Cách sử dụng các kỹ thuật lập bản đồ quy trình để nâng cao hiệu quả kinh doanh

Bạn có bao giờ tự hỏi mọi người đã đi lại như thế nào trước khi bản đồ được phát minh? Với sự trợ giúp của vị trí mặt trời và các vì sao.

Khi đang thực hiện dự án, nếu bạn cảm thấy như đang nhìn thấy các vì sao, bạn cần một bản đồ — bản đồ quy trình. Hãy cùng xem một số kỹ thuật lập bản đồ quy trình và cách sử dụng chúng để cải thiện hiệu quả kinh doanh.

Kỹ thuật lập bản đồ quy trình là gì?

Kỹ thuật lập bản đồ quy trình là phương pháp có hệ thống được sử dụng để ghi chép, phân tích và cải thiện các bước trong quy trình kinh doanh một cách trực quan. Có nhiều kỹ thuật lập bản đồ quy trình khác nhau, chẳng hạn như sơ đồ luồng công việc, sơ đồ luồng dữ liệu, ký hiệu mô hình hóa quy trình kinh doanh, sơ đồ SIPOC, v.v. Trước khi đi vào chi tiết, hãy cùng tìm hiểu những kiến thức cơ bản.

Bản đồ quy trình kinh doanh là gì?

Bản đồ quy trình kinh doanh là biểu diễn trực quan của chuỗi các bước liên quan đến bất kỳ quy trình kinh doanh nào. Nó cung cấp một bức tranh tổng thể về một quy trình từ đầu đến cuối.

Kỹ thuật lập bản đồ quy trình đơn giản nhất là sơ đồ biểu diễn bằng hình ảnh chuỗi các hành động hoặc bước của một quy trình. Sơ đồ quy trình giải quyết khiếu nại của khách hàng có thể trông như thế này.

Nhận khiếu nại của khách hàng > đánh giá khiếu nại > đặt ưu tiên > giao cho nhân viên dịch vụ khách hàng > giải quyết khiếu nại > đóng phiếu > thu thập phản hồi.

Bản đồ quy trình bao gồm những gì?

Bản đồ quy trình điển hình bao gồm những nội dung sau.

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án, bạn có thể có thêm một số thành phần khác, nhưng bốn thành phần này là những thành phần cơ bản.

Bản đồ quy trình khác với mô hình hóa quy trình kinh doanh như thế nào?

Mặc dù hai thuật ngữ này nghe giống nhau và có một số điểm trùng lặp, nhưng lập bản đồ quy trình kinh doanh khác với mô hình hóa quy trình kinh doanh.

Mô hình hóa quy trình kinh doanh là một phương pháp định lượng và dựa trên dữ liệu để phác thảo các quy trình phức tạp, trong khi lập bản đồ quy trình là một chế độ xem định tính về cách các bên liên quan nhận thức về quy trình của họ.

Hơn nữa, mô hình hóa có xu hướng chi tiết và toàn diện, xem xét quy trình từ nhiều góc độ, trong khi lập bản đồ thường đơn giản hơn, tập trung vào chuỗi các hoạt động.

Bản đồ quy trình kinh doanh đặt nền tảng cho việc hiểu các quy trình hiện tại và cách mỗi bên liên quan cho rằng quy trình đó nên diễn ra. Điều này mang lại một số lợi ích.

Tầm quan trọng và lợi ích của các kỹ thuật lập bản đồ quy trình kinh doanh

Việc lập bản đồ quy trình kinh doanh có thể được thực hiện bằng nhiều kỹ thuật khác nhau, mỗi kỹ thuật phù hợp với mục đích cụ thể. Dù bạn chọn phương pháp nào, lợi ích mang lại cũng rất nhiều.

Hiển thị tốt hơn: Bản đồ quy trình kinh doanh hiển thị rõ ràng cách thức hoạt động của các quy trình trong tổ chức. Nhờ đó, mọi người đều biết những gì sẽ xảy ra.

Ví dụ: nếu nhà phát triển cấp cao được yêu cầu thực hiện đánh giá mã ngay sau khi hoàn thành việc viết mã, bản đồ quy trình sẽ giúp cả hai bên hiểu rõ nhiệm vụ của mình.

Xác định sự kém hiệu quả: Trong quản lý quy trình kinh doanh, bản đồ xác định sự kém hiệu quả, sự dư thừa và các điểm nghẽn trong quy trình.

Ví dụ: nếu bản đồ quy trình mua sắm cho thấy nhiều bước phê duyệt đối với các giao dịch mua hàng thường xuyên, công ty có thể hợp lý hóa quy trình này bằng cách đặt ngưỡng cao hơn cho việc xem xét của quản lý, từ đó đẩy nhanh quá trình mua sắm.

Hợp lý hóa giao tiếp: Các công cụ lập bản đồ quy trình tốt sẽ phơi bày mọi lỗ hổng hoặc sự dư thừa trong giao tiếp do thiếu luồng thông tin. Bạn có thể sử dụng dữ liệu này để thiết lập các giao thức giao tiếp tốt hơn.

Sự hài lòng của nhân viên: Khi các thành viên trong nhóm biết các bước trước và sau công việc của mình, họ sẽ có xu hướng cân nhắc kỹ hơn về kết quả công việc. Ví dụ, khi nhà phân tích kinh doanh biết tính năng sẽ được đưa vào thử nghiệm, họ sẽ viết câu chuyện người dùng và tiêu chí chấp nhận rõ ràng hơn.

Tự động hóa: Đây là lợi ích quan trọng nhất. Bản đồ quy trình cho phép tự động hóa quy trình kinh doanh bằng cách:

Với tất cả thông tin này, các doanh nghiệp có thể tự động hóa các quy trình một cách thông minh, giải phóng thành viên nhóm để tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn.

Sau khi đã nắm được lý thuyết về lập bản đồ quy trình kinh doanh, hãy bắt tay vào thực hành. Dưới đây là các kỹ thuật lập bản đồ quy trình kinh doanh hàng đầu mà bạn có thể áp dụng cho nhu cầu của mình ngay hôm nay.

Kỹ thuật lập bản đồ quy trình kinh doanh

Tùy thuộc vào bản chất của quy trình, mức độ phức tạp, các bên liên quan, tác động đến kinh doanh, v.v., bạn có thể chọn từ một số kỹ thuật lập bản đồ quy trình nâng cao. Ở đây, chúng ta sẽ thảo luận về một số kỹ thuật hàng đầu.

1. Kỹ thuật quản lý quy trình làm việc

Quy trình công việc là một chuỗi các bước mà con người hoặc máy móc thực hiện để hoàn thành một công việc hoặc đạt được một mục tiêu. Quy trình này có thể đơn giản, như rút tiền từ máy ATM, hoặc phức tạp, như lắp ráp một chiếc điện thoại thông minh.

Các kỹ thuật lập bản đồ quy trình kinh doanh dựa trên quy trình công việc có thể được sử dụng cho toàn bộ quy trình, cho dù quy trình đó có phức tạp đến đâu. Các tổ chức cũng sử dụng kỹ thuật này để lập bản đồ quy trình công việc.

Ví dụ, nhóm phát triển có thể có quy trình lập trình. Nhóm kỹ thuật có thể có quy trình triển khai kết nối với quy trình lập trình. Nhóm DevOps có thể có quy trình bảo trì ứng dụng bao gồm cả hai quy trình này.

Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng các kỹ thuật quy trình làm việc để lập bản đồ quy trình kinh doanh của mình.

Xác định loại quy trình làm việc

Có bốn loại quy trình công việc. Bắt đầu lập bản đồ quy trình kinh doanh bằng cách xác định loại quy trình của bạn.

Tuần tự: Trong quy trình tuần tự, các công việc được thực hiện theo một thứ tự cụ thể, lần lượt từng công việc. Lấy ví dụ về việc rút tiền từ máy ATM; bạn thực hiện các bước theo trình tự từ khi nhét thẻ vào máy đến khi lấy thẻ ra.

Máy trạng thái: Quy trình máy trạng thái là khi quy trình diễn ra qua lại. Ví dụ, trong khi phát triển UX cho một ứng dụng di động, bạn có thể tiến hành nhiều thử nghiệm người dùng và nghiên cứu qua lại trước khi đưa ra thiết kế cuối cùng.

Dựa trên quy tắc: Đây là các quy trình công việc theo kiểu "nếu-thì-thế", mặc dù không đơn giản như vậy. Một số quyết định có thể có nhiều lựa chọn, mỗi lựa chọn phân nhánh thành nhiều luồng quy trình.

Song song: Khi một quy trình làm việc song song, các quy trình/công việc diễn ra đồng thời. Sản xuất tinh gọn có một số quy trình làm việc song song.

Nhận diện các thành phần khác nhau

Mọi quy trình làm việc đều bao gồm các thành phần sau:

Ghi chú tất cả các chi tiết này vào tài liệu quy trình làm việc.

Tạo sơ đồ quy trình làm việc

Với các thành phần khác nhau của quy trình, hãy tạo sơ đồ quy trình làm việc, phác thảo các công việc cần làm, ai sẽ thực hiện, theo thứ tự nào và theo tiêu chuẩn nào. Dưới đây là một số ví dụ về sơ đồ quy trình làm việc để bạn tham khảo.

2. Sơ đồ luồng dữ liệu

Nếu quy trình công việc liên quan đến hành động/hoạt động, thì luồng dữ liệu liên quan đến thông tin. Sơ đồ luồng dữ liệu minh họa cách dữ liệu di chuyển từ đầu vào đến đầu ra thông qua một quy trình, nêu rõ nguồn, đích, điểm lưu trữ và đường dẫn.

Chúng giúp lập bản đồ hệ thống thông tin, đặc biệt hữu ích trong các quy trình phần mềm và dữ liệu nặng.

Để vẽ sơ đồ luồng dữ liệu, hãy sử dụng các thành phần sau.

Khi sử dụng sơ đồ luồng dữ liệu, điều quan trọng cần ghi chú là không có luồng điều khiển. Điều này có nghĩa là sơ đồ này không có luồng điều kiện, quy tắc quyết định hoặc vòng lặp. Chúng có thể được biểu diễn dưới dạng biểu đồ luồng kết nối với sơ đồ luồng dữ liệu.

3. Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN)

Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh là một bộ hướng dẫn để tạo biểu diễn đồ họa cho các quy trình trong một tổ chức. Nó cung cấp một bộ ký hiệu và ký hiệu toàn diện, dễ hiểu cho tất cả các bên liên quan trong kinh doanh.

BPNM phù hợp nhất cho các quy trình cần được hiểu bởi các nhóm kỹ thuật, nhà phân tích kinh doanh, lãnh đạo và khách hàng. Dưới đây là các ký hiệu được khuyến nghị và cách sử dụng chúng.

Xác định các đối tượng luồng: Chúng đại diện cho các công việc, sự kiện hoặc công việc đã hoàn thành trong quy trình. Ví dụ: một nút công việc có thể đại diện cho việc kiểm tra tín dụng của khách hàng trong quy trình từ đặt hàng đến thanh toán.

Vẽ các đối tượng kết nối: Chúng biểu thị luồng thông tin hoặc hành động — một đường liền với mũi tên liền từ hoạt động này sang hoạt động tiếp theo. Đường chấm biểu thị luồng tin nhắn hoặc mối liên kết.

Sắp xếp thành các làn bơi: Đây là các danh mục hoặc các bên liên quan thực hiện các công việc khác nhau trong quy trình. Ví dụ, trong hệ thống xử lý hóa đơn, các công việc có thể được chia thành các làn cho nhà cung cấp, khách hàng, nhóm tài chính, nhóm bán hàng, v.v.

Sử dụng các sản phẩm: Cho thấy dữ liệu được yêu cầu hoặc được tạo ra bởi các hoạt động như thế nào. Ví dụ, một đối tượng dữ liệu có thể là một đơn đặt hàng được tạo ra và sau đó được cập nhật qua các bước quy trình khác nhau.

Phần thưởng: Tìm hiểu về lập bản đồ quy trình AI!

4. Sơ đồ ngôn ngữ mô hình thống nhất (UML)

Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML) là một ngôn ngữ mô hình hóa được sử dụng để trực quan hóa thiết kế của một hệ thống. UML được sử dụng rộng rãi trong kỹ thuật phần mềm để mô tả cấu trúc và hành vi của các thành phần khác nhau.

Mặc dù được gọi như vậy, nhưng đây không phải là ngôn ngữ lập trình mà là một bộ hướng dẫn và từ vựng để trực quan hóa các hệ thống. Mỗi sơ đồ UML tập trung vào một khía cạnh khác nhau của hệ thống, giúp các bên liên quan dễ dàng hiểu các thiết kế phần mềm phức tạp.

Trong khi lập bản đồ quy trình kinh doanh, hãy sử dụng loại UML phù hợp với bạn. Có hai loại UML.

Sơ đồ cấu trúc

Sơ đồ cấu trúc là phù hợp nhất cho các khía cạnh tĩnh của hệ thống, chẳng hạn như cấu trúc mã nguồn, bao gồm các thành phần, lớp, đối tượng và sự sắp xếp của chúng.

Ví dụ: sơ đồ lớp cho nền tảng mạng xã hội có thể chi tiết cách cấu trúc và liên kết giữa hồ sơ người dùng, bài đăng, bình luận và tin nhắn.

Sơ đồ hành vi

Sơ đồ hành vi là phù hợp nhất cho các khía cạnh động của hệ thống, minh họa cách các yếu tố trong hệ thống tương tác và thay đổi theo thời gian. Các sơ đồ này phác thảo luồng điều khiển từ hoạt động này sang hoạt động khác, các tương tác giữa các đối tượng và phản ứng của hệ thống đối với các sự kiện.

Ví dụ: sơ đồ trình tự cho hệ thống theo dõi lỗi có thể minh họa quy trình báo cáo lỗi, bao gồm các tương tác giữa người dùng, giao diện hệ thống và cơ sở dữ liệu, nêu bật cách hệ thống phản ứng với hành động của người dùng và sự kiện hệ thống.

5. Sơ đồ SIPOC

SIPOC là viết tắt của Suppliers (Nhà cung cấp), Inputs (Đầu vào), Processes (Quy trình), Outputs (Đầu ra) và Customers (Khách hàng). Đây là một công cụ được sử dụng trong sản xuất, bán lẻ, chuỗi cung ứng và các ngành công nghiệp liên quan để lập bản đồ tổng quan về quy trình cấp cao.

Sơ đồ SIPOC là công cụ tốt nhất để tạo chế độ xem toàn cảnh về bối cảnh kinh doanh. Nó bao gồm tất cả các khâu từ đầu đến cuối, bao gồm:

Với bất kỳ kỹ thuật nào trong số này, bạn có thể gặt hái những lợi ích từ các quy trình kinh doanh được hợp lý hóa, tối ưu hóa và tự động hóa. Bất kể bạn sử dụng kỹ thuật nào, đây là cách tạo bản đồ quy trình kinh doanh hiệu quả.

Cách tạo bản đồ quy trình kinh doanh hiệu quả

Bạn cần nghiên cứu, sự rõ ràng và một công cụ được thiết kế chuyên dụng như ClickUp để tạo bản đồ quy trình. Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách sử dụng chúng để lập bản đồ quy trình của bạn.

Xác định phạm vi và mục tiêu

Mỗi quy trình bao gồm nhiều bước. Để lập bản đồ quy trình hiệu quả, bạn cần xác định phạm vi, mức độ chi tiết cần thiết và mục tiêu bạn muốn đạt được. Ví dụ: nếu bạn đang lập bản đồ quy trình mua sắm, phạm vi có thể là toàn bộ hoặc chỉ một phần, như lựa chọn nhà cung cấp.

Một phần mềm lập bản đồ dòng giá trị tốt có thể giúp xác định mức độ chi tiết bạn cần. Trước khi bắt đầu công việc, hãy sử dụng ClickUp Docs để lập tài liệu quy trình, bao gồm phạm vi và các rào cản cho nỗ lực của bạn.

Thu thập dữ liệu

Thu thập tất cả thông tin cần thiết về quy trình, bao gồm các bước, công việc, đầu vào, đầu ra, điểm quyết định và vai trò liên quan.

Phỏng vấn các thành viên trong nhóm và các bên liên quan là một cách tuyệt vời để thu thập thông tin này. Bạn cũng có thể sử dụng Biểu mẫu ClickUp để khảo sát các bên liên quan để thu thập dữ liệu cụ thể.

Xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc

Xác định rõ ràng nơi bắt đầu và kết thúc của quy trình. Điều này sẽ thiết lập ranh giới cho bản đồ quy trình chi tiết của bạn và đảm bảo rằng chúng ta bao gồm tất cả các hoạt động có liên quan.

Ví dụ về mua sắm, quy trình có thể bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu và kết thúc bằng việc nhận hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.

Điền vào chỗ trống

Đặt điểm bắt đầu và điểm kết thúc trên bất kỳ công cụ lập bản đồ quy trình nào. Sau đó, thêm từng bước và điểm quyết định mà bạn đã ghi lại theo thứ tự. Đảm bảo sử dụng các ký hiệu lập bản đồ quy trình tiêu chuẩn để đảm bảo tính nhất quán và rõ ràng.

Bảng trắng ClickUp cung cấp cho bạn một khung trống để vẽ bản đồ quy trình theo ý muốn. Nếu bạn thấy có sự thiếu hiệu quả và muốn brainstorming ý tưởng, hãy sử dụng Bản đồ Tư duy ClickUp để xây dựng các kịch bản.

Nếu bạn chưa quen với lập bản đồ quy trình, hãy thử một số mẫu của ClickUp:

Phân công trách nhiệm

Kết hợp các làn bơi vào bản đồ quy trình của bạn để phân định trách nhiệm giữa các vai trò hoặc bộ phận khác nhau. Ví dụ: các làn bơi riêng biệt cho nhóm mua sắm, bộ phận tài chính và nhà cung cấp có thể cho thấy thực thể nào chịu trách nhiệm phê duyệt, thanh toán và giao hàng chỉ trong nháy mắt.

Xác thực quy trình

Sau khi bản nháp ban đầu của bản đồ quy trình hoàn thành, hãy xem xét và xác nhận với các bên liên quan tham gia vào quy trình. Bước này đảm bảo rằng bản đồ phản ánh chính xác quy trình trong thực tế và bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết.

Đây cũng là cơ hội để phát hiện ra những sai sót hoặc thiếu hiệu quả mà chúng ta đã bỏ qua.

Phân tích và tối ưu hóa

Phân tích quy trình để tìm ra những điểm không hiệu quả, tắc nghẽn hoặc dư thừa bằng bản đồ quy trình đã được xác nhận. Tìm kiếm phản hồi và lựa chọn những ý tưởng cải tiến, chẳng hạn như sắp xếp lại các bước, loại bỏ tắc nghẽn, phân công lại trách nhiệm hoặc giới thiệu các công cụ mới.

Thực hiện các cải tiến quy trình này và liên tục theo dõi tiến độ.

Điều hướng kinh doanh của bạn đi đúng hướng với bản đồ quy trình trên ClickUp

Một bản đồ quy trình tốt sẽ làm chính xác những gì nó nói — chỉ dẫn cho tất cả mọi người sử dụng nó. Đây là lý do tại sao nó là một trong những kỹ thuật phổ biến nhất được các doanh nghiệp trên toàn thế giới sử dụng.

Mặc dù hiệu quả, nhưng việc lập bản đồ quy trình có thể khó khăn nếu không có các công cụ phù hợp. Phần mềm quản lý dự án ClickUp được thiết kế để đáp ứng những nhu cầu đó.

Với bảng trắng, bản đồ tư duy, danh sách công việc, danh sách kiểm tra và mẫu, ClickUp cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần để xây dựng bản đồ quy trình toàn diện bằng bất kỳ kỹ thuật nào bạn thích.

Bắt đầu lập bản đồ quy trình kinh doanh của bạn từ những việc nhỏ. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.

Câu hỏi thường gặp về bản đồ quy trình kinh doanh

1. Bốn bước để lập bản đồ quy trình hiệu quả là gì?

Bốn bước để lập bản đồ hiệu quả là:

2. Năm cấp độ lập bản đồ quy trình là gì?

Năm cấp độ lập bản đồ quy trình, dựa trên mức độ chi tiết, được sắp xếp từ tổng quan rộng nhất đến tài liệu chi tiết nhất, bao gồm:

3. Ví dụ về lập bản đồ quy trình là gì?

Hãy xem một ví dụ đơn giản về lập bản đồ quy trình cho một yêu cầu dịch vụ khách hàng.

Bắt đầu: Khách hàng gửi yêu cầu. Yêu cầu có thể được gửi qua bất kỳ kênh nào, chẳng hạn như email, điện thoại hoặc biểu mẫu web.

Ghi lại yêu cầu: Yêu cầu được ghi lại dưới dạng phiếu yêu cầu trong hệ thống đang theo dõi với mã nhận dạng duy nhất và mức độ ưu tiên. Quá trình này thường được tự động hóa.

Phân công trách nhiệm: Một đại diện được phân công xử lý yêu cầu dựa trên tình trạng sẵn sàng, mức độ nghiêm trọng/ưu tiên của yêu cầu, v.v.

Giải quyết: Đại diện được chỉ định xem xét yêu cầu, thực hiện các hành động cần thiết, sau đó trả lời khách hàng. Bước này có thể bao gồm nhiều bước phụ tùy thuộc vào mức độ phức tạp của yêu cầu.

Đóng: Đại diện đánh dấu vé là đã đóng sau khi khách hàng xác nhận. Phản hồi: Một khảo sát sẽ tự động được gửi đến khách hàng để thu thập phản hồi.