Faturayı gönderiyorsunuz. Ses yok.
Bir toplantı planlıyorsunuz. Birisi unutuyor.
Son tarihi takip edersiniz. Cevap gelmez.
Sinir bozucu, değil mi? İnsanlar umursamıyor değil, sadece sayısız öncelik arasında koşturuyorlar. İşte bu yüzden hatırlatıcı e-postalara ihtiyacınız var!
Doğru zamanda gönderilen bir hatırlatıcı e-posta, sessizliği onaylanmış bir ödeme, planlanmış bir arama veya tamamlanmış bir görev haline dönüştürebilir.
En iyi yanı ne mi? Sıfırdan yazmanıza gerek yok. Bu blog yazısında, profesyonel kullanımınız için kolayca düzenlenebilen ve özelleştirilebilen 12 hatırlatıcı e-posta örneği bulunmaktadır.
Ayrıca, hatırlatıcı e-postalar oluşturup bunları sizin için otomatik hale getiren bir araç da tanıtacağız. Hadi başlayalım!
Hatırlatıcı E-postalar Neden Önemlidir?
Zamanında gönderilen bir hatırlatıcı e-posta, çalışanlara bekleyen görevleri, yaklaşan etkinlikleri ve önemli son tarihleri hatırlatarak kaos ve operasyonel aksaklıkların olabildiğince önlenmesine yardımcı olur.
Hatırlatıcı e-postaların gerekli olmasının nedenleri şunlardır:
- Programları düzenli tutar: Toplantılar, etkinlikler ve proje zaman çizelgeleri, katılımcılara önceden hatırlatıldığında düzenli kalır
- Dönüşümleri artırır: Doğru zamanda gönderilen bir hatırlatıcı, potansiyel anlaşmaların soğumasını önler
- Son dakika iptallerini azaltır: Zamanında gönderilen hatırlatıcı e-postalar, insanların toplantılarını hatırlamasına yardımcı olur ve gerekirse önceden yeniden planlama yapma şansı verir, böylece toplantılara katılmama durumları azalır
- Operasyonel aksaklıkları önler: Zaman çizelgesi gönderimleri, onaylar ve raporlar gibi iç görevler, hızlı hatırlatıcı e-postalarla takip edilebilir
🧠 Biliyor muydunuz? Satışların %80'i, satışın gerçekleşmesi için ilk temastan sonra en az beş takip denemesi gerektirir.
Daha fazla bilgi: AI'yı E-posta Yazmak İçin Kullanma (Yönlendirmelerle)
Hatırlatıcı E-posta Nasıl Yazılır?
Hatırlatıcı e-posta yazmak sadece takip etmekle ilgili değildir; e-postanın zamanlamasını, tonunu ve yapısını doğru ayarlamak, e-postanın gözden kaçmasını engellemek için çok önemlidir.
1. Konuyu özetleyen bir konu satırı ile başlayın
Gereksiz ayrıntıları atlayın, konu satırınızı açık ve net tutun, böylece e-postanızın amacı hemen anlaşılsın.
Konu satırını kısa tutun (altı ila sekiz kelime) ve hemen dikkat çekmek için bir eylem fiili ekleyin (örneğin: gerekli eylem, hatırlatıcı veya takip).
✅ İyi bir hatırlatıcı e-posta konusu: Hatırlatma: Fatura #[Sayı] için ödeme tarihi doldu
❌ Kötü hatırlatıcı e-posta konu satırı: Fatura Hatırlatma
2. Selamlamayı kişiselleştirin
Aynı müşteriye gönderdiğiniz ilk veya yüzüncü hatırlatıcı e-posta olması fark etmez, her zaman kişiselleştirilmiş bir selamlama ile başlayın. Bu, büyük bir fark yaratır!
Alıcıya ismiyle hitap etmek, e-postayı ilgi çekici ve daha alakalı hale getirir. Hatta, daha profesyonel ve düşünceli bir üslup yaratarak yanıt alma olasılığını artırır.
✅ İyi selamlama: Merhaba [Adı]
❌ Kötü selamlama: Değerli müşterimiz
3. E-posta gövdesi oluşturun
Selamlamadan sonra hemen konuya girin.
İlk satır, okuyucunun geçmiş e-postaları aramasına gerek kalmayacak kadar yeterli bilgi içermelidir. Üç kısa paragrafta (her biri en fazla iki satır), amacınızı, anahtar bilgileri ve sonraki adımları açıkça belirtin.
✅ İyi Örnek: 27 Ocak Cuma günü saat 15:00 EST'de Zoom toplantımız olduğunu hatırlatmak isteriz
❌ Kötü Örnek: Umarım her şey yolundadır. Geçen hafta bahsettiğim içerik toplantısı hakkında kısa bir hatırlatma yapmak istedim. Herhangi bir değişiklik gerekirse bana haber verin
4. Net bir CTA ekleyin
Eğer eylem çağrınız (CTA) ilk üç paragrafta yer almıyorsa, şimdi eklemenin tam zamanı.
Cevap gerekiyorsa, cevap isteyin. Eylem gerekiyorsa, ödeme portalına, belge yükleme sayfasına veya planlama aracına doğrudan bağlantı verin.
✅ İyi örnek: Randevunuzu yeniden planlamak için buraya tıklayın: [Takvim Bağlantısı]
❌ Kötü örnek: Fırsat bulduğunuzda bir göz atın lütfen
5. Kibar kapanış sözleriyle bitirin
Cevap verilmesini rica eden kibar ve profesyonel bir notla bitirin, ancak gereksiz özürlerden kaçının. Kendinden emin ve net olun.
✅ İyi örnek: Yardıma ihtiyacınız olursa lütfen bana bildirin
❌ Kötü örnek: Cevabınızı bekliyoruz
İşte bu kadar — mükemmel hatırlatıcı e-postalar oluşturmanın anahtarı.
💡 Profesyonel İpucu: Mükemmel hatırlatıcı e-postalar yazmak için saatler harcamayın. ClickUp Brain ile, sadece bir komut girin ve tüm gereksinimlerinizi karşılayan, iyi yapılandırılmış, net ve eylem odaklı bir e-posta anında oluşturulsun.
📮ClickUp Insight: Bilgi çalışanlarının %83'ü takım iletişimi için öncelikle e-posta ve sohbeti kullanıyor.
Ancak, iş günlerinin neredeyse %60'ı bu araçlar arasında geçiş yapmak ve bilgi aramakla geçiyor. ClickUp gibi iş için her şeyi içeren bir uygulama ile proje yönetimi, mesajlaşma, e-postalar ve sohbetler tek bir yerde bir araya geliyor! Merkezileştirme ve enerji kazanma zamanı!
farklı Durumlar için 12 Hatırlatıcı E-posta Örneği
Farklı durumlar, farklı türde hatırlatıcılar gerektirir. Düzenlemeye, özelleştirmeye ve benzersiz ihtiyaçlarınıza göre uyarlayabileceğiniz 12 etkili hatırlatıcı e-posta şablonuna göz atın!
1. Yaklaşan bir toplantı için dostça hatırlatıcı e-posta
Haftaya önemli bir müşteri toplantınız mı var? Ya da 50 kişinin katılacağı aylık departmanlar arası toplantı mı? Zamanında gönderilen bir hatırlatıcı e-posta, herkese programlarını düzenlemek ve zamanında gelmek için yeterli zamanı verecektir.
İşte kullanabileceğiniz nazik bir hatırlatıcı şablon:
Konu: Aylık içerik takımı özeti: Cuma 15:00 Merhaba [Ad],
Aylık içerik toplantımızın [Tarih] saat [Saat] ([Saat dilimi]) tarihinde yapılacağını hatırlatmak isteriz. Toplantıda [Gündem Özeti] konularını ele alacağız, bu nedenle lütfen önceden ilgili materyalleri gözden geçiriniz.
Düzenli olmak için, henüz yapmadıysanız Google Takvim'de yerinizi işaretleyin. Toplantı için hazırlık için bir şeye ihtiyacınız olursa bana haber verin. Toplantıyı dört gözle bekliyorum!
Saygılarımızla,[Adınız][Pozisyonunuz][Şirket Adı]
💡 Profesyonel İpucu: Katılımcıların hazırlanmaları için zaman tanımak amacıyla toplantı hatırlatıcılarını en az 48 saat önceden göndermeyi düşünün.
2. Yaklaşan fatura için kibar bir hatırlatma e-postası
Düzenli ödeme yapan şirketler bile, gelen kutularının dolması ve günlük görevler nedeniyle faturaları gözden kaçırabilir. Hızlı ve kibar bir hatırlatma, dikkatlerini hemen faturanıza çekecek ve zamanında ödeme yapmalarını sağlayacaktır.
İşte kullanabileceğiniz bir ödeme hatırlatıcı e-posta şablonu:
Konu: #Fatura numarası için ödeme hatırlatıcısı
Merhaba [Müşterinin Adı],
Bu e-posta, [Fatura Sayısı] numaralı [Tutar] tutarındaki faturanızın [Son Teslim Tarihi] tarihinde ödenmesi gerektiğini hatırlatmak için gönderilmiştir. Referans olması için fatura ek dosyası olarak eklenmiştir.
Ödeme işlemi zaten gerçekleştirilmişse, lütfen bu mesajı dikkate almayınız. Aksi takdirde, mevcut seçeneklerimizden birini kullanarak ödemeyi tamamlayabilirsiniz: [Ödeme Bağlantısı], banka havalesi veya tercih ettiğiniz herhangi bir yöntem.
Bu konuyla ilgili herhangi bir endişeniz veya sorunuz varsa bana ulaşın.
Saygılarımızla,[Adınız][Pozisyonunuz][Şirket Adı]
💡 Profesyonel İpucu: Müşterilerinize ödemeyi gerçekleştirmeleri için yeterli süre tanımak amacıyla, ilk ödeme hatırlatıcısını son teslim tarihinden üç ila beş gün önce gönderin
3. Gecikmiş ödeme hatırlatıcı e-postası
Tekrar tekrar hatırlatma gönderilmesine rağmen, bazen en iyi müşterilerinizin bile faturaları ödenmez. Bu aşamada, hatırlatıcı e-postanın kesin ancak profesyonel olması gerekir. Hızlıca harekete geçmelerini vurgulayın ve ödeme yapılmazsa olası yasal sonuçları belirtin.
İşte gönderebileceğiniz son bir hatırlatıcı e-posta:
Konu: Acil: Vadesi Geçmiş Fatura #[Fatura Sayı] – Acil Eylem Gerekiyor
Merhaba [İsim],
Bu, [Son Teslim Tarihi] tarihinde vadesi gelen [Fatura Numarası] numaralı fatura ile ilgili son hatırlatmadır. Önceki hatırlatıcılara rağmen, ödemenizi henüz almadık.
Sözleşmemize göre, fatura bir hafta gecikirse yasal işlem başlatılabilir.
Gecikme ücretlerinden veya başka işlemlerden kaçınmak için, lütfen [Tarih] tarihine kadar mevcut ödeme seçeneklerinden birini kullanarak ödenmemiş tutarı ödeyin:[Ödeme Bağlantısı] | Banka Havalesi Bilgileri | Diğer Kabul Edilen Yöntemler
Ödeme işlemi zaten gerçekleştirilmişse, lütfen bu mesajı dikkate almayınız. Aynı konuyla ilgili herhangi bir endişeniz veya sorunuz varsa, lütfen bana ulaşın.
Saygılarımla,[Adınız][Pozisyonunuz][Şirket Adı]
💡 Profesyonel İpucu: Gecikmiş ödeme hatırlatıcılarını, alıcıların e-postalarını kontrol etme olasılığının daha yüksek olduğu sabah 9-11 arasında gönderin. Mesajınız gelen kutusunda kaybolabileceğinden, bu tür e-postaları hafta sonları göndermekten kaçının.
4. Son dakika etkinlik hatırlatıcı e-posta şablonları
Bir konferans veya ticaret fuarı mı düzenliyorsunuz? Son dakika hatırlatıcıları, katılımcıların günlerini planlamasına, zamanında gelmesine ve anahtar oturumlar ile ağ oluşturma fırsatlarına hazırlanmasına yardımcı olacaktır.
Yaklaşan etkinliğiniz için kullanabileceğiniz bir hatırlatıcı e-posta şablonu:
Konu: Son Hatırlatma: [Yıllık SEO Konferansı Bugün Başlıyor]
Merhaba [İsim],
Bugün [etkinlik adı] etkinliğinde [Saat] ([Saat dilimi])'da sizi ağırlamaktan mutluluk duyarız!
Etkinlik [Başlangıç Saati]'da başlıyor ve favori oturumunuzu kaçırmamanız için etkinlik programını ek dosya olarak ekledik.
Varışınızı kolaylaştırmak için [Check-in Link] bağlantısı mevcuttur ve yol tarifi için mekanın haritasını [Link] bağlantısında bulabilirsiniz. Araçla gelecekseniz, park yeri bilgileri [Link] bağlantısında mevcuttur.
Sizi orada görmek için sabırsızlanıyoruz. Buraya gelirken herhangi bir sorun yaşarsanız, [iletişim bilgileri] adresinden bana ulaşabilirsiniz.
Saygılarımızla,[Adınız][Pozisyonunuz][Şirket Adı]
💡 Profesyonel İpucu: Katılımcıların sorunsuz bir şekilde ulaşabilmeleri için hızlı check-in bağlantısı, mekan haritası veya otopark bilgilerini ekleyerek işlerini kolaylaştırın.
5. Yaklaşan bir toplantı/etkinlik için randevu hatırlatıcısı
Randevu almak bir şey, ancak müşterinin randevuya gelmesini sağlamak başka bir şeydir. Randevu hatırlatıcı (veya randevu tarihinden önce gönderilen birkaç hatırlatıcı), müşterilerin plan yapmasına yardımcı olur, son dakika iptallerini önler ve gerekirse randevuyu yeniden planlamaları için zaman tanır.
Müşteri toplantıyı onaylar onaylamaz kullanabileceğiniz hızlı bir hatırlatıcı e-posta örneği:
Konu: Onaylandı: [Tarih ve Saat] Randevunuz
Merhaba [İsim],
[Hizmet/Toplantı Adı] randevunuzun [Tarih] saat [Saat] ([Saat Dilimi]) için onaylandığını hatırlatmak isteriz.
📍 Konum: [Adres/Zoom Bağlantısı]⏳ Süre: [Toplantı Süresi]
Yeniden planlama yapmanız gerekiyorsa, 24 saat önceden şu bağlantıyı kullanarak bunu yapabilirsiniz: [Google Takvim Yeniden Planlama Bağlantısı]. Toplantımızı sabırsızlıkla bekliyoruz!
Saygılarımızla,[Adınız][Pozisyonunuz][Şirket Adı]
💡 Profesyonel İpucu: Yeniden planlama bağlantısı, müşterilerin randevularını haber vermeden atlamak yerine kolayca ayarlamalarını sağlar. ClickUp AI destekli Takvim'i kullanarak toplantıları ayarlayın, böylece müşterileriniz toplantıları kaçırmaz ve siz de değerli zamanınızı kaybetmezsiniz.
Daha Fazla Bilgi: Onay E-postası Nasıl Yazılır: Türleri ve Örnekleri
6. Gelmeyenler için hatırlatıcı e-posta
Hizmet sektöründe randevuya gelmeme durumu oldukça yaygındır. Kibar bir takip, konuşmayı açık tutar ve müşterinin randevusunu yeniden ayarlamasına olanak tanır. Ayrıca, müşterinin rezervasyon yaptığı randevulara uyması gerektiğini kibarca hatırlatır.
İşte ilk kez gelmeyenler için kullanabileceğiniz kibar bir hatırlatıcı e-posta.
Konu: Toplantıyı kaçırdınız mı? Yeniden planlayalım
Merhaba [ad],
Bugün [Toplantı Adı] toplantımıza katılamadığınızı fark ettim. Acil bir işiniz olduğunu anlıyorum, sizin için uygun başka bir zaman bulmaktan memnuniyet duyarım. Buradan yeniden planlayabilirsiniz: [Yeniden Planla Bağlantısı].
Nezaketen, bu sefer gelmeme ücretini almayacağım. Ancak, politikamıza göre, gelecekte kaçırılan randevular ücretlendirilebilir. Nasıl devam etmek istediğinizi bana bildirir misiniz?
Saygılarımızla,[Adınız][Pozisyonunuz][Şirket Adı]
💡 Profesyonel İpucu: İşinizde toplantılara katılmama oranını azaltmak için toplantıdan bir gün ve bir saat önce otomatik hatırlatıcılar göndermeyi düşünün.
7. Teklifin takibi için hatırlatıcı e-posta
Bir teklif gönderdiniz ama yanıt alamadınız mı? Müşterinin faizinin olmadığını varsaymak kolaydır, ancak durum böyle olmayabilir. Kısa bir takip e-postası, müşterilere teklifinizi hatırlatacak ve rahatsız edici olmadan dikkatlerini tekrar teklifinize çekecektir.
İşte kullanabileceğiniz bir hatırlatıcı e-posta şablonu:
Konu: Takip: [Proje/Hizmet Adı] için Teklif
Merhaba [İsim],
[Tarih] tarihinde [Proje/Hizmet Adı] ile ilgili olarak gönderdiğim teklifi inceleme fırsatınız oldu mu diye kontrol etmek için yazıyorum.
Hala karar veremediyseniz, sizin için daha uygun olacak değişiklikleri görüşmek üzere sizi arayabilirim. Herhangi bir sorunuz veya daha fazla bilgiye ihtiyacınız varsa, buradan cevap verebilir veya istediğiniz zaman bize ulaşabilirsiniz.
Görüşlerinizi bekliyoruz.
Saygılarımla,[Adınız][Pozisyonunuz][Şirket Adı]
💡 Profesyonel İpucu: Sık sık hatırlatıcı mesajlar ısrarcı olarak algılanabilir. Takip mesajlarınızı stratejik olarak aralıklarla gönderin. İlk mesajı tekliften 3-5 gün sonra gönderin, yanıt gelmezse bir hafta sonra tekrar takip edin. Kibar ve profesyonel bir üslup kullanın.
8. Aboneliği yenilemek için hatırlatıcı e-posta
Abonelik yenileme hatırlatıcısı, müşterilere erişimlerinin yakında sona ereceğini bildirir ve onlara kolay bir yenileme yolu sunar. Bu tür e-postalar genellikle hizmetlerini aylık ve yıllık aboneliklerle satan SaaS şirketleri için yararlıdır.
İşte takip edebileceğiniz hızlı bir hatırlatıcı e-posta:
Konu: Şimdi yenileyin: [Şirket Adı] Aboneliğiniz [XX] gün içinde sona eriyor
Merhaba [İsim],
[Şirket Adı]'nın [Plan] aboneliğinizin [Son Kullanma Tarihi] tarihinde sona ereceğini hatırlatmak isteriz. Hizmet kesintisi yaşamamak için, şimdi buraya tıklayarak aboneliğinizi yenileyebilirsiniz [Yenileme Bağlantısı].
Herhangi bir sorunuz veya yardıma ihtiyacınız olursa lütfen çekinmeden bize ulaşın. Olağanüstü hizmetlerimizle size hizmet etmek için sabırsızlanıyoruz.
Saygılarımla,[Adınız][Pozisyonunuz][Şirket Adı]
💡 Profesyonel İpucu: Yenileme oranlarını artırmak ve daha fazla müşteri elde etmek için sınırlı süreli indirim veya özel yenileme fırsatları sunun.
Daha Fazla Bilgi: Etkili E-posta Pazarlama için En İyi Damla Kampanya Şablonları
9. Müşteri anketini tamamlamak için hatırlatıcı e-posta
Müşteri geri bildirimleri çok değerlidir, ancak yanıt almak her zaman kolay değildir. Hatırlatıcı mesajlar, müşterileri baskı hissetmeden düşüncelerini paylaşmaya nazikçe teşvik eden kibar bir takip mesajı görevi görür.
Konu: Geri Bildirimlerinizi Bekliyoruz — Sadece Bir Dakikanızı Alır
Merhaba [İsim],
[ürün adı] ürünümüzden memnun olduğunuzu umuyoruz. Düşüncelerinizi ve deneyimlerinizi bizimle paylaşırsanız çok seviniriz. Geri bildirimleriniz, sevdiğiniz ürünleri iyileştirmemize ve sunmaya devam etmemize yardımcı olur.
Buradan hızlı anketi doldurun: [Anket Bağlantısı]
Sadece bir dakikanızı alacağına söz veriyoruz.
Saygılarımla,[Adınız][Pozisyonunuz][Şirket Adı]
💡 Profesyonel İpucu: Mobil cihazlara uyumlu bir anket oluşturun ve yanıtları artırmak için kısa ve anlaşılır tutun. Küçük bir indirim veya teşvik, daha fazla müşterinin katılımını sağlayacaktır.
10. Kaçırılan son tarih için hatırlatıcı e-posta
Büyük bir takımı yönetmek, özellikle son teslim tarihlerini izlerken zor olabilir. Gecikmeler çeşitli nedenlerle ortaya çıkabilir, ancak açık ve kesin bir hatırlatıcı, dikkatin yeniden odaklanmasını sağlayarak görevin önceliklendirilmesini garanti eder.
İşte bu tür durumlarda kullanabileceğiniz bir örnek hatırlatıcı e-posta:
Konu: Gerekli Eylem: [Görev/Proje] için Son Tarih Geçti
Merhaba [İsim],
[Tarih] tarihinde son teslim tarihi olan [Görev/Proje Adı] ile ilgili olarak takipteyim. Gecikmenin geçerli bir nedeni olabileceğini anlıyoruz, ancak durum hakkında bilgi almamız gerekiyor.
Bu proje çok önemlidir ve her şeyin sorunsuz ilerlemesi için programa uymak çok önemlidir. Mümkünse, daha fazla gecikme olmaması için [Yeni Son Tarih] tarihine kadar tamamlamak istiyoruz.
Herhangi bir engelle karşılaşırsanız veya ilerlemek için desteğe ihtiyacınız olursa lütfen bize bildirin. Güncellemenizi bekliyoruz.
Saygılarımla,[Adınız][Pozisyonunuz][Şirket Adı]
💡 Profesyonel İpucu: Kaçırılan bir son tarihi takip ederken, açık bırakmak yerine gerçekçi bir yeni son tarih verin. Bu, daha fazla gecikmeyi önlemeye yardımcı olur ve alıcının görevi önceliklendirmesini kolaylaştırır.
Daha Fazla Bilgi: İş Yerinde E-posta mı Sohbet mi: Takımınız İçin En İyisi Hangisi?
11. Bekleyen belgeleri göndermek için e-posta hatırlatıcı
İster uyumluluk, ister işe alım veya bir talebin işlenmesi için olsun, eksik evraklar işleri yavaşlatabilir. Net ve kibar bir takip, alıcının talebinize öncelik vermesini ve hızlı bir şekilde harekete geçmesini sağlayabilir.
İşte bu tür durumlarda gönderebileceğiniz mükemmel bir nazik hatırlatıcı e-posta:
Konu: Gerekli Eylem: [Amaç] için Bekleyen Belge Gönderimi
Merhaba [İsim],
Hala sizden [Belge Adı]'yı beklediğimizi hatırlatmak isteriz. Gönderi için son tarih [Son Teslim Tarihi] olup, sözleşme belgelerimizi işlemek için bu belgeye ihtiyacımız bulunmaktadır.
Bu e-postayı zaten gönderdiyseniz lütfen dikkate almayınız. Ancak, belgeleri henüz göndermediyseniz, lütfen bu bağlantıyı kullanarak yükleyiniz: [Yükle Bağlantısı].
Yardımcı olabileceğim herhangi bir sorgu veya sorun varsa, lütfen çekinmeden bana ulaşın.
Saygılarımla,[Adınız][Pozisyonunuz][Şirket Adı]
💡 Profesyonel İpucu: Belgeler 24 saat içinde alınmazsa takip için otomatik e-postalar ayarlayın.
12. Hızlı eylem için hatırlatıcı e-posta
Bir projenin, bir takım üyesinin girdisini beklediğiniz için durması durumunda, kibar ancak kararlı bir hatırlatıcı, işlerin ilerlemesine yardımcı olacaktır.
İşte nasıl yapacağınız:
Konu: [Proje Adı] için Görüşlerinizi Bekliyoruz
Merhaba [İsim],
Hızlı bir hatırlatma: [Proje Adı] projesindeki [belirli görev] ile ilgili görüşlerinizi hala bekliyorum. İşlerin ilerlemesi ve programa uyması için uzmanlığınız çok önemli.
Destek ihtiyacınız olursa veya gecikmelere neden olan herhangi bir sorun varsa lütfen bana bildirin. Mümkünse, ilerleyebilmemiz için [Yeni Son Tarih] tarihine kadar güncellemenizi alırsak çok seviniriz.
Görüşlerinizi bekliyoruz.
Saygılarımla,[Adınız][Pozisyonunuz][Şirket Adı]
💡 Profesyonel İpucu: Kibar ve takdir edici bir üslup kullanın. Nazik bir hatırlatma, karşı tarafın zamanına saygı gösterdiğinizi gösterir ve olumlu yanıt alma olasılığını artırır.
Bu örnekler olmasına rağmen, hatırlatıcı e-postalar yazmak en heyecan verici görev değildir. Özellikle de her gün yüzlerce e-posta göndermeniz gerektiğinde.
E-posta verimlilik araçlarıyla e-postaları otomatikleştirmek, nazik ve profesyonel bir üslubu korurken zaman kazanmanın tek yoludur.
ClickUp E-posta Hatırlatıcılarını Nasıl Kolaylaştırabilir?
Gelen kutunuz bir yapılacaklar listesi değildir, ancak kesinlikle öyleymiş gibi hissettirir. Bir takip e-postası hala taslaklar arasında, bir müşterinin son teslim tarihi yaklaşıyor ve gecikmiş bir fatura gecikmelere neden oluyor. Hepsini aynı anda halletmek imkansızdır.
E-posta iş akışınızı otomatikleştiren ve düzenleyen bir araca ihtiyacınız var. Dağınık e-postaları izlenebilir görevlere dönüştürmek için yapılandırılmış bir sistem sunan ve manuel takiplerin ve kaçırılan son tarihlerin kaosunu ortadan kaldıran iş için her şey uygulaması ClickUp'a giriş yapın. ClickUp ile yapılacaklar listenizi "ta-da" listesine dönüştürebilirsiniz! Nasıl olduğunu görelim.
ClickUp E-posta Proje Yönetimi Aracı
Ve bu platformun merkezinde ClickUp E-posta Proje Yönetimi Aracı yer almaktadır. E-postaları iş akışınızdan ayrı olarak ele almak yerine, bunları doğrudan görevlerinize ve projelerinize entegre eder.
Müşteri takipleri, proje güncellemeleri veya onay talepleri olsun, her şey tek bir yerde bağlantılı kalır ve gelen kutusu aşırı yüklenmez.
Şimdi, e-postalarınızı ClickUp ile entegre edin ve e-posta iş akışlarınızı otomatikleştirmek için şu adımları izleyin:
ClickUp Brain ile hatırlatıcı e-postalardan oluşan bir depo oluşturun
Her seferinde sıfırdan hatırlatıcı e-postalar yazmak sıkıcı ve verimsizdir. ClickUp Brain, her durum için anında profesyonel e-postalar oluşturarak e-posta oluşturma sürecindeki tahminleri ortadan kaldırır.
İşte nasıl işliyor:
✅ Anında e-postalar oluşturun: Herhangi bir görevin Yorum bölümüne, Brain'i açmak için "/E-posta yaz" komutunu girin. İş akışınızdan hiç çıkmadan yeni bir e-posta oluşturabilir veya mevcut bir e-postaya yanıt verebilirsiniz
✅ E-posta şablonlarını kaydedin ve yeniden kullanın: Sık kullandığınız e-postaları ClickUp Belgelerinde saklayarak yapılandırılmış bir e-posta hatırlatıcı şablon deposu oluşturun
ClickUp Takip E-postası Şablonu
Daha da iyisi, sektörlerde kullanılan 10'dan fazla yaygın örnek içeren ClickUp Takip E-postası şablonunu kullanarak zaman kazanın.
Özetle,
- Tüm takip e-postası şablonlarını merkezileştirin: Ödeme hatırlatıcıları, toplantı kontrolleri veya müşteri iletişimi gibi farklı senaryolar için yapılandırılmış yanıtlar saklayın
- Takip işlemlerini kolaylıkla izleyin: Ne zaman ve kimi takip etmeniz gerektiğini tam olarak bilin, fırsatları kaçırmayın
- Zamanında yanıtlar için hatırlatıcılar ayarlayın: Bekleyen yanıtları veya gecikmiş mesajları asla gözden kaçırmayın
- Her takip e-postası hedefi için bir proje oluşturun: Farklı iş ihtiyaçlarına göre takip görevlerini yapılandırın ve düzenleyin
Aynı e-postaları tekrar tekrar yazmak yerine, ilgili e-posta şablonunu açın, ayrıntıları değiştirin ve gönderin.
E-posta iş akışını kolaylaştırmak için otomasyonları ayarlayın ve özelleştirin
ClickUp Otomasyonları, özel alanlar, tetikleyiciler ve eylemler ayarlamanıza olanak tanır, böylece takip ve gönderimleri manuel olarak yapmanız gerekmez. Yapacak işleriniz ne olursa olsun, otomasyon e-postalarınızın zamanında ve zahmetsizce gönderilmesini sağlar.
E-posta otomasyonunu nasıl kuracağınız aşağıda açıklanmıştır:
- İstediğiniz konuma gidin: Otomasyonun uygulanmasını istediğiniz Alan, Klasör veya Listeye gidin
- "Otomasyonlar"a erişin: Sağ üst köşede "Otomasyon Yöneticisi"ni tıklayın
- "E-posta Otomasyonları"na göz atın: Üstteki "Göz at"ı tıklayın, ardından sol kenar çubuğundan "E-posta"yı seçin
- Otomasyon seçin veya oluşturun: Önceden var olan bir e-posta otomasyonunu seçin veya tetikleyiciler ve eylemler ayarlayarak özel bir otomasyon oluşturun
- E-posta ayrıntılarını yapılandırın: Göndermek için e-posta hesabını seçin ve konu ve gövdeyi özelleştirin. Her e-postayı kişiselleştirmek için görev adı, son teslim tarihi veya atanan kişiler gibi dinamik alanlar ekleyebilirsiniz
- Kaydet ve etkinleştir: Yapılandırdıktan sonra otomasyonu kaydedin. Artık tanımlanan tetikleyicilere göre otomatik olarak çalışacaktır
ClickUp E-posta Otomasyon Şablonu
ClickUp E-posta Otomasyon Şablonu, otomasyonları ClickUp çalışma alanınıza kolayca entegre edebileceğiniz için otomasyonları daha da kolaylaştırır. Bu şablon, sorunsuz takip ve hatırlatıcılar için önceden oluşturulmuş tetikleyiciler, eylemler ve kontrol listeleri içerir.
İşte nasıl yardımcı olur:
- Otomatik e-postalar için görevler oluşturun: Takip e-postalarını eyleme geçirilebilir ClickUp Görevlerine dönüştürerek düzenleyin ve yönetin
- E-posta tetikleyicileri için kurallar belirleyin: Görev durumuna, son teslim tarihlerine veya özel koşullara göre e-postaların ne zaman gönderileceğini tanımlayın
- E-posta içeriği üzerinde işbirliği yapın: Otomatik e-postaları göndermeden önce takımınızla birlikte taslak hazırlayın, düzeltin ve kişiselleştirin
- Performansı izleyin ve takip edin: Her şeyin sorunsuz bir şekilde ilerlediğinden emin olmak için gönderilen e-postalar, takipler ve yanıtlar hakkında güncel bilgilere sahip olun
Daha fazla bilgi: Outlook'ta e-posta şablonları nasıl oluşturulur?
E-posta performansını izleyin ve optimize edin
E-posta iş akışlarınızı otomatikleştirdikten sonra, sonuçlara ulaştıklarından emin olmak için verimliliklerini izleyin. ClickUp Gösterge Panellerini kullanarak takipleri izleyin, etkileşimi analiz edin ve otomasyon kurallarını iyileştirin. Yanıtlar düşükse, daha iyi bir etki elde etmek için zamanlamayı, konu satırlarını veya e-posta içeriğini ayarlamayı düşünün.
Hatırlatıcı E-postalar için En İyi Uygulamalar
Bu blog yazısını bitirmeden önce, e-posta hatırlatıcılarınızın maksimum etkileşim sağlaması için en iyi uygulamalardan bazılarını paylaşmak istiyoruz:
- AI ile kişiselleştirin: Alıcının adını kişiselleştirmekten öteye geçin. AI'yı kullanarak geçmiş davranışlara, tercihlere ve etkileşim geçmişine göre e-posta hatırlatıcıları yazın ✅
- Spam tetikleyicilerinden kaçının: Acil, Sınırlı süreli teklif gibi kelimeler ve !, $ gibi aşırı işaretler veya emojiler, e-postanızın spam olarak işaretlenmesine neden olabilir ✅
- Bağlamı korumak için e-posta konuları kullanın: Her seferinde yeni bir e-posta göndermek yerine, aynı konu başlığı altında yanıt vererek geçmiş etkileşimlerin görünür olmasını sağlayın ✅
- E-postanızı kolay okunur hale getirin: E-postayı madde işaretleriyle bölün ve gerektiğinde kalın metin kullanın ✅
- Doğru zamanı seçin: Hatırlatıcıları en uygun zamanlarda gönderin, örneğin etkinlikten 24 saat önce veya son tarihten birkaç gün önce ✅
ClickUp ile iş hatırlatıcı e-postalarını otomatikleştirin
Doğru hatırlatıcı e-posta, alıcının harekete geçmesini sağlar.
Hatırlatıcılar göndermek, bitmeyen bir iş gibi gelebilir, ancak böyle olmak zorunda değildir.
ClickUp ile tüm süreci otomatikleştirebilirsiniz: e-postalarınızı entegre edin, farklı senaryolar için tetikleyiciler ayarlayın ve AI'nın saniyeler içinde net ve profesyonel hatırlatıcılar oluşturmasına izin verin.
Artık manuel takip yok. Artık kaçırılan fırsatlar yok. Her şeyi yolunda tutan zahmetsiz otomasyon.