พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลรู้เรื่องนี้ดีมาก เปิดปฏิทินของคุณขึ้น คุณจะเห็นการประชุม Zoomหลายครั้งที่ถูกกำหนดไว้ตลอดทั้งสัปดาห์
และเรามา 인정กันเถอะ คุณคงไม่สามารถ จดจ่อ ได้ตลอดเวลาในทุกการประชุม และคงไม่สามารถ จำได้ทั้งหมด ที่ถูกพูดคุยกัน
ตามผลการสำรวจของ Microsoft พบว่า42% ของผู้เข้าร่วมประชุมทำหลายงานพร้อมกันในสัปดาห์ปกติ
ด้วยเหตุนี้ การจดบันทึกหรือการเข้าถึงบันทึกการประชุมและไฟล์บันทึกเสียงจึงเป็นสิ่งสำคัญ แต่ใครจะสามารถทั้งฟังผู้พูด และ จดบันทึกทุกสิ่งได้อย่างถูกต้องและรวดเร็วได้ล่ะ? ไม่มีใครทำได้มากนัก
แต่กระบวนการนี้สามารถทำได้ง่ายขึ้นมาก หากมีเครื่องมือที่เหมาะสมและเคล็ดลับที่มีประโยชน์
ในบทความนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นวิธีบันทึกข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย รวมถึงวิธีการทำให้กระบวนการนี้เป็นอัตโนมัติ ในไม่ช้า คุณจะมีเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อสร้างบันทึกการประชุม Zoom ที่ละเอียดและสามารถนำไปปฏิบัติได้ทุกครั้ง
⏰ สรุปใน 60 วินาที
- Zoom Notes เป็นคุณสมบัติใน Zoom ที่สร้างบันทึกการประชุมอัตโนมัติด้วยความช่วยเหลือของ Zoom Companion
- Zoom ช่วยแปลงคำพูดในประชุมเป็นข้อความ และบันทึกจุดสำคัญรวมถึงรายการที่ต้องดำเนินการระหว่างการโทร ทำให้การจัดการงานเป็นไปอย่างเป็นระบบได้ง่ายขึ้น
- การจดบันทึกใน Zoom อย่างมีประสิทธิภาพประกอบด้วยสามขั้นตอน ก่อนการประชุม ให้วางแผนจุดสำคัญและกำหนดเป้าหมาย ระหว่างการประชุม ให้จดบันทึกอย่างชัดเจนเกี่ยวกับหัวข้อสำคัญ และหลังจากนั้น ให้ทบทวนและจัดระเบียบบันทึกของคุณให้เป็นงานที่ต้องทำ
- ClickUp Notepad ช่วยคุณจดบันทึกอย่างรวดเร็วระหว่างการประชุม ส่วน ClickUp Docs ช่วยให้คุณสร้างบันทึกที่ละเอียดยิ่งขึ้นและเชื่อมโยงข้อมูลกับกระบวนการทำงานของคุณ
- ClickUp Brain ไปอีกขั้นด้วยการเปลี่ยนบันทึกของคุณเป็นรายการงานที่ต้องทำ และจัดเรียงขั้นตอนต่อไปโดยอัตโนมัติ
- ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและสำคัญคือการเขียนทุกคำที่พูดในประชุมลงทั้งหมด ซึ่งทำให้ยากที่จะค้นหาจุดสำคัญในภายหลัง
- การไม่ติดตามผลของข้อปฏิบัติอาจทำให้พลาดกำหนดเวลาได้ ส่วนบันทึกที่ไม่เป็นระบบก็ยากที่จะค้นหา
- คุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้โดยเน้นการสรุปจุดสำคัญและข้อตัดสินใจ และใช้คุณสมบัติอันทรงพลังของ ClickUp เพื่อจัดระเบียบข้อมูลให้ดีขึ้น ค้นหาได้ง่ายขึ้น และติดตามการดำเนินการตามหัวข้อการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Zoom Notes คืออะไร?
Zoom Notes เป็นคุณสมบัติที่สะดวกสบายและถูกผสานไว้ในแพลตฟอร์มประชุมวิดีโอที่ได้รับความนิยม ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจดบันทึกและแบ่งปันบันทึกกับผู้อื่นระหว่างการประชุมได้ คุณสามารถเริ่มบันทึกใหม่หรือเปิดบันทึกที่มีอยู่ขณะกำลังประชุมได้ เมื่อแบ่งปันแล้ว ทุกคนสามารถเข้าร่วมและทำงานร่วมกันเพื่อบันทึกข้อมูลสำคัญแบบเรียลไทม์
ยังไม่หมดเพียงเท่านี้—คุณยังสามารถสร้างและแบ่งปันวาระการประชุมกับทีมของคุณได้ที่นี่! และเมื่อการประชุมจบลง บันทึกเหล่านั้นสามารถจัดรูปแบบได้อย่างง่ายดายและพร้อมที่จะแบ่งปันกับทุกคน
จุดเด่นของฟีเจอร์นี้คือสามารถใช้งานได้สำหรับผู้ใช้ทุกคนบนแพลตฟอร์ม Zoom โดยไม่ต้องจ่ายค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: เปิดฟังก์ชันข้อความสด (live transcripts) ในการประชุม Zoom โดยคลิกปุ่มข้างปุ่มบันทึก (Record) ซึ่งจะสร้างคำบรรยายสำหรับทุกผู้พูด คุณสามารถเข้าถึงข้อความสดนี้ในภายหลังเพื่อช่วยเขียนรายงานการประชุมได้เร็วขึ้นมาก
ทำไมการจดบันทึกใน Zoom จึงเป็นปัจจัยที่เปลี่ยนเกมด้านประสิทธิภาพการทำงาน
👉🏼 เมื่อปี ค.ศ. 1885 นักจิตวิทยาชาวเยอรมัน เฮอร์มันน์ เอบบิงเฮาส์ ได้เสนอ "เส้นโค้งการลืม" ซึ่งแสดงให้เห็นว่าข้อมูลที่เพิ่งได้รับมาจะค่อยๆ จางหายไปจากความจำ หากไม่ได้รับการเสริมสร้าง
ลองนึกถึงปริมาณข้อมูลที่คุณต้องรับมือในหนึ่งวันทำงาน การพึ่งพาความจำเพื่อจดจำทุกสิ่งที่ถูกหารือใน Zoom call นั้นเป็นสูตรสำหรับความล้มเหลว ดังนั้น การจดบันทึกจึงเป็นสิ่งจำเป็น!
นี่คือวิธีที่มันช่วยทำให้งานของคุณง่ายขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน:
- ช่วยให้สมองของคุณมีสมาธิและมีส่วนร่วม: เมื่อคุณเขียนหรือพิมพ์ คุณไม่ได้เพียงแค่ฟังเท่านั้น — คุณยังกำลังประมวลผลและสรุปสิ่งที่กำลังถูกกล่าวถึง ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นและจดจำได้ดียิ่งขึ้นในภายหลัง
- เก็บบันทึกการหารือและแผนการประชุมไว้อย่างชัดเจน: บันทึกจะระบุอย่างชัดเจนว่าใครจะทำอะไร และกำหนดขั้นตอนต่อไป เพื่อให้ไม่มีเรื่องใดถูกลืม
- ช่วยปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน: บันทึกที่แบ่งปันกันช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน การทำงานร่วมกันในประชุมช่วยลดความสับสนและทำให้การหลีกเลี่ยงการสื่อสารผิดพลาดเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น
- ส่งเสริมการเรียนรู้อย่างกระตือรือร้น: การจดบันทึกช่วยปรับปรุงวิธีที่คุณประมวลผลและเข้าใจข้อมูล นอกจากนี้ยังช่วยระบุจุดสำคัญและความเชื่อมโยงต่าง ๆ รวมถึงเสริมสร้างทักษะการคิดวิเคราะห์
- ทำหน้าที่เป็นคู่มือสำหรับการตัดสินใจในอนาคต: บันทึกช่วยเก็บรวบรวมการตัดสินใจ ความคืบหน้าของโครงการ และการหารือของทีมไว้ในที่เดียว ซึ่งสามารถใช้เป็นแหล่งข้อมูลที่มีค่าในการฝึกอบรมพนักงานใหม่และเข้าใจกลยุทธ์ในอดีต
วิธีอัตโนมัติการบันทึกโน้ตใน Zoom
คุณสามารถทำให้กระบวนการจดบันทึกเป็นอัตโนมัติได้ด้วย AI Companion ในบัญชี Zoom ของคุณ
เครื่องมือบันทึกโน้ตด้วย AIนี้สามารถเข้าร่วมการประชุม Zoom หรือเว็บบินาร์ของคุณเพื่อบันทึกโน้ตอัตโนมัติ มันจะถอดความการสนทนาขณะที่คุณพูด และให้สรุปการอภิปรายอย่างละเอียด
เครื่องมือนี้สามารถระบุได้ว่าใครกำลังพูด ติดตามรายการงานที่ต้องดำเนินการ และเน้นย้ำการตัดสินใจสำคัญแบบเรียลไทม์
อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ Zoom บางคนพบว่าความแม่นยำของเครื่องมือนี้ยังเป็นที่น่าสงสัยในการสนทนาที่ซับซ้อน แม้เครื่องมือนี้จะทำงานได้ดีสำหรับการสนทนาที่เรียบง่าย แต่มักมีปัญหาในการจัดการกับการสนทนาที่ทับซ้อนกัน การระบุคำศัพท์ทางเทคนิค หรือการเข้าใจภาษาเฉพาะของอุตสาหกรรม
ผลคือ คุณอาจต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการแก้ไขบันทึก ซึ่งทำให้กระบวนการนี้ใช้เวลามากเกือบเท่ากับการเขียนบันทึกด้วยมือตั้งแต่ต้น
นอกจากนี้ การค้นหาข้อมูลที่ต้องการอย่างแม่นยำใน Zoom Notes ยังเป็นกระบวนการที่กินเวลาและแรงงานมากอีกด้วย ยิ่งไปกว่านั้น หากต้องการนำข้อมูลที่นำไปใช้ได้จริงไปใช้งาน คุณยังต้องเปลี่ยนแพลตฟอร์มและป้อนข้อมูลทั้งหมดด้วยมือลงในเครื่องมือจัดการเนื้อหาอื่น ๆ
แล้วทำไมไม่เริ่มจากตรงนั้นล่ะ?
ในฐานะแอปอเนกประสงค์สำหรับการทำงาน ClickUpผสานการจัดการงาน เอกสาร การประชุม และความรู้เข้าไว้ในแพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ทรงพลังและได้รับการสนับสนุนจาก AI
แต่คุณจะทำอย่างไรเพื่อทำให้การจดบันทึกเป็นอัตโนมัติด้วย ClickUp?
โชคดีที่ClickUp Brain — ผู้ช่วย AI ในตัวที่ทรงพลังยิ่งขึ้นของ ClickUp — มอบทางออกที่สมบูรณ์แบบ
ด้วยฟีเจอร์การผสานรวม Zoom ของ ClickUp คุณสามารถนำบันทึกการประชุม Zoom เข้าสู่ ClickUp และให้ ClickUp Brain จัดการส่วนที่เหลือได้ มันสามารถสรุปจุดสำคัญ การอภิปราย และรายการที่ต้องดำเนินการได้เพียงคลิกเดียว คุณมีเวลาจำกัดหรือมีบันทึกเสียงจากการประชุมที่ต้องการแปลงเป็นข้อความ? มันก็ทำได้เช่นกัน
เครื่องมือนี้ยังสามารถปรับโทนเสียง ภาษา และระดับความสร้างสรรค์ให้เหมาะสมกับความต้องการของคุณได้ ไม่ว่าคุณจะต้องการแปลบันทึกสำหรับทีมระดับโลกหรือรักษาสไตล์การเขียนให้สม่ำเสมอ เครื่องมือนี้ก็สามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการของคุณได้
ClickUp Brain ยังสามารถเปลี่ยนบันทึกของคุณให้เป็นงานที่สามารถดำเนินการได้—แต่เราจะมาพูดถึงเรื่องนี้ในภายหลัง ส่วนตอนนี้ ลองดูวิดีโออธิบายนี้เกี่ยวกับวิธีการใช้ AI ในการบันทึกการประชุม
วิธีจดบันทึก Zoom อย่างมีประสิทธิภาพ
การจดบันทึกไม่ใช่การเขียนทุกคำที่พูดออกมาในระหว่างการประชุม ลองนึกดูว่าต้องอ่านผ่านหน้าแล้วหน้าอีกหลายหน้าจากประชุมที่ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง! จุดสำคัญคือการระบุและเน้นย้ำข้อปฏิบัติที่คุณต้องดำเนินการในภายหลัง
แน่นอนว่า AI สำหรับการจดบันทึกจะเป็นเพื่อนคู่ใจของคุณในที่นี้ แต่การจดบันทึกอย่างกระตือรือร้นก็จะช่วยให้คุณไม่พลาดข้อมูลสำคัญ จดบันทึกและเน้นย้ำประเด็นที่อาจต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติมเมื่อการประชุมสิ้นสุดลง หรือเพียงแค่จดประเด็นที่จำเป็นต้องหารือเพิ่มเติมกับทีมของคุณ มาดูกันว่าทำอย่างไรให้ทำได้ดี
🧠 ความรู้สนุก: เคยได้ยินถึง “Zoom fatigue” ไหม? นี่คือคำอธิบายถึงความเหนื่อยล้าที่เกิดจากการประชุมวิดีโอที่ยาวนาน สาเหตุหลักคือความจำเป็นที่ต้องรักษาการติดต่อด้วยสายตาแบบใกล้ชิดเป็นเวลานาน
ก่อนการประชุม
เมื่อยังเป็นลูกเสือวัยเยาว์ คุณคงเคยได้ยินคำ “เตรียมตัวให้พร้อม” บ่อยครั้ง การจดบันทึกการประชุมจะช่วยให้คุณได้นำคำขวัญนี้มาใช้ปฏิบัติอีกครั้ง
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยคุณเตรียมตัวก่อนการประชุม:
- เริ่มด้วยการตรวจสอบวาระการประชุม หรือคำเชิญอย่างละเอียด เพื่อเข้าใจหัวข้อหลักและเป้าหมาย หากไม่มีวาระการประชุม ให้สอบถามผู้จัดงานเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุม
- เตรียมแอปจดบันทึกไว้ให้พร้อม หากคุณใช้เครื่องมือดิจิทัล ให้ลองใช้ล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการประชุม
- สร้างแม่แบบง่ายๆ ก่อนการประชุม โดยแบ่งเป็นส่วนต่างๆ เช่น “หัวข้อการประชุม”, “จุดสำคัญ”, “การดำเนินการ” และ “คำถาม” สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจดบันทึกได้อย่างรวดเร็วระหว่างการประชุม
- ต่อไป ให้ตรวจสอบการตั้งค่าของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอมพิวเตอร์ของคุณมีแบตเตอรี่เต็ม อินเทอร์เน็ตเสถียร และคุณอยู่ในสถานที่ที่เงียบสงบและมีแสงสว่างเพียงพอ ปิดแท็บเบราว์เซอร์และแอปพลิเคชันที่ไม่จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียสมาธิ
- หากการประชุมมีวัตถุประสงค์เพื่อหารือเกี่ยวกับเอกสารหรือเนื้อหาเฉพาะ ให้ศึกษาเอกสารหรือเนื้อหานั้นก่อนการประชุม ดาวน์โหลดหรือพิมพ์รายงาน การนำเสนอ หรือทรัพยากรอื่นๆ ที่คุณจำเป็นต้องใช้ เพื่อเข้าใจบริบทได้ดีขึ้น
- กำหนดสิ่งที่คุณต้องการได้รับ จากการประชุม อาจเป็นข้อมูลอัปเดตโครงการหรือแผนในอนาคต แต่การมีเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณจดบันทึกได้อย่างถูกต้อง
- สุดท้าย ให้เตรียมคำถาม ที่คุณต้องการถาม หรือหัวข้อที่คุณต้องการให้แน่ใจว่าจะถูกนำขึ้นมาหารือ
ระหว่างการประชุม
ประสิทธิภาพของการจดบันทึกในระหว่างการประชุมขึ้นอยู่กับกลยุทธ์ที่คุณเลือกใช้เป็นอย่างมาก กลยุทธ์ที่นิยมใช้กัน ได้แก่:
- วิธีคอร์เนล(เหมาะสำหรับผู้ที่ชอบโครงสร้างที่ชัดเจนและต้องการทบทวนบันทึกในภายหลัง): คุณจะบันทึกใน 3 ส่วน — ส่วนหนึ่งสำหรับจุดสำคัญและรายละเอียด ส่วนอีกส่วนสำหรับคำสำคัญหรือคำถาม และส่วนสุดท้ายสำหรับสรุปการประชุม
- วิธีแบ่งเป็นช่อง (เหมาะสำหรับผู้เรียนแบบภาพ): คุณแบ่งหน้าออกเป็นช่องๆ โดยแต่ละช่องใช้สำหรับหัวข้อหรือประเด็นต่างกัน แล้วกรอกข้อมูลลงไปตามความคืบหน้าของการประชุม
- การจัดโครงสร้าง (สำหรับผู้ที่ชอบกระบวนการแบบทีละขั้นตอน): คุณเขียนบันทึกในรูปแบบรายการ โดยใช้หัวข้อสำหรับเรื่องหลัก และเพิ่มรายละเอียดเป็นข้อลูกใต้หัวข้อหลัก
แต่การมีกลยุทธ์ไว้และเขียนทุกคำตามคำพูดอย่างตรงตัวนั้นยังไม่เพียงพอ — คุณต้องมุ่งเน้นการฟังอย่างตั้งใจและบันทึกแนวคิดหลัก งานที่ต้องทำ และข้อตัดสินใจอย่างกระชับ ใช้ทางลัดของ Zoom คำย่อ หรือสัญลักษณ์เพื่อตามทันการสนทนา
💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: หากการประชุมดำเนินไปเร็วเกินไป อย่าลังเลที่จะขอสรุปการประชุมหรือขอคำชี้แจงเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นสำคัญ
หลังการประชุม
เมื่อการประชุมจบลง ก็ถึงเวลาจัดระเบียบและทบทวนบันทึกของคุณ ลองทบทวนบันทึกภายในหนึ่งชั่วโมง ขณะที่รายละเอียดยังสดใหม่
นี่คือรายการตรวจสอบทุกสิ่งที่คุณต้องทำ:
- จัดเรียงข้อมูลของคุณให้เป็นเอกสารที่ชัดเจนและอ่านง่าย
- เขียนงานของคุณให้เรียบร้อย โดยเปลี่ยนคำย่อให้เป็นประโยคเต็ม
- เน้นจุดสำคัญ เช่น การตัดสินใจ งานที่ต้องทำ และกำหนดเวลา
- ใช้สีเพื่อจัดหมวดหมู่ข้อมูล ตัวอย่างเช่น สีแดงสำหรับกำหนดเวลา และสีเขียวสำหรับงาน
- เพิ่มบทสรุปที่รวมจุดสำคัญ ข้อตัดสินใจหลัก และรายการงานที่ต้องดำเนินการ พร้อมทั้งผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา
- จัดการบันทึกแบบกระดาษหรือใช้แพลตฟอร์มดิจิทัลเพื่อจัดเรียงตามโครงการ วันที่ หรือทีม และตั้งชื่อให้ชัดเจน
ใช้การผสานระบบเพื่อจัดการบันทึกให้ดีขึ้น
บันทึกของคุณถูกออกแบบมาเพื่อสร้างความชัดเจน แต่การจัดการด้วยมืออาจทำให้ความชัดเจนนั้นกลายเป็นความสับสนได้อย่างรวดเร็ว หลีกเลี่ยงความสับสนด้วยการเชื่อมต่อบันทึกการประชุมของคุณกับแอปพลิเคชันเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่มีอยู่
แน่นอนว่าคุณสามารถหลีกเลี่ยงความยุ่งยากจากการต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์มหลายตัวได้ด้วยแพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบครบวงจรของ ClickUp
📮ClickUp Insight: เกือบ 40% ของผู้ทำงานมืออาชีพ รู้สึกว่าต้องติดตามงานที่ต้องดำเนินการทันทีหลังการประชุมทุกครั้ง
ตามผลการวิจัยของ ClickUp แม้ส่วนใหญ่จะมีความตั้งใจที่จะดำเนินการตามข้อสรุปจากการประชุม แต่กลับไม่สามารถทำได้ เหตุผลคือ ข้อสรุปมักกระจัดกระจายและขาดความชัดเจน เนื่องจากช่องทางการสื่อสารในปัจจุบันถูกแบ่งออกเป็นอีเมล (42%) และข้อความทันที (41%)
ClickUp ช่วยให้การเปลี่ยนผ่านจากการอภิปรายสู่การลงมือทำเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น ในฐานะแอปอเนกประสงค์สำหรับงาน มันรวมการประชุม บันทึก และงานของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียว เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมให้สูงขึ้น!
เปลี่ยนบันทึกของคุณให้เป็นงานที่จัดระเบียบด้วย ClickUp
การเปลี่ยนบันทึก Zoom ที่นิ่งเฉยของคุณให้เป็นงานที่มีผลกระทบนั้นทำได้ใน 4 ขั้นตอนง่ายๆ
ขั้นตอนที่ 1: เริ่มด้วยฟีเจอร์การเชื่อมต่อ Zoom ของ ClickUpและเข้าร่วมการประชุมที่กำหนดไว้ (หรือสร้างการประชุมใหม่) ได้โดยตรงจากงาน ClickUp ที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 2:
- จดบันทึกการประชุมด้วยมือระหว่างการประชุมโดยใช้ClickUp NotepadหรือClickUp Docs
ClickUp Notepad เหมาะสำหรับการจดบันทึกอย่างรวดเร็วหรือสร้างรายการตรวจสอบ ส่วน ClickUp Docs เหมาะสำหรับการจดบันทึกที่ละเอียดมากขึ้น ซึ่งรวมถึงวาระการประชุมหรือแผนโครงการ
เอกสารเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ง่ายด้วยเครื่องมือจัดรูปแบบที่หลากหลายใน ClickUp เช่น หัวข้อ รายการแบบมีสัญลักษณ์และแบบมีหมายเลข แบนเนอร์ และตาราง องค์ประกอบเหล่านี้ยังช่วยเพิ่มความชัดเจนในการอ่านบันทึกของคุณอีกด้วย ส่วนที่ดีที่สุดคืออะไร? คุณสามารถแบ่งปันบันทึกเหล่านี้กับทีมของคุณแบบเรียลไทม์ (และแม้กระทั่งแก้ไขร่วมกัน) เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
- รับบันทึกการประชุมและไฟล์บันทึกเสียง (หากเปิดใช้งาน) ในงานของคุณโดยอัตโนมัติทันทีหลังการประชุมเสร็จสิ้น คุณยังสามารถตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติใน ClickUpเพื่อแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบเมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารการประชุมทั้งหมดได้ทันที
เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว คุณสามารถขอให้ผู้ช่วย AI ในตัวของ ClickUp คือClickUp Brain สรุปการหารือและระบุข้อปฏิบัติจากบันทึกการประชุม โดยไม่ต้องบันทึกข้อมูลด้วยมือระหว่างการประชุม
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: เบื่อกับการจดบันทึกการประชุมด้วยมือแล้วหรือยัง? ถึงเวลาลองใช้ClickUp AI Notetaker แล้ว
- จดจ่อกับการประชุมของคุณ ในขณะที่ระบบจะบันทึกจุดสำคัญ การตัดสินใจ และรายการที่ต้องดำเนินการให้คุณโดยอัตโนมัติ ใน ClickUp Doc ที่จัดเรียงอย่างเป็นระเบียบ
- เปลี่ยนการสนทนาให้เป็นการดำเนินการด้วยบทสรุปที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งซิงค์โดยตรงกับงานและเอกสารของคุณ
- บันทึกการประชุมของคุณจะถูกจัดโครงสร้างทันที สามารถค้นหาได้ และเชื่อมโยงกับกระบวนการทำงานของคุณ
ขั้นตอนที่ 3: ตอนนี้ถึงเวลา สร้างงานและงานย่อยใน ClickUp แล้วมอบหมายให้สมาชิกในทีม (หรือตัวคุณเอง) เพื่อดำเนินการตามข้อปฏิบัติ เพียงแค่เลือกข้อความใน Notepad หรือ Docs เพื่อแปลงเป็นงาน แล้วเพิ่มผู้รับผิดชอบและวันที่ครบกำหนด
เมื่อเพิ่ม ClickUp Brain เข้าสู่งานของคุณ คุณสามารถตรวจสอบความรับผิดชอบและกำหนดเวลาได้โดยตรงจากบันทึกของคุณ ตั้งลำดับความสำคัญ ติดตามความก้าวหน้า และมั่นใจว่าไม่มีงานใดถูกลืม
ผมเป็นแฟนตัวยงของ ClickUp คุณสมบัติที่ดีที่สุดของมัน (ที่ไม่มีเครื่องมืออื่นใดมี) คือคุณสามารถเก็บบันทึกทั้งหมดไว้ใน Docs และมันถูกผสานรวมกับ Tasks… ดังนั้นคุณจึงสามารถไฮไลต์ประโยคจากเอกสารแล้วคลิกขวาเพื่อสร้างเป็น Task ได้ทันที สิ่งนี้มีประโยชน์มากเมื่อผมต้องการแปลงบันทึกการโทรที่ยาวนานหนึ่งชั่วโมงให้เป็นงานย่อยๆ… และผมไม่ต้องพิมพ์ใหม่หรือแม้แต่คัดลอก/วาง
ผมเป็นแฟนตัวยงของ ClickUp คุณสมบัติที่ดีที่สุดของมัน (ที่ไม่มีเครื่องมืออื่นใดมี) คือคุณสามารถเก็บบันทึกทั้งหมดไว้ใน Docs และมันถูกผสานรวมกับ Tasks… ดังนั้นคุณจึงสามารถไฮไลต์ประโยคจากเอกสารแล้วคลิกขวาเพื่อสร้างเป็น Task ได้ทันที สิ่งนี้มีประโยชน์มากเมื่อผมต้องการแปลงบันทึกการโทรที่ยาวนานหนึ่งชั่วโมงให้เป็นงานย่อยๆ… และผมไม่ต้องพิมพ์ใหม่หรือแม้แต่คัดลอก/วาง
หากคุณต้องการความช่วยเหลือ ไลบรารีเทมเพลตที่ครบถ้วนของ ClickUp มีเทมเพลตบันทึกการประชุมหลายแบบที่เหมาะกับทุกสถานการณ์
โบนัส: ดูmeme Zoomเหล่านี้เพื่อความสนุกสนาน!
แม่แบบ ClickUp เพื่อช่วยการประชุมของคุณ
หนึ่งในเครื่องมือที่เราชื่นชอบคือแม่แบบบันทึกการประชุมของ ClickUp ตั้งแต่การประชุมรายสัปดาห์ที่ละเอียดไปจนถึงการอัปเดตประจำวัน แม่แบบนี้ช่วยจัดระเบียบการประชุมทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยส่วนที่จัดไว้โดยเฉพาะสำหรับวาระการประชุม บันทึกการประชุม และรายการที่ต้องดำเนินการ
คุณยังสามารถเพิ่มรูปภาพ ลิงก์ หรือวิดีโอเพื่อเพิ่มบริบทให้ครบถ้วน เพื่อให้มั่นใจว่าการประชุมของคุณได้รับการบันทึกไว้อย่างละเอียดครบถ้วน
ด้วย ClickUp คุณจะมีทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการประชุมและโครงการไว้ในที่เดียว ช่วยให้คุณจัดการงานได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
ตัวเลือกอีกอย่างที่คุณสามารถใช้ได้คือแม่แบบบันทึกการประชุมของ ClickUp ซึ่งช่วยให้คุณสร้างแดชบอร์ดบันทึกในรูปแบบหน้าย่อยสำหรับทุกเซสชัน เพื่อให้ไม่มีข้อมูลใดหลุดรอดไป แม่แบบนี้เหมาะสำหรับผู้เริ่มต้นอย่างยิ่ง ทำให้ทุกคนในทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างแท้จริง โดยไม่ต้องกังวลเรื่องความยากในการเรียนรู้
💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: หากที่ทำงานของคุณใช้ Google Workspace ระเบียบวาระการประชุมของคุณน่าจะอยู่ใน Google Docs คุณสามารถดูแม่แบบระเบียบวาระการประชุมฟรีสำหรับ Google Docs เหล่านี้เพื่อเริ่มต้นได้
ข้อผิดพลาดทั่วไปในการจดบันทึกใน Zoom และวิธีหลีกเลี่ยง
แม้จะมีเครื่องมือและการเตรียมตัวที่ถูกต้อง แต่การเกิดข้อผิดพลาดระหว่างการประชุมออนไลน์ก็เกิดขึ้นได้บ่อยครั้ง ซึ่งอาจส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงาน
แต่ส่วนใหญ่สามารถแก้ไขได้ง่ายๆ ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดทั่วไปในการจดบันทึกและวิธีหลีกเลี่ยง
- การใส่รายละเอียดที่ไม่จำเป็นลงในบันทึกมากเกินไป อาจทำให้การทบทวนหรือดำเนินการตามบันทึกนั้นเป็นเรื่องยาก แทนที่จะพยายามบันทึกทุกอย่าง ให้มุ่งเน้นไปที่จุดสำคัญ การตัดสินใจ และรายการที่ต้องดำเนินการ
- การไม่ติดตามผลเรื่องที่ต้องดำเนินการ หลังการประชุมเป็นปัญหาที่พบบ่อยมาก ทันทีหลังการประชุม ให้ตรวจสอบเรื่องที่ต้องดำเนินการและมอบหมายให้คนที่เหมาะสม
- บันทึกที่ไม่เป็นระเบียบและค้นหาไม่ได้ อาจทำให้ข้อมูลสูญหายและเสียเวลาได้ ดังนั้นควรจัดตั้งระบบการจัดเก็บที่ชัดเจน โดยใช้ชื่อโฟลเดอร์ที่เรียบง่ายและป้ายกำกับที่สม่ำเสมอ
- การทำงานหลายอย่างพร้อมกันจะทำให้คุณภาพของบันทึกของคุณลดลง หากคุณตรวจสอบอีเมลขณะกำลังประชุม คุณจะพลาดรายละเอียดสำคัญ ดังนั้น ให้มุ่งเน้นการประชุมอย่างเต็มที่
- การไม่แบ่งปันบันทึกกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง จะทำให้ค่าของบันทึกลดลงและก่อให้เกิดความสับสน ดังนั้นควรส่งบันทึกไปยังผู้เกี่ยวข้องทันทีหลังการประชุม
ปล่อยให้ ClickUp เป็นผู้จดบันทึกให้คุณ!
การจดบันทึกที่ดีเป็นกุญแจสำคัญในการรับประกันว่าการประชุมของคุณมีประสิทธิภาพ และไม่พลาดเรื่องสำคัญใดๆ เครื่องมือภายในของ Zoom ได้ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมสำหรับทีมทั่วโลก
แต่หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่ทรงพลังและแม่นยำยิ่งขึ้น ClickUp คือคำตอบ
ClickUp ไม่เพียงแต่ช่วยในการจดบันทึก แต่ยังเชื่อมต่อกับเครื่องมือจัดการโครงการของมัน ทำให้คุณสามารถเปลี่ยนบันทึกการประชุมเป็นงานได้ทันที โดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแอปต่าง ๆ ตั้งแต่การตั้งกำหนดเวลา การมอบหมายงาน ไปจนถึงการติดตามความคืบหน้า ClickUp ทำได้ทั้งหมด
สมัครบัญชี ClickUp ฟรีวันนี้เลยและให้ ClickUp จัดการโครงการและบันทึกของคุณในสภาพแวดล้อมการทำงานเดียวกัน!