Bir proje yöneticisi olarak, bir projede yer alan birçok değişkeni tahmin etmeli ve yönetmelisiniz. Bu, iş gereksinimlerini tanımlayarak bunların belirli proje görevlerine dönüştürülmesini içerir.
Proje gereksinimleri, son kullanıcının sorunlarını etkili bir şekilde çözmek için bir ürünün ulaşması gereken "minimum" referans noktasını tanımlar. Projenin teknik özellikleri ve yönleriyle ilgili gereksinimler (nihai ürünün özellikleri, fonksiyonları ve yetenekleri) proje yönetimi terimlerinde teknik gereksinimler olarak adlandırılır.
Proje yönetiminde teknik gereksinimlere ilişkin bu kapsamlı kılavuzda, karşılaşabileceğiniz farklı teknik gereksinim türlerini ve bunları verimli bir şekilde toplama ve yönetme yöntemlerini ele alacağız.
Teknik Gereksinimler Nedir?
Proje yönetiminde teknik gereksinimler, bir projenin yerine getirmesi gereken işlevleri, özellikleri ve teknik yönleri özetleyen bir şablondur.
Bunlar, projenin başarıyla teslim edilmesi için aşılması gereken tüm teknik kısıtlamaları da içerir.
Yazılım ürünü açısından teknik proje gereksinimleri, bir ürünün nasıl oluşturulduğunu ifade eder. Bu nedenle, bu gereksinimler donanım, yazılım, performans, güvenilirlik ve güvenlik konularını kapsar.
Takımınızın evden çalışmasına olanak tanıyan, uzaktan erişime öncelik veren bir kurumsal araç oluşturmak istediğinizi varsayalım.
Dikkate almanız gereken anahtar hususlar arasında, kullanıcıların kimlik doğrulamasının nasıl yapılacağı, onlara veri erişiminin nasıl sunulacağı, sahip olmaları gereken iletişim özellikleri (sohbet, e-posta, video konferans vb. hizmetler) vb. yer alır.
Teknik gereksinimleriniz, sorunsuz iletişim, işbirliği, erişilebilirlik ve güvenlik gereksinimlerinizi karşılamaya odaklanacaktır.
Aşağıdaki gereksinimler ve özellikler bu projenin teknik temelini oluşturacaktır:
- Cihazlarla (dizüstü bilgisayarlar, masaüstü bilgisayarlar, mobil cihazlar vb.) ve işletim sistemleriyle uyumluluk
- Yazılım ve donanım gereksinimleri
- Kullanılacak programlama dili
- Şirketin ağına ve kaynaklarına güvenli erişim için VPN (Sanal Özel Ağ)
- Yazılım programlama için çoklu dil özellikleri
- Bulut tabanlı depolama ve belge yönetim sistemleri
- Güvenlik için şifreleme protokolleri ve Çok Faktörlü Kimlik Doğrulama (MFA)
- Video konferans, dosya paylaşımı vb. işlemleri desteklemek için yüksek hızlı internet bağlantısı.
- Çalışanların cihazlarındaki sorunları gidermek için BT desteği için uzaktan masaüstü yazılımı
- GDPR, CCPA vb. veri koruma düzenlemelerine uyumluluk.
Teknik gereksinimlerin kaynağı, yasal düzenlemeler, mevcut pazar eğilimleri vb. gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak değişebilir.
Teknik gereksinimler, proje yönetimi sürecinde aşağıdaki gibi temel soruları ele alır:
- Ürün, son kullanıcının ihtiyaç ve beklentilerini nasıl karşılayacak?
- Ürün, onaylanmış teknik standartlara nasıl uyacak?
- Son kullanıcılar ürünle etkileşimde bulunurken ne gibi deneyimler yaşar?
- Son kullanıcının taleplerini karşılamak için ne tür teknik kaynaklar yardımcı olacaktır?
- Ürün mevcut sistemler ve altyapı ile nasıl entegre olacak?
- Performans ve ölçeklenebilirlik gereksinimleri nelerdir?
- Sistemin kaynaklarını ve verilerini korumaya yardımcı olacak güvenlik önlemleri nelerdir?
- Ürün hataları, istisnaları ve sınır durumlarını nasıl ele alacak?
- Uyulması gereken herhangi bir uyumluluk ve yasal gereklilik var mı?
- Bakım ve destek gereksinimleri nelerdir?
- Ürünün belirtilen teknik gereksinimleri karşıladığından emin olmak için nasıl test edilecek?
- Ürünün dağıtım ve uygulama gereksinimleri nelerdir?
Hiçbir teknik gereksinim birbirine benzemez; hepsi ürününüzün ve projenizin nihai hedeflerine bağlıdır.
Proje Yönetiminde Teknik Gereksinimlerin Önemi
projelerin %71'i ya tamamen başarısız oluyor ya da "zorluklarla karşılaşıyor"; bunun başlıca nedeni, müşterinin beklediği özellikleri ve fonksiyonları sunamamalarıdır.
Kapsamlı bir proje şartnamesi oluşturmak, bunun için bir yoldur.
Ancak, yazılım ürünleri için teknik gereksinimler dosyası, takımlarınız ve müşterileriniz arasındaki karşılıklı anlayışı geliştirerek herkesin ne bekleyeceğini bilmesini sağlar.
Ayrıca, teknik sorunların ve aksaklıkların proje ilerlemesini engellememesini sağlar.
Teknik gereksinim yönetimi planlamasına odaklanmak akıllıca bir harekettir, çünkü:
1. Proje planlamasına sistematik bir yaklaşım getirir
Karmaşık projelerde gereksinimler katmanlı hale gelebilir. Teknik özellik belgesi, alt görevlerin öncelik listesini oluşturmaya yardımcı olur ve her alt görevi daha küçük bir proje olarak ele alır. Bu, proje planlama sürecine daha fazla verimlilik, netlik ve organizasyon getirir
2. Kapsam genişlemesini önler
Ürünün özellikleri ve fonksiyonları ile ilgili proje kapsamını erken aşamada belirlemek, takımın çok fazla çaba ve zaman kazanmasını sağlayabilir. Teknik gereksinimler belgesi, teknik açıdan gerekli tüm ürün özelliklerini vurgular
3. Teknik kaynakları kullanmak için referans noktası olarak da işlev görür
Paylaşılabilir teknik özellik belgesi, kullanılacak teknik kaynakların hacmini ve türünü vurgular. Bu, proje yöneticilerinin maliyetleri tahmin etmesini ve bütçeye uymasını kolaylaştırır
4. Takımları "odak moduna" geçirir
Öngörülemeyen gecikmeler, kaynakların kullanılamaması, değişen müşteri beklentileri vb. durumlar takımın ivmesini engeller. Kullanışlı bir belgeye sahip olmak, takımın beklenen tüm özellik ve işlevselliklere sahip istenen son ürüne odaklanmasına yardımcı olur
5. Bilgilendirilmiş karar vermeyi teşvik eder
Ürününüzün performansı hakkında güvenilir içgörüler elde ederek, maliyetleri, kaynakları, altyapıyı vb. kolayca tahsis edebilirsiniz
6. Sorunsuz kullanıcı testi
Ürününüzün her bir özelliği, müşterinin beklentilerini karşıladığından emin olmak için titiz kullanıcı testlerinden geçmelidir ve teknik özellik belgesi, test aşamasında hiçbir şeyin atlanmamasını sağlar
Teknik Gereksinimlerin Farklı Örnekleri
Teknik gereksinimler, geliştirilen ürünün niteliğine göre farklılık gösterir.
1. Fonksiyonel gereksinimler
Bunlar, belirli kullanıcı davranışlarını tamamlamak için ürünün neyi başarması gerektiğini belirtir. Kullanım örnekleri, kullanıcı hikayeleri vb. kullanarak ürünün gerçekleştirmesi gereken fonksiyonları vurgular.
2. İşlevsel olmayan gereksinimler
Bunlar, ürünün performansını değerlendirmek için performans, güvenlik, güvenilirlik, kullanılabilirlik vb. gibi anahtar kriterleri belirtir
3. Sistem gereksinimleri
Bunlar, ürünün kullanıcılarının ihtiyaçlarını karşılamak için sahip olması gereken teknik özellikleri tanımlar ve donanım gereksinimleri, yazılım gereksinimleri vb
4. Kullanıcı gereksinimleri
Bunlar, kullanıcıların üründen ihtiyaç duydukları şeyleri ve talep edilen belirli özelliklerin açıklamalarını listeler
5. İş gereksinimleri
Bu gereksinimler, kuruluşun ihtiyaçlarını karşılamak ve yatırımı haklı çıkarmak için ürünün ulaşması gereken üst düzey hedefleri temsil eder.
6. Arayüz gereksinimleri
Bunlar, ürünün mevcut sistemler ve bileşenlerle nasıl etkileşime gireceğini belirtir ve API'ler, veri biçimleri, iletişim protokolleri vb. gereksinimleri kapsar
7. Yasal ve uyumluluk gereksinimleri
Bunlar, veri gizliliği, güvenlik, erişilebilirlik vb. ile ilgili yasalar, düzenlemeler ve endüstri standartlarına uymak için gerekli temel gereksinimlerdir.
Teknik gereksinimlerin çeşitli yönlerini ayırt etmenin başka bir yolu daha var.
Yazılım geliştirirken dikkate alınması gereken on tür teknik gereksinime genel bakış
- Kullanılabilirlik: Son kullanıcılarınızın/takımlarınızın yazılımla etkileşime girmesi ve yazılımı kullanması için gereken "süre" anlamına gelir; yüzde olarak ifade edilir ve "çalışma süresi" metriği ile tanımlanır. 100%'e yaklaştıkça, daha iyidir
- Güvenilirlik: Yazılımın arıza olmadan çalıştığı ortalama süreyi gösterir — süre ne kadar uzunsa, yazılım o kadar güvenilirdir. Bu metriği MTBF (arızalar arası ortalama süre) olarak da bilebilirsiniz
- Veri kalitesi: Verilerin ne kadar kullanışlı ve yüksek kaliteli olduğunu gösterir
- Bilgi güvenliği: Veri paylaşımının güvenli olmasını ve hassas verilerin her koşulda korunmasını sağlar
- Performans: Ürünün yükleme süresini ifade eder
- Erişilebilirlik: Önemli bilgilerin herkes tarafından her zaman ve en az çabayla erişilebilir olmasını sağlar
- Bakım kolaylığı: Markanın teknik sorunları ne kadar hızlı çözdüğünü açıklar — MTTR (ortalama onarım süresi) metriği ile ölçülür ve ideal sayı 60 dakikadan azdır
- Hizmet kullanılabilirliği: Takımların, kullanımı kesintiye uğratmadan yazılımda yükseltme, değişiklik vb. işlemleri gerçekleştirme hızını ifade eder
- İnsan hatası: Bu, yazılım veya ürünün bir kullanıcı hata yaptığında bunu tespit edebilmesi ve kullanıcıyı bilgilendirebilmesi anlamına gelir.
Toplamanız gereken teknik gereksinimlerin türü ne olursa olsun, gereksinimlerinizi doğru bir şekilde belirlemek için belirli bir süreci izleyin (daha fazla bilgi aşağıda verilmiştir).
Proje Yönetiminde Teknik Gereksinimleri Nasıl Toplayabilirsiniz?
Teknik gereksinimleri toplamak basit ve doğrusal bir süreçtir. Bu süreci sizin için beş basit adıma ayırdık.
Adım 1: Tüm ilgili kaynaklardan girdileri toplayın
Girdileri toplarken, önemli paydaşları veya kullanıcı gruplarını kaçırmadığınızdan emin olun. Aynı zamanda, ürün hakkında bilgi ve deneyime sahip ilgili kaynaklardan girdi alın.
İzlenecek ipuçları:
- Son kullanıcılar, müşteriler, paydaşlar, ürün yöneticileri, geliştiriciler vb. gibi ürünle doğrudan etkileşimde bulunan kişilere danışın.
- Özel anketler oluşturun ve ürünle ilgili "minimum beklentiler" hakkında kişiselleştirilmiş görüşmeler yapın
- Toplanan teknik gereksinimlerin listesini doğrulamak için takımla bir iç toplantı düzenleyin
Adım 2: Kullanım analizine katılın
Ürününüzün performans gereksinimlerini belirlemek için konfor alanınızdan çıkmanız gerekir.
Bu, dış paydaşlarla anketler düzenlemeyi, alan uzmanlarına danışmayı ve mümkün olan her yolla müşterilerinizle konuşmayı içerir.
İzlenecek ipuçları:
- Devam eden trendleri anlamak için pazar araştırması yapın
- Son kullanıcılarınızın davranış kalıplarını daha iyi anlamak için profillerini oluşturun
Sonuçları birleştirerek ürününüzün performansını ve müşteri memnuniyetini öğrenin.
Adım 3: Kullanım örnekleri oluşturun ve prototip oluşturmaya odaklanın
Bir referans çerçevesi oluşturduktan sonra, artık işe koyulma ve bir prototip oluşturma zamanı.
İzlenecek ipuçları:
- Çerçevenizi test etmek için çeşitli kullanım örnekleri oluşturun
- Doğrudan kullanıcı etkileşimlerini yönlendirerek neyin işe yarayıp neyin yaramadığını anlayın
- Vaka diyagramları da dahil olmak üzere ayrıntılı bir rapor yazın
Adım 4: Teknik nitelikleri dahil edin
Donanım ve yazılım bileşenlerini ölçmek önemlidir.
Niceliklendirilecek standart parametreler arasında performans, ölçeklenebilirlik, kaynak kullanılabilirliği, sistem gecikmesi, güvenlik ve daha fazlası bulunur.
Gerekli teknik özellikleri belirlemek için takımla düzenli olarak kontrol ve toplantılar yapın.
Örneğin, bir uygulama geliştirmek için teknik gereksinimler arasında çalışma süresi, uygulama yanıt hızı, güvenlik protokolü, kullanım kolaylığı, yedekleme sıklığı, ölçeklenebilirlik, bakım vb. yer alır.
Adım 5: Teknik gereksinimler belgesini doğrulayın
Temel işler halledildikten sonra, teknik gereksinimler belgesini oluşturabilirsiniz.
Kağıda döktüğünüz her fonksiyonel ve teknik gereksinimi gerekçelendirmek istersiniz.
Bunu yapmak için aşağıdaki öğeleri ekleyin ve hatasız hale getirin:
- Ürünün kullanılabilirliğine göre haritalanan son kullanıcılar
- Dönüm noktaları ve ilgili son tarihler
- Takım yapısı, gerekli beceri ve yetkinlikler
- Proje kapsamı, planlama, değişiklik yönetimi, kaynaklar, iş akışları ve acil durum planları dahil olmak üzere proje geliştirme sürecinin yaşam döngüsü
- İlk araştırmadan proje planlamasında belirlenen özelliklere kadar ürün detayları
- Müşterilerin beklediği protokoller ve ilgili sonuçlar
- Sistem gereksinimleri ve risk azaltma önlemleri
- Çevre, düzenlemeler vb. gibi dış faktörler.
- Fiziksel ürünler için boyut, ağırlık, yükseklik, renk, şekil vb. özellikler; dijital ürünler için işletim sistemi, arayüz vb. özellikler
İzlenecek ipuçları:
- Takım üyeleri, müşteriler ve diğer paydaşlarla işbirliği yaparak onların görüşlerini alın
- Yöneticiler ve liderlik takımıyla görüşerek nihai onayı alın
ClickUp ile Doğru ve Ayrıntılı Teknik Gereksinimleri Nasıl Yazabilirsiniz?
Bir projeyi planlarken, proje yöneticileri nihai proje planının tüm iş ve teknik gereksinimleri karşıladığından emin olmak için birçok faktörü değerlendirmelidir. Projenin türüne bağlı olarak, sadece teknik gereksinimler bile düzinelerce noktaya ulaşabilir.
Bunların üstesinden gelmek için bol miktarda not almanıza gerek yok — ClickUp'taki ücretsiz teknik dokümantasyon şablonlarını kullanın.
ClickUp, size tam kontrol sağlayan ve bir düğmeye tıklayarak teknik gereksinimleri toplamanıza ve yönetmenize olanak tanıyan güçlü bir proje yönetimi aracıdır.
ClickUp'ın teknik gereksinimlerinizi yönetmek için sunduğu kullanışlı özelliklerin bir özetini burada bulabilirsiniz:
1. Gerçek zamanlı anketleri yönetmek için ClickUp Form Görünümü
Ünlü bir dijital dergide yeni ürününüzü tanıtmak için CEO ile son dakika röportajı yapmak istiyorsanız, ancak zamanınız kısıtlıysa ne yapacaksınız?
Formları kullanarak CEO'nun soruları kendi zamanında ve uygun olduğu anda yanıtlamasını sağlayın.
ClickUp Form Görünümü'nü kullanarak paydaşlar, yöneticiler, geliştiriciler ve daha fazlasıyla anketler, görüşmeler, oylamalar vb. gerçekleştirin.
En çok talep edilen özelliklerimizden biri olan ClickUp Formları, ürün geri bildirimi almak, yaratıcı talepleri yönetmek, satış fırsatlarını yönlendirmek ve daha fazlasını yapmak için akıllı, dinamik formlar oluşturmanıza olanak tanıyan koşullu mantığa sahiptir.
Zaman açısından hassas bilgileri ve kritik kullanıcı geri bildirimlerini asla kaçırmayacaksınız.
Bu işlevsellik size şunları sağlar:
- Yanıtları kaydedin ve işi doğru zamanda doğru takıma anında yönlendirin
- Yanıtları izlenebilir görevlere dönüştürün ve hızlı eylem için doğrudan ş Akışınıza ekleyin
- Soruları özelleştirin ve ilgili bilgileri yakalayın
ClickUp Formları günlük yaşam senaryolarına nasıl uyum sağlar?
- Kullanıcıların özellik istekleri göndermelerine, hataları bildirmelerine veya UX iyileştirmeleri önermelerine olanak tanıyarak, yanıtları takımınızın ürün biriktirme listesi için izlenebilir görevlere dönüştürün
- Olay raporlama, değişiklik yönetimi, ekipman talepleri ve daha fazlası için BT talep formlarını yönetin
- Müşterinin ihtiyaçlarına göre gerçek zamanlı olarak güncellenen özelleştirilmiş Formlar oluşturarak son derece kişiselleştirilmiş bir deneyim sunun
Veri kalitesini analiz etmek ve içgörüler elde etmek için ClickUp Belgeleri ve AI
Müşteri geri bildirimlerini toplamak harika bir şey, ancak bu bilgilerden içgörüler elde edemiyor ve bunları performans iyileştirmeleri için kullanamıyorsanız hiçbir anlamı yoktur.
ClickUp Belgeleri ve ClickUp AI'ya girin.
ClickUp Belgeleri, teknik gereksinimler belgesini takımınızla gerçek zamanlı olarak oluşturmak ve düzenlemek için mükemmeldir. Diğer kişileri yorumlarla etiketleyin, eylem öğeleri atayın ve metni izlenebilir görevlere dönüştürün.
Projenin kapsamını ve hedeflerini açıkça belirten kapsamlı teknik özellikler oluşturun.
Olmazsa olmaz özellikler, kritik işlevler ve beklenen kullanıcı deneyimi gibi ürün gereksinimlerini belgelendirin ve iletin.
Hedefleri ve gereksinimleri görevlere ve alt görevlere dönüştürün ve bunları tek bir yerden izleyin.
Doğruluğu ve hızı artırmak için, ihtiyaçlarınıza göre uyarlanmış 100'den fazla şablon içeren ClickUp AI'yı kullanarak teknik gereksinim belgeleri oluşturun. İşte kullanıma hazır ClickUp Teknik Rapor Kapak Sayfası Şablonu örneği.
ClickUp'ın popüler rol tabanlı AI araçlarından biri, teknik özellik belgeleri oluşturmaya, son kullanıcı profilleri, davranış kalıpları vb. faktörler için müşteri verilerini analiz etmeye, süreçleri kolaylaştırmaya ve verimliliği artırmaya yardımcı olan Teknik Özellikler Belge Oluşturucu'dur.
Aksi takdirde teknik gereksinimler belgesini biçimlendirme ve yapılandırma için harcayacağınız değerli zamandan tasarruf edin. Gerekli bilgileri ekleyin (örneğin tasarım hususları, uygulama ayrıntıları ve daha fazlası) ve gerisini oluşturucuya bırakın!
Fonksiyonellik ve Performans Açığını Kapatmak için Açıkça Belirtilmiş Teknik Gereksinimler
Teknik gereksinimler sonradan akla gelen bir şey olarak görülmemelidir; bunlar, bir satranç oyunundaki vezir kadar projeniz için önemlidir!
Teknik gereksinimler, donanım ve yazılım gereksinimleri, kodlama standartları, süreç standardizasyonu, test prosedürleri vb. dahil olmak üzere projenin teknik özelliklerinin somut açıklamalarıdır.
Açık ve ayrıntılı bir şekilde ifade edilen bu özellikler, projeyi başarıya ulaştırır.
Bununla birlikte, değerli bir teknik gereksinimler belgesinin gerçek özelliği, görsel odaklı, gerçeklere dayalı, işbirliği içinde hazırlanmış ve kolay anlaşılır olmasıdır.
ClickUp gibi bir proje yönetimi aracı, projenizin teknik gereksinimlerini tanımlamaktan müşteri beklentilerini yönetmeye ve aradaki her şeyi halletmeye kadar tüm teknik yönetim ve proje planlama hesaplarını yerine getirir. Bugün ücretsiz kaydolun!