Nhân viên cần nhiều hơn chỉ là một mức lương hấp dẫn từ công việc. Vậy, điều họ thực sự mong muốn là gì?
Đối với phần lớn nhân viên, mức lương không phải là yếu tố duy nhất thúc đẩy họ cống hiến hết mình trong công việc. Một mục đích sâu sắc, những cuộc hội thoại có ý nghĩa và, có lẽ quan trọng nhất, một người quản lý giỏi cũng đóng vai trò không kém phần quan trọng.
Với tư cách là người quản lý, bạn muốn làm việc cần làm cho nhóm của mình để họ luôn nhiệt huyết và có thể đạt được mục tiêu. Đó là lý do tại sao bạn phải đặt ra những kỳ vọng rõ ràng và giao tiếp hiệu quả để xây dựng một nhóm linh hoạt và kiên cường.
Hãy cùng phân tích mọi điều bạn cần biết về việc cài đặt kỳ vọng của cấp trên để khai phá toàn bộ tiềm năng của đội ngũ nhân viên.
Tại sao việc xác định kỳ vọng của người quản lý lại quan trọng?
Việc cài đặt những kỳ vọng rõ ràng tại nơi làm việc là vô cùng quan trọng để đảm bảo ý thức về mục đích, định hướng và thành công.
Với những kỳ vọng rõ ràng về mục tiêu và các chỉ số hiệu suất chính, tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu rõ thành công trông như thế nào, từ đó tránh được sự nhầm lẫn hoặc hiểu lầm.
Quan trọng nhất, điều này dẫn đến tinh thần trách nhiệm cao hơn , từ đó tạo ra một lực lượng lao động năng suất và hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng tất cả các dự án đều được hoàn thành đúng hạn và theo các chỉ số KPI đã đặt ra để đạt được thành công.
Làm thế nào để xác định kỳ vọng của người quản lý?
Giờ đây, khi chúng ta đã biết rằng việc xác định kỳ vọng của cấp trên là quan trọng, thì làm thế nào để cài đặt chúng? Dưới đây là bốn lời khuyên hữu ích để giúp bạn:
1. Đặt ra các mục tiêu rõ ràng và cụ thể
Hãy bắt đầu bằng việc giao tiếp rõ ràng để xác định kỳ vọng. Khung mục tiêu SMART là phương pháp thường được các nhà quản lý sử dụng để thiết lập các mục tiêu rõ ràng trong quản lý dự án.
Nhưng mục tiêu SMART là gì?
Các mục tiêu này được định nghĩa là Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Phù hợp và Có thời hạn. Điều này có nghĩa là mỗi mục tiêu dự án cần phải bao gồm những gì cần hoàn thành, cách theo dõi tiến độ, liệu mục tiêu đó có thực tế và khả thi hay không, liệu nó có phù hợp với trách nhiệm công việc của cá nhân và mục tiêu của công ty hay không, và cuối cùng, phải có thời hạn cụ thể.
Một ví dụ điển hình về mục tiêu SMART có thể là: xây dựng một chương trình đào tạo nhằm giảm 10% thời gian dành cho dịch vụ khách hàng trong vòng 3 tháng.
2. Giao tiếp rõ ràng với nhóm của bạn
Để thiết lập những kỳ vọng rõ ràng với nhóm của bạn, hãy tránh dùng thuật ngữ chuyên ngành và đi thẳng vào vấn đề. Những hướng dẫn ngắn gọn nhưng rõ ràng sẽ giúp truyền đạt ý tưởng của bạn hiệu quả hơn. Điều này giúp nhóm tiếp thu thông tin cần thiết để thực hiện công việc của mình.
Mục tiêu rõ ràng so với mục tiêu không rõ ràng (ví dụ từ góc độ Marketing)
Mục tiêu rõ ràng: Tăng số lượt đăng ký trên website lên 20% trong quý tới Mục tiêu này cụ thể (20%), có thể đo lường được (số lượt đăng ký trên website), khả thi (trong vòng một quý), phù hợp (quan trọng đối với hoạt động tiếp thị) và có thời hạn cụ thể (quý tới)
Mục tiêu chưa rõ ràng: Tăng cường nhận thức về thương hiệu
- Nó không nêu rõ một kết quả có thể đo lường được. “Nhiều hơn” là một khái niệm chủ quan
- Chỉ số này thiếu một thước đo cụ thể. Nhận thức về thương hiệu có thể được đo lường theo nhiều cách (ví dụ: số lần được đề cập trên mạng xã hội, lượt truy cập trang web)
- Điều này không có mục tiêu định lượng cụ thể. Mức độ “nhận thức cao hơn” mong muốn là bao nhiêu?
- Thiếu khung thời gian cụ thể. Khi nào thì mục tiêu này cần được hoàn thành?
Bạn cũng nên đảm bảo cập nhật thông tin thường xuyên thông qua các cuộc họp, email hoặc các cuộc trao đổi ngắn gọn để mọi người luôn nắm bắt được tình hình.
3. Kết hợp kỳ vọng với các chỉ số và phản hồi
Tuy nhiên, sau khi xác định mục tiêu và cơ chế giao tiếp, bước cuối cùng trong việc cài đặt kỳ vọng có lẽ là quan trọng nhất: kết nối kỳ vọng với các chỉ số đo lường và phản hồi.
Các thành viên trong nhóm của bạn cần hiểu rõ cách thức đánh giá hiệu suất làm việc của họ. Các tiêu chí đánh giá cần phải khách quan, có thể đo lường được và được định nghĩa rõ ràng. Nếu có thể, hãy kết hợp các câu hỏi đánh giá 360 độ từ đồng nghiệp, khách hàng và chính bạn để hiểu rõ hơn về hiệu suất làm việc của họ.
Cuộc khảo sát này có thể dễ dàng triển khai thông qua Mẫu biểu mẫu phản hồi của ClickUp, giúp tạo ra một nền tảng để mọi người bày tỏ những lo ngại và ý kiến của mình. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể thu thập những thông tin quý giá về đạo đức làm việc, hiệu suất và kỹ năng giao tiếp của họ thông qua những biểu mẫu hoàn toàn có thể tùy chỉnh, được trang bị tính năng phân tích dữ liệu và các thông tin chi tiết.
Như chúng ta đã đề cập, vai trò của một nhà quản lý không chỉ đơn thuần là phân công công việc. Những điểm chính từ cuốn sách The Manager’s Path của Camille Fournier sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về điều này!
10 kỳ vọng hàng đầu đối với một nhà quản lý giỏi
Giờ đây, khi chúng ta đã hiểu cách cài đặt kỳ vọng của cấp trên, chúng ta sẽ phân tích chi tiết 10 kỳ vọng hàng đầu đối với một nhà quản lý giỏi
1. Xây dựng các chiến lược giao tiếp hiệu quả
Bạn cần xác định và quản lý các kênh giao tiếp cho tất cả các cuộc thảo luận về dự án. Tuy nhiên, thực tế là các cuộc họp kéo dài để cập nhật tiến độ dự án có thể là sự lãng phí thời gian, trong khi thông tin thường bị bỏ sót trên các kênh khác nhau như Slack, email, v.v.
Bằng cách tập trung hóa việc giao tiếp thông qua các tính năng của ClickUp như @mentions hoặc bình luận được gán, bạn có thể gửi và nhận tin nhắn ngay trong bối cảnh của một công việc. Sử dụng tính năng Người theo dõi (Watchers) và Người được giao nhiệm vụ (Assignees) để giữ cho các bên liên quan chính luôn được cập nhật về các cuộc hội thoại.
Hơn nữa, hãy hướng đến việc xây dựng một kế hoạch truyền thông toàn diện nêu rõ các chiến lược và mục tiêu cho hoạt động truyền thông nội bộ và ngoại bộ trong tổ chức của bạn.
Một kế hoạch tốt phải bao gồm đối tượng mục tiêu, các loại thông điệp, cách thức truyền đạt và tần suất truyền đạt. Kế hoạch càng toàn diện thì càng góp phần vào thành công của dự án.
Các mẫu kế hoạch truyền thông như Mẫu Kế hoạch Truyền thông ClickUp được thiết kế với nhiều phần giúp bạn trình bày chi tiết về các thông tin dự án, mục tiêu, tóm tắt điều hành, phân tích, nghiên cứu và phân tích đối thủ cạnh tranh. Điều này đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng đều được tập trung trong một tài liệu duy nhất.
2. Công nhận những nhân viên có thành tích xuất sắc
Những nhân viên không được đánh giá đúng mức sẽ dễ cảm thấy thất vọng hơn nếu không được công nhận. Không có gì ngạc nhiên khi 80% nhân viên sẽ làm việc chăm chỉ hơn, thậm chí thông minh hơn, nếu được đánh giá cao.
Ai cũng thích được công nhận cho công việc của mình. Sự công nhận tại nơi làm việc sẽ truyền cảm hứng cho nhóm của bạn phát huy hết khả năng và khuyến khích những hành vi mong muốn. Điều này cũng góp phần giữ chân nhân viên, đồng thời tăng doanh thu và năng suất.
“Chỉ có hai cách để tác động đến hành vi con người: bạn có thể thao túng nó hoặc bạn có thể truyền cảm hứng cho nó.”
“Chỉ có hai cách để tác động đến hành vi con người: bạn có thể thao túng nó hoặc bạn có thể truyền cảm hứng cho nó.”
3. Xây dựng một văn hóa nơi làm việc vững mạnh
Một văn hóa doanh nghiệp vững mạnh là nền tảng của mọi doanh nghiệp thành công. Nó có thể giúp gắn kết nhân viên, xây dựng lòng tin và động lực, đồng thời tạo nên một bản sắc riêng biệt.
Tuy nhiên, điều này có thể không dễ dàng. Đó chính là lúc Mẫu Văn hóa Doanh nghiệp của ClickUp phát huy tác dụng! Đây là một mẫu dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh, giúp bạn hình dung và thống nhất nhóm xung quanh những điều quan trọng, ưu tiên các sáng kiến nhằm phát triển văn hóa doanh nghiệp, và quan trọng nhất là tăng cường sự đoàn kết giữa các thành viên trong nhóm.
4. Nâng cao quy trình quản lý dự án của bạn
Với tư cách là một nhà quản lý (kể cả khi mới lần đầu đảm nhận vai trò này ), bạn sẽ phải phụ trách nhiều dự án với các nhóm khác nhau dưới quyền. Tốt nhất là bạn nên xây dựng các quy trình và hệ thống vững chắc để công việc trở nên có tổ chức và hiệu quả hơn cho cả bản thân và các thành viên trong nhóm.
Các công cụ như mẫu kế hoạch công việc cung cấp các mục tiêu cụ thể giúp bạn tổ chức, lập kế hoạch, giao tiếp và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc. Chúng có thể bao gồm các phần như mục tiêu và mục đích của dự án, chỉ số hiệu suất, khung thời gian, phân bổ nguồn lực, v.v.
5. Phân công công việc một cách minh bạch
Mọi thành viên trong nhóm của bạn cần biết rõ những việc cần làm và thời hạn hoàn thành. Phân công công việc hiệu quả là chìa khóa của việc quản lý khối lượng công việc hiệu quả – một trong những mục tiêu chính của bạn với tư cách là người quản lý.
Để lập kế hoạch cho các dự án sắp tới dựa trên sức chứa của nhóm, bạn có thể sử dụng Mẫu Khối lượng công việc của Nhân viên trên ClickUp.
Với mẫu này, bạn có thể xem khối lượng công việc được phân công cho từng thành viên. Nhờ đó, mọi người đều nắm rõ những gì được kỳ vọng ở họ, giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức, tăng cường tính minh bạch và xây dựng cảm giác công bằng. Việc theo dõi khối lượng công việc trở nên dễ dàng hơn thông qua ước lượng thời gian, điểm sprint, v.v.
Điều này giúp nâng cao hiệu quả và thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban và nhóm.
6. Thực hiện đúng các cam kết của bạn
Với tư cách là một nhà quản lý, bạn phải giữ lời hứa. Trước khi commit, hãy hiểu rõ các bước cần thực hiện và thực hiện triệt để các bước đó.
Khi nhân viên thấy quản lý thực hiện đúng cam kết của mình, họ sẽ cảm thấy gắn bó và có sự kết nối mạnh mẽ hơn với dự án và nhóm. Khi chuỗi cam kết được thiết lập, điều này sẽ tạo dựng niềm tin và uy tín, từ đó góp phần vào thành công của tổ chức.
7. Khuyến khích và tạo điều kiện cho sự phát triển nghề nghiệp
Các nhà quản lý có ảnh hưởng rất lớn đến sự nghiệp của nhân viên, và mỗi thành viên trong nhóm đều nhận thức rõ điều này. Vì vậy, bạn nên chủ động xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhóm để phân công nhiệm vụ sao cho phát huy tối đa khả năng của họ và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Với Mẫu lộ trình sự nghiệp của ClickUp, bạn có thể giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ những kỹ năng họ cần phát triển để đạt được mục tiêu nghề nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc đưa ra phản hồi, đánh giá hiệu suất, v.v. Các mẫu lộ trình sự nghiệp trở thành công cụ mạnh mẽ giúp các nhà quản lý và thành viên trong nhóm hình dung rõ ràng quá trình phát triển sự nghiệp của mình.
8. Xác định và giảm thiểu rủi ro
Một nhà quản lý cần phải nhanh nhạy và quyết đoán trong việc xử lý rủi ro. Bạn có thể thiết lập một phương pháp có hệ thống để xác định và đánh giá rủi ro, đồng thời ưu tiên các chiến lược giảm thiểu rủi ro hiệu quả. Quan trọng hơn, bạn nên đào tạo từng thành viên trong nhóm để họ có khả năng nhận diện rủi ro một cách nhạy bén và chủ động thông báo về các rủi ro đó.
Các mẫu như Mẫu Danh sách Rủi ro của ClickUp có thể giúp xác định các rủi ro trước khi chúng trở thành vấn đề. Nó cũng có thể giúp bạn tổ chức các đánh giá rủi ro và theo dõi trạng thái rủi ro, quyền sở hữu và tác động tại một nơi duy nhất.
9. Thể hiện khả năng lãnh đạo và định hướng mạnh mẽ
Cuộc tranh luận về sự khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý đã kéo dài từ lâu, nhưng không ai có thể phủ nhận rằng một nhà quản lý giỏi cũng phải là một nhà lãnh đạo giỏi.
Những nhà quản lý giỏi có tầm nhìn cho nhóm. Những nhà quản lý xuất sắc có khả năng biến tầm nhìn đó thành các kế hoạch khả thi. Họ suy nghĩ sáng tạo để tìm ra giải pháp cho các vấn đề (nếu có) và có thể truyền cảm hứng cho mọi người thông qua thông điệp và cách truyền đạt phù hợp để hiện thực hóa tầm nhìn đó.
Một nhà lãnh đạo giỏi cần có tính chính trực để đảm bảo không có nhân viên nào bị đối xử bất công, đồng thời cần có sự linh hoạt để thích ứng với các tình huống khi cần thiết. Lãnh đạo xuất sắc là sự kết hợp giữa việc quản lý nhóm hiệu quả và thực tiễn, và chỉ khi hoàn thành việc cần làm này, những nhà quản lý giỏi mới trở thành những nhà lãnh đạo xuất sắc.
10. Tôn trọng ranh giới cá nhân
Nhóm của bạn chính là sức mạnh của bạn, và điều quan trọng là phải tôn trọng ranh giới của họ về thời gian, cuộc sống cá nhân và không gian làm việc.
Các thành viên trong nhóm của bạn nên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ những lo lắng liên quan đến công việc với bạn mà không lo ngại rằng cuộc sống cá nhân của họ sẽ bị soi mói một cách không cần thiết. Điều này giúp tạo ra một không gian chuyên nghiệp, nơi nhân viên cảm thấy được trân trọng và tôn trọng chỉ dựa trên những đóng góp của họ.
Quan trọng nhất, để trở thành một nhà quản lý giỏi, bạn nên khuyến khích sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống, giúp các thành viên trong nhóm có thể nạp lại năng lượng ngoài giờ làm việc.
Làm thế nào để đáp ứng kỳ vọng với tư cách là một nhà quản lý?
Vai trò của một nhà quản lý có thể đầy thách thức, nhưng mọi nhóm đều cần một nhà quản lý chu đáo để dẫn dắt họ hướng tới việc hoàn thành mục tiêu tổ chức một cách toàn tâm toàn ý. Dưới đây là một số lời khuyên giúp bạn luôn nhạy bén và chủ động.
- Luôn cập nhật thông tin: Hiểu rõ về hoạt động kinh doanh. Theo dõi sát sao những thay đổi trong ngành của bạn và đón nhận những đổi mới mà bạn có thể áp dụng để nâng cao hiệu quả công việc của nhóm.
- Đặt nhóm lên hàng đầu: Xác định điều gì là tốt nhất cho nhóm của bạn. Nhóm của bạn sẽ tin tưởng hơn vào các quyết định của bạn nếu bạn có thể xem xét nhu cầu của họ trong quá trình ra quyết định
- Nắm vững kỹ năng quản lý thời gian: Học cách đặt thời hạn sao cho cân bằng giữa các ưu tiên kinh doanh và khả năng của nhóm. Lập kế hoạch dự án từ sớm để tránh tình trạng phải gấp rút vào phút chót
- Nâng cao kỹ năng tạo động lực: Tăng cường tinh thần nhóm bằng cách khám phá những phương pháp mới mẻ để truyền cảm hứng cho họ hướng tới việc đạt được các mục tiêu chung
Quản lý nhóm hiệu quả hơn với ClickUp
Vai trò của một nhà quản lý có thể rất áp lực, vì bạn phải cân bằng nhiều kỳ vọng khác nhau giữa nhóm của mình và ban lãnh đạo cấp cao. Nhưng bạn không cần phải làm việc này một mình. Một nền tảng như ClickUp giúp bạn thực hiện trách nhiệm của mình một cách tối ưu và với sự minh bạch cao nhất.
ClickUp giúp bạn không còn phải theo dõi và kiểm tra hàng triệu việc một cách thủ công, từ đó giải phóng thời gian để bạn có thể tập trung hoàn toàn vào việc phát triển nhóm của mình. Mẹo hay? Hãy làm quen với các công cụ, kỹ thuật và mẫu khác nhau để tối ưu hóa hiệu quả các nhiệm vụ của bạn.
ClickUp có thể là nền tảng tất cả trong một giúp bạn đáp ứng đồng thời các yêu cầu về giao tiếp và quản lý dự án. Đăng ký ClickUp miễn phí và thay đổi cách bạn quản lý nhóm của mình!