"Hiệu quả là làm tốt hơn những việc đã được hoàn thành", Peter Drucker, cha đẻ của quản lý hiện đại, đã viết như vậy khi thảo luận về hiệu quả như một yếu tố khóa trong tối ưu hóa kinh doanh.
Trong mọi ngành công nghiệp, khu vực địa lý, kích thước và loại hình, hiệu quả là yếu tố cơ bản giúp các doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận. Cho dù là tối ưu hóa dây chuyền sản xuất, giảm thời gian giao pizza hay cải thiện năng suất của nhà phát triển, hiệu quả đều giúp giảm chi phí và tăng doanh thu.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi khám phá một loại hiệu quả cụ thể — hiệu quả luồng — mở ra một góc nhìn mới trong quản lý hoạt động.
Hiệu quả luồng là gì?
Hiệu quả luồng là tỷ lệ thời gian hoạt động bạn dành để thực hiện một công việc so với tổng thời gian thực hiện công việc đó.
Hãy lấy ví dụ về việc làm pizza. Thông thường, quá trình này bao gồm chuẩn bị bột, làm nước sốt, lắp ráp pizza, nướng pizza và phục vụ khách hàng tại bàn.
- Nếu mỗi bước trong năm bước này mất 2 phút, thì thời gian thực hiện công việc là 10 phút
- Tuy nhiên, nếu có sự chậm trễ 6 phút do lò nướng không sẵn sàng, tổng thời gian thực hiện công việc là 16 phút
- Hiệu quả luồng là 10/14, tương đương 62,5%
Trong quản lý dự án hiện đại, đạt được hiệu quả luồng cao đồng nghĩa với sự xuất sắc trong hoạt động. Do đó, tính toán chính xác là bước đầu tiên để tối ưu hóa các quy trình của bạn.
Làm thế nào để tính toán hiệu quả luồng công việc của bạn?
Việc tính toán hiệu quả luồng công việc là một quá trình đơn giản, bao gồm việc hiểu thời gian dành cho công việc đang thực hiện so với tổng thời gian chu kỳ của một công việc hoặc dự án.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn theo dõi hiệu quả luồng một cách chính xác.
1. Phác thảo nội dung của "công việc"
Tùy thuộc vào công việc bạn đang làm, công việc có thể là một bước hoặc một chuỗi nhiều bước. Để tính hiệu quả luồng, bạn cần biết công việc của mình bao gồm những gì.
Ví dụ, với tư cách là một nhóm kỹ sư phần mềm, nếu "công việc" của bạn là ra mắt một tính năng, công việc đó có thể bao gồm:
- Thiết kế
- Phát triển
- Thử nghiệm
- Triển khai
Nếu bạn đang sử dụng công cụ quản lý dự án như ClickUp, bạn có thể đã thiết lập phân tích này. Nếu chưa, đừng lo lắng! Bất kỳ công cụ lập bản đồ quy trình nào cũng có thể giúp bạn lập bản đồ. Bạn cũng có thể sử dụng Bảng trắng ClickUp để phác thảo quy trình làm việc hợp tác của nhóm.
2. Tính toán thời gian làm việc thực tế
Thời gian làm việc tích cực là số tuần/ngày/giờ mà công việc được thực hiện tích cực. Trong dự án phần mềm mà chúng ta đã xem ở trên, đây là số giờ mà một nhà thiết kế dành để viết mã phần mềm hoặc một nhà phân tích chất lượng dành để chạy thử nghiệm.
Cách tốt nhất để thu thập thông tin này là theo dõi thời gian cho từng nhiệm vụ. Tính năng theo dõi thời gian của ClickUp cho phép mọi thành viên trong nhóm theo dõi thời gian làm việc của mình bằng cách bắt đầu hẹn giờ hoặc thêm thủ công.
Giả sử, nhóm kỹ sư phần mềm thực hiện từng công việc theo cách sau.
- Thiết kế: 10 giờ
- Thời gian phát triển: 24 giờ
- Thử nghiệm: 4 giờ
- Thời gian triển khai: 2 giờ
Tổng thời gian làm việc thực tế là 40 giờ hoặc một tuần làm việc của một người.
Điều quan trọng cần ghi chú ở đây là việc thử nghiệm mất bốn giờ không có nghĩa là nó có thể được hoàn thành trong nửa ngày. Tùy thuộc vào tính sẵn có, sức chứa, mức độ khẩn cấp, mức độ ưu tiên, v.v., nhà phân tích chất lượng có thể thực hiện việc này ngay lập tức hoặc trải dài trong một tuần.
3. Tính tổng thời gian chu kỳ
Thời gian chu kỳ tổng là thời lượng từ khi công việc bắt đầu đến khi hoàn thành, bao gồm cả thời gian làm việc tích cực và thời gian nhàn rỗi. Thời gian này thường được tính bằng ngày/tuần thay vì giờ.
Cách đơn giản nhất để tính tổng thời gian chu kỳ là ngày hoàn thành trừ ngày bắt đầu. Vì vậy, nếu thiết kế bắt đầu vào ngày 1 tháng 1 và triển khai hoàn thành vào ngày 28 tháng 1, thời gian chu kỳ của bạn là bốn tuần làm việc của bốn người.
Với ClickUp, bạn có thể chỉ định ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi nhiệm vụ, giúp việc tìm kiếm thời gian chu kỳ trở nên vô cùng dễ dàng.
4. Tính toán hiệu quả luồng
Khi bạn đã có tổng thời gian hoạt động và tổng thời gian chu kỳ, hãy sử dụng công thức dưới đây để đo lường hiệu quả luồng.
Hiệu quả luồng công việc = (Thời gian làm việc tích cực/tổng thời gian chu kỳ) × 100
Mở rộng ví dụ trên: Hiệu quả luồng công việc = (một người làm việc trong một tuần/4 người làm việc trong một tuần) x 100 = 25%
5. Tìm hiểu những lỗ hổng trong hiệu quả luồng công việc
Trong ví dụ trên, 75% thời gian, tương đương ba tuần làm việc của ba người, không phải là thời gian làm việc tích cực. Đây là thời gian chờ đợi/nhàn rỗi: chờ phản hồi, chờ các thành viên khác trong nhóm hoàn thành công việc của họ hoặc chờ phê duyệt để chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
Cải thiện hiệu quả luồng công việc bắt đầu từ việc giảm thời gian chờ đợi. Trước khi chỉ cho bạn cách đặt hiệu quả luồng công việc trong bối cảnh của các chỉ số liên quan khác,
Các chỉ số KPI khác liên quan đến hiệu quả luồng công việc
Mặc dù chỉ số hiệu quả luồng rất quan trọng đối với các nhà quản lý dự án, nhưng bản thân nó không có nhiều ý nghĩa. Ví dụ: với hiệu quả luồng 25%, các thành viên trong nhóm có năng suất cao không?
Nhìn bề ngoài, có vẻ như nhóm của bạn đang lãng phí 75% thời gian. Nhưng thực tế không phải vậy. Các nhóm của bạn có thể đang làm việc song song trên bốn tính năng (tức là luồng), với năng suất 100% thời gian.
Để tránh sự nhầm lẫn này, điều quan trọng là phải hiểu hiệu quả luồng liên quan đến các chỉ số khác.
Thông lượng
Thông lượng đo lường lượng công việc hoàn thành trong một kỳ nhất định. Đây là chỉ số trực tiếp về năng suất của một nhóm. Đối với một nhóm kỹ sư phần mềm, thông lượng là số tính năng được ra mắt trong một kỳ nhất định.
Vì vậy, nhóm của bạn có thể ra mắt mười tính năng trong bốn tuần và sản lượng của bạn là mười, mặc dù hiệu quả luồng của bạn vẫn chỉ là 25%.
Thời gian chờ
Thời gian thực hiện là tổng thời gian từ khi yêu cầu công việc đến khi hoàn thành công việc. Nó bao gồm cả thời gian làm việc tích cực và thời gian nhàn rỗi. Trong phát triển sản phẩm, đây là khoảng thời gian từ khi khách hàng hoặc thành viên nhóm kinh doanh đưa ra yêu cầu đến khi yêu cầu được chuyển đến bộ phận sản xuất.
Ngoài thời gian làm việc/chu kỳ hoạt động, thời gian thực hiện còn bao gồm thời gian cần thiết để viết câu chuyện của người dùng, sắp xếp thứ tự ưu tiên, phân bổ nguồn lực, v.v. Vì vậy, nếu nhóm của bạn bận rộn trong sáu tháng tới với các bản phát hành đã được lên kế hoạch, thời gian thực hiện của bạn có thể là bảy tháng, ngay cả khi hiệu quả luồng là 25%.
Sử dụng tài nguyên
Sử dụng tài nguyên theo dõi mức độ hiệu quả của một nhóm hoặc tổ chức trong việc sử dụng các tài nguyên có sẵn, bao gồm nhân sự, công cụ và thời gian.
Nếu hiệu quả luồng của bạn là 25% và việc sử dụng tài nguyên cũng là 100%, rõ ràng là bạn không thể nhận thêm công việc. Nếu việc sử dụng tài nguyên cũng là 25%, điều đó có nghĩa là bạn có sức chứa để làm nhiều việc hơn nữa.
Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP)
Giới hạn WIP hạn chế số lượng công việc hoặc dự án có thể đang tiến hành tại bất kỳ thời điểm nào. Giới hạn này được sử dụng để đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều tập trung vào việc hoàn thành các công việc hiện tại trước khi bắt đầu công việc mới, từ đó giảm thời gian chu kỳ và tăng năng suất.
Giới hạn WIP giúp tăng hiệu quả luồng bằng cách ưu tiên các công việc đã bắt đầu.
Kết hợp với nhau, các chỉ số này có thể giúp cải thiện hiệu quả luồng công việc của bạn một cách liên tục. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng chúng trong quá trình tối ưu hóa.
Mẹo để cải thiện hiệu quả luồng công việc
Bước đầu tiên để cải thiện hiệu quả luồng là tính toán chính xác và xác định các lỗ hổng. Dựa trên thông tin đó, hãy thử các mẹo sau.
Đặt giới hạn công việc đang tiến hành (WIP)
Rõ ràng là không nên bắt đầu công việc mới khi công việc hiện tại vẫn chưa hoàn thành. Có quá nhiều công việc đang mở có thể làm chậm trễ tất cả các công việc. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc tồn đọng một cách hợp lý có thể giúp tối đa hóa giá trị của các mục đang được phát triển.
Sử dụng ClickUp để đặt giới hạn WIP trên bảng, đảm bảo khối lượng công việc có thể quản lý được và mỗi nhiệm vụ đều nhận được sự chú ý xứng đáng.
Tuy nhiên, điều này có thể phản tác dụng trong các tổ chức phức tạp với các công việc nhiều bước. Ví dụ: nếu bạn yêu cầu nhà phát triển chờ cho đến khi tính năng được triển khai, bạn sẽ có ít nhất tám giờ thời gian nhàn rỗi, ảnh hưởng đến hiệu quả luồng công việc.
Sử dụng giới hạn WIP kết hợp với năng suất, khối lượng công việc và thông lượng của nhóm để tối ưu hóa kết quả.
Tự động hóa quy trình làm việc
Tự động hóa các công việc đơn giản và lặp đi lặp lại để hợp lý hóa luồng quy trình. Các nhóm kỹ thuật luôn sử dụng tự động hóa thử nghiệm để đạt được điều này.
Với phần mềm quản lý dự án ClickUp, các quản lý dự án cũng có thể tự động hóa các công việc quản trị viên như chỉ định người dùng, tạo báo cáo và gửi thông báo/theo dõi.
Tự động hóa cải thiện hiệu quả luồng trung bình bằng cách:
Đẩy nhanh công việc của quản trị viên: Nếu sự chênh lệch hiệu quả luồng là do hạn chế về nguồn lực của người quản lý dự án trong việc xem xét tất cả các công việc đã hoàn thành, tự động hóa có thể loại bỏ nó một cách hiệu quả
Ngăn chặn sự chậm trễ: Cài đặt nhắc nhở tự động để thông báo cho bạn về sự chậm trễ/sự sai lệch có thể giúp bạn kiểm soát tình hình trước
Loại bỏ sự phụ thuộc và tắc nghẽn: Giả sử nhà thiết kế đã hoàn thành bước của mình và cần được giao cho nhà phát triển. Khi thực hiện thủ công, việc này phụ thuộc vào sự sẵn sàng của người quản lý dự án.
Khi bạn tự động hóa quy trình này, các công việc có thể tự động chuyển từ danh sách "thiết kế" sang danh sách "phát triển", từ đó các nhà phát triển có thể phân công công việc cho bản thân và bắt đầu công việc. Điều này không chỉ cải thiện hiệu quả mà còn tạo ra quyền sở hữu và trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm.
Quản lý tài nguyên hiệu quả hơn
Phân bổ tài nguyên đóng vai trò khóa trong hiệu quả luồng trong một quy trình phức tạp, nhiều bước. Ví dụ, cần bốn giờ để thiết kế một tính năng và 24 giờ để phát triển nó. Điều này có nghĩa là trong thời gian một nhà phát triển viết mã, nhà thiết kế có thể tạo ra sáu tính năng.
Vì vậy, ngay cả trong cách hiểu đơn giản nhất, dự án này chỉ cần 1/6 số lượng nhà thiết kế cho mỗi nhà phát triển. Hoặc sáu nhà phát triển cho mỗi nhà thiết kế. Điều này có thể yêu cầu một số cân bằng nguồn lực.
Hiểu chi tiết cụ thể và lập kế hoạch tài nguyên phù hợp. Chủ động loại bỏ các điểm nghẽn và lập kế hoạch để công việc diễn ra suôn sẻ. Các tính năng quản lý tài nguyên của ClickUp được thiết kế để giúp bạn làm được điều này.
Để bắt đầu lập kế hoạch tài nguyên hiệu quả, hãy điều chỉnh và tùy chỉnh mẫu lập kế hoạch tài nguyên.
Khuyến khích sự hợp tác trong nhóm
Hầu hết các trường hợp luồng công việc không hiệu quả xảy ra trong quá trình chuyển giao. Một nhà thiết kế và nhà phát triển có thể cần vài giờ để chuyển giao kiến thức trước khi người sau có thể bắt đầu công việc thực tế trên tính năng đó. Quá trình cải tiến như vậy cần sự hợp tác tốt hơn giữa các nhóm.
Các tính năng cộng tác của ClickUp, chẳng hạn như bình luận lồng nhau, tài liệu chia sẻ, chỉnh sửa thời gian thực, chế độ xem trò chuyện, v.v., cho phép các thành viên trong nhóm giao tiếp và cộng tác dễ dàng.
Có thắc mắc? Hãy để lại bình luận. Không biết tiêu chí chấp nhận? Hãy tra cứu mô tả nhiệm vụ. Cần thêm thông tin về trường hợp sử dụng? Đọc câu chuyện của người dùng trên Tài liệu ClickUp. Vẫn chưa chắc chắn? Xem ai đang trực tuyến và liên hệ với họ để được trợ giúp!
ClickUp tạo ra một không gian làm việc ảo mạnh mẽ, giúp giảm thiểu khoảng cách giao tiếp và làm cho quy trình làm việc hiệu quả hơn.
Luôn tập trung vào mục tiêu cuối cùng
Những thông tin chi tiết, chính xác và có ý nghĩa là nền tảng của việc tối ưu hóa hiệu quả. Thiết lập các bài đăng lại theo thời gian thực trên Bảng điều khiển ClickUp được tùy chỉnh theo các chỉ số bạn quan tâm, bao gồm hiệu quả luồng.
Cải thiện hiệu quả luồng công việc với ClickUp
Câu hỏi cơ bản thúc đẩy bất kỳ sáng kiến nào về hoạt động xuất sắc là: "Đây có phải là việc tốt nhất chúng ta có thể làm?" Thông thường, câu trả lời là không.
Để cải tiến liên tục, các tổ chức ngày nay cần một phương pháp chiến lược để loại bỏ khoảng cách, giảm thiểu sự kém hiệu quả và tối ưu hóa quy trình làm việc. Phương pháp này bao gồm thông tin chi tiết, hành động và tự động hóa. ClickUp cho phép tất cả những điều này và hơn thế nữa.
Với bảng điều khiển và công cụ báo cáo được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả, ClickUp dựa trên dữ liệu.
Bằng cách tích hợp ghi chú, nhiệm vụ, dự án, tài nguyên và các công cụ cộng tác trong một nền tảng, ClickUp giúp bạn dễ dàng thực hiện các hành động.
Các mẫu được thiết kế sẵn, hơn 100 tính năng tự động hóa và ClickUp Brain giúp bạn loại bỏ công việc bận rộn, cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng.
Xây dựng các sản phẩm tốt hơn, từ đầu đến cuối và hơn thế nữa. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp về hiệu quả luồng công việc
1. Tại sao chúng ta cần đo lường hiệu quả luồng công việc?
Chúng tôi đo lường hiệu quả luồng để giảm thiểu thời gian không hiệu quả/nhàn rỗi trong quy trình làm việc. Hiệu quả luồng tốt đảm bảo sản phẩm có thể được giao ngay sau khi công việc đang thực hiện hoàn thành.
2. Tại sao hiệu quả luồng công việc lại quan trọng?
Hiệu quả luồng là tỷ lệ giữa công việc đang hoạt động và tổng thời gian để hoàn thành. Điều này rất quan trọng vì nó giúp các tổ chức giảm thời gian phục vụ yêu cầu của khách hàng. Ví dụ: nếu bạn cần 2 ngày làm việc để tạo ra một sản phẩm, nhưng có chu kỳ 20 ngày để giao hàng, thì hiệu quả luồng của bạn là 10%.
Điều này cho thấy rằng bằng cách giảm thời gian chu kỳ, bạn có thể tăng năng suất và tối đa hóa doanh thu một cách đáng kể.