Slack và email là những đường cao tốc kết nối các nhóm của bạn để hợp tác và trao đổi ý tưởng.
Nhưng câu hỏi đặt ra là Slack hay Email — công cụ nào là tốt nhất cho giao tiếp nhóm?
Chọn một trong hai công cụ giao tiếp sẽ giới hạn các lựa chọn của bạn. Cả Slack và email đều cần thiết cho giao tiếp tại nơi làm việc và thực hiện các công việc hàng ngày. Khi được sử dụng cùng nhau một cách chính xác, chúng là những công cụ tuyệt vời để cân bằng khối lượng giao tiếp và hợp lý hóa toàn bộ quy trình.
Các câu hỏi quan trọng hơn cần đặt ra là:
- Điểm mạnh của Slack và Email là gì?
- Khi nào bạn nên sử dụng Slack thay vì email hoặc ngược lại?
- Những ưu điểm và nhược điểm của từng công cụ giao tiếp là gì?
Đây là những câu hỏi thực tiễn; việc nắm rõ câu trả lời sẽ giúp xây dựng một chiến lược giao tiếp nội bộ và ngoại bộ vững chắc.
Cả hai công cụ này đều có những điểm mạnh và giới hạn riêng. Tận dụng những điểm mạnh của chúng để thiết lập một kênh và chiến lược giao tiếp nội bộ và ngoại bộ vững chắc trên các kênh khác nhau.
Tất cả những gì bạn cần là tìm ra cách bạn và nhóm của mình có thể chuyển đổi hiệu quả giữa Slack và Email để tối đa hóa sự hợp tác và năng suất.
Trong blog này, chúng tôi sẽ giải đáp các câu hỏi trên để làm rõ hơn về Slack và Email.
So sánh giữa Slack và Email
Hãy bắt đầu bằng cách xem xét sự khác biệt giữa Slack và Email. Slack là phương tiện giao tiếp ngắn gọn, trong khi Email dùng cho các cuộc hội thoại chi tiết hơn.
Hãy cùng khám phá những tính năng đặc trưng của cả hai nền tảng hợp tác này.
| Tính năng | Slack | |
| Giao tiếp thời gian thực | Slack giống như một ứng dụng nhắn tin tức thời — cho phép thảo luận thời gian thực | Email mang tính đồng bộ thấp hơn. Lý tưởng để thảo luận về những ý tưởng cần được đào sâu hơn và không khẩn cấp, đặc biệt là |
| Phong cách giao tiếp | Phù hợp hơn cho giao tiếp không chính thức | Email phù hợp cho cả giao tiếp chính thức và không chính thức; tuy nhiên, email nổi tiếng hơn trong giao tiếp chính thức, như thông báo chính thức |
| Hợp tác | Với Slack, bạn có thể cộng tác với các nhóm khác nhau ở các múi giờ khác nhau, cho dù họ là nội bộ hay bên ngoài công ty | Email là công cụ lý tưởng cho giao tiếp một-một hoặc một-nhiều |
| Tổ chức | Sắp xếp các cuộc hội thoại của bạn theo kênh | Sắp xếp email của bạn vào các thư mục và danh mục |
| Thời gian phản hồi | Do tính chất thời gian thực, thời gian phản hồi thường nhanh hơn | Thời gian phản hồi có thể khác nhau vì mọi người kiểm tra email ít thường xuyên hơn |
Khi nào nên sử dụng email và khi nào nên sử dụng Slack
Khi nào bạn và nhóm của bạn nên sử dụng email thay vì Slack? Hãy xem xét các tình huống khác nhau trong đó Slack có thể là lựa chọn thay thế tốt hơn email và ngược lại.
Khi nào nên sử dụng email
Hơn 4 tỷ người sử dụng email. Bạn chỉ cần biết địa chỉ email của họ là có thể bắt đầu cuộc hội thoại với một người mới. Email chủ yếu miễn phí để gửi tin nhắn.
Ưu điểm lớn nhất của email là cho phép bạn kết nối với mọi người trên toàn cầu. Hãy coi email như một nền tảng cộng tác miễn phí.
Bạn có thể thảo luận các vấn đề kinh doanh quan trọng với những người ở xa nhất trên thế giới. Các yếu tố như múi giờ, trạng thái trực tuyến hoặc ngoại tuyến, số lượng tin nhắn mới và trạng thái gửi tin nhắn không còn là rào cản trong kinh doanh.
Chiến dịch email
Ưu điểm lớn nhất của email là bạn có thể liên lạc với mọi người trên toàn cầu miễn là bạn có địa chỉ email của họ. Họ không nhất thiết phải trực tuyến để nhận tin nhắn của bạn; họ có thể kiểm tra email trên bất kỳ thiết bị nào.
Sau khi nhấn nút gửi, bạn biết rằng họ sẽ nhận được email. Hơn nữa, bạn có thể gửi email đồng thời cho nhiều chuyên gia mà không tiết lộ danh tính của họ. Tích hợp phần mềm quản lý dự án với email để chia sẻ ý tưởng, lập kế hoạch chiến dịch email và bắt đầu cuộc hội thoại với khách hàng tiềm năng.
Email là công cụ lý tưởng để giao tiếp với các nhóm khách hàng và đối tượng tiềm năng lớn.
Phân tích giao tiếp
Bạn cần truy cập vào các phân tích để biết hiệu quả của chiến dịch email. Một ứng dụng email như Gmail có các hàm phân tích tích hợp sẵn cung cấp dữ liệu về hiệu quả của chiến dịch email, chẳng hạn như tỷ lệ mở email, thời gian phản hồi và mức độ tương tác.
Hơn nữa, bạn có thể tích hợp Gmail với các công cụ của bên thứ ba khác để theo dõi nâng cao và báo cáo chi tiết.
Thông báo chính thức
Khi đưa ra thông báo chính thức, việc chú ý cẩn thận đến giọng điệu, ngữ pháp và dấu câu là rất quan trọng. Ví dụ, trong một thông báo nội bộ toàn công ty, mỗi dòng đều mang trọng lượng của một tuyên bố chính thức.
Email liên lạc nội bộ phải nhấn mạnh tầm quan trọng của thông điệp đối với nhân viên. Trong trường hợp này, mục đích là thu hút nhân viên đọc và hiểu nội dung email. Vì những thông tin liên lạc này không tập trung vào hoặc thậm chí không yêu cầu phản hồi, mà tập trung vào việc truyền bá thông tin, nên email sẽ là công cụ lý tưởng cho loại hình liên lạc này.
Khi nào nên sử dụng Slack
Slack cũng không kém phần phổ biến với hơn 10 triệu người sử dụng hàng ngày. Slack là nơi diễn ra tất cả các cuộc hội thoại văn phòng: cập nhật dự án, giao tiếp nội bộ hoặc trò chuyện thân mật.
Giao diện gọn gàng, hiện đại và khả năng thể hiện bản thân bằng biểu tượng cảm xúc đã khiến ứng dụng này trở nên phổ biến, đặc biệt là trong giới trẻ.
Giao tiếp minh bạch và có tổ chức
Việc phải xử lý nhiều dự án cùng lúc trong khi quản lý giao tiếp qua email sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn. Hỗ trợ đỉnh cao của quản lý dự án Slack là một trong những lý do chính khiến nhiều nơi làm việc ưa chuộng nó hơn các công cụ giao tiếp khác.
Các kênh Slack giúp bạn thuận tiện thảo luận về các chi tiết nhỏ của dự án, trả lời nhanh các truy vấn của khách hàng và các bên liên quan, gửi tệp và tập trung các cuộc hội thoại. Tính năng này rất hữu ích để theo dõi tất cả các hoạt động và giao tiếp của dự án trên một nền tảng duy nhất.
Slack là công cụ phù hợp cho các nhóm làm việc từ xa xử lý nhiều dự án ở các địa điểm và múi giờ khác nhau.
Cộng tác nhóm tức thì
Không giống như Email, nơi cuộc hội thoại diễn ra không đồng bộ, Slack là một nền tảng tuyệt vời để hoàn thành công việc ngay lập tức. Với sự hợp tác thời gian thực, phản hồi tức thì của các thành viên trong nhóm được đánh giá trên trò chuyện để đưa ra quyết định nhanh hơn.
Slack là công cụ chiến thắng rõ ràng trong cuộc cạnh tranh giữa Slack và Email về giao tiếp khẩn cấp trong nhóm.
Xây dựng nhóm
Nơi làm việc hiện đại không chỉ là nơi hoàn thành công việc. Các nhà lãnh đạo ngày nay rất quan tâm đến việc xây dựng các nhóm làm việc vững mạnh.
Giao diện thân thiện của Slack khiến nó trở thành một công cụ tuyệt vời cho các hoạt động xây dựng nhóm và giao tiếp nội bộ. Nhân viên của bạn có thể thể hiện bản thân một cách cởi mở bằng các biểu tượng cảm xúc, GIF và hình ảnh tùy chỉnh.
Khi một thành viên mới gia nhập nhóm, Slack là ứng dụng giao tiếp nhóm giúp phá vỡ băng giá bằng cách xây dựng mối quan hệ thân thiện với nhân viên mới và khiến họ cảm thấy được chào đón bằng những tương tác nồng nhiệt, thân mật.
Ưu và nhược điểm của việc sử dụng email
Hãy tóm tắt phần trước để hiểu những ưu và nhược điểm đáng kể của email:
Ưu điểm
- Sử dụng rộng rãi: Mọi người đều sử dụng email, điều này mang lại cho bạn khả năng truy cập rộng rãi và khả năng tương thích để nhắm mục tiêu người dùng trên các thiết bị khác nhau
- Nhiều người: Kết nối nhiều người, cả nội bộ và bên ngoài, bằng một email duy nhất mà không cần tiết lộ danh tính. Tuyệt vời để thực hiện các chiến dịch tiếp thị bằng phần mềm tiếp thị qua email
- Tuân thủ: Email rất hữu ích để lưu trữ các tài liệu phục vụ cho mục đích pháp lý và tuân thủ
- Định dạng có cấu trúc: Email rất phù hợp để tạo định dạng có cấu trúc bằng cách sử dụng dấu đầu dòng, hình ảnh và tiêu đề
- Tệp đính kèm: Chia sẻ tài liệu hỗ trợ, hình ảnh và các tệp khác dưới dạng tệp đính kèm email rất đơn giản. Bạn không cần phải chuyển sang công cụ khác
Lưu ý
- Quá tải và lộn xộn: Số lượng email quá nhiều dẫn đến hộp thư đến lộn xộn và quá tải thông tin
- Hợp tác hạn chế: Email không cung cấp các tính năng để hợp tác ngay lập tức về một ý tưởng, công việc hoặc nguồn cảm hứng mới. Ngoài ra, nhiều thông tin hữu ích bị chôn vùi trong các chủ đề email
- Xác nhận đã đọc: Theo mặc định, tính năng xác nhận đã đọc không được bật trong email. Do đó, bạn không bao giờ biết chắc chắn liệu người nhận đã đọc tin nhắn của bạn sau khi tin nhắn được gửi đến hộp thư đến của họ hay chưa
- Spam: Vì mọi người thường nhận được spam, họ có thể bỏ qua các email quan trọng trừ khi họ cẩn thận trong việc lọc email
- Tùy chỉnh thông báo: Có giới hạn tùy chọn để tùy chỉnh thông báo
Ưu và nhược điểm của việc sử dụng Slack
Dưới đây là danh sách các ưu và nhược điểm của Slack:
Ưu điểm
- Lịch sử: Dễ dàng tìm kiếm lịch sử các cuộc hội thoại, tìm tham chiếu và các cuộc thảo luận trước đây
- Thông báo có thể tùy chỉnh: Tùy chỉnh cài đặt thông báo; nhận thông báo về các công việc khẩn cấp nhất và tạm dừng các thông báo khác
- Tích hợp: Slack tích hợp với một danh sách dài các công cụ bên ngoài, giúp hợp tác và giao tiếp trở nên dễ dàng hơn nữa
- Biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh: Người dùng tạo biểu tượng cảm xúc của riêng mình để trò chuyện về các ý tưởng ngoài chủ đề
- Chủ đề: Chủ đề giữ tất cả các cuộc hội thoại ở một nơi và sắp xếp tin nhắn Slack của bạn một cách gọn gàng, đặc biệt là trong công việc từ xa, nơi bạn có thể tạo các chủ đề có tên cho các loại cuộc hội thoại khác nhau
Lưu ý
- Độ khó học: Người dùng chưa quen với cách thức hoạt động của các công cụ cộng tác thời gian thực có thể cần một thời gian để làm quen với Slack
- Tính năng trả phí: Khi nhóm của bạn phát triển, bạn có thể phải nâng cấp gói đăng ký để truy cập các tính năng nâng cao
- Quá tải thông báo: Mặc dù có thể tùy chỉnh thông báo, nhưng vẫn có thể có quá nhiều thông báo làm bạn mất tập trung trong công việc
- Giới hạn lưu trữ: Trong phiên bản miễn phí, các tùy chọn lưu trữ bị giới hạn. Để sử dụng thêm dung lượng lưu trữ, bạn sẽ cần phải trả thêm phí
- Thách thức về định dạng: Để định dạng một tin nhắn mới theo một cách nhất định, người dùng cần học cách sử dụng các lệnh cụ thể
Slack vs Email: Lựa chọn nào là tốt nhất cho bạn?
Bây giờ, bạn đã có một ý tưởng rõ ràng về các tình huống khác nhau mà mỗi công cụ hữu ích để truyền đạt ý tưởng. Chọn công cụ giao tiếp nhóm dựa trên yêu cầu của bạn.
Tùy chọn nào giữa Slack và Email sẽ phù hợp nhất với tổ chức của bạn phụ thuộc vào các yếu tố khác nhau, chẳng hạn như:
Kích thước và cấu trúc nhóm
Slack sẽ là lựa chọn tuyệt vời nếu nhân viên của bạn làm việc trong các nhóm nhỏ tập trung vào các hàm kinh doanh cụ thể. Slack giúp công việc diễn ra nhanh chóng, giúp ra quyết định nhanh hơn và hoàn thành công việc nhanh chóng.
Email là lựa chọn tốt hơn cho các nhóm lớn, nơi nhân viên phải tuân theo nhiều quy trình và cần có sự phê duyệt của quản lý hoặc các bên liên quan để thực hiện công việc. Việc tuân thủ chuỗi lệnh là quan trọng hơn.
Tính khả dụng
Trong môi trường làm việc từ xa, nơi các nhóm không gặp nhau trực tiếp, giao tiếp đóng vai trò trung tâm trong mọi công việc. Slack là công cụ lý tưởng cho sự hợp tác thời gian thực, và các tính năng như Huddle giúp mọi người tham gia ngay lập tức mà không có sự chậm trễ.
Email cũng đóng vai trò quan trọng ở đây, vì các thông báo và cập nhật chính thức được chia sẻ qua phương tiện này. Vì email không cần được xử lý ngay lập tức, các nhóm làm việc từ xa chia nhỏ giao tiếp của họ giữa các công cụ này cho các mục đích cụ thể.
Văn hóa tổ chức
Tổ chức của bạn hỗ trợ văn hóa nào? Ví dụ, nếu văn hóa hỗ trợ các cuộc thảo luận không chính thức và hành động nhanh chóng, Slack là lựa chọn phù hợp.
Tuy nhiên, nếu bạn chú trọng hơn vào việc tuân thủ cấu trúc và tài liệu chính thức, thì email là lựa chọn phù hợp hơn.
Chia sẻ tài liệu
Các tổ chức chia sẻ tài liệu để hợp tác, báo cáo và giao tiếp. Nếu các nhóm nội bộ của bạn hợp tác trên hầu hết các loại tài liệu, thì Slack sẽ giúp việc này trở nên dễ dàng vì họ có thể tạo các kênh cụ thể và thảo luận ý tưởng.
Mặt khác, Email có thể được dành riêng để chia sẻ thông tin cập nhật, thông cáo báo chí và báo cáo.
Tích hợp
Với tính năng tích hợp, bạn có thể kết nối Slack và Email với các công cụ hiện có để hợp lý hóa quy trình làm việc. Slack chiếm ưu thế ở đây vì hỗ trợ tích hợp nhiều công cụ.
Ví dụ: phần mềm quản lý dự án của bạn với Slack và nhóm của bạn sẽ nhận được thông báo thời gian thực (mà họ có thể tùy chỉnh theo mức độ ưu tiên của mình).
Bạn có thể thực hiện việc này qua email, tuy nhiên, các tùy chọn bị giới hạn và thông báo sẽ không đồng bộ.
Gặp gỡ ClickUp: Giải pháp cho cuộc tranh luận giữa Slack và Email
Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi cho bạn biết có một nền tảng tập trung tất cả các tin nhắn từ Slack và Email? Hãy sử dụng ClickUp — một giải pháp thay thế cho Slack.
Thiết lập tích hợp Slack và ClickUp để sử dụng Slack với ClickUp. Quản lý tất cả các cuộc trò chuyện liên quan đến quản lý dự án, tạo nhiệm vụ mới và quản lý ngày đáo hạn và trạng thái của chúng.
Lấy các tin nhắn quan trọng trên Slack và biến chúng thành nhiệm vụ. Hơn nữa, chia sẻ cập nhật nhiệm vụ trên các kênh Slack trong ClickUp để mọi người luôn được cập nhật.
Tập trung quản lý dự án email của bạn với ClickUp. Tích hợp tài khoản email của bạn để gửi email từ ClickUp, tạo nhiệm vụ và thiết lập tự động hóa. Trong khi gửi email, hãy gắn thẻ các thành viên trong nhóm của bạn để họ luôn được cập nhật.
Khi nhận được email khẩn cấp từ khách hàng, hãy phân công công việc cho nhóm ngay lập tức, đảm bảo không có khoảng trễ trong việc thực hiện yêu cầu của khách hàng.
Chế độ xem trò chuyện của ClickUp nâng tầm trải nghiệm bằng cách cho phép bạn tạo kênh, đề cập đến thành viên nhóm và chỉ định mục hành động.
Kênh này cũng hữu ích trong việc nhúng bảng tính và video để nhóm của bạn không phải mở ứng dụng khác.
Sử dụng lệnh gạch chéo để định dạng văn bản thành danh sách dấu đầu dòng hoặc băng rôn. Kiểm soát hoàn toàn quyền truy cập vào các kênh và tin nhắn này để chỉ bao gồm những người có liên quan đến mục đích cụ thể.
Bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay
ClickUp là sự lựa chọn tốt nhất để hợp lý hóa giao tiếp từ Slack và Email và tập trung chúng để quản lý và theo dõi tốt hơn.
Cải thiện giao tiếp trong nhóm trực tiếp từ ClickUp bằng tính năng chia sẻ màn hình. Mời thành viên nhóm tham gia các cuộc trò chuyện cụ thể, gắn thẻ đồng nghiệp vào các chủ đề liên quan và đảm bảo tất cả giao tiếp chỉ diễn ra khi cần thiết.
Nhúng tất cả các loại nội dung vào Tài liệu ClickUp của bạn, từ bảng tính và PDF đến trang web, báo cáo, bảng tính và video.
Sử dụng Bảng trắng ClickUp để brainstorming với nhóm làm việc từ xa của bạn. Biến ý tưởng thành hành động nhất quán bằng cách sử dụng khung sáng tạo.
Các mẫu kế hoạch giao tiếp của ClickUp giúp bạn phát triển một khung giao tiếp hiệu quả cho giao tiếp nội bộ và bên ngoài. Sử dụng ClickUp AI làm trợ lý viết để điền các chi tiết để thông điệp của bạn rõ ràng, súc tích và truyền tải được ý định của bạn.
Giảm bớt quá trình chuyển đổi giữa các công cụ để quản lý giao tiếp trong nhóm với ClickUp.
Đăng ký gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp để bắt đầu.