Bạn đang ngồi tại bàn làm việc, chạy đua với thời gian để hoàn thành việc sắp xếp một bảng tính.
Bạn đã nhấp qua vô số tab và gõ công thức khi đột nhiên nhận ra có một cách nhanh hơn để thực hiện mọi việc bạn đang gặp khó khăn — một phím tắt ẩn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ tinh thần tỉnh táo.
Giá mà bạn biết sớm hơn!
Đối với những ai dành cả ngày để làm việc với Excel, việc nắm vững các phím tắt giống như khám phá một con đường bí mật trong mê cung.
Trong blog này, chúng tôi sẽ đi sâu vào 50 phím tắt Excel hàng đầu mà mọi người nên biết — những phím khóa đơn giản giúp bạn sử dụng Excel nhanh hơn. 💻
Phím tắt Excel là gì?
Phím tắt Excel là tổ hợp các phím trên bàn phím cho phép người dùng thực hiện các thao tác nhanh chóng mà không cần sử dụng menu của phần mềm.
Hãy coi đó là một con đường nhanh hơn để hoàn thành công việc.
Ví dụ, giống như cách 'Ctrl + C' sao chép văn bản và 'Ctrl + V' dán văn bản, Excel cũng có bộ phím tắt riêng giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
Một ví dụ phổ biến là tạo một sổ làm việc trống mới bằng cách nhấn 'Ctrl + N. '
Nếu không có phím tắt này, bạn sẽ phải sử dụng chuột để điều hướng đến phần 'Tệp', sau đó nhấp vào 'Mới' — một quá trình gồm nhiều bước. Bằng cách giảm số bước cần thiết để hoàn thành một công việc, bạn có thể tăng tốc đáng kể quy trình làm việc của mình.
Excel có hơn 500 phím tắt được thiết kế để giúp bạn điều hướng trang tính, định dạng dữ liệu, áp dụng hàm và hơn thế nữa. Ban đầu, việc học các phím tắt này có thể khiến bạn cảm thấy khó khăn, đặc biệt nếu bạn đã quen sử dụng chuột cho mọi thao tác. Thậm chí, ban đầu, việc này có thể làm chậm tốc độ làm việc của bạn trong quá trình thích nghi với cách làm việc mới.
Nhưng khi bạn thực hành, các phím tắt này sẽ trở thành thói quen, gần như ăn sâu vào trí nhớ cơ bắp của bạn. Không lâu sau, bạn sẽ thấy mình làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn, thực hiện các công việc chỉ với vài phím bấm.
Lợi ích của việc sử dụng phím tắt trong Excel
Các phím tắt Excel có vẻ như chỉ là những tiện ích nhỏ, nhưng chúng có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn tương tác với phần mềm.
Hãy cùng tìm hiểu tại sao việc sử dụng các phím tắt này là một ý tưởng tuyệt vời.
- Tiết kiệm thời gian: Loại bỏ việc sử dụng chuột để điều hướng qua các menu và hộp thoại dài và thực hiện nhiều bước
- Tăng tốc độ: Di chuyển trong các tập dữ liệu lớn và lọc dữ liệu nhanh chóng, tránh việc cuộn trang liên tục có thể làm chậm quá trình làm việc
- Giảm lỗi: Ngăn ngừa lỗi thủ công bằng cách sử dụng phím tắt để xử lý hiệu quả các quy trình phức tạp, nhiều bước
- Cải thiện khả năng tập trung: Giữ tay trên bàn phím, giảm thiểu sự phân tâm do phải với chuột và cải thiện khả năng tập trung vào công việc đang làm
- Giảm bớt căng thẳng: Tránh cảm giác mệt mỏi do phải liên tục chuyển đổi giữa chuột và bàn phím bằng cách thành thạo các phím tắt Excel
Cách sử dụng phím tắt trong Excel
Bắt đầu sử dụng các phím tắt Excel có thể giống như học một ngôn ngữ mới, nhưng nỗ lực này rất đáng giá. Khi đã thành thạo các tổ hợp phím khóa này, bạn sẽ thấy việc điều hướng và quản lý dữ liệu trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.
Dưới đây là ba mẹo giúp bạn sử dụng phím tắt trong Excel:
1. Bắt đầu với những kiến thức cơ bản
Bắt đầu bằng cách học một vài phím tắt quan trọng có thể giúp bạn tăng hiệu quả ngay lập tức.
Ví dụ: làm quen với 'Ctrl + C' để sao chép, 'Ctrl + V' để dán và 'Ctrl + Z' để hoàn tác sẽ giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng hơn rất nhiều.
Sau khi thành thạo những phím tắt này, bạn sẽ sẵn sàng chinh phục các phím tắt nâng cao một cách dễ dàng.
2. Kích hoạt và tùy chỉnh phím tắt
Hầu hết các phím tắt Excel đã được kích hoạt sẵn. Bạn chỉ cần sử dụng chúng.
Tuy nhiên, một số phím tắt cần kích hoạt. Thực hiện các bước sau để kích hoạt và tùy chỉnh phím tắt trong Excel Ribbon:
- Đi tới Tệp > Tùy chọn > Tùy chỉnh Ribbon
- Tạo một tab mới tùy chỉnh > Nhóm mới tùy chỉnh > Đổi tên
- Chọn Lệnh > Chọn nhóm Mới > Thêm lệnh
Bạn có thể truy cập các phím tắt này bằng cách sử dụng phím 'Alt' + 'chữ cái' được Excel gán.
Tương tự, bạn có thể tùy chỉnh thêm phím tắt vào Thanh công cụ truy cập nhanh và truy cập bằng phím 'Alt' + 'số' được Excel gán.
3. Thực hành và ghi nhớ các phím tắt
Bí quyết để thành thạo các phím tắt trong Excel là sử dụng chúng thường xuyên. Tuy nhiên, ban đầu, bạn sẽ cần một chút trợ giúp để ghi nhớ chúng. Trong trường hợp đó, đây là những việc bạn cần làm:
- Bắt đầu với 5 đến 7 phím tắt được sử dụng thường xuyên nhất
- Viết các phím tắt được sử dụng thường xuyên nhất vào giấy ghi chú hoặc tờ giấy ghi chú và dán chúng gần không gian làm việc của bạn để có thể nhìn thấy dễ dàng
- Dần dần giảm sự phụ thuộc vào bảng tham khảo và xóa các phím tắt mà bạn đã hoàn toàn thành thạo khỏi danh sách công việc
👀 Phần thưởng: Dùng thử các mẫu bảng tính miễn phí để nhanh chóng sắp xếp và quản lý dữ liệu của bạn, với các định dạng được thiết kế sẵn cho các công việc như lập ngân sách, quản lý dự án và phân tích dữ liệu.
Top 50 phím tắt Excel giúp tiết kiệm thời gian
Excel có hàng trăm phím tắt, nhưng chúng tôi đã chọn ra 50 phím tắt được sử dụng phổ biến nhất tại nơi làm việc. Để dễ sử dụng hơn, chúng tôi đã phân loại chúng theo hàm, như điều hướng bảng tính, phím tắt sổ làm việc và định dạng ô.
Dưới đây là 50 phím tắt Excel hàng đầu giúp tiết kiệm thời gian:
1. Điều hướng bảng tính
Trong danh mục này, chúng ta sẽ tìm hiểu các phím tắt cho phép bạn điều hướng bảng tính hoàn toàn mà không cần sử dụng chuột. Những phím tắt này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc với các bảng tính lớn hoặc phức tạp.
| Sr. Số | Mô tả | Phím tắt bàn phím |
|---|---|---|
| 1. | Để di chuyển đến ô tiếp theo | Tab |
| 2. | Để di chuyển đến ô trước đó | Shift + Tab |
| 3. | Để di chuyển xuống một ô | Nhập |
| 4. | Để di chuyển một ô lên trên | Phím mũi tên lên |
| 5. | Để mở rộng lựa chọn ô thêm một ô theo hướng đó | Shift + phím mũi tên (lên, xuống, phải hoặc trái) |
| 6. | Để di chuyển đến ô cuối cùng đã sử dụng theo hướng đó | Ctrl + Phím mũi tên (Lên, Xuống, Phải hoặc Trái) |
| 7. | Để di chuyển đến ô cuối cùng đã sử dụng trên bảng tính | Ctrl + End |
| 8. | Để di chuyển đến ô đầu tiên trên bảng tính | Ctrl + Home |
| 9. | Để chọn toàn bộ cột | Ctrl + Không gian |
| 10. | Để chọn toàn bộ hàng | Shift + Không gian |
| 11. | Để chọn tất cả các ô đã sử dụng theo hướng đó | Ctrl + Shift + Phím mũi tên (Lên, Xuống, Phải hoặc Trái) |
| 12. | Để mở rộng lựa chọn từ ô đang hoạt động đến ô được sử dụng cuối cùng trên bảng tính | Ctrl + Shift + End |
| 13. | Để mở rộng lựa chọn từ ô đang hoạt động đến ô đầu tiên được sử dụng trên bảng tính | Ctrl + Shift + Home |
| 14. | Để chọn toàn bộ bảng tính | Ctrl + Shift + Phím cách |
| 15. | Để chuyển sang trang tính tiếp theo | Ctrl + PageDown |
| 16. | Để chuyển sang trang tính trước đó | Ctrl + PageUP |
| 17. | Để di chuyển xuống một màn hình trong trang tính hiện tại | Trang tiếp theo |
| 18. | Để di chuyển lên một màn hình trong trang tính hiện tại | Trang trước |
| 19. | Để di chuyển sang trái một màn hình trong trang tính hiện tại | Alt + Page Down |
| 20. | Để di chuyển sang màn hình bên phải trong trang tính hiện tại | Alt + Page Up |
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng phím tắt trên Mac: Command + Shift + $ để định dạng tiền tệ nhanh chóng trên Mac. Thao tác này sẽ ngay lập tức định dạng các ô đã chọn thành tiền tệ trong Excel, giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và giữ cho dữ liệu tài chính của bạn được sắp xếp gọn gàng. 💵
2. Các thao tác trong sổ làm việc
Trong danh mục này, chúng tôi sẽ giới thiệu các phím tắt Excel để mở, đóng, lưu và các thao tác cần thiết khác mà bạn thực hiện với sổ làm việc.
| Số thứ tự | Mô tả | Phím tắt |
|---|---|---|
| 21. | Để tạo một sổ làm việc mới | Ctrl + N |
| 22. | Để lưu sổ làm việc | Ctrl + S |
| 23. | Để đóng sổ làm việc hiện tại | Ctrl + W |
| 24. | Để mở một sổ làm việc hiện có | Ctrl + O |
| 25. | Để đóng Excel | Ctrl + F4 |
| 26. | Để mở menu Tệp | Alt + F |
| 27. | Để chuyển đến tab Trang chủ | Alt + H |
| 28. | Để chuyển đến tab Chèn | Alt + N |
| 29. | Để chuyển đến Trang Bố cục | Alt + P |
| 30. | Để chuyển đến tab Công thức | Alt + M |
| 31. | Để chuyển đến tab Dữ liệu | Alt + A |
| 32. | Để chuyển đến tab Review | Alt + R |
| 33. | Để chuyển đến tab Chế độ xem | Alt + W |
3. Các thao tác nhanh trên ô
Ở đây, chúng ta sẽ tìm hiểu về các phím tắt Excel cho phép bạn thực hiện các thao tác nhanh chóng trực tiếp trên bảng tính của mình.
| Số thứ tự | Mô tả | Phím tắt bàn phím |
|---|---|---|
| 34. | Để sao chép một ô đã lựa chọn trong trang tính | Ctrl + C |
| 35. | Để dán lựa chọn ô trong trang tính | Ctrl + V |
| 36. | Để cắt lựa chọn ô trong trang tính | Ctrl + X |
| 37. | Để hoàn tác một thao tác gần đây trong bảng tính | Ctrl + Z |
| 38. | Để thực hiện lại một thao tác gần đây trong bảng tính | Ctrl + Y |
| 39. | Để mở menu ngữ cảnh của một ô | Shift + F10 |
| 40. | Để chèn một hàm | Shift + F3 |
| 41. | Để thêm bình luận vào ô | Shift + F2 |
| 42. | Để mở hộp thoại Delete (Xóa) | Ctrl + Dấu trừ |
| 43. | Để mở hộp thoại Insert | Ctrl + Dấu cộng |
| 44. | Để tạo, xóa hoặc đổi tên bảng | Ctrl + T, Ctrl + D hoặc Ctrl + R |
| 45. | Để thêm liên kết | Ctrl + K |
| 46. | Để in nghiêng văn bản hoặc xóa định dạng in nghiêng | Ctrl + I hoặc Ctrl + 3 |
| 47. | Để áp dụng văn bản in đậm hoặc xóa định dạng in đậm | Ctrl + B hoặc Ctrl + 2 |
| 48. | Để gạch chân văn bản hoặc xóa định dạng gạch chân | Ctrl + U hoặc Ctrl + F4 |
| 49. | Để tô màu | Alt + H + H |
| 50. | Để kiểm tra chính tả trong trang tính hiện tại | F7 |
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sắp xếp báo cáo Excel một cách có tổ chức hơn bằng cách sử dụng phạm vi có tên. Phạm vi có tên giúp bạn dễ dàng tham chiếu đến các phạm vi dữ liệu cụ thể trong công thức, đơn giản hóa việc quản lý bảng tính và giúp công thức dễ hiểu hơn.
Giới hạn khi sử dụng Excel
Các phím tắt Excel có thể giúp bạn làm việc nhanh hơn, nhưng chúng không hoàn toàn miễn phí. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm các tính năng nâng cao, bạn có thể tham khảo một số phần mềm thay thế Excel.
Để tìm hiểu sâu hơn về những điểm Excel còn thiếu, đây là tổng quan về các giới hạn của nó.
- Độ khó học: Việc thành thạo các tính năng và phím tắt của Excel không dễ dàng. Bạn cần truy cập vào nhiều tài nguyên khác nhau để học cách sử dụng các hàm và công thức Excel, tạo báo cáo và biểu đồ, cũng như thực hiện các thao tác nâng cao khác
- Không được thiết kế để tăng hiệu quả: Excel yêu cầu thực hiện thủ công hầu hết các công việc, điều này có thể tốn thời gian và công sức
- Dễ xảy ra lỗi do con người: Việc nhập và phân tích dữ liệu thủ công nhiều làm tăng nguy cơ xảy ra lỗi. Ngay cả một lỗi nhỏ trong bảng tính lớn cũng có thể dẫn đến lỗi tính toán nghiêm trọng
- Kiểm soát phiên bản và đồng bộ hóa kém: Excel gặp khó khăn trong việc kiểm soát phiên bản và đồng bộ hóa thời gian thực, khiến việc chỉnh sửa chung và theo dõi các thay đổi trở nên khó khăn
- Cộng tác thiếu hiệu quả: Mặc dù Excel cho phép thêm nhận xét, nhưng quá nhiều nhận xét có thể làm lộn xộn trang tính. Ngoài ra, phiên bản trực tuyến có thể bị treo khi người dùng truy cập quá nhiều, gây phức tạp cho việc cộng tác
Gặp gỡ ClickUp: Giải pháp thay thế Excel tốt nhất
Nếu những giới hạn của Excel đang cản trở bạn, ClickUp có thể là giải pháp mà bạn đang tìm kiếm.
ClickUp là một nền tảng quản lý công việc tất cả trong một được thiết kế để tập trung các nhiệm vụ, dự án và tài liệu của bạn.
ClickUp kết hợp các tính năng quản lý dự án, theo dõi nhiệm vụ và cộng tác vào một giao diện duy nhất, thân thiện với người dùng. Nó xử lý nhiều hàm mà bạn thường sử dụng trong Excel, như tổ chức dữ liệu và điều phối nhóm, một cách liền mạch hơn.
Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện.
Chế độ xem bảng
Chế độ xem bảng ClickUp cung cấp một giải pháp thay thế tinh vi cho các bảng tính truyền thống như Excel.
Trong khi Excel cung cấp giao diện dạng lưới quen thuộc để sắp xếp dữ liệu, Chế độ xem bảng còn tiến thêm một bước với chức năng nâng cao và dễ sử dụng.
Không giống như Excel, nơi cài đặt cột tùy chỉnh và quản lý dữ liệu có thể tốn nhiều thời gian, ClickUp cho phép bạn dễ dàng tạo cột tùy chỉnh, thiết lập menu thả xuống và thêm thông tin công việc chi tiết chỉ với vài cú nhấp chuột.
Quá trình hợp lý hóa này giúp loại bỏ nỗ lực thủ công thường cần thiết trong Excel và tích hợp liền mạch với các tính năng quản lý dự án rộng hơn của ClickUp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thiết lập tự động hóa quản lý dự án trong ClickUp để thay đổi trạng thái công việc trực tiếp bằng Tự động hóa của ClickUp. Ví dụ: một công việc có thể tự động chuyển sang trạng thái 'Đang xem xét' khi được đánh dấu là 'Hoàn thành', giúp duy trì quy trình làm việc trơn tru.
Trường công thức
Với Trường Công thức ClickUp, bạn có thể xử lý các phép tính phức tạp mà không cần nhớ các công thức Excel khó nhớ. Không giống như Excel, nơi các công thức có thể phức tạp và dễ quên, ClickUp đơn giản hóa quá trình này.
Bạn chỉ cần thiết lập một Trường Tùy chỉnh ClickUp dạng số và định nghĩa công thức của mình bằng Trường Công thức. ClickUp sẽ tự động áp dụng công thức này cho toàn bộ cột trong Chế độ xem Bảng của bạn.
Bạn không còn phải lo lắng về việc ghi nhớ hoặc gỡ lỗi các hàm Excel phức tạp — ClickUp sẽ xử lý công việc nặng nhọc cho bạn, cho phép bạn tập trung vào công việc của mình mà không phải lo lắng về các lỗi công thức.
📮 ClickUp Insight: 92% nhân viên tri thức có nguy cơ mất các quyết định quan trọng nằm rải rác trong các cuộc trò chuyện, email và bảng tính. Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại và theo dõi các quyết định, những thông tin kinh doanh quan trọng sẽ bị mất trong mớ hỗn độn kỹ thuật số. Với tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp, bạn không bao giờ phải lo lắng về điều này. Tạo nhiệm vụ từ trò chuyện, bình luận nhiệm vụ, tài liệu và email chỉ với một cú nhấp chuột!
Phím tắt
ClickUp cung cấp một bộ phím nóng và phím tắt bàn phím mạnh mẽ được thiết kế để nâng cao năng suất của bạn. Nó tương tự như Excel nhưng có một số ưu điểm độc đáo.
Giống như Excel, các phím nóng và phím tắt của ClickUp cho phép bạn thực hiện các công việc thiết yếu một cách nhanh chóng, chẳng hạn như tạo, đóng hoặc xóa nhiệm vụ và mở trung tâm hành động.
Bạn cũng có thể thử các phím tắt để đề cập đến các thành viên trong nhóm và thực hiện các hành động khác nhau mà không cần dùng chuột.
Điểm khác biệt của ClickUp là tính dễ tùy chỉnh và chức năng phong phú. Để bắt đầu, bạn cần bật phím nóng trong ClickUp bằng cách nhấp vào hình đại diện của mình, chuyển đến 'Cài đặt', sau đó 'Tùy chọn' và chuyển đổi 'Phím nóng'.
Sau khi kích hoạt, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của mình với một loạt các phím tắt giúp đơn giản hóa các công việc thường gặp.
Ví dụ: chỉ cần nhấn Command/Ctrl + E là có thể tạo công việc mới, còn mở Trung tâm lệnh cũng đơn giản như nhấn Cmd/Ctrl + K. Muốn đề cập đến đồng nghiệp trong bình luận? Chỉ cần nhập ký hiệu @.
Bảng điều khiển
Bảng điều khiển của ClickUp cung cấp một cách hiệu quả để phân tích và trực quan hóa dữ liệu so với Excel. Trong khi Excel yêu cầu bạn tạo biểu đồ, biểu đồ tròn, biểu đồ cột, biểu đồ Gantt và các biểu diễn dữ liệu trực quan khác theo cách thủ công, ClickUp tự động hóa quá trình này.
Với ClickUp, hình ảnh trực quan được tạo tự động và đồng bộ theo thời gian thực với dữ liệu nguồn của bạn, cung cấp cho bạn thông tin chi tiết chính xác và cập nhật mà không cần nỗ lực thủ công.
Ngoài ra, các tùy chọn chia sẻ của ClickUp giúp bạn dễ dàng phân phối báo cáo và hình ảnh trực quan cho nhóm hoặc các bên liên quan, từ đó đơn giản hóa quá trình hợp tác và ra quyết định.
Cộng tác nhóm
Các công cụ cộng tác của ClickUp nâng cao sự tương tác trong nhóm vượt xa các chủ đề bình luận dài vô tận thường thấy trong bảng tính.
Dưới đây là cách ClickUp tạo điều kiện cho việc hợp tác nhóm diễn ra suôn sẻ và hiệu quả:
Bình luận
Sử dụng ClickUp Assign Comments để dễ dàng chia sẻ tệp và liên kết, đồng thời gắn thẻ thành viên nhóm bằng @mentions trong không gian bình luận dành riêng. Điều này giúp các cuộc thảo luận được tổ chức và liên kết trực tiếp với các nhiệm vụ hoặc dự án có liên quan.
Trò chuyện
Hợp lý hóa giao tiếp trong nhóm với các kênh trò chuyện thời gian thực được hỗ trợ bởi ClickUp Chat. Điều này cho phép nhắn tin và cập nhật tức thì, đảm bảo mọi người luôn đồng bộ mà không cần chuyển đổi giữa các nền tảng.
Bảng trắng
Thảo luận và lập kế hoạch với nhóm của bạn bằng Bảng trắng ClickUp.
Vẽ, thêm hình dạng, viết ghi chú và chèn hình ảnh và liên kết — tất cả trong môi trường cộng tác thời gian thực giúp tăng cường sự sáng tạo và phối hợp.
Vượt xa các phím tắt của Excel và tiết kiệm thời gian với ClickUp
Các phím tắt Excel có thể giúp ích cho các công việc hàng ngày, nhưng khi xử lý các bảng tính lớn và phức tạp, chúng có thể không đủ. Trong những trường hợp này, một phần mềm nâng cao trở nên cần thiết để tạo, quản lý và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả.
ClickUp là một giải pháp thay thế mạnh mẽ, kết hợp các lợi ích của bảng tính với một loạt các tính năng năng suất. Nó cung cấp khả năng tổ chức dữ liệu nâng cao, cho phép bạn dễ dàng quản lý và phân tích các tập dữ liệu lớn.
Ngoài ra, ClickUp cải thiện sự hợp tác trong nhóm thông qua các công cụ giao tiếp tích hợp và các tính năng tự động hóa giúp giảm thiểu các công việc thủ công, giúp quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn.
Vậy bạn còn chần chừ gì nữa?
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu hành trình tăng năng suất miễn phí!