Nếu bạn hỏi một nhóm Agile có hiệu suất cao về bí quyết thành công của họ, có lẽ bạn sẽ nghe họ nhắc nhiều đến “Bảng Trello”.
Bảng Kanban là một công cụ quản lý quy trình làm việc giúp tăng cường khả năng hiển thị, xác định các điểm nghẽn và cân bằng khối lượng công việc một cách hiệu quả.
Khi các dự án ngày càng phức tạp, việc duy trì sự tổ chức trở nên vô cùng quan trọng. Đó là lý do tại sao rất nhiều nhóm lựa chọn sử dụng bảng Kanban để tối ưu hóa quy trình làm việc của họ.
Là một phần của bộ công cụ Atlassian, Trello là công cụ quản lý dự án trực quan, phù hợp cho cả các nhóm làm việc tại văn phòng lẫn các nhóm làm việc từ xa. Các mẫu bảng Trello cung cấp một cách dễ dàng để lập kế hoạch cho các quy trình kinh doanh và quy trình làm việc phức tạp, đóng vai trò như một bản thiết kế chi tiết cho các dự án của bạn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về các ví dụ bảng Trello hay nhất và tìm hiểu cách chúng có thể giúp tăng năng suất trong các tình huống khác nhau.
Chúng tôi cũng sẽ so sánh ClickUp và Trello để xác định công cụ nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
💡 Đang tìm kiếm một công cụ mới? Đừng mất thời gian đoán mò nữa!
Hãy cho chúng tôi biết công cụ mà bạn đang đánh giá, và chúng tôi sẽ tư vấn xem liệu nó có phù hợp với bạn hay không, dựa trên dữ liệu từ hơn 10.000 nhóm đã có quyết định lựa chọn.
Hãy xem những gì thực sự phù hợp với kích thước nhóm của bạn, để bạn có thể đưa ra quyết định một cách tự tin.
15 ví dụ về bảng Trello để tăng năng suất
Tiếp thị
Nếu bạn đang có kế hoạch đưa doanh nghiệp của mình lên mạng, Mẫu Lập kế hoạch Nhiệm vụ Trang web của Trello chính là công cụ bạn cần để tiếp cận đối tượng mục tiêu. Mẫu này sẽ hướng dẫn bạn từng bước, từ lập kế hoạch và thiết kế cho đến ra mắt và sao lưu blog hoặc trang web chuyên nghiệp của bạn, qua tất cả 10 bước đơn giản.
Mỗi bước đều đi kèm với danh sách kiểm tra chi tiết dành cho các nhóm marketing, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ cho đến khi trang web đi vào hoạt động. Nếu bạn đã có trang web, bảng Trello này cũng có thể hỗ trợ bạn cải tiến thiết kế và nâng cao trải nghiệm người dùng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đối với những ai đang thực hiện các dự án trang web trên Trello, tiện ích Import Power-Up sẽ là một bước đột phá. Tiện ích này cho phép người dùng nhập danh sách các trang từ một trang web hiện có hoặc phác thảo các trang cho một trang web mới. Ngoài ra, nó còn có thể đưa dữ liệu từ các Trường Tùy chỉnh, chẳng hạn như thông tin từ Google Analytics, trực tiếp vào Trello khi cài đặt các thẻ.
Bán hàng
Mẫu CRM & Quy trình bán hàng của Crmble biến quy trình bán hàng của bạn thành một quy trình trực quan và có tổ chức, giúp bạn dễ dàng theo dõi từng khách hàng tiềm năng từ đầu đến cuối.
Các thẻ có thể tùy chỉnh cho phép bạn thêm thông tin khách hàng tiềm năng, ghi chú và thời hạn, hoàn toàn phù hợp với nhu cầu riêng của bạn. Các tính năng CRM của mẫu này giúp quản lý tương tác với khách hàng trực tiếp trên Trello, tập trung toàn bộ thông tin tại một nơi thuận tiện. Ngoài ra, tính năng theo dõi tiến độ và tổng quan trực quan giúp hiển thị cái nhìn chi tiết về mọi công việc.
Một tính năng mới được bổ sung là nút WhatsApp bên cạnh số điện thoại liên hệ, cho phép bạn chuyển trực tiếp sang cuộc hội thoại trên WhatsApp ngay từ bảng Trello của mình.
Nhân sự (HR)
Mẫu " Quy trình Tuyển dụng " của Trello là công cụ đắc lực giúp bạn tối ưu hóa quy trình tuyển dụng. Mẫu này biến quy trình tuyển dụng vốn lộn xộn thành một quy trình trực quan và có tổ chức, hướng dẫn bạn từ khâu tìm kiếm ứng viên cho đến quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Bằng cách đính kèm mô tả công việc vào thẻ của từng vị trí, bạn có thể dễ dàng theo dõi và cập nhật quá trình ứng tuyển của từng ứng viên. Sử dụng các thẻ Trello để lưu trữ thông tin ứng viên, ghi chú phỏng vấn và các bước tiếp theo — tất cả đều được tập trung tại một nơi. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không còn phải vất vả tìm kiếm thông tin hay bỏ lỡ các ứng viên tiềm năng nữa.
Ngoài ra, bố cục trực quan của mẫu này giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhanh chóng về quy trình tuyển dụng, từ đó hỗ trợ bạn phát hiện các điểm tắc nghẽn và đang theo dõi các mốc thời gian.
❗️Hãy đọc bài viết này trước khi bạn tạo 5 bảng Trello mới.
Các nhóm marketing đang sử dụng Trello song song với công cụ lịch, công cụ truyền thông và thư viện tài nguyên đang phải chịu một “chi phí phối hợp” tiềm ẩn. Dưới đây là 5 cách thiết lập không gian làm việc giúp gộp toàn bộ hệ thống của bạn thành một không gian làm việc thống nhất. 👇🏼
Quản lý sản phẩm
Mẫu Lộ trình Sản phẩm cho Trello là chìa khóa giúp bạn làm chủ công tác quản lý sản phẩm một cách sáng tạo. Mẫu này biến tầm nhìn sản phẩm của bạn thành một lộ trình năng động và có thể thực hiện được, giúp việc lập kế hoạch phức tạp trở nên dễ dàng.
Sử dụng nó để sắp xếp thứ tự ưu tiên các yêu cầu tính năng cho các đợt sprint sắp tới, từ đó tạo ra quy trình phát triển minh bạch cho nhóm Agile của bạn. Sắp xếp các câu chuyện người dùng và phản hồi của khách hàng trực tiếp trên từng thẻ tính năng, giúp bạn dễ dàng tra cứu các chi tiết quan trọng.
Bảng dự án đơn giản này đảm bảo tính nhất quán bằng cách áp dụng cùng một khung làm việc cho mọi ý tưởng tính năng, trong khi các danh sách kiểm tra nêu rõ các yêu cầu về phát triển và thiết kế để quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, việc thêm điểm câu chuyện vào các thẻ có thể cải thiện quá trình lập kế hoạch sprint và giúp quản lý khối lượng công việc của nhóm hiệu quả hơn.
Hỗ trợ khách hàng
Mẫu Trello dành cho hỗ trợ khách hàng có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu để nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Khi một biểu mẫu yêu cầu hỗ trợ được gửi đi hoặc một email đến địa chỉ hỗ trợ của bạn, một thẻ sẽ tự động được tạo trong danh sách ‘Yêu cầu hỗ trợ đến’, ghi lại tất cả các chi tiết. Từ đó, bạn có thể thêm các thành viên nhóm liên quan và di chuyển thẻ sang danh sách ‘Đã giao’.
Khi nhóm của bạn xử lý yêu cầu, họ sẽ cập nhật trạng thái của thẻ bằng cách di chuyển thẻ đó sang danh sách ‘Đang tiến hành’. Nếu cần xem xét, chỉ cần sử dụng nhãn ‘Đang chờ phê duyệt’. Khi vấn đề được giải quyết, thẻ sẽ được di chuyển sang danh sách ‘Đã giải quyết’, hoàn thành quy trình.
Mẫu này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của đội ngũ hỗ trợ, đảm bảo mọi thứ được sắp xếp gọn gàng và dễ dàng truy cập ngay trong Trello.
CNTT
Đội ngũ Kỹ thuật Trello đã tạo ra Mẫu Kanban nhằm tối ưu hóa việc quản lý quy trình làm việc. Với sáu danh sách công việc: Backlog, Design, Việc cần làm, Việc đang làm, Code Review, Testing và Đã xong, đây là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm kỹ thuật mong muốn vạch ra quy trình phát triển của mình một cách rõ ràng.
Ngoài ra, bạn có thể nâng cao hiệu quả của Bảng Trello bằng cách kích hoạt các tiện ích mở rộng (power-ups) cho các công cụ thiết kế như Invision hoặc Figma, từ đó tích hợp trực tiếp các tài nguyên này vào quy trình làm việc của bạn.
Tài chính
Việc theo dõi chi tiêu thường có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, đặc biệt là khi phải xử lý các bảng tính phức tạp. Việc tạo và duy trì một bảng tính ngân sách trên Excel có thể rất rườm rà và tốn thời gian. May mắn thay, Mẫu ngân sách của Cedrik Bell mang đến một giải pháp đơn giản và hiệu quả.
Thiết kế thân thiện với người dùng và linh hoạt của nó cho phép bạn ghi lại từng khoản chi tiêu ngay khi phát sinh. Chỉ cần nhập các khoản chi tiêu và các hóa đơn quá hạn vào các phần tương ứng, và tổng số tiền sẽ được tính toán tự động ở phía dưới.
Đây là phương pháp quản lý ngân sách đơn giản và hiệu quả. Để tiện lợi hơn, hãy tích hợp Google Drive dưới dạng tiện ích mở rộng để tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu và tiết kiệm thời gian.
Thiết kế
Mẫu Design Sprint sẽ hướng dẫn bạn và nhóm của bạn thực hiện một phương pháp giải quyết vấn đề và đổi mới có cấu trúc, được giới hạn về thời gian.
Bạn sẽ bắt đầu bằng việc đi sâu vào giai đoạn “Hiểu rõ”, nơi bạn làm rõ vấn đề và đặt ra mục tiêu. Tiếp theo, đã đến lúc thỏa sức sáng tạo trong giai đoạn “Phát triển ý tưởng”, nơi bạn sẽ brainstorming tất cả các giải pháp khả thi. Sau khi đã có ý tưởng, hãy chuyển sang giai đoạn “Tập trung”, nơi bạn sẽ sàng lọc và biến chúng thành các mục cụ thể có thể thực hiện được.
Tiếp theo là ‘Lập mẫu’, nơi bạn biến những ý tưởng hay nhất của mình thành các thiết kế cụ thể và chia sẻ chúng với người quản lý dự án và đồng nghiệp để thu thập phản hồi có giá trị. Mẫu Trello này giúp các sprint thiết kế của bạn diễn ra hiệu quả hơn và giữ cho nhóm của bạn đi đúng hướng, để các bạn có thể cùng nhau tập trung vào việc tạo ra những giải pháp tuyệt vời.
Hoạt động
Mẫu Quản lý Hàng tồn kho, được hỗ trợ bởi Smart Fields, giúp đơn giản hóa việc theo dõi và quản lý hàng tồn kho bằng cách cho phép bạn sắp xếp các mục trong kho, theo dõi mức tồn kho và quản lý đơn đặt hàng tất cả tại một nơi.
Mẫu này có tính năng cung cấp các danh sách trực quan cho các danh mục như ‘Hàng tồn kho’, ‘Hàng tồn kho thấp’ và ‘Đơn đặt hàng’, giúp bạn dễ dàng theo dõi trạng thái hàng tồn kho chỉ trong nháy mắt. Bạn có thể tùy chỉnh và tự động hóa các thông tin quan trọng như số lượng, mức đặt hàng lại và thông tin nhà cung cấp để luôn cập nhật tình hình mà không cần nhập liệu thủ công.
Dù là đang theo dõi nguồn cung, quản lý mức tồn kho hay chuẩn bị đặt hàng bổ sung, ví dụ về bảng Trello này sẽ giúp bạn có chế độ xem rõ ràng về kho hàng. Nó giúp tối ưu hóa các hoạt động của bạn và ngăn ngừa tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức, đảm bảo chuỗi cung ứng luôn vận hành hiệu quả.
Pháp lý
Mẫu Quản lý Dự án Chính phủ trên Trello là giải pháp lý tưởng để phá bỏ rào cản giữa các bộ phận và giúp nhóm của bạn hợp tác hiệu quả, dù bạn đang xử lý nghiên cứu pháp lý, các vụ việc của khách hàng hay các dự án nội bộ.
Dưới đây là cách bạn có thể bắt đầu:
- Bắt đầu với danh sách ‘Tài nguyên’ để luôn có sẵn tất cả các tài liệu quan trọng, lịch cuộc họp và các câu hỏi thường gặp
- Theo dõi mục đích và mục tiêu của dự án với danh sách ‘Mục tiêu dự án’ và ‘Yêu cầu’
- Quản lý các công việc hàng ngày bằng danh sách ‘Việc cần làm’ và theo dõi các công việc đang trong tình trạng lửng lơ với mục ‘Pending’
- Ghi nhận các vấn đề trong bảng ‘Roadblocks’, ăn mừng thành công trong bảng ‘Đã xong’ và theo dõi chi phí trong bảng ‘Dự án – Chi phí’
Cấp lãnh đạo
Nếu bạn đang chuẩn bị xây dựng một kế hoạch kinh doanh vững chắc, Mẫu Gói Doanh nghiệp sẽ giúp đơn giản hóa việc lập dàn ý và tổ chức chiến lược của bạn. Mẫu này chia nhỏ mọi thứ thành các danh sách công việc dễ quản lý để bạn có thể tập trung vào những điều quan trọng nhất.
Mẫu này bao gồm các danh sách công việc sau:
- Tài liệu
- Các trường hợp sử dụng
- Tóm tắt
- Tổng quan về công ty
- Mô tả sản phẩm/dịch vụ
- Phân tích thị trường
Nghiên cứu và Phát triển (R&D)
Mẫu Bảng Dự án Nghiên cứu được thiết kế để tối ưu hóa từng bước trong quy trình nghiên cứu của bạn, giúp bạn duy trì sự tổ chức và tập trung. Hãy bắt đầu bằng cách xem phần “Mục đích của bảng này là gì” — đây là bản đồ hướng dẫn giúp bạn hiểu cách sử dụng bảng và khởi động dự án nghiên cứu của mình.
Bạn có thể cài đặt liên kết Calendly để tự động quản lý lịch trình. Sau khi hoàn thành việc cài đặt, bạn có thể cấu hình Bảng để tự động hiển thị các cuộc phỏng vấn đã lên lịch mới trực tiếp trên đó, giúp tập trung mọi thông tin tại một nơi mà không cần phải cập nhật thủ công.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy nắm rõ sự khác biệt giữa biểu đồ Gantt và bảng Kanban để xác định phương án nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Trong khi biểu đồ Gantt rất phù hợp cho các dự án có dòng thời gian và mối quan hệ phụ thuộc được xác định rõ ràng, thì bảng Kanban lại mang lại sự linh hoạt cần thiết cho các dự án không tuân theo một dòng thời gian tuyến tính.
Thành công của khách hàng
Mẫu Trello Quản lý Thành công Khách hàng là công cụ thiết yếu giúp tối ưu hóa mối quan hệ với khách hàng và quá trình triển khai phần mềm. Bảng Trello này trở thành một không gian chung nơi các chuyên viên quản lý thành công khách hàng (CSM) và khách hàng có thể hợp tác hiệu quả.
Ở phần trên cùng, danh sách “Highlights” giúp bạn luôn hiển thị được các tài liệu và ghi chú quan trọng, đảm bảo mọi người đều thống nhất về cách sử dụng bảng. Danh sách “Agenda Items” là công cụ lý tưởng để xây dựng và hoàn thiện chương trình cuộc họp, đang theo dõi ghi chú và thực hiện các nhiệm vụ cần xử lý.
Các danh sách ‘Dự án/Sáng kiến’ và ‘Bên thứ ba/Tích hợp’ giúp theo dõi các dự án và tích hợp đang diễn ra, mang lại sự rõ ràng về các sáng kiến khác nhau và cách CSM có thể hỗ trợ. Các danh sách ‘Yêu cầu tính năng’ và ‘Lỗi’ rất quan trọng trong việc quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho phản hồi và vấn đề của khách hàng.
Cuối cùng, danh sách “Hoàn thành” đóng vai trò như một kho lưu trữ cho các dự án đã hoàn thành, các lỗi và yêu cầu tính năng, giúp bảng của bạn tập trung vào các công việc quan trọng đồng thời ghi nhận những thành tựu trong quá khứ.
Nội dung
Việc lập kế hoạch nội dung có thể là một thách thức thực sự — nó tốn nhiều thời gian và đòi hỏi sự suy nghĩ kỹ lưỡng.
Mẫu Lịch trình Nội dung Blog giúp đơn giản hóa quy trình quản lý nội dung bằng cách lập ra một lịch trình rõ ràng cho tất cả các bài đăng blog sắp tới của bạn, đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng để đăng tải nội dung vào đúng thời điểm.
Bạn có thể sử dụng nó để phân công công việc cho các tác giả phù hợp, đảm bảo mỗi bài nội dung đều nhận được sự quan tâm xứng đáng. Mỗi bài nội dung sẽ có một thẻ riêng, mà các tác giả có thể sử dụng để đính kèm tệp đính kèm liên kết đến công việc đã hoàn thành của mình.
Quản trị
Mẫu Quản lý Nhiệm vụ Hàng ngày giúp bạn dễ dàng hình dung các công việc cần làm hàng ngày, từ đó duy trì sự tổ chức và không bao giờ bỏ sót các nhiệm vụ công việc cũng như cá nhân.
Để sử dụng, hãy thêm các công việc vào mục ‘Backlog’, dù đó là công việc cho hôm nay, ngày mai hay sau này. Mỗi ngày, hãy kéo các công việc bạn có kế hoạch hoàn thành vào Danh sách công việc ‘Today’. Sau khi hoàn thành, hãy di chuyển chúng sang mục ‘Đã xong’.
Cách thiết lập này giúp tối ưu hóa việc quản lý công việc và giữ cho công việc của bạn luôn được tổ chức khoa học.
Các giới hạn của bảng Trello
Các mẫu Trello có nhiều ưu điểm, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và startup, nhưng chúng cũng có một số giới hạn.
Phiên bản Miễn phí của Trello giới hạn số lượng người cộng tác trong mỗi không gian làm việc ở mức 10 người, điều này có thể gây hạn chế đối với các nhóm lớn hơn; và mặc dù các bảng Kanban có sẵn trên tất cả các kế hoạch, các tính năng như Bảng điều khiển, Biểu đồ Gantt, Dòng thời gian và Chế độ xem Lịch chỉ có thể truy cập được với các kế hoạch trả phí.
Nhiều hàm nâng cao, chẳng hạn như báo cáo, theo dõi thời gian và theo dõi chi phí, yêu cầu tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba thông qua Power-ups, và điều này cũng đi kèm với chi phí bổ sung.
Cuối cùng, việc giao tiếp trong nhóm chỉ giới hạn ở các bình luận trên thẻ Trello, điều này có thể chưa đủ để tạo ra những tương tác hiệu quả hơn.
Hãy cùng xem xét một số giải pháp thay thế cho Trello, những công cụ này không chỉ cung cấp các mẫu bảng Kanban sẵn sàng sử dụng và có thể tùy chỉnh hoàn toàn mà còn hỗ trợ tính năng cộng tác thời gian thực và quản lý công việc nâng cao.
Các giải pháp thay thế cho bảng Trello
ClickUp là phần mềm quản lý dự án và Kanban tất cả trong một, được thiết kế để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất.
Điểm nổi bật của ClickUp chính là tính linh hoạt — dù bạn là người mới làm quen với các ứng dụng quản lý dự án hay là người dùng chuyên nghiệp, Chế độ xem Bảng Kanban của ClickUp đều có thể mở rộng và điều chỉnh phù hợp với mọi kích thước nhóm, giúp bạn quản lý công việc trong một hệ thống Kanban linh hoạt.
Bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem Kanban để sắp xếp các bảng theo trạng thái, người được giao nhiệm vụ, mức độ ưu tiên và nhiều tiêu chí khác. Chế độ xem “Everything View” cho phép bạn xử lý nhiều khối lượng công việc cùng lúc. Tùy chỉnh trạng thái trực tiếp trên bảng và dễ dàng di chuyển các công việc qua các quy trình làm việc nhờ tính năng kéo và thả.
📮Thông tin từ ClickUp: 83% nhân viên trí thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện trực tuyến để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị lãng phí do phải chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin. Với một ứng dụng toàn diện dành cho công việc như ClickUp, quản lý dự án, tin nhắn, email và trò chuyện trực tuyến của bạn sẽ được tích hợp tại một nơi duy nhất! Đã đến lúc tập trung hóa và tăng cường hiệu quả!
Ngoài ra, 'Thanh công cụ thao tác hàng loạt' cho phép bạn cập nhật nhiều công việc cùng lúc, biến Trello thành một phần mềm quản lý dự án hiệu quả.
Thư viện mẫu bảng Kanban của ClickUp cung cấp các bảng được thiết kế sẵn để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau và giúp tăng năng suất ngay từ đầu.
Mẫu Kanban của ClickUp mang đến sự cân bằng hoàn hảo giữa tính linh hoạt và cấu trúc, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và phát hiện các điểm tắc nghẽn trong quy trình làm việc.
Mẫu Kanban của ClickUp sẽ giúp bạn:
- Tăng cường khả năng hiển thị các công việc cho từng thành viên trong nhóm
- Chia các dự án lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
- Cải thiện giao tiếp giữa các nhóm để đảm bảo các công việc luôn được tiến hành suôn sẻ
Dù bạn đang thực hiện loại dự án nào, mẫu Kanban này cũng cung cấp mọi thứ bạn cần để duy trì sự tổ chức và năng suất làm việc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn muốn tạo bảng Kanban nhanh chóng, ClickUp Brain – Trợ lý AI – có thể đẩy nhanh quá trình này bằng cách tự động tạo và sắp xếp các công việc dựa trên dữ liệu dự án của bạn. Công cụ này sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để dự đoán các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra các đề xuất thông minh, giúp quản lý dự án trở nên hiệu quả và trực quan hơn.
Cải thiện quy trình làm việc và năng suất với ClickUp
Trello là một công cụ quản lý dự án phổ biến, và các mẫu bảng của nó có thể là điểm khởi đầu hữu ích cho việc lập kế hoạch và quản lý dự án. Tuy nhiên, chúng có thể không phải là giải pháp toàn diện nhất hiện có.
ClickUp là một nền tảng quản lý dự án và năng suất mạnh mẽ, cung cấp một phạm vi rộng các mẫu bao quát mọi khía cạnh của quản lý dự án, cùng với các Trường Tùy chỉnh và Trạng thái, giúp theo dõi các danh mục và tiến độ một cách hiệu quả.
Với nhiều chế độ xem khác nhau để trực quan hóa kế hoạch dự án của bạn, ClickUp mang đến sự linh hoạt và khả năng tùy chỉnh độc đáo. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay hoàn toàn miễn phí.