Đôi khi, bạn cần một chút trợ giúp để khởi động chiến dịch tiếp thị hoặc hiện thực hóa một sáng kiến. Đó là lúc các nhà cung cấp và công ty tiếp thị kỹ thuật số bên ngoài có thể giúp bạn. Những chuyên gia này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực bằng cách xử lý một số khía cạnh của chiến dịch tiếp thị mà nhóm của bạn không có sức chứa.
Cách tốt nhất để liên hệ với các chuyên gia này là tạo một yêu cầu đề xuất tiếp thị (RFP). Tài liệu này là một biểu mẫu yêu cầu đơn giản, giúp bạn dễ dàng truyền đạt nhu cầu của mình và nhận được các dịch vụ chính xác cần thiết cho dự án.
Ở đây, chúng tôi sẽ giải thích RFP tiếp thị là gì, bao gồm các thành phần khóa mà RFP của bạn nên bao gồm. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp hướng dẫn dễ hiểu để tạo RFP tiếp thị, mẹo để viết RFP hiệu quả và lời khuyên để tìm kiếm cơ hội tốt nhất. ✨
RFP Marketing là gì?
Yêu cầu đề xuất tiếp thị, hay RFP, là một tài liệu yêu cầu các dịch vụ mà nhóm của bạn không thể xử lý nội bộ. Bạn có thể gửi RFP vì nhóm của bạn đã đạt sức chứa tối đa và không thể đảm nhận thêm công việc hoặc bạn có thể cần sự giúp đỡ từ một chuyên gia có kiến thức mà nhóm của bạn không có.
Đây là thành phần khóa của hầu hết các quy trình lập kế hoạch tiếp thị, đặc biệt là đối với các nhóm cần nguồn lực bên ngoài để hoàn thành công việc. 📄
Bạn có thể gửi RFP tiếp thị đến một công ty tiếp thị cụ thể mà bạn quan tâm hoặc công bố trực tuyến dưới dạng biểu mẫu đăng ký mở để tiếp cận nhiều đối tượng hơn. Thông thường, các nhà cung cấp sẽ trả lời RFP bằng báo giá chung, các dịch vụ cụ thể mà họ có thể cung cấp và thời gian dự kiến để hoàn thành công việc.
RFP khác với yêu cầu thông tin (RFI) hoặc yêu cầu báo giá (RFQ). RFI là một bảng câu hỏi đơn giản hơn được sử dụng trước RFP để quyết định liệu các nhà cung cấp có nên được đưa vào danh sách tiếp cận hay không. Về cơ bản, RFI đánh giá sơ bộ các công ty dựa trên dịch vụ hoặc nhu cầu ngân sách.
RFQ là tài liệu yêu cầu thông tin chi tiết về chi phí và báo giá liên quan đến dịch vụ được yêu cầu trong tài liệu RFP. Trong khi RFP yêu cầu số tiền dự kiến trong đề xuất, RFQ chi tiết hơn, với bảng phân tích chi phí của các dịch vụ cụ thể dựa trên dòng thời gian và phạm vi công việc dự kiến.
Hiểu về Marketing RFPs
RFP tiếp thị là một nguồn tài nguyên tuyệt vời cho các doanh nghiệp cần trợ giúp thêm về chiến lược tiếp thị, thực thi hoặc tiếp cận khách hàng. Hàm của RFP tiếp thị là tìm kiếm sự trợ giúp từ bên ngoài. Điều này không chỉ giúp nhóm của bạn tiết kiệm thời gian mà còn xây dựng các kết nối quý giá với các chuyên gia tiếp thị. 🤝
Một dự án tiếp thị có thể tiến triển nhanh hơn với RFP tiếp thị. Với sự trợ giúp từ bên ngoài, bạn có thể tăng số lượng chiến dịch hoặc chuyển trọng tâm của nhóm nội bộ sang các dự án tiếp thị quan trọng hơn.
Một số lợi ích của việc sử dụng RFP tiếp thị bao gồm:
- Mở rộng phạm vi tiếp cận: Gửi RFP sẽ giúp bạn tiếp cận trực tiếp với các chuyên gia. Điều đó có nghĩa là bạn có thể kết nối, xây dựng mối quan hệ có giá trị và mở rộng kiến thức của mình, đồng thời thúc đẩy tiến độ của các sáng kiến
- Tăng hiệu quả: RFP tiếp thị tạo ra một quy trình mua sắm tiêu chuẩn để tìm kiếm sự trợ giúp bên ngoài cho các dự án. Điều này giúp giảm rủi ro hiểu lầm và hợp lý hóa quá trình ra quyết định, giúp bạn hoạt động nhanh hơn và hiệu quả hơn
- Xây dựng cơ sở dữ liệu về các đối tác và giải pháp đã được chứng minh: Mỗi khi bạn gửi RFP, bạn sẽ nhận được phản hồi từ nhiều chuyên gia trong lĩnh vực tiếp thị. RFP cài đặt các tiêu chí đánh giá để bạn có thể xây dựng cơ sở dữ liệu về các nhà cung cấp tiềm năng có kinh nghiệm mà bạn có thể tham khảo khi khởi động các chiến dịch mới
Bằng cách gửi RFP, bạn có thể kết nối với các chuyên gia tiếp thị khác và thúc đẩy các dự án tiến triển hiệu quả hơn.
Dưới đây là một số tình huống mà các công ty marketing có thể gửi RFP:
- Một nhóm tiếp thị muốn mở rộng blog của mình có thể gửi RFP tiếp thị kỹ thuật số đến một công ty tiếp thị kỹ thuật số hoặc một công ty nội dung có chuyên gia SEO
- Trưởng nhóm tiếp thị muốn khởi động một dự án sáng tạo với nội dung hình ảnh chuyên nghiệp có thể gửi RFP tóm tắt sáng tạo để tìm đối tác đại lý phù hợp
- Bộ phận tiếp thị đang giúp nhóm sản phẩm ra mắt một tính năng mới và sẽ gửi RFP đến các công ty quảng cáo để được giúp đỡ trong việc công bố sự ra mắt này
- Một công ty marketing gặp vấn đề với chiến dịch truyền thông xã hội có thể tạo RFP để tìm kiếm sự hỗ trợ từ các công ty quan hệ công chúng (PR) nhằm xử lý khủng hoảng truyền thông
- Một doanh nghiệp truyền thống muốn tạo một trang web và bán sản phẩm trực tuyến. Họ quyết định gửi RFP đến các chuyên gia tiếp thị truyền thông xã hội và nhà phát triển trang web để xây dựng trang web, thương hiệu và sự hiện diện trực tuyến của họ
Các thành phần của một Marketing RFP
Mỗi RFP tiếp thị sẽ khác nhau nhưng phải chứa một bộ mục tiêu chuẩn. Thông tin thực tế bạn bao gồm hoặc dịch vụ bạn yêu cầu sẽ thay đổi, nhưng bạn vẫn muốn bao gồm các chi tiết khóa trong mỗi tài liệu. ✅
Dưới đây là các thành phần quan trọng cần bao gồm trong RFP tiếp thị của bạn:
- Thông tin công ty: Trước khi bạn có thể nhờ người khác giúp đỡ, họ cần biết bạn là ai. Bao gồm thông tin cơ bản về công ty như tên công ty, chức năng hoặc sứ mệnh chính, và các loại sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp
- Thông tin liên hệ: Bao gồm số điện thoại và email của các liên hệ chính phụ trách dự án. Trong một số trường hợp, đây có thể là trưởng nhóm tiếp thị. Đối với các sáng kiến lớn hơn, bạn có thể bao gồm nhiều điểm liên hệ từ một số bộ phận
- Tổng quan về dự án và mục đích của RFP: Nêu rõ mục đích của RFP, bao gồm mọi mục tiêu bạn có và các nguồn lực bạn đang tìm kiếm. Bạn càng trình bày ngắn gọn, bạn càng có nhiều khả năng nhận được các phản hồi phù hợp với RFP của mình
- Tiêu chí đánh giá: Nêu rõ các tiêu chí lựa chọn mà bạn sẽ sử dụng để đánh giá các ứng viên. Trong hầu hết các trường hợp, quá trình lựa chọn sẽ bao gồm các yếu tố như kinh nghiệm về chủ đề, giá cả hoặc các dịch vụ cụ thể
- Yêu cầu cần xem xét: Cho biết cách thức nộp đơn của ứng viên (ví dụ: qua cổng thông tin trực tuyến, sử dụng biểu mẫu nộp bài cụ thể hoặc gửi đề xuất kinh doanh đến email của người liên hệ chính). Đảm bảo bao gồm mọi yêu cầu cụ thể đối với các đề xuất cần xem xét
- Dòng thời gian lựa chọn: Bao gồm dòng thời gian dự án và thời hạn dự kiến cho các dịch vụ bạn yêu cầu — như vậy, chỉ những nhà cung cấp dịch vụ có thể đáp ứng dòng thời gian của bạn mới nộp đơn
- Chi tiết ngân sách: Đừng lãng phí thời gian xem xét các đề xuất vượt quá ngân sách của bạn. Trong RFP tiếp thị của bạn, liệt kê chi tiết ngân sách và mô tả ngắn gọn quy trình đàm phán nếu nhà thầu được lựa chọn
*Tạo RFP cho Dịch vụ Tiếp thị
Cho dù bạn muốn hỗ trợ truyền thông tiếp thị, tìm kiếm hỗ trợ quảng cáo hay cần triển khai các chiến dịch lớn nhanh hơn, hãy sử dụng hướng dẫn này để tạo RFP của bạn. Dưới đây, chúng tôi sẽ trình bày mọi thứ bạn cần biết để viết RFP tiếp thị, bao gồm các chiến lược quản lý dự án tiếp thị để hoàn thành công việc.
Bắt đầu với mẫu
Hãy làm cuộc sống của bạn dễ dàng hơn bằng cách sử dụng mẫu, chẳng hạn như Mẫu RFP phát triển web từ ClickUp, để tạo khung cho yêu cầu của bạn. Mặc dù mẫu này dành riêng cho các nhóm tiếp thị đang tìm kiếm sự trợ giúp phát triển web bên ngoài, bạn có thể tìm thấy các mẫu cho tất cả các loại RFP.
Khi chọn mẫu RFP, hãy đảm bảo rằng nó bao gồm các thành phần thiết yếu của một RFP tốt. Nó nên bao gồm các phần mà chúng tôi đã đề cập ở trên, như tổng quan về dự án và thông tin cơ bản về công ty.
Thêm thông tin chi tiết vào từng phần
Khi đã có cấu trúc chung của tài liệu RFP, bạn cần điền vào tất cả các chi tiết liên quan. Làm việc từng phần của tài liệu, thêm vào các yêu cầu cụ thể của bạn.
Thực hiện bước này dễ dàng hơn bằng cách sử dụng các công cụ như ClickUp AI để tự động điền thông tin quan trọng như chi tiết liên hệ và kinh nghiệm của công ty bạn. Tạo RFP của bạn trong ClickUp Docs, cho phép bạn cộng tác với các thành viên khác trong nhóm để soạn thảo một yêu cầu hiệu quả hơn. Sử dụng tính năng nhúng để thêm bảng hoặc biểu đồ giúp RFP của bạn hấp dẫn hơn.
Xác định nhà cung cấp tiềm năng và gửi RFP
Bây giờ bạn đã có RFP, bạn sẽ muốn cung cấp nó cho các nhà cung cấp tiềm năng. Bạn có thể mở rộng phạm vi tìm kiếm bằng cách công bố RFP trên trang web của mình và mời mọi người nộp đơn. Ngoài ra, bạn có thể liên hệ với các cơ quan cụ thể mà bạn quan tâm để hợp tác.
Nếu bạn chọn cách thứ hai, việc tạo danh sách nhà cung cấp sẽ rất hữu ích. Với các tính năng Tiếp thị của ClickUp, bao gồm quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), bạn có thể xây dựng cơ sở dữ liệu nhà cung cấp. Sử dụng các trường tùy chỉnh trong phần mềm quản lý dự án tiếp thị của ClickUp để đánh giá nhà cung cấp tiềm năng hoặc cho biết họ có sẵn sàng tham gia hay không nếu bạn đã liên hệ trước đó.
Khi gửi RFP, hãy ghi lại các phản hồi bạn nhận được và tạo hồ sơ cho các nhà cung cấp mới với các thẻ danh mục cho các dịch vụ họ cung cấp, như sản xuất video, nghiên cứu điển hình hoặc dịch vụ tiếp thị kỹ thuật số. Bằng cách đó, khi đến lúc gửi RFP mới hoặc yêu cầu các dịch vụ khác, bạn đã có sẵn một danh sách các ứng viên để liên hệ.
Sử dụng công cụ để quản lý quy trình
Cách tốt nhất để quản lý quy trình này là sử dụng các công cụ như phần mềm quản lý đề xuất và bản thiết kế như Mẫu quy trình RFP của ClickUp. Mẫu này giúp nhóm của bạn tổ chức công việc bằng cách theo dõi các ngày đáo hạn quan trọng, như hạn chót nộp bài, và thu thập các phản hồi trong một không gian thuận tiện. 🛠️
Tạo trường tùy chỉnh để theo dõi từng đề xuất và thêm cờ ưu tiên để đánh dấu các đề xuất cụ thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Các chế độ xem khác nhau, bao gồm bảng Kanban, chế độ xem Lịch và biểu đồ Gantt, giúp đánh giá tất cả các ứng viên một cách công bằng và theo dõi tiến độ dễ dàng.
Các tính năng quản lý dự án của ClickUp cũng hợp lý hóa quy trình làm việc nhờ tự động hóa di chuyển RFP qua các bước công việc của bạn. Thêm kích hoạt để ngay lập tức chỉ định một thành viên trong nhóm xem xét đơn đăng ký sau khi nó được gửi. Đặt quyền truy cập tùy chỉnh để đơn giản hóa quá trình ra quyết định và bao gồm các phụ thuộc để tạo quy trình làm việc cho thấy công việc nào đang cản trở các bước tiếp theo trong quy trình xem xét.
Theo dõi
Sau khi đã lựa chọn nhà cung cấp, điều quan trọng là phải theo dõi và kết hợp một kế hoạch truyền thông rõ ràng. Bạn sẽ muốn liên hệ với nhà cung cấp đã trúng thầu và các ứng viên không được chọn. Giống như các kế hoạch và chiến lược tiếp thị khác, hãy điều chỉnh phản hồi của bạn cho phù hợp với các loại ứng viên khác nhau.
Nếu bạn đã liên hệ với một số nhà cung cấp, bạn có thể gửi email cá nhân cho từng người. Nếu bạn đã mở rộng phạm vi tìm kiếm, bạn có thể phân loại các nhà cung cấp thành "không đủ điều kiện", "đủ điều kiện nhưng vượt quá ngân sách" hoặc "đủ điều kiện nhưng không phù hợp". Dựa trên các danh mục này, bạn có thể gửi email trả lời phù hợp cho nhiều ứng viên, nêu rõ lý do họ không được chọn.
Trong tin nhắn của bạn, hãy nêu rõ rằng tất cả các bên liên quan đều đánh giá cao đơn đăng ký và cho biết lý do họ không được lựa chọn. Hãy giữ thái độ chuyên nghiệp và ngắn gọn, đồng thời thêm vào lời nhắn nếu bạn có kế hoạch liên hệ lại cho các dự án trong tương lai.
Tìm kiếm cơ hội Marketing RFP
Nếu bạn có dịch vụ có thể cung cấp cho các cơ quan khác, bạn có thể sử dụng một số kênh để tìm và nộp đơn cho RFP của công ty khác để phát triển kinh doanh của mình. 🙌
Dưới đây là một số kênh và nền tảng tốt nhất để tìm kiếm RFP marketing:
- Mạng xã hội: Một số tổ chức đăng RFP trên các kênh mạng xã hội của họ, trong đó LinkedIn là phổ biến nhất, tiếp theo là Twitter
- Cơ sở dữ liệu RFP và thông báo công khai: Các cơ quan chính phủ phải công bố RFP của mình công khai, và nhiều cơ quan thực hiện việc này trên các cổng thông tin trực tuyến, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu RFP. Các cơ sở dữ liệu này thường có thể tìm kiếm được, do đó bạn có thể lọc theo ngành hoặc dịch vụ
- Tìm kiếm trên Internet: Một số công ty công bố RFP trên trang web riêng hoặc trên các trang tin tức và cơ sở dữ liệu. Tìm các RFP này bằng cách sử dụng công cụ tìm kiếm và nhập tên ngành hoặc dịch vụ cùng từ "RFP" để tìm kết quả phù hợp
Mẹo viết phản hồi xuất sắc cho RFP tiếp thị
Bạn biết cách viết RFP để yêu cầu dịch vụ từ các nhà cung cấp, nhưng nếu bạn muốn nộp RFP với các sản phẩm của riêng mình thì sao? Ở đây, chúng tôi sẽ cung cấp các mẹo và phương pháp hay nhất khi soạn thảo phản hồi cho RFP tiếp thị. ✍️
Nếu bạn muốn giành được khách hàng thành công bằng cách nộp RFP, bạn cần phải làm một số việc chuẩn bị. Trước khi nộp, hãy nghiên cứu về công ty. Bằng cách tìm hiểu động lực của công ty, bạn có thể điều chỉnh đơn đăng ký của mình cho phù hợp với chính xác những gì họ muốn. Tìm hiểu xem họ đã gửi RFP trước đây chưa và ai đã trúng thầu. Sau đó, cố gắng xác định những việc họ đã làm đúng và làm theo.
Điều quan trọng là bạn phải đảm bảo mình đủ điều kiện. Bạn không muốn lãng phí thời gian nộp đơn nếu không đáp ứng được các yêu cầu. Hãy đọc kỹ và làm theo tất cả các hướng dẫn nếu bạn nộp đơn, và đặt câu hỏi nếu cần làm rõ.
Dưới đây là một số ví dụ về các phản hồi RFP thành công:
- Trả lời bằng kết quả mong đợi: "Nhóm nội dung của chúng tôi rất linh hoạt. Chúng tôi tạo ra nội dung mang tính nhân văn, không phải những bài viết AI thông thường, để kết nối với độc giả, xây dựng khán giả và phát triển thương hiệu của bạn. "
- Thể hiện chuyên môn của bạn: "Chúng tôi sử dụng phương pháp tiếp cận đồng cảm để đáp ứng nhu cầu PR của bạn. Trong các dự án trước đây, nhóm bảo mật của chúng tôi đã tạo báo cáo sự cố và bài báo để giải thích những gì đã xảy ra, cách chúng tôi lên kế hoạch khắc phục và những gì khách hàng có thể mong đợi. Trong khi đảm bảo lợi ích của khách hàng được giải quyết, chúng tôi cũng giúp khách hàng trở thành một nhà lãnh đạo đáng tin cậy. "
- Hãy để khách hàng làm công việc cho bạn bằng lời chứng thực: "Chúng tôi có thể giúp gì cho bạn? Chúng tôi sẽ để khách hàng của mình cho thấy giá trị mà chúng tôi mang lại và lý do tại sao chúng tôi đã giành được hàng chục RFP trong quá khứ: 'Nhóm xây dựng thương hiệu của [công ty] đã đáp ứng phạm vi dự án của chúng tôi, hoàn thành trong phạm vi ngân sách và hoàn thành tất cả trong thời gian kỷ lục. Với các kênh truyền thông rõ ràng, chúng tôi luôn biết dự án đang ở đâu và những việc tiếp theo là gì, không có bất kỳ sự bất ngờ nào. "
Viết phản hồi cho một RFP không chỉ đơn thuần là cung cấp thông tin liên quan. Điều quan trọng là phải loại bỏ một số thông tin không cần thiết.
Dưới đây là những điều bạn không nên bao gồm trong một RFP:
- Giá quá thấp: Giá quá thấp có thể khiến khách hàng e ngại và họ sẽ tự hỏi tại sao dịch vụ của bạn lại rẻ hơn nhiều như vậy — và có thể nghĩ rằng đó là do bạn cung cấp giá trị thấp hơn. Thay vào đó, hãy sử dụng giá dựa trên giá trị để tạo ra báo giá công bằng, phản ánh chuyên môn của bạn và khiến khách hàng thấy rằng dịch vụ của bạn xứng đáng với thời gian của họ
- Sao chép và dán câu trả lời: Mỗi câu trả lời RFP phải được điều chỉnh cho phù hợp với đề xuất cụ thể. Sao chép câu trả lời có nghĩa là bạn ít có khả năng nhận được công việc và có thể gây nhầm lẫn nếu sao chép thông tin không liên quan
- Quá nhiều thuật ngữ kỹ thuật: Nếu một công ty gửi RFP, họ có thể cần sự giúp đỡ về kiến thức trong lĩnh vực đó. Nếu đề xuất của bạn quá kỹ thuật, họ có thể không hiểu giá trị mà bạn cung cấp hoặc cảm thấy nó không phù hợp
Câu hỏi thường gặp
Vẫn còn thắc mắc? Dưới đây là những câu hỏi thường gặp nhất về RFP.
1. RFP trong marketing và branding là gì?
Loại RFP này là đề xuất do một công ty gửi đến các nhà cung cấp dịch vụ marketing và branding.
2. Làm thế nào để tìm thấy yêu cầu đề xuất tiếp thị?
Nếu bạn muốn tham gia các RFP marketing, hãy truy cập các trang web như LinkedIn, Twitter và các cổng thông tin nơi các cơ quan chính phủ và công ty nhà nước đăng tải yêu cầu đề xuất của họ.
3. Liệu RFP có phải là thông tin công khai?
Khu vực tư nhân không bắt buộc phải công khai RFP. Tuy nhiên, các cơ quan chính phủ và công ty trong khu vực công phải liệt kê RFP dưới dạng thông tin công khai.
Những điểm chính về RFPs cho Marketing và Quảng cáo
RFP trong tiếp thị và quảng cáo là công cụ khóa để thu hút chuyên gia bên ngoài bổ sung cho các dự án hiện tại của bạn. Đây là cơ hội để xây dựng các chiến dịch tốt hơn và cung cấp dịch vụ cải tiến cho khách hàng mà không phải mất thời gian từ các công việc nội bộ khác.
Để tạo một RFP tiếp thị tuyệt vời, điều quan trọng là phải bao gồm các phần khóa, tận dụng các công cụ như AI để đơn giản hóa quy trình và sử dụng phần mềm để theo dõi phản hồi và lưu trữ phân tích cho các chiến dịch của bạn.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để bắt đầu xây dựng các RFP tiếp thị tốt hơn. Với các công cụ và mẫu AI tích hợp sẵn, bạn có thể tạo bản nháp và phác thảo cho RFP của mình trong vài giây. Kết hợp với các tính năng quản lý dự án và nhiều chế độ xem, bạn có thể dễ dàng quản lý quá trình RFP từ đầu đến cuối. 💪