İş hayatında risk kaçınılmazdır. Eskiden korsanlardan mallarını koruyan deniz tüccarlarından günümüzün siber suçlularla mücadele eden modern şirketlerine kadar, risk azaltma stratejileri her iş için temel öneme sahiptir.
Risk azaltma stratejisine sahip olmamanın fırsat maliyeti son derece yüksek olabilir. KMPG, büyük şirketlerin kötü risk yönetimi stratejileri nedeniyle kârlarının %1,5'ini kaybettiğini tahmin etmektedir.
Kuruluşlar, kar kaybını, itibar kaybını ve uyumluluk sorunlarını önlemek için dikkatli ve geleceğe dönük bir risk azaltma stratejisine sahip olmalıdır. Bu blog yazısında, bunun neden ve nasıl olduğunu tartışıyoruz.
Risk nedir?
Risk, bir işi yürütmekle ilişkili belirsizlik veya öngörülemezliktir ve bir tür kayba neden olabilir. Kaybın kendisi sadece parasal olmak zorunda değildir. Şu gibi çeşitli formlarda olabilir:
Finansal risk: Kuruluşlar, gerçekleşmesi halinde para kaybına uğrama riskiyle karşı karşıya kaldıklarında finansal riskle karşı karşıya kalırlar. Bu, potansiyel satış kaybı, yetkililerden gelen para cezaları/cezalar, rekabet nedeniyle iş kaybı vb. olabilir.
Yasal veya uyum riskleri: Yasal standartlara uyulmamasından kaynaklanan riskler çok yüksek olabilir. Bu tür riskler, işletmeleri davalara veya düzenli para cezalarına maruz bırakabilir.
Operasyonel riskler: Sorunsuz çalışması gereken bir şey çalışmadığında, operasyonel risk ortaya çıkar. Bu, arızalanacak kritik bir makine veya bulut ortamının çökmesi olabilir. Ayrıca işyerindeki işbirliğini bozarak etkili proje teslimatını engelleyebilir.
Güvenlik riskleri: Bir kuruluşun çalışanlarının, alanının, varlıklarının ve ürünlerinin güvenliği çok önemlidir. Tehditler doğal afetlerden, beklenmedik saldırganlardan veya bilgisayar korsanlarından gelebilir.
İtibar riskleri: Bir şirketin itibarı, bir kişinin eylemlerinden etkilenebiliyorsa, bu bir risk oluşturur. Örneğin, (yanlışlıkla) ırkçı bir reklam kampanyası veya bir çalışanın kaba davranışı, bir şirketin itibarını etkileyebilir.
Risk Azaltma Nedir?
Risk azaltma, bir kuruluşu olumsuz etkileyebilecek potansiyel tehditleri belirlemek, kontrol etmek ve ortadan kaldırmak için stratejik bir süreçtir. İş stratejisinin dayanıklılığını ve yanıt verebilirliğini güçlendirmek için ayrılmaz bir parçasıdır. İyi bir risk azaltma süreci şöyle olmalıdır.
Tanımlayın
Bir dedektif gibi davranın ve finansal, operasyonel veya lojistik olsun, potansiyel riskleri ortaya çıkarın. Bunu yapmak için sistemler kurun. Örneğin, teknolojiyle ilgili operasyonel riskler, sürekli izleme ve düzenli güvenlik açığı değerlendirmesi ve sızma testi (VAPT) ile tespit edilebilir.
Değerlendirin
Tehditleri belirledikten sonra, kapsamlı bir risk değerlendirmesi yapın ve yanıtlar için öncelikler belirleyin. Bunu, iki önemli soruyu yanıtlayarak yapabilirsiniz:
- Olasılık: Bu riskin gerçekleşme olasılığı nedir?
- Etki: Bu risk gerçekleştiğinde iş üzerinde ne kadar etki yaratacaktır?
Tanımlanan her riski ciddiyetine göre derecelendirin ve eylem planını tasarlayın. Başlamak için ClickUp'ın risk değerlendirme şablonlarından birini seçin. Veya kendinizinkini oluşturun.
Örneğin, müşteri veritabanınızdaki bir güvenlik açığı (finansal, itibar ve uyumluluk riskleri taşır) sosyal medya gönderisindeki bir yazım hatasından (itibar riski taşır) çok daha yüksek öncelikli olacaktır. Bunları uygun şekilde önceliklendirin ve zaman çizelgeleri ayarlayın.
Azaltın
Önceliklere göre riskleri ele alın ve doğrudan yüzleşin. Bir risk azaltma planı oluşturun (bu blog yazısının ilerleyen bölümlerinde ayrıntılı olarak ele alacağız).
İzleyin
Riskleri belirleyip azalttıktan sonra ortadan kalkmazlar. İşletmeler her gün her yönden yeni risklerle karşı karşıya kalır. Bu nedenle, risklerinizi ve risk azaltma planınızın etkinliğini sürekli olarak izleyin. Süreci 3-6 ayda bir tüm paydaşlarla birlikte gözden geçirin.
"Ama ben büyük kaynaklara sahip, önemli bir iş adamı değilim. Bunların hepsi gerçekten gerekli mi?" diye düşünebilirsiniz. Evet, gerekli!
Risk Azaltma Neden Önemlidir?
Bir işletmenin boyutu, konumu, ürünleri veya geliri ne olursa olsun, iyi bir risk azaltma stratejisi kuruluşu korur ve faizlerini güvence altına alır.
İyi uygulanan bir strateji, aşağıdakiler yoluyla riski azaltabilir
- Risklerin proaktif olarak tanımlanması, değerlendirilmesi ve yönetilmesini sağlama
- Gelecekteki riskleri tahmin etme ve önleyici tedbirleri kolaylaştırma
- Önlenebilir finansal kayıpları önleme
- Tehdit ortaya çıktığında kaynakların ve yanıtların karışmasını önleyin
- Risk yönetimi ve düzeltici önlemlerin ek maliyetlerinden tasarruf edin
- Deney ve inovasyon için alan yaratın
- İş esnekliğini ve hissedar değerini artırın
Riski etkili bir şekilde azaltmak için bir plana ihtiyacınız var. Bunu nasıl oluşturabileceğinizi görelim.
Risk Azaltma Planı nedir?
Risk azaltma planı, her türlü potansiyel riskle başa çıkmanıza yardımcı olan kapsamlı bir çerçevedir. Yağmurlu bir günde güvenilir bir şemsiye gibidir, yağmurda ıslanmadan dans etmenizi sağlar!
Genellikle aşağıdakileri içerir.
Risk yönetimine genel bir yaklaşım: Risk nedir? Önleyici mi yoksa reaktif mi olacaksınız? Tepkileriniz saldırgan mı yoksa savunmacı mı olacak? Risklerin etkisini nasıl absorbe edeceksiniz?
Belirlenen riskler: Karşılaşmayı beklediğiniz risklerin bir listesini yapın. Bu listeyi spesifik ve pratik hale getirin. "Yönetmelik değişikliği" gibi genel bir ifade kullanmak yerine, "Dijital Operasyonel Dayanıklılık Yasası'nın 2024 yılında yürürlüğe girmesi bekleniyor" şeklinde tanımlayın
Risk azaltma stratejisi: Her potansiyel riski nasıl ele alacağınızı açıkça belirtin. Görsel bir risk azaltma ş akışı, tüm takımı sürece dahil etmeye yardımcı olabilir. Ayrıca, adımları hatırlamalarına veya ihtiyaç duyduklarında ş akışa kolayca erişmelerine yardımcı olur.
Riskin ortaya çıkmasını önlemek için ne yapacağınızı ve riskin gerçekleşmesi durumunda nasıl tepki vereceğinizi dahil edin.
Uygulanabilir önlemler: Risk azaltma stratejisini uygulamak için belirli eylemler tanımlayın.
- Takım üyelerine sorumluluklar atayın
- Belirlenen riskleri azaltmak için bütçe ayırın
- Her eylem öğesi için zaman çizelgeleri tanımlayın
İzleme ve inceleme: Risk azaltma planınızın işe yarayıp yaramadığını değerlendirmek için düzenli bir inceleme süreci (en az üç ayda bir) oluşturun. Maliyet tasarrufu, müşteri memnuniyeti vb. gibi önceden belirlenen ölçütlere göre etkinliği ölçün.
Kavramı anladıktan sonra, risk azaltma stratejinizi oluşturmanın pratik yollarını keşfedelim.
i̇şiniz için 10 Risk Azaltma Stratejisi
1. Kaçınılmaz riskleri kabul etmek
Tüm risklerin ortadan kaldırılması veya azaltılması gerekmez. Bazen, bir riskin gerçekleşme olasılığı çok düşük olabilir. Ya da riski azaltmanın maliyeti, riskin etkisinden daha yüksek olabilir. Bu gibi durumlarda, riskin varlığını kabul eder ve olduğu gibi bırakırsınız. Bu stratejiye risk kabulü denir.
En basit örnek, belirli bir takım üyesinin kuruluştan ayrılma riskidir. Çoğu durumda bu kaçınılmazdır, bu nedenle risk kabul edilir. Bu durumda, rol yeniden doldurulur.
2. Riskleri üçüncü bir tarafa aktarma
Adından da anlaşılacağı gibi, bu strateji riski sizden başka bir kuruluşa aktarır. Klasik örnek, işiniz için hırsızlık veya yangın sigortası satın almaktır. Proje yönetiminde bu, yedek kaynaklara sahip olmak veya yüklenicileri kadroda tutmak olabilir.
Kuruluşlar, risklerin gerçekleşme olasılığının yüksek olduğu durumlarda risk transferini bir strateji olarak izler. Bu stratejiyi uygularken, maliyetlerin de yüksek olabileceğini unutmayın. Örneğin, sigorta, riskin gerçekleşip gerçekleşmemesine bakılmaksızın düzenli bir ödemedir.
3. Riskli durumlardan tamamen kaçının
Risk yönetimi stratejilerinin diğer ucunda ise riskten kaçınma yer alır. Burada, söz konusu riski içeren projelerden/faaliyetlerden uzak durursunuz. Bu strateji, riskin etkisinin olağanüstü yüksek olduğu durumlarda kullanılır.
Net örnekler arasında, sabıka kaydı olan bir adayı işe almaktan kaçınmak veya siyasi karışıklık yaşayan bir ülkede ofis açmamak sayılabilir. Her durumda, başarısızlığın maliyeti riski almaya bile değmeyecek kadar yüksektir.
4. Organizasyonel toleransa dayalı risk paylaşımı
Burada, riski birden fazla tarafa dağıtırsınız. Örneğin, bir risk sermayesi şirketi, bir startup şirketinin talep ettiği yatırımın tamamını değil, bir kısmını yatırır. Risk toleranslarına, yani rahatlıkla kaybedebilecekleri yatırım miktarına göre ne kadar yatırım yapacaklarına karar verirler.
Her yatırımcı yatırımını bu şekilde belirlediğinde, risk aralarında paylaşılır ve bir düşüş olması durumunda bu risk paylaşılır.
5. Riskleri stratejik olarak yönetme
Risk yönetimi, risk tamponlaması olarak da bilinir ve kriz zamanları için ihtiyacınız olan her şeyin (insanlar, zaman, mallar) yedeklemesini yapmaktır. Bu size kıyamet günü hazırlığı yapanları hatırlatıyorsa, o kadar radikal olması gerekmez.
İşletmeler, bir sorun olması durumunda verileri kurtarmak için düzenli olarak felaket kurtarma sistemleri veya yedeklemeler oluşturur. Önümüzdeki birkaç ayın maaşlarını karşılayacak sağlıklı bir nakit akışını sürdürmek de mükemmel bir örnektir.
Özel olarak tasarlanmış risk yönetimi yazılımı, bir işletmenin karşılaşabileceği her türlü risk için doğru eylem planını oluşturmanıza yardımcı olabilir.
6. Risklerden korunmak için çeşitlendirme
Atasözünde de söylendiği gibi, tüm yumurtaları aynı sepete koymayın; çeşitlendirme, riskinizi veya bağımlılığınızı birden fazla seçeneğe dağıtır, risk maruziyetini ve sonuçlarını azaltır. Bu, çok yaygın olarak kullanılan bir risk azaltma stratejisidir.
Kuruluşlar, herhangi birinin faaliyetlerini durdurma riskini çeşitlendirmek için benzer işler için düzenli olarak birden fazla yüklenici ile çalışır. Risk sermayedarları, yatırımlarını çeşitli girişimler arasında çeşitlendirir. Danışmanlar ve serbest çalışanlar, bir müşteri küçülür veya sözleşmeyi feshederse birden fazla müşteri ile çalışır.
7. Çevik bir yaklaşım benimsemek
Agile uygulaması, başlı başına etkili bir risk azaltma stratejisidir. Geleneksel yöntem, bir ürünü piyasaya sürmeden önce yıllar ve milyonlarca dolar harcayarak üretmekti, bu da önemli bir başarısızlık riski oluşturuyordu.
Öte yandan, Agile takımları, minimum uygulanabilir bir ürün (MVP) piyasaya sürer ve pazarın tepkisini düzenli olarak dikkate alarak ürünü aşamalı olarak geliştirir. Bu, müşterilerin geri bildirimleri ve ürünün performansı üzerine inşa edildiği için başarı şansını artırır. Diğer teknoloji takımları, tam lansmandan önce geliştiriciler için beta sürümleri yayınlar ve daha sonra halka sunar.
8. Görev yönetimi yazılımı kullanma
Bu risk yönetimi stratejisi, operasyonel riskleri ortadan kaldırmak için araçlara ve süreçlere dayanır. İyi bir görev yönetimi yazılımı, tüm işleri hiyerarşik, birbiriyle bağlantılı ve bağlamsal bir şekilde organize etmeye yardımcı olarak takım içindeki operasyonel verimliliği artırır.
ClickUp'ın görev yönetimi yazılımı tam da bunu başarmak için tasarlanmıştır. ClickUp ile şunları yapabilirsiniz:
- Görevleri ve alt görevleri projeler halinde düzenleyerek birden fazla projeyi etkin bir şekilde yönetmenize yardımcı olun
- İşle ilgili faktörlere göre işlere öncelik verin
- Her göreve kullanıcılar atayarak hesap verebilirliği sağlayın
- Görevlere öncelikler, etiketler ve bağımlılıklar ekleyin
- Her paydaş için tam görünürlük sağlayın
- Verimlilik ve karlılığı sağlamak için her görevin zamanını izleyin
ClickUp gibi bir proje yönetimi aracı, ilgili tüm taraflara netlik sağlar. Yanlış anlaşılma, zaman çizelgelerinin kaçırılması veya ek maliyetlerin ortaya çıkması riskini ortadan kaldırır. Tüm kaynakları bir araya getirerek, sonsuz toplantılara ve verimsiz zaman risklerine olan ihtiyacı ortadan kaldırır. 🙌
9. Proje ilerlemesini izleme
Proje planlandığı gibi ilerlemezse stratejik, operasyonel ve finansal risklerle karşı karşıya kalırsınız. Güçlü bir risk izleme mekanizması bu riski azaltabilir.
Düzenli izleme şu konularda yardımcı olabilir:
- Projenin zamanında ilerleyip ilerlemediğini izleyin
- Net proje hedefleri belirleyin
- Gecikme durumunda eksiklikleri veya sorunları belirleyin
- Ek kaynak tahsis etmek veya son teslim tarihlerini ertelemek gibi telafi edici önlemler alın
- Takım üyelerinin performansları ve gerekli ayarlamalar hakkında işbirliği yapın
ClickUp'ın Proje İzleme ve Kontrol Planı şablonu, yöneticilerin projelerin zamanında, bütçe dahilinde ve beklenen kalitede tamamlanmasını sağlamasına yardımcı olur.
ClickUp sizi çok daha fazla operasyonel riskten koruyabilir. ClickUp Gösterge Paneli, gerçek zamanlı proje izleme sunar. İş yükü görünümü, kimin ne yaptığını anlamanıza ve görevleri uygun şekilde atamanıza olanak tanır. Gantt grafiği görünümü, zamanında teslimata yardımcı olmak için zaman çizelgesini görselleştirir.
Hedefleri ve bütçeleri tek bir yerden yönetebilirsiniz. Ayrıca, takım üyeleri arasında anlamlı, zamanında ve bağlamsal iletişimi kolaylaştırmak için bir işbirliği uygulaması olarak da kullanabilirsiniz.
10. Ulaşılabilir hedefler belirleyin
Başarısızlık riskini azaltmak, kendinizi başarıya hazırlamakla başlar. Bunun için ulaşılabilir hedefler belirlemek çok önemlidir. Takımınızı bir araya getirin ve herkesin ulaşılabilir olduğunu düşündüğü hedefler belirleyin. Bu hedefleri takımdaki herkesin görebileceği bir yere yazın. Bu amaçla çeşitli hedef izleme uygulamalarını kullanabilirsiniz.
Son dakika telaşını önlemek için tampon zaman ve çaba ekleyin. Hedeflerinizi ara sıra gözden geçirin ve ulaşılamaz hale gelirlerse ayarlayın.
Nereden başlayacağınızı bilmiyor musunuz? Clickup'ın hedef gösterge paneli ile size yardımcı olacağız! Sayısal, parasal, doğru/yanlış ve görev tamamlama hedefleri belirleyebilirsiniz. Ayrıca her sprint veya zaman için hedefler belirleyebilirsiniz. Her takım üyesinin aynı hedeflere doğru ilerlemesi ile işbirliğine dayalı bir iş ortamı oluşturabilirsiniz.
ClickUp ile Çeşitli Operasyonel Riskleri Azaltın
Her kuruluşta operasyonel riskler kaçınılmazdır. Takım üyeleri istifa edebilir. Görevler gecikebilir. Zaman tahminleri yanlış olabilir. Kullanıcı hikayesindeki kritik bir noktayı kaçırabilirsiniz. Karmaşık bağımlılıklar ekstra çaba gerektirir.
Bu riskler önlenemez, ancak iyi bir proje yönetimi yazılımı ile azaltılabilir ve yönetilebilir.
ClickUp'ın proje yönetimi özellikleri, tüm bunları ve daha fazlasını ele almak için tasarlanmıştır. Proje yönetimi takımlarının operasyonel verimliliği artırarak zaman kazanmasına ve çalışanların daha üretken olmasına yardımcı olur. ClickUp ile riskleri nasıl azaltabileceğinizi görün. Bugün ücretsiz kaydolun!