Khi đi bộ qua một khu phố lạ, có bản đồ sẽ giúp bạn tự tin hơn.
Quy tắc tương tự cũng áp dụng cho kinh doanh của bạn. Nếu các mục tiêu của tổ chức khiến bạn cảm thấy áp lực, việc tuân theo một khung cài đặt mục tiêu sẽ giúp bạn tiến về phía trước theo hướng đúng đắn.
Các khung theo dõi mục tiêu như OKR và thẻ điểm cân bằng đã thay đổi cách các doanh nghiệp hiện đại tiếp cận việc cài đặt mục tiêu.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét chi tiết các hệ thống này, sự khác biệt giữa chúng và cách bạn có thể sử dụng chúng để phát triển một chiến lược kinh doanh hiệu quả.
OKR là gì?
OKR (mục tiêu và kết quả chính) là một khung cài đặt mục tiêu cho các doanh nghiệp để xác định những gì họ muốn đạt được (mục tiêu) và theo dõi các kết quả có thể đo lường được (kết quả chính) cho thấy tiến độ đạt được các mục tiêu đó.
Lịch sử ngắn gọn về OKR
Vào những năm 1950, Peter Drucker (người sáng lập ra quản lý hiện đại) cảm thấy cần phải xem quản lý như một thực thể riêng biệt trong thiết lập kinh doanh.
Với tầm nhìn giúp các nhà quản lý dành nhiều thời gian hơn cho chiến lược dài hạn của công ty, ông đã giới thiệu khái niệm quản lý theo mục tiêu (MBO) trong cuốn sách The Practice of Management.
Ý tưởng chính đằng sau MBO là xác định mục tiêu của cả nhân viên và quản lý để thúc đẩy hiệu suất của tổ chức.
Tuy nhiên, ý tưởng này không hoàn hảo, như chính Drucker đã ghi chú sau này. Ví dụ, nếu một công ty đặt ra một mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như mục tiêu sản lượng, công ty sẽ thúc ép nhân viên bằng mọi cách để đạt được mục tiêu đó, và kết quả là chất lượng bị ảnh hưởng.
Nhảy vọt đến thập niên 1970, Andy Grove (CEO của Intel lúc bấy giờ) đã lấy cảm hứng từ khái niệm MBO.
Ông mượn ý tưởng về "mục tiêu", điều chỉnh nó và gắn nó với "kết quả chính" (một cách để đo lường mức độ đạt được mục tiêu). Việc giới thiệu kết quả chính đã ngăn chặn nhân viên sử dụng các biện pháp tắt để đạt được mục tiêu, vì nó có tất cả các chỉ số để đảm bảo nhóm đang làm việc theo hướng đúng.
Và đó chính là cách chúng ta có được OKRs hiện đại ngày nay.
Một trong những thành viên nhóm của Grove tại Intel, John Doerr, đã đưa triết lý OKR vào Google, nơi nó đã gặt hái thành công rực rỡ. Cuối cùng, các công ty trên toàn thế giới bắt đầu áp dụng khái niệm này vào hệ thống quản lý chiến lược của mình; Meta, Netflix, Spotify và Deloitte là một số tổ chức nổi bật đang sử dụng nó hiện nay.
Bảng điểm cân bằng là gì?
Là một khung quản lý hiệu suất, Balanced Scorecard (BSC) giúp các doanh nghiệp theo dõi và đo lường hiệu suất của họ (các chỉ số hiệu suất chính hoặc KPI) từ nhiều góc độ, bao gồm tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập/tăng trưởng. BSC áp dụng một cách tiếp cận toàn diện để phân tích tình trạng và hiệu suất của một tổ chức.
Lịch sử ngắn gọn về bảng điểm cân bằng
Chúng ta có thể tìm thấy nguồn gốc của thẻ điểm cân bằng từ đầu những năm 1990, khi Tiến sĩ Robert Kaplan và Tiến sĩ David Norton lần đầu tiên giới thiệu nó trong bài báo của HBR có tựa đề "Thẻ điểm cân bằng — Các biện pháp thúc đẩy hiệu suất". Bài báo này ủng hộ việc đo lường hiệu suất của một doanh nghiệp trên nhiều khía cạnh, bao gồm cả khía cạnh con người và tài chính.
Một vài năm sau, Kaplan và Norton đã xuất bản cuốn sách The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action, trong đó họ đã phát triển sâu hơn các ý tưởng của mình.
Ban đầu, khái niệm này được thiết kế dành cho các công ty có mục tiêu lợi nhuận, nhưng hiện nay nó cũng được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức phi lợi nhuận và chính phủ.
Hiểu ngôn ngữ: Các thuật ngữ và khái niệm khóa
Trước khi đi sâu vào tìm hiểu sự khác biệt giữa OKR và thẻ điểm cân bằng cũng như cách chúng định hình kinh doanh hiện đại, hãy cùng thiết lập nền tảng trước.
Dưới đây là một số thuật ngữ và khái niệm khóa để giúp bạn hiểu rõ hơn về OKR và BSC:
- Quản lý chiến lược: Quá trình liên tục phát triển các chiến lược để đạt được các mục tiêu và mục đích của tổ chức. Quá trình này bao gồm việc vạch ra các mục tiêu, phân tích đối thủ cạnh tranh, đánh giá các lực lượng nội bộ và phân bổ nguồn lực để thực hiện chiến lược một cách liền mạch
- Đặt mục tiêu: Xác định kết quả mong muốn của tổ chức trong một khung thời gian cụ thể và thiết lập kế hoạch hành động. Quá trình này bao gồm việc đặt ra các mục tiêu S. M. A. R. T. (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan, Có thời hạn) với tầm nhìn ngắn hạn và dài hạn
- Chỉ số hiệu suất chính (KPI): Là một thước đo định lượng để theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện một mục tiêu kinh doanh cụ thể. KPI khác với OKR ở chỗ nó chỉ đề cập đến một thước đo để đánh giá hiệu suất, trong khi OKR là một khung theo dõi mục tiêu toàn diện
- Phân tích SWOT: Đây là một khung kế hoạch chiến lược giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của một dự án hoặc gói doanh nghiệp
OKR so với bảng điểm cân bằng: Sự khác biệt là gì?
OKR và thẻ điểm cân bằng là những công cụ bổ sung cho nhau, phục vụ các khía cạnh khác nhau của quản lý kinh doanh.
Dưới đây là những điểm khác biệt chính:
| Điểm khác biệt | OKR | Balanced scorecard |
| Mục đích | Bản chất chiến lược — tập trung vào việc cài đặt và đạt được các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được | Bản chất toàn diện — cung cấp chế độ xem toàn diện bằng cách cân bằng các chỉ số tài chính và phi tài chính |
| Khả năng thích ứng | Tuân theo cấu trúc linh hoạt và dễ thích ứng; cho phép điều chỉnh mục tiêu thường xuyên | Tuân theo một phương pháp có cấu trúc và cố định, điều này khiến việc điều chỉnh trở nên khó khăn |
| Khung thời gian | Hoạt động trong khung thời gian ngắn hơn (hàng tháng hoặc hàng quý) | Hoạt động trên khung thời gian dài hơn (chu kỳ hàng năm) |
| Số lượng mục tiêu | Các doanh nghiệp đặt ra từ ba đến năm mục tiêu đầy tham vọng | Các doanh nghiệp đặt ra hơn 10 mục tiêu |
| Loại chỉ số | Chỉ số dẫn đầu (dự đoán khả năng bạn đạt được mục tiêu) | Chỉ số tụt hậu (làm rõ hoặc xác nhận liệu bạn đã đạt được mục tiêu hay chưa) |
| Phân cấp | Thực hiện theo phương pháp phân cấp và phân bậc để xác định mục tiêu | Thực hiện theo phương pháp từ trên xuống để xác định mục tiêu |
Mặc dù có những điểm khác biệt, OKR và BSC cũng có một số đặc điểm chung, chẳng hạn như:
- Cả hai đều là khung quản lý chiến lược để xác định và theo dõi mục tiêu
- Cả hai đều kết nối các điểm giữa tầm nhìn và hành động
- Cả hai đều sử dụng phương pháp dựa trên dữ liệu để theo dõi mục tiêu
Kết hợp với nhau, chúng giúp tạo ra một chiến lược kinh doanh cân bằng và linh hoạt, kết hợp các mục tiêu ngắn hạn với tầm nhìn dài hạn.
Phương pháp BSC và OKR
Thẻ điểm cân bằng phác thảo chiến lược và mục tiêu của công ty. Các nhà quản lý có thể chia nhỏ các mục tiêu này với sự trợ giúp của OKR và xem xét chúng trong các chu kỳ ngắn. Sử dụng chúng song song với nhau mang lại một cách tiếp cận toàn diện để theo dõi mục tiêu.
Mặt khác, OKR bao gồm hai phần chính: mục tiêu và kết quả chính.
- Mục tiêu: Đây là những mô tả định tính về các mục tiêu ngắn hạn mà bạn muốn đạt được. Chúng phải thách thức nhóm của bạn nỗ lực hết mình và đạt được những bước tiến lớn
- Kết quả chính: Đây là một tập hợp các chỉ số để theo dõi tiến độ của bạn trong việc đạt được các mục tiêu. Mỗi mục tiêu có tối đa năm kết quả chính được đính kèm
BSC: Tổng quan
Là một công cụ quản lý, BSC đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức từ bốn góc độ:
- Góc nhìn tài chính: Tập trung vào các chỉ số hiệu quả tài chính như tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI)
- Quan điểm của khách hàng: Đo lường mức độ hài lòng của khách hàng, tỷ lệ giữ chân khách hàng và thị phần để hiểu mức độ đáp ứng nhu cầu của khách hàng của công ty
- Quan điểm về quy trình kinh doanh nội bộ: Đánh giá hiệu quả và hiệu suất hoạt động, xem xét các lĩnh vực như chất lượng, đổi mới và cải tiến quy trình
- Góc nhìn về học tập và phát triển: Đánh giá khả năng của tổ chức trong việc đổi mới, học hỏi và phát triển, bao gồm đào tạo nhân viên, phát triển năng lực và văn hóa tổ chức
Bây giờ, hãy cùng khám phá các yếu tố của BSC và cách thức mà khung này đóng góp vào kế hoạch chiến lược của tổ chức:
Các thành phần của BSC
Đây là bốn yếu tố cơ bản của một bảng điểm cân bằng:
- Mục tiêu: Mục tiêu S.M.A.R.T. cấp cao được rút ra từ phân tích SWOT
- Các biện pháp: Các chỉ số (KPI) để đo lường các mục tiêu kinh doanh
- Chỉ số: Các thước đo tiến độ đạt được bốn quan điểm BSC
- Sáng kiến: Các hành động, dự án hoặc chương trình cụ thể được thiết kế để giúp đạt được các mục tiêu chiến lược
Phương pháp cài đặt mục tiêu trong BSC
Với thẻ điểm cân bằng, các tổ chức tạo ra các mục tiêu trên bốn góc độ, xác định các KPI có liên quan và tạo bản đồ chiến lược BSC để thiết lập mối quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu. Họ theo dõi tiến độ bằng phần mềm lập kế hoạch chiến lược, xem xét mục tiêu hàng năm và điều chỉnh nếu cần.
Phương pháp đặt mục tiêu trong thẻ điểm cân bằng tập trung vào cách tiếp cận cân bằng, điều chỉnh các mục tiêu theo các quan điểm liên quan và tạo ra một đường thẳng rõ ràng giữa nỗ lực của cá nhân và thành công của tổ chức. Theo cách tiếp cận có cấu trúc này, các tổ chức có thể chuyển chiến lược của mình thành các mục tiêu có thể thực hiện và đo lường được, từ đó thúc đẩy hiệu suất và thành tích.
Ví dụ về thực tiễn BSC
Đây là cách một bảng điểm cân bằng của công ty trông như thế nào:
- Góc nhìn tài chính: Tăng doanh thu 10% trong năm tài chính tiếp theo KPI: Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu
- KPI: Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu
- KPI: Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu
- Quan điểm của khách hàng: Cải thiện 15% mức độ hài lòng của khách hàng thông qua các dịch vụ hỗ trợ tốt hơn KPI: Điểm hài lòng trung bình của khách hàng
- KPI: Điểm hài lòng trung bình của khách hàng
- KPI: Điểm hài lòng trung bình của khách hàng
- Quan điểm về quy trình nội bộ: Giảm 30% thời gian xử lý đơn đặt hàng KPI: Thời gian xử lý đơn đặt hàng trung bình từ khi đặt hàng đến khi hoàn thành
- KPI: Thời gian xử lý đơn đặt hàng trung bình từ khi đặt hàng đến khi hoàn thành
- KPI: Thời gian xử lý đơn đặt hàng trung bình từ khi đặt hàng đến khi hoàn thành
- Góc nhìn về học tập và phát triển: Tăng 25% thời gian đào tạo cho nhân viên để nâng cao phát triển kỹ năng KPI: Thời gian đào tạo trung bình trên mỗi nhân viên mỗi năm
- KPI: Số giờ đào tạo trung bình trên mỗi nhân viên mỗi năm
- KPI: Số giờ đào tạo trung bình trên mỗi nhân viên mỗi năm
Chu kỳ đánh giá BSC
Việc đánh giá thẻ điểm cân bằng (BSC) được tiến hành thường xuyên để theo dõi hiệu suất, đánh giá tiến độ và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Tần suất của các chu kỳ đánh giá BSC có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức, nhưng các thực tiễn phổ biến bao gồm:
- Đánh giá hàng tháng: Nhiều tổ chức tiến hành đánh giá BSC hàng tháng để theo dõi hiệu suất và đảm bảo điều chỉnh kịp thời. Trong quá trình đánh giá này, hiệu suất thực tế được so sánh với mục tiêu cho từng khía cạnh
- Đánh giá hàng quý: Đánh giá BSC hàng quý rất phổ biến vì phù hợp với các chu kỳ báo cáo tài chính thông thường. Các đánh giá này cung cấp đánh giá toàn diện hơn về hiệu suất trong một kỳ dài hơn, cho phép phân tích sâu hơn và thảo luận chiến lược
- Đánh giá bán niên hoặc hàng năm: Một số tổ chức chọn đánh giá BSC bán niên hoặc hàng năm, đặc biệt là đối với các mục tiêu chiến lược cần thời gian dài hơn. Các đánh giá này thường bao gồm việc kiểm tra kỹ lưỡng hơn về mức độ phù hợp của BSC, tính hợp lệ của các giả định và sự cần thiết của các điều chỉnh chiến lược quan trọng
- Đánh giá đột xuất hoặc theo sự kiện: Ngoài các chu kỳ đánh giá theo lịch trình, các tổ chức có thể tiến hành đánh giá BSC đột xuất hoặc theo sự kiện để ứng phó với những thay đổi quan trọng trong môi trường kinh doanh, điều kiện thị trường hoặc các ưu tiên của tổ chức
Mối quan hệ giữa BSC với lương thưởng và tiền thưởng
Thẻ điểm cân bằng được đính kèm với hiệu suất, vì nó cân bằng các mục tiêu tài chính và chiến lược của tổ chức. Bằng cách theo dõi và đo lường tiến độ thực hiện các mục tiêu đó, các doanh nghiệp có thể xác định mức lương, khen thưởng và tiền thưởng cho các thành viên trong nhóm.
Điều quan trọng cần ghi chú là mặc dù việc liên kết lương thưởng và tiền thưởng với BSC có thể là một công cụ thúc đẩy động lực mạnh mẽ, nhưng việc này cần được thực hiện một cách cẩn thận và kết hợp với các phương pháp quản lý hiệu suất khác. Giao tiếp rõ ràng, minh bạch và công bằng trong hệ thống lương thưởng là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự tham gia và ủng hộ của nhân viên.
Vai trò của phân tích web trong BSC
Phân tích web đóng vai trò quan trọng trong khung thẻ điểm cân bằng, đặc biệt là liên quan đến quan điểm của khách hàng và quy trình nội bộ.
Dưới đây là một số cách mà phân tích web đóng góp vào BSC:
Quan điểm của khách hàng
- Thông tin chi tiết về hành vi của khách hàng, chẳng hạn như tỷ lệ thoát trang, thời gian truy cập trang web và số lần xem trang, có thể được sử dụng làm chỉ số đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với trang web hoặc trải nghiệm trực tuyến
- Sử dụng các chỉ số như tỷ lệ khách truy cập mới, tỷ lệ khách truy cập lặp lại và giá trị trọn đời của khách hàng có thể giúp đo lường hiệu quả của các chiến lược thu hút và giữ chân khách hàng
- Bằng cách phân tích nguồn lưu lượng truy cập và dữ liệu giới thiệu, các tổ chức có thể hiểu rõ hơn về thị phần và vị trí cạnh tranh của mình trong ngành hoặc phân khúc thị trường
Góc nhìn về quy trình nội bộ
- Cung cấp các chỉ số có giá trị liên quan đến hiệu suất trang web, chẳng hạn như thời gian tải trang, thời gian phản hồi máy chủ và thời gian hoạt động, có thể được sử dụng để đo lường hiệu quả và hiệu suất của các quy trình nội bộ liên quan đến quản lý và vận hành trang web
- Dữ liệu phân tích về mức độ tương tác với nội dung, chẳng hạn như số lần xem trang, thời gian trên trang và tỷ lệ thoát trang, có thể giúp các tổ chức xác định các lĩnh vực cần tối ưu hóa và cải thiện nội dung, góp phần cải thiện các quy trình nội bộ để tạo/lập và quản lý nội dung
- Đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử, phân tích web có thể cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả của quá trình bán hàng và chuyển đổi trực tuyến, bao gồm các chỉ số như tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ bỏ giỏ hàng và doanh thu trên mỗi khách truy cập, từ đó giúp cải thiện quy trình và nỗ lực tối ưu hóa
OKR: Tổng quan
Hãy cùng khám phá cách OKR hoạt động trong kế hoạch chiến lược của một tổ chức.
Các thành phần của OKR
Đây là năm yếu tố của OKR:
- Tập trung: OKR giúp các nhóm tập trung vào các mục tiêu cụ thể và giảm rủi ro bị phân tâm
- Trách nhiệm giải trình: OKR thiết lập quyền sở hữu và trách nhiệm rõ ràng cho từng mục tiêu và kết quả chính, trong đó mỗi thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về đóng góp của mình
- Sự tham gia: Việc thu hút các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình cài đặt OKR thúc đẩy sự tham gia của nhân viên và giúp họ cam kết với các mục tiêu
- Minh bạch: OKR hiển thị cho tất cả mọi người trong tổ chức, dẫn đến sự minh bạch về mục tiêu, tiến độ và hiệu suất
- Hiển thị: OKR được xem xét và cập nhật thường xuyên, giúp hiển thị tiến độ và hiệu suất so với mục tiêu và kết quả khóa. Khả năng hiển thị này cho phép các nhóm điều chỉnh hướng đi khi cần thiết
Phương pháp cài đặt mục tiêu trong OKR
Các công ty đặt ra các mục tiêu cụ thể và đầy tham vọng, gắn kết quả chính với từng mục tiêu, theo dõi tiến độ bằng phần mềm OKR, xem xét kết quả sau mỗi quý và điều chỉnh mục tiêu dựa trên sự thay đổi của các ưu tiên.
Phương pháp thiết lập mục tiêu OKR nhấn mạnh tính minh bạch, thiết lập mục tiêu tham vọng, cải tiến liên tục và sự thống nhất giữa nỗ lực cá nhân và ưu tiên của tổ chức. Khi được triển khai hiệu quả, phương pháp này có thể thúc đẩy sự tập trung, trách nhiệm và văn hóa hướng đến kết quả trong tổ chức.
Ví dụ về thực hành OKR
Giả sử một công ty SaaS (phần mềm như một dịch vụ) muốn tập trung vào việc duy trì khách hàng bằng cách cải thiện sự hài lòng của khách hàng. OKR của họ sẽ trông như thế này:
Mục tiêu: Tăng mức độ hài lòng và duy trì khách hàng
- Kết quả chính 1: Đạt điểm NPS (Net Promoter Score) từ 70 trở lên từ các khách hàng hiện tại trong quý tiếp theo
- Kết quả chính 2: Giảm tỷ lệ khách hàng rời bỏ 15% so với quý trước
- Kết quả chính 3: Tăng giá trị trung bình trong suốt vòng đời (LTV) của khách hàng B2B lên 20% thông qua các chiến lược bán thêm và bán chéo
- Kết quả chính 4: Thu thập lời chứng thực hoặc nghiên cứu điển hình từ ít nhất năm khách hàng B2B hài lòng để sử dụng trong các tài liệu tiếp thị
Chu kỳ đánh giá OKR
Với OKR, bạn có thể linh hoạt và thiết lập dòng thời gian phù hợp nhất với nhóm và nhu cầu kinh doanh của mình.
Các chu kỳ đánh giá OKR thường tuân theo nhịp điệu phù hợp với quy trình lập kế hoạch và quản lý hiệu suất của tổ chức. Các chu kỳ đánh giá OKR phổ biến bao gồm:
- Kiểm tra hàng tuần: Đây là những cuộc họp ngắn hoặc cập nhật trạng thái, trong đó các thành viên nhóm chia sẻ tiến độ, trở ngại và bất kỳ điều chỉnh nào cần thiết đối với Kết quả Khóa của họ
- Đánh giá hàng tháng: Trong các cuộc đánh giá này, các nhóm hoặc bộ phận phân tích hiệu suất của mình so với các Kết quả chính đã thiết lập, xác định xu hướng hoặc mô hình và thảo luận về bất kỳ thách thức hoặc cơ hội quan trọng nào
- Đánh giá hàng quý: Các đánh giá này bao gồm phân tích sâu hơn về việc đạt được các mục tiêu và kết quả chính, cũng như đánh giá hiệu quả tổng thể của quy trình OKR
- Đánh giá hàng năm: Trong các đợt đánh giá này, tổ chức đánh giá hiệu quả tổng thể của khung OKR, đánh giá sự phù hợp giữa OKR và các mục tiêu chiến lược của tổ chức, đồng thời xác định các cơ hội cải tiến trong chu kỳ lập kế hoạch sắp tới
Mối quan hệ giữa OKR với lương thưởng và tiền thưởng
OKR truyền cảm hứng cho các nhóm đặt ra các mục tiêu táo bạo, đầy tham vọng. Mặc dù OKR có thể đóng vai trò trong việc xác định các khuyến khích tài chính hoặc chế độ đãi ngộ, nhưng chúng không nên là yếu tố duy nhất, và các tổ chức cần lưu ý những nhược điểm tiềm ẩn của việc quá chú trọng vào OKR dựa trên chế độ đãi ngộ.
Khóa là đạt được sự cân bằng — sử dụng OKR như một yếu tố trong quyết định thưởng phạt, đồng thời khuyến khích văn hóa đặt mục tiêu tham vọng và học hỏi từ thất bại thay vì trừng phạt quá mức.
Nhiều tổ chức gắn một phần lương, tiền thưởng hoặc khen thưởng của nhân viên với việc đạt được OKR cá nhân, nhóm hoặc tổ chức. Thực tiễn này rất phổ biến và có thể hiệu quả trong việc điều chỉnh nỗ lực của nhân viên với các ưu tiên chiến lược và thúc đẩy hiệu suất cao.
Vai trò của phân tích web trong OKR
Phân tích web đóng vai trò quan trọng trong việc cài đặt và theo dõi các mục tiêu và kết quả chính (OKR) cho các tổ chức có sự hiện diện trực tuyến đáng kể hoặc phụ thuộc nhiều vào các kênh kỹ thuật số cho hoạt động kinh doanh của mình.
Dưới đây là một số cách mà phân tích web có thể đóng góp vào quy trình OKR:
- Thông báo cài đặt mục tiêu và kết quả chính liên quan đến hiệu suất kỹ thuật số, chẳng hạn như lưu lượng truy cập trang web, mức độ tương tác của người dùng, tỷ lệ chuyển đổi hoặc doanh thu trực tuyến
- Cung cấp dữ liệu và chỉ số hữu ích để theo dõi tiến độ hướng tới các kết quả khóa đã định. Điều này bao gồm giám sát nguồn lưu lượng truy cập trang web, hành vi người dùng, hiệu suất nội dung và kênh chuyển đổi, cùng các chỉ số khác
- Xác định cơ hội cải tiến hoặc những trở ngại tiềm ẩn để đạt được các kết quả khóa của họ
- Những thông tin thu được từ phân tích web có thể giúp định hình các sáng kiến và chiến lược nhằm đạt được các mục tiêu OKRs
- Cung cấp dữ liệu định lượng có thể hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên dữ liệu trong các chu kỳ đánh giá OKR
- Dữ liệu phân tích web có thể được chia sẻ giữa các nhóm và bộ phận, cho phép điều chỉnh và hợp tác để đạt được các OKR chung
Vai trò và trách nhiệm của các nhà quản lý sử dụng OKR và BSC
Là một nhà quản lý dự án sử dụng OKR và BSC để theo dõi các mục tiêu kinh doanh, vai trò và trách nhiệm của bạn bao gồm:
- Xác định các chỉ số OKR và KPI phù hợp
- Theo dõi tiến độ thường xuyên bằng thẻ điểm KPI
- Cung cấp phản hồi và hướng dẫn để giữ các nhóm đi đúng hướng
- Điều chỉnh mục tiêu dựa trên sự thay đổi ưu tiên
Bất kể kích thước và ngành nghề, các công ty đã áp dụng KPI và BSC như những phương pháp theo dõi mục tiêu hiệu quả.
Các nghiên cứu điển hình về việc triển khai thành công BSC và OKR
Dưới đây là một số ví dụ về các công ty đã thành công trong việc kết hợp OKR và BSC vào hệ thống quản lý của mình:
LinkedIn sử dụng OKR để kết nối nhân viên với sứ mệnh chung của tổ chức. OKR là
"một điều bạn muốn đạt được trong một kỳ nhất định, thiên về mục tiêu mở rộng hơn là kế hoạch đã định sẵn.
"một điều bạn muốn đạt được trong một kỳ nhất định, thiên về mục tiêu mở rộng hơn là kế hoạch đã định sẵn.
Luôn ghi nhớ khía cạnh động lực của OKR, nhóm đặt ra các mục tiêu cao cả nhưng không dễ đạt được. OKR bao gồm các mục tiêu hàng quý, do đó không có nhiều chỗ cho sự linh hoạt, chẳng hạn như thay đổi mục tiêu hàng tuần.
Ngoài các mục tiêu của tổ chức, nhân viên được khuyến khích đặt từ ba đến năm OKR cá nhân trong bất kỳ quý nào để tạo ra môi trường phát triển và học tập liên tục.
Công ty tổ chức các cuộc họp thường xuyên để cập nhật tiến độ OKR. Các giám đốc điều hành họp một lần một tuần trong ba giờ và sáu tuần một lần trong một ngày. Các cuộc họp này giúp các thành viên trong nhóm đồng nhất quan điểm và đảm bảo mọi người hành động phù hợp với mục tiêu.
Philips Electronics
Philips Electronics đã phát triển một hệ thống bảng điểm cân bằng toàn diện để đánh giá hiệu quả hiện tại và xác định các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả trong tương lai.
Thẻ điểm Philips được cấu trúc dựa trên bốn yếu tố thành công quan trọng (CSF) và các KPI tương ứng:
- Năng lực: Cài đặt mục tiêu liên quan đến kiến thức, công nghệ và khả năng lãnh đạo KPI: Phát triển công ty và hỗ trợ CNTT
- KPI: Phát triển công ty và hỗ trợ CNTT
- KPI: Phát triển công ty và hỗ trợ CNTT
- Quy trình: Phân tích các quy trình mang lại kết quả Chỉ số KPI: Nâng cao hiệu quả hoạt động
- KPIs: Hiệu quả hoạt động
- KPI: Năng suất hoạt động
- Khách hàng: Đánh giá giá trị đề xuất KPI: Sự hài lòng của khách hàng và sự hài lòng của nhân viên
- KPI: Sự hài lòng của khách hàng và sự hài lòng của nhân viên
- KPI: Sự hài lòng của khách hàng và sự hài lòng của nhân viên
- Tài chính: Đánh giá giá trị, tăng trưởng và năng suất KPI: Tăng trưởng doanh thu có lợi nhuận
- KPI: Tăng trưởng doanh thu có lợi nhuận
- KPI: Tăng trưởng doanh thu có lợi nhuận
Ngoài CSF, thẻ điểm cân bằng của Philips còn có bốn cấp độ: thẻ đánh giá chiến lược, thẻ đánh giá hoạt động, thẻ đơn vị kinh doanh và thẻ nhân viên (theo thứ tự giảm dần). Nhóm cố gắng điều chỉnh các thẻ cấp thấp hơn cho phù hợp với các thẻ cấp cao hơn để nhân viên có thể hiểu được đóng góp của mình đối với các mục tiêu lớn hơn của tổ chức.
Cách tiếp cận này giúp ban lãnh đạo truyền đạt chiến lược kinh doanh cốt lõi đến nhân viên ở tất cả các cấp. Bảng điểm cân bằng cũng giúp ban lãnh đạo đảm bảo nỗ lực của nhân viên được hướng đến các mục tiêu chung.
Ưu điểm và nhược điểm của BSC và OKRs
Sử dụng BSC và OKR có một số lợi thế. Dưới đây là những lợi ích của việc sử dụng BSC cho các mục tiêu kinh doanh của bạn:
1. Cung cấp chế độ xem toàn cầu về hiệu suất
BSC theo dõi các chỉ số hiệu suất tổ chức khác nhau và cho bạn cái nhìn tổng quan về tiến độ chung của tổ chức từ các góc độ khác nhau.
Nó vượt xa các chỉ số tài chính, cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan chi tiết về các khía cạnh chiến lược.
2. Cung cấp cấu trúc cho chiến lược kinh doanh
Trong các nhóm đa chức năng, các bộ phận khác nhau có các cách khác nhau để đo lường hiệu suất.
Thẻ điểm cân bằng cho phép các nhóm thiết lập các chỉ số riêng biệt để đo lường hiệu suất trong khi duy trì cấu trúc thống nhất. Điều này đảm bảo mọi người trong tổ chức đều hiểu rõ các biện pháp đo lường.
3. Kết nối cá nhân với mục tiêu của tổ chức
BSC cho phép các thành viên trong nhóm thấy được hiệu suất của họ đóng góp như thế nào vào mục tiêu của tổ chức.
Điều này mang lại cho nhân viên ý thức về mục đích, thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ và tạo ra tác động lớn hơn thông qua nỗ lực cá nhân.
4. Tối ưu hóa giao tiếp
BSC thiết lập một cách có cấu trúc để đo lường hiệu suất giữa các bộ phận, để mọi thành viên trong nhóm biết được các chỉ số nào đang được theo dõi và mục tiêu mà họ đang hướng tới.
Với một hệ thống minh bạch như vậy, các nhóm đa chức năng có thể giao tiếp liền mạch và thảo luận về các chiến lược.
Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu về những lợi ích của OKRs:
1. Cài đặt mục tiêu đầy tham vọng
OKR thúc đẩy các nhóm không lo lắng về việc chơi an toàn và đặt mục tiêu cao. Mặc dù kinh doanh có thể không đạt được 100% OKR, nhưng ngay cả tiến độ 50% cũng là một thành tựu lớn, vì mục tiêu ban đầu đã quá cao.
2. Kiểm tra định kỳ
Các doanh nghiệp có thể đặt OKR cho các kỳ ngắn hạn, hàng tháng hoặc hàng quý. Khung thời gian giới hạn giúp nhân viên tập trung vào mục tiêu, cho phép họ đánh giá tiến độ thường xuyên và cải thiện hiệu suất tổng thể của tất cả các bộ phận.
3. Nhận thức về mục tiêu
OKR giúp các thành viên trong nhóm hiểu được hành động của họ đóng góp như thế nào vào bức tranh tổng thể. Mọi người trong nhóm, bất kể phân cấp, đều biết mục tiêu. Điều này đặc biệt hữu ích cho các tổ chức lớn hoặc các nhóm làm việc từ xa, nơi việc giữ cho tất cả các thành viên trong nhóm cùng hiểu nhau trở thành một công việc khá khó khăn.
4. Sự linh hoạt
Nhờ chu kỳ đánh giá ngắn, OKR cho phép các nhóm đánh giá và thay đổi mục tiêu hàng tháng hoặc hàng quý. Các doanh nghiệp có được sự linh hoạt để kết hợp các ưu tiên mới vào mục tiêu của mình và loại bỏ các mục tiêu không còn hữu ích.
Những nhược điểm tiềm ẩn của BSC và OKR: Chúng là gì và cách khắc phục?
Hai khung này không phải là hoàn hảo. Trước khi triển khai, điều quan trọng là phải hiểu một số giới hạn của chúng:
1. Sự phức tạp
Các mục tiêu và chỉ số của OKR hoặc BSC phải được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức, điều này rất khó thực hiện, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ có nguồn lực hạn chế. Việc theo dõi các chỉ số cũng có thể là một quá trình phức tạp và tốn thời gian.
Để giảm thiểu điều này, hãy chọn một công cụ theo dõi và đánh giá mục tiêu mạnh mẽ để thiết lập OKR và BSC, theo dõi các chỉ số và điều chỉnh phù hợp với mục tiêu của bạn.
2. Khung thời gian
OKR giúp đặt ra các mục tiêu ngắn hạn, trong khi BSC tập trung hơn vào tầm nhìn và chiến lược dài hạn của tổ chức. Sử dụng một trong hai cách này một cách riêng lẻ sẽ hạn chế việc theo dõi mục tiêu của bạn.
Để giảm thiểu điều này, hãy sử dụng BSC và OKR cùng nhau để đặt ra các mục tiêu toàn diện cho các mục tiêu trước mắt và dài hạn.
3. Quá nhiều mục tiêu
Việc cài đặt một danh sách dài các mục tiêu OKR hoặc BSC có thể rất hấp dẫn. Tuy nhiên, có quá nhiều mục tiêu sẽ khiến bạn cảm thấy quá tải và ảnh hưởng đến năng suất.
Để sử dụng hiệu quả nhất các khung này, hãy tuân thủ từ ba đến năm mục tiêu cho OKR và tối đa 10 mục tiêu cho BSC.
4. Đường cong học tập
Nếu nhóm của bạn mới bắt đầu cài đặt OKR hoặc BSC để theo dõi mục tiêu, họ sẽ cần một thời gian để hiểu và làm quen với hệ thống mới.
Ban lãnh đạo phải áp dụng phương pháp thực hành để đào tạo nhân viên, truyền đạt lợi ích của các khung công tác và hướng dẫn họ trong suốt quá trình. Kiểm tra thường xuyên giúp giải quyết các vấn đề của nhân viên và duy trì mức độ động lực của họ.
Lựa chọn giữa OKR và BSC: Nên chọn cái nào?
Việc triển khai thẻ điểm cân bằng (BSC) hay mục tiêu và kết quả khóa (OKR) phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể, văn hóa và ưu tiên chiến lược của tổ chức. Cả hai khung đều có điểm mạnh và có thể thúc đẩy hiệu suất và sự thống nhất một cách hiệu quả, nhưng cách tiếp cận và trọng tâm của chúng khác nhau.
Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi quyết định giữa OKRs và BSC:
1. Kích thước và độ phức tạp của tổ chức
BSC có thể phù hợp hơn với các tổ chức lớn hơn, phức tạp hơn với nhiều bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh. Mặt khác, OKR có thể dễ triển khai và quản lý hơn trong các tổ chức nhỏ hơn, linh hoạt hơn.
2. Kế hoạch chiến lược dài hạn
Nếu tổ chức của bạn có chu kỳ lập kế hoạch chiến lược dài hạn (ví dụ: 3–5 năm), BSC nhấn mạnh vào việc chuyển đổi chiến lược dài hạn thành các mục tiêu và biện pháp có thể thực hiện được có thể phù hợp hơn. OKR, với tần suất ngắn hơn (thường là hàng quý hoặc hàng năm), phù hợp hơn với các tổ chức cần điều chỉnh hướng đi thường xuyên hơn và khả năng thích ứng cao hơn.
3. Văn hóa và tư duy
OKR nuôi dưỡng văn hóa đặt mục tiêu tham vọng, cải tiến liên tục và sẵn sàng chấp nhận rủi ro và học hỏi từ thất bại. Nếu tổ chức của bạn coi trọng sự đổi mới, sự nhanh nhẹn và tư duy phát triển, OKR có thể phù hợp hơn. Mặt khác, BSC khuyến khích cách tiếp cận cân bằng và toàn diện hơn, có thể phù hợp hơn với các tổ chức ưu tiên sự ổn định và kế hoạch dài hạn.
4. Đánh giá hiệu quả công việc
BSC có thể là lựa chọn ưu tiên nếu tổ chức của bạn cần một hệ thống đo lường hiệu suất toàn diện, xem xét nhiều góc độ (tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, học tập và tăng trưởng). OKR tập trung vào việc cài đặt và đạt được các mục tiêu cụ thể và kết quả khóa hơn là cung cấp một khung đo lường hiệu suất toàn diện.
5. Hệ thống và quy trình hiện có
Xem xét các hệ thống, quy trình và văn hóa hiện có trong tổ chức của bạn. Việc áp dụng BSC có thể dễ dàng hơn nếu bạn đã có một hệ thống lập kế hoạch chiến lược và quản lý hiệu suất tốt. Nếu bạn đang muốn giới thiệu một khung thiết lập và thực hiện mục tiêu mới, OKR có thể là một lựa chọn phù hợp hơn.
Điều quan trọng cần ghi chú là các khung này không loại trừ lẫn nhau và một số tổ chức chọn triển khai các yếu tố của cả hai phương pháp hoặc sử dụng chúng cho các mục đích khác nhau trong quá trình lập kế hoạch chiến lược và thực thi.
Sử dụng Balanced Scorecards và OKRs cùng nhau
Là các khung quản lý chiến lược và theo dõi mục tiêu, OKR và BSC đều rất hiệu quả theo cách riêng của chúng. Nhưng khi kết hợp chúng lại với nhau, bạn có thể thu được những lợi ích tốt nhất từ cả hai.
Dưới đây là những lợi ích mà doanh nghiệp của bạn có thể thu được từ sự kết hợp này:
- Điều chỉnh mục tiêu ngắn hạn phù hợp với tầm nhìn dài hạn
- Đảm bảo tất cả các bộ phận và thành viên trong nhóm làm việc cùng hướng tới mục tiêu chung
- Nhận báo cáo dựa trên dữ liệu từ OKR và báo cáo định tính từ BSC để có cái nhìn toàn diện về hiệu suất của công ty bạn
- Kết hợp sự linh hoạt của OKRs với sự ổn định của BSC
- Cải thiện giao tiếp nội bộ với báo cáo OKR và giao tiếp với các bên liên quan bên ngoài với báo cáo BSC
Bây giờ, làm thế nào để bạn có thể tích hợp chúng vào thiết lập tổ chức của mình một cách hợp lý nhất có thể?
Câu trả lời là thông qua một công cụ cài đặt mục tiêu như ClickUp.
Phần mềm này giúp bạn luôn nắm vững mục tiêu và thúc đẩy tăng trưởng, từ cài đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, theo dõi tiến độ đến tạo và chia sẻ báo cáo.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng chúng để triển khai BSC và OKRs cùng nhau:
1. Xác định mục tiêu của bạn
ClickUp Goals cho phép bạn xác định và theo dõi các mục tiêu của mình một cách rõ ràng và chính xác. Đặt mục tiêu có thể đo lường được và tận dụng tính năng theo dõi tiến độ tự động để luôn đạt được mục tiêu của mình với dòng thời gian được xác định rõ ràng.
Quyết định các Mục tiêu S.M.A.R.T. (đối tượng) mà bạn muốn đạt được trong ngắn hạn và dài hạn. Chia nhỏ chúng thành các Mục tiêu nhỏ (kết quả khóa cho OKR và các biện pháp cho BSC).
Khi có nhiều mục tiêu cần đạt được, bạn có thể sắp xếp chúng bằng cách nhóm các mục tiêu hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm vào các thư mục. Cách cài đặt mục tiêu có cấu trúc này giúp mọi thành viên trong nhóm đều có chung quan điểm về các mục tiêu.
Bạn đang vội? Sử dụng các mẫu cài đặt mục tiêu của ClickUp để nhanh chóng đặt mục tiêu, lập kế hoạch hành động và cập nhật tiến độ.
Ví dụ: Mẫu Mục tiêu thông minh của ClickUp có thể giúp mọi người đồng nhất khi cài đặt và theo dõi các mục tiêu có thể đo lường được.
Bạn có thể sử dụng nó để hiểu cách tạo và tổ chức các mục tiêu S.M.A.R.T. cho nhóm và tổ chức của mình theo cách giúp mọi người luôn thống nhất với nhau.
Sử dụng các trường tùy chỉnh trong mẫu này để lưu các chi tiết quan trọng về mục tiêu của bạn và trực quan hóa tiến độ. Trạng thái công việc tùy chỉnh — Hoàn thành, Đang thực hiện, Chậm tiến độ, Đang tạm dừng, Đang tiến triển — cũng giúp bạn dễ dàng theo dõi các công việc đã hoàn thành và những công việc còn cần hoàn thành.
2. Chia sẻ mục tiêu của bạn
Cung cấp cho các thành viên trong nhóm của bạn khả năng hiển thị rõ ràng về tầm nhìn ngắn hạn và dài hạn của công ty.
Chia sẻ mục tiêu của bạn với họ để mọi người đều nhận thức được các mục tiêu cần đạt được.
Bạn có thể thay đổi quyền truy cập hoặc đặt mục tiêu thành riêng tư nếu muốn giữ bí mật một số thông tin.
3. Đặt thời hạn
Gán thời hạn cụ thể cho từng Mục tiêu để nhóm của bạn luôn tuân thủ tiến độ.
Thời hạn có thể ngắn (hàng tháng hoặc hàng quý) hoặc dài (hàng năm hoặc nửa năm), tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
4. Động não về các chỉ số cần theo dõi
Khi bạn đã chắc chắn về mục tiêu của mình, đã đến lúc quyết định cách đo lường tiến độ thực hiện các mục tiêu đó.
Dưới đây là một ví dụ về cách đo lường OKR:
Mục tiêu: Ra mắt tính năng mới của sản phẩm
- Kết quả chính 1: Phát triển và thử nghiệm tính năng này trước cuối quý 2
- Kết quả chính 2: Đạt được 95% mức độ hài lòng của người dùng từ những người thử nghiệm beta
- Kết quả chính 3: Tăng 20% số người dùng hoạt động hàng ngày trong vòng một tháng sau khi ra mắt
Trong trường hợp này, bạn phải đặt các chỉ số phù hợp để theo dõi quá trình phát triển sản phẩm, mức độ tương tác của người dùng và tăng số lượng người dùng.
Đối với thẻ điểm cân bằng, quy trình này hơi khác một chút. Hãy cùng tìm hiểu qua một ví dụ:
Góc nhìn: Tài chính
Mục tiêu: Tăng doanh thu từ bán phần mềm
- Chỉ số hiệu suất chính (KPI): Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu
- Mục tiêu: Tăng 15% doanh thu so với năm trước
Trong trường hợp này, bạn phải theo dõi các KPI thích hợp để biết tiến độ của bản thân hoặc nhóm của bạn. Ở đây, KPI là tỷ lệ tăng trưởng doanh thu; các ví dụ khác về KPI và chỉ số quản lý sản phẩm là tỷ suất lợi nhuận gộp, lợi tức đầu tư, điểm số khuyến nghị ròng, v.v.
Bạn có thể sử dụng Bảng trắng ClickUp để lên ý tưởng và hợp tác với nhóm của mình về các chỉ số cần theo dõi. Bằng cách di chuyển các yếu tố trên bảng trắng, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên và tổ chức các mục tiêu và kết quả khóa dựa trên mức độ quan trọng và sự phù hợp với chiến lược tổng thể.
Tính trực quan của bảng trắng giúp cải thiện quá trình hình thành ý tưởng, tổ chức và xây dựng sự đồng thuận, từ đó dẫn đến chiến lược đo lường hiệu suất tập trung và hiệu quả hơn.
5. Theo dõi tiến độ
Theo dõi tiến độ của các mục tiêu cá nhân (kết quả/biện pháp chính) để xem bạn đã đạt được bao nhiêu và các mục tiêu của bạn đang đưa bạn đến gần mục tiêu (mục đích) như thế nào.
Bạn có thể sử dụng thẻ điểm hàng tuần để theo dõi các mục tiêu có thời hạn ngắn hơn.
Bạn có thể sử dụng các mẫu OKR và thẻ điểm cân bằng có thể tùy chỉnh để đơn giản hóa quy trình hơn nữa.
ClickUp cung cấp các mẫu sau:
- Mẫu Khung OKR của ClickUp cho phép bạn đặt mục tiêu S.M.A.R.T., theo dõi tiến độ trong thời gian thực và xác định sớm các trở ngại
- Mẫu Balanced Scorecard của ClickUp giúp bạn thiết lập mục tiêu cho bốn quan điểm BSC, theo dõi và trực quan hóa KPI, đồng thời thiết lập quy trình làm việc hợp tác
Tận dụng bộ đôi năng động OKR và BSC để đạt được thành công lớn hơn
OKR và BSC giúp bạn duy trì trách nhiệm đối với mục tiêu của mình, nhưng theo những cách khác nhau.
OKR là mục tiêu tham vọng và theo dõi tiến độ trong ngắn hạn, trong khi BSC thực tế và toàn diện hơn, với mục tiêu dài hạn là trọng tâm.
Và khi kết hợp hai khung này, bạn sẽ mở ra con đường dẫn đến vô số cơ hội. Mọi mục tiêu, dù lớn hay nhỏ, đều có thể đạt được.
Tuy nhiên, việc cài đặt các hệ thống này và theo dõi các mục tiêu của bạn là một thách thức.
Tin tốt là với ClickUp, bạn có thể tích hợp cả OKR và BSC vào hệ thống theo dõi mục tiêu của mình và duy trì sự tập trung cao độ để đạt được mục tiêu.
Bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay và tiến gần hơn đến việc hiện thực hóa mục tiêu của bạn!
Câu hỏi thường gặp
1. Sự khác biệt giữa OKR và bảng điểm cân bằng là gì?
OKR giúp xác định và theo dõi các mục tiêu ngắn hạn đầy tham vọng của tổ chức. Mặt khác, hệ thống thẻ điểm cân bằng cung cấp một cách toàn diện để đánh giá tình hình chung của công ty, bao gồm cả các mục tiêu tài chính và phi tài chính.
2. Sự khác biệt giữa KPI và OKR là gì?
KPI là các chỉ số có thể đo lường được dùng để theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu, trong khi OKR là khung quản lý chiến lược giúp theo dõi mục tiêu.
3. Tại sao nên sử dụng OKR thay vì KPI?
Bạn có thể sử dụng KPI để đo lường tiến độ của nhóm trong việc đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, một chỉ số độc lập không thể truyền đạt hướng đi đúng đắn cho nhóm của bạn. Để có hướng đi đó, bạn cần một khung như OKR.