Cơ sở dữ liệu quản lý dự án là gì? Hướng dẫn đầy đủ bao gồm các mẫu miễn phí

Nếu bạn giống như hầu hết các nhà quản lý dự án, bạn đang phải xử lý nhiều dự án cùng một lúc. 🤹

Khi được nhân rộng trên các nhóm, khách hàng và tài nguyên, quản lý dự án có thể nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn nếu không có hệ thống phù hợp. Đó là lúc cơ sở dữ liệu quản lý dự án phát huy tác dụng.

Cơ sở dữ liệu PM không chỉ là kho lưu trữ tất cả thông tin dự án. Đây là công cụ hữu ích giúp điều phối giữa các thành viên trong nhóm, hợp lý hóa quy trình làm việc và theo dõi tiến độ dự án ở cấp độ cao.

Từ công việc dự án đến dòng thời gian đến quản lý tài nguyên, cơ sở dữ liệu quản lý dự án làm cho việc quản lý dự án trở nên thú vị. 🎉

Nếu bạn vẫn đang theo dõi dòng thời gian và các phụ thuộc của dự án qua các ghi chú dán hoặc bảng tính, thì đã đến lúc thực hiện một thay đổi hợp lý. Cho dù bạn đang phát triển phần mềm hay điều hành một doanh nghiệp nhỏ, một hệ thống quản lý dự án tập trung là điều không thể thiếu.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích cách thức hoạt động của cơ sở dữ liệu quản lý dự án và chia sẻ một số mẹo hữu ích để xây dựng cơ sở dữ liệu đầu tiên của bạn để quản lý dự án.

Cơ sở dữ liệu quản lý dự án là gì?

Về cơ bản, cơ sở dữ liệu quản lý dự án là một khung công tác kỹ thuật số để tổ chức, lưu trữ và truy xuất tất cả dữ liệu liên quan đến dự án trong nháy mắt. 👀

Hãy coi cơ sở dữ liệu quản lý dự án của bạn như một trung tâm cho tất cả các dự án của bạn. Thay vì tìm kiếm điên cuồng trong hộp thư đến email hoặc trò chuyện Slack để tìm các tệp quan trọng, cơ sở dữ liệu sẽ lưu trữ mọi thứ cho bạn, đơn giản hóa cách bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án, nhân viên, khách hàng và hơn thế nữa — tất cả để quản lý dự án một cách dễ dàng.

Mỗi cơ sở dữ liệu quản lý dự án đều khác nhau, nhưng chúng thường bao gồm các chức năng sau:

Lợi ích của việc tạo cơ sở dữ liệu quản lý dự án

Quản lý dự án bằng sổ tay giấy hoặc hộp thư đến email là nguyên nhân dẫn đến mất file và nhầm lẫn. Ngày càng nhiều nhà quản lý dự án chuyển sang sử dụng các ứng dụng quản lý dự án kỹ thuật số để tận dụng hàng loạt lợi ích. 🙌

Tổ chức tốt hơn

Các dự án phức tạp đòi hỏi sự lập kế hoạch và tổ chức nghiêm túc. May mắn thay, cơ sở dữ liệu quản lý dự án cung cấp cho bạn một nơi thuận tiện, tất cả trong một để lưu trữ dữ liệu liên quan đến dự án, từ danh sách công việc đến dòng thời gian dự án.

Không bao giờ phải tìm kiếm thông tin nữa: tất cả các công việc, tệp tin và chi tiết về các bên liên quan của dự án đều được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu để dễ dàng truy xuất. Ngoài ra, hầu hết các cơ sở dữ liệu phần mềm quản lý dự án đều có sẵn cấu trúc tổ chức tệp tin, nên bạn không cần phải tổ chức thủ công. 🗂️

Đang theo dõi dự án đơn giản hóa

Các tính năng như bảng điều khiển và chế độ xem biểu đồ Gantt cung cấp hình ảnh trực quan rất cần thiết về dòng thời gian và tiến độ dự án, giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch và theo dõi dự án.

Chi tiết dự án hầu như luôn thay đổi theo thời gian, và cơ sở dữ liệu quản lý dự án cho phép bạn cập nhật thông tin này theo thời gian thực, giảm thiểu hiểu lầm và sự chậm trễ.

Quản lý tài nguyên hiệu quả

Một số thành viên trong nhóm của bạn bị quá tải công việc trong khi những người khác lại không có việc gì làm? Đó là vấn đề sử dụng nguồn lực, và điều này không tốt cho tinh thần làm việc cũng như ngân sách. 💸

Với cơ sở dữ liệu quản lý dự án, việc theo dõi và phân bổ nguồn lực, cho dù đó là nhân lực, thời gian hay ngân sách, trở nên dễ dàng hơn nhiều. Các tính năng theo dõi thời gian tích hợp giúp dễ dàng giám sát thời gian dành cho từng công việc hoặc giai đoạn dự án, giúp mọi thành viên trong nhóm của bạn làm việc hiệu quả và thoải mái.

Tự động hóa quy trình làm việc

Quản lý dự án đòi hỏi công việc khó khăn. Rất nhiều công việc khó khăn. Tại sao lại làm khó mình? Chọn cơ sở dữ liệu quản lý dự án kỹ thuật số sẽ tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như chuyển giao, cập nhật trạng thái hoặc thông báo. Ngoài ra, hầu hết các cơ sở dữ liệu quản lý dự án đều tích hợp các công cụ như Microsoft Project, Jira và Slack, giúp giảm thiểu nỗ lực thủ công trên các nền tảng một cách dễ dàng hơn.

Tùy chỉnh và khả năng mở rộng

Hầu hết các cơ sở dữ liệu dự án đều có sẵn tổ chức hoặc cấu trúc, nhưng chúng cũng cho phép bạn tùy chỉnh nền tảng theo ý muốn. Ví dụ: cơ sở dữ liệu có mẫu cho phép bạn tạo trường tùy chỉnh và điều chỉnh thiết lập cơ sở dữ liệu cho một dự án cụ thể. Cơ sở dữ liệu dự án cũng dễ dàng mở rộng, cho phép bạn chứa nhiều dữ liệu, người dùng hoặc tính năng hơn mà không cần thay đổi nền tảng.

Các loại cơ sở dữ liệu quản lý dự án

Cơ sở dữ liệu quản lý dự án có nhiều loại biểu mẫu và kiểu dáng khác nhau. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu dự án và cấu trúc tổ chức của bạn. Dưới đây là một số loại cơ sở dữ liệu quản lý dự án để bạn tham khảo.

Cơ sở dữ liệu quản lý dự án truyền thống

Đây là cơ sở dữ liệu PM đa dạng, đi kèm với các công cụ để lập kế hoạch, theo dõi và quản lý dự án. Các tùy chọn như Microsoft Project là một ví dụ tuyệt vời về cơ sở dữ liệu quản lý dự án truyền thống.

Cơ sở dữ liệu quản lý dự án Agile dữ liệu

Bạn làm việc trong lĩnh vực phát triển phần mềm? Nếu vậy, bạn có thể sử dụng một số hình thức phương pháp Agile để quản lý kinh doanh. Các công cụ quản lý dự án như Jira và ClickUp là lựa chọn lý tưởng cho quản lý dự án Agile, vốn yêu cầu các tính năng quản lý các giai đoạn, công việc tồn đọng và câu chuyện của người dùng.

Nếu bạn không thuộc nhóm kỹ thuật nhưng thích ý tưởng đằng sau phương pháp Agile hoặc Waterfall, bảng Kanban cũng là một lựa chọn tuyệt vời. Các công cụ này trực quan hóa việc quản lý công việc bằng bảng và thẻ, giúp nhóm của bạn luôn nắm bắt được các công việc liên tục, lặp đi lặp lại. 👩🏽‍💻

Hệ thống doanh nghiệp

Chúng tôi không khuyến khích điều này, nhưng đôi khi các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng bảng tính Excel để quản lý dự án. Tuy nhiên, không có cách nào một công ty doanh nghiệp có thể làm như vậy. Đó là lý do tại sao cơ sở dữ liệu hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thường là lựa chọn tốt hơn.

Các hệ thống toàn diện này tích hợp quản lý dự án với các hàm kinh doanh khác như lập hóa đơn, nhân sự và CRM bán hàng. Chúng rất hữu ích cho việc quản lý và phân bổ nhân tài, thiết bị và vật liệu cho các dự án quy mô lớn. 🏗️

Không có gì lạ khi các doanh nghiệp xây dựng cơ sở dữ liệu tùy chỉnh riêng vì họ có nhiều yêu cầu đặc thù, nhưng rất nhiều doanh nghiệp sử dụng các giải pháp của bên thứ ba.

Giải pháp quản lý dự án dựa trên đám mây

Hầu hết các cơ sở dữ liệu quản lý dự án hiện đại đều hoạt động trên đám mây, có nghĩa là bạn không cần lưu trữ chúng tại địa phương. Điều này cho phép nhóm của bạn truy cập chi tiết dự án từ mọi nơi, miễn là họ có kết nối internet. 💻

Nếu bạn quản lý một nhóm toàn cầu hoặc từ xa, cơ sở dữ liệu dự án dựa trên đám mây là lựa chọn phù hợp. Vì hoạt động trên đám mây, các công cụ PM dựa trên đám mây có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô dựa trên kích thước và độ phức tạp của dự án, khiến chúng trở thành lựa chọn hợp lý cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Tại sao việc duy trì cơ sở dữ liệu quản lý dự án lại quan trọng?

Bạn sẽ thấy ngay những lợi ích sau khi cơ sở dữ liệu quản lý dự án đầu tiên của bạn hoạt động. Tuy nhiên, chỉ tạo cơ sở dữ liệu là chưa đủ, bạn còn phải duy trì nó theo thời gian. ⚒️

Nếu không có đánh giá, cập nhật và điều chỉnh nhỏ, bạn có nguy cơ sử dụng một công cụ không phù hợp với cách bạn thực sự kinh doanh. Đó là công thức dẫn đến công việc thủ công, thông tin truyền đạt sai lệch và những sai lầm đắt giá.

Việc bảo trì cơ sở dữ liệu định kỳ là vô cùng quan trọng vì nhiều lý do.

Hợp tác dễ dàng hơn

Cho dù tự động hóa của bạn không hoạt động hay nhóm của bạn bị quá tải bởi các thông báo cơ sở dữ liệu, chất lượng cơ sở dữ liệu của bạn sẽ có tác động lớn đến sự hợp tác trong nhóm.

Việc duy trì cơ sở dữ liệu thường xuyên cung cấp cho nhóm của bạn một nền tảng hỗ trợ quy trình công việc và sự hợp tác vững chắc. Điều đó có thể có nghĩa là điều chỉnh cài đặt thông báo, chế độ xem dự án hoặc tự động hóa, nhưng tất cả đều nhằm mục đích thực hiện công việc tốt hơn. 🤝

Quản lý rủi ro hiệu quả hơn

"Rủi ro" không chỉ là các khoản phạt pháp lý hoặc quy định. Từ mất tập tin đến mất dữ liệu tiềm ẩn, có vô số rủi ro có thể gây tổn hại cho tổ chức, dự án và khách hàng của bạn. Bằng cách duy trì dữ liệu dự án toàn diện, bạn có thể xác định rủi ro tiềm ẩn sớm trong quá trình, từ đó có thể giảm thiểu các vấn đề trước khi chúng xảy ra.

Tăng ROI

Bạn đã dành thời gian và tiền bạc để thiết lập cơ sở dữ liệu quản lý dự án. Vậy tại sao bạn không tận dụng tối đa giá trị của công cụ này? Hãy duy trì cơ sở dữ liệu của bạn thường xuyên để đảm bảo lợi nhuận rõ rệt từ khoản đầu tư của bạn.

Chúng tôi đảm bảo rằng sếp của bạn hoặc các nhân viên kế toán sẽ đánh giá điều này, vì vậy tối ưu hóa cơ sở dữ liệu để đạt được nhiều thành công hơn luôn là một lựa chọn đúng đắn. 🏆

Những gì cần bao gồm trong cơ sở dữ liệu quản lý dự án

Nếu bạn chưa từng xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý dự án trước đây, bạn có thể tự hỏi những gì nên đưa vào cơ sở dữ liệu này. Câu trả lời rất đơn giản: bất cứ thứ gì bạn muốn! 🤩

Cuối cùng, cơ sở dữ liệu này phải đáp ứng nhu cầu của bạn và phù hợp với cách bạn muốn làm việc. Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, hãy đảm bảo cơ sở dữ liệu quản lý dự án của bạn bao gồm các yếu tố thiết yếu sau.

1. Chi tiết dự án

Ít nhất, cơ sở dữ liệu dự án phải cung cấp thông tin cơ bản về dự án, bao gồm:

Nó cũng nên cung cấp cho bạn tùy chọn đính kèm các tài liệu như kế hoạch dự án, hợp đồng và thông tin liên lạc với các bên liên quan. Việc truy cập thông tin này càng dễ dàng, bạn sẽ càng thuận lợi khi đang trong giai đoạn thực hiện dự án.

2. Quản lý công việc

Cơ sở dữ liệu quản lý dự án nên cung cấp danh sách công việc chi tiết kèm theo mô tả, người được giao và ngày đáo hạn cho tất cả các công việc.

Vì bạn sẽ dựa vào cơ sở dữ liệu này để xem mọi người đang ở đâu, hãy đảm bảo nền tảng này bao gồm cập nhật trạng thái. Hầu hết các cơ sở dữ liệu cũng cho phép bạn tùy chỉnh trạng thái công việc.

3. Quản lý dòng thời gian

Biểu đồ Gantt và bảng Kanban là những công cụ trực quan hữu ích để thể hiện các cột mốc, dòng thời gian và công việc của dự án.

Chuyển đổi giữa chế độ xem dòng thời gian, dự án hoặc công việc để nhanh chóng hiểu mối quan hệ giữa các công việc và liệu bạn có đạt được mục tiêu dự án hay không. 🎯

4. Đang theo dõi các bên liên quan

Nếu bạn quản lý nhiều dự án với các nhóm khác nhau, rất dễ nhầm lẫn giữa các thành viên. Cơ sở dữ liệu quản lý dự án nên ghi lại các chi tiết quan trọng về tất cả các bên liên quan đến dự án, bao gồm thành viên nhóm, vai trò trong dự án và thông tin liên hệ của mọi người.

Tốt hơn nữa, hãy sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu ghi lại tất cả các thông tin liên lạc của các bên liên quan, ghi chú cuộc họp và trò chuyện.

5. Theo dõi hiệu suất

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) khác nhau tùy theo dự án, nhưng chúng là thước đo quan trọng để đánh giá thành công của dự án. Hãy sử dụng cơ sở dữ liệu quản lý dự án có thể tùy chỉnh để tạo bảng điều khiển thời gian thực có thể tùy chỉnh cho hiệu suất dự án.

Các chỉ số phù hợp sẽ cảnh báo bạn trước nếu bạn gặp phải sự chậm trễ hoặc vấn đề về chất lượng, giúp bạn có đủ thời gian để điều chỉnh hướng đi. 🚢

Cách tạo cơ sở dữ liệu Quản lý dự án

Các công cụ quản lý dự án sẽ đưa nhóm của bạn trên con đường thành công của dự án. Nhưng ngay cả khi đó, điều quan trọng là phải chọn giải pháp cơ sở dữ liệu phù hợp và thiết lập nó một cách chính xác.

Bạn có thể lựa chọn bất kỳ sản phẩm nào ở đây, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng giải pháp quản lý dự án tất cả trong một như ClickUp. Mọi thứ đều có thể tùy chỉnh 100% nhưng rào cản gia nhập thấp hơn nhiều so với các giải pháp thay thế như Jira. Thực hiện các bước sau để xây dựng cơ sở dữ liệu PM đầu tiên của bạn trong ClickUp. ✨

Tham gia ClickUp

Việc này rất dễ dàng! Chỉ cần tạo tài khoản ClickUp miễn phí và bắt đầu sử dụng nền tảng này trong vài giây. Chúng tôi đã đề cập rằng nó miễn phí và không yêu cầu thẻ tín dụng chưa? 🤸

Sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu quản lý dự án ClickUp project management database template

Bạn có thể tự do xây dựng cơ sở dữ liệu của riêng mình từ đầu, nhưng chúng tôi biết bạn rất bận rộn. Sử dụng mẫu Bảng điều khiển quản lý dự án ClickUp để nhanh chóng bắt đầu.

Nó đi kèm với mọi thứ bạn cần để quản lý một dự án ngay lập tức, bao gồm quản lý ngân sách, cân bằng khối lượng công việc và trạng thái công việc. Mặc dù nó đi kèm với mọi thứ bạn cần để bắt đầu, mẫu này có thể tùy chỉnh 100% để bạn có thể miễn phí điều chỉnh cho đến khi phù hợp với nhu cầu của mình. 💃

Nếu mẫu này không phù hợp với bạn, đừng lo lắng. ClickUp có hàng ngàn mẫu cho quản lý dự án Agile, waterfall và hầu hết mọi phương pháp PM khác hiện có.

Nhập dữ liệu của bạn

Đây là nơi mọi thứ trở nên thú vị. Bạn có thể nhập mục tiêu, nhiệm vụ và người được giao của riêng mình hoặc nhập dữ liệu này vào ClickUp từ một giải pháp khác. Nếu mẫu của bạn không hoàn toàn phù hợp với dữ liệu của bạn, hãy điều chỉnh thiết lập theo ý muốn. Thêm hoặc xóa cột, ẩn thẻ dữ liệu nhất định hoặc tùy chỉnh trạng thái nhiệm vụ.

Tùy chỉnh chế độ xem Bảng

Một cơ sở dữ liệu không có chế độ xem Bảng thì không phải là cơ sở dữ liệu, phải không? Với chế độ xem Bảng của ClickUp, tất cả các trường là các cột và mỗi hàng có cùng chiều cao, cho phép bạn xem tóm tắt tất cả các công việc, trạng thái và người được giao trong một chế độ xem. 📊

Để chuyển đổi dự án sang chế độ xem Bảng, hãy truy cập dự án của bạn và chuyển đến Thêm chế độ xem > Bảng. Bạn có thể nhấp vào "Ghim chế độ xem" nếu luôn muốn dữ liệu hiển thị ở chế độ xem Bảng.

Theo dõi theo thời gian

Bạn có thể theo dõi các dự án miễn phí trong chế độ xem Bảng, nhưng cách tốt nhất là truy cập Bảng điều khiển ClickUp tùy chỉnh của bạn.

Bảng điều khiển tập hợp các dữ liệu quan trọng nhất vào một chế độ xem và cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tình trạng dự án. Tìm hiểu chi tiết để xem hiệu suất theo thành viên nhóm, loại công việc, dự án và hơn thế nữa.

ClickUp: Ứng dụng Quản lý dự án tất cả trong một

Là một quản lý dự án, bạn không lạ gì với các yêu cầu về lập lịch dự án, phân bổ nguồn lực và danh sách công việc dài dằng dặc. 📝

Cơ sở dữ liệu quản lý dự án sẽ không giải quyết tất cả các thách thức trong quản lý dự án của bạn, nhưng nó là một công cụ thiết yếu để theo dõi tiến độ, xây dựng lộ trình và tạo điều kiện thuận lợi cho công việc nhóm.

Nhưng không phải bất kỳ cơ sở dữ liệu PM nào cũng có thể làm được việc này. Khi chất lượng công việc là quan trọng, hãy chọn ClickUp. Giải pháp tất cả trong một của chúng tôi giúp bạn không cần phải chuyển đổi giữa các giải pháp khác nhau bằng cách tập hợp các thông tin liên lạc, chỉ số, mẫu, cơ sở dữ liệu và nhiều hơn nữa vào một nơi.

Hãy tận mắt chứng kiến sự khác biệt: Tạo cơ sở dữ liệu ClickUp PM miễn phí ngay bây giờ.