Kanban là một trong những phương pháp phát triển phần mềm tinh gọn phổ biến nhất, cùng với Agile, Scrum, lập trình cực đoan, DevOps, v.v. Kanban — có nghĩa là "bảng hiệu" trong tiếng Nhật — là một phương pháp trực quan để quản lý công việc từ đầu đến cuối qua các giai đoạn khác nhau, được hiển thị trên một bảng tương tác.
Khi nhìn vào bảng Kanban, làm thế nào để biết mình đang làm tốt?
- Bạn đã hoàn thành đủ công việc chưa?
- Bạn có hoàn thành chúng đủ nhanh không?
- Nhóm có năng suất cao không?
- Có bất kỳ bước nào trong quy trình gây ra sự chậm trễ không?
Để trả lời những câu hỏi này và nhiều câu hỏi khác, các nhóm phát triển phần mềm sử dụng các chỉ số Kanban.
Các chỉ số Kanban là các chỉ số hiệu suất chính (KPI) được các nhóm phát triển phần mềm Agile sử dụng để đo lường hiệu suất. Chúng là những con số hướng dẫn các nhà phát triển, người kiểm tra, chuyên gia DevOps và quản lý dự án cải thiện kết quả của họ.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi thảo luận về các chỉ số Kanban thường được sử dụng và cách bạn có thể kết hợp chúng vào các dự án của mình để đo lường hiệu suất của nhóm.
Các chỉ số Kanban hàng đầu cần theo dõi trong các dự án Agile
Tùy thuộc vào mục tiêu, công việc, thời lượng và cấu trúc nhóm của dự án, bạn có thể sử dụng bất kỳ chỉ số nào để đánh giá công việc của mình. Trong tất cả các khía cạnh này, năm chỉ số sau đây được coi là các chỉ số Kanban cốt lõi.
Thông lượng
Tổng công việc là lượng công việc bạn đã hoàn thành trong một kỳ nhất định, chẳng hạn như ngày, tuần hoặc sprint. Thông thường, 'công việc' được đo lường bằng số công việc đã hoàn thành, chuyển từ giai đoạn đầu tiên sang giai đoạn cuối cùng trên bảng Kanban.
Năng suất của một nhóm phát triển phần mềm có thể được đo bằng số lượng câu chuyện người dùng được phát triển trong mỗi sprint. Chỉ số này được sử dụng để:
- Đo lường năng suất của từng cá nhân
- Đo lường năng suất của nhóm
- Lập kế hoạch chính xác cho các dự án trong tương lai
Thời gian hoàn thành
Trong hệ thống quản lý dự án Agile Kanban, thời gian thực hiện là thời lượng từ khi một công việc được thêm vào bảng cho đến khi được đánh dấu là hoàn thành. Đây là thời lượng của quy trình làm việc.
Ví dụ: nếu mất sáu tuần từ khi bạn thêm câu chuyện người dùng vào danh sách công việc tồn đọng cho đến khi nó được phát triển và triển khai, thì thời gian dẫn của bạn là sáu tuần. Chỉ số này được sử dụng để:
- Lên lịch công việc
- Phân bổ tài nguyên
- Tối ưu hóa quy trình làm việc
Thời gian chu kỳ
Thời gian chu kỳ là một phần của thời gian thực hiện và chỉ tập trung vào thời gian nhóm làm việc tích cực cho một công việc. Trên bảng Kanban, thời gian này có thể bắt đầu khi ai đó đánh dấu một công việc là đã bắt đầu/đang thực hiện cho đến khi công việc đó được đánh dấu là đã hoàn thành.
Trong ví dụ trên, nếu câu chuyện người dùng được phát triển trong một ngày, sau khi nằm trong danh sách công việc tồn đọng hơn năm tuần, thời gian chu kỳ là một ngày. Chỉ số này được sử dụng để:
- Đo lường hiệu quả
- Tối ưu hóa quy trình để đẩy nhanh công việc đang thực hiện
Công việc đang tiến hành (WIP)
Công việc đang tiến hành là số lượng công việc đang ở giai đoạn hoạt động trên bảng Kanban. Những công việc này không phải là công việc tồn đọng hay đã hoàn thành, tức là chúng được cho là đang được tích cực thực hiện.
Đây có thể là các công việc ở các giai đoạn như đang tiến hành, phát triển, thử nghiệm, xem xét mã, v.v. Các nhà quản lý dự án sử dụng chỉ số này để:
- Theo dõi khối lượng công việc của nhóm
- Quản lý danh sách công việc hiệu quả hơn và loại bỏ tình trạng quá tải
- Xác định các điểm tắc nghẽn
Điều này đưa chúng ta đến chỉ số Kanban tiếp theo và cuối cùng: Điểm tắc nghẽn trong quy trình.
Xác định các điểm tắc nghẽn trong quy trình
Như tên gọi, tắc nghẽn là những phần của quy trình có sức chứa ít hơn các phần còn lại, gây ra sự ùn tắc trong quy trình làm việc.
Ví dụ: nếu bạn có mười nhà phát triển đẩy 20 tính năng mỗi tuần, nhưng chỉ có một nhà phát triển cấp cao có thể thực hiện đánh giá mã cho hai trong số đó, thì bạn đã tạo ra một điểm nghẽn.
Các nhóm Agile/Kanban sử dụng các điểm nghẽn làm chỉ số để:
- Đo lường hiệu quả quy trình
- Xử lý các lỗ hổng và tắc nghẽn
Nếu bạn đã tìm hiểu về Agile, DevOps, Scrum, Kanban, v.v., bạn biết rằng các chỉ số này được sử dụng trong nhiều phương pháp luận. Hãy cùng tìm hiểu sự tương đồng và khác biệt giữa chúng.
Scrum vs Kanban: Điểm tương đồng và khác biệt
Scrum là một phương pháp quản lý dự án chia công việc thành các phần nhỏ để đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian cụ thể, được gọi là sprint. Phương pháp Kanban là phương pháp trực quan, sắp xếp các công việc thành một loạt các bước tạo thành quy trình công việc.
Scrum và Kanban tập trung vào việc chia các dự án lớn thành các công việc nhỏ, dễ quản lý để loại bỏ các điểm nghẽn, tạo điều kiện cho việc cải tiến liên tục và tối ưu hóa quy trình làm việc. Tuy nhiên, cũng có những điểm khác biệt nhỏ.
| Scrum | Kanban |
|---|---|
| Lập lịch công việc theo sprint (1-4 tuần) | Sử dụng các công cụ như backlog, sản phẩm gia tăng, v.v. |
| Sử dụng các công cụ như backlog, sản phẩm gia tăng, v.v. | Sử dụng các công cụ như bảng Kanban và công việc |
| Mang lại lợi ích về năng suất, hiệu suất và chất lượng cao hơn | Mang lại lợi ích về hiển thị tốt hơn và cải tiến liên tục |
| Các quy trình chặt chẽ hơn với các vai trò được xác định trước trong nhóm Scrum, chẳng hạn như Scrum master, chủ sở hữu sản phẩm và nhóm phát triển | Các quy trình có thể điều chỉnh linh hoạt với sự hướng dẫn của người quản lý dự án cho nhóm |
| Tốt nhất cho các nhóm có ưu tiên rõ ràng và không cần thay đổi trong mỗi sprint | Tốt nhất cho các nhóm có các ưu tiên liên tục thay đổi |
Cả phương pháp Scrum và Kanban đều sử dụng các chỉ số khóa tương tự để đánh giá hiệu suất. Trên thực tế, các chỉ số Kanban mà chúng ta đã thảo luận ở trên cũng có thể đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án Scrum. Dưới đây là cách thức thực hiện.
Thông lượng: Chỉ số Kanban này cho thấy tốc độ phát triển của các nhóm Scrum. Trong các cuộc họp tổng kết và lập kế hoạch sprint, các nhóm Scrum có thể sử dụng dữ liệu từ chỉ số này để cải thiện dự báo và lập lịch.
Công việc đang tiến hành: Trong luồng công việc liên tục của Kanban, WIP đề cập đến các công việc đang hoạt động. Đây là một công việc song song tuyệt vời với các công việc được commit vào một sprint trong Scrum. Với WIP, các nhóm Scrum có thể tính toán tốc độ phát triển, năng suất và hiệu quả.
Thời gian chu kỳ và thời gian dẫn: Trong Scrum, thông thường, thời gian chu kỳ là sprint (từ 1-4 tuần). Tuy nhiên, thời gian dẫn có thể bắt đầu từ ngày nhóm kinh doanh yêu cầu một tính năng và tiếp tục cho đến ngày hoàn thành. Bằng cách đo lường thời gian dẫn, các nhóm Scrum có thể theo dõi tốc độ phản ứng của họ đối với những thay đổi của thị trường và nhu cầu kinh doanh.
Bottlenecks: Bảng Kanban hiển thị rõ ràng số lượng công việc bị kẹt ở giai đoạn ngay trước bottleneck. Các nhóm Scrum có thể sử dụng dữ liệu này để tối ưu hóa quy trình của mình trong thời gian thực trong quá trình sprint.
Nếu bạn quan tâm đến việc sử dụng các chỉ số Kanban cho các dự án của mình, đây là cách để đo lường chúng.
Cách đo lường các chỉ số Kanban
Triết lý đằng sau tất cả các phương pháp quản lý tinh gọn là sự đơn giản. Theo nghĩa đó, các chỉ số Kanban cũng rất đơn giản để sử dụng. Dưới đây là quy trình từng bước để đo lường các chỉ số agile.
1. Xác định các chỉ số bạn muốn đo lường
Các chỉ số Kanban cốt lõi là thông lượng, thời gian dẫn, thời gian chu kỳ, WIP và các điểm nghẽn trong quy trình. Tuy nhiên, đây không phải là những chỉ số duy nhất. Các nhóm thường sử dụng các chỉ số như phân phối khối lượng công việc, tiến độ thực hiện mục tiêu, v.v.
Trước khi thiết lập các chỉ số KPI, hãy xác định những chỉ số quan trọng đối với bạn. Trong quá trình lựa chọn, hãy cân nhắc các chỉ số tốt và xấu. Các chỉ số tốt là:
Dễ hiểu: Các chỉ số phức tạp khó hiểu, khiến chúng ít được chấp nhận. Các chỉ số tốt phải dễ hiểu và đơn giản để đo lường.
Có ý nghĩa: Để có ý nghĩa, một chỉ số xuất sắc cần phải có ý nghĩa đối với nhóm. Ví dụ: các tính năng được phát triển có ý nghĩa đối với nhà phát triển, các lỗi được phát hiện có ý nghĩa đối với nhà phân tích chất lượng và tần suất triển khai có ý nghĩa đối với các nhóm DevOps.
Có thể hành động: Một chỉ số tốt cung cấp thông tin chi tiết, cho phép hành động. Ví dụ: nếu chỉ số thời gian dẫn và chu kỳ của bạn khác nhau rất nhiều, bạn có thể xác định nguyên nhân gốc rễ và thực hiện cải tiến.
Có liên quan: Một chỉ số tốt là chỉ số có liên quan đến mục tiêu kinh doanh. Ví dụ: KPI mua hàng đóng góp vào chi phí hàng bán, còn thông lượng đo lường tốc độ phản ứng của doanh nghiệp đối với những thay đổi của thị trường.
Bối cảnh: Nếu bạn đo lường năng suất bằng số tính năng được phát triển và đặt mục tiêu cụ thể, bạn có thể mất chất lượng trong quá trình theo đuổi tốc độ. Để hiệu quả, chỉ số của bạn cần phải có bối cảnh.
2. Thu thập dữ liệu cần thiết cho các chỉ số Kanban
Để đo lường chính xác hiệu suất trên bất kỳ chỉ số nào, bạn cần có dữ liệu. Ví dụ: để tính toán thông lượng, bạn cần theo dõi số lượng công việc đang được thực hiện/hoàn thành trong một kỳ nhất định, được sắp xếp theo thành viên nhóm chịu trách nhiệm.
Bạn cần biết ngày bắt đầu và ngày kết thúc của mỗi công việc để tính thời gian thực hiện hoặc thời gian chu kỳ.
3. Đặt mục tiêu và điểm chuẩn
Các chỉ số chỉ để làm chỉ số là vô nghĩa. Vì vậy, hãy xác định các điểm chuẩn. Bạn có thể làm điều này bằng cách hiểu các tiêu chuẩn trong ngành hoặc các doanh nghiệp có kích thước tương tự.
Theo thời gian, bạn có thể sử dụng hiệu suất của mình làm tiêu chuẩn tham chiếu và nỗ lực hướng tới cải tiến liên tục.
4. Hình dung các chỉ số dự án của bạn
Về cơ bản, Kanban là một phương pháp trực quan. Nó giúp thiết lập các chỉ số dự án một cách trực quan trên bảng Kanban.
- Đặt tất cả các công việc lên bảng Kanban giúp bạn thấy ngay có bao nhiêu công việc đang tiến độ, đã hoàn thành hoặc chưa bắt đầu
- Biểu đồ dòng thời gian giúp xác định các điểm nghẽn
- Biểu đồ khối lượng công việc hiển thị năng suất của từng thành viên trong nhóm
5. Khám phá sâu hơn về đo lường hiệu suất
Các chỉ số cốt lõi là nền tảng để đo lường hiệu suất. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả và năng suất cao, hãy khám phá sâu hơn.
Ví dụ: bạn có thể theo dõi các chỉ số phát triển lặp đi lặp lại và tăng dần bằng cách kết nối các tính năng và tính toán thời gian chu kỳ tổng hợp. Trong một nền tảng mua sắm trực tuyến, bạn có thể chia nhỏ chức năng thanh toán thành các tính năng, chẳng hạn như thêm vào giỏ hàng, danh sách mong muốn, thanh toán ngay, mua ngay, thanh toán sau, v.v.
Khi tất cả các tính năng này được phát triển, hãy theo dõi các chỉ số cho chức năng để đo lường hiệu suất trong thực tiễn phát triển lặp đi lặp lại của bạn.
Bây giờ bạn đã biết cách đo lường, đây là giá trị mà nó có thể mang lại.
Vai trò của các chỉ số Kanban trong quy trình phát triển phần mềm
Các chỉ số Kanban có thể là công cụ hữu ích để đo lường, cải thiện và nâng cao hiệu suất trong bất kỳ thực hành phát triển phần mềm lean nào. Dưới đây là cách thực hiện.
Tốc độ và vận tốc
Các chỉ số Kanban như thông lượng, thời gian dẫn và thời gian chu kỳ đo lường tốc độ hoàn thành công việc của bạn. Mở rộng hơn, nó còn cho biết lượng công việc bạn có thể hoàn thành tại bất kỳ thời điểm nào.
Hiệu quả luồng
Công việc đang tiến hành và năng suất cho thấy mức độ hiệu quả mà bạn có thể hoàn thành công việc đã cam kết. Bằng cách xác định các điểm nghẽn, bạn có thể cải thiện hiệu quả liên tục.
Sự rõ ràng
Với tính đơn giản và phù hợp, các chỉ số Kanban giúp mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò và mục tiêu của mình. Khi các thành viên trong nhóm biết được hiệu suất làm việc của mình, họ sẽ có động lực để làm việc tốt hơn.
Quyền sở hữu
Các phương pháp Agile, Scrum và DevOps mong muốn các nhóm tự tổ chức 'kéo' công việc từ danh sách công việc tồn đọng và hợp tác hiệu quả để hoàn thành công việc. Các chỉ số Kanban cho phép tự đánh giá và thúc đẩy quyền sở hữu.
Tập trung
Bạn có thể đo lường hàng tá yếu tố trong mỗi dự án: số thành viên nhóm tham gia, số giờ làm việc, ngôn ngữ lập trình được sử dụng, số ngày không hiệu quả, số lần thăng chức, v.v. Tuy nhiên, những chỉ số hào nhoáng này mang lại rất ít hoặc không có giá trị gì cho hiệu suất.
Các chỉ số Kanban tốt giúp nhóm tập trung. Ví dụ, thời gian chu kỳ góp phần vào khả năng thích ứng, dẫn đến sự linh hoạt trong kinh doanh, từ đó tăng doanh thu. Quan điểm này, từ mã đến kết quả kinh doanh, giúp mọi thành viên trong nhóm tập trung.
Đã thuyết phục? Hãy xem cách bạn có thể áp dụng chúng vào quy trình phát triển phần mềm của mình.
Phát huy sức mạnh của các chỉ số Kanban
Các chỉ số Kanban có thể giúp bạn hiển thị, xác định lỗ hổng, truyền cảm hứng cho ý tưởng và tối ưu hóa quy trình chỉ trong một lần. Dưới đây là cách bạn có thể tăng năng suất và hiệu quả bằng cách sử dụng các chỉ số Kanban.
Đo lường những gì quan trọng: Tập trung vào các chỉ số Kanban phù hợp với nhóm của bạn. Nếu bạn là một startup mới thành lập, thông lượng và thời gian chu kỳ có thể quan trọng đối với bạn. Nếu bạn là một nhóm doanh nghiệp lớn, WIP có thể tự nhiên sẽ lớn hơn.
Hãy chiến lược: Kết nối các chỉ số của bạn với mục tiêu kinh doanh. Thông lượng là một chỉ số tuyệt vời nếu doanh nghiệp của bạn nhằm mục đích xây dựng một sản phẩm giàu tính năng. Các điểm nghẽn trong quy trình của bạn là rất quan trọng nếu bạn là một doanh nhân độc lập đang xây dựng một sản phẩm khác biệt.
Hiển thị chúng: Tạo bảng điều khiển mà mọi thành viên trong nhóm đều có thể truy cập. Mặc dù bạn có thể không thấy sự cải thiện hiệu suất hàng ngày, nhưng việc theo dõi các chỉ số hàng đầu có thể hữu ích. Ví dụ: theo dõi thời gian cho mỗi công việc có thể giúp dự đoán thời gian chu kỳ.
Thảo luận thường xuyên: Sử dụng kế hoạch sprint, hồi tưởng và các sự kiện Agile/Scrum khác để thảo luận về hiệu suất trên các chỉ số Kanban. Tranh luận về nguyên nhân gốc rễ và đề xuất các giải pháp tiềm năng.
Cải tiến liên tục: Cải tiến liên tục trong agile không chỉ áp dụng cho những gì bạn đang phát triển mà còn cho cách bạn theo dõi hiệu suất. Đánh giá liên tục các chỉ số của bạn. Khi thời gian chu kỳ được tối ưu hóa, hãy chuyển sang thời gian dẫn. Khi kích thước nhóm của bạn tăng lên, hãy điều chỉnh các chỉ số Kanban cho phù hợp.
Trong quá trình thực hiện, bạn có thể gặp phải một số thách thức. Dưới đây là những thách thức bạn có thể gặp phải và cách vượt qua chúng.
Chỉ số Kanban: Thách thức và Giải pháp
Các dự án phát triển phần mềm ngày nay rất phức tạp, với hàng tá bộ phận chuyển động cùng lúc. Chúng là một ma trận gồm con người, quy trình và công nghệ cần được quản lý hiệu quả.
Quá trình này có rất nhiều thách thức. Phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ có thể giúp bạn vượt qua nhiều thách thức đó.
1. Thiếu dữ liệu
Để đo lường hiệu suất, bạn cần dữ liệu. Hầu hết các nhóm phát triển nhanh đều thu thập dữ liệu bằng trực giác hoặc đánh giá sau khi hoàn thành. Ví dụ, các nhà phát triển có thể nói: "Tôi mất hai ngày để phát triển tính năng này", đây là một ước tính sơ bộ.
Thu thập dữ liệu chính xác bằng các kỹ thuật ước tính nhanh để giải quyết vấn đề này. ClickUp có các công cụ để thu thập tất cả dữ liệu bạn cần.
- Theo dõi thời gian để ghi lại từng phút dành cho công việc
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi công việc và công việc phụ để tính toán chu kỳ/thời gian thực hiện
- Các yếu tố phụ thuộc để xác định các điểm nghẽn
- Phân công công việc cho người dùng để đo lường năng suất cá nhân
2. Thiếu thông tin chi tiết
Ngay cả khi bạn có dữ liệu, đôi khi cũng khó có thể thu thập được thông tin chi tiết. Các nhà quản lý dự án thường mất hàng giờ để tổng hợp dữ liệu vào bảng tính và thực hiện các phép tính.
Bảng điều khiển ClickUp được thiết kế để khắc phục chính những thách thức này. Theo dõi công việc, năng suất, hiệu quả và mức độ sử dụng với bảng điều khiển có thể tùy chỉnh theo thời gian thực. Một số báo cáo được sử dụng phổ biến nhất, có trong các mẫu bảng Kanban khác nhau, bao gồm:
- Sơ đồ luồng tích lũy
- Biểu đồ Burnup và Burndown
- Trạng thái dự án/công việc
- Hoàn thành mục tiêu và tiến độ hướng tới mục tiêu
3. Thiếu thông tin có thể hành động
Giả sử thời gian chu kỳ trung bình của bạn là ba tuần. Nếu bạn muốn giảm thời gian này, bạn có thể làm gì? Các báo cáo của ClickUp được thiết kế để giúp bạn đưa ra quyết định.
Ví dụ: bạn có thể xem chế độ xem Khối lượng công việc để hiểu ai đang làm việc gì, kỹ năng nào có sẵn, v.v. để phân bổ nguồn lực hiệu quả. Nếu bạn cần một nhà phát triển Python để giảm thời gian chu kỳ xuống một tuần, bạn có thể sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc để tìm người có sẵn.
4. Quá tải quản trị viên quản lý dự án
Quản lý dự án phát triển phần mềm Agile bao gồm nhiều công việc quản trị viên, chẳng hạn như phân công công việc, thay đổi trạng thái, gửi thông báo, áp dụng danh sách kiểm tra, v.v. Thực hiện tất cả các công việc này sẽ tạo ra sự chậm trễ và tắc nghẽn không cần thiết, ảnh hưởng đến các chỉ số KPI quản lý dự án.
ClickUp Automations có hơn 100 quy trình làm việc mà bạn có thể đặt vào chế độ tự động ngay lập tức.
Tận dụng các chỉ số Kanban để quản lý dự án thành công với ClickUp
Kỹ thuật Agile được xây dựng trên nền tảng phản hồi liên tục và phát triển lặp đi lặp lại. Các nhóm sản phẩm xây dựng, ra mắt, giám sát và cải thiện kết quả của họ trong các chu kỳ ngắn.
Theo dõi các chỉ số Kanban là điều cơ bản để làm được điều này. Để tận dụng tối đa các chỉ số Kanban, các nhóm kỹ sư phần mềm cần có phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ, linh hoạt và giàu tính năng như ClickUp.
ClickUp cho phép bạn thu thập dữ liệu, theo dõi xu hướng, trực quan hóa thông tin chi tiết và xây dựng chiến lược tối ưu hóa nơi bạn theo dõi các nhiệm vụ của mình. Nó cung cấp cho các nhà quản lý dự án chế độ xem 360 độ, trong khi mọi thành viên trong nhóm có thể xem báo cáo chi tiết về hiệu suất của họ.
Xem cách ClickUp có thể biến đổi quản lý dự án của bạn. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp về các chỉ số Kanban
1. Các chỉ số nào được sử dụng trong Kanban?
Các nhóm Kanban sử dụng một số chỉ số trong suốt vòng đời quản lý dự án. Các chỉ số Kanban cốt lõi là thông lượng, thời gian thực hiện, thời gian chu kỳ, công việc đang thực hiện và các điểm nghẽn trong quy trình.
2. 5 yếu tố cơ bản của Kanban là gì?
Theo David Anderson, tác giả và huấn luyện viên Kanban, 5 yếu tố của bảng Kanban là:
- Tín hiệu trực quan: Thẻ, ghi chú dán, v.v., mỗi thẻ có một công việc/ý tưởng/câu chuyện người dùng
- Cột: Một cột cho mỗi giai đoạn trong quy trình làm việc
- Giới hạn WIP: Số lượng thẻ tối đa trong một cột tại một thời điểm nhất định
- Commitment point (Điểm cam kết): Giai đoạn đánh dấu công việc đã bắt đầu (khi chu kỳ bắt đầu)
- Điểm giao hàng: Giai đoạn biểu thị công việc đã hoàn thành (khi thời gian chu kỳ kết thúc)