Hiç iş sohbetinde bir mesaj gönderip, sonra bunun tamamen yanlış anlaşıldığını ve birden fazla yazım hatası olduğunu fark ettiğiniz oldu mu? 🙈
Hepimiz bu durumu yaşamışızdır. Çalışanların %42'si iş sohbetlerinde doğru üslubu bulmakta zorlanıyor.
Basit anlık mesajlaşma uygulamaları, görev yönetimi, dosya paylaşımı ve video konferansı gibi özellikleri bir araya getiren sofistike takım iletişim ekosistemlerine dönüştü. Çalışma alanlarımız kübik odalardan buluta taşınırken, iş yerinde sohbet kurallarını öğrenmek sadece kibar olmakla kalmaz, herkesin başarılı olduğu sorunsuz ve işbirliğine dayalı bir çalışma alanı yaratmak anlamına gelir.
Sohbetlerinizi sıradanlıktan muhteşemliğe dönüştürmeye hazır mısınız? Bu makale, açık ve özlü iletişim, saygılı ve kapsayıcı dil, zamanında yanıt verme ve uygun kanalları kullanma, emoji ve GIF'leri etkili kullanma, hassas konuları ve anlaşmazlıkları ele alma gibi konuları ele alacaktır.
Sohbet kaynaklı kaosa son verecek temel kuralları gözden geçirelim. Takımınız (ve stres seviyeniz) size teşekkür edecek! 🙌
İş Yerinde Takım Sohbet Ortamını Anlamak
İş sohbeti, hızlı güncellemeler, ekip çalışması veya ara sıra meme paylaşımı için benzersiz bir alandır (hepimizin gizli zevkleri vardır 😁).
Takım sohbeti, iletişim için canlı bir merkez olabilir, ancak gayri resmi yapısı bazen yanlış anlaşılmalara, dikkat dağınıklığına veya verimsizliğe yol açabilir. Bundan en iyi şekilde yararlanmak için bunu anlamanız gerekir:
- Gayri resmi (ama profesyonelce): Sohbetler, e-postalardan veya diğer takım iletişim uygulamalarından daha rahattır ve daha konuşma tarzında bir iletişim ve daha hızlı bilgi alışverişi sağlar. Bir iş arkadaşınızla masasında konuşuyormuş gibi düşünün. Ancak, profesyonellik yine de anahtardır. Toplantılarda kullanmayacağınız argo kelimelerden kaçının ve saygılı ve kapsayıcı bir üslup kullanın
- Hızlıdır: Konuşmalar hızlı ilerler ve gün boyunca mesajlar sürekli olarak ekrana gelir. Bu, hızlı güncellemeler ve beyin fırtınası için harikadır, ancak dikkatinizi dağıtabilir. Mesajlarınızda kısa ve öz olun ve e-posta veya telefon görüşmesi için daha uygun olabilecek uzun konuşmalardan kaçının
- Asenkron (bazen): İnsanlar, özellikle toplantıdayken veya görevlerine odaklanmışken, tüm gün sohbetlerine bağlı kalmayabilir. Hızlı yanıt almanız gerekiyorsa, aciliyetinizi açıkça belirtin. Birinin dikkatini çekmek için "@bahsetme" gibi özellikleri kullanmayı düşünün, ancak bildirim yükünü önlemek için aşırı kullanmaktan kaçının
- Kısmen halka açıktır: Bazı platformlar gizli kanallar sunsa da, çoğu takım sohbeti tüm takım (veya belirli gruplar) tarafından görülebilir. Paylaştıklarınıza dikkat edin. Takım moralini etkileyebilecek hassas konular, gizli bilgiler veya olumsuzluklardan kaçının
- Canlı bir kayıt: Geçici konuşmaların aksine, sohbet mesajları kaydedilir ve aranabilir. Bu, geçmiş tartışmalara başvurmanıza yardımcı olabilir, ancak mesajlarınızın kalıcı bir izlenim bırakabileceği anlamına da gelir. İletişim tarzınıza dikkat edin ve daha sonra pişman olabileceğiniz mesajları aceleyle göndermekten kaçının
Ayrıca okuyun: 2024'te Takımlar için En İyi 10 Çevrimiçi Toplantı Aracı (Ücretsiz ve Ücretli)
İş Yerinde Sohbet Adabı için En İyi Uygulamalar
Takım sohbetinin temellerini öğrendiğinize göre, şimdi bazı sohbet hareketlerini öğrenelim! Bunları kullanırken aklınızda bulundurmanız gereken bazı kolay ipuçları:
1. Profesyonel olun
"Sup" ve "brb" gibi kısaltmaları bir kenara bırakın ve yerine "Merhaba, [iş arkadaşınızın adı]" veya "Günaydın!" gibi samimi ifadeler kullanın. İş e-postası yazdığınızı, ancak biraz daha rahat bir üslupla yazdığınızı hayal edin. Tam cümleler ve doğru gramer kullanımı çok önemlidir. Emojiler? Elbette, samimi bir üslup için gülen yüz emojisi kullanabilirsiniz, ancak mesajınızı emoji geçidine çevirmekten kaçının.
Örnek: "Hey millet, hemen dönerim, kahve alacağım! Sarah nerede, bilen var mı?" yerine Şunu deneyin: "Merhaba millet, kahve alacağım. Sarah çevrimiçi mi, bilen var mı?"
2. Mesaj göndermeden önce düşünün
Hepimiz saat 8'de acil olmayan bir görevle ilgili mesajlar aldık. İş arkadaşlarınızın programlarını göz önünde bulundurun ve iş-yaşam dengesi ihtiyaçlarına saygı gösterin. Mesajınız sabaha kadar bekleyebilir mi? Acil bir durum olmadıkça, normal çalışma saatleri dışında iş mesajları göndermek iyi bir fikir olmayabilir.
Örnek: Rapordaki önemsiz bir ayrıntı için gece herkesin mesajını pinglemek yerine, ertesi güne kadar bekleyin ve şöyle bir mesaj gönderin: "Merhaba millet, umarım hepiniz iyi bir gece geçirmişsinizdir! Raporla ilgili kısa bir sorum var..."
3. Kısa ve öz olun
Kimse sohbet penceresinde bir romanı kaydırmaktan hoşlanmaz. Hemen konuya girin! Karmaşık konular için madde işaretleri çok işinize yarayacaktır. Daha fazla alana mı ihtiyacınız var? Daha ayrıntılı bir görüşme için hızlı bir arama veya video sohbeti yapmayı düşünün.
Örnek: Bir proje güncellemesi hakkında uzun bir paragraf göndermek yerine, asenkron bir standup raporu deneyin: "Merhaba takım, X Projesi hakkında kısa bir güncelleme:
- [Görev 1] tamamlandı
- [Görev 2] üzerinde çalışırken: Sorusu olan var mı?
- Sonraki adımlar: [kısa açıklama]"
4. Bir profesyonel gibi düzeltme yapın
Burada bir iki yazım hatası önemli değildir, ancak hatalarla dolu bir mesaj kafa karışıklığına neden olabilir. Yazım denetimi özelliklerini kullanın! Gönder düğmesine basmadan önce mesajınızı yüksek sesle okuyun. Net ve profesyonel geliyor mu? İki kez kontrol edin, böylece garip hatalardan kaçınabilirsiniz. Hızlı bir düzeltme gününüzü kurtarabilir!
5. Konu satırlarını mini başlıklar haline getirin
Sohbet platformunuz izin veriyorsa, açıklayıcı konu satırları kullanın. Bu, mesajınıza küçük bir başlık vermek gibidir. Bu, iş arkadaşlarınızın içeriği bir bakışta önceliklendirmesine ve anlamasına yardımcı olur.
Örnek: Genel bir "Merhaba Sarah" yerine, "Bugünkü sunumla ilgili hızlı bir sorum var" gibi bir konu başlığı kullanın
6. Mizahı dikkatli kullanın
Mizah, metinlerde yanlış anlaşılabilir. Grup sohbetlerinde rahatsız edici veya duyarsız olabilecek şakalar yapmaktan kaçının. Şüphe duyduğunuzda, söylemeyin. İşte bazı ek sohbet adabı ipuçları:
- Dinleyicilerinize ve onların mizah anlayışına dikkat edin
- Metinlerde kolayca yanlış anlaşılabileceğinden alaycı ifadelerden kaçının
- Güvenli konulara sadık kalın ve herkesin anlamayabileceği kelime oyunlarına veya kültürel referanslara dayalı şakalar yapmaktan kaçının
7. Akıllıca etiketleyin
"@ bahsetme" fonksiyonunu aşırı kullanmayın. Bu fonksiyonu yalnızca konuşmaya dahil olması gereken birine doğrudan hitap etmek için kullanın. Etkili kullanımı için bazı ipuçları:
- Acil olmayan bir konuda birinin dikkatini çekmek için "@" işaretini kullanmayın. Basit bir mesaj yeterli olabilir
- Sadece birkaç kişinin dahil olması gereken bir sohbette tüm takımı bahsetmekten kaçının
- Kimin bahsedilmesi gerektiğinden emin değilseniz, ilgili kişilere ayrı bir mesaj göndermeyi düşünün
8. Çevrimiçi durumlara saygı gösterin
İş arkadaşlarınızın çevrimiçi durum göstergelerine (ör. "Rahatsız Etmeyin") dikkat edin. Kullanılamıyor olarak işaretlenmiş kişilere acil mesajlar göndermekten kaçının. İşte bazı ek ipuçları:
- Bir iş arkadaşınız müsait görünmüyor ama hızlı bir cevaba ihtiyacınız varsa, sorunuzu açıklayan kısa bir mesaj bırakıp daha sonra tekrar soracağınızı belirtin
- Acil konular için, uygunsa telefon görüşmesi gibi farklı bir işbirliği uygulaması veya kanalı kullanmak en iyisi olabilir
Daha iyi iletişim kurmak için kendi uygunluk durumunuzu da kullanmayı unutmayın.
9. Onaylayın ve yanıt verin
Biri size bir mesaj gönderirse, hemen yanıt veremeseniz bile mesajı aldığınızı belirtin. Basit bir "Teşekkürler, en kısa sürede size geri döneceğim" mesajı, karşınızdaki kişinin zamanına saygı gösterdiğinizi gösterir. Mesajları onaylamak için bazı ek ipuçları:
- Yanıt vermek için daha fazla zamana ihtiyacınız varsa, gönderen kişiye yanıtınızı ne zaman alacağını bildirin. ("Mesajınız için teşekkürler. Şu anda çok meşgulüm, ancak gün sonuna kadar size geri döneceğim.")
- Hızlı bir "beğendim" veya "beğen" düğmesi (varsa) de bir mesajı onaylamanın bir yolu olabilir
10. Kanalları uygun şekilde kullanın
Çoğu iş yeri, farklı amaçlar için farklı sohbet kanalları kullanır. Bu kanallara saygılı davranın! "Komik Memler ve GIF'ler" kanalında proje güncellemelerini yayınlayan kişi olmayın. Kanallarda gezinmek için şunları yapın:
- Kanallarınızı tanıyın: Mevcut farklı sohbet kanallarına alışmak için biraz zaman ayırın. Çoğu platformda her kanal için açık isimler veya açıklamalar bulunur
- Doğru yere gönderin: Gönder düğmesine basmadan önce, mesajınız için en uygun kanalı seçin. Acil proje güncellemeleri genel sohbet yerine proje kanalında paylaşılmalıdır. Belirli bir görevle ilgili yardıma mı ihtiyacınız var? O projeye özel takım iletişim kanalına gidin
- Amaca saygı gösterin: Her kanalın belirli bir amacı vardır. Bir kanalı alakasız bir konu için kullanmayın. Aklınıza komik bir meme gelirse, onu "Müşteri Toplantı Tutanağı " kanalında paylaşma isteğine karşı koyun. Her şeyin bir zamanı ve yeri vardır, komik turuncu kedi videoları bile
Bu ipuçlarını takip ederek, iş arkadaşlarınız için net, öz ve (cesaretle söyleyebiliriz) hatta eğlenceli bir iletişim uzmanı olacaksınız.
Ayrıca okuyun: 2024'ün En İyi 10 İşyeri İletişim Aracı ve Yazılımı
İş Sohbetini Kullanırken Sık Karşılaşılan Sorunlar
İş sohbet platformları, hızlı iletişim ve uzaktan işbirliği için harikadır, ancak en iyi sohbet araçlarının bile dezavantajları olabilir. Dijital konuşmalarda sık karşılaşılan bazı sorunlar ve bunları iyi bir profesyonel iletişim adabı ile nasıl çözebileceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
| Zorluklar | Çözüm |
| Bilgi yüklemesi: İş sohbetleri bilgi ile dolup taşabilir. Sürekli gelen bildirimler, bitmek bilmeyen mesajlar ve dolup taşan konular sizi bunaltabilir ve odaklanmanızı zorlaştırabilir. | Gerekli olmayan kanalları sessize alın. İşinizle doğrudan ilgili olmayan kanalları sessize almaktan çekinmeyin. Çoğu platform, bildirim ayarlarını özelleştirmenize olanak tanır. Özel sohbet zamanları planlayın. Sürekli bildirimler dikkatinizi dağıtırsa, sohbet mesajlarını kontrol etmek ve yanıtlamak için belirli zamanlar ayarlamayı düşünün |
| Yanlış anlaşılmalar ve iletişim hataları: Metin tabanlı iletişim, ses tonu ve yüz ifadeleri gibi sözsüz ipuçlarının zenginliğinden yoksundur. Bu da yanlış anlaşılmalara ve yanlış yorumlamalara yol açabilir. | Açık ve öz bir dil kullanın. Metne doğru aktarılamayabilecek alaycı ve mizahi ifadelerden kaçının. Emojileri az ama stratejik olarak kullanın. Gülen yüz, dostça bir üslup yaratmaya yardımcı olabilir, ancak karmaşık fikirleri ifade etmek için yalnızca emojilere güvenmeyin. Şüphe duyduğunuzda açıklayın. Bir şey net değilse, açıklama istemekten veya mesajınızı yeniden ifade etmekten çekinmeyin |
| Aşırı paylaşım ve profesyonelce olmayan davranışlar: Sohbetin rahat yapısı bazen profesyonelce olmayan davranışlara veya kişisel bilgilerin aşırı paylaşılmasına yol açabilir. | Profesyonel bir üslup kullanın. Unutmayın, burası hala bir iş iletişim platformudurYazmadan önce düşünün. Bu bilgiyi iş e-postasında paylaşmaktan rahatsız olur musunuz? Eğer öyleyse, sohbette göndermeyi yeniden düşünün |
| Bağlam eksikliği: Bağlamı bilmeden devam eden konuşmalara dahil olmak kafa karışıklığına neden olabilir. | Konuşma konusunu gözden geçirmek için bir dakikanızı ayırın. Bu, konuyu daha iyi anlamanıza ve daha önce cevaplanmış soruları sormamanıza yardımcı olacaktır. Emin değilseniz, açıklama isteyin. "Merhaba, burada ne konuşulduğunu kısaca özetleyebilir misiniz?" gibi kısa bir soru çok işe yarayabilir |
| Bilgi bombardımanı — diğer yüzü: Bazen önemli mesajlar sohbetlerin arasında kaybolabilir. | Önemli mesajları sabitleyin veya yıldızla işaretleyin. Bu, mesajları daha sonra kolayca bulmanıza yardımcı olurVurgulamak için kalın veya italik yazı tipi kullanın. Bu, mesajınızdaki anahtar noktalara dikkat çekmenize yardımcı olabilir |
ClickUp ile tanışın: İş yerinde iletişim kurmak için en iyi takım sohbet aracı
Farklı işbirliği uygulamaları arasında geçiş mi yapıyorsunuz? Geçmiş konuşmaları bulmakta zorlanıyor musunuz? Önemli güncellemeleri kaçırıyor musunuz? Proje yönetimi ve işbirliği ihtiyaçlarınız için hepsi bir arada bir platform olan ClickUp'ı size tanıtalım.
ClickUp'ın Sohbet görünümü özelliği, tüm takım iletişiminizi tek bir çatı altında toplayarak işyerindeki karışıklığı ortadan kaldırır ve etkili işbirliğini teşvik eder.
Finans ve gelir takımları için önde gelen bir iş planlama platformu olan Pigment, ClickUp Chat ile takım iletişiminin verimliliğinde %20 artış yaşadı.
Siz de benzer sonuçlar elde edebilir ve bunu şu amaçlarla kullanabilirsiniz:
- Gerçek zamanlı işbirliği: Takımınızla anlık mesajlaşma özelliğini kullanarak zamanında iletişim kurun ve proje akışını sağlayın
- İletişimi merkezileştirin: Birden fazla araca ihtiyaç duymayın. ClickUp Sohbeti mevcut ClickUp Görevleri, ClickUp Belgeleri ve projelerinizle entegre ederek her şeyi tek bir platformda düzenli ve erişilebilir tutun
- Sorumlulukları artırın: ClickUp'ın "@bahsetme" fonksiyonunu kullanarak eylem öğelerini doğrudan sohbet konuşmaları içinde atayın. Bu, herkesin aynı sayfada olmasını sağlar ve projelerin ilerlemesini sağlar
- Ek dosyaları kolayca paylaşın: Proje bağlantılarını, belgeleri, elektronik tabloları ve hatta videoları ve web sayfalarını sohbet konuşmalarına doğrudan ekleyerek zahmetsizce paylaşın. ClickUp, her şeyi kolayca başvurulabilmesi için uygun şekilde gruplandırır
- Zengin metin düzenleme: Önemli noktalara dikkat çekmek için mesajlarınızı kolayca biçimlendirin! ClickUp Sohbet, iletişiminizi daha net hale getirmek için kod blokları, madde işaretli listeler ve hatta afişler dahil olmak üzere zengin metin düzenleme seçenekleri sunar. Ayrıca, kolay biçimlendirme için kullanışlı "/Slash Komutu" kısayollarıyla zaman kazanabilirsiniz
- Sohbetlerinizi düzenleyin: Şirket genelindeki güncellemelerden belirli takım iletişim stratejilerine, tartışmalara veya proje işbirliklerine kadar ClickUp içindeki işinizin her yönü için özel Sohbet görünümleri oluşturun. Her sohbete erişimi kontrol edebilir ve merkezi Bildirimler akışıyla bilgilendirilebilirsiniz
Takımınız için bir iletişim merkezi olarak ClickUp'ın güçlü yönlerini keşfettikten sonra, etkili iletişim ve işbirliğinin dinlemeyi ve ulaşılabilir olmayı gerektirdiğini unutmayın. Bu, takımınızda olumlu bir hava, güçlü iş ilişkileri ve işbirliğine dayalı bir ortam oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
ClickUp ile sohbet uygulamalarınızı doğru yapın
İşte bu kadar! Profesyonel sohbet kuralları hakkında biraz bilgi sahibi olarak, uzaktan çalışanlar da dahil olmak üzere takımınızdaki herkes için iş iletişimi son derece kolay ve eğlenceli hale getirebilirsiniz.
ClickUp'ın Sohbet ve Belgeler gibi özelliklerini ekleyin ve grup sohbetlerinin inceliklerini kısa sürede öğrenin! Tek bir araçla geri bildirim paylaşabilir, görevler oluşturabilir, güncellemeler verebilir, dosya gönderebilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz.
ClickUp'a ücretsiz kaydolun ve kaos olmadan konuşmalarınızın akışını sağlayın!