วิธีที่ ClickUp ใช้การอัตโนมัติของงานเพื่อกำจัดกระบวนการอัปเดตโครงการแบบมือ

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือต้องพึ่งพาตัวเองหรือสมาชิกในทีมเพื่อให้การอัปเดตโครงการเป็นไปอย่างถูกต้อง

เพราะการอัปเดตไม่เกิดขึ้นในขณะที่งานกำลังดำเนินอยู่ แต่จะเกิดขึ้นในภายหลัง — หลังการประชุม หลังการตัดสินใจ หรือเมื่อมีใครสักคนนึกขึ้นได้ว่าจะต้องกลับมาติดตามงาน

ลองคิดดูสิ หากเราบอกว่าคุณว่า ที่ ClickUp เราพึ่งพาการอัตโนมัติเพื่อทำสิ่งนี้?

ระบบอัตโนมัติของงานจะอัปเดตสถานะ กำหนดขั้นตอนต่อไป ส่งสัญญาณเตือน และผลักดันงานให้ก้าวหน้าไปโดยไม่ต้องทำงานซ้ำซากด้วยมือ

อยากรู้วิธีทำอย่างไร? อ่านต่อเลย

ปัญหาของการอัปเดตโครงการแบบมือ

ตามผลการวิจัยของ ClickUp พนักงานด้านความรู้ทั่วไปต้องติดต่อกับคนประมาณ 6 คนโดยเฉลี่ยเพื่อทำงานให้เสร็จ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง คือพวกเขาติดต่อกับผู้เกี่ยวข้องหลักเหล่านั้นทุกวัน เพื่อรวบรวมข้อมูลบริบท ปรับลำดับความสำคัญให้สอดคล้องกัน และรักษาความต่อเนื่องของงาน

นี่คือเหตุผลที่การอัปเดตโครงการแบบมือไม่ทำงานได้ดีในบริบทการบริหารโครงการจริง:

การอัตโนมัติของงานในระบบการจัดการโครงการคืออะไร?

การอัตโนมัติของงานในการบริหารโครงการเกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์ กฎเกณฑ์ ตัวกระตุ้น และบางครั้งอาจใช้ AI เพื่อดำเนินการงานที่ซ้ำๆ เป็นประจำ หรือสามารถคาดการณ์ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งหากไม่ใช้ระบบนี้ ผู้จัดการโครงการหรือสมาชิกทีมจะต้องดำเนินการด้วยตนเอง

วิธีที่ระบบอัตโนมัติของ ClickUp ช่วยลดงานทำด้วยมือ

ClickUp มีระบบอัตโนมัติที่สร้างไว้ sẵnกว่า 100 ระบบ เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงาน จัดการการส่งต่องาน และลดความพยายามแบบมือของทีมระบบอัตโนมัติของ ClickUpมีสามส่วนที่สามารถปรับแต่งได้:

นี่คือคุณสมบัติของ ClickUp Automations ที่ช่วยแก้ปัญหาได้ทุกวัน 👇

1. อัปเดตสถานะงานอัตโนมัติ

ด้วยClickUp Tasks เราแบ่งงานออกเป็นงานหลัก งานย่อย และความสัมพันธ์ที่ชัดเจน จากนั้นเพิ่ม ClickUp Automations เพื่อเปลี่ยนสถานะตามสัญญาณความคืบหน้า เช่น งานย่อยที่เสร็จสิ้นหรือความสัมพันธ์ที่ได้รับการแก้ไขแล้ว

หนึ่งในตัวกระตุ้นหลายอย่างที่ระบบนี้มีคือ ‘Subtasks resolved.’ เมื่อทุกงานย่อยในงานหลักถูกแก้ไขแล้ว ระบบอัตโนมัติจะทำงานขึ้น ในขณะที่ ClickUp จะแก้ไขงานย่อยที่อยู่ตรงใต้งานหลักโดยตรง

ยิ่งไปกว่านั้น เมื่องานถูกปลดล็อก คุณสามารถย้ายงานนั้นไปขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องรอให้ใครสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงความพึ่งพาด้วยตนเอง

จากนั้น คุณจะจับคู่ทริกเกอร์กับแอคชัน เช่น การเปลี่ยนสถานะ (พร้อมเงื่อนไขเสริมตามต้องการ)

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp:ซอฟต์แวร์จัดการงานของ ClickUp สามารถเปลี่ยนความคิดเห็นหรือการสนทนาเพียงหนึ่งครั้งให้กลายเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้และวัดผลได้ในไม่กี่วินาที!

คุณสามารถสร้างงานได้โดยตรงจากความคิดเห็นในงาน ความคิดเห็นในกล่องจดหมายเข้า และแม้กระทั่งความคิดเห็นในเอกสาร นอกจากนี้ หากคุณใช้ ClickUp AI มันสามารถสร้างงานให้คุณได้โดยอิงจากบริบทของพื้นที่ทำงานอย่างครบถ้วน

2. กำหนดหรือเปลี่ยนผู้รับผิดชอบอัตโนมัติ

วิธีที่รวดเร็วที่สุดในการแก้ปัญหาความสับสนเกี่ยวกับผู้รับผิดชอบ คือให้ระบบเวิร์กโฟลว์เป็นผู้กำหนดผู้รับผิดชอบคนต่อไปให้คุณ

ClickUp Automations มีฟังก์ชัน ‘เปลี่ยนผู้รับผิดชอบ’

หาก ClickApp ‘Multiple Assignees’ ถูกเปิดใช้งาน ฟังก์ชัน ‘Change Assignees’ จะสามารถเพิ่มผู้รับผิดชอบได้ แต่หากไม่เปิดใช้งาน ฟังก์ชันนี้จะแทนที่ผู้รับผิดชอบปัจจุบัน

อะไรที่ทำให้การอัตโนมัติของกระบวนการทำงานนี้มีประสิทธิภาพสูง?

คุณไม่จำเป็นต้องกำหนดผู้รับผิดชอบเฉพาะบุคคลไว้ล่วงหน้า ClickUp ช่วยให้คุณตั้งค่าผู้รับผิดชอบใหม่เป็นตัวเลือกอัจฉริยะ เช่น ผู้สร้างงาน ผู้ติดตามงาน หรือตัวกระตุ้นการอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจึงสามารถจัดสรรงานตามกฎการดำเนินงานของคุณได้ แม้ทีมจะมีการเปลี่ยนแปลง

3. ตั้งวันที่ครบกำหนดและระดับความสำคัญอัตโนมัติ

ตั้งกำหนดเวลาให้สอดคล้องกับช่วงเวลาที่เหตุการณ์เกิดขึ้นใน ClickUp Automations

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งวันที่ครบกำหนดโดยอัตโนมัติหลังจากที่งานเปลี่ยนเป็นสถานะเฉพาะเป็นจำนวนวันหนึ่ง ตั้งวันที่ครบกำหนดตามวันที่ทริกเกอร์ (หรือเวลาเฉพาะ) เลือกวันที่ที่แน่นอน หรือลบวันที่ครบกำหนดเมื่อไม่จำเป็นอีกต่อไป

สิ่งนี้มีประโยชน์มากเมื่อกำหนดเวลาที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับขั้นตอน เช่น เมื่องานถูกส่งไปยังขั้นตอนการตรวจสอบ หรือเมื่อคำขอได้รับการอนุมัติ

สำหรับระดับความสำคัญ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการอัตโนมัติในการจัดการโครงการด้วยวิธีเดียวกันได้ ทันทีที่งานเข้าสู่ขั้นตอนที่ควรได้รับการพิจารณาว่ามีความเร่งด่วน ClickUp จะปรับระดับความสำคัญให้สูงขึ้นโดยอัตโนมัติ เพื่อให้งานนั้นโดดเด่นขึ้นในมุมมองและแดชบอร์ด

4. สร้างงานที่ซ้ำๆ หรือการติดตามผลอัตโนมัติ

สิ่งที่ทำให้เครื่องมือจัดการโครงการของ ClickUp มีค่าอย่างยิ่งคือ มันช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนงานใดๆ ให้กลายเป็นงานที่เกิดขึ้นซ้ำได้ จากนั้น ตั้งกำหนดเวลาและกำหนดว่างานครั้งต่อไปควรดำเนินการอย่างไร

ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถเลือกว่าจะให้งานนี้ทำซ้ำตามรอบเวลาในปฏิทินหรือตามการเสร็จสิ้น ซึ่งครอบคลุมกระบวนการทำงานติดตามผลส่วนใหญ่

สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณกำลังจัดการโครงการหลายโครงการและต้องการให้งานที่ทำซ้ำๆ ดำเนินไปอย่างสม่ำเสมอ โดยไม่ต้องพึ่งพาความจำหรือการตั้งค่าด้วยมือ

คุณยังสามารถควบคุมปริมาณข้อมูลที่จะถูกนำต่อไปยังรอบการทำงานถัดไปโดยใช้ระบบอัตโนมัติของ ClickUp ได้อีกด้วย

คุณสามารถเลือกที่จะเก็บงานเดิมพร้อมประวัติไว้ หรือสร้างสำเนาใหม่ทุกครั้ง นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกฟิลด์ที่ต้องการรวมไว้ในสำเนาใหม่ เช่น ผู้รับผิดชอบ รายการตรวจสอบ ไฟล์แนบ ความสัมพันธ์ระหว่างงาน และอื่น ๆ

หากงานประจำของคุณมีงานย่อย คุณสามารถกำหนดวันที่ใหม่สำหรับงานย่อยได้เมื่อมีการสร้างงานย่อยใหม่

เพื่อติดตามงานที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เพียงเข้าสู่ส่วน ‘Recurring Task Overview’ ก็พอ ง่ายมากเลย!

5. แจ้งเตือนผู้เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง

หลังจากที่งานเสร็จแล้วจะเกิดอะไรขึ้น?

ในทีมส่วนใหญ่ ยังมีใครสักคนที่ต้องแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ แบ่งปันข้อมูลบริบท หรือยืนยันขั้นตอนต่อไป

ระบบอัตโนมัติของ ClickUp จะจัดการเรื่องนี้โดยอัตโนมัติ เมื่อสถานะ เจ้าของ ลำดับความสำคัญ หรือวันที่ครบกำหนดของงานมีการเปลี่ยนแปลง ClickUp จะแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบทันที

คุณเพียงต้องเลือกการเปลี่ยนแปลงที่เฉพาะเจาะจงซึ่งจะกระตุ้นการอัปเดต และเลือกวิธีการส่งข้อมูล (อีเมล, Slack, ความคิดเห็น, webhook)

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังผู้เกี่ยวข้องเมื่อมีงาน:

เพื่อตั้งค่า ให้ไปที่ List/Folder/Space ที่เกี่ยวข้อง และเปิด Automations แล้วทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

เพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยังคงติดตามความคืบหน้าของงานได้ ให้เพิ่มพวกเขาเป็นผู้ติดตามงาน พวกเขาจะได้รับข้อมูลอัปเดตที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมและบริบทของงานนั้น

ประโยชน์ที่ทีมได้รับจากระบบอัตโนมัติการจัดการงานของ ClickUp

ผู้รีวิวบนG2กล่าวว่า,

ClickUp มีความหลากหลายสูงมาก และช่วยให้ผมสร้างโซลูชันสำหรับกรณีธุรกิจหรือกระบวนการทำงานแทบทุกประเภทได้ ระบบอัตโนมัติและเอเย่นต์ AI ก็มีประสิทธิภาพสูงมากเช่นกัน ผมสามารถตั้งค่าการดำเนินการอัตโนมัติผ่านตรรกะหรือคำสั่ง AI เพื่อดำเนินการแทบทุกขั้นตอนใน ClickUp ที่ผมสามารถจินตนาการได้

สรุปแล้ว นั่นหมายความว่า:

✅ ทีมใช้เวลาน้อยลงในการดูแลระบบ: แทนที่จะขอให้สมาชิกทีมต้องจำงานต่าง ๆ ทีมได้เปลี่ยนการดูแลนั้นให้เป็นกฎ เมื่องานเปลี่ยนสถานะ ClickUp สามารถอัปเดตผู้รับผิดชอบ วันที่ ลำดับความสำคัญ ผู้ติดตาม ความคิดเห็น และอื่น ๆ ได้โดยอัตโนมัติ

✅ การส่งต่องานชัดเจนขึ้น: ปัญหาที่พบบ่อยไม่ใช่การทำงานถูกขัดขวาง แต่เป็นเพราะไม่มีใครถูกกำหนดอย่างชัดเจนว่าเป็นผู้รับผิดชอบขั้นตอนต่อไป ระบบอัตโนมัติแก้ไขปัญหานี้โดยการกำหนดผู้รับผิดชอบใหม่เมื่องานเข้าสู่ขั้นตอนการตรวจสอบหรืออนุมัติ ทำให้งานแสดงผู้รับผิดชอบที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม

✅ กำหนดเวลาและระดับความเร่งด่วนเป็นมาตรฐาน: ทีมสามารถกำหนดมาตรฐานว่ากำหนดเวลาที่สมเหตุสมผลควรเป็นอย่างไรในแต่ละขั้นตอนได้ ตัวอย่างเช่น ทันทีที่งานถูกย้ายไปยังสถานะ ‘กำลังดำเนินการ’ หรือ ‘รอการอนุมัติ’ ระบบอัตโนมัติสามารถกำหนดวันครบกำหนดและปรับระดับความสำคัญให้งานนั้นแสดงขึ้นอย่างถูกต้องในมุมมองและแดชบอร์ด

✅ กระบวนการทำงานที่ซับซ้อนสามารถทำงานได้โดยอัตโนมัติด้วย AI Agents: ในขณะที่ระบบอัตโนมัติทำงานตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าClickUp Super Agentsสามารถตีความบริบทและดำเนินการได้อย่างยืดหยุ่น ตัวอย่างเช่น Agent สามารถติดตามงานใน Space ทั้งหมด ระบุอุปสรรคที่กล่าวถึงในความคิดเห็น สรุปปัญหา และแจ้งให้สมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องทราบพร้อมบริบทที่เกี่ยวข้อง

✨ หากท่านต้องการดูตัวอย่างการใช้งานจริงวิดีโอนี้จะอธิบายอย่างละเอียดว่า Super Agents ช่วยขับเคลื่อนระบบเนื้อหาของเราอย่างไร

ตัวอย่างจริงของการใช้ระบบอัตโนมัติ

มาดูกันว่าทีมของเรา (และทีมอื่นๆ อีกมากมายทั่วโลก) ใช้ ClickUp Automations อย่างไร:

1. ทีมการตลาด

นักเขียน ผู้บรรณาธิการ นักออกแบบ และเจ้าของช่องต่างต้องจัดการกับงานเดียวกัน ซึ่งทำให้การเปลี่ยนแปลงสถานะเป็นหนึ่งในจุดที่งานทำด้วยมือมักสะสมได้ง่ายที่สุด

ดังนั้น จากหลายงานต่าง ๆ นี่คือตัวอย่างคร่าว ๆ ของสิ่งที่เราใช้ ClickUp Automations ในด้านการตลาด:

2. ทีมผลิตภัณฑ์

งานพัฒนาผลิตภัณฑ์เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย ได้แก่ ผู้จัดการโครงการ (PM), ทีมออกแบบ, ทีมวิศวกรรม, ทีมควบคุมคุณภาพ (QA) และบางครั้งอาจรวมถึงทีมสนับสนุนหรือทีมความปลอดภัยด้วย

นี่คือวิธีที่ทีมผลิตภัณฑ์ใช้ ClickUp Automations:

3. ทีมขาย

ทีมขายต้องทำงานด้วยการส่งต่องานอย่างรวดเร็ว เมื่อมีลูกค้าเป้าหมายเข้ามา จะมีการประเมินคุณสมบัติ กำหนดเวลาสาธิต ส่งการติดตามผล และบันทึกข้อมูลต้องเชื่อมโยงกับโอกาสขายอย่างต่อเนื่อง ระบบอัตโนมัติช่วยให้กระบวนการนี้ดำเนินไปอย่างสม่ำเสมอระหว่างตัวแทนขายและภูมิภาคต่าง ๆ

ทีมขายของเราใช้ ClickUp Automations ในกระบวนการทำงานประจำวัน ซึ่งรวมถึง:

4. ทีมปฏิบัติการ

งานด้านปฏิบัติการมีลักษณะที่แตกต่างจากงานด้านการตลาด ผลิตภัณฑ์ หรือการขาย งานประเภทนี้มีปริมาณสูง มีกฎระเบียบที่เข้มงวด และเต็มไปด้วยคำขอที่ดูคล้ายกันบนผิวเผิน แต่แต่ละคำขอเกี่ยวข้องกับการจัดเส้นทาง การกำหนดเวลา และการอนุมัติ ในกระบวนการทำงานด้านปฏิบัติการของเรา ระบบอัตโนมัติทำหน้าที่เป็นกรอบการควบคุมที่ช่วยให้การรับงานเป็นระเบียบและกระบวนการดำเนินการมีความสม่ำเสมอ

วิธีบางประการที่เราใช้ ClickUp Automations ในฝ่ายปฏิบัติการ:

สร้างกระบวนการทำงานอัตโนมัติใน ClickUp (ขั้นตอนละขั้นตอน)

แล้ว คุณจะสร้างระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ AIใน ClickUp อย่างไร?

ขั้นตอน 1: กำหนดขั้นตอนการทำงานที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติ

ก่อนที่จะปรับตั้งค่า ให้กำหนดสามสิ่งต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 2: เลือกตำแหน่งการอัตโนมัติ

คำถามที่นี่คือ ‘เราต้องการให้ระบบอัตโนมัตินี้ใช้กับเวิร์กโฟลว์เดียว หรือหลายเวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้างเดียวกัน?’

คำตอบนั้นจะกำหนดว่าคุณจะสร้างมันในระดับ List หรือระดับที่สูงกว่านั้น สิ่งที่เราหมายถึงคือ 👇

วิธีที่เราตัดสินใจอย่างรวดเร็ว:

ขั้นตอนที่ 3: เปิดส่วนอัตโนมัติ

ตอนนี้เราจะเข้าสู่เครื่องมือสร้างระบบอัตโนมัติ (Automation builder) ในซอฟต์แวร์จัดการโครงการนี้ คุณสามารถดำเนินการได้จากจุดที่จัดการเวิร์กโฟลว์ของคุณ: รายการ (List), โฟลเดอร์ (Folder) หรือพื้นที่ (Space) (ตามที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 2)

กล่าวอีกนัยหนึ่ง:

ขั้นตอนที่ 4: เลือกวิธีที่คุณต้องการสร้างมัน

เมื่อคุณเข้าสู่หน้า Automations แล้ว ClickUp มักจะให้คุณเลือกสองวิธีเพื่อเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติของคุณเองตั้งแต่ต้น หรือเลือกจากรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

แต่คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าควรเลือกวิธีไหน? จริงๆ แล้วมันขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการทำให้อัตโนมัติ (และความซับซ้อนของกระบวนการนั้น) ดังนั้นมาดูวิธีแก้ปัญหาที่คุณมีอยู่กันเถอะ:

ตัวเลือก A: เริ่มจากระบบอัตโนมัติที่แนะนำ (เร็วที่สุด)

ClickUp จะแสดงข้อเสนอแนะตามรูปแบบทั่วไป (เช่น การเปลี่ยนแปลงสถานะหรือการอัปเดตผู้รับผิดชอบ) ให้คุณเลือกข้อเสนอแนะที่ใกล้เคียงกับความต้องการของคุณ แล้วแก้ไขรายละเอียดให้เหมาะสม

ตัวเลือก B: สร้างระบบอัตโนมัติแบบกำหนดเอง (แม่นยำที่สุด)

นี่คือจุดที่คุณต้องเลือกด้วยตนเอง:

นี่คือตัวเลือกที่เหมาะที่สุดเมื่อกระบวนการทำงานของคุณมีกฎเกณฑ์เฉพาะ (สนามข้อมูลที่กำหนดเอง, เส้นทางหลายทาง, ข้อยกเว้น)

👉 มีตัวเลือก C อยู่ด้วย แต่เรามาดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับมันในภายหลังกันดีกว่า!

ขั้นตอนที่ 5: ตั้งค่าตัวกระตุ้น

ระบบอัตโนมัติของ ClickUp เริ่มต้นเสมอด้วยทริกเกอร์ (องค์ประกอบพื้นฐานที่นำไปสู่ผลลัพธ์) และคุณสามารถใช้ทริกเกอร์กับงาน งานย่อย หรือทั้งสองอย่างได้

นี่คือวิธีที่คุณต้องตั้งค่า:

ปัจจัยกระตุ้นทั่วไปที่เราใช้ (และประโยชน์ของมัน):

ขั้นตอนที่ 6: ตั้งค่าและเพิ่มเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง (หากมี)

ใน ClickUp Automations เงื่อนไขคือเกณฑ์ที่จำเป็นต้องเป็นจริงเพื่อให้ระบบอัตโนมัติทำงานต่อไปได้ หากมีเหตุการณ์ทริกเกอร์เกิดขึ้นแต่เงื่อนไขไม่ตรงตามข้อกำหนด ระบบจะไม่ดำเนินการใดๆ 🤷

นี่คือวิธีที่คุณสามารถตั้งค่าได้:

ขั้นตอนที่ 7: เพิ่มการดำเนินการหนึ่งหรือหลายอย่าง

“Actions” คือส่วน “แล้วทำสิ่งนี้” ในกระบวนการอัตโนมัติของคุณ เมื่อทริกเกอร์ถูกกระตุ้น (และเงื่อนไขตรงกัน หากคุณได้เพิ่มเงื่อนไขไว้) “Actions” คือสิ่งที่ ClickUp จะดำเนินการ

ในเครื่องมือสร้างการอัตโนมัติ:

ขั้นตอนที่ 8: ตั้งชื่อ เผยแพร่ และตรวจสอบความถูกต้อง

คุณเกือบเสร็จแล้ว! ตอนนี้เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าการอัตโนมัติอยู่ในสถานะเปิดใช้งานและทำงานตามที่ตั้งใจไว้

สรุปสั้นๆ 👇

คุณสมบัติการอัตโนมัติขั้นสูงที่ไปไกลกว่าพื้นฐาน

คิดว่า ClickUp มีเพียงฟังก์ชันการอัตโนมัติขั้นพื้นฐานเท่านั้นหรือ? ไม่เลย! มันสนับสนุนคุณสมบัติการอัตโนมัติขั้นสูงและซับซ้อน ที่จะทำให้ชีวิตของคุณสะดวกขึ้นเล็กน้อยทุกวัน

มาดูตัวอย่างกัน:

1. การอัตโนมัติหลายขั้นตอนที่คล้ายกับมนุษย์

ระบบอัตโนมัติของ ClickUp เหมาะอย่างยิ่งสำหรับงานประจำที่ทำได้ด้วยคลิกเดียว มันครอบคลุมองค์ประกอบสำคัญของการจัดการงาน และช่วยเราอัตโนมัติงานที่ซ้ำๆ ซึ่งหากไม่ใช้ระบบนี้ ก็จะต้องทำผ่านส่วนความคิดเห็น การเตือน และการติดตามผล

แต่เมื่อกระบวนการทำงานต้องการการตัดสินใจและหลายขั้นตอน — เช่น การวิเคราะห์บริบท การร่างผลลัพธ์ การอัปเดตในหลายจุด และการส่งต่องานให้มนุษย์ — นี่คือจุดที่เราจะนำClickUp Super Agents เข้ามาช่วย

Super Agents คือเพื่อนร่วมงานที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งสามารถดำเนินการเวิร์กโฟลว์หลายขั้นตอนได้อย่างปลอดภัย โดยเข้าใจบริบทของพื้นที่ทำงานอย่างครบถ้วน และสามารถทำหน้าที่เป็นเพื่อนร่วมงานที่ทำงานได้อย่างอิสระสำหรับมนุษย์

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้งานได้:

นอกจากนี้ ยังมีความยืดหยุ่นสูงอีกด้วย! คุณสามารถเปิดใช้งานได้ผ่านข้อความส่วนตัว (DM), @mention ในงาน/เอกสาร/แชท, มอบหมายงานให้โดยตรง หรือตั้งเวลาทำงานตามกำหนดการหรือผ่านระบบอัตโนมัติ

ใช้ทริกเกอร์แบบมือเมื่อต้องการควบคุมโดยตรง เช่น @mentioning ตัวแทนใน任务หรือช่อง, ส่งข้อความส่วนตัว (DM) เพื่อขอความช่วยเหลือแบบตัวต่อตัว, หรือมอบหมายให้ตัวแทนนั้นรับผิดชอบ任务เพื่อให้เขารับผิดชอบและเริ่มทำงาน

ทีมสามารถดึงเนื้อหาทั้งหมดของงานและเอกสาร (Docs) ค้นหาข้อความใน Chat ค้นหาข้อมูลในพื้นที่ทำงาน (Workspace) และแอปที่เชื่อมต่อ รวมถึงใช้ Memory (ข้อมูลล่าสุด + การตั้งค่า + ระบบอัจฉริยะ) เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง

เพื่อทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเรียกใช้เอเจนต์ใน ClickUp โปรดดูวิดีโอนี้ 👇

2. ตัวกระตุ้นการอัตโนมัติข้ามพื้นที่

การอัตโนมัติ ‘ข้ามสเปซ’ มีประโยชน์มากที่สุดเมื่อสามารถจัดการการส่งต่องานได้อย่างราบรื่น คำขออาจเริ่มต้นในสเปซของทีมหนึ่ง แต่เมื่อถึงสถานะที่กำหนดแล้ว ก็ควรถูกส่งต่อไปยังเวิร์กโฟลว์ของทีมถัดไปโดยอัตโนมัติ (ไม่ต้องจัดลำดับความสำคัญใหม่ 😮‍💨)

เพื่อทำสิ่งนี้ เราใช้การดำเนินการอัตโนมัติ เช่นMove to List(เพื่อส่งงานไปยังรายชื่อของทีมเป้าหมาย) หรือ Add to List เมื่อต้องการให้งานเดียวกันยังคงปรากฏให้เห็นได้สำหรับทั้งสองทีมผ่านฟีเจอร์ Tasks in Multiple Lists

การเลือกออกแบบอยู่ที่ว่าทีมผู้รับควรเพียงแค่มองเห็นงานหรือดำเนินการทั้งหมด หากพวกเขาเพียงติดตามงาน การเพิ่มงานนั้นลงในรายการของพวกเขามักเพียงพอแล้ว แต่หากพวกเขามีหน้าที่ดำเนินการและรายงานความคืบหน้า เราจะย้ายงานนั้นไปยังกระบวนการทำงานของรายการปลายทาง

3. การผสานรวมกับเครื่องมือภายนอก

เมื่อเราต้องการให้ ClickUp ทำงานสอดคล้องกับเครื่องมือที่ทีมใช้ทุกวัน เราเพียงเปลี่ยนไปใช้ClickUp Automation Integration ซึ่งช่วยให้เราดำเนินการงานอัตโนมัติแบบครบวงจร เช่น การอัปเดตงานใน ClickUp เมื่อ pull request ใน GitHub ถูกรวมเข้า หรือการส่งอีเมลเมื่องานถูกปลดล็อก

สำหรับความต้องการที่ปรับแต่งเพิ่มเติม เราใช้ webhooks ClickUp รองรับการดำเนินการ‘Call webhook’ ภายใน Automations เพื่อให้เหตุการณ์ของงานสามารถส่งข้อมูลไปยังจุดปลายทางภายนอกใดก็ได้

คุณสามารถสร้าง webhook ได้ ตั้งค่า URL แทรกฟิลด์แบบไดนามิกเข้าไปใน URL และเพิ่มส่วนหัว (โดย ‘Content-Type’ จะตั้งค่าเริ่มต้นเป็น ‘application/json’) นอกจากนี้ คุณยังสามารถนำ webhook ไปใช้ซ้ำได้ทั่วทั้ง Workspace ของคุณ!

4. การอัตโนมัติที่ได้รับการเสริมด้วย AI

จำได้ไหมครับ เราเคยกล่าวถึง ‘ตัวเลือก C’ ใช่ไหม? นี่คือมัน!

หากคุณมีเวลา (หรือพลังงาน 😴) น้อยลง เพียงพิมพ์สิ่งที่คุณต้องการด้วยภาษาอังกฤษธรรมดา เช่น ‘เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น In Review ให้กำหนดผู้รับผิดชอบเป็น Editor และเพิ่มความคิดเห็น’ ClickUp AI Automation Builder ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของClickUp Brain จะช่วยคุณสร้างระบบอัตโนมัติที่ใช้งานได้จริงได้อย่างรวดเร็ว

ในทางปฏิบัติ สิ่งนี้ถูกบูรณาการเข้ากับชั้น AI ที่คุณใช้อยู่แล้วใน ClickUp Brain สามารถใช้งานได้ทั่วทั้ง ClickUp และทำงานร่วมกับบริบทของพื้นที่ทำงาน รวมถึง Custom Fields และ @mentions

ที่น่าสนใจยิ่งขึ้นคือ ClickUp ยังสนับสนุนการใช้ตรรกะที่ขับเคลื่อนด้วย AI ในผลลัพธ์ของการอัตโนมัติด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ ‘AI Assign’ และ ‘AI Prioritize’ เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการอัตโนมัติเพิ่มเติมได้

ทำไม ClickUp จึงเป็นศูนย์กลางการอัตโนมัติที่ดีที่สุด

เป็นข่าวอย่างเป็นทางการแล้ว! 🏆 ClickUp คือศูนย์กลางการอัตโนมัติที่ดีที่สุดที่คุณจะต้องการ

สรุป:

บอกลาการอัปเดตโครงการแบบมือด้วย ClickUp

หากการอัปเดตงานของคุณขึ้นอยู่กับว่าใครสักคนจะจำได้หรือไม่ ระบบนั้นก็ถือว่าล้มเหลวแล้ว ความคืบหน้าของงานไม่ควรถูกเก็บไว้ในข้อความที่แยกกัน หรือการป้อนข้อมูลด้วยมือที่เกิดขึ้นเพียงเมื่อมีเวลาเท่านั้น

ClickUp แก้ไขปัญหานี้โดยทำให้งานเองกลายเป็นการอัปเดต

ClickUp Tasks ให้ทุกโครงการมีแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแห่งเดียว สำหรับผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด ความสัมพันธ์ระหว่างงาน และงานสำคัญ

ระบบ ClickUp Automations จะจัดการกับขั้นตอนที่ซ้ำๆ — เช่น การอัปเดตสถานะ การกำหนดผู้รับผิดชอบคนต่อไป และการกระตุ้นการส่งต่องาน

และเมื่อคุณต้องการข้อมูลบริบทอย่างรวดเร็ว ClickUp Brain จะดึงสรุปข้อมูล คำตอบ และขั้นตอนต่อไปจากงานที่กำลังดำเนินการอยู่ทันที

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้มากยิ่งขึ้น ClickUp Super Agents จะแจ้งเตือนความเสี่ยง แจ้งเตือนผู้รับผิดชอบ และส่งต่อปัญหาที่ขัดขวางงานตามกฎที่คุณกำหนด

จุดสำคัญไม่ใช่ ‘การอัตโนมัติมากขึ้น’ แต่เป็นความสามารถในการอัตโนมัติที่ดีขึ้น ซึ่งช่วยรักษาความมุ่งเน้น ติดตามความคืบหน้าของงานแบบเรียลไทม์ และรับประกันว่าเรื่องสำคัญใดๆ ก็ไม่ถูกค้างอยู่ระหว่างรอการอัปเดตสมัครใช้ ClickUp วันนี้เลยและปล่อยให้โครงการของคุณทำงานได้ด้วยตัวเอง ✅