How to Calculate Cycle Time to Deliver Products on Time

Một chiếc xe ô tô trung bình có khoảng 30.000 bộ phận. Ngay cả một cây bút máy trông có vẻ đơn giản cũng có khoảng 25 bộ phận khác nhau. Một số bộ phận có thể mất vài phút để sản xuất, trong khi những bộ phận khác có thể mất vài ngày.

Trong sản xuất, các tổ chức sử dụng một số chỉ số để lên lịch chính xác chu kỳ sản xuất và hoàn thành từng bộ phận đúng thời hạn. Một trong những chỉ số quan trọng nhất là thời gian chu kỳ.

Chỉ số này, được biết là có nguồn gốc từ sản xuất tinh gọn, hiện đã trở nên phổ biến trong các ngành công nghiệp sản phẩm và dịch vụ. Hãy cùng xem lý do và cách bạn có thể sử dụng chúng để cải thiện hiệu quả sản xuất.

Thời gian chu kỳ là gì?

Thời gian chu kỳ đề cập đến thời lượng thực tế của một mục công việc từ khi bắt đầu quá trình sản xuất đến khi hoàn thành. Điều quan trọng cần lưu ý ở đây là đây là thước đo thời gian thực tế dựa trên hiệu suất trong quá khứ, không phải dự đoán/dự báo cho tương lai.

Hãy xem một vài ví dụ. Nếu bạn đang sản xuất bút, đây là thời gian từ khi bạn cho hạt PPC vào khuôn ép đến khi bạn hoàn thành lắp ráp một cây bút.

Nếu bạn đang làm bánh mì, đó là thời gian từ khi bắt đầu nhào bột đến khi lấy bánh ra khỏi lò nướng. Nếu bạn đang sản xuất áo thun, đó là khoảng thời gian từ khi cắt vải đến khi đóng gói sẵn sàng để vận chuyển.

Nếu điều đó khiến bạn nhớ đến các chỉ số liên quan đến thời gian khác, đây là mọi thứ bạn cần biết về thời gian chu kỳ so với thời gian dẫn.

Thời gian chu kỳ và vòng đời phát triển phần mềm

Mặc dù ban đầu xuất phát từ lĩnh vực sản xuất, thời gian chu kỳ đã trở thành một chỉ số quan trọng trong việc tính toán tốc độ phát triển phần mềm, năng suất kỹ thuật và hiệu quả.

Nhưng trước tiên, hãy định nghĩa nó. Trong phát triển phần mềm, đây là thời gian từ khi một nhóm bắt đầu công việc trên một tính năng cho đến khi tính năng đó được triển khai vào sản xuất. Các nhóm dự án sử dụng thời gian chu kỳ theo nhiều cách khác nhau.

Thời gian chu kỳ trong quản lý dự án linh hoạt

Phát triển phần mềm Agile tương tự như sản xuất tinh gọn, tập trung vào lịch trình đúng lúc, tối ưu hóa quy trình, cải tiến liên tục và loại bỏ lãng phí.

Do đó, trong phát triển phần mềm, thời gian chu kỳ là một chỉ số quan trọng trong việc tính toán thời gian thực hiện, cải thiện hiệu quả và tốc độ giao hàng. Điều này rất quan trọng trong việc hỗ trợ nguyên tắc phát triển nhanh chóng, thường xuyên cung cấp phần mềm hoạt động.

Điều này đặc biệt áp dụng trong thử nghiệm phần mềm, nơi theo dõi thời gian chu kỳ có thể đóng vai trò quan trọng trong tốc độ triển khai của bạn.

Vai trò và lợi ích của thời gian chu kỳ

Giống như thời gian dẫn, thời gian TAKT, thông lượng, v.v., thời gian chu kỳ là một chỉ số liên quan đến thời gian/tốc độ mà các tổ chức sử dụng cho các mục đích khác nhau. Dưới đây là những lợi ích mà nó mang lại cho tổ chức/dự án của bạn trong từng trường hợp.

Thời gian chu kỳ càng ngắn, hiệu quả càng cao

Giảm thời gian chu kỳ có tác động trực tiếp đến hiệu quả của quy trình. Bất kỳ sự gia tăng hiệu quả nào cũng cho phép nhóm giải quyết nhiều yêu cầu của khách hàng hơn hoặc khắc phục vấn đề nhanh hơn, dẫn đến chu kỳ phát triển năng suất hơn.

Ví dụ: một nhóm tinh chỉnh các giai đoạn tích hợp và thử nghiệm mã để giảm thời gian chu kỳ từ hai tuần xuống một tuần có thể tăng gấp đôi số tính năng cung cấp trong cùng khoảng thời gian.

Chu kỳ nhanh hơn có thể dẫn đến chất lượng cao hơn

Mọi người thường cho rằng công việc hoàn thành nhanh chóng — thường được coi là vội vàng hoặc gấp gáp — sẽ ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra. Trong quản lý dự án scrum, điều ngược lại có thể đúng.

Thời gian chu kỳ ngắn hơn khuyến khích việc kiểm tra và lặp lại thường xuyên hơn, dẫn đến phần mềm chất lượng cao hơn. Vòng phản hồi nhanh chóng giảm khả năng xảy ra các lỗi nghiêm trọng trong quá trình sản xuất.

Tính toán thời gian chu kỳ giúp tạo ra khả năng dự đoán

Khi bạn biết một công việc mất bao nhiêu thời gian, bạn có thể lập kế hoạch tốt hơn. Bạn có thể dự báo dòng thời gian giao hàng chính xác hơn và quản lý kỳ vọng của các bên liên quan.

Ví dụ: nếu bạn biết thời gian chu kỳ trung bình để cung cấp một tính năng mới là ba tuần, bạn có thể lên lịch phát hành một cách đáng tin cậy. Khả năng dự đoán này giúp xây dựng lòng tin ở tất cả các bên liên quan.

Tính toán thời gian chu kỳ giúp tăng khả năng thích ứng

Để trở nên linh hoạt, bạn cần phải nhanh nhạy với những thay đổi và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Thời gian chu kỳ là chỉ số trực tiếp cho thấy bạn có thể phản hồi nhanh như thế nào. Với việc so sánh điểm chuẩn trong ngành, bạn có thể đo lường một cách hợp lý lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình bằng thời gian chu kỳ.

Thời gian chu kỳ phản ánh nỗ lực cải tiến liên tục

Việc theo dõi thời gian chu kỳ sẽ thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục trong nhóm phát triển, giúp họ liên tục xác định những điểm không hiệu quả và những lĩnh vực cần cải thiện.

Ví dụ, một nhóm có thể phát hiện ra rằng việc xem xét mã là một điểm nghẽn và áp dụng lập trình cặp để giải quyết vấn đề này, từ đó cải thiện toàn bộ quy trình và giảm thời gian chu kỳ.

Chu kỳ ngắn hơn = khách hàng hài lòng

Mọi khách hàng đều hài lòng khi nhận được kết quả nhanh hơn. Do đó, thời gian chu kỳ ngắn hơn sẽ trực tiếp cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Hãy xem xét một tình huống trong đó một nhóm phần mềm giảm thời gian chu kỳ cho các yêu cầu tính năng mới từ một tháng xuống hai tuần. Khách hàng được hưởng lợi từ các bản cập nhật nhanh hơn, điều này có thể tác động trực tiếp đến lợi nhuận.

Tất cả những điều trên = nhóm làm việc hạnh phúc

Thời gian chu kỳ là một chỉ số quan trọng về hiệu suất của cá nhân và nhóm. Thời gian chu kỳ hiệu quả giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy thành công và được đánh giá cao. Đáp ứng nhu cầu của khách hàng giúp nâng cao tinh thần của nhóm.

Cải tiến liên tục giúp đẩy nhanh quá trình học tập của cá nhân, mang lại cho họ niềm tự hào về công việc của mình. Nhìn chung, xu hướng thời gian chu kỳ thường có thể là thước đo tiến độ của một nhóm.

Bây giờ bạn đã biết những lợi ích này, làm thế nào để tận dụng chúng? Hãy cùng tìm hiểu.

Làm thế nào để tính thời gian chu kỳ?

Thời gian chu kỳ đơn giản là thời gian bạn cần để hoàn thành một công việc kể từ khi bắt đầu. Do đó, công thức tính thời gian chu kỳ khá đơn giản.

Công thức tính thời gian chu kỳ cho các mục công việc riêng lẻ

Thời gian chu kỳ = Thời gian kết thúc – thời gian bắt đầu

Công thức trên được áp dụng tốt nhất cho các mục công việc riêng lẻ. Từ nhào bột làm bánh mì đến viết mã cho một tính năng duy nhất. Nếu bạn bắt đầu lúc 12:30 chiều và kết thúc lúc 2:30 chiều, thời gian chu kỳ cho công việc đó là hai giờ.

Công thức tính thời gian chu kỳ cho các đợt

Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, thời gian chu kỳ cho một phần của quy trình — như nhào bột hoặc mã hóa — có thể không phải là giá trị nhất. Một nhà quản lý dự án sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu biết thời gian chu kỳ từ phát triển đến triển khai.

Tập hợp các công việc này được gọi là lô và được đo bằng thời gian chu kỳ lô.

Thời gian chu kỳ hàng loạt = Thời gian chu kỳ ròng/Số đơn vị sản xuất

Ở đây, thời gian chu kỳ ròng là tổng thời gian chu kỳ của tất cả các công việc trong đợt. Nó thường được đo bằng giờ, ngày hoặc tuần, tùy thuộc vào phạm vi và quy mô của dự án. Trong sản xuất, đây còn được gọi là thời gian sản xuất ròng.

Số lượng đơn vị sản xuất là tổng số tất cả các mục công việc (ví dụ: tính năng, sửa lỗi, câu chuyện của người dùng) mà họ đã hoàn thành trong khoảng thời gian đó.

Nếu điều đó có vẻ khá đơn giản, hãy suy nghĩ lại. Thời gian chu kỳ, đặc biệt là thời gian chu kỳ hàng loạt, là tập hợp của nhiều bộ phận chuyển động, mỗi bộ phận có độ phức tạp riêng. Một bước sai nhỏ có thể làm sai lệch tính toán, tạo ra nhiều thách thức khác nhau.

Hậu quả của việc tính toán sai thời gian chu kỳ

Một số hậu quả phổ biến nhất của việc tính toán sai thời gian chu kỳ là:

Dòng thời gian dự án không chính xác: Đánh giá quá cao thời gian chu kỳ có thể dẫn đến sử dụng tài nguyên không hiệu quả và giao hàng chậm trễ, trong khi đánh giá quá thấp dẫn đến thời hạn gấp rút, tình huống căng thẳng, sự không hài lòng của nhóm và chất lượng giảm sút.

Phân bổ nguồn lực kém: Các nhóm có thể phân bổ quá nhiều hoặc quá ít nguồn lực dựa trên thời gian chu kỳ tính toán sai, gây ra tắc nghẽn hoặc khiến nguồn lực không được sử dụng hết.

Sự không hài lòng của khách hàng: Khách hàng mong muốn sản phẩm và thông tin cập nhật được cung cấp kịp thời. Từ góc độ của khách hàng, thời gian chu kỳ bị tính toán sai có thể gây ra sự nghi ngờ, dẫn đến mất lòng tin, đánh giá tiêu cực và cuối cùng là mất kinh doanh.

Tổn thất tài chính: Đánh giá thấp thời gian chu kỳ có thể dẫn đến chậm trễ hoặc vượt chi phí. Đánh giá quá cao có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên, chi phí không cần thiết và bỏ lỡ cơ hội thị trường.

Trải nghiệm căng thẳng: Tất cả các bên liên quan, bao gồm khách hàng, đối tác và nhân viên, có thể phải đối mặt với căng thẳng quá mức do kỳ vọng không thực tế dựa trên thời gian chu kỳ tính toán sai. Nguy cơ kiệt sức cũng rất cao.

Điều này có thể dẫn đến tình trạng nhân viên nghỉ việc, gây ra chi phí thêm cho việc tuyển dụng, đào tạo và tích hợp nhân viên mới, chưa kể đến việc mất mát kiến thức tổ chức.

Ví dụ về tính toán thời gian chu kỳ

Để đảm bảo bạn không tính sai thời gian chu kỳ, bạn cần hiểu cách tính đúng. Dưới đây là một số ví dụ tính thời gian chu kỳ thực tế bằng công thức trên.

Thời gian chu kỳ phát triển tính năng phần mềm

Một nhà phát triển phần mềm mất 3 giờ để sửa một lỗi. Thời gian trung bình để sửa tất cả các lỗi là thời gian chu kỳ sửa lỗi của từng cá nhân.

Là một nhóm, bạn hoàn thành và ra mắt tám tính năng trong một tháng với 22 ngày làm việc. Thời gian chu kỳ của bạn là:

Thời gian chu kỳ = 22 ngày/8 tính năng = 2,75 ngày cho mỗi tính năng

Đơn vị sản xuất

Một nhà máy lắp ráp ô tô sản xuất 300 chiếc ô tô trong một tháng. Nếu tổng thời gian sản xuất từ khi bắt đầu lắp ráp chiếc ô tô đầu tiên đến khi hoàn thành chiếc ô tô thứ 300 là 9.000 giờ:

Thời gian chu kỳ = 9000 giờ/300 xe = 30 giờ cho mỗi xe

Nền tảng thương mại điện tử

Một nền tảng thương mại điện tử xử lý và vận chuyển 1000 đơn đặt hàng trong một tuần, làm việc 24×7. Khi đó, thời gian chu kỳ là:

Thời gian chu kỳ = 7 ngày x 24 giờ/1000 đơn đặt hàng = 0,168 giờ cho mỗi đơn đặt hàng, tức là khoảng 10 phút.

Bây giờ bạn đã biết cách tính thời gian chu kỳ, đây là cách bạn có thể sử dụng trong quản lý dự án hàng ngày.

Sử dụng thời gian chu kỳ để đạt được và đo lường mục tiêu và kết quả dự án

Đo lường, ghi chép và tối ưu hóa thời gian chu kỳ là một trong những khía cạnh mang tính chuyển đổi nhất của bất kỳ quản lý dự án nào. Như chúng ta đã thấy ở trên, nó có thể ảnh hưởng đến các chỉ số khác nhau, từ tinh thần của nhóm đến lợi nhuận của khách hàng.

Để đảm bảo bạn theo dõi và cải thiện thời gian chu kỳ một cách nhất quán, hãy bắt đầu bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án được thiết kế chuyên dụng như ClickUp. Hãy cùng xem cách thực hiện.

1. Đo lường thời gian chu kỳ

Trước hết, hãy thiết lập hệ thống để đo lường thời gian chu kỳ. Thông thường, thông tin này có sẵn trên bảng chấm công, tuy nhiên, hầu hết các nhóm phần mềm cuối cùng đều điền bảng chấm công một cách ngẫu nhiên.

Để theo dõi thời gian chu kỳ một cách chính xác, hãy thử tính năng theo dõi thời gian của ClickUp, cho phép mỗi thành viên trong nhóm bắt đầu/dừng đồng hồ bấm giờ hoặc nhập thời gian theo cách thủ công. Các nhóm có thể theo dõi thời gian cho từng công việc/công việc phụ. Hơn thế nữa? Nhiều thành viên trong nhóm cũng có thể theo dõi thời gian cho cùng một công việc.

2. Phân tích thời gian chu kỳ

Sau khi ghi lại thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ, bạn có thể bắt đầu phân tích xu hướng. Bảng điều khiển ClickUp là nơi lý tưởng để tổng hợp tất cả thông tin chi tiết bạn cần vào một nơi.

Sử dụng những thông tin chi tiết từ phần mềm quản lý dự án linh hoạt của ClickUp để đưa ra các quyết định chiến lược, chẳng hạn như phân bổ lại nguồn lực hoặc sửa đổi quy trình làm việc, nhằm tối ưu hóa thời gian chu kỳ và cải thiện kết quả và hiệu suất dự án.

3. Xác định các yếu tố làm giảm năng suất

Kết quả của phân tích thời gian chu kỳ là xác định các yếu tố làm giảm năng suất. Một số yếu tố phổ biến nhất cần chú ý như sau.

Điểm nghẽn

Tắc nghẽn là khi một giai đoạn cụ thể trong quy trình làm chậm luồng công việc, gây ra sự chậm trễ và tăng thời gian chu kỳ. Điều này có thể tránh được bằng cách:

Thời gian chờ và chậm trễ

Giả sử thời gian chu kỳ của từng cá nhân cộng lại là 20 giờ, nhưng thời gian chu kỳ của một đợt cho cùng một quy trình là 80 giờ. Điều này có nghĩa là có thời gian chờ ở đâu đó.

Sử dụng biểu đồ Gantt của ClickUp để xem khoảng cách giữa cuối chu kỳ này và đầu chu kỳ tiếp theo trong cùng một đợt. Hiểu được những điểm không hiệu quả để lập lịch sử dụng tài nguyên tốt hơn cho các công việc và dự án.

Xử lý quá mức

Xử lý quá mức là khi bạn dành nhiều công việc hơn mức khách hàng yêu cầu hoặc mức cần thiết cho dự án cho một sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này có thể dẫn đến quản lý thời gian dự án kém.

Cách tốt nhất để tránh xử lý quá mức là so sánh thời gian chu kỳ với các dự án/tiêu chuẩn ngành khác. Nếu bạn mất quá nhiều thời gian để hoàn thành một công việc, hãy tìm hiểu lý do tại sao.

Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, hãy thử một vài mẫu quản lý thời gian. Áp dụng chúng cho các dự án để thu thập dữ liệu để so sánh.

4. Cải thiện quy trình

Dựa trên các tính toán và thông tin chi tiết chính xác, cải thiện quy trình của bạn để giảm thời gian chu kỳ.

Tự động hóa các quy trình không cần hoàn thành thủ công. ClickUp Automations có hơn 100 mẫu cho các nhu cầu quản lý dự án.

Đơn giản hóa việc chuyển giao công việc với các nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ và danh sách kiểm tra của ClickUp. Viết câu chuyện người dùng toàn diện trong mô tả nhiệm vụ và sử dụng danh sách kiểm tra cho các tiêu chí chấp nhận.

Hợp lý hóa tài liệu sản phẩm với ClickUp Brain. Sử dụng AI để giúp viết tài liệu hoặc hiệu đính, chỉnh sửa và tóm tắt công việc của bạn.

Hoàn thành dự án đúng hạn mọi lúc với ClickUp

Cho dù bạn là nhà thiết kế nội thất độc lập hay quản lý dự án trong một tổ chức phát triển phần mềm lớn, thời gian chu kỳ là thước đo chính của năng suất và hiệu quả.

Là nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp dịch vụ, điều này giúp bạn hiểu được thời gian thực hiện một công việc. Ít nhất, bạn có thể sử dụng thời gian chu kỳ để dự báo dòng thời gian giao hàng cho khách hàng. Nhiều nhất, bạn có thể thực hiện các tính toán lợi nhuận đơn giản để xem liệu doanh nghiệp của bạn có thể duy trì hoạt động với tốc độ này hay không.

Thời gian chu kỳ có thể được sử dụng để tối ưu hóa dây chuyền lắp ráp phức tạp, đáp ứng nhu cầu phát triển cá nhân, đưa ra chiến lược giá cả phù hợp hoặc cải thiện việc lập ngân sách.

Việc kết hợp thời gian chu kỳ vào các dự án của bạn là một chiến lược hiệu quả để tăng năng suất và hiệu quả. Nó giúp đẩy nhanh thời gian giao hàng và cải thiện chất lượng tổng thể của sản phẩm.

ClickUp giúp bạn dễ dàng tích hợp tính toán thời gian chu kỳ vào quy trình làm việc của dự án. Hãy tự mình trải nghiệm. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!

Câu hỏi thường gặp về thời gian chu kỳ

1. Công thức tính thời gian chu kỳ là gì?

Công thức tính thời gian chu kỳ cho từng mục công việc riêng lẻ như sau:

Thời gian chu kỳ = Thời gian kết thúc – thời gian bắt đầu

Công thức thời gian chu kỳ cho các đợt, tức là tập hợp các mục công việc hoàn thành một công việc/giao hàng như sau.

Thời gian chu kỳ hàng loạt = Thời gian chu kỳ ròng/Số đơn vị sản xuất

2. Làm thế nào để tính toán chu kỳ kỳ của mình?

Xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc: Xác định ngày bắt đầu dự án và ngày kết thúc dự kiến hoặc thực tế.

Tính thời lượng: Bằng cách trừ ngày bắt đầu khỏi ngày kết thúc.

Nếu bạn đang lập kế hoạch và chưa có ngày kết thúc, bạn có thể ước tính thời lượng dựa trên các dự án tương tự trong quá khứ.

Chu kỳ kỳ = Ngày kết thúc dự án – Ngày bắt đầu dự án

3. Làm thế nào để tính thời gian chu kỳ máy?

Ví dụ: Nếu một máy mất 120 phút để sản xuất 60 đơn vị, thời gian chu kỳ của máy sẽ là 120/60 = 2 phút cho mỗi đơn vị.

Điều này có nghĩa là, trung bình, máy cần 2 phút để hoàn thành một chu kỳ hoạt động, sản xuất một đơn vị.