Şirket politikaları, etkili bir organizasyon kültürü oluşturmanıza, işyerindeki olayları yönetmenize, uyumluluğu sağlamanıza, risk yönetimini mümkün kılan ve olumlu bir iş ortamı yaratmanıza yardımcı olur.
Ancak şirket politikalarını hazırlamak zorlu bir iş olabilir. Yasal gereklilikleri kontrol etmeniz, politikayı şirketin kültürü ve değerleriyle uyumlu hale getirmeniz, çeşitli paydaşların ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmanız ve daha pek çok şey yapmanız gerekir.
Dolayısıyla, etkili şirket politikaları oluşturmak için ayrıntılı ancak basit yollar arayan bir İK yöneticisi veya iş sahibiyseniz, doğru yerdesiniz.
Politika taslakları hazırlamak için adım adım bir kılavuz, şirket politikası örnekleri ve politika oluşturma sürecini hızlandırmanıza yardımcı olacak ipuçları ve araçlar hazırladık.
Ama önce şirket politikalarının ne olduğunu tartışalım.
Şirket Politikaları Nedir?
Şirket politikaları, işyeri kurallarını ve düzenlemelerini açıklayan çerçevelerdir. Potansiyel iş sorunlarını yönetmek için uygulamaları ve yönergeleri tanımlar. Şirket politikaları, çalışanların, işverenlerin ve tüm ilgili paydaşların nasıl davranması ve şirketin işlerini nasıl yürütmesi gerektiğini belirler. Farklı senaryolarda herkesin eylemleri için net beklentiler belirler.
- Etik kuralları ve profesyonel sınırları belirleyerek, şirket politikaları işyerinde olayların önlenmesine ve çalışanların ve işverenlerin krizleri yönetmesine yardımcı olur
- Bu politikalar ayrıca hassas verilerin korunmasını sağlar, adaleti teşvik eder, sorunsuz değişiklik yönetimini kolaylaştırır ve bilinçli karar almayı mümkün kılar
- Bir iş büyüdükçe, şirket politikaları süreç standardizasyonu ve verimlilik artışı sağlar. Prosedürleri netleştirir ve çalışanların müşterilere tutarlı bir şekilde değer sunmayı anlamalarını sağlar
- Şirket politikaları ayrıca kurumsal değerlere ve yasal düzenlemelere uyumu artırır
Bu politikalar sayesinde, proje uyumluluğu ve güncellenen yasalar ile sektörün en iyi uygulamalarına dayalı değişiklik politikaları dahil olmak üzere mevcut uyumluluk ortamını gözden geçirebilirsiniz.
Şirket politikası türlerine genel bakış
Şirket politikanızda bulunması gereken birkaç standart politika şunlardır:
İşyerinde sağlık ve güvenlik
İş sağlığı ve güvenliği prosedürleri ve politikaları, iş kazalarını önlemek için prosedürler belirler. ABD'de federal bir kurum olan İş Güvenliği ve Sağlığı İdaresi (OSHA), çalışanları korumak ve güvenli bir iş yeri oluşturmak için yönergeler belirler. Örneğin, tehlikeli maddeleri kullanma, şikayette bulunma, ciddi yaralanma ve ölümleri bildirme gibi adımları içerir.
Çalışan davranış kuralları
Çalışan davranış kuralları, çalışanların iş yerinde nasıl davranması gerektiğini belirler. Kıyafet kuralları, hesap verebilirlik, yasalara uyum, veri güvenliği, gizlilik, cinsel taciz, madde bağımlılığı ve hatta çalışma saatleri içinde sosyal medya kullanımı ile ilgili belirli kuralları özetler.
💡Profesyonel İpucu: Kuruluşunuzda henüz sağlam bir davranış kuralları politikası oluşturmadıysanız, davranış kuralları şablonlarını kullanarak çalışanların davranışları ve şirketinizin değerleriyle uyumlu saygılı işyeri uygulamaları için uygun yönergeler oluşturun.
Fırsat eşitliği politikası
Eşit fırsat politikası, şirketin tüm mevcut ve gelecekteki çalışanları için geçerlidir. Bu politika, şirketin ayrımcılık yapmadan eşit istihdam fırsatları sağlama konusundaki taahhüdünü vurgular.
Bu politika, ırk, din, renk, cinsiyet, milliyet veya engellilik temelinde işyerinde ayrımcılığı önleyen ABD Eşit İstihdam Fırsatı (EEO) yasalarına uygundur. Eşit fırsat politikası, şirket içinde kapsayıcılık ve çeşitliliği sağlamak için gereklidir.
Çalışanlara yönelik disiplin işlemleri
Disiplin politikası, çalışanların suistimali, düşük performans veya kural ihlallerine karşı işverenlerin alabileceği uygun disiplin cezalarını özetler. Küçük ihlaller için uyarılar, düşürme, askıya alma ve ciddi ihlaller için işten çıkarma gibi çeşitli cezaları kapsar.
Devam ve izin politikası
Devam ve izin politikası, çalışanların pozisyonlarına göre ne kadar izin alabileceklerini, izin talebinde bulunma yöntemlerini, kime başvurmaları gerektiğini ve onay sürecini ayrıntılı olarak açıklar. İzin politikaları ayrıca şirket izin türleri, tahakkuklar, zorunlu izinler, esnek izinler ve daha fazlası hakkında ayrıntılı bilgiler içerir. Devam ve izin politikası, çalışanların programlara uymasını sağlar.
Hibrit ve uzaktan çalışma politikası
Bu politika, çalışanların evden ve işyerinde nasıl çalıştıklarını düzenler. Gallup Anket Raporu 2024'e göre, ABD'deki çalışanların %27'si uzaktan çalışıyor ve %53'ü karma ortamlarda çalışıyor. Bu nedenle, aşağıdaki gibi soruları yanıtlayan bir uzaktan ve karma çalışma politikasına sahip olmanız gerekir:
- Çalışanlar ev ofislerinden nasıl çalışabilir?
- Ne zaman oturum açmaları beklenir?
- Herkes kendi çalışma saatlerini ayarlayabilir mi?
- Uzaktan çalışma nasıl ölçülecek?
- Uzaktan çalışma için ne tür destekler sunulacak?
- Uzaktan çalışanların yasal hakları nelerdir?
Şirket Politikası Nasıl Oluşturulur?
Politika ve prosedürlerin taslağını hazırlamak, nelerin dahil edileceği, katılımcılara nasıl ifade edileceği, politikanın kimler tarafından uygulanacağı ve politikanın ne zaman yürürlüğe gireceği konusunda net bir plan gerektirir.
Mükemmel şirket politikaları hazırlamanıza yardımcı olacak tüm politika ile ilgili ayrıntılar burada.
Şirket politikası oluşturmak için adımlar
Şirket politikası oluşturmanıza yardımcı olacak adım adım bir süreç.
1. Politika ihtiyacını tanımlayın ve paydaşları belirleyin
Politika ihtiyacını belirleyerek başlayın: Yasal gereklilikleri karşılamak için bir politika uygulamak mı istiyorsunuz, yoksa verimliliği artırmak için işyerinde standart prosedürler mi belirlemek istiyorsunuz? Politikanın tüm gerekliliklerini anlamak için farklı takımlar ve yöneticilerle iletişime geçin.
2. Tüm tarafları dahil edin
İlk adım, yönetim ve çalışanlardan önerilen politika için oybirliği ile destek almaktır. Onlara politikanın neden gerekli olduğunu açıklayın, önerilerini alın ve şüphelerini giderin. Herkes aynı sayfada olduğunda, gerçek planlamaya başlayın.
3. Politika oluşturma takımınızı toplayın
İster şirket politikası ister süreç belgeleme şablonu hazırlıyor olun, işbirliği şarttır. Tüm takımı bir araya getirin ve herkesin fikirlerini kullanarak daha bütünlüklü bir politika mesajı oluşturun.
Belirli bir politika konusunda uzman olan yöneticileri, liderleri ve diğer çalışanları sürece dahil ettiğinizden emin olun. Örneğin, şirket için bir BT politikası oluşturuyorsanız, BT takımından görüş alın.
💡Profesyonel İpucu: İlgili paydaşlarla bir beyin fırtınası oturumu, tüm beklentileri ve ideal sonuçları tek bir yerde toplamanıza yardımcı olabilir. ClickUp Beyaz Tahtaları'nda işbirliği yaparak ilgili tüm takımların görüşlerini toplayın.
4. Politikayı yapılandırın
Şirket politikası yapıları iş ihtiyaçlarına göre değişir. Bununla birlikte, standart bir yapıya sahip olmasını sağlayın. Örneğin, tüm politikaları ve prosedürleri ayrıntılı olarak açıklayan bir çalışan el kitabı yazmayı planlıyorsanız, politikaları standart bir biçimde yazdığınızdan emin olun.
Bir politikaya dahil etmeniz gereken birkaç husus şunlardır:
- Amaç beyanı: Politikanın ne hakkında olduğunu açıklayın
- Politika kapsamı: Politikanın neleri kapsadığı ve kimlerin uyması gerektiği hakkında genel bir bakış sağlayın
- Politika beyanı: Politikanın hedefleri ve amaçları nelerdir? Belirli kuralları ve talimatları açıklayın
- Roller ve sorumluluklar: Politikanın uygulanabilirliği, nasıl uygulanacağı ve izleneceği ve politikayı gözden geçirmekle sorumlu komiteler hakkında daha fazla ayrıntı ekleyin
- Prosedürler: Rutin işler için adım adım talimatlar sağlamak üzere SOP şablonları oluşturun
- Yürürlük tarihi: Politikanın ne zaman yürürlüğe gireceğini belirtin
- İzin verilen davranışlar: Kabul edilebilir davranışlar için belirli kuralları yazın
- Yasaklanmış davranışlar: Çalışanların davranışlarına ilişkin kısıtlamaları dahil edin
- Raporlama gereklilikleri: Bir olayı raporlamak için çalışanların yapması gerekenleri ayrıntılı olarak belirtin
- Sözlük: Politika boyunca kullanılan yaygın terimlerin tanımlarıyla birlikte bir liste ekleyin. Bu, politikayı netleştirecek ve sizi yasal sorunlardan kurtaracaktır
İşte referans için bir şirket politikası örneği:
💡Profesyonel İpucu: Politika yapısını standartlaştırmak kolay bir iş değildir. ClickUp'ın hazır şirket politikası şablonlarını kullanarak zaman ve çaba tasarrufu sağlayın.
5. Araştırmanıza başlayın
Politika yazmaya başlamadan önce hazırlıklarınızı yapın. Herkesin uyacağı sağlam bir politika oluşturmak için şirketiniz ve politika konusu hakkında veri toplayın. Kapsamlı araştırma, mevcut politikalarındaki eksiklikleri ilgili bilgilerle doldurmanıza da yardımcı olabilir. Bilgi toplamak için birkaç yol:
- Başlangıç noktası olarak örnek politikalara göz atın
- Kuruluş genelinde anketler yapın ve çalışanlarla görüşün
- Politika oluşturma takımınızla beyin fırtınası yapın ve konu uzmanlarını dahil edin
- Politikanızla ilgili eyalet ve federal yasalar hakkında en son bilgileri alın ve buna göre politika oluşturun veya güncelleyin
💡Pro İpucu: Çalışanlarınızdan geri bildirim almak için anketler ve formlar oluşturmak üzere ClickUp Form Görünümü'nü kullanın.
6. İlk taslağı yazın ve gözden geçirin
Şirket politikanız ilk denemede mükemmel olmayabilir. İlk taslağı oluşturduktan sonra, uzmanları, liderleri ve çalışanların geri bildirimlerini toplayın. Geri bildirimleri kullanarak değerli içgörüler elde edin ve herkes onay verene kadar değişiklikler yapın. Son olarak, politikayı uygulamak için hukuk takımından ve yönetimden onay alın.
💡Profesyonel İpucu: ClickUp Belgeleri'ni kullanarak politikalarınızı kolayca taslak haline getirin ve diğer kişilerle işbirliği yaparak gerçek zamanlı geri bildirim alın
7. Son taslağı yayınlayın
Şirket politikanızı, çalışan el kitabı yazılımı gibi kolayca erişilebilen merkezi bir sistemde paylaşın. Bu tür platformlar, şirket politikalarını ve prosedürlerini oluşturmanıza, özelleştirmenize ve dağıtmanıza yardımcı olur. Çalışanların işe alım sürecini kolaylaştırır, işbirliği ve iletişimi kolaylaştırır ve şirket düzenlemeleri ve değerleriyle uyum sağlar.
Şirket politikası örnekleri
Etkili şirket politikaları yazmak, uyumlu bir iş ortamı yaratmaya yardımcı olur. Ancak, etkili politikalar oluşturmak için ipuçları vermeden önce, birkaç gerçek hayattan şirket politikası örneği sunmak istiyoruz:
İşyerinde sağlık ve güvenlik politikası
Unilever'in işyeri güvenliği politikası, Unilever tesislerinde çalışanlara "yapılması gerekenler" ve "yapılmaması gerekenler" bölümleri ile güvenli çalışma konusunda talimatlar verir. Politika ayrıca bir olayı ne zaman ve nasıl bildireceğinizi de belirtir.
Çalışan davranış kuralları
Starbucks'ın davranış kuralları politikası, taciz, zorbalık ve ayrımcılığın olmadığı bir iş yerini teşvik eder. Ayrımcılığın formlarını açıklar ve iş yerinde tacize uğradığında yapılacakların bir örneğini sunar.
Çalışanlara yönelik disiplin işlemleri
AWS'nin çalışan disiplin cezaları politikası, bir çalışanın yöneticisi veya amirinin işyeri disiplinini sağlamak için uygulayabileceği düzeltici önlemleri belirtir. Bu politika, danışmanlık oturumları, sözlü uyarılar, işten çıkarma ve yazılı uyarılar gibi kınama formlarını kapsar.
Katılım ve izin politikası
Qutrix'in izin politikası, çalışanların hak ettiği izin türlerini ve her tür için hak kazanma koşullarını kapsar. Politika ayrıca resmi tatiller, izin talep prosedürü ve izinlerin onaylanmasından sorumlu kişileri de içerir.
Hibrit ve uzaktan çalışma politikası
Bu, tipik bir şirket politikası örneği değildir. HubSpot'un hibrit çalışma politikası, HubSpotters için üç çalışma seçeneğini (ev, ofis ve esnek) kapsar ve çalışanların her çalışma modunda nelere hak kazandığını belirtir. Politika ayrıca hibrit sistemin nasıl işlediğine, şirket kültürü koduna ve SSS'lere ilişkin ayrı sekmelere sahiptir.
Şirket politikaları hazırlamak için ipuçları ve en iyi uygulamalar
Şirket politikası örnekleri, daha iyi politikalar anlamanıza ve yazmanıza yardımcı olsa da, birkaç evrensel en iyi uygulamayı uygulamak politikalarınızı daha da geliştirecektir. Bu en iyi uygulamaların neler olduğuna bir göz atalım.
- Esnek ve anlaşılır bir dil kullanın: Tüm paydaşlar için ilgi çekici ve kolay anlaşılır bir şekilde yazın. Bu şekilde, karışıklığa veya yanlış yorumlamaya yer bırakmadan çalışanların davranışlarını yönlendirebilirsiniz
- Politikaları kısa ve öz tutun: Politikaları bölümlere ayırın ve hızlı anlaşılması için mümkün olduğunca madde işaretleri kullanın
- Gerçek hayattan senaryolar sunun: Politikanın pratik durumlarda nasıl uygulanacağını açıklayın. Daha iyi anlaşılması ve uygulanmasını sağlamak için gerçek hayattan senaryolar ve örnekler kullanın
- Hukuk uzmanlarını dahil edin: Şirket politikaları oluştururken hukuk uzmanlarının görüşlerini alın. Bu, ilgili yasa ve yönetmeliklerle uyumluluğu sağlar
- Şablonları kullanın: İster politika şablonları ister çalışan el kitabı şablonları olsun, şablonlar hayatınızı kolaylaştırır. Politikalarınızı standartlaştırır ve sıfırdan politika oluşturma işinizi azaltır
ClickUp'ı kullanarak şirket politikaları oluşturma
Ancak bu ipuçları, zorlanmadan politika taslağı hazırlamanıza yardımcı olmak için yeterli mi? ClickUp gibi bir işbirliği ve proje yönetimi yazılımı kullanarak politika oluşturma sürecini basitleştirebilirsiniz.
ClickUp'ın en iyi uygulamalarla birlikte en etkili politikaları oluşturmanıza nasıl yardımcı olabileceğini öğrenin.
ClickUp'ın İK yönetimi platformu, çalışan bilgileri ve şirket politikalarının merkezi bir hub oluşturmanıza yardımcı olur. Çalışan bağlılığını ve performansını izlemenizi sağlar ve işe alım, işe yerleştirme ve politika oluşturma şablonlarıyla zaman kazanmanızı sağlar.
ClickUp Belgeleri'ni kullanarak politika oluşturma takımınızla işbirliği yapın. Takım üyeleri, süreçleri hızlandırmak için Belgeler düzenleyicisi içinde fikirler önerebilir, politikaları gerçek zamanlı olarak düzenleyebilir, yorumlarda diğer üyeleri etiketleyebilir, görevler atayabilir ve iş akışlarını güncelleyebilir.
ClickUp Belgeleri, şirket politikalarınızı yayınlamak için mükemmel bir alan sunar. Çalışanların en son politika güncellemelerini görüntüleyebileceği merkezi wiki sayfaları ve çalışan el kitapları oluşturabilirsiniz.
Gelişmiş sürüm kontrolü ile kimin neye erişebileceğini, görüntüleyebileceğini ve düzenleyebileceğini yönetebilirsiniz. Bu, şirketin fikri mülkiyet hakları hakkında ayrıntılar dahil olmak üzere gizli bilgilerin yalnızca seçilen birkaç kişi tarafından erişilebilir olmasını sağlar.
Hepsi bu kadar değil; ClickUp'ın Çalışan El Kitapları, Politikalar ve Prosedürler Şablonu kapsamlı içeriği ile politika oluşturmayı kolaylaştırır. Bu şablon, kapsamlı bir çalışan el kitabı oluşturmanıza yardımcı olur.
Bu şablonla şunları yapabilirsiniz:
- Net kurallar belirleyin
- Politika ve prosedürlerde tutarlılığı sağlayın
- Farklı durumların ele alınmasıyla ilgili karışıklıkları giderin
Davranış kurallarından tatil ve maaş politikalarına kadar her şeyi tek bir çatı altında toplamak için bu şablonu kullanın. Şablonu ClickUp Çalışma Alanınıza hızlıca ekleyebilir ve iş ihtiyaçlarınıza göre düzenlemeye başlayabilirsiniz.
Şirketinizde iyi tanımlanmış süreçleri uygulamaya koymanıza yardımcı olabilecek bir başka şablon da ClickUp'ın Süreç ve Prosedürler Şablonu'dur.
Bu şablon, hızlı erişim için Kanban panolarını kullanarak şirket süreçlerini ve prosedürlerini düzenlemenizi sağlar. Tekrarlayan görevler için talimatlar oluşturabilir, böylece dikkatinizi gerektiren diğer işlere odaklanabilirsiniz.
Tüm ilgili görevler için tutarlı bir yaklaşım benimsemek, işleri yolunda tutmak, operasyonları kolaylaştırmak ve performans ölçümünün doğruluğunu artırmak için bu şablonu kullanın. Ayrıca, pano görünümü gibi birden fazla görünüm kullanarak süreç belgelerini atayabilir ve tablo görünümü ile özel süreç raporları ve elektronik tablolar oluşturabilirsiniz.
En iyi kısmı henüz açıklamadık: ClickUp Brain. Politika belgeleri için yapay zekayı kullanmak, her şeyi tek başına yapmanız gerekmediği anlamına gelir. ClickUp Brain, birden fazla şirket politikası taslağı oluşturmanıza yardımcı olabilir.
ClickUp Brain'den politikalarınız için bölümler önermesini isteyerek önemli hiçbir şeyi kaçırmamanızı sağlayabilirsiniz. Özel şirket politikaları için, politikanın ilk taslağını oluşturmak üzere komut istemleri sağlayabilirsiniz. Diğer takım üyeleriniz taslağı inceledikten sonra, bunu sonraki politikalarınızı hazırlamak için referans olarak kullanın. Bu size sağlam bir temel sağlayacak ve her şeyi sıfırdan oluşturmak için harcadığınız zamandan tasarruf etmenizi sağlayacaktır.
ClickUp Brain ile, özellikle aklınızda birden fazla politika varsa, politika oluşturma sürecinizi kolaylaştırabilirsiniz. Ancak, politikayı oluşturduktan sonra, içeriği benzersiz iş ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde iyileştirin.
Yapılandırılmış Şirket Politikalarıyla Net Bir Organizasyonel Yol Haritası Oluşturma
Şirket politikalarını yazmak çok zaman ve çaba gerektirir. Ancak tekerleği yeniden icat etmenize gerek yok. Yukarıdaki adımları ve şirket politikası örneklerini inceleyerek size en uygun olanı bulmanızı öneririz. ClickUp gibi araçları kullanarak manuel işlerinizi önemli ölçüde azaltabilirsiniz.
Oluşturmak istediğiniz politikaya karar verdikten sonra ClickUp'ı deneyin. ClickUp, çalışanlara, yöneticilere ve diğer tüm paydaşlara ClickUp Belgeleri gibi merkezi belge yönetimi özellikleriyle şirketin politikalarına kolay erişim sağlar. Ayrıca, AI ile sadece birkaç tıklamayla tüm şirket politikasını oluşturabilirsiniz.
Sağlıklı bir iş ortamını teşvik eden adil, açık ve uygulanabilir şirket politikaları oluşturmak için şimdi ClickUp'a kaydolun.