Bất kỳ ai từng phụ trách một việc gì đó — bán bánh, đội bóng chày Little League trong khu phố, tiệc sinh nhật bất ngờ — đều có những câu chuyện thú vị để kể. 😵💫
Một số trong số đó là về rủi ro — những vấn đề tiềm ẩn có thể làm hỏng kế hoạch tốt nhất. Một số khác là về vấn đề — những sự cố thực sự đã xảy ra.
Khi lập kế hoạch, không phải lúc nào cũng dễ dàng phân biệt trước giữa rủi ro và vấn đề. Điều này cũng đúng trong quản lý dự án.
Tuy nhiên, hiểu được sự khác biệt này là rất quan trọng để giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng và kiểm soát mức độ căng thẳng.
Hãy
Trong bài viết này, chúng ta sẽ làm sáng tỏ bí ẩn về rủi ro và vấn đề trong quản lý dự án. Chúng ta cũng sẽ tìm hiểu lý do tại sao việc phân biệt chúng lại quan trọng và cách bạn có thể thành thạo việc phân biệt chúng. Điều này sẽ giúp bạn xác định rủi ro một cách hiệu quả và tự tin điều hướng những phức tạp trong quản lý dự án.
Rủi ro trong quản lý dự án là gì?
Theo Viện Quản lý Dự án, rủi ro được định nghĩa là "một sự kiện hoặc điều kiện không chắc chắn, nếu xảy ra, sẽ có tác động tích cực hoặc tiêu cực đến mục tiêu của dự án. "
Để minh họa, hãy xem xét câu sau:
"Nếu bạn không kiểm tra bình xăng trước khi khởi hành một chuyến đi đường dài, bạn có thể hết xăng giữa đường và bị mắc kẹt ở nơi hoang vắng."
Ở đây, nguyên nhân của rủi ro là không kiểm tra bình xăng. Các rủi ro là:
- Bạn hết nhiên liệu giữa chừng chuyến đi
- Điều này xảy ra xa khỏi trạm xăng, khiến bạn bị mắc kẹt
Ví dụ này nêu rõ cách rủi ro thường liên quan đến các sự kiện hoặc điều kiện trong tương lai có thể ảnh hưởng đáng kể đến thành công của dự án.
Rủi ro dự án có thể phát sinh từ bất kỳ nguồn nào — môi trường dự án, thành viên nhóm, khách hàng hoặc các yếu tố bên ngoài như thay đổi thị trường.
Ngoài ra, các doanh nghiệp khác nhau phải đối mặt với các loại rủi ro dự án khác nhau.
Các loại rủi ro dự án khác nhau
Một công ty SEO có thể gặp rủi ro nếu Google thay đổi thuật toán, ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Hoặc, một nhà sản xuất ô tô phải đối mặt với rủi ro từ các quy định mới hoặc sửa đổi hạn chế việc sử dụng một số vật liệu trong ô tô mới.
Một phần quan trọng của việc quản lý rủi ro là xác định rủi ro sớm và lập kế hoạch để giải quyết chúng nếu chúng phát sinh. Quản lý rủi ro đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án, giúp dự án tránh khỏi những rủi ro bất ngờ.
Trong bối cảnh quản lý dự án, đây là một số loại rủi ro dự án phổ biến:
Rủi ro chi phí
Rủi ro chi phí bao gồm các chi phí phát sinh ngoài dự kiến, ước tính chi phí không chính xác và biến động kinh tế có thể dẫn đến vượt ngân sách. Do đó, việc quản lý chúng một cách hiệu quả và chủ động là điều cần thiết.
Lập kế hoạch cho rủi ro
Sự chậm trễ bất ngờ, không có sẵn tài nguyên hoặc phụ thuộc vào các dự án khác làm tăng khả năng không đáp ứng thời hạn dự án là những rủi ro về lịch trình.
Rủi ro về hiệu suất
Rủi ro không đạt được chất lượng hoặc mức độ đầu ra mong muốn được gọi là rủi ro hiệu suất.
Rủi ro mở rộng phạm vi
Những thay đổi không được kiểm soát hoặc sự phát triển liên tục trong phạm vi dự án, thường phát sinh từ các mục tiêu dự án mơ hồ, có thể dẫn đến tăng chi phí và chậm trễ. Những điều này thuộc về rủi ro phạm vi dự án bị mở rộng.
Nguồn lực kỹ năng quản lý rủi ro
Các thách thức liên quan đến nhân sự, chẳng hạn như khoảng cách kỹ năng hoặc chuyên môn của nhóm không đủ, là những rủi ro về nguồn lực kỹ năng.
Rủi ro công nghệ
Các sự cố phần mềm, lỗi phần cứng và vấn đề tương thích thuộc phạm vi rủi ro công nghệ.
Rủi ro tổ chức
Sự thay đổi trong quản lý, sự thay đổi văn hóa hoặc các yếu tố bên ngoài như sáp nhập và mua lại là các rủi ro tổ chức.
Rủi ro thị trường
Biến động thị trường, nhu cầu khách hàng thay đổi hoặc đối thủ cạnh tranh mới có thể gây ra những mối đe dọa đáng kể.
Rủi ro hoạt động
Những thay đổi bất ngờ trong quy trình sản xuất, các vấn đề về chuỗi cung ứng có thể làm gián đoạn hoạt động, và quản lý nhân lực và vật lực không hiệu quả là những rủi ro hoạt động.
Rủi ro chiến lược
Rủi ro chiến lược là các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như thay đổi thị trường hoặc thay đổi quy định, có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp của dự án với các mục tiêu chiến lược.
Rủi ro bên ngoài
Các yếu tố không thể dự đoán trước, chẳng hạn như thiên tai, vấn đề pháp lý hoặc biến động thị trường, có thể ảnh hưởng đến kết quả dự án và được gọi là rủi ro bên ngoài.
Phần mềm quản lý rủi ro hiệu quả có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi trong việc xác định và theo dõi rủi ro một cách chủ động.
Vấn đề trong quản lý dự án là gì?
Trong khi rủi ro là những vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra hoặc không, vấn đề là những vấn đề đã xuất hiện và cần được giải quyết ngay lập tức.
Các vấn đề có thể bao gồm từ những trục trặc nhỏ dễ khắc phục đến những gián đoạn lớn làm đình trệ hoàn toàn tiến độ. Chúng có thể xuất hiện ở bất kỳ giai đoạn nào của dự án và đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu của dự án.
Vấn đề thường phát sinh từ rủi ro — dù có thể dự đoán trước hay không — đã trở thành hiện thực. Một kế hoạch dự phòng tốt có thể giúp bạn giải quyết rủi ro trước khi chúng trở thành vấn đề.
Ví dụ:
Trong một chuyến đi đường dài, bạn hết xăng giữa chừng và bị mắc kẹt giữa chốn hoang vu. Hóa ra bạn đã cán phải một tảng đá làm thủng bình xăng.
Bạn không thể lường trước được vấn đề này trước đó — và đây là vấn đề không dễ giải quyết.
Giống như rủi ro, vấn đề trong dự án cũng có nhiều loại. Hãy phân tích chúng:
Vấn đề nội bộ
Chúng bao gồm các rào cản nội bộ như sự cố liên lạc, mục tiêu không phù hợp và thành viên nhóm không hoàn thành trách nhiệm của mình. Đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm hiểu vai trò của mình trong khung quản lý dự án có thể giúp ngăn ngừa những hiểu lầm này.
Các vấn đề liên quan đến thời gian
Ví dụ điển hình là việc không tuân thủ thời hạn và trì hoãn công việc. Việc thiết lập một dòng thời gian thực tế là rất quan trọng vì nó đặt ra kỳ vọng và hướng dẫn toàn bộ nhóm tiến tới đích.
Các vấn đề liên quan đến chi phí
Vượt quá ngân sách là một trong những trở ngại phổ biến nhất đối với các nhà quản lý dự án. Nếu được quản lý tốt, chúng không phải lúc nào cũng làm dự án bị trật bánh, nhưng điều quan trọng là phải ghi chép chúng vào sổ đăng ký vấn đề để tránh các vấn đề tài chính lặp lại.
Vấn đề bên ngoài
Các yếu tố không thể dự đoán trước như thay đổi chính trị hoặc điều kiện thời tiết bất lợi có thể ảnh hưởng đáng kể đến dự án. Có một kế hoạch dự phòng vững chắc sẽ đảm bảo rằng những gián đoạn bên ngoài như vậy không làm dự án của bạn bị trật bánh.
Bây giờ, hãy xem một số ví dụ để thấy rủi ro và vấn đề diễn ra như thế nào trong thực tế.
Boeing 787 Dreamliner: Sự phức tạp dẫn đến các vấn đề không thể tránh khỏi
Việc Boeing ra mắt máy bay 787 Dreamliner là một ví dụ điển hình về rủi ro biến thành vấn đề.
Trong một cuộc phỏng vấn với Seattle Times, một kỹ sư của Boeing cho biết chiếc máy bay này là "một chiếc máy bay phức tạp hơn, với những ý tưởng mới, tính năng mới, hệ thống mới và công nghệ mới. "
Sự phức tạp này khiến việc nêu rõ tất cả các vấn đề tiềm ẩn trước đó trở nên gần như bất khả thi.
Tuy nhiên, một số rủi ro đã rõ ràng. Khi dự án tiến độ, những rủi ro này đã trở thành các vấn đề nghiêm trọng, bao gồm sự chậm trễ và chi phí thêm 10 tỷ đô la. Công ty thừa nhận rằng họ đã "vượt quá khả năng quản lý hiệu quả của mình. "
Ở đây, sự kết hợp giữa rủi ro cao và quản lý rủi ro không đủ đã dẫn đến các vấn đề và thất bại không thể tránh khỏi trong dự án.
Bank of America: Khi rủi ro leo thang thành vấn đề lớn
Năm 2011, Bank of America áp dụng phí mới 5 đô la hàng tháng cho người dùng thẻ ghi nợ, dự đoán sẽ có một số phản hồi tiêu cực từ khách hàng — điều thường xuất hiện khi tăng giá. Tuy nhiên, phản ứng dữ dội hơn nhiều so với dự kiến.
Một phong trào phản đối có tên "Ngày chuyển ngân hàng" đã lan rộng trên Facebook, kêu gọi khách hàng rời bỏ Bank of America để phản đối mức phí mới. Sự ra đi của hàng loạt khách hàng đã buộc ngân hàng này phải quay lại với cơ cấu phí cũ.
Mặc dù sổ đăng ký rủi ro đã xác định khả năng khách hàng không hài lòng, nhưng rủi ro này đã phát triển thành một vấn đề nghiêm trọng hơn so với những gì công ty đã chuẩn bị. Một cách tiếp cận chủ động hơn trong việc xác định và ghi chép những rủi ro này có thể đã thay đổi kết quả.
Sự khác biệt giữa rủi ro và vấn đề là gì?
Bay — đó là rủi ro. Sợ bay? Đó là vấn đề.
Biết được bạn đang đối mặt với rủi ro hay vấn đề sẽ quyết định cách tiếp cận của bạn. Rủi ro đòi hỏi các chiến lược chủ động để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu các vấn đề tiềm ẩn, trong khi vấn đề cần hành động ngay lập tức để giải quyết các vấn đề hiện tại và tiếp tục tiến lên.
Việc nhầm lẫn giữa hai khái niệm này có thể dẫn đến nỗ lực và nguồn lực bị sử dụng sai chỗ. Bạn không muốn chuẩn bị cho một cơn bão khi thuyền của bạn đã bị rò rỉ!
Hãy cùng xem xét rủi ro và vấn đề, điểm tương đồng và khác biệt giữa chúng.
Rủi ro và vấn đề: Dòng thời gian
Một sự khác biệt quan trọng giữa rủi ro và vấn đề nằm ở thời điểm. Rủi ro tập trung vào tương lai — đó là những tình huống "nếu như" có thể gây gián đoạn dự án của bạn sau này.
Ví dụ: hãy xem xét một dự án xây dựng mà bạn có thể gặp phải sự chậm trễ trong việc xin giấy phép. Sự chậm trễ này là một rủi ro, vì nó chưa xảy ra, nhưng có thể ảnh hưởng đến tiến độ của bạn.
Bạn lập kế hoạch cho các tình huống này bằng các công cụ như nhật ký RAID (Rủi ro, Giả định, Vấn đề, Phụ thuộc) để theo dõi và quản lý các mối đe dọa tiềm ẩn.
Ngược lại, vấn đề là những vấn đề hiện tại cần được giải quyết ngay lập tức.
Hãy tưởng tượng thời tiết bất ngờ khiến công việc tại công trường xây dựng bị ngừng trệ. Điều này đang xảy ra và ảnh hưởng trực tiếp đến dự án của bạn.
Sự khác biệt chính là rủi ro cần kế hoạch, còn vấn đề cần giải pháp trong thời gian thực.
Rủi ro và vấn đề: Sự chắc chắn
Rủi ro là không chắc chắn. Bạn có thể đánh giá khả năng xảy ra và tác động của chúng, nhưng không thể chắc chắn liệu chúng có xảy ra hay không và khi nào xảy ra.
Ví dụ: khả năng đối thủ cạnh tranh ra mắt sản phẩm tương tự trước bạn là một rủi ro. Bạn có thể đánh giá xu hướng thị trường để ước tính xác suất, nhưng đó vẫn chỉ là phỏng đoán.
Tuy nhiên, các vấn đề đã xuất hiện và cần được giải quyết ngay lập tức.
Nếu quá trình kiểm tra sản phẩm của bạn phát hiện ra một lỗi nghiêm trọng, đó là một vấn đề — điều này là chắc chắn và cần được khắc phục trước khi bạn có thể tiếp tục.
Sự khác biệt giữa sự không chắc chắn và sự chắc chắn giúp bạn tập trung vào những vấn đề cần được giải quyết ngay lập tức và những vấn đề cần được lập kế hoạch chiến lược.
Rủi ro và vấn đề: Tác động
Rủi ro có tác động tiềm ẩn cho đến khi sự kiện xảy ra. Phạm vi của rủi ro có thể từ những trở ngại nhỏ đến những gián đoạn lớn.
Ví dụ: chi phí nguyên vật liệu tăng có thể đe dọa ngân sách dự án của bạn, nhưng cho đến khi điều đó xảy ra, đó chỉ là một khả năng rủi ro.
Ngược lại, vấn đề có tác động rõ ràng và đang ảnh hưởng đến dự án của bạn.
Chi phí ẩn phát hiện trong quá trình xây dựng, ví dụ, đòi hỏi phải điều chỉnh ngân sách ngay lập tức.
Rủi ro và vấn đề: Cách tiếp cận quản lý
Quản lý rủi ro có nghĩa là chủ động. Bạn dự đoán các vấn đề tiềm ẩn và lập kế hoạch để ngăn chặn chúng xảy ra. Điều này có thể bao gồm xác định các nhà cung cấp thay thế, dự trù thêm thời gian trong lịch trình hoặc sử dụng các khung công tác khác nhau để bảo vệ chống lại các mối đe dọa.
Ví dụ: bạn có thể phát triển kế hoạch kế nhiệm để xử lý rủi ro thành viên nhóm quan trọng rời khỏi dự án, từ đó giảm thiểu sự gián đoạn.
Tuy nhiên, các vấn đề đòi hỏi một cách tiếp cận phản ứng.
Khi một thành viên quan trọng trong nhóm bất ngờ nghỉ việc, đó sẽ trở thành một vấn đề. Bạn phải hành động nhanh chóng — phân phối lại công việc, tuyển dụng người thay thế hoặc điều chỉnh dòng thời gian.
Rủi ro và vấn đề: Trọng tâm
Quản lý rủi ro, một phần không thể thiếu trong kế hoạch quản lý dự án của bạn, là tất cả về phòng ngừa. Mục tiêu của bạn là ngăn chặn rủi ro trở thành vấn đề bằng cách xác định các mối đe dọa sớm và thực hiện các bước để tránh chúng. Điều này có thể bao gồm tạo sổ đăng ký rủi ro, tích cực theo dõi các rủi ro tiềm ẩn và chuẩn bị các kế hoạch dự phòng.
Ví dụ: áp dụng các phương pháp linh hoạt và tiến hành kiểm tra phần mềm thường xuyên giúp ngăn ngừa rủi ro chậm trễ.
Nếu một lỗi nghiêm trọng xuất hiện trong quá trình thử nghiệm, thì đó là một vấn đề và trọng tâm sẽ chuyển sang giải quyết vấn đề đó càng nhanh càng tốt.
Ưu tiên chuyển từ ngăn chặn rủi ro sang giải quyết vấn đề một cách trực diện, đảm bảo dự án vẫn có thể đạt được mục tiêu.
Rủi ro và vấn đề: Chiến lược đối phó
Trong khi quản lý rủi ro chủ động bao gồm lập kế hoạch kỹ lưỡng và phát triển các chiến lược giảm thiểu rủi ro, thì xử lý các vấn đề thường có nghĩa là thích ứng nhanh chóng, bằng cách phân bổ lại nguồn lực, điều chỉnh dòng thời gian hoặc thậm chí thay đổi mục tiêu dự án.
Bằng cách duy trì nhật ký RAID được cập nhật thường xuyên và sử dụng sổ đăng ký rủi ro, bạn có thể ghi chép các chiến lược của mình và sẵn sàng thay đổi hướng đi khi cần thiết. Bạn càng chuẩn bị kỹ càng cho các rủi ro, bạn càng có thể xử lý các vấn đề tốt hơn khi chúng phát sinh, giúp nỗ lực quản lý dự án của bạn hiệu quả hơn.
Rủi ro và vấn đề: Biểu đồ so sánh
| Aspect | Rủi ro | Vấn đề |
| Dòng thời gian | Tập trung vào tương lai; các sự kiện tiềm ẩn có thể xảy ra và ảnh hưởng đến dự án sau này | Tập trung vào hiện tại; các vấn đề hiện tại ảnh hưởng đến dự án và cần hành động ngay lập tức |
| Độ chắc chắn | Không chắc chắn; có thể đánh giá khả năng xảy ra và tác động, nhưng không thể đảm bảo sẽ xuất hiện | Chắc chắn; đây là những vấn đề thực tế, đã tồn tại và đã xảy ra |
| Tác động | Hậu quả chỉ là giả định cho đến khi rủi ro trở thành hiện thực | Ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, ngân sách hoặc dòng thời gian của dự án ngay bây giờ |
| Phương pháp quản lý | Chủ động; bao gồm lập kế hoạch, phòng ngừa và các chiến lược giảm thiểu rủi ro như sử dụng sổ đăng ký rủi ro | Phản ứng; yêu cầu giải quyết ngay lập tức và điều chỉnh kế hoạch hiện tại để khắc phục vấn đề |
| Tập trung | Phòng ngừa: nhằm tránh rủi ro biến thành vấn đề bằng cách lập kế hoạch và thực hiện các biện pháp kiểm soát | Giải quyết; tập trung vào việc khắc phục vấn đề ngay khi chúng phát sinh để giảm thiểu tác động |
| Lập kế hoạch | Bao gồm lập kế hoạch chi tiết, sử dụng các biện pháp như nhật ký RAID và khung quản lý rủi ro an ninh mạng để giải quyết các mối đe dọa có thể xảy ra trong tương lai | Yêu cầu hành động nhanh chóng để sửa đổi các kế hoạch hiện có và quản lý vấn đề cấp bách |
Điểm tương đồng giữa rủi ro và vấn đề là gì?
Mặc dù có sự khác biệt, rủi ro và vấn đề là những khía cạnh thiết yếu của quản lý dự án. Chúng có những điểm tương đồng nhất định:
- Các dự án có thể phải đối mặt với nhiều rủi ro và vấn đề khác nhau, có thể rất khác nhau giữa các dự án
- Sử dụng kinh nghiệm rút ra từ các dự án tương tự là một cách tuyệt vời để chuẩn bị cho rủi ro và xử lý vấn đề một cách hiệu quả
- Quản lý dự án và nhóm dự án cần hợp tác để xác định rủi ro, quản lý rủi ro và giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh
- Có các tài liệu cụ thể để theo dõi cả rủi ro và vấn đề của dự án
- Khi dự án tiến triển, bản chất và phạm vi của rủi ro và vấn đề có thể thay đổi, và người quản lý dự án phải hướng dẫn nhóm dự án vượt qua những thay đổi này
Nhận thức rằng cả rủi ro và vấn đề đều là một phần của quản lý dự án sẽ giúp bạn hiểu được tầm quan trọng của chúng và xử lý chúng một cách hiệu quả.
Làm thế nào để quản lý rủi ro và vấn đề?
Xác định rủi ro sớm cho phép bạn giải quyết các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Đồng thời, việc ghi chép cẩn thận các vấn đề này cũng rất quan trọng để quản lý chúng hiệu quả trong suốt dự án.
Một cách tuyệt vời để kiểm soát rủi ro và vấn đề là sử dụng các công cụ được thiết kế riêng cho công việc này.
Đó là lúc ClickUp phát huy tác dụng. ClickUp là đối tác quản lý dự án chiến lược tối ưu của bạn.
ClickUp là một công cụ quản lý dự án với hàng trăm tính năng có thể tùy chỉnh và chức năng được thiết kế để giúp các nhóm có kích thước khác nhau quản lý rủi ro, theo dõi cập nhật dự án, thúc đẩy tính minh bạch và hợp tác liền mạch — tất cả trong một nền tảng.
ClickUp giúp quản lý công việc trở nên dễ dàng và cung cấp nhiều tính năng hơn so với phần mềm quản lý rủi ro thông thường. Từ việc động não trên bảng trắng tương tác của ClickUp đến việc tạo wiki chi tiết trong các tài liệu cộng tác, ClickUp cung cấp một không gian làm việc đa năng và nổi bật.
Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp bạn đánh giá và xử lý rủi ro và vấn đề:
Có được những hiểu biết sâu sắc với bảng điều khiển
Hãy coi Bảng điều khiển ClickUp như trung tâm điều khiển nhiệm vụ của dự án — tập hợp mọi thứ vào một chế độ xem có thể tùy chỉnh.
Bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan về mọi khía cạnh của tiến độ dự án, cho phép bạn quản lý rủi ro và vấn đề một cách dễ dàng.
Điều tuyệt vời nhất? Bạn có thể xây dựng theo cách của riêng mình.
Chọn từ hơn 50 tiện ích, bao gồm bảng, trình theo dõi khối lượng công việc, biểu đồ tùy chỉnh và hơn thế nữa, để hiển thị chính xác những gì quan trọng với bạn. Công cụ này là lựa chọn hoàn hảo để luôn cập nhật mọi chi tiết và rủi ro của dự án.
Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại
Không ai thích những công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại. May mắn thay, ClickUp Automations giúp giảm thời gian dành cho những công việc đơn điệu để bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn.
Với hơn 100 tùy chọn tự động hóa, bạn có thể đặt các quy tắc để thay đổi trạng thái công việc, cập nhật ưu tiên, điều chỉnh ngày đáo hạn và hơn thế nữa.
Ngoài ra, 50 hành động kích hoạt cho phép bạn tạo tự động hóa tùy chỉnh phù hợp với quy trình làm việc của mình. Tất cả là để tập trung vào những gì thực sự quan trọng mà không cần giám sát liên tục.
Khám phá các mẫu có thể tùy chỉnh
Có lẽ khía cạnh thân thiện với người dùng nhất của ClickUp là thư viện mẫu phong phú, chẳng hạn như các mẫu chuyên dụng để đánh giá rủi ro và phân tích chế độ lỗi và ảnh hưởng (FMEA).
Hãy xem một số mẫu tốt nhất để quản lý rủi ro và vấn đề trong quản lý dự án.
Mẫu Bảng trắng Đánh giá rủi ro của ClickUp là công cụ hoàn hảo để giúp các nhóm sắp xếp thứ tự ưu tiên và hình dung rủi ro.
Với mẫu này, nhóm của bạn có thể đánh giá các loại rủi ro khác nhau và tác động tiềm ẩn của chúng, phân tích dữ liệu để phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và lập kế hoạch các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu rủi ro.
Dưới đây là cách sử dụng:
- Mô tả rủi ro, động não và tạo sổ đăng ký rủi ro với ClickUp Docs
- Tạo bảng tính rủi ro và xem khả năng xảy ra của chúng bằng chế độ xem bảng
- Thiết lập hệ thống đánh giá rủi ro và sử dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp để đánh giá khả năng xảy ra của từng rủi ro
- Phát triển kế hoạch hành động, trong đó bạn có thể tạo và phân công các nhiệm vụ riêng lẻ bằng cách sử dụng Nhiệm vụ ClickUp
- Theo dõi tiến độ của các nỗ lực quản lý rủi ro và xem xét kết quả
- Cập nhật Bảng trắng Đánh giá rủi ro của bạn thường xuyên với thông tin mới hoặc thay đổi bằng chế độ xem Bảng của ClickUp
Mẫu này chính xác là những gì bạn cần để đảm bảo nhóm của bạn thống nhất và sẵn sàng đối phó với rủi ro.
Để phân tích rủi ro một cách đơn giản, Mẫu phân tích rủi ro quản lý dự án của ClickUp là lựa chọn phù hợp cho bạn.
Việc thiết lập mẫu này trong ClickUp có thể giúp ích rất nhiều trong các cuộc họp đánh giá trạng thái của nhóm dự án. Nó cho phép nhóm của bạn:
- Nhận diện nhanh chóng và chính xác các rủi ro tiềm ẩn
- Phân tích khả năng xảy ra của từng rủi ro
- Phát triển các chiến lược phòng ngừa để quản lý rủi ro một cách chủ động
Dù dự án của bạn lớn hay nhỏ, mẫu này sẽ giúp mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
Tiếp theo, hãy xem qua Mẫu theo dõi vấn đề của ClickUp. Vấn đề chắc chắn sẽ xảy ra, nhưng mẫu này được thiết kế để giúp quản lý chúng dễ dàng hơn.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Báo cáo, theo dõi và sắp xếp thứ tự ưu tiên các lỗi, sai sót và các vấn đề khác một cách dễ dàng
- Tăng cường sự hợp tác trong nhóm để giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn
- Giữ tất cả các báo cáo vấn đề được sắp xếp trong một cơ sở dữ liệu được chia sẻ
Nó tập trung tất cả các báo cáo vấn đề vào một nơi, tăng cường sự hợp tác và giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn nhanh hơn.
Và nếu bạn vẫn không thể tìm thấy những gì mình cần, hoặc nếu bạn đã tùy chỉnh một mẫu phù hợp nhất với mình, chỉ cần một cú nhấp chuột là có thể lưu lại. ClickUp cho phép bạn ghi lại bất kỳ công việc, quy trình hoặc chế độ xem nào dưới dạng mẫu, sẵn sàng sử dụng bất cứ khi nào bạn cần.
Cuối cùng, ClickUp kết hợp tất cả các tính năng này một cách liền mạch, trực quan và tích hợp, cung cấp cho bạn các công cụ để giải quyết rủi ro và vấn đề mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Giảm thiểu rủi ro và vấn đề với ClickUp
Trong quản lý dự án, rủi ro có mặt ở khắp mọi nơi và xuất hiện dưới mọi hình thức — vừa là thách thức vừa là cơ hội bất ngờ. Quản lý hiệu quả những rủi ro đa dạng này là chìa khóa thành công, và đó là điểm mạnh của ClickUp! Đây là giải pháp đa năng để quản lý rủi ro và tối ưu hóa các dự án của bạn.
Với ClickUp, bạn có quyền truy cập vào nhiều tính năng có thể tùy chỉnh như Bảng điều khiển và Mục tiêu. Ngoài ra, nó còn cung cấp nhiều tùy chọn giao tiếp để mọi thứ luôn diễn ra suôn sẻ.
Và phần hay nhất là gì? Bạn có thể bắt đầu quản lý rủi ro mà không tốn một xu với Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp.
Vậy còn chần chừ gì nữa? Hãy đối mặt với rủi ro và dùng thử ClickUp ngay hôm nay!