Önemli bir e-posta göndermek üzeresiniz. Ama sonra duruyorsunuz. Alıcılarınıza kişisel olmayan bir şekilde hitap etmeden veya kimseyi atlamadan nasıl hitap edebileceğinizi merak ediyorsunuz
Çok resmi olursanız, robot gibi konuşma riski vardır.
Çok samimi olursanız, profesyonelce görünmeyebilirsiniz.
Bir grup iş arkadaşınıza e-posta gönderiyor veya müşterilere bir proje güncellemesi gönderiyor olsanız da, doğru üslubu kullanmanız gerekir.
Bir e-postada birden fazla kişiye nasıl hitap edeceğinizi merak ediyorsanız, grup e-postalarınızın kusursuz olmasını sağlamak için bazı görgü kurallarına göz atalım. ✉️
Bir e-postada birden fazla kişiye hitap etme
Bir e-postada birden fazla kişiyi ne zaman eklemeniz gerektiğini bilmek biraz dengeleme gerektiren bir işlem olabilir.
⭐ Öne çıkan şablon
Bir e-postada birden fazla kişiye nasıl hitap edeceğinizi tahmin etmekten bıktınız mı? Ayrıntıları halletmek için ClickUp'ın ücretsiz E-posta Otomasyon Şablonunu deneyin, böylece güvenle yazabilir ve stressiz bir şekilde gönderebilirsiniz.
Herkesi bilgilendirmek istersiniz, ancak gereksiz yanıtlarla gelen kutularını aşırı yüklemek sinir bozucu olabilir. Peki, ne zaman "tümüne yanıtla" seçeneğini kullanmak veya baştan itibaren birden fazla alıcı eklemek uygundur?
İşte bazı yaygın senaryolar:
- Takım güncellemeleri: Tüm takımınızı proje ilerlemesi, son tarihler veya şirket haberleri hakkında bilgilendirin
- Grup projeleri: Ortak bir girişim veya görevde birden fazla paydaşla ortaklık kurma
- Departmanlar arası iletişim: Farklı takımlar veya departmanlar arasındaki çabaları koordine etme
- Müşteri iletişimi: Proje durumu veya teslim edilecekler hakkında birden fazla müşteri iletişim bilgisini güncelleme
- Geri bildirim istekleri: Bir teklif veya belge hakkında farklı takım üyelerinden görüş istemek
- Etkinlik planlama: Toplantılar, konferanslar veya takım oluşturma etkinlikleri düzenleme
- Tedarikçi yönetimi: Tek bir proje üzerinde birden fazla tedarikçi temsilcisiyle iletişim kurma
- Acil durumlar: Bir e-posta veya mesajın acil olarak ilgilenilmesi ve hızlı bir şekilde çözülmesi gerektiğinde
💡 Profesyonel İpucu: Bir e-postayı yanıtlamak iki dakikadan az sürüyorsa, hemen yanıtlayın. Bu, küçük görevlerin birikmesini önler ve Gelen Kutusu'nuzu boş tutmanıza yardımcı olur.
Bir e-postada birden fazla kişiye doğru şekilde hitap etmenin önemi
Bir e-postada birden fazla alıcıya doğru şekilde hitap etmek, etkili e-posta iletişimi ve profesyonel görgü kurallarını korumak için çok önemlidir. Bu, her üyenin rolüne saygı gösterir ve onların kendilerini önemsendiğini hissetmelerini sağlar.
Unutmayın, alıcıları doğru şekilde hitap etmek, onların katılım düzeylerini ve beklenen eylemleri anlamalarına yardımcı olur, karışıklığı ortadan kaldırır ve yanıt oranlarını artırır.
Ayrıca, istenmeyen "Tümüne Yanıtla" yanıtları veya yanlışlıkla birilerini hariç tutma gibi olası hataları da önler.
E-posta iletişiminde kişiselleştirme
Birden fazla kişiye hitap ederken bile e-postaları kişiselleştirmek, profesyonellik ve samimiyet katar.
Kişisel isimleri eklemek veya grupla olan ilişkinize göre selamlamayı özelleştirmek, alıcıların genel bir e-posta bombardımanının parçası değil, değer verildiğini hissetmelerini sağlar.
Kişiselleştirme, e-postalarınızın etkileşim oranlarını artırır ve kişisel olmayan veya soğuk gelen e-postaları önlemeye yardımcı olur.
💡 Profesyonel İpucu: Birden fazla kişiye e-posta gönderirken, konu satırının açık olduğundan emin olun. Bu, alıcıların e-postanın içeriğine hızlı bir şekilde göz atmalarını ve buna göre yanıt verip vermemeyi seçmelerini sağlar.
Bir e-postada birden fazla kişiye nasıl hitap edilir
Bir e-postada birden fazla alıcıya hitap etmek, profesyonellik, netlik ve kapsayıcılığı sağlamak için dikkatli mesajlaşma gerektirir.
E-postada birden fazla kişiye hitap ederken akılda tutulması gereken bazı en iyi uygulamalar şunlardır:
1. Selamlamalarda bireysel isimler veya grup isimleri kullanın
Tek bir e-posta ile birden fazla kişiyle iletişim kurarken, selamlamada kişilerin isimlerini kullanmak daha kişisel ve ilgi çekici olabilir.
Örneğin, "Merhaba takım" demek yerine, grup küçükse "Merhaba Richa, Shawny ve Jason" yazın, böylece herkes doğrudan yanıt alır.
Bu yaklaşım, her alıcıyı tanımak ve daha kişisel bir bağlantı kurmak için zaman ayırdığınızı gösterir.
Ancak, daha büyük gruplar için, özellikle mesajın herkesle ilgili olduğu durumlarda, "Merhaba Pazarlama Departmanı" veya "Sevgili Takım" gibi grup adları kullanmak kabul edilebilir.
Bu, birden fazla alıcıya selam vermek istediğinizde sıkıcı e-postalardan sizi kurtarır.
Ayrıca, gelen kutusu yönetim araçlarını ve e-posta şablonlarını kullanarak e-postaları belirli gruplara göre daha iyi kategorilere ayırabilirsiniz.
2. E-posta gövdesinde cinsiyet ayrımı yapmayan bir dil kullanın
E-postanızın gövdesinde kapsayıcı, cinsiyet ayrımı yapmayan bir dil kullanmak, saygılı bir üslup sergilemenizi sağlar. Böylece, bir kişinin cinsiyeti hakkında varsayımlarda bulunmaktan kaçınabilir ve çeşitlilik içeren bir profesyonel ekosistemde kapsayıcılığı teşvik edebilirsiniz.
Örneğin, "erkekler" gibi cinsiyete özgü terimler yerine "herkes", "takım", "tüm" veya "arkadaşlar" gibi tarafsız alternatifleri tercih edin
Ayrıca, cinsiyeti bilinmeyen birine atıfta bulunurken veya genel olarak konuşurken, "o" veya "o" yerine "onlar" kelimesini kullanın. Bu basit değişiklik, varsayımlarda bulunmanızı önler ve alıcıların kendilerini daha fazla tanınmış hissetmelerini sağlar.
Benzer şekilde, "başkan" veya "satış elemanı" gibi cinsiyete özgü iş başlıklarından kaçının ve bunun yerine "başkan" veya "satış elemanı" gibi başlıkları tercih edin
3. Uygun olduğunda kişilere isimleriyle hitap edin
Çoğu durumda, belirli eylemler veya sorumluluklar gerektiğinde e-postanın gövdesinde kişilerin adlarını belirtmek akıllıca bir davranıştır. Bu tür alışkanlıklar, özellikle proje yönetimi ayarlarında, hangi takım üyesinin hangi eylemi gerçekleştireceği konusunda belirsizliği önler.
Örneğin, tüm takım için bir satış projesiyle ilgili güncelleme gönderiyorsunuz. İki çalışana satış izleme ve takip görevlerini atamak için onları isimleriyle özellikle adreslemeniz gerekiyor.
Örneğin, "George, sunum slaytlarını Cuma gününe kadar tamamlayabilir misin?" veya "Sevgili John, son düzenlemeler için tasarım takımıyla koordinasyonunu sağla."
İsimlerini açıkça belirtmezseniz, birden fazla alıcı göreve atlayarak karışıklık ortaya çıkabilir ve takımınızda dağınık, belirsiz beklentiler ve sorumluluklar oluşabilir.
👀 Bonus Okuma: Gelen Kutunuzu Yönetmek için 10 Harika Gmail Püf Noktası
4. Gerekli olmadıkça bir gruba isimle hitap etmekten kaçının
Grup e-postalarında alıcıları tek tek adlandırmak birçok durumda yararlı olabilir, ancak gereksiz veya garip de olabilir.
E-posta, herkesi eşit şekilde ilgilendiren genel bir güncelleme veya duyuru ise, özellikle selamlamada kişileri isimleriyle hitap etmeye gerek yoktur. Bu, mesajınızın akıcı olmasını sağlar ve gereksiz karmaşayı önler.
Örneğin, bireysel üyelerden belirli bir eylem gerektirmeyen, departman genelinde bir güncellemede, "Merhaba takım" veya "Sevgili iş arkadaşlarım" gibi basit bir selamlama işi gayet iyi görünecektir.
Birden fazla alıcıya e-posta gönderirken, tüm alıcıların e-postanın içeriği ile ilgili bir rolünün olması da önemlidir.
5. Resmi ve gayri resmi selamlamalar arasında seçim yapmak için bağlamı göz önünde bulundurun
E-postanızın içeriği, gayri resmi veya resmi bir selamlamanın uygun olup olmadığını belirler.
Bir müşteriye veya kuruluşunuzun üst yönetimindeki daha üst bir yetkiliye e-posta gönderirken genellikle daha resmi bir selamlama beklenir. Saygılı bir yaklaşım için "Sayın Bay Smith" veya "Sayın Bayan Woodward" ifadesini kullanabilirsiniz.
Genellikle, iş arkadaşlarınızla iç iletişimde daha samimi bir üslup kullanmak kabul edilebilir. Bu durumlarda "Merhaba takım" veya "Herkese merhaba" gibi ifadeler işe yarar ve samimi, ulaşılabilir bir ortam yaratır.
Ayrıca, e-postalarda bile profesyonel ve kişisel etkileşimleri ayrı tutmaya özen gösterin.
Hatırlatıcı: Bunlar genel kurallar olmakla birlikte, şirketinizin kültürünü ve alıcının rolünü göz önünde bulundurmanız önemlidir. Şüpheye düştüğünüzde, fazla samimi olmaktansa fazla resmi olmayı tercih edin, çünkü fazla samimi olmaktansa fazla nazik olarak algılanmak daha iyidir.
ClickUp ile Grup E-posta İletişimini Kolaylaştırma
Grup e-posta iletişimlerini yönetmek, aynı anda çok fazla topu havada tutmaya benzeyebilir. E-postalar kaybolur, takipler atlanır ve görevler dağınık ve belirsiz hale gelir.
En iyi e-posta yönetimi stratejilerini ve özelliklerini içeren bir proje yönetimi aracı bu konuda yardımcı olabilir.
Görevler, zaman çizelgeleri, beyaz tahtalar, akış şemaları ve daha fazlasını içeren tüm e-posta iletişimleri için tek noktadan iletişim kanalı olarak tasarlanan ClickUp'ı düşünün.
E-posta görev yönetimi ve grup iletişimi konusunda nasıl bir adım öteye geçtiğini görelim:
E-posta proje yönetimi
İlgili e-postaları doğrudan platform içinde eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürmek için ClickUp'ın E-posta Proje Yönetimi'ni deneyin. E-postalarınızı ve görevlerinizi merkezileştirir, böylece gelen kutunuz ve proje yönetimi araçları arasında geçiş yapmanız gerekmez.
📮 ClickUp Insight: Profesyonellerin %54'ü işle ilgili bilgileri bulmak için e-postaya güveniyor, ancak e-postalar kaybolabilir, konular kaybolabilir ve anahtar ayrıntılar gözden kaçabilir. ClickUp E-posta Proje Yönetimi ile e-postaları doğrudan görevler içinde gönderebilir, alabilir ve izleyebilir, dağınık gelen kutularını eyleme geçirilebilir, organize işlere dönüştürebilirsiniz. Artık arama yapmanıza gerek yok, sadece sorunsuz bir şekilde işlerinizi halledin.
Görevler veya proje güncellemeleri içeren bir grup e-postası aldığınızda, bu e-postalardan sadece birkaç tıklama ile kolayca görevler oluşturabilirsiniz. Bu, takım üyelerinizin proje çalışma alanı içinde görevlerini izlemelerine ve yönetmelerine olanak tanıyarak yanlış anlaşılmaları önler.
Ayrıca şunları da yapabilirsiniz:
- E-postaları ve görevleri otomatikleştirin
- E-postaları görevlere ve alt görevlere bağlayın
- E-posta verileri aracılığıyla yanıtları ve gönderileri planlayın
- Platform içinden e-posta bildirimlerine yanıt verin
Ayrıca okuyun: Yeni Özellik: ClickUp'ta E-posta
Gmail ile entegrasyon
ClickUp'ın Gmail Entegrasyonu, e-posta iletişimini doğrudan ClickUp içinde yönetmek için mutlaka denemeniz gereken bir özelliktir.
E-postaları kolayca yorumlara dönüştürebilir veya belgelere gömebilir, böylece takımlar arası işbirliğini kolaylaştırabilirsiniz. Bu özellik, yüksek e-posta hacmiyle uğraşan kişiler için özellikle yararlıdır ve e-postaları kolaylıkla eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürmenizi sağlar.
Gmail entegrasyonları, gelen kutunuzu düzenlemenize yardımcı olarak e-posta karmaşasına çok ihtiyaç duyulan netliği getirir. Ayrıca, e-posta konuşmalarını doğrudan proje zaman çizelgenize bağlayarak önemli ayrıntıları veya eylem öğelerini asla kaçırmamanızı sağlar.
Bu, sekme arasında geçiş yapma ihtiyacını azaltmanın ve verimliliği artırmanın basit bir yoludur.
Ayrıca okuyun: 10 Google Çalışma Alanı Alternatifi
E-posta otomasyon şablonları
ClickUp E-posta Otomasyonu Şablonu, proje güncellemeleri veya son tarih hatırlatıcıları göndermeniz gerektiğinde iletişimi basitleştirir.
İster haftalık e-posta güncellemelerini birden fazla paydaşa gönderiyor ister takımınız tarafından dikkate alınması gereken müşteri geri bildirimlerini iletiyor olun, bu şablon bu tür e-postaların gönderilmesini planlar ve otomatikleştirir.
Ayrıca, tetikleyicileri ayarlamaktan düzen ve tasarımı iyileştirmeye kadar tüm e-posta otomasyon sürecini görselleştirebilirsiniz. Bu yaklaşım, manuel çaba ihtiyacını azaltır ve takımınızın zamanını serbest bırakarak yüksek öncelikli işlere odaklanmalarını sağlar.
Ayrıca okuyun: Gmail'de E-posta Şablonları Oluşturma
E-posta Etiketi Temelleri: Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler
E-posta etiketi, müşterileriniz ve iş arkadaşlarınızla ilişkilerinizi güçlendirebilecek veya zedeleyebilecek önemli bir beceridir. E-posta, iş arkadaşlarınıza gönderdiğiniz kısa bir not veya bir müşteriye gönderdiğiniz resmi bir mesaj olsun, temel e-posta etiketi kurallarına uymak doğru üslubu belirler ve yanlış anlamaları önler.
İşte bunlardan birkaçı:
Yapılması gerekenler
- ✅ Açık ve öz olun: Meşgul profesyoneller uzun e-postaları okumak için zamanları yoktur ve mesajınızın açık ve kısa olmasına güvenirler. Netlik için ilgili bir konu satırı ekleyin
- ✅ Uygun selamlamalar kullanın: Alıcıyla olan ilişkinizin resmiyetine uygun bir selamlama ile başlayın
- ✅ CC ve BCC'yi uygun şekilde kullanın: CC (Karbon Kopya), konuşmaya dahil olması ve yanıtları görmesi gereken kişiler içindir. BCC (Gizli Karbon Kopya), alıcıların adreslerini gizli tutmak ve uzun alıcı listelerini önlemek için toplu e-postalarda kullanılabilir
Yapılmaması gerekenler
- 🚩 Tüm harfleri büyük yazmaktan kaçının: Bu, dijital ortamda bağırmakla eşdeğer kabul edilir ve agresif ve profesyonel olmayan bir izlenim bırakabilir
- 🚩 Ünlem işaretlerini fazla kullanmayın: E-postada ünlem işaretlerinin kullanımını sınırlayarak profesyonel bir üslup kullanın
- 🚩 Gayri resmi dil kullanmaktan kaçının: Ağapça ve emojiler, profesyonel veya resmi ayarlarda, özellikle ilk iletişimde en aza indirilmelidir
En önemlisi, takımlarınızın verimli bir şekilde iletişim kurmasına yardımcı olmak için ClickUp gibi e-posta yönetim araçlarından yararlanın. ClickUp, e-postaları birleştirmenize, görevleri yönetmenize ve herkesi bilgilendirmene yardımcı olur, böylece sonsuz e-posta zincirlerinden kurtulabilirsiniz.
💡 Profesyonel İpucu: Paylaşılan gelen kutusu yazılımı (ClickUp gibi), birden fazla takım üyesinin aynı e-posta hesabına erişip yönetmesine olanak tanır, böylece işbirliğini geliştirir ve hiçbir mesajın cevapsız kalmamasını sağlar.
ClickUp ile Standart E-posta Yanıtlarını Otomatikleştirin
Nihai hedef, profesyonel ve saygılı bir dil kullanmak, CC ve BCC'yi doğru şekilde kullanmak, kibar bir üslup kullanmak ve e-postaları kısa tutmak gibi basit kurallara uyarak e-postada birden fazla kişiye hitap etmektir.
ClickUp gibi bir yazılımı proje ve e-posta yönetim araç setinize ekleyerek, ek üçüncü taraf araçlara olan ihtiyacı ortadan kaldırabilirsiniz.
İş akışlarını kolaylaştırmaktan grup iletişimlerinde yüksek kalite standartlarını korumaya kadar, ClickUp gereksiz e-posta alışverişlerini önlemenizi sağlar.
Gelen kutunuzun dijital bir çöplüğe dönüşmesine izin vermeyin! Temiz ve düzenli tutun.