Satın Alma KPI'ları: Satın Alma KPI Metriklerini İzleme Kılavuzu

Sağlam bir satın alma stratejisi, maliyet tasarrufunun ötesinde bir anlam taşır.

Satın alma yöneticileri, stratejilerini optimize etmek ve tedarikçi performansını ölçmek için sürekli olarak araçlar ve metrikler ararlar. Siz de benzer bir döngü içinde mi sıkışıp kaldınız? Satın alma KPI metriklerini izleme konusunda bu kılavuzla size yardımcı olacağız .

Pazar Araştırma Raporuna göre, Hizmet Olarak Tedarik (PaaS) pazarı 2020 ile 2027 yılları arasında %6,4'lük bir YBBO ile büyüyecektir. Tedarik faaliyetleri giderek karmaşıklaşırken, veriler önemli bir verimlilik faktörü haline gelmektedir.

Bu nedenle şirketler, satın alma metriklerini (tedarik KPI'ları olarak da bilinir) aktif olarak izler.

Satın alma liderlerinin satın alma departmanının etkinliğini ölçmek için kullandıkları en önemli KPI'lardan bazılarını listeledik. Bu kılavuzla döngüyü kırın ve satın alma performansınızı artırın.

Satın Alma KPI'larını Anlama

Satın alma süreci, satın alma departmanınızın mal ve hizmetleri elde etmek ve tedarik etmek için yapacağı her şeyi kapsar.

Tedarik Anahtar Performans Göstergeleri (KPI'lar), tedarik yönetiminizin etkinliğini anlamanıza yardımcı olan ölçüm metrikleridir. Bu KPI'lar, şirketin zaman, maliyet ve kaliteyi nasıl düzenlediğini analiz eder.

Bu satın alma KPI'larını ayarlarken, aşağıdakiler gibi birkaç hususu göz önünde bulundurmanız gerekir:

Satın alma KPI'larınız, bu beş parametreye göre değişebilir.

Unutmayın, mükemmel bir tedarik metrikleri seti yoktur. Bu, herkese uyan tek bir çözüm değildir; kişiselleştirilmiş bir yaklaşım gerektirir.

Neden Satın Alma Metriklerine İhtiyacınız Var?

Tedarik metriklerini önemli kılan üç ana faktör şunlardır:

Ayrıca okuyun: İzlemeniz gereken 20 pazarlama KPI'sı

Satın Alma Verimliliğini Ölçmenin Önemi

Satın alma verimliliğini ölçmenin işiniz için birçok faydası vardır:

Tasarruf fırsatlarını belirleyin: Yönetilen harcamalar, satın alma ROI'si ve fatura başına maliyet gibi metrikleri izleyerek, satın alma takımları maliyetlerden tasarruf etmenin ve kuruluşun genel karlılığını artırmanın yollarını bulabilir.

Tedarikçi riskini yönetin: Tedarikçi riski, her yerde tedarik liderleri için gerçek bir endişe kaynağıdır. Tedarikçilerden kaynaklanan riskler finansal, yasal, operasyonel ve hatta itibar ile ilgili olabilir. Tedarikçi hata oranı, PO doğruluğu ve satıcı kullanılabilirlik oranı gibi metrikler, standartların altında bir tedarikçi ile çalışmanın dezavantajlarından kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Satın alma faaliyetlerini kolaylaştırın: Birden fazla iş birimi bulunan büyük kuruluşlarda satın alma merkezi olmayan bir yapıya dönüşebilir. Bu gibi durumlarda, fiyat rekabet gücü, satın alma sipariş döngüsü oranı ve uyum oranları gibi satın alma metriklerini izlemek, kuruluş genelindeki satın alma faaliyetlerinin belirli süreçleri ve en iyi uygulamaları izlemesini sağlamaya yardımcı olabilir.

Kurumsal hedeflerle uyum: Liderler, takımın çabalarının kuruluşun genel stratejik yönelimi ile uyumlu olmasını sağlamak için tedarik KPI'larını da izlemelidir. Örneğin, kuruluşun hedefi en yüksek ürün kalitesine sahip olmaksa, tedarik takımlarının KPI'ları, maliyet tasarrufunun daha düşük olması anlamına gelse bile kaliteye verilen önemi yansıtmalıdır.

Her Takımın Ölçmesi Gereken Temel Tedarik KPI'ları

İdeal satın alma stratejisi öznel olmakla birlikte, her satın alma takımının yararlanabileceği bazı temel KPI'ları özetledik.

1. Tedarikçi sayısı

Bu metriği kullanarak kaç tedarikçiniz olduğunu ve en çok hangilerine bağımlı olduğunuzu ölçün. Şirketler bazen farklı ürünler için birden fazla satış noktasına veya tek bir ürün için birden fazla tedarikçiye sahiptir.

Sınırlı sayıda tedarikçiye sahip olmak, indirimler ve daha iyi teklif yönetimi formunda faydalı olsa da, bağımlılığı artırabilir. Öte yandan, birden fazla tedarikçiye sahip olmak bağımlılığınızı azaltabilir, ancak maliyetleri artırabilir.

Özellikle kritik ürünler için tedarikçi sayısını artırmak, riski azaltmaya ve yeni pazar taleplerini karşılamaya yardımcı olabilir.

2. Tedarikçi kalite derecelendirmesi

Bu KPI'yı tedarikçi derecelendirme ölçeğiniz olarak düşünün. Tedarikçi kalite derecelendirmesi, riskleri veya sorunları belirlemenize ve zaman içinde tedarikçi kalitesini artırmanıza yardımcı olur. Teslimat hızı, tedarikçinin yanıt verme hızı, maliyet ve hizmet kalitesini inceler. Nicel ölçümlerin yanı sıra, kuruluşlar tedarikçi denetimleri ve yönetim değerlendirmeleri gibi nitel ölçümleri de kullanabilir.

Net tedarikçi kalite hedefleri belirlemek ve tedarikçi verilerini izlemek, tedarik takımlarının zaman içinde tedarikçi kalitesini ve tedarik verimliliğini artırmasına yardımcı olabilir.

3. Uyum oranı

Uyum oranı, tedarikçi performansıyla uyumlu, hayati öneme sahip bir satın alma metriğidir. Tedarikçilerin uyum gerekliliklerine uyup uymadığını ve iş ihtiyaçlarıyla uyumlu olup olmadığını bilmenize yardımcı olur.

Uyum oranı KPI'sı, bu alanda bir düşüşün otomatik olarak dolaylı satın alımların artmasına yol açması nedeniyle yönetilmesi çok önemlidir. Sözleşmeye ve yasalara uygunluk, yasal güvenlik açısından da çok önemlidir. Bu metriği hesaplamak için, toplam faturalar içinde ihtilaflı faturaların oranını belirleyin ve teklif edilen fiyat ile ödenen fiyat arasındaki farkları izleyin.

Başlangıç olarak, %50'lik bir uyum KPI'sı orta ölçekli bir şirket için makul bir hedeftir.

4. Tedarikçi kullanılabilirliği

En ayrıntılı planlamalarda bile, acil olarak malzemeye ihtiyaç duyduğunuz acil durumlar kaçınılmazdır. Bu KPI, belirli bir tedarikçinin ne kadar güvenilir olduğunu gösterir, böylece acil durumlarda onlara güvenle başvurabilirsiniz. Tedarikçi kullanılabilirliği KPI, tedarikçinin acil teslimat yaptığı toplam sayının, acil talep sayısına oranı olarak hesaplanır.

Tedarikçi kullanılabilirliğinin %90 ve üzerinde olması, tedarikçinin güvenilir olduğunu ve tedarik zincirinin verimli bir şekilde işlediğini gösterir.

5. Tedarikçi hata oranı

Tedarikçi hata oranı, tek bir tedarikçinin kalitesini değerlendirmek için kullanılan bir ölçüdür. Bu metrik, satın alma departmanı için ürünün genel kalitesini değerlendirmede çok önemli bir faktör haline gelir .

Standartlara uygun olmayan ürünlerin toplam sayısını, denetlenen toplam birim sayısına bölerek tedarikçi hata oranını hesaplayın. Bu oran genellikle milyon birim başına hata oranı olarak ifade edilir. Bu ölçüm, ürün kalitesini aktif olarak değerlendirir ve tedarikçilerin hesap verebilirliğini sağlar. Daha derinlemesine bilgi edinmek için tedarikçi hata oranını hata türüne göre ayrıştırarak, her bir tedarikçinin kalitesini daha iyi anlayabilirsiniz.

Havacılık veya otomotiv gibi kusurların can kaybına yol açabileceği sektörlerde tedarikçi kusur oranları doğal olarak kritik öneme sahip metriklerdir. Satıcılarınızı sıralamak ve ürün teslimatınızda en yüksek kaliteyi sağlamak için bu anahtar metriklere güvenin.

6. Satın alma siparişi döngüsü

Satın alma siparişi döngü süresi, göz ardı edemeyeceğiniz bir KPI'dır. Acele durumlarda hangi tedarikçinin ideal olduğunu belirler.

Bu metrik, siparişin verilmesi ve onaylanmasından teslimat, fatura ve ödemeye kadar satın alma sürecini kapsar. Satın alma siparişi döngü süresi sonuçları, saatlerden günlere kadar değişebilir.

Tedarikçilerinizi sipariş döngülerine göre sınıflandırın ve buna göre siparişlerinizi verin.

Acil siparişleri tedarikçilere tahsis ederek, daha kısa satın alma sipariş döngüsü ve nispeten daha uzun döngüye sahip olanlar için rahat siparişler garanti edin. Bu metriği izlemek, tedarik sürecinizin sağlam ve doğru olmasını sağlar.

7. Teslim süresi

Teslim süresi, belirli bir tedarikçinin bir siparişi yerine getirmesi için gereken süreyi ifade eder. Bu süre, şirkete sipariş verildiği andan ürünün teslim edildiği ana kadar geçen süreyi kontrol ederek ölçülür.

Bunun arkasındaki matematik oldukça basittir: Toplam teslimat süresinden Satın Alma Siparişini kabul etmek için gereken süreyi çıkarın, işte sonuç! Bu, tedarikçinizin teslim süresidir.

Tedarikçi teslim süresi = Teslim süresi – Sipariş süresi (PO kabulü)

Kaliteden ödün vermeden daha kısa teslim süreleri elde etmek, müşterilerin memnuniyetini korumaya yardımcı olabilir.

8. Bütçe ve zaman dahilinde yapılan satın alımlar

Bu metrik, belirlenen bütçeler dahilinde zamanında yapılan satın alımların sayısını kaydeder. Bu KPI ile ilgili veriye dayalı bir rapor, satın alma takımına kuruluşun kaynaklarının en uygun şekilde kullanılıp kullanılmadığı konusunda içgörü sağlar. Satın alma departmanının verimliliğini doğrudan yansıtan bir operasyonel KPI'dır.

Satın alımlarınızın çoğu hedef maliyet ve süreye uyuyorsa, satın alma verimliliğiniz yerinde demektir. Tersine, bütçelenen süre ve maliyetlerin sık sık aşılması, satın alma takımlarında alarm zillerinin çalmasına neden olur.

Bu metriği dikkatle izlemek ve gerektiğinde optimize etmek, satın alma bütçesini ve zaman hedefini gerçekleştirmenize yardımcı olacaktır.

9. Satın alma siparişinin maliyeti

Tedarik liderleri, tedarikçi maliyetini ve kalitesini analiz etmenin yanı sıra, satın alma siparişinin iç maliyeti gibi çeşitli maliyetle ilgili metrikleri de izlemelidir. Bu, satın alma ve oluşturmadan fatura kapanışına kadar bir siparişin toplam satın alma maliyetidir.

Satın alma maliyetini oluşturan faktörler işten işe değişiklik gösterir. Bazı işletmeler hem doğrudan hem dolaylı maliyetleri hesaplarken, diğerleri sadece doğrudan maliyetleri dikkate alabilir.

Bu KPI için genel bir formül istiyorsanız, satın alma, sipariş ve tutma maliyetlerinin toplamı olarak hesaplanabilir.

Bu KPI'nın hesaba katılması, satın almadan ödemeye kadar olan yaşam döngüsünün verimliliğini artırmaya yardımcı olur ve maliyetlerin ve hataların en aza indirilmesini sağlar.

10. Yönetim altındaki harcamalar

Yönetim altındaki harcama, yönetim tarafından düzenlenen satın alma harcamalarının yüzdesini ifade eder. Bir şirketin yönetim altındaki harcamalarının artması, maliyetleri optimize etme ve giderleri tahmin etme yeteneğini geliştirir. Bu metrik, gerçekleşmemiş maliyet tasarruflarından yararlanmada özellikle etkilidir.

Harcamaları sürekli olarak değerlendirin ve iyileştirme alanlarını belirlemek için tedarikçi sözleşmelerini takip edin. Konsolide satın alma ve hacim indirimleri, sonunda kuruluşun kârına katkıda bulunur.

11. Satın Alma Yatırım Getirisi (ROI)

Kritik bir satın alma metriği olan bu gösterge, tüm işlerin nihai hedefi olan yatırımların karlılığını izler. Satın alma stratejisinin karlılığı ve maliyet etkinliği hakkında içgörü sağlar. Yıllık maliyet tasarruflarını yıllık satın alma maliyetlerine bölerek satın alma ROI'sini hesaplayın.

Dikkate alınması gereken en önemli faktörlerden biri olmasına rağmen, tedarik ROI'si tek başına doğru bir tablo çizmez. En iyi sonuçları elde etmek için, bu metriği tedarik maliyetlerinden kaçınma gibi diğer metriklerle birleştirerek eksiksiz bir tablo elde edin.

İyi bir satın alma stratejisi başlatmak için satın alma ROI hedefinizi iç yatırımların 10 katı olarak belirleyin.

12. Acil satın alma oranı

Şirketinizin acil satın alımlara ne sıklıkla ihtiyaç duyduğunu izlemek mi istiyorsunuz? İhtiyacınız olan metrik budur.

Tüm işlerde birkaç acil talep kaçınılmazdır. Ancak, acil taleplerin tekrar tekrar yapılması, operasyonlarınız hakkında kötü bir izlenim bırakır. Acil satın alımlar, genel satın alma maliyetlerinizi artırarak işinizi etkiler.

Düşük acil satın alma oranı, işletmelerin maliyetlerden tasarruf etmesine, satın alma planlarını kolaylaştırmasına, kesintisiz hizmet sunmasına ve tedarik risklerini en aza indirmesine yardımcı olur. Bu metrik, satın alma performansını yansıtır ve gelecekteki operasyonların yönetimi için bir temel oluşturur.

Etkili yönetim, satın alma sürecindeki verimsizlikleri ortadan kaldırır ve ürün eksikliklerini önler. Acil satın alma oranını, belirli bir dönemdeki toplam satın alma sayısına bölerek hesaplayın.

13. Tedarikçi reddetme oranları ve maliyet

Tedarikçi red oranı ve maliyet metriği, iç kalite yönetimini ölçer. Kalite veya diğer sorunlar nedeniyle tedarikçinin ürünlerini reddetme sıklığını ve bunun maliyet üzerindeki etkisini yansıtır. Bu iki faktörden herhangi birinde artış olması, alıcının harekete geçmesini gerektirir.

Sapmaları belirlemek ve düzeltme çözümleri uygulamak, darboğazları önlemeye ve sağlıklı bir alıcı-satıcı ilişkisi sürdürmeye yardımcı olur.

Bu tedarikçi yönetim araçlarını inceleyin!

14. Satın alma maliyetlerinin azaltılması

Somut maliyet tasarrufları, tedarik takımlarının birincil hedefleri olmaya devam etmektedir. Tedarik maliyetlerinin azaltılması, tedarik fonksiyonunun verimliliğini incelemek için etkili bir ölçüttür. Fiyat müzakereleri yoluyla yapılan her siparişte elde edilen maliyet tasarruflarının yüzdesini ölçer.

Fiyat müzakereleri ve indirimler sayesinde yıl boyunca elde edilen toplam maliyet tasarrufu, maliyet yönetiminin verimliliğini ortaya koymaktadır.

Maliyet azaltmayı ölçmenin etkili bir yolu, aynı ürün veya hizmetin eski ve yeni fiyatlarını karşılaştırmaktır. Bu hesaplama, tedarikçi yaşam döngüsü yönetimini optimize etmenize ve personeli maliyet tasarrufu önlemleri konusunda eğitmenize yardımcı olur. Sonuç olarak, maliyet yönetimi stratejileri oluşturmanıza yardımcı olur.

Satın alma KPI'larını düzenli olarak izlemek, satın alma süreçlerinizi iyileştirmek için çok önemlidir. Yaygın olarak kullanılan satın alma KPI'larından bahsetmiş olsak da, işinizin boyutu, kategorisi ve işleyişi, sizin için en uygun metrikleri belirleyecektir.

Satın alma fonksiyonunun izlenmesi, maliyetlerin azaltılmasına, iş fonksiyonlarının optimize edilmesine, darboğazların belirlenmesi ve bunların üstesinden gelmek için stratejiler geliştirilmesine yardımcı olur. Bu metriklerden bir kombinasyon seçin ve bunları diğerleriyle birleştirerek işinizi güçlendirin ve genel performansı artırın.

Satın Alma KPI'larını İzleme

İzlenecek doğru tedarik KPI'larını belirlemenin yanı sıra, kuruluşların tedarik sürecini etkin bir şekilde yönetmek için özel bir tedarik yönetimi yazılımı seçmeleri de gerekir.

ClickUp ekibimiz, ClickUp Tedarik KPI izleme şablonunu tasarlarken tüm tedarik KPI'larınızı göz önünde bulundurdu. KPI metriklerini kolayca izlemek için tüm gerekli özelliklere sahiptir. Hedefler, Beyaz Tahtalar, Belgeler, özelleştirilebilir alanlar ve gösterge panelleri gibi güçlü özellikleri, KPI'ları tek bir yerden etkili bir şekilde izlemenizi sağlar.

ClickUp ile Tedarik Hedeflerinizi İzleyin ve Aşın

ClickUp Hedefleri ile tedarik KPI'larını kolaylıkla düzenleyebilir, izleyebilir ve paylaşabilirsiniz. Her KPI için hedef içindeki hedefi belirleyin ve zaman dilimi içindeki başarıyı belirtin. Şimdi hedeflerinizi izlemek için metriklerinizi özelleştirin:

ClickUp ile görevlerin tamamlanma durumunu ve ilerlemeyi ilerleme çubukları, grafikler ve çizelgelerle görsel olarak da gösterebilirsiniz.

Ayrıca, ClickUp Gösterge Panellerini kullanarak farklı hedefleri tek bir genel bakışta birleştirebilirsiniz. Gösterge panelinin ClickUp özellikleri size şunları sağlar:

Bu görünümler, eksiklikleri belirlemenize ve gidermenize yardımcı olmak için bir bakışta çıktı analizi sunar. ClickUp Tedarik Şablonu, ilerlemeyi izlemek için KPI'ları beş kategoriye ayırır: Tamamlandı, Hedeften sapma, Hedefe doğru, Başlamadı ve Risk altında.

Bununla kalmaz, ClickUp raporlama özelliği, veriye dayalı kararlar alabilmeniz için değerli içgörüler sağlar.

ClickUp ile tedarik metriklerinizi yönetin ve analiz edin, en yüksek verimliliğe ulaşın. Verileri hesaplamak, analiz etmek ve sonuçları tedarik yönetimini iyileştirmek için kullanmak ClickUp ile çocuk oyuncağı.

Tedarik KPI metriklerini ölçmeyi çocuk oyuncağı haline getirmek için hemen ClickUp'ı tercih edin!