วิธีใช้ Otter.ai กับ Zoom (การถอดความและบันทึกแบบสด)

เมื่อคุณกำลังอยู่ในระหว่างการประชุม Zoom อย่างลึกซึ้ง การจับทุกประเด็นสำคัญพร้อมกับการมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่อาจรู้สึกเกือบเป็นไปไม่ได้ นั่นคือเหตุผลที่หลายทีมกำลังมองหาวิธีที่ฉลาดขึ้นเพื่อทำให้การทำงานซ้ำ ๆ เช่น การจดบันทึกการประชุมด้วยตนเองเป็นไปโดยอัตโนมัติ

โดยเฉลี่ยแล้ว พนักงานออฟฟิศทำงานร่วมกับผู้อื่นเกือบครึ่งหนึ่งของเวลาทั้งหมด (42%) ซึ่งทำให้เครื่องมือที่ช่วยให้การถอดความและการติดตามการทำงานง่ายขึ้นมีความสำคัญมากกว่าที่เคย

Otter.ai เป็นเครื่องมือหนึ่งในนั้น การผสานการทำงานกับ Zoom ของมันสามารถสร้างบันทึกการประชุมแบบเรียลไทม์ให้กับผู้ดำเนินรายการและผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมและเข้าถึงบันทึกการประชุมที่ชัดเจนหลังจากเสร็จสิ้นการประชุม

ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปดูวิธีการใช้ Otter AI กับ Zoom อย่างละเอียด เพื่อช่วยให้การประชุม Zoom ของคุณง่ายขึ้น ปรับปรุงการจดบันทึก และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม

⭐เทมเพลตแนะนำ

ต้องการบันทึกโน้ตการประชุมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการตั้งค่าที่น้อยที่สุดหรือไม่?เทมเพลตบันทึกการประชุมของ ClickUpพร้อมช่วยคุณด้วยกำหนดการประชุมที่เตรียมไว้ล่วงหน้าและการติดตามรายการที่ต้องดำเนินการ

รับเทมเพลตฟรี

Otter.ai + Zoom คืออะไร?

มันง่ายอย่างที่ฟัง Otter.ai และ Zoom ได้ผสานการทำงานเข้าด้วยกันเพื่อให้ผู้ใช้สามารถ เข้าร่วม, บันทึก, ถอดเสียง, และสรุปการประชุม Zoomได้โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องทำอะไรเลย

ด้วยแผน Otter Business หรือ Enterprise และบัญชี Zoom Pro, Business หรือ Enterprise คุณสามารถสร้างบันทึกการประชุมแบบเรียลไทม์ บันทึกสไลด์ และแชร์บันทึกการประชุมกับทีมของคุณได้ทันที ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้จัดประชุม Zoom ครูผู้สอน และทีมที่ทำงานระยะไกลที่ต้องการลดภาระงานด้านการจัดการ

นี่คือสิทธิประโยชน์เพิ่มเติมจากการผสานรวมนี้:

✅ เข้าร่วมการประชุม Zoom ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจากห้องรอและเริ่มการถอดความโดยอัตโนมัติ✅ จัดเตรียมบทถอดความแบบเรียลไทม์เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถติดตามและตรวจสอบได้ทันที✅ จับและเน้นประเด็นสำคัญและรายการที่ต้องดำเนินการ พร้อมทั้งซิงค์สรุปโดยอัตโนมัติระหว่างการประชุมสด✅ รวมบันทึกและสไลด์ที่แชร์ไว้ในบันทึกการประชุมของคุณโดยตรง✅ ใช้บอท AI ของ Otter เพื่อตอบคำถาม สร้างอีเมลติดตามผล และสรุปการสนทนาทั้งใน Zoom และ Zoom Phone

วิธีตั้งค่า OtterPilot สำหรับการถอดความใน Zoom แบบสด

การตั้งค่า OtterPilot เพื่อจดบันทึกสดระหว่างการประชุม Zoom ของคุณนั้นทำได้ง่ายมาก เพียงแค่ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าผู้ช่วย Otter

เริ่มต้นด้วยการเข้าสู่ระบบบัญชี Otter.ai ของคุณ เพื่อให้ Otter สามารถจดจำการประชุมที่กำลังจะมาถึงของคุณได้ ให้เชื่อมต่อปฏิทินของคุณ ในหน้าหลัก ให้ใช้แผงด้านขวาเพื่อคลิก "เชื่อมต่อ" สำหรับแต่ละแอปปฏิทิน (Google Calendar หรือ Microsoft Outlook) จากนั้นลงชื่อเข้าใช้และอนุญาตการเข้าถึง

เมื่อปฏิทินของคุณถูกซิงค์แล้ว คุณจะเห็นการประชุม Zoom ที่กำลังจะมาถึง จากตรงนั้น คุณสามารถกำหนดเวลาให้ Otter Assistant เข้าร่วมการโทรของคุณโดยอัตโนมัติ บันทึกการประชุม และแชร์บันทึกการประชุมกับผู้เข้าร่วมได้

เมื่อเปิดใช้งานแล้ว Otter Assistant จะช่วยให้คุณ:

คุณสามารถเลือกการประชุมที่จะเข้าร่วมได้โดยการปรับการตั้งค่าตามความต้องการโดยตรงจากปฏิทินของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: จัดการผู้ช่วย Otter สำหรับการประชุมทั้งหมด

เพื่อควบคุมพฤติกรรมเริ่มต้นสำหรับการประชุมในอนาคตทั้งหมด ไปที่ การตั้งค่าบัญชี > การประชุม คุณสามารถปรับเปลี่ยนตัวเลือกต่อไปนี้ได้:

ขั้นตอนที่ 3: จัดการผู้ช่วย Otter สำหรับการประชุมแต่ละครั้ง

หากคุณต้องการปรับแต่งพฤติกรรมของ Otter สำหรับการประชุมเฉพาะ คุณสามารถแทนที่ค่าเริ่มต้นได้โดยตรงจากปฏิทินของคุณ

เข้าร่วมอัตโนมัติ:

เปิดหรือปิดการเข้าร่วมอัตโนมัติ สำหรับการประชุมที่กำลังจะมาถึง. นี่ให้คุณมีความยืดหยุ่นในการเลือกเซสชั่นที่ผู้ช่วย Otter จะเข้าร่วม.

คลิกที่บัตรการประชุม และปรับการตั้งค่าการแชร์สำหรับแต่ละเซสชัน

วิธีใช้ Otter Live Notes ใน Zoom

Otter Live Notes เป็นส่วนเสริมที่ช่วยให้ผู้ดำเนินประชุมสามารถเปิดใช้งานการถอดความแบบเรียลไทม์สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม Zoom ทุกคน พร้อมทั้งรองรับการจดบันทึกแบบร่วมมือกัน บันทึกถอดความแบบเรียลไทม์จะเปิดเป็นหน้าเว็บ ซึ่งคุณสามารถดูควบคู่กับ Zoom หรือบนอุปกรณ์อื่นได้

ตัวเลือกนี้เป็นฟีเจอร์แบบเสียค่าใช้จ่าย มีให้บริการในแผน Otter Business และใช้งานร่วมกับบัญชี Zoom Pro, Business, Enterprise หรือ Education ได้

ใครสามารถใช้ Otter Live Notes ใน Zoom ได้บ้าง?

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่า Otter Live Notes ใน Zoom Marketplace

ขั้นตอนที่ 2: อนุญาตการสตรีมสดในพอร์ทัลเว็บ Zoom

ขั้นตอนที่ 3: อนุญาตการสตรีมสดในฐานะผู้จัดประชุม Zoom

ขั้นตอนที่ 4: เชื่อมต่อ Otter.ai กับ Zoom

ขั้นตอนที่ 5: เริ่มการถอดเสียงสดใน Zoom โดยอัตโนมัติ

เพื่อหยุดหรือเริ่มการถอดเสียงสดใหม่ด้วยตนเอง:

ขั้นตอนที่ 6: เข้าถึงบันทึกการสนทนาแบบเรียลไทม์ระหว่างการประชุม

ขั้นตอนที่ 7: ร่วมมือกันบน Otter Live Notes กับทีมของคุณ

การถอดเสียงหลังการประชุม: วิธีการซิงค์ผ่าน Zoom Cloud

หากคุณใช้การบันทึกบนคลาวด์ของ Zoom, Otter.ai ทำให้การสร้างบันทึกการประชุมหลังการประชุมเป็นเรื่องง่ายทันที เมื่อการประชุมสิ้นสุดลงและการบันทึกเสร็จสิ้นการประมวลผล Otter จะซิงค์ไฟล์และถอดเสียงโดยอัตโนมัติ จากนั้นจัดเก็บผลลัพธ์ไว้ใน My Conversations

ฟีเจอร์การซิงค์ Zoom นี้มีให้เฉพาะผู้เป็นเจ้าภาพการประชุมที่อยู่ในแผน Otter Business และต้องใช้แผน Zoom Pro หรือสูงกว่า

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่ม Otter.ai Live Notes สำหรับ Zoom จาก Zoom Marketplace

ผ่านทาง Otter.ai

ขั้นตอนที่ 2: เชื่อมต่อ Otter.ai กับ Zoom

ขั้นตอนที่ 3: เปิดการดาวน์โหลดการบันทึกของ Zoom

สำหรับผู้ดูแลระบบ Zoom:

สำหรับบัญชีส่วนตัว:

ขั้นตอนที่ 4: ดาวน์โหลดการบันทึกของ Zoom

ขั้นตอนที่ 5: นำเข้าการบันทึก Zoom เข้าสู่ Otter.ai เพื่อถอดเสียง

ข้อจำกัดของการใช้ Zoom และ Otter

ดังที่หนังสือพิมพ์วอชิงตันโพสต์เคยสรุปประสบการณ์กับ Otter ในบทความหนึ่งว่า "ในช่วงหนึ่ง Otter ฟังผิดคำว่า 'แมลงสาบ' เป็น 'รัสเซีย' และ Zoom ฟังคำว่า 'เห่า' เป็น 'มาร์ค' และถอดความก็ยิ่งแย่ลงเพราะคุณภาพเสียง"

ในขณะที่ Otter.ai กับ Zoom ทำให้การจดบันทึกการประชุมง่ายขึ้น แต่ก็ยังมีข้อท้าทายบางประการที่ผู้ใช้ควรทราบ

ข้อจำกัดเหล่านี้มักบังคับให้ผู้ใช้ต้องมองหาทางเลือกอื่นของ Otter.aiที่เหมาะสมกับวิธีการทำงานของทีมพวกเขามากกว่า

บันทึกการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพด้วย ClickUp

ผู้จัดประชุมส่วนใหญ่ไม่ได้ขาดแคลนเครื่องมือ แต่พวกเขากำลังจมอยู่กับเครื่องมือเหล่านั้น

คุณนัดหมายการประชุม Zoom ในปฏิทินของคุณ, เชิญผู้ช่วย Otter มาสร้างบันทึกการประชุม, เก็บบันทึกการประชุมไว้ในเอกสารแยกต่างหาก, และคัดลอกการตัดสินใจไปวางในเครื่องมือโครงการ

นั่นคือการขยายตัวของการทำงานแบบคลาสสิก

นอกจากนี้ แอป AI ใหม่ทุกตัวต่างก็สัญญาว่าจะมี "สรุปอัจฉริยะ"เพื่อจัดการสรุปการประชุมในขณะที่แอบสร้างกล่องจดหมายอีกกล่องหนึ่งให้ต้องตรวจสอบ นั่นทำให้เกิดการขยายตัวของ AI:ซอฟต์แวร์จัดการการประชุมAI หลายตัวถูกใช้งาน โดยไม่มีแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้สำหรับสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นจริงหลังจากการประชุม Zoom

ClickUp ถูกสร้างขึ้นเพื่อแก้ปัญหาทั้งสองอย่าง แทนที่จะใช้เครื่องมือหนึ่งสำหรับบันทึกการประชุมสดและอีกเครื่องมือหนึ่งสำหรับการจัดการงาน ฟีเจอร์ของ ClickUp ทำงานร่วมกันในพื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์เดียวการประชุม Zoom, บันทึกการประชุม, รายการที่ต้องดำเนินการ และการติดตามผลทั้งหมดจะอยู่ในพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ ดังนั้นไม่มีอะไรสูญหายระหว่างเครื่องมือต่างๆ

นี่คือวิธีการทำงานนั้นในทางปฏิบัติ:

ClickUp AI Notetaker เปลี่ยนการประชุม Zoom ให้เป็นการติดตามผลได้อย่างไร

ด้วยClickUp AI Notetaker ทุกการประชุม Zoom ที่สำคัญจะกลายเป็นบันทึกที่เชื่อมโยงกัน: บทถอดความ, สรุป, และรายการที่ต้องทำ ซึ่งเชื่อมโยงโดยตรงกับงานของคุณ

แทนที่จะสลับไปมาระหว่างแท็บ Otter แยกต่างหาก คุณสามารถ:

นี่เป็นการแก้ไขปัญหาใหญ่ที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของการใช้ Zoom + Otter อย่างเดียว: คุณไม่ต้องหยุดที่ "นี่คือเอกสารการบันทึกของคุณ" อีกต่อไป ClickUp AI Notetaker เชื่อมต่อบันทึกเหล่านี้กับกระบวนการทำงานจริงของคุณ ทำให้ขั้นตอนต่อไปชัดเจนและสามารถติดตามได้

เปลี่ยนบันทึกการประชุมให้เป็นการตัดสินใจด้วย ClickUp Brain และ ClickUp AI Agents

สรุปของ Otter ยังคงให้ความรู้สึกเหมือนกำแพงข้อความที่คุณต้องทำความสะอาดก่อนที่จะส่ง โดยเฉพาะเมื่อคุณกำลังร่างอีเมลติดตามผลหรือตัดสินใจว่าจะทำอะไรต่อไป ด้วยClickUp Brain ทุกการประชุมกลายเป็นข้อมูลสำหรับตัดสินใจและกระบวนการทำงานที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น

ในพื้นที่ทำงาน AI เดียว คุณสามารถ:

คุณสามารถไปได้ไกลยิ่งขึ้นด้วยตัวแทน AI ของ ClickUpที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของ ClickUp:

ClickUp AI Notetaker, ClickUp Brain และ AI Agents จะเปลี่ยนการประชุม Zoom ของคุณให้กลายเป็นระบบครบวงจร ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือ AI หลายตัว

ขณะที่คุณกำลังตรวจสอบบันทึกการประชุมจาก Otter/Zoom ให้ใช้ฟีเจอร์Talk to Text ของ ClickUp BrainGPTเพื่อจัดระเบียบโน้ตให้เรียบร้อย

AI บนเดสก์ท็อปนี้เปลี่ยนเสียงของคุณให้เป็นบันทึกที่ชัดเจนและมีโครงสร้าง ซึ่งคุณสามารถนำไปใช้ในเอกสารบันทึกการประชุม ClickUp หรืออีเมลติดตามผลได้ทันที

จัดการประชุม Zoom จากงานของคุณด้วยการผสานการทำงานของ Zoom กับ ClickUp

แทนที่จะคัดลอกลิงก์ Zoom ไปยังคำอธิบายปฏิทินและเส้นทางการแชท คุณสามารถจัดการประชุม Zoom ของคุณ โดยตรงจากงาน, เอกสาร, หรือแชทใน ClickUp โดยใช้การผสานการทำงานของ ClickUp กับ Zoom

นี่คือวิธีที่มันเข้ากับกระบวนการทำงานของคุณ:

หากผู้จัดไม่ได้ตั้งค่าการเชื่อมต่อ Zoom ส่วนตัวไว้ พวกเขาก็ยังสามารถอนุมัติ ClickUp AI Notetaker ให้บันทึกเซสชั่นได้ภายใน Zoom ซึ่งช่วยให้สามารถควบคุมได้ว่าบอท AI ใดสามารถเข้าถึงการประชุมได้

นี่ช่วยแก้ปัญหาอีกอย่างของ Otter + Zoom: แทนที่บันทึกการประชุมจะอยู่ในระบบหนึ่ง และไฟล์บันทึกเสียงอยู่ในระบบอื่น ClickUp จะรวบรวมการประชุม, ไฟล์บันทึกเสียง, บันทึกการประชุม, และรายการที่ต้องทำไว้ในเส้นเรื่องเดียว ที่เชื่อมโยงกับงานที่คุณกำลังทำอยู่จริง ๆ

สิ่งที่ผู้ใช้ ClickUpพูดถึง:

เราใช้มันเพื่อช่วยและเร่งการประชุมประจำวันของเราจากพิธีกรรม Scrum ของเรา มันช่วยให้ฉันรู้จักความก้าวหน้าของสปรินต์ของฉัน ความก้าวหน้าของงานของฉัน และรักษาคิวงานที่จัดระเบียบไว้สำหรับงานทั้งหมดของฉัน

รักษาการสนทนาหลังการประชุมให้อยู่ในบริบทด้วย ClickUp Chat, Clips และความคิดเห็น

ด้วย Otter การติดตามผลมักหมายถึงการกลับไปที่ Slack หรืออีเมลเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่บันทึกไว้ แต่ใน ClickUp การสนทนาจะอยู่ถัดจากงานและบันทึกการประชุมของคุณ:

จัดโครงสร้างทุกการประชุมด้วยเทมเพลตการประชุมของ ClickUp

รับเทมเพลตฟรี

การถอดเสียงเพียงอย่างเดียวไม่สามารถแก้ไขการประชุมที่ไม่ชัดเจนได้ คุณยังคงต้องการโครงสร้าง นั่นคือจุดที่ เทมเพลตการประชุมของ ClickUp เข้ามาช่วย

เริ่มต้นด้วยการจัดระเบียบการประชุม Zoom ของคุณให้เป็นรูปแบบที่สม่ำเสมอโดยใช้เทมเพลตบันทึกการประชุม ClickUp ด้วยการกำหนดโครงสร้างการประชุมทุกครั้งด้วยวาระการประชุมที่ชัดเจนและการติดตามรายการที่ต้องดำเนินการเทมเพลตบันทึกการประชุมนี้จะช่วยให้ทีมของคุณทำงานสอดคล้องกันและติดตามงานได้อย่างไร้รอยต่อ

นี่คือเหตุผลที่คุณจะชอบเทมเพลตนี้:

อย่างไรก็ตาม หากคุณจัดการการประชุม Zoom ในปริมาณมากกับทีมแบบผสมผสาน ลองใช้ เทมเพลตการประชุม ClickUp หรือเทมเพลตติดตามการประชุม ClickUpเพื่อติดตามทุกเซสชัน บันทึก และติดตามผลในที่เดียว

เบื่อกับบันทึกการประชุมที่ยุ่งเหยิงหรือไม่? เชื่อมต่อ ClickUp กับ Zoom

ทำไมเครื่องมือประชุม AI จึงไม่ใช่ตัวเลือกอีกต่อไป?

เนื่องจากการโทรผ่านวิดีโอใช้เวลามากกว่าที่เคย ทำให้การจดบันทึกด้วยมือไม่เพียงพอ เครื่องมือถอดเสียงด้วย AI เช่น Otter ได้เข้ามาช่วยทีมในการจับภาพการสนทนา แต่บ่อยครั้งที่เครื่องมือเหล่านี้หยุดเพียงแค่การส่งมอบบทถอดเสียงเท่านั้น

ในขณะที่ Otter มุ่งเน้นการถอดความแบบแยกเดี่ยว ClickUp AI Notetaker ผสมผสานการถอดความ สรุปอัจฉริยะ รายการที่ต้องดำเนินการ และการมอบหมายงานเข้าด้วยกัน

นอกจากนี้ ด้วยคุณสมบัติต่าง ๆ เช่น การผสานการทำงานกับ Zoom, Brain สำหรับข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วย AI และเทมเพลตการประชุมที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้า คุณจะได้รับระบบครบวงจรที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันก่อน ระหว่าง และหลังการประชุมทุกครั้ง

พร้อมที่จะทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพจริงหรือยัง?ลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้เลย!