Notion vs Trello — Công cụ quản lý dự án nào phù hợp hơn cho doanh nghiệp của bạn?

Là một nhà quản lý dự án, bạn phải hợp lý hóa các quy trình, theo dõi công việc và thời hạn, đồng thời phối hợp giữa các nhóm. Quản lý dự án là một công việc đầy thách thức, đòi hỏi sự nhanh nhạy và tư duy thông minh. Chúng tôi hiểu điều đó.

Và đó là lý do tại sao bạn luôn tìm kiếm những công cụ có thể mang lại cho bạn những siêu năng lực. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào Notion và Trello — hai công cụ quản lý dự án phổ biến.

Đó chưa phải là tất cả! Chúng tôi đã thêm một đối thủ đáng gờm ở cuối bài viết.

Notion là gì?

Notion là phần mềm quản lý dự án toàn diện cung cấp các tính năng mạnh mẽ để xử lý các dự án phức tạp.

Các mẫu mà Notion cung cấp khiến nó trở thành một lựa chọn phù hợp cho quản lý dự án. Chúng bao gồm các mẫu quản lý dự án phong phú giúp lập kế hoạch dự án nhanh chóng, lộ trình sản phẩm để lập bản đồ dự án từ A đến Z, v.v.

Công cụ quản lý dự án này còn có chức năng AI giúp tạo bản thảo kế hoạch dự án trong vài giây.

Tính năng của Notion

Notion đã phát hành phiên bản 2.32 vào năm 2023 với các tính năng quản lý dự án, xử lý công việc và tự động hóa mở rộng hơn.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của Notion:

1. Mẫu quản lý dự án

Notion cung cấp nhiều mẫu sẵn sàng sử dụng cho các mục đích khác nhau. Một số danh mục mẫu phổ biến bao gồm bộ công cụ cho đại lý, mẫu lập ngân sách, lập kế hoạch nội dung và lịch truyền thông xã hội, tài liệu thương hiệu, v.v.

2. Tự động hóa cơ sở dữ liệu

Ngoài các mẫu, chúng tôi cũng thích khả năng của Notion trong việc tạo quy trình quản lý dự án tùy chỉnh cho các công việc quản trị thủ công và lặp đi lặp lại. Ví dụ: bạn có thể tự động hóa việc thay đổi trạng thái công việc, gửi khảo sát, cập nhật ngày kết thúc và gửi nhắc nhở cho nhóm của bạn.

3. Lộ trình sản phẩm

Không còn dữ liệu phân tán trên nhiều công cụ khác nhau. Bạn có thể xây dựng và thực hiện lộ trình sản phẩm trong một bảng điều khiển duy nhất.

Với Lộ trình sản phẩm của Notion, bạn có thể kết nối các mục tiêu kinh doanh, tài liệu sản phẩm, trách nhiệm và các thông tin khác trong một tài liệu. Bạn sẽ thấy tiến độ dự án và các bên liên quan chính ở các giai đoạn khác nhau, giúp đơn giản hóa quá trình hợp tác.

4. Tích hợp

Bạn cũng có thể tích hợp Notion với các công cụ hợp tác nhóm và dự án thường được sử dụng khác như Slack, GitHub, v.v. Với hơn 70 tích hợp, Notion có thể giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và cho phép bạn thiết lập đồng bộ tùy chỉnh bằng API Notion.

Giá cả của Notion

Notion có bốn gói giá cho thanh toán hàng năm:

Trello là gì?

Trello là phần mềm quản lý dự án Kanban, được biết đến với sự đơn giản và dễ sử dụng.

Với thời gian học tập bằng không, nó phù hợp với các nhóm có kích thước khác nhau. Bạn có thể hợp lý hóa dự án của mình ở mọi bước, từ ý tưởng và tuyển dụng thành viên nhóm đến triển khai dự án theo từng giai đoạn.

Điểm hay là bạn có thể tạo một 'Bảng Trello' từ đầu hoặc sử dụng mẫu có sẵn để quản lý dự án, theo dõi công việc và tạo quy trình làm việc cho dự án.

Tuy nhiên, Trello không phù hợp với các dự án phức tạp hoặc quy mô lớn.

Tính năng của Trello

Hãy cùng xem xét một số tính năng mà Trello cung cấp:

1. Mẫu có thể tùy chỉnh

Trello cung cấp hơn 100 mẫu quản lý dự án có thể tùy chỉnh hoàn toàn cho nhiều trường hợp sử dụng như lập ngân sách dự án, lập bản đồ câu chuyện người dùng, quản lý quy trình làm việc của khách hàng và lập kế hoạch hàng tuần, cùng nhiều trường hợp sử dụng khác.

2. Tự động hóa tích hợp

Trello có công cụ tự động hóa không cần mã tích hợp sẵn — Butler. Công cụ này xử lý các công việc liên quan đến dự án đơn điệu, chẳng hạn như theo dõi ngày đáo hạn, gửi nhắc nhở, quản lý thành viên nhóm, tạo chương trình họp, v.v.

Bạn có thể đặt các quy tắc và kích hoạt tùy chỉnh để xử lý các hành động cụ thể trong quy trình làm việc của dự án. Ví dụ: tự động cập nhật trạng thái của một công việc thành "Hoàn thành" ngay sau khi danh sách việc cần làm được đánh dấu hoàn thành.

3. Lộ trình dự án

Hình dung dòng thời gian phát triển dự án của bạn trên Bảng Trello bằng cách sử dụng Biểu đồ Gantt của Trello và chia công việc thành các quy trình làm việc lấy cảm hứng từ Kanban.

Xác định các cột mốc và thời hạn để đảm bảo dự án của bạn đi đúng hướng. Thiết lập lịch trình dự án của bạn bằng Biểu đồ Gantt và gắn nhãn các công việc ưu tiên cao trong Thẻ Trello theo phong cách Kanban để nhanh chóng xác định các yếu tố cản trở.

4. Trello Power-Up

Trello cung cấp hơn 200 tích hợp trong thư viện Power-Up. Bạn có thể kết nối Thẻ và Bảng Trello với một số tích hợp gốc và bên ngoài.

Ví dụ: Trello Power-Up—Time Tracking & Reporting là công cụ theo dõi thời gian để tự động ghi lại công việc của bạn vào Bảng Trello và tạo báo cáo chi tiết về số giờ đã làm, ai đã làm việc gì, v.v. trong dòng thời gian của dự án.

Giá của Trello

Trello có bốn kế hoạch thanh toán hàng năm:

Notion và Trello: So sánh các tính năng

Một sự khác biệt đáng kể giữa Notion và Trello là Notion rất rộng và có thể thực hiện nhiều việc cùng một lúc. Mặt khác, Trello là một công cụ tối ưu hóa và đơn giản hơn, hoàn hảo cho các dự án nhỏ hơn.

Tuy nhiên, bạn có thể mất nhiều thời gian hơn để làm quen với cách thức hoạt động của Notion so với Trello.

Mặc dù Notion có giá cao hơn một chút và khó sử dụng hơn Trello, nhưng nó chắc chắn đáng để đầu tư vì các chức năng rộng hơn.

Vậy, Notion hay Trello — ai là người chiến thắng?

1. Mẫu quản lý dự án

Chúng tôi thấy rằng cả hai công cụ này đều có các mẫu dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh.

Notion cung cấp rất nhiều mẫu dự án – chính xác là 1006 mẫu. Trello có khoảng 110 mẫu cho các trường hợp sử dụng quản lý dự án.

Vì vậy, Notion dẫn đầu nếu bạn dựa vào số liệu và tìm kiếm các mẫu cực kỳ cụ thể để sử dụng trong các trường hợp theo dõi vấn đề, lập kế hoạch dự án và mục tiêu, lộ trình sản phẩm, v.v.

2. Tự động hóa mạnh mẽ

Notion có khả năng tự động hóa bản địa so với Trello. Notion cho phép bạn lên lịch công việc và hợp lý hóa quy trình dự án để loại bỏ các hoạt động thủ công nhờ tính năng Tự động hóa cơ sở dữ liệu mạnh mẽ được tích hợp sẵn.

Quản lý dự án trên Trello có thể được tự động hóa bằng công cụ tự động hóa mạnh mẽ của nó — Butler, hoặc một công cụ của bên thứ ba như Zapier.

Vì vậy, chúng tôi thấy Notion là một giải pháp tự động hóa một cửa mạnh mẽ hơn, không giống như Trello cần kết nối bên ngoài.

3. Lập kế hoạch lộ trình dự án

Notion và Trello có các tính năng hiệu quả như nhau để xây dựng và thực hiện lộ trình sản phẩm hoặc dự án. Chúng cho phép bạn tập hợp mọi người, công việc và quy trình làm việc để xem nhanh dòng thời gian của dự án và ai đang làm việc gì.

Về mặt trực quan, chúng tôi thấy Bảng và Biểu đồ của Trello cho lộ trình dự án có giao diện phong phú hơn Notion. Ngoài ra, hãy nhớ rằng Notion thiếu các công cụ trực quan hóa quản lý dự án cơ bản như Biểu đồ Gantt và Bảng Kanban.

4. Khả năng mở rộng

Quản lý dự án liên quan đến sự hợp tác — giao tiếp trong nhóm, ghi chú, quản lý công việc, v.v.

Vì vậy, một công cụ quản lý dự án phải có khả năng mở rộng và tích hợp tốt với các công cụ nội bộ của bạn, như Slack, Lịch Google, Outlook và Jira.

Notion tích hợp với hơn 70 ứng dụng, bao gồm Slack và Google Drive. Trello có thư viện Power-Up độc quyền với các tích hợp nội bộ trả phí và hơn 200 tích hợp bên ngoài.

Trello cung cấp nhiều tích hợp hơn. Tuy nhiên, Notion cho phép bạn xây dựng tích hợp tùy chỉnh bằng API công khai của họ – phù hợp cho các nhà phát triển.

Notion vs. Trello trên Reddit

Chúng tôi muốn kiểm tra xem Notion và Trello có gây xôn xao trên Reddit không. Và câu trả lời là có!

Dưới đây là ý kiến của hầu hết người dùng:

"Tôi sử dụng Notion hàng ngày cho mọi việc liên quan đến các dự án của mình và để sắp xếp mọi thứ ở một nơi. Trello có thể dễ sử dụng hơn và tôi thấy bảng Kanban của nó tốt hơn Notion. "

Một nhóm người dùng khác đã chuyển từ Trello sang Notion và thấy các mẫu của Notion là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.

Một số người dùng yêu thích Trello cho biết – "Tôi thấy Trello hoàn hảo cho danh sách công việc và dự án của mình. Butler và Power-Ups giúp tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại trở nên dễ dàng. "

Nhưng nếu cả Notion và Trello đều không phù hợp với bạn thì sao? Chúng tôi có một công cụ quản lý dự án khác tốt hơn muốn giới thiệu cho bạn.

Gặp gỡ ClickUp — Giải pháp thay thế tốt nhất cho Notion và Trello

Notion và Trello không phải là công cụ quản lý dự án chuyên dụng và còn thiếu sót ở một số lĩnh vực.

Ví dụ, Notion thiếu các yếu tố trực quan hóa và các tính năng phức tạp khiến nó khó sử dụng. Trello chỉ phù hợp với các dự án nhỏ do chức năng đơn giản.

Giới thiệu ClickUp.

Là một trong những phần mềm quản lý dự án được đánh giá cao nhất, ClickUp cho phép bạn quản lý các dự án với mọi kích thước, cộng tác trong các nhiệm vụ và hợp lý hóa quy trình làm việc nhiều bước.

Dưới đây là ba tính năng nổi bật khiến ClickUp trở thành lựa chọn thay thế tốt nhất cho Notion và Trello:

1. ClickUp AI

Hãy tưởng tượng bạn có một trợ lý ảo lo liệu các công việc quản lý dự án thường ngày. Đó chính là ClickUp AI dành cho bạn.

ClickUp AI là trợ lý AI được xây dựng để giúp bạn làm việc nhanh hơn. Cho dù là tóm tắt cập nhật nhiệm vụ, tạo mục hành động, viết bản sao hay định dạng nội dung, ClickUp AI sẽ làm tất cả cho bạn. ClickUp báo cáo rằng người dùng tích cực giảm 30% khối lượng công việc hàng ngày nhờ sử dụng ClickUp AI.

2. Tài liệu ClickUp

Quản lý dự án và tài liệu đi đôi với nhau. Nhưng Notion và Trello thiếu các chức năng tài liệu nâng cao để giữ công việc của bạn được tổ chức.

Với ClickUp Docs, bạn có thể tạo các tài liệu hoặc wiki phong phú và chia sẻ chúng với nhóm của mình. Bạn cũng có thể theo dõi các thay đổi trong tài liệu theo thời gian thực, gắn thẻ đồng nghiệp và chỉ định các mục hành động ngay lập tức.

ClickUp cho phép bạn phân loại Tài liệu trong không gian làm việc của mình để bạn không mất thời gian quản lý khối lượng lớn tài liệu được lồng vào nhau.

3. Bảng Kanban

Trello thiếu tính tùy chỉnh nâng cao, mặc dù nó được biết đến với hệ thống giống bảng Kanban.

Mặt khác, Bảng Kanban của ClickUp rất linh hoạt và có thể tùy chỉnh, cho phép bạn kéo và thả công việc, di chuyển công việc qua các quy trình làm việc và thực hiện thay đổi hàng loạt cùng một lúc.

Bảng điều khiển đa tính năng duy nhất của ClickUp cho phép bạn xem tất cả các Bảng Kanban trong một chế độ xem, giúp theo dõi tiến độ dự án dễ dàng hơn nhiều.

Bạn nên sử dụng công cụ quản lý dự án nào?

Nếu bạn xem so sánh các phần mềm quản lý dự án, Notion và Trello đều có hàng nghìn người ủng hộ trên mạng.

Việc lựa chọn công cụ quản lý dự án nên dựa trên nhu cầu lập kế hoạch và hợp tác của bạn cũng như khả năng giúp nhóm của bạn trở nên linh hoạt hơn. Chúng tôi cho rằng ClickUp là sự lựa chọn tuyệt vời về tất cả các mặt này.

Cho dù bạn là cá nhân hay nhóm, ClickUp có thể nhanh chóng mở rộng quy mô dựa trên yêu cầu của dự án.

Đăng ký gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp và tự mình trải nghiệm!