ClickUp ใช้แบบฟอร์มอย่างไรในการทำให้คำขอภายในเป็นมาตรฐาน?

ทุกครั้งที่คุณคิดว่าคุณควบคุมมันได้แล้ว ความต้องการใหม่ก็เกิดขึ้น

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณสามารถรวบรวมข้อมูลทั้งหมดนี้ไว้ในที่เดียว และมันจะถูกจัดระเบียบไว้ให้คุณอย่างพร้อมใช้งาน?

เข้าสู่ClickUp Forms— สร้างขึ้นเพื่อขจัดความไม่สอดคล้องในการเก็บข้อมูล (การป้อนข้อมูล)

ด้วยฟิลด์ที่กำหนดเองด้วย AI, กระบวนการทำงานอัตโนมัติ และการอัปเดตแบบเรียลไทม์ คุณจะสามารถเปลี่ยนจากการรวบรวมข้อมูลแบบฟอร์มและการจัดระเบียบข้อมูลไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพข้อมูลได้อย่างแท้จริง

ในคู่มือนี้ เราจะพาคุณไปดูว่า ClickUp ใช้ Forms ในการทำให้คำขอการรับข้อมูลภายในเป็นมาตรฐานอย่างไร

ปัญหา: ความวุ่นวายของคำขอภายในที่ไม่มีโครงสร้าง

หากคุณวางแผนเส้นทางที่คำขอของคุณเคลื่อนที่ผ่านองค์กรของคุณในวันนี้ คุณจะมักเห็นปัญหาเดิม ๆ ปรากฏขึ้นซ้ำ ๆ นี่คือปัญหาที่พบบ่อยที่เราได้รับฟังมา: 👇

⭐ เทมเพลตแนะนำ

เทมเพลตแบบฟอร์มคำขอของ ClickUpมอบระบบการรับข้อมูลที่ราบรื่นให้กับคุณ เพื่อให้ทุกคำขอมาถึงพร้อมรายละเอียดที่ถูกต้อง ในเวลาที่เหมาะสม และในที่ที่เหมาะสม

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลตนี้มาพร้อมกับ:

• ข้อมูลที่จำเป็นต้องมี เช่น ข้อมูลผู้ร้องขอ ประเภทคำขอ ความเร่งด่วน รายละเอียดประกอบ และไฟล์แนบ
• มาตรฐานข้อมูลสำคัญในทุกคำขอ (เช่น ความสำคัญ, แผนก, หมวดหมู่, บทบาทของผู้ขอ, และระบบที่เกี่ยวข้อง) เพื่อให้รายงานเป็นระเบียบ
• กำหนดเจ้าของโดยอัตโนมัติ, ตั้งลำดับความสำคัญ, เพิ่มงานย่อย, หรือส่งคำขอผ่านการทำงานอัตโนมัติตามประเภทหรือแผนก

ฟอร์ม ClickUp คืออะไร?

ClickUp Formsคือเครื่องมือสร้างแบบฟอร์มในตัวของ ClickUp ที่ช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูล (จากเพื่อนร่วมทีมหรือบุคคลภายนอก) และแปลงแต่ละรายการที่ส่งเข้ามาเป็นงานใน ClickUp โดยอัตโนมัติ

โดยสรุปคือ มีคนกรอกแบบฟอร์ม ➜ ClickUp จะสร้างงานที่มีคำตอบทั้งหมดของพวกเขา

เมื่อคุณสร้างแบบฟอร์มด้วย ClickUp คุณก็เหมือนกับการออกแบบว่างานใหม่ควรมีลักษณะอย่างไร:

หากคุณต้องการภาพรวมอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับวิธีการสร้างกระบวนการรับข้อมูลของคุณเองด้วย Forms ใน ClickUp เรามีวิดีโอสำหรับคุณ:

ClickUp ใช้แบบฟอร์มภายในอย่างไร (+ ตัวอย่าง)

ที่ClickUp ซึ่งเป็นConverged AI Workspace แห่งแรกของโลก เราใช้ Forms ทุกวัน

วิธีที่ทีมของเราเองพึ่งพาพวกเขาแสดงให้เห็นว่าระบบการขอที่มีโครงสร้างสามารถทรงพลังได้มากเพียงใด นี่คือภาพรวมที่ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีที่แผนกต่าง ๆ ภายใน ClickUp ใช้ Forms ให้เกิดประโยชน์:

1. คำขอด้านการตลาด

การตลาดเกี่ยวข้องกับแนวคิด กำหนดเวลา และความคิดเห็นตลอดทั้งวัน (พูดถึงการจัดการโครงการในระดับใหญ่) นั่นเป็นเหตุผลที่พวกเขาสร้างแบบฟอร์มที่ปรับแต่งได้สำหรับประเภทของงานที่พวกเขาเห็นทุกสัปดาห์ เช่น การเปิดตัว แคมเปญ เนื้อหา และการสนับสนุนด้านการออกแบบ

จากนั้นสมาชิกในทีมจะสามารถสร้าง ช่องกรอกข้อมูล ที่ละเอียดและครอบคลุมได้อย่างครบถ้วน กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ฝ่ายการตลาดจะคัดเลือกคำถามที่ช่วยให้ได้รับ ข้อมูลจากแบบฟอร์ม เพียงพอในการทำความเข้าใจความต้องการ ประเมินความยุ่งยาก และจัดลำดับความสำคัญร่วมกับงานอื่น ๆ ที่ต้องรับผิดชอบ

ตัวอย่างเช่น แบบฟอร์มคำขอการตลาดทั่วไปจะส่งงานไปยังรายการ 'การรับงานการตลาด' และขอข้อมูล:

เมื่อมีการตอบกลับแบบฟอร์ม:

2. การสนับสนุนด้านไอทีและการขอเข้าถึง

ทีมไอทีมักจะถูกฝังอยู่ใต้ตั๋วที่ไม่ชัดเจนเช่น 'แลปท็อปเสีย' หรือ 'แดชบอร์ดไม่ทำงาน'

ClickUp Forms ช่วยให้พวกเขาเก็บรวบรวมข้อมูลการวินิจฉัยที่ถูกต้องตั้งแต่แรกเริ่ม ทำให้สามารถจัดการปัญหาได้อย่างรวดเร็ว (โดยไม่ต้องเสียเวลาตอบกลับซ้ำไปซ้ำมา) ทุกเหตุการณ์ การขอเข้าถึง หรือการขออุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ จะเริ่มต้นด้วยแบบฟอร์มที่มีโครงสร้างชัดเจน ซึ่งสามารถกรองและจัดทำรายงานได้

ตัวอย่างเช่น 'แบบฟอร์มคำขอการสนับสนุนด้านไอทีหรือการเข้าถึง' อาจบันทึกข้อมูล:

เมื่อแบบฟอร์มนั้นกลายเป็นงาน:

3. คำขอจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ทีมทรัพยากรบุคคลของคุณต้องจัดการกับงานที่ละเอียดอ่อนและเกี่ยวข้องกับหลายฝ่าย ซึ่งอาจสูญหายไปได้หากเก็บไว้ในอีเมล

แต่ด้วย Forms คุณสามารถรวบรวมข้อมูลทุกอย่างได้ตั้งแต่การเริ่มต้นใช้งาน การย้ายภายใน ไปจนถึงคำถามเกี่ยวกับการลาหยุด ทั้งหมดนี้สามารถกระตุ้นงานให้กับฝ่ายไอที ฝ่ายการเงิน และผู้จัดการเบื้องหลังได้อัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น แบบฟอร์มคำขอฝ่ายทรัพยากรบุคคล อาจประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้:

เมื่อมีการส่งคำขอ:

4. การดำเนินงานและคำขอข้ามทีม

ทีมปฏิบัติการสนับสนุนทุกคน ซึ่งหมายความว่างานที่เข้ามาของพวกเขามีแนวโน้มที่จะกลายเป็นไม่มีโครงสร้างในภายหลัง

แบบฟอร์มช่วยให้การขอข้อมูลหรือคำร้องที่หลากหลายและไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า กลายเป็นคำขอที่ชัดเจน สามารถจัดลำดับความสำคัญ กำหนดขอบเขต และส่งต่อไปยังผู้รับผิดชอบที่เหมาะสมได้

แบบฟอร์มคำขอของทีมปฏิบัติการหรือทีมข้ามแผนกทั่วไปครอบคลุม:

เมื่อคำขอเหล่านี้มาถึงผ่านแบบฟอร์ม:

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ClickUp Formsรองรับตรรกะเงื่อนไข ซึ่งหมายความว่าคำถามจะปรากฏหรือหายไปตามคำตอบก่อนหน้า สิ่งนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ผู้คนเห็นฟิลด์ที่ไม่เกี่ยวข้องและลดการส่งข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์หรือมีคุณภาพต่ำ

ตัวอย่าง:

• หากผู้ร้องขอเลือก 'ด่วน' ภายใต้ลำดับความสำคัญ → แสดงฟิลด์ วันครบกำหนด
• หากพวกเขาเลือก 'คำขอเข้าถึง' → จะแสดงช่องให้กรอก 'ระบบใด?'

ในการตั้งค่า:

1. เพิ่มคำถามที่มีประเภทที่รองรับ (แบบเลือกจากรายการ แบบเลือกถูก/ผิด สถานะ ฯลฯ)
2. เปิดเหตุผลที่มุมล่างขวาของคำถาม
3. ขยาย กฎ และกำหนด: หาก [เงื่อนไข] → แล้ว [การกระทำ = แสดงฟิลด์]

👉 ตรรกะเงื่อนไขมีประสิทธิภาพเป็นพิเศษสำหรับแบบฟอร์มการรับข้อมูลที่ใช้ร่วมกันซึ่งรองรับประเภทคำขอหลายประเภทระหว่างทีมต่างๆ

วิธีสร้างแบบฟอร์มคำขอภายในใน ClickUp

นี่คือวิธีการตั้งค่าแบบฟอร์มคำขอภายในใน ClickUp 👇

1. เตรียมกระบวนการขอของคุณ

ก่อนที่คุณจะเปิด ClickUp ให้มีแนวคิดที่ชัดเจนว่าแบบฟอร์มคำขอภายในของคุณควรบรรลุผลอะไร

กำหนดวัตถุประสงค์ของแบบฟอร์มของคุณ ถามตัวเองว่า:

• แบบฟอร์มนี้ควรรับคำขอประเภทใดบ้าง และควรส่งคำขอประเภทใดไปยังที่อื่น? (เพื่อป้องกันการรกรุงรัง)
• ข้อมูลใดที่เราต้องการเพื่อเริ่มทำงานทันที? (ชื่อ, แผนก, รหัสอุปกรณ์, ทรัพย์สิน, ลิงก์โครงการ, และอื่น ๆ)
• ควรให้ประเภทคำขอที่แตกต่างกันกระตุ้นคำถามติดตามผลหรือเส้นทางส่งต่อที่แตกต่างกันหรือไม่? (สัญญาณว่าคุณอาจจำเป็นต้องใช้ตรรกะเงื่อนไขหรือรายการหลายรายการ)
• มีฟิลด์ใดบ้างที่มีแนวโน้มจะมีข้อมูลไม่สม่ำเสมอซึ่งควรกำหนดให้เป็นมาตรฐานโดยใช้ตัวเลือกแบบดรอปดาวน์หรือฟิลด์ที่จำเป็นต้องกรอก? (เช่น ระดับความสำคัญ ชื่อแผนก หมวดหมู่คำขอ)
• ใครจะเป็นผู้กรอกข้อมูลนี้ และพวกเขาต้องการคำศัพท์หรือคำแนะนำอะไรบ้างเพื่อให้แบบฟอร์มนี้สามารถกรอกได้อย่างถูกต้องและง่ายดาย? (สำคัญอย่างยิ่งหากมีหลายทีมใช้แบบฟอร์มเดียวกัน)

กระดานไวท์บอร์ด ClickUpและแผนผังความคิด ClickUpสามารถเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการวางแผนแต่ละแง่มุมของกระบวนการและขั้นตอนเหล่านี้

ต่อไป ข้อมูลที่แน่นอนที่คุณต้องการให้ผู้ขอทุกคนให้คืออะไร?

ข้ามขั้นตอนนี้ไป แล้วคุณจะต้องแก้ไขแบบฟอร์มหลายครั้งในภายหลัง

2. เพิ่มมุมมองแบบฟอร์มใน ClickUp

ถึงเวลาเริ่มสร้างแบบฟอร์มแล้ว!

ไปที่ พื้นที่, โฟลเดอร์ หรือ รายการ ที่คุณต้องการให้คำขอเข้าปรากฏขึ้น นี่เป็นสิ่งสำคัญเพราะทุกแบบฟอร์มจะผูกกับตำแหน่งที่เฉพาะเจาะจง ทุกการส่งจะกลายเป็นงานในตำแหน่งนั้น ๆ

เมื่อคุณอยู่ในสถานที่นั้นแล้ว คุณสามารถเพิ่มแบบฟอร์มได้:

3. สร้างช่องข้อมูลในแบบฟอร์ม

ในแบบฟอร์ม ให้ตัดสินใจว่าข้อมูลใดที่ผู้คนจะต้องกรอกและแบบฟอร์มจะไหลไปอย่างไร

เริ่มต้นด้วยการตั้งชื่อและคำอธิบายสั้น ๆ จากนั้นเพียงลากฟิลด์ที่คุณต้องการเข้ามา ClickUp มีตัวเลือกหลากหลายให้คุณเลือกใช้ (เช่น ช่องกรอกข้อความ รายการแบบดรอปดาวน์ วันที่ ไฟล์แนบ กล่องกาเครื่องหมาย และอื่น ๆ) เพื่อให้คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มที่ตรงกับขั้นตอนการทำงานของคุณได้อย่างแม่นยำ

นี่คือสองสามประเด็นที่คุณควรให้ความสำคัญ 👇

นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มคำถามเพิ่มเติมเพื่อปรับแต่งแบบฟอร์มตามที่คุณต้องการได้

4. กำหนดการตั้งค่าการส่งและระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน

ขั้นตอนต่อไปคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกการส่งข้อมูลไปถึงจุดที่ถูกต้อง (และแน่นอนว่าทำงานตามที่ทีมของคุณต้องการ)

เริ่มต้นด้วยการเปิด แผงการตั้งค่า ทางด้านขวาของมุมมองแบบฟอร์มของคุณและ: ⬇️

ต้องการแรงบันดาลใจในการสร้างกระบวนการอัตโนมัติมากขึ้นหรือไม่? ลองดูกรณีการใช้งานการอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ด้วย AIเหล่านี้

5. กำหนดรูปแบบและแบรนด์ให้กับฟอร์มของคุณ

แบบฟอร์มของคุณสมควรได้รับการปรับแต่งเล็กน้อยก่อนที่จะส่งออกไปยังสมาชิกในทีมหรือแผนกของคุณ ภายในแท็บการออกแบบ คุณสามารถปรับแต่งรูปลักษณ์และความรู้สึกให้แบบฟอร์มนี้ดูเหมือนเป็นพื้นที่ของทีมคุณเอง

คุณสามารถ:

...และอื่นๆ อีกมากมาย

6. แชร์แบบฟอร์มภายใน

และนี่คือส่วนที่ดีที่สุด (และง่ายที่สุด)! เพียงแชร์แบบฟอร์ม ClickUp ของคุณกับทีมของคุณใน:

นั่นแหละ! คุณได้ทำให้คำขอภายในทั้งหมดของคุณเป็นมาตรฐานแล้ว

⭐ ขั้นตอนเพิ่มเติม: ใช้ ClickUp AI สำหรับการวิเคราะห์

แต่การจับความต้องการเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของเรื่องราวเท่านั้น สิ่งที่เกิดขึ้นต่อไปมักเป็นจุดที่ทุกอย่างพังทลาย เมื่องานเริ่มเข้ามา ทีมส่วนใหญ่จะกลับไปสู่ความยุ่งเหยิงที่ทำให้ทุกคนทำงานช้าลง คุณรู้ดีว่ามันเป็นอย่างไร:

นี่คือตัวอย่างของงานคลาสสิกและการขยายบริบทที่มากเกินไป แต่ขอสดุดีClickUp Brain ปัญญาประดิษฐ์สำหรับงานที่ออกแบบมาเพื่อขจัดความวุ่นวายที่คุณต้องเผชิญทุกวัน

นี่คือวิธีที่มันทำให้ระบบคำขอของคุณราบรื่นอย่างน่าอัศจรรย์:

⭐ ขั้นตอนเพิ่มเติม: วิเคราะห์การส่งแบบฟอร์มผ่านแดชบอร์ด

แดชบอร์ดช่วยให้คุณมองเห็นข้อมูลการรับเข้าได้ชัดเจน ทำให้คุณสามารถตัดสินใจได้รวดเร็วขึ้น และสังเกตเห็นรูปแบบได้โดยไม่ต้องรายงานด้วยตนเอง

ด้วยฟีเจอร์เสริมนี้แดชบอร์ด ClickUpจะแสดงเมตริกและแนวโน้มที่สำคัญที่สุดแบบเรียลไทม์

นี่คือวิธีที่จะช่วยให้คุณยกระดับการร้องขอภายในองค์กร:

ประโยชน์ของการทำให้คำขอเป็นมาตรฐานด้วยแบบฟอร์ม ClickUp

นี่คือเหตุผลที่การทำให้คำขอเป็นมาตรฐานผ่าน ClickUp Forms สร้างผลกระทบที่เห็นได้ชัดเจน:

มาตรฐานทุกคำขอภายในด้วย ClickUp

หากผู้คนยังคงส่งคำขอเข้ามาในแชทสุ่ม อีเมลบางส่วน หรือการพูดคุยตามทางเดิน ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ทีมของคุณ ปัญหาคือไม่มีวิธีเดียวที่เชื่อถือได้ในการขอความช่วยเหลือ

ClickUp Forms แก้ไขปัญหานี้โดยให้ทุกคนมีทางเข้าที่เรียบง่ายเหมือนกันในการส่งคำขอ

ทุกคำขอมีโครงสร้างเดียวกัน ถามคำถามที่ถูกต้อง และถูกจัดอยู่ในรายการที่ถูกต้องเป็นงานที่ทีมของคุณสามารถดำเนินการได้จริง ฟิลด์ที่กำหนดเอง คำถามตามเงื่อนไข และการทำงานอัตโนมัติช่วยให้ฝ่าย IT, HR, ออกแบบ, และปฏิบัติการได้รับรายละเอียดที่ต้องการ

สมัครใช้ ClickUp วันนี้และเปลี่ยนคำขอภายในของคุณให้เป็นระบบที่ทั้งทีมของคุณไว้วางใจได้ ✅

คำถามที่พบบ่อย

ใช่ คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยัง Slack หรืออีเมลได้อย่างง่ายดายทุกครั้งที่มีการส่งแบบฟอร์มใหม่เข้ามา สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับสมาชิกทีมเฉพาะที่ต้องการตอบสนองต่อคำขอภายในอย่างรวดเร็ว หลายทีมมักจะแชร์แบบฟอร์ม ClickUp ใน Slack จากนั้นใช้ ClickUp Automations เพื่อส่งการส่งใหม่ไปยังช่องทางที่ถูกต้องโดยตรง

ClickUp ปกป้องการส่งแบบฟอร์มทั้งหมดด้วยความปลอดภัยระดับองค์กร การเข้ารหัส และการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง คุณเป็นผู้ตัดสินใจว่าใครสามารถเก็บรวบรวมข้อมูล, ใครสามารถดูการส่งข้อมูล, และที่ไหนที่งานจะถูกสร้างขึ้น การเข้าถึงเป็นไปตามบทบาท และข้อมูลที่ละเอียดอ่อนสามารถถูกจำกัดให้เข้าถึงได้เฉพาะทีมข้ามสายงานหรือบุคคลตามความจำเป็น ยิ่งไปกว่านั้น Workspaces, Lists, และ Views ที่เก็บข้อมูลแบบฟอร์มจะสืบทอดมาตรฐานความปลอดภัยเดียวกันที่ใช้ทั่วทั้งแพลตฟอร์ม นอกจากนี้ เมื่อคุณเปิดใช้งานการตั้งค่า Account Authenticated Forms เฉพาะผู้ที่เข้าร่วม Workspace ของคุณเท่านั้นที่สามารถดูและส่งแบบฟอร์มได้

แน่นอน หลายบริษัทสร้างแบบฟอร์มที่ปรับแต่งได้เพื่อให้บริการหลายทีมโดยใช้ClickUp Custom Fieldsและตรรกะเงื่อนไข ตัวอย่างเช่น ทีมการตลาด, IT, และ HR สามารถรับคำขอจากแบบฟอร์มเดียวที่รวมกัน และกฎของ ClickUp จะส่งคำขอแต่ละรายการไปยังรายการที่ถูกต้องหรืองานที่สามารถดำเนินการได้สำหรับทีมนั้น ๆ นี่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับแผนกบริการร่วมหรือการรับพนักงานใหม่

อินเทอร์เฟซแบบลากและวางของ ClickUp ช่วยให้การเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเอง เช่น ความสำคัญ ประเภทคำขอ หรือแผนก เป็นเรื่องง่าย เมื่อฟิลด์เหล่านี้ถูกสร้างขึ้นแล้ว คุณสามารถใช้การทำงานอัตโนมัติเพื่อจัดหมวดหมู่หรือจัดลำดับความสำคัญของงานใหม่ได้ทันทีที่เข้ามา ตัวอย่างเช่น คำขอที่ 'เร่งด่วน' สามารถถูกกำหนดให้กับผู้นำได้โดยอัตโนมัติ ในขณะที่ปัญหาด้านไอทีสามารถถูกส่งไปยังคิวเฉพาะได้

ใช่ ClickUp Brain หรือที่รู้จักในชื่อ ClickUp AI สามารถสรุปการส่งแบบฟอร์มที่ยาวหรือไม่ชัดเจน เน้นรายละเอียดที่ขาดหาย และช่วยส่งงานไปยังเจ้าของที่เหมาะสมได้ เนื่องจากเข้าใจบริบท จึงสามารถเปลี่ยนการส่งงานดิบให้กลายเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้ทันที