วิธีจัดการงบประมาณโครงการใน 7 ขั้นตอน (พร้อมตัวอย่างที่ปฏิบัติได้จริง)

งบประมาณโครงการควรให้ทีมของคุณทราบว่างานใดได้รับการอนุมัติ ค่าใช้จ่ายในการส่งมอบคาดการณ์ไว้เท่าใด และค่าใช้จ่ายเมื่อโครงการเสร็จสิ้นจะเป็นเท่าใด หากแผนปัจจุบันยังคงเป็นไปตามเดิม ตัวเลขรวมเพียงอย่างเดียวไม่สามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้

หากคุณรับงานแบบค่าบริการคงที่หรือค่าบริการรายเดือน ให้แยกจำนวนเงินที่เรียกเก็บจากลูกค้าออกจากค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน จากนั้นอัปเดตการคาดการณ์เมื่อทีมได้รับข้อมูลเพิ่มเติม นี่คือวิธีที่คุณจะตรวจพบปัญหาในขณะที่ยังมีทางเลือกอยู่

จุดสำคัญ

ในหน้านี้:สร้างงบประมาณโครงการใน 7 ขั้นตอน·ตรวจจับรูปแบบการใช้จ่ายเกินงบประมาณ·พูดคุยเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงงบประมาณ·คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับงบประมาณโครงการ

งบประมาณโครงการคืออะไร?

งบประมาณโครงการคือประมาณการค่าใช้จ่ายที่ได้รับการอนุมัติ เพื่อดำเนินการชุดงานที่กำหนดไว้ มันบันทึกงานที่รวมอยู่ ทรัพยากรที่จัดสรรให้งานนั้น ค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ ระยะเวลา และสมมติฐานที่อยู่เบื้องหลังการประมาณการ

แยกตัวเลขค่าบริการลูกค้าและงบประมาณการส่งมอบให้ชัดเจน สำหรับโครงการที่มีค่าบริการคงที่ การคาดการณ์ของคุณควรแสดงให้เห็นว่าค่าใช้จ่ายในการส่งมอบกำลังใช้ส่วนหนึ่งของค่าบริการมากกว่าที่วางแผนไว้หรือไม่ สำหรับโครงการแบบค่าบริการล่วงหน้า ให้ติดตามค่าใช้จ่ายของงานที่ตกลงกันไว้ในช่วงเวลาการเรียกเก็บเงินแต่ละครั้ง

สำหรับคู่มือปฏิบัติเกี่ยวกับการคิดค่าบริการที่เสนอให้ลูกค้า โปรดดูวิธีคำนวณค่าบริการบริหารโครงการ บทความนี้จะเน้นไปที่งบประมาณการส่งมอบงานและวิธีควบคุมงบประมาณดังกล่าว

งบประมาณโครงการควรประกอบด้วยอะไรบ้าง?

ให้ระบุรายละเอียดเพียงพอ เพื่อให้ผู้ที่ไม่ได้จัดทำประมาณการสามารถเข้าใจได้ว่างบประมาณนี้ครอบคลุมอะไรบ้าง และทีมจะติดตามงบประมาณนี้อย่างไร:

คู่มือการประมาณการค่าใช้จ่ายของ UK Infrastructure and Projects Authority (UKIPA) ระบุว่า การประมาณการค่าใช้จ่ายจะพัฒนาไปพร้อมกับการก้าวหน้าของโครงการ ยังคงเชื่อมโยงกับขอบเขตงานและกำหนดเวลา และควรแสดงออกมาในรูปแบบช่วงค่าที่สะท้อนถึงความเสี่ยงและความไม่แน่นอน คู่มือนี้จัดทำขึ้นสำหรับโครงการโครงสร้างพื้นฐานขนาดใหญ่ในสหราชอาณาจักร ดังนั้นบทความนี้จึงนำหลักการประมาณการค่าใช้จ่ายมาใช้ โดยไม่รวมถึงมาตรการควบคุมในภาคสาธารณะที่ระบุไว้อย่างละเอียดดูคู่มือการประมาณการค่าใช้จ่าย (Cost Estimating Guidance) ที่เผยแพร่เมื่อวันที่ 17 มีนาคม 2021

ติดตามการใช้จ่ายในแดชบอร์ด ClickUp

วิธีจัดทำงบประมาณโครงการใน 7 ขั้นตอน

1. กำหนดขอบเขตงานที่ได้รับการอนุมัติ

เริ่มจากข้อเสนอที่ลงนามแล้ว, คำชี้แจงงาน หรือขอบเขตงานที่ได้รับการอนุมัติอื่นๆ ระบุแต่ละผลลัพธ์ที่ส่งมอบ, เกณฑ์การรับมอบ, รอบการตรวจสอบ, วันครบกำหนด และหน้าที่ของลูกค้า ให้เขียนข้อเว้นไว้ด้วย “เนื้อหาเว็บไซต์” ไม่ถือเป็นผลลัพธ์ที่ส่งมอบที่สามารถจัดงบประมาณได้ จนกว่าคุณจะทราบว่าหน้าใดบ้าง, ใครเป็นผู้จัดหาข้อมูลต้นฉบับ และมีการตรวจสอบกี่รอบ

บันทึกสมมติฐานที่ส่งผลต่อค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่น เวลาที่ลูกค้าจะให้ข้อเสนอแนะ ความพร้อมของฟรีแลนเซอร์ หรือทีมสามารถนำผลการวิจัยก่อนหน้ามาใช้ซ้ำได้หรือไม่ ให้ระบุสมมติฐานนั้นว่าเป็นสมมติฐานจนกว่าจะมีผู้ตรวจสอบยืนยัน

2. แบ่งงานออกเป็นผลลัพธ์ที่คาดหวังและงานย่อย

แบ่งงานออกเป็นชุดงานที่เล็กพอที่จะประเมินได้ สำหรับแต่ละผลลัพธ์ที่ส่งมอบ ให้ระบุขั้นตอนและบทบาทที่จำเป็นเพื่อทำให้เสร็จสิ้น ขอให้ผู้ที่รับผิดชอบงานตรวจสอบการแบ่งงานนี้ การตรวจสอบสั้นๆ ในตอนนี้จะมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการค้นพบว่าขั้นตอนการตรวจสอบคุณภาพ (QA) ขาดหายไป หลังจากที่ทีมได้ใช้งบประมาณไปแล้ว

โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure หรือ WBS) เป็นหนึ่งในวิธีการจัดระเบียบงานโครงการให้เป็นส่วนย่อยๆคู่มือการประมาณการและประเมินค่าใช้จ่ายของ GAO สหรัฐอเมริกา (U.S. GAO Cost Estimating and Assessment Guide)ได้จัดบทแยกต่างหากสำหรับโครงการของรัฐบาลเกี่ยวกับ WBS (บทที่ 7, หน้า 56-69) และกฎพื้นฐานและสมมติฐาน (บทที่ 8, หน้า 71-79) บทความนี้ใช้แนวคิดการจัดระเบียบดังกล่าว แต่ไม่รวมถึงการควบคุมระดับรัฐบาลกลางหรือระบบการจัดการมูลค่าที่ได้รับ (Earned Value Management) ของคู่มือดังกล่าว

ลองใช้ Whiteboards

3. ประมาณการค่าใช้จ่ายด้านแรงงานและโครงการ

ประมาณเวลาตามบทบาทหรือแพ็กเกจงาน แล้วคูณด้วยอัตราต้นทุนภายในที่ใช้ในการวางแผน ให้ใช้อัตราที่หน่วยงานของคุณอนุมัติ ไม่ใช่อัตราที่คุณเรียกเก็บจากลูกค้า ให้เพิ่มค่าใช้จ่ายจากผู้รับจ้างและค่าใช้จ่ายเฉพาะโครงการแยกกัน เพื่อให้ตรวจสอบได้ง่ายในภายหลัง

ค่าใช้จ่ายแรงงาน = ชั่วโมงที่วางแผนไว้ × อัตราค่าใช้จ่ายภายใน

เมื่อขอบเขตโครงการยังไม่ชัดเจน ให้แสดงช่วงค่าประมาณ หรืออย่างน้อยก็ทำให้สมมติฐานที่ใช้ชัดเจน อย่าทำให้การประมาณค่าต่ำดูเหมือนเป็นค่าที่แน่นอนเพียงเพราะข้อเสนอต้องการตัวเลขเดียว ในคำนำของคู่มือ GAO ได้กำหนดการประมาณค่าต้นทุนว่าเป็นผลรวมขององค์ประกอบต้นทุนแต่ละส่วนที่สร้างขึ้นด้วยวิธีการที่ได้รับการยอมรับและข้อมูลที่ถูกต้อง และระบุว่า การอัปเดตควรรวมข้อมูลจริงและการเปลี่ยนแปลงของโครงการ นี่เป็นแนวทางสำหรับการประมาณการโครงการของรัฐบาลกลาง; ในที่นี้ ให้ใช้หลักการประมาณการที่สามารถตรวจสอบได้ โดยไม่อ้างว่าบทความนี้ปฏิบัติตามวิธีการของ GAO อย่างครบถ้วน ดูGAO-20-195G, มีนาคม 2020, คำนำ, หน้า 2.

4. จัดตั้งเงินสำรองสำหรับความไม่แน่นอนเฉพาะเจาะจง

จดบันทึกความเสี่ยงที่อาจทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น เช่น วงจรการตรวจสอบเพิ่มเติม ข้อกำหนดการบูรณาการที่ยังไม่ทราบ หรือใบเสนอราคาจากผู้ขายที่ยังไม่ได้รับการยืนยัน ตัดสินใจว่าประมาณการค่าใช้จ่ายจำเป็นต้องมีเงินสำรองหรือไม่ และจำนวนเงินสำรองควรเป็นเท่าใด โดยพิจารณาจากความเสี่ยงดังกล่าวและนโยบายของหน่วยงานของคุณ ให้เงินสำรองปรากฏอย่างชัดเจนในบรรทัดแยกต่างหาก อย่าซ่อนมันไว้ในชั่วโมงการทำงาน หรืออ้างว่าเปอร์เซ็นต์เดียวสามารถใช้ได้กับทุกโครงการ

ตัวอย่างการปฏิบัติ: กำหนดราคาสำหรับงาน แล้วตรวจสอบการคาดการณ์

ตัวเลขด้านล่างนี้เป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น ไม่ใช่ค่าบริการจริงของเอเจนซี มาตรฐานตลาด หรือผลลัพธ์ของลูกค้า โปรดแทนที่ด้วยอัตราค่าใช้จ่ายของคุณเอง ใบเสนอราคาจากผู้ขาย และเงื่อนไขในสัญญา

สมมติว่าเป็นโครงการแบบค่าบริการคงที่ (fixed-fee) ที่มีค่าบริการจากลูกค้า 24,000 ดอลลาร์ ค่าใช้จ่ายแรงงานที่วางแผนไว้คือ:

เพิ่ม $2,200 สำหรับค่าใช้จ่ายของผู้ให้บริการเฉพาะโครงการและค่าใช้จ่ายอื่นๆ การประมาณการพื้นฐานอยู่ที่ $16,880 ทีมงานระบุปัจจัยความไม่แน่นอนเฉพาะและจัดตั้งเงินสำรองแยกต่างหาก $2,000 ทำให้งบประมาณค่าใช้จ่ายที่ได้รับการอนุมัติอยู่ที่ $18,880 เมื่อเทียบกับค่าธรรมเนียมคงที่ $24,000 ความแตกต่างตามแผนอยู่ที่ $5,120 ก่อนหักค่าใช้จ่ายทั่วไปและภาษี ความแตกต่างนี้ไม่ใช่กำไรสุทธิ

เงินสำรอง 2,000 ดอลลาร์เป็นข้อมูลตัวอย่างสำหรับการวางแผนในตัวอย่างนี้เท่านั้น ไม่ใช่เปอร์เซ็นต์ที่แนะนำ

5. จัดทำแผนงบประมาณตามกำหนดเวลาและขอการอนุมัติ

จัดสรรค่าใช้จ่ายแต่ละรายการให้กับผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับ และช่วงเวลาที่คาดว่าจะดำเนินการงานนั้น บันทึกว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบการประมาณการแต่ละรายการ และใครจะเป็นผู้อัปเดตข้อมูลจริง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขอบเขตงาน วันที่ สมมติฐาน และแผนค่าใช้จ่ายรวมสอดคล้องกับข้อตกลงกับลูกค้าและกระบวนการอนุมัติของหน่วยงานของคุณ

เมื่อแผนได้รับการอนุมัติแล้ว ให้เก็บเวอร์ชันนั้นไว้เป็นจุดอ้างอิง หากแผนมีการเปลี่ยนแปลง ให้บันทึกคำขอและผลกระทบของมัน แทนที่จะเปลี่ยนการประมาณการเดิมไปอย่างเงียบๆ จุดอ้างอิงเดิมจะช่วยให้คุณเห็นได้ว่าอะไรได้เปลี่ยนแปลงไป และทำไม

6. ตรวจสอบค่าใช้จ่ายจริงและคาดการณ์ทุกสัปดาห์

สำหรับแต่ละงานย่อย ให้บันทึกค่าใช้จ่ายแรงงานจริงและค่าใช้จ่ายโครงการจนถึงปัจจุบัน จากนั้นประมาณการค่าใช้จ่ายของงานที่เหลือ โดยให้รวมค่าใช้จ่ายของผู้ให้บริการที่ได้ตกลงไว้เพียงครั้งเดียว ไม่ใช่ทั้งในใบแจ้งหนี้และในส่วนงานในอนาคต

Burn คือค่าใช้จ่ายจริงที่เกิดขึ้นจนถึงปัจจุบัน ให้เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายจริงกับจำนวนที่วางแผนไว้สำหรับจุดนี้ในตารางเวลา หากติดตาม Burn ในรูปแบบสัดส่วนของงบประมาณรวม ให้ใช้ค่าใช้จ่ายจริงจนถึงปัจจุบันหารด้วยงบประมาณค่าใช้จ่ายที่ได้รับการอนุมัติ สัดส่วนนี้ไม่ใช่คะแนนความเสร็จสิ้นในตัวมันเอง

การประมาณการค่าใช้จ่ายเมื่อโครงการเสร็จสิ้น = ค่าใช้จ่ายจริงจนถึงปัจจุบัน + ค่าใช้จ่ายที่ประมาณการเพื่อเสร็จสิ้น

ความแตกต่างจากการคาดการณ์ = ค่าประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น – งบประมาณค่าใช้จ่ายที่ได้รับการอนุมัติ

ความคลาดเคลื่อนเชิงบวกหมายความว่าคาดการณ์ปัจจุบันอยู่เหนืองบประมาณที่ได้รับการอนุมัติ ส่วนความคลาดเคลื่อนเชิงลบหมายความว่าคาดการณ์อยู่ต่ำกว่างบประมาณดังกล่าว ตัวเลขทั้งสองไม่สามารถอธิบายสาเหตุได้ด้วยตัวเอง ดังนั้นควรตรวจสอบร่วมกับสถานะของผลลัพธ์ที่ส่งมอบและกำหนดการ

ตัวอย่างเช่น ในสัปดาห์ที่ 3 ทีมได้ใช้จ่ายไปแล้ว $9,100 และคาดการณ์ว่าจะต้องใช้เงินอีก $10,400 เพื่อเสร็จสิ้นโครงการ คาดการณ์ค่าใช้จ่ายรวมอยู่ที่ $19,500 เมื่อเทียบกับงบประมาณค่าใช้จ่ายตัวอย่างที่ $18,880 คาดการณ์ค่าใช้จ่ายนี้สูงกว่า $620 คาดการณ์นี้ให้ทีมมีโอกาสตรวจสอบงานที่เหลือ ยืนยันการประมาณการ และหารือตัวเลือกต่าง ๆ ก่อนที่การเกินงบประมาณจะถูกกำหนดอย่างเป็นทางการ

การทบทวนรายสัปดาห์เป็นจุดเริ่มต้นที่มีประโยชน์สำหรับกระบวนการทำงานนี้ แต่ไม่ใช่มาตรฐานสากล ควรทบทวนบ่อยขึ้นเมื่อค่าใช้จ่ายเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว หรือเมื่อถึงกำหนดการชำระเงินให้กับผู้ขายรายใหญ่ ให้เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายจริงกับค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ไว้สำหรับจุดนี้ในแผนงาน อย่าสมมติว่าค่าใช้จ่ายและความคืบหน้าของงานเคลื่อนที่ไปด้วยความเร็วเท่ากัน เว้นแต่แผนโครงการจะสนับสนุนการเปรียบเทียบดังกล่าว

7. ดำเนินการแก้ไขความคลาดเคลื่อนก่อนที่จะมีการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงาน

หากการคาดการณ์เกินงบประมาณที่ได้รับการอนุมัติ ให้ตรวจสอบการประมาณการงานที่เหลือและระบุสาเหตุ ใช้ข้อตรวจสอบด้านล่างเพื่อตัดสินใจว่าอะไรสามารถแก้ไขได้ภายในขอบเขตงานที่มีอยู่ หากลูกค้าต้องการงานที่แตกต่าง ให้บันทึกค่าใช้จ่ายและผลกระทบต่อระยะเวลา และขอการอนุมัติที่จำเป็นก่อนที่จะเปลี่ยนแปลงแผน

สามรูปแบบการเกินงบประมาณที่ควรตรวจพบตั้งแต่เนิ่นๆ

การคาดการณ์จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อมันสามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งที่ทีมจะทำต่อไปได้ จดบันทึกสาเหตุ ผู้รับผิดชอบ และวันที่ทบทวนครั้งต่อไปพร้อมกับตัวเลข

วิธีพูดคุยเรื่องการปรับเปลี่ยนงบประมาณกับลูกค้า

อย่าเปลี่ยนคำขอที่ไม่เป็นทางการให้เป็นงานที่ยังไม่ได้รับการอนุมัติ ก่อนอื่น ให้สรุปการเปลี่ยนแปลงที่ขอมาอีกครั้ง และตรวจสอบว่าสอดคล้องกับขอบเขตงานที่ตกลงกันไว้หรือไม่ จากนั้น ประเมินผลกระทบต่อค่าใช้จ่าย ระยะเวลา และผลลัพธ์อื่น ๆ ให้ลูกค้าเลือกตัวเลือกที่ชัดเจน เช่น การเปลี่ยนรายการที่มีอยู่ การเพิ่มค่าใช้จ่ายและเวลา หรือการเลื่อนการดำเนินการตามคำขอ

คุณสามารถกล่าวได้ว่า: “ขอบเขตงานปัจจุบันรวมถึงหน้าแลนดิ้งเพจที่ได้รับการอนุมัติและสองรอบการตรวจสอบ การเพิ่มหน้าอีกหน้าหนึ่งจะทำให้งานเปลี่ยนแปลงไป เราสามารถแทนที่ผลลัพธ์งานอื่น กำหนดราคาสำหรับหน้าเพิ่มเติมและอัปเดตวันที่ หรือเก็บไว้สำหรับขั้นตอนต่อไป ควรบันทึกตัวเลือกใด?”

ลูกค้าควรอนุมัติการเปลี่ยนแปลงที่ตกลงกันไว้เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนที่ทีมจะอัปเดตแผนและเริ่มงานเพิ่มเติม ตรวจสอบสัญญาและกฎการอนุมัติของหน่วยงานของคุณเพื่อทราบขั้นตอนที่ถูกต้อง หนังสือ Teal Book ของ Government Project Delivery ระบุว่าควรประเมินคำขอเปลี่ยนแปลงเพื่อดูผลกระทบต่อเส้นฐานก่อนที่จะตัดสินใจอนุมัติ ปฏิเสธ หรือเลื่อนการดำเนินการ นั่นคือหลักการควบคุมในภาคสาธารณะที่ปรับใช้ที่นี่เป็นบันทึกการเปลี่ยนแปลงของลูกค้าแบบเรียบง่าย ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายหรือสิ่งทดแทนสัญญาของคุณดูบทที่ 22: การควบคุมการเปลี่ยนแปลง (Change control), เผยแพร่เมื่อวันที่ 29 กรกฎาคม 2024 และแก้ไขครั้งสุดท้ายเมื่อวันที่ 1 กรกฎาคม 2026.

แม่แบบงบประมาณโครงการที่มีอยู่

ใช้แม่แบบเฉพาะเมื่อโครงสร้างของมันสอดคล้องกับขอบเขตงานของคุณเท่านั้น ตัวเลือกที่ลิงก์ไว้ด้านล่างนี้เป็นจุดเริ่มต้นที่แยกต่างหาก ไม่ใช่สิ่งแทนที่การประมาณการงาน

แม่แบบโครงร่างโครงการ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แม่แบบแมทริกซ์ทรัพยากรโครงการ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แม่แบบการบริหารจัดการโครงการตามงบประมาณ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แบบฟอร์มวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แบบฟอร์มขอและอนุมัติโครงการ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แม่แบบการจัดการค่าใช้จ่ายโครงการ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แบบฟอร์มผลลัพธ์โครงการ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

สำหรับรูปแบบอื่นๆ ดูการรวบรวมแม่แบบงบประมาณโครงการ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับงบประมาณโครงการ

งบประมาณโครงการควรประกอบด้วยอะไรบ้าง?

รวมขอบเขตงานที่ได้รับการอนุมัติ แพ็กเกจงาน ชั่วโมงที่วางแผนไว้ อัตราค่าแรงภายใน ค่าใช้จ่ายเฉพาะโครงการ ระยะเวลา สมมติฐาน ความเสี่ยง เงินสำรอง ค่าใช้จ่ายจริง และคาดการณ์ของเจ้าของโครงการ ให้แน่ใจว่าข้อกำหนดการยกเว้นและกฎการอนุมัติยังคงปรากฏชัดเจนด้วย

ทำอย่างไรเพื่อคำนวณงบประมาณโครงการ?

ประมาณการค่าใช้จ่ายสำหรับแต่ละงาน โดยนำจำนวนชั่วโมงที่วางแผนไว้มาคูณกับอัตราต้นทุนภายใน แล้วเพิ่มค่าใช้จ่ายจากผู้รับจ้างและค่าใช้จ่ายเฉพาะโครงการ จากนั้นบันทึกเงินสำรองสำหรับปัจจัยไม่แน่นอนที่ระบุไว้ นำรายการทั้งหมดมารวมกันเพื่อได้งบประมาณค่าใช้จ่ายที่ได้รับการอนุมัติ ให้แยกค่าบริการลูกค้าไว้เป็นรายการต่างหาก

ควรตรวจสอบงบประมาณโครงการบ่อยแค่ไหน?

สำหรับโครงการที่ร่วมมือกับเอเจนซี การตรวจสอบทุกสัปดาห์ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ปฏิบัติได้จริง ควรตรวจสอบเร็วขึ้นเมื่องานหรือค่าใช้จ่ายเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว หรือก่อนที่จะมีการผูกมัดในวงเงินใหญ่ ความถี่ที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับกำหนดการ รูปแบบการใช้จ่าย และความต้องการในการตัดสินใจ

งบประมาณโครงการควรรวมเงินสำรองไว้เท่าใด?

อย่าสมมติว่าเปอร์เซ็นต์เดียวจะเหมาะสมกับทุกโครงการ ให้ระบุปัจจัยที่ไม่แน่นอน ตัดสินใจว่าปัจจัยใดจำเป็นต้องมีเงินสำรอง และบันทึกวิธีการกำหนดจำนวนเงินสำรองนั้นไว้ หากไม่สามารถอธิบายเหตุผลของการตั้งเงินสำรองได้ ก็ถือเป็นการคาดเดาเท่านั้น

คุณควรทำอย่างไรเมื่อการคาดการณ์เกินงบประมาณ?

ตรวจสอบการประมาณการงานที่เหลือและระบุสาเหตุ; โปรดจำไว้ว่าเงินสำรองที่ได้รับการอนุมัติแล้วได้รวมอยู่ในงบประมาณค่าใช้จ่ายที่ได้รับการอนุมัติแล้ว ดังนั้นจึงไม่สามารถใช้เงินสำรองนั้นเพื่อครอบคลุมการคาดการณ์ที่เกินยอดรวมดังกล่าวเป็นครั้งที่สองได้ หากจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนขอบเขตหรือค่าใช้จ่าย ให้หารือตัวเลือกกับลูกค้าและได้รับการอนุมัติที่จำเป็นก่อนดำเนินการงานเพิ่มเติม

เริ่มจากโครงสร้างงบประมาณ

ดาวน์โหลดแม่แบบฟรี

ใช้แม่แบบ “งบประมาณโครงการกับ WBS”เป็นจุดเริ่มต้นในการจัดเรียงงานให้สอดคล้องกับการประมาณการค่าใช้จ่าย ปรับโครงสร้างให้เหมาะสมกับขอบเขตงาน นโยบายค่าใช้จ่าย และกระบวนการอนุมัติการเปลี่ยนแปลง ก่อนนำไปใช้กับลูกค้า