỉnh các giai đoạn này để phù hợp với quy trình cụ thể của nhóm bạn, cho dù bạn đang thực hiện sprint hay ra mắt sản phẩm mới.

Để quản lý công việc đơn giản hơn, hãy sử dụng Trường Tùy chỉnh để lọc và sắp xếp công việc theo các chỉ số quan trọng như trạng thái, người được giao, mức độ ưu tiên hoặc ngày đáo hạn. Bạn thậm chí có thể thêm, ẩn hoặc sắp xếp lại thẻ công việc để linh hoạt khi mức độ ưu tiên thay đổi.

Với Thanh công cụ thao tác hàng loạt ClickUp, bạn có thể thực hiện nhiều cập nhật chỉ với vài cú nhấp chuột. Bạn cần đánh dấu một số nhiệm vụ là "bị chặn" hoặc "đang chờ người khác"? Hoặc có lẽ bạn cần sao chép một tập hợp nhiệm vụ và giao chúng cho các thành viên khác nhau trong nhóm?

Với các hành động hàng loạt, bạn có thể thực hiện tất cả những việc này và hơn thế nữa, tiết kiệm thời gian và nỗ lực quý báu.

Để tránh công việc chồng chất, hãy đặt Giới hạn WIP cho từng giai đoạn của bảng Kanban. Tính năng này giúp đảm bảo rằng không ai trong nhóm của bạn bị quá tải với quá nhiều công việc cùng một lúc, cho phép các dự án tiến triển suôn sẻ.

Ví dụ: nếu một nhà phát triển phải đợi một tính năng được triển khai trước khi bắt đầu công việc tiếp theo, giới hạn WIP có thể giúp giảm thời gian ngừng hoạt động.

Mã hóa màu cột dựa trên mức độ ưu tiên hoặc loại dự án có thể giúp bảng của bạn vừa chức năng vừa thẩm mỹ. Bạn cũng có thể ghim hình ảnh bìa vào thẻ công việc của mình.

Nếu bạn đang quản lý nhiều bảng, hãy sử dụng Chế độ xem Tất cả để có cái nhìn tổng quan về tất cả các công việc trên các bảng khác nhau mà không cần phải tìm kiếm trong các chuỗi email hoặc danh sách công việc dài.

Một điều nữa: với tích hợp Jira trên ClickUp , việc hợp lý hóa việc theo dõi vấn đề, tạo/lập nhiệm vụ và lộ trình Agile trở nên dễ dàng.

Sử dụng Make, bạn có thể thiết lập đồng bộ hai chiều giữa các nền tảng. Ví dụ: khi một vấn đề mới được tạo trong Jira với một thẻ cụ thể, ClickUp sẽ tự động tạo một nhiệm vụ tương ứng. Điều này đảm bảo các nhóm của bạn luôn đồng bộ và có thể cộng tác trong thời gian thực trên cả hai nền tảng.

Nếu tạo bảng từ đầu không phải là sở trường của bạn, bạn có thể tận dụng nhiều mẫu Bảng Kanban mà nền tảng này cung cấp.

Một trong những tùy chọn đó là Mẫu Kanban đơn giản của ClickUp.

Cho dù bạn đang quản lý chiến dịch tiếp thị, chu kỳ phát triển sản phẩm, chỉnh sửa blog hay thiết kế đồ họa, bạn đều có thể theo dõi mọi giai đoạn của dự án bằng cách sử dụng Trạng thái tùy chỉnh và Chế độ xem tùy chỉnh.

Cần ưu tiên công việc hiệu quả hơn? Sử dụng Thẻ và Nhãn ưu tiên như "Sẵn sàng để xem xét", "Phản hồi của khách hàng" hoặc "Phê duyệt cuối cùng" để đánh dấu các công việc quan trọng nhất.

Điều này đảm bảo các mục ưu tiên cao nhận được sự chú ý cần thiết, trong khi các bản cập nhật thời gian thực của ClickUp cho phép nhóm của bạn luôn nắm bắt thông tin mà không cần phải liên tục kiểm tra.

Tải xuống mẫu này

Sử dụng mẫu này, bạn có thể:

Mẫu này cũng bao gồm các tài nguyên bổ sung và ví dụ về Bảng Kanban để giúp bạn tạo danh sách kiểm tra cho các công việc nhỏ hơn và khám phá các tích hợp được đề xuất, đảm bảo chuyển đổi liền mạch sang chế độ xem Bảng trong ClickUp.

Theo dõi dự án với hiệu quả tối ưu bằng ClickUp

Bảng Kanban trong Jira có thể là thứ bạn cần để lấy lại quyền kiểm soát và làm việc thông minh hơn. Tuy nhiên, khi quy mô và độ phức tạp của dự án tăng lên, cùng với đó là số lượng thành viên trong nhóm cũng tăng lên, bạn sẽ cần một giải pháp có thể tùy chỉnh với nhiều chế độ xem, cho phép phụ thuộc công việc và tích hợp trơn tru với nền tảng công nghệ mà bạn đang sử dụng.

Đó là lúc ClickUp phát huy tác dụng.

Không cần plugin hoặc giải pháp thay thế bổ sung — nó có chức năng tích hợp sẵn để phù hợp với quy trình của bạn. Ngoài ra, với phạm vi mẫu sẵn sàng sử dụng, bạn có thể bắt đầu ngay lập tức. Vì vậy , hãy đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu tận hưởng những lợi ích của nó ngay từ hôm nay.