Evet, oldu. Bir müşteri için işinizi tamamladınız, ödeme talebinizi gönderdiniz ve... sessizlik. Belki de şu anda ödeme yapamadıkları, ödeme işlemcisinde sorun olduğu, ödeme yönteminde sorun olduğu veya muhasebecilerinin yokluğu gibi çeşitli açıklamalar sunmuşlardır.
Sebep ne olursa olsun, sonuç aynıdır: İşinizi bitirdiniz, ancak ödeme yapılmadı ve elinizde bir yığın ödenmemiş fatura kaldı.
Küçük bir işletme sahibi, serbest çalışan veya büyük bir kurumsal şirketin proje yöneticisi olun, sağlıklı bir nakit akışını sürdürmek çok önemlidir. Bu hedefe ulaşmak, profesyonelliğinizi korurken ödemeleri zamanında tahsil etme becerinize bağlıdır.
Bu kılavuz, müşterilerinizden ödemeyi kibar ve profesyonel bir şekilde talep etmeyi öğretecek, böylece zor durumlardan kaçınabilirsiniz. Sonuçta, çaba harcadınız ve işinizin karşılığını almayı hak ediyorsunuz! 🌻
Müşterilerden Ödeme Talep Etmek Neden Zor?
Bu hassas ve zor bir durumdur: Müşterinin ödenmesi gereken tutarı ödemesini istiyorsunuz, ancak gelecekteki profesyonel ilişkinizi bozmak da istemiyorsunuz.
Çoğumuz, kaba veya ısrarcı görünmek istemediğimiz için ödeme talepleri göndermek konusunda kendimizi garip hissederiz. Birçok profesyonel, "Faturayı gördünüz mü diye kontrol ediyorum" e-postasını göndermekten çekinir. Ancak çekinmenize gerek yok.
Müşterilerden ödeme talep etme korkusu genellikle şunlara indirgenebilir:
- Müşteri kaybı korkusu: Gelirinizin büyük bir kısmını tek bir müşteriye bağlıysanız, onları üzüp gelecekteki işleri kaybetme konusunda endişelenmeniz anlaşılabilir bir durumdur. Ancak durumu profesyonelce ele aldığınız sürece, müşteriyi elde tutabilir ve ödemenizi alabilirsiniz. Ayrıca, ödemelerini sürekli geciktiren bir müşteriyle gerçekten çalışmak istiyor musunuz? Müşteri sizinle çalışmayı bırakmaya karar verse bile, bu durum sonuçta sizin lehinize olabilir
- İletişim zorlukları: Ödemeyi talep etmeniz gerektiğini biliyorsunuz, ancak doğru kelimeleri bulmak zor. Müşteri yönetimi genellikle düşünceli bir iletişimle sonuçlanır, ancak bu durum için bir senaryonuz yoksa, kelimeleri karıştırıp yanlış anlamaya yol açabilirsiniz
- Kişisel rahatsızlık: Çatışmadan kaçınma eğiliminiz varsa, bir müşteriden fatura tutarının tamamını talep etmektense hoş olmayan bir görevi yerine getirmek daha cazip gelebilir. Çatışmadan kaçınmak, sorunu daha da kötüleştirir. Kişisel gelişim, başarılı bir profesyonel olmanın bir parçasıdır, bu nedenle bunu becerilerinizi güçlendirmek için bir fırsat olarak değerlendirin
- Belirsiz ödeme koşulları: Ödeme son tarihlerini, gecikme ücretlerini ve ödeme seçeneklerini önceden açıkça tanımlamazsanız, belirsizlik ortaya çıkar ve ödeme söz konusu olduğunda belirsizlik istemezsiniz. Koşulları belirlemezseniz zamanında ödeme alamazsınız, bu nedenle her müşteri ilişkisi yazılı bir sözleşme ile başlamalıdır.
- Yasal sonuçlar: Bazı müşteriler belirsiz yasal tehditlerde bulunabilir veya "Avukatıma danışmam gerekecek" gibi ifadeler kullanabilir. Yasal işlemlerin sizi caydırmasına izin vermeyin. Bu durumda, ödeme sürecinin bulunduğunuz ülkedeki yasal boyutlarını anlayarak ödeme alma hakkınızı bilin
Ne kadar zor olursa olsun, "zor" veya "iddialı" olarak algılanma korkusunu yenmeliyiz. Hak ettiğiniz ücreti talep etmek adil ve kesinlikle yapılması gereken bir şeydir.
Ancak bu, durumu profesyonellikle ele alma fırsatı sunar ve bu da daha saygılı ve verimli bir müşteri ilişkisine yol açar!
Geç ödemeler, özellikle küçük işletme sahipleri için nakit akışını önemli ölçüde engeller ve ödemelerin zamanında yapılması durumunda önlenebilecek operasyonel aksaklıklara yol açar.
Ödeme Talebinde Profesyonel ve Kibar Davranış Kuralları
Her durum farklıdır, ancak genel olarak, mümkün olan en nazik ödeme talebini yapmak için bu ipuçlarına uymak akıllıca olacaktır.
Yapılacaklar: Başlangıçtan itibaren beklentileri belirleyin
Başlangıçtan itibaren ne kadar şeffaf olursanız, müşterilerinizin ödemeleri geciktirme olasılığı o kadar azalır. Bir müşteriyi kabul ettiğiniz andan itibaren, fiyatlandırma ve ödeme koşullarınızı onlara bildirin.
Proaktif olun ve sözleşmelerinizde ödeme koşullarından bahsedin. Her ödeme belgesinde şunlar bulunmalıdır:
- Yasal müşteri adı
- Telefon numaranız ve teslimat adresiniz dahil olmak üzere iletişim bilgileriniz
- Ödeme süresi veya son teslim tarihleri
- Ödeme yöntemi ve para birimi
- Gider geri ödemeleri için politikalar
- Gecikme ücretleri ve koşulları
- Geç ödemelerle nasıl başa çıkacağınızı açıklayan SSS
Ekstra etki için, müşterilerinizden ödeme koşullarının yanına baş harflerini yazmalarını isteyin.
Kronik geç ödemeleri önlemek için, sözleşmenize belirli sayıda geç ödeme yapan müşterileri bırakma hakkını saklı tuttuğunuzu belirten bir madde ekleyin.
Yapmamanız gerekenler: Pişman olacağınız şeyler söylemeyin
Düşmanca bir üslup müşteri ilişkisini zedeler ve köprüleri yakmak istemezsiniz.
Anlık tepkiler vermek yerine, geç ödemelerle başa çıkmak için bir iletişim planı oluşturun. Geç ödemeleri nasıl eskalasyon aşamasına taşıyacağınızı anlatan bir kılavuz (senaryolar dahil) ekleyin, böylece hesabı kaybetmenize neden olacak olumsuz sözler söylemezsiniz.
Yapılacaklar: Çeşitli ödeme yöntemleri sunun
Belki de müşterileriniz, yalnızca kağıt çekle ödeme kabul ettiğiniz için ödemeleri geciktiriyordur. Ödeme yöntemi ve ödeme işlemcisi o kadar çok ki, mümkün olduğunca çoğunu kabul etmek en iyisidir. 💸
En azından şunları kabul edin:
- Apple Pay
- Google Pay
- PayPal
- Kredi kartı veya banka kartı
- Banka hesabı ACH transferleri
Müşterilerinize, ödeme aracınızı nasıl kullanacaklarını önceden bilmeleri için müşteri kabul belgesine mini bir SOP eklemeyi unutmayın.
Yapmamanız gerekenler: Müşterileri şaşırtmayın
Faturadaki satır öğeleri sürpriz olmamalıdır. Müşterilerinizin zamanında ödeme yapmasını istiyorsanız, son teslim tarihinden önce dostça bir hatırlatıcı gönderin.
Hızlı bir ödeme hatırlatıcı e-postası, telefon görüşmesi veya metin mesajı (fatura kopyası ile birlikte) dürüstçe unutmuş ve ödemeyi yapmamayı amaçlamamış kişiler için nazik bir hatırlatıcıdır.
Yapılacaklar: Ödeme almak için hatırlatıcılar gönderin
Bazı kişiler, son teslim tarihinden sonra bile fatura ödemesini unutabilir. Hayat çok yoğun ve gelen kutuları dolup taşıyor, bu nedenle müşterilerin hatırlatıcı mesajları gözden kaçırması olağan bir durumdur.
Görev yönetimi yazılımınızda, farklı aşamalarda periyodik fatura hatırlatıcıları göndermek için bir iç ş Akışı oluşturun:
- Son teslim tarihinden önce
- Ödeme son tarihi
- Ödeme vadesi geçtiğinde
Yapmamanız gerekenler: Ödenmemiş faturaları unutmayın
Bir müşterinin faturayı unutmasından daha kötü olan tek şey, sizin ödenmemiş bir ödemeyi unutmanızdır! Faturaları, ödemeleri, başarısız ödeme bildirimlerini ve daha fazlasını izleyen akıllı bir müşteri yönetim aracı kullanarak tüm ödenmemiş faturaları takip edin.
Yapılacaklar: Ödeme Talebi API'sinden yararlanarak bir ödeme talebi formu oluşturun
İnsanların size ödeme yapmasını olabildiğince kolaylaştırın. Ödeme sürecini kolaylaştırmak için çevrimiçi ödeme talep formu oluşturun.
Ödeme talebi API'sini entegre etmek için BT ekibinizle birlikte çalışmanız gerekebilir veya basit bir DIY formu da işinizi görebilir. Bunu biraz HTML ile bir web sayfasına yerleştirin ve voilà! Müşterileriniz, ödeme talebi API'si ile yapılan bu basit entegrasyon sayesinde portalı ziyaret edip ödenmemiş bakiyelerini ödeyebilirler.
Ödeme Talep Etmekten Kaçınmak İçin
Faturaları takip etmek zamanınızı en iyi şekilde kullanmak değildir ve müşterilerinizin de takip edilmeyi sevmediğini garanti edebiliriz. 👀
Aşağıdaki küçük değişikliklerle zahmeti en aza indirin ve ödeme taleplerinden kaçının:
- Ön ödeme isteyin: İşin kapsamını zaten biliyorsanız, işi tamamlamadan önce müşteriden ödeme yapmasını isteyin. Bu mümkün değilse, depozito veya peşinat isteyin
- Abonelik hizmetleri sunun: Her ay aynı düzeyde hizmet sunuyorsanız, kayıtlı karttan müşteriye düzenli abonelik ücreti tahsil edin
- Faturaları zamanında gönderin: Fatura göndermeyi ertelemeyin. Faturaları her zaman hızlı bir şekilde, proje müşterinin zihninde henüz tazeyken gönderin
- Ödeme planları sunun: Bazı müşteriler, özellikle büyük faturalar için ödeme yapmakta zorluk yaşayabilir. Bu durumda, taksitli ödeme yapmalarına olanak tanıyan ödeme planları sunun. Taksitler, müşterilere onlarla çalışmaya istekli olduğunuzu gösterir
Müşterilerden Ödeme Almak için Ödeme Talep Şablonları
Bu noktada, ödeme istemenin "tuhaf" hissini nasıl aşacağınızı biliyorsunuz. Ödeme talebi e-postaları için doğru kelimeleri bulmanın zor olduğunu biliyoruz, bu yüzden ödeme talebi şablonu kullanmak önemlidir.
ClickUp ödeme talebi şablonları
Neden ödeme formlarını ve sözleşmelerini biçimlendirmek için saatler harcayasınız? Ödeme talepleri için doğru dili kullanmak için ClickUp'ın şablonlarına güvenin — güzel renkler ve net biçimlendirme ile birlikte. ✨
İlk olarak, müşterilerinizin ClickUp Basit Ödeme Sözleşmesi Şablonunu imzalamasını sağlayın. Bu şablonu kullanarak ödemeleri izleyin, müşteri durumlarını takip edin ve kayıtlarınız için özel alanlar oluşturun.
ClickUp Ödeme Formu Şablonu, müşteri ödeme bilgilerini çevrimiçi olarak güvenli bir şekilde toplamanızı kolaylaştırır. Hatta, herkesi ödemeler hakkında güncel tutmak için otomatik uyarılar bile gönderir.
Ödeme verileriniz hakkında merak mı ediyorsunuz? ClickUp Ödeme Geçmişi Şablonu ile takip edin. Tüm müşteri ödeme ayrıntılarını ve tedarikçilere yaptığınız ödemeleri kaydedin. Şablon, zaman içinde ödeme verilerini izleyerek olası sorunları belirler ve finansal durumunuzun hızlı bir özetini sunar.
ClickUp AI ile ilgili ödeme ayrıntılarını içeren ödeme talepleri yazın
Sağlam şablonlar sağlam bir temel sağlasa da, nazik bir ödeme talebi e-postası yazmak zor olabilir.
Neyse ki, ödeme talebi mesajı yazmanıza hiç gerek yok. ClickUp AI'yı kullanarak, proje yönetimi platformunuzdan ayrılmadan nazik ama kararlı bir mesaj yazabilirsiniz. Bu özelliği kullanarak, ilişkileri bozmadan ihtiyaçlarınızı açıklayan e-posta dizileri, telefon metinleri ve metinler yazabilirsiniz.
Mevcut bir ödeme talebiniz varsa ve daha dostane bir üsluba sahip olması için düzenlemek istiyorsanız, ClickUp AI'dan sizin için analiz etmesini isteyin. Metin çok agresif geliyorsa, AI mesajı daha yumuşak hale getirmek için değişiklikler önerecektir.
ClickUp Formları aracılığıyla ödemeleri toplayın
Şık bir ödeme arayüzü mü arıyorsunuz? ClickUp Formlarını deneyin! Hızlı ödemeleri teşvik etmenin en hızlı yoludur ve müşterileriniz de bu kolaylığı takdir edeceklerdir.
ClickUp Formları, takımınızın görevlerine bağlanan yanıtları yakalar. Müşterileri, şık bir çevrimiçi portalda ödeme sürecinden geçirmek için özel bir form oluşturun. Ödeme almak, müşterilerinizin ödeme düğmesine basması kadar kolaydır.
Son çare: Bir avukat tutun
Bu noktada, iyi niyet oluşturmak ve müşterinizle iletişim kurmak için yapabileceğiniz her şeyi yaptınız. Müşteriniz ödemeyi yapmamakta ısrar ederse veya finansal yükümlülüklerini yerine getirmeyi açıkça reddederse, bir sonraki adım yasal işlem başlatmak olabilir.
Avukatınız, ödeme zamanında yapılmaması durumunda yasal yollara başvurulabileceğini belirten sert bir mektup gönderecektir. Çoğu durumda, yasal işlemlerden bahsetmek müşterilerin borçlarını ödemelerini sağlayabilir. Ancak dikkat: Bu, hesabınızı kaybetmenize neden olacaktır, bu yüzden bu kararı hafife almayın.
Avukat tutmak mali olarak mümkün değilse, küçük alacaklar mahkemesi yoluyla ödeme talep edebilirsiniz, ancak bu durum bulunduğunuz eyalete, sözleşme şartlarına ve ödeme tutarına bağlıdır.
Gecikmiş Ödemelere Elveda
Bazı profesyoneller, hak ettikleri ödemeyi istemekten çekinir ve bunun rahatsız edici olabileceğini anlıyoruz. Ödeme isteme konusundaki korkunuzu yenmek için bu kılavuzdaki ipuçlarını izleyin. Kibar ve profesyonel e-postalar gönderdiğiniz sürece, işinizi büyütürken ilişkinizi de koruyabilirsiniz.
Ödeme isteklerini kendiniz oluşturabilirsiniz, ancak zamandan tasarruf etmek ve iletişim sorunlarını önlemek istiyorsanız ClickUp'ı tercih edin. Şablonlar, AI araçları, formlar ve daha fazlası, ödeme isteklerini çocuk oyuncağı haline getirir, böylece siz de gerçekten önemli görevlere odaklanabilirsiniz. ClickUp'a kaydolun!