Nhân viên cần nhiều hơn chỉ là mức lương cao từ công việc. Vậy, họ thực sự muốn gì?
Đối với hầu hết nhân viên, tiền lương không phải là yếu tố duy nhất thúc đẩy họ cống hiến hết mình cho công việc. Ý thức sâu sắc về mục đích, những cuộc hội thoại có ý nghĩa và, có lẽ quan trọng nhất, một người quản lý tốt cũng quan trọng không kém.
Là một người quản lý, bạn muốn làm điều đúng đắn cho nhóm của mình để họ gắn bó và có thể đạt được mục tiêu của họ. Đó là lý do tại sao bạn phải đặt ra những kỳ vọng rõ ràng và giao tiếp hiệu quả để xây dựng một lực lượng lao động nhanh nhẹn và linh hoạt.
Hãy cùng phân tích mọi thứ bạn cần biết về cài đặt kỳ vọng của người quản lý để khai phá toàn bộ tiềm năng của lực lượng lao động.
Tại sao việc cài đặt kỳ vọng của quản lý lại quan trọng?
Cài đặt kỳ vọng rõ ràng tại nơi làm việc là điều cực kỳ quan trọng để đảm bảo ý thức mục đích, hướng đi và thành công.
Với những kỳ vọng rõ ràng về mục tiêu và các chỉ số hiệu suất chính, tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu thành công là như thế nào, từ đó tránh được sự nhầm lẫn hoặc hiểu lầm.
Quan trọng nhất, điều này dẫn đến trách nhiệm giải trình cao hơn , giúp giải phóng lực lượng lao động năng suất và hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng tất cả các dự án được hoàn thành đúng hạn và theo các chỉ số KPI được đặt ra để thành công.
Làm thế nào để thiết lập kỳ vọng của quản lý?
Bây giờ chúng ta đã biết rằng việc cài đặt kỳ vọng của người quản lý là quan trọng, vậy làm thế nào để cài đặt chúng? Dưới đây là bốn mẹo hữu ích để giúp bạn:
1. Thiết lập các mục tiêu rõ ràng và cụ thể
Bắt đầu bằng giao tiếp rõ ràng để thiết lập kỳ vọng. Khung mục tiêu SMART là phương pháp thường được các nhà quản lý sử dụng để thiết lập mục tiêu rõ ràng cho quản lý dự án.
Nhưng mục tiêu SMART là gì?
Chúng được định nghĩa là Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có thời hạn. Điều này có nghĩa là mọi mục tiêu dự án cần bao gồm những gì cần phải hoàn thành, cách theo dõi tiến độ, liệu mục tiêu đó có thực tế và có thể đạt được hay không, liệu mục tiêu đó có phù hợp với trách nhiệm công việc của cá nhân và mục tiêu của công ty hay không, và cuối cùng, có thời hạn hay không.
Một ví dụ tốt về mục tiêu SMART có thể là: tạo ra một chương trình đào tạo giúp giảm 10% thời gian dành cho dịch vụ khách hàng trong vòng 3 tháng.
2. Giao tiếp rõ ràng với nhóm của bạn
Để đặt ra những kỳ vọng rõ ràng với nhóm của bạn, hãy bỏ qua những thuật ngữ chuyên môn và đi thẳng vào vấn đề. Hướng dẫn ngắn gọn nhưng rõ ràng có thể truyền đạt ý của bạn tốt hơn. Điều này giúp các nhóm tiếp thu thông tin cần thiết để thực hiện công việc của mình.
Mục tiêu rõ ràng so với mục tiêu không rõ ràng (ví dụ từ quan điểm tiếp thị)
Mục tiêu rõ ràng: Tăng 20% số lượng đăng ký trên trang web trong quý tiếp theoMục tiêu này cụ thể (20%), có thể đo lường (số lượng đăng ký trên trang web), có thể đạt được (trong một quý), phù hợp (quan trọng đối với tiếp thị) và có thời hạn (quý tiếp theo)
Mục tiêu không rõ ràng: Tăng nhận thức về thương hiệu
- Nó không xác định kết quả đo lường cụ thể. "Nhiều hơn" là một khái niệm chủ quan
- Thiếu chỉ số cụ thể. Nhận thức về thương hiệu có thể được đo lường bằng nhiều cách (ví dụ: đề cập trên mạng xã hội, lượt truy cập trang web)
- Điều này không có mục tiêu định lượng. Bạn muốn nâng cao nhận thức "nhiều hơn" bao nhiêu?
- Thiếu khung thời gian. Khi nào cần hoàn thành?
Bạn cũng nên đảm bảo cập nhật thông tin liên tục qua các cuộc họp, email hoặc kiểm tra nhanh để mọi người luôn nắm được tình hình.
3. Đáp ứng kỳ vọng thông qua các chỉ số và phản hồi
Tuy nhiên, sau khi thiết lập mục tiêu và giao tiếp, bước cuối cùng của việc cài đặt kỳ vọng có lẽ là quan trọng nhất: kết nối kỳ vọng với các chỉ số và phản hồi.
Các thành viên trong nhóm của bạn cần hiểu cách thức đánh giá hiệu suất của họ. Các chỉ số cần phải khách quan, có thể đo lường và được định nghĩa rõ ràng. Nếu có thể, hãy kết hợp các câu hỏi đánh giá 360 độ từ đồng nghiệp, khách hàng và bạn để hiểu hiệu suất của họ.
Khảo sát này có thể dễ dàng được khởi chạy thông qua Mẫu biểu mẫu phản hồi của ClickUp, giúp tạo ra một nền tảng để bày tỏ mối quan tâm và ý kiến. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể thu thập thông tin chi tiết quý giá về đạo đức làm việc, hiệu suất và kỹ năng xã hội của họ thông qua các biểu mẫu hoàn toàn có thể tùy chỉnh được trang bị phân tích dữ liệu và thông tin chi tiết.
Như chúng ta đã xác định, trở thành một người quản lý không chỉ là phân công công việc. Những điểm chính trong cuốn sách The Manager's Path của Camille Fournier có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về điều này!
Top 10 Kỳ vọng của một nhà quản lý giỏi
Bây giờ chúng ta đã hiểu cách đặt ra kỳ vọng của người quản lý, chúng ta sẽ phân tích 10 kỳ vọng hàng đầu của một người quản lý giỏi
1. Xây dựng chiến lược giao tiếp hiệu quả
Bạn cần xác định và điều chỉnh các kênh truyền thông cho tất cả các cuộc thảo luận về dự án. Nhưng thực tế là, các cuộc họp dài để cập nhật dự án có thể là một sự lãng phí thời gian, trong khi các thông tin liên lạc có xu hướng bị bỏ sót trên các kênh khác nhau, như Slack, email, v.v.
Bằng cách tập trung giao tiếp bằng các tính năng của ClickUp như @đề cập hoặc bình luận được giao, bạn có thể gửi và nhận tin nhắn trong bối cảnh của một nhiệm vụ. Sử dụng Người theo dõi và Người được giao để giữ cho các bên liên quan quan trọng của bạn được thông báo về các cuộc hội thoại.
Hơn nữa, hãy đặt mục tiêu tạo ra một kế hoạch truyền thông toàn diện vạch ra các chiến lược và mục tiêu cho truyền thông nội bộ và bên ngoài trong tổ chức của bạn.
Một kế hoạch tốt phải bao gồm đối tượng mục tiêu, loại thông điệp, cách truyền đạt và tần suất truyền đạt. Kế hoạch càng toàn diện, dự án của bạn càng có nhiều cơ hội thành công.
Các mẫu kế hoạch truyền thông như Mẫu kế hoạch truyền thông ClickUp được xây dựng với nhiều phần để bạn có thể nêu chi tiết về dự án, mục tiêu, tóm tắt nội dung, phân tích, nghiên cứu và phân tích đối thủ cạnh tranh. Điều này đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng đều được tập trung trong một tài liệu duy nhất.
2. Nhận diện và khen thưởng những nhân viên xuất sắc
Những nhân viên không được đánh giá cao sẽ dễ cảm thấy thất vọng nếu họ không được công nhận. Không có gì ngạc nhiên khi 80% nhân viên sẽ làm việc chăm chỉ hơn, thậm chí thông minh hơn nếu được đánh giá cao.
Tất cả chúng ta đều thích được đánh giá cao về công việc của mình. Sự công nhận tại nơi làm việc sẽ truyền cảm hứng cho nhóm của bạn để phát huy hết khả năng của mình và củng cố hành vi mong muốn. Điều này cũng có thể giúp giữ chân nhân viên, tăng doanh thu và năng suất.
"Chỉ có hai cách để ảnh hưởng đến hành vi con người: bạn có thể thao túng nó hoặc bạn có thể truyền cảm hứng cho nó."
"Chỉ có hai cách để ảnh hưởng đến hành vi con người: bạn có thể thao túng nó hoặc bạn có thể truyền cảm hứng cho nó."
3. Xây dựng một văn hóa làm việc mạnh mẽ
Văn hóa nơi làm việc mạnh mẽ là nền tảng của mọi hoạt động kinh doanh thành công. Văn hóa nơi làm việc có thể giúp đoàn kết nhân viên, xây dựng lòng tin và động lực, đồng thời tạo ra bản sắc riêng biệt.
Tuy nhiên, điều này có thể khó thực hiện. Đó là lúc Mẫu Văn hóa Công ty của ClickUp phát huy tác dụng! Đây là mẫu dễ sử dụng, có thể tùy chỉnh, giúp bạn hình dung và điều chỉnh nhóm của mình theo những vấn đề quan trọng, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các sáng kiến phát triển văn hóa và quan trọng nhất là tăng sự đoàn kết giữa các thành viên trong nhóm.
4. Nâng cấp quy trình quản lý dự án của bạn
Là một người quản lý (ngay cả khi là người mới ), bạn sẽ có nhiều dự án với các nhóm khác nhau dưới quyền. Tốt nhất là bạn nên thiết lập các quy trình và hệ thống vững chắc để công việc của bản thân và các thành viên trong nhóm được tổ chức và hiệu quả hơn.
Các công cụ như mẫu kế hoạch công việc cung cấp các mục tiêu cụ thể giúp bạn tổ chức, lập kế hoạch, giao tiếp và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Chúng có thể bao gồm các phần như mục tiêu và mục đích của dự án, chỉ số hiệu suất, khung thời gian, phân bổ nguồn lực, v.v.
5. Phân công công việc một cách minh bạch
Mọi thành viên trong nhóm của bạn cần biết họ phải làm gì và khi nào phải làm. Phân công công việc hiệu quả là mấu chốt của việc quản lý khối lượng công việc hiệu quả – một trong những mục tiêu chính của bạn với tư cách là người quản lý.
Để lập kế hoạch cho các dự án sắp tới dựa trên sức chứa của nhóm, bạn có thể sử dụng Mẫu khối lượng công việc của nhân viên của ClickUp.
Với mẫu này, bạn có thể xem lượng công việc được giao cho từng thành viên. Bằng cách này, mọi người đều biết những gì được mong đợi từ họ, giúp tránh tình trạng kiệt sức, tăng tính minh bạch và xây dựng ý thức công bằng. Việc theo dõi khối lượng công việc trở nên dễ dàng hơn nhờ ước lượng thời gian, điểm sprint, v.v.
Điều này giúp tăng hiệu quả và thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận và nhóm.
6. Thực hiện cam kết của bạn
Là một người quản lý, bạn phải giữ lời hứa của mình. Trước khi cam kết, hãy hiểu các bước cần thực hiện và thực hiện theo các bước đó.
Khi nhân viên thấy quản lý thực hiện cam kết của mình, họ sẽ cảm thấy gắn bó và kết nối hơn với dự án và nhóm. Khi một chuỗi lời hứa được bắt đầu, nó sẽ tạo ra sự tin tưởng và uy tín, dẫn đến thành công của tổ chức.
7. Khuyến khích và tạo điều kiện cho sự phát triển chuyên môn
Quản lý có ảnh hưởng đáng kể đến sự nghiệp của nhân viên, và mọi thành viên trong nhóm đều nhận thức rõ điều này. Vì vậy, bạn nên tích cực xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhóm để phân công trách nhiệm phù hợp với khả năng của từng thành viên, từ đó tối đa hóa hiệu suất làm việc.
Với Mẫu lộ trình nghề nghiệp của ClickUp, bạn có thể giúp các thành viên trong nhóm hiểu những kỹ năng họ cần phát triển để đạt được mục tiêu nghề nghiệp. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc cung cấp phản hồi, đánh giá hiệu suất, v.v. Các mẫu bản đồ nghề nghiệp trở thành một công cụ mạnh mẽ giúp các nhà quản lý và thành viên trong nhóm của họ hình dung rõ ràng tiến độ sự nghiệp của mình.
8. Xác định và giảm thiểu rủi ro
Một người quản lý phải nhanh chóng và quyết đoán trong việc giải quyết rủi ro. Bạn có thể thiết lập một phương pháp có cấu trúc để xác định và đánh giá rủi ro, đồng thời sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các chiến lược giảm thiểu rủi ro hiệu quả. Quan trọng hơn, bạn nên đào tạo mọi thành viên trong nhóm để họ có khả năng trực quan và chủ động truyền đạt rủi ro.
Các mẫu như Mẫu Đăng ký Rủi ro của ClickUp có thể giúp xác định rủi ro trước khi chúng trở thành vấn đề. Nó cũng có thể giúp bạn tổ chức đánh giá rủi ro và theo dõi trạng thái rủi ro, quyền sở hữu và tác động tại một nơi.
9. Cung cấp khả năng lãnh đạo và định hướng mạnh mẽ
Cuộc tranh luận về sự khác biệt giữa Lãnh đạo và Quản lý đã kéo dài từ lâu, nhưng không ai nghi ngờ rằng một nhà quản lý giỏi cũng phải là một nhà lãnh đạo giỏi.
Những nhà quản lý giỏi có tầm nhìn cho nhóm. Những nhà quản lý xuất sắc có thể biến tầm nhìn đó thành kế hoạch hành động. Họ suy nghĩ sáng tạo để tìm ra giải pháp cho các vấn đề (nếu có) và có thể động viên mọi người bằng những thông điệp và cách truyền đạt phù hợp để đạt được tầm nhìn đó.
Một nhà lãnh đạo giỏi phải có tính chính trực để đảm bảo không có nhân viên nào bị đối xử bất công và có sự linh hoạt để thích ứng với các tình huống khi cần thiết. Khả năng lãnh đạo tuyệt vời là sự kết hợp giữa quản lý nhóm hiệu quả và thực tiễn, và chỉ sau khi có được điều này, những nhà quản lý giỏi mới trở thành những nhà lãnh đạo tuyệt vời.
10. Tôn trọng ranh giới cá nhân
Nhóm của bạn là sức mạnh của bạn, và điều quan trọng là phải tôn trọng ranh giới của họ về thời gian, cuộc sống cá nhân và không gian vật lý.
Các thành viên trong nhóm của bạn nên cảm thấy thoải mái khi tiếp cận bạn để thảo luận về các vấn đề liên quan đến công việc mà không lo lắng rằng cuộc sống cá nhân của họ bị soi mói một cách không cần thiết. Điều này giúp tạo ra một không gian chuyên nghiệp, nơi nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và tôn trọng chỉ vì những đóng góp của họ.
Quan trọng nhất, để trở thành một nhà quản lý giỏi, bạn nên thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, giúp các thành viên trong nhóm có thể nạp năng lượng ngoài giờ làm việc.
Làm thế nào để đáp ứng kỳ vọng của người quản lý?
Trở thành một nhà quản lý có thể là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng mọi nhóm đều cần một nhà quản lý chu đáo để hướng dẫn họ đạt được mục tiêu của tổ chức một cách toàn tâm toàn ý. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn luôn nhạy bén và chủ động.
- Luôn cập nhật thông tin: Hiểu rõ về kinh doanh. Theo dõi chặt chẽ những thay đổi trong ngành và đón nhận những đổi mới có thể giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn
- Đặt nhóm lên hàng đầu: Xác định điều gì là tốt nhất cho nhóm của bạn. Nhóm của bạn sẽ tin tưởng hơn vào quyết định của bạn nếu bạn có thể tính đến nhu cầu của họ trong quá trình ra quyết định
- Nắm vững kỹ năng quản lý thời gian: Học cách đặt thời hạn cân bằng giữa các ưu tiên kinh doanh và khả năng của nhóm. Lập kế hoạch dự án trước để tránh tình trạng gấp rút vào phút chót
- Nâng cao kỹ năng động viên: Tăng cường tinh thần đồng đội bằng cách khám phá những phương pháp mới để truyền cảm hứng cho họ hướng tới mục tiêu chung
Quản lý nhóm của bạn tốt hơn với ClickUp
Làm quản lý có thể là một công việc áp lực, vì bạn phải quản lý nhiều kỳ vọng giữa nhóm của mình và cấp quản lý cấp trên. Nhưng bạn không cần phải làm việc này một mình. Một nền tảng như ClickUp cho phép bạn thực hiện trách nhiệm của mình một cách tối ưu và với sự minh bạch tối đa.
ClickUp giúp bạn không cần phải theo dõi và cập nhật hàng triệu việc một cách thủ công, giúp bạn có thời gian tập trung hoàn toàn vào việc phát triển nhóm của mình. Mẹo hay? Làm quen với các công cụ, kỹ thuật và mẫu khác nhau để tối ưu hóa trách nhiệm của bạn một cách hiệu quả.
ClickUp có thể là nền tảng tất cả trong một giúp bạn đáp ứng đồng thời các yêu cầu về giao tiếp và quản lý dự án. Đăng ký ClickUp miễn phí và thay đổi cách bạn quản lý nhóm của mình!