การสรุปการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ: เคล็ดลับเพื่อการร่วมมือในทีมที่สร้างสรรค์ [พร้อมแบบฟอร์ม]

การสรุปการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ: เคล็ดลับเพื่อการร่วมมือในทีมที่สร้างสรรค์ [พร้อมแบบฟอร์ม]

หากวันทำงานของคุณดูเหมือนเรื่องราวที่ไม่มีวันจบสิ้นของการกระโดดจากประชุมหนึ่งไปอีกประชุมหนึ่ง คุณจะซาบซึ้งในศิลปะการเขียนสรุปการประชุมที่ดี ซึ่งเปรียบเสมือนการช่วยชีวิต มันเป็นเพียงข้อความสั้นๆ แต่เมื่อร่างอย่างมีทักษะ มันสามารถสรุปข้อมูลสำคัญจากการประชุมที่วุ่นวายในทุกโทนและขนาดได้อย่างสวยงาม

สำหรับหลายทีม การเขียนสรุปที่ให้ความกระจ่างอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัว ปัญหาคือสมาชิกในทีมถูกท่วมท้นด้วยอีเมล การประชุม และข้อความใน Slack ตลอดทั้งวัน ทำให้เกิดการรับข้อมูลมากเกินไป และเมื่อถึงเวลาที่ใครสักคนต้องเริ่มเขียนบันทึกการประชุม สมองของพวกเขาเหนื่อยล้าจนจำบริบททั้งหมดของสิ่งที่เกิดขึ้นไม่ได้เลย

ในคู่มือนี้ เราจะพูดถึงวิธีการจัดการสรุปการประชุมและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนสรุปอย่างทันท่วงที

โบนัส: เราจะแนะนำคุณให้รู้จักกับ ClickUp,เครื่องมือจัดการการประชุมและบันทึกการประชุมที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ซึ่งสามารถทำให้ชีวิตของคุณและทีมของคุณง่ายขึ้นได้ 🤩

กระบวนการเขียนสรุปการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ: 5 ขั้นตอน

การเตรียมสรุปการประชุมไม่ใช่เรื่องยาก—เพียงแค่ต้องตรงไปตรงมาและกระชับ เหมือนกับเอกสารพื้นฐานของโครงการหรือเอกสารสรุปข้อมูล โดยมีเป้าหมายสุดท้ายคือ:

  • อัปเดตข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่าย
  • ใช้เป็นจุดอ้างอิงสำหรับการประชุมและการดำเนินการในอนาคต

ปัญหาในการเขียนสรุปการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพมักเกิดจากข้อจำกัดของมนุษย์หรือขั้นตอนการทำงานเท่านั้น อย่างไรก็ตาม นี่ไม่จำเป็นต้องเป็นงานที่น่ากลัว หากคุณทำตาม แนวทางห้าขั้นตอนง่ายๆ ของเราด้านล่างนี้ 🔽

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดการจัดการด้านโลจิสติกส์สำหรับการเขียนสรุป

โดยด้านโลจิสติกส์ เราหมายถึง ใคร, เมื่อไร, และอะไร ของการสรุปการประชุม ซึ่งใช้ได้กับทั้งบริษัท คุณควร:

  • มอบหมายผู้จดบันทึก: ให้ผู้เข้าร่วมประชุมคนหนึ่งรับผิดชอบในการจดบันทึกการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าประเด็นสำคัญได้รับการบันทึกไว้ สมาชิกในทีมของคุณสามารถผลัดกันเขียนบันทึกได้
  • กำหนดเวลาส่งอีเมลสรุปการประชุม: การมีอีเมลสรุปการประชุมที่อ่านง่ายพร้อมใช้งานทันทีหลังการประชุมเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อช่วยให้ข้อมูลถูกจดจำได้ดีขึ้น
  • สรุปขอบเขตของเนื้อหาการประชุมที่จะบันทึก: สรุปการประชุมโดยทั่วไปจะครอบคลุมถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุม รวมถึงการหารือที่สำคัญ การตัดสินใจที่ทำขึ้น และรายการที่ต้องดำเนินการและผู้รับผิดชอบ เพื่อให้ทุกคนอยู่ในความเข้าใจเดียวกัน
  • กำหนดรูปแบบสรุปให้ชัดเจน: ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรและความต้องการด้านประสิทธิภาพ คุณอาจต้องการสรุปแบบไม่เป็นทางการหรือแบบที่ดูเป็นทางการมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 2: จดบันทึกอย่างละเอียดตลอดการประชุม

ในการสร้างอีเมลสรุปการประชุมที่ดี ผู้ที่รับผิดชอบจดบันทึกควรจดบันทึกในระหว่างการประชุม ไม่ใช่หลังจากนั้น แนวคิดคือการบันทึกประเด็นสำคัญที่พูดคุย เช่น ข้อมูลสำคัญที่แลกเปลี่ยน การตัดสินใจ และงานที่เสนอ ในเวลาจริง

การจดบันทึกสิ่งที่ถูกกล่าวถึงไม่ใช่สิ่งเดียวที่สำคัญ—การประชุมบางครั้งอาจต้องการให้คุณบันทึกว่า ใครพูดอะไร และพูดกับใคร นอกจากนี้ คุณยังต้องใช้สัญชาตญาณในการจดบันทึกปัญหาที่ถูกยกขึ้นในระหว่างการประชุมหรือข้อมูลที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรทราบ เช่น ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการอะไร วันที่ครบกำหนดคือเมื่อไร และรายละเอียดสำคัญอื่น ๆ ที่คล้ายกัน

ผู้บันทึกต้องตื่นตัวอยู่ตลอดเวลาการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถส่งมอบภาพรวมที่สมบูรณ์แก่ผู้อ่านสรุปการประชุม ซึ่งอาจไม่ได้เข้าร่วมการประชุมตลอดเวลาหรืออาจไม่สามารถจำการหารือสดได้

มันจะดีกว่านี้หากบันทึกดิบในขั้นตอนนี้ถูกจัดระเบียบตามหัวข้อเพื่อให้ง่ายต่อการจัดการรายละเอียดในภายหลัง 🔍

ขั้นตอนที่ 3: ร่างอีเมลสรุปการประชุม

ลองนึกภาพว่าคุณกำลังเดินทางที่เต็มไปด้วยเหตุการณ์ต่างๆ แต่เมื่อคุณเล่าประสบการณ์ให้เพื่อนฟัง คุณมักจะพูดถึงไฮไลท์สำคัญๆ และไม่ทำให้พวกเขาเบื่อกับการอัปเดตทุกชั่วโมง นั่นคือสิ่งที่ขั้นตอนนี้เป็นเกี่ยวกับ!

อีเมลสรุปการประชุมควรเป็นภาพรวมที่รวดเร็วและมีความหมายของทั้งการประชุม โดยไม่ทำให้ผู้อ่านรู้สึกหนักใจกับรายละเอียดทุกอย่าง 🧐

เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง ให้จดรายละเอียดสำคัญทั้งหมดที่ได้พูดคุยไว้อย่างชัดเจน คุณกำลังขัดเกลาบันทึกที่ละเอียดของคุณ ตัดส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องออก และจัดเรียงประเด็นสำคัญในลำดับที่ถูกต้องโดยใช้ประโยคที่เข้าใจง่าย

ขั้นตอนที่ 4: แนบเอกสารประกอบในอีเมลของคุณ

สมมติว่าคุณกำลังอยู่ในที่ประชุมทีมเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อเสนอโครงการใหม่ และตลอดการสนทนา ผู้นำทีมได้อ้างอิงถึงเอกสารต่างๆ เช่น แผนโครงการ แผนภูมิข้อมูล และกลยุทธ์การตลาด

เอกสารเหล่านี้ให้ข้อมูลเชิงลึกและรายละเอียดที่จำเป็นสำหรับการเข้าใจขอบเขตและข้อกำหนดของโครงการ ดังนั้น การจัดทำสรุปการประชุมโดยไม่รวมเอกสารเหล่านี้ถือเป็นข้อห้ามอย่างยิ่ง! ❌

การเพิ่มเอกสารเหล่านี้ทำให้ทีมของคุณค้นหาข้อมูลตามบริบทได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องค้นหาผ่านอีเมลหรือไฟล์จำนวนมาก นอกจากนี้ยังให้การเข้าถึงข้อมูลอย่างเท่าเทียมกัน ทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน

คุณมีสองทางเลือก: ใส่ลิงก์ไปยังตำแหน่งออนไลน์ของไฟล์ หรือแนบทรัพยากรที่เกี่ยวข้องไว้ในส่วนสรุป 🔗

ขั้นตอนที่ 5: วางแผนล่วงหน้าว่าใครต้องการรับอีเมลสรุปการประชุม

เมื่อได้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้ถูกรวมอยู่ในสรุปการประชุมของคุณแล้ว ขั้นตอนสำคัญถัดไปคือการตัดสินใจว่าใครควรได้รับสรุปนี้ คิดถึง:

  • ผู้เข้าร่วมประชุม: ทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมควรได้รับสำเนาไว้ เป็นเครื่องเตือนความจำเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบ งานในอนาคต และการตัดสินใจที่ได้มีการตกลงกัน
  • ผู้ไม่เข้าร่วม: ผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมจำเป็นต้องได้รับสรุปเพื่อให้ทันต่อข้อมูลและเข้าใจผลลัพธ์ของการประชุม
  • ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: ผู้จัดการที่อยู่ในลำดับชั้นข้อมูลที่สูงกว่า หรือบุคคลใดก็ตามที่มีผลประโยชน์เกี่ยวข้องกับโครงการ ควรได้รับการสรุปข้อมูล
  • การอ้างอิงในอนาคต: ผู้จัดการประชุมหรือผู้นำทีมควรเก็บสำเนาบันทึกการประชุมไว้ในฐานข้อมูลเอกสารของตนเพื่อใช้เป็นจุดอ้างอิงสำหรับการประชุมในอนาคต จะเป็นประโยชน์เมื่อต้องร่างระเบียบวาระการประชุมครั้งต่อไปหรือเมื่อทบทวนการตัดสินใจที่ผ่านมา

บทบาทของปัญญาประดิษฐ์ในการสร้างสรุปการประชุมที่ดี

มาพูดถึงประเด็นสำคัญกันเถอะ 🐘

การเขียนสรุปด้วยการใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ดีหรือไม่? ดี!

ในปัจจุบัน การประชุมส่วนใหญ่เกิดขึ้นทางออนไลน์ และการใช้ AI เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้กระบวนการสรุปของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อรวมกับซอฟต์แวร์การประชุมเครื่องมือ AIสามารถทำให้งานสื่อสารง่ายขึ้นและทำให้กระบวนการเขียนเป็นอัตโนมัติ ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถมีส่วนร่วมในการระดมความคิดหรือการแก้ปัญหาที่สำคัญมากขึ้น

นี่คือห้าวิธีที่ AI ได้ปรับปรุงกระบวนการสรุปการประชุม:

  1. การถอดเสียงอัตโนมัติ: เครื่องมือที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์สามารถถอดเสียงการสนทนาในที่ประชุม (คำพูด) เป็นข้อความได้แบบเรียลไทม์ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีรายละเอียดใดตกหล่น
  2. ระบุจุดสำคัญ: บันทึกที่สร้างโดย AI ด้วยเครื่องมือขั้นสูงจะเน้นจุดสำคัญ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่สูญหายท่ามกลางความวุ่นวายของการประชุม
  3. สรุป: เครื่องมือ AI หลายตัวสามารถสรุปบันทึกการประชุมที่ยาวได้เพื่อประหยัดเวลาของผู้อ่าน
  4. การติดตามรายการดำเนินการ: AI สามารถติดตามรายการดำเนินการที่ได้หารือกันในการประชุม เพื่อให้เกิดความรับผิดชอบและดำเนินการได้ทันเวลา
  5. ประสิทธิภาพของกระบวนการ: AI ช่วยประหยัดเวลาที่ใช้ในการจดบันทึกและสรุปข้อมูลด้วยตนเอง ทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การสนทนาในการประชุมและงานที่แท้จริงของคุณได้มากขึ้น

การสรุปเนื้อหาด้วยระบบปัญญาประดิษฐ์ไม่ใช่แนวคิดแห่งอนาคตอีกต่อไป แต่เป็นความจริงในปัจจุบันแล้ว หลายบริษัทยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีเช่น ไมโครซอฟท์ ได้ใช้ระบบปัญญาประดิษฐ์ในการสร้างบันทึกการประชุมได้อย่างประสบความสำเร็จ

6 เคล็ดลับในการเพิ่มประสิทธิภาพของการสรุปการประชุม

เราอาจจะพูดซ้ำเหมือนแผ่นเสียงตกร่อง—แต่คำแนะนำที่ดีที่สุดในที่นี้คือการสรุปการประชุมให้กระชับและตรงประเด็น การเน้นความชัดเจนของข้อความจะช่วยให้ทุกคนในทีมเข้าใจประเด็นสำคัญได้อย่างง่ายดาย

เราได้รวบรวม 6 เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด สำหรับการสร้างสรุปการประชุมที่ดีขึ้น เราจะแสดงให้เห็นด้วยว่างานที่น่าเบื่อนี้สามารถทำได้ง่ายขึ้นเป็นร้อยเท่าด้วยฟังก์ชันการประชุมและการสื่อสารในClickUp 💯

1. ใช้ประโยชน์จากวาระการประชุมให้เต็มที่สำหรับการประชุมที่จะมาถึง

รากฐานของการสรุปที่ดีมักจะเป็นวาระการประชุมที่มั่นคง

วาระการประชุมของคุณคือ คู่มือที่เชื่อถือได้สำหรับการจดบันทึกในระหว่างการประชุม มันได้รวบรวมหัวข้อสำคัญ ประเด็นหลัก คำถาม และเป้าหมายที่ต้องหารือไว้อย่างครบถ้วนและจัดระเบียบไว้ในที่เดียว ซึ่งทำให้การติดตามบริบทง่ายขึ้นมาก โดยเฉพาะเมื่อคุณเป็นผู้นำการประชุมและพยายามจดบันทึกไปพร้อมกัน

ClickUpมีเทมเพลตวาระการประชุมหลายแบบเพื่อช่วยให้คุณสร้างวาระการประชุมที่ครอบคลุมก่อนการประชุม ตัวอย่างเช่นเทมเพลตวาระการประชุมของ ClickUpมีโครงสร้างแบบอเนกประสงค์ที่สามารถใช้ได้กับการประชุมทุกประเภท ในทางกลับกันเทมเพลตการประชุม All Hands ของ ClickUpเหมาะสำหรับการประชุมทั่วทั้งบริษัท

แม่แบบวาระการประชุมของ ClickUp
สร้างวาระการประชุมแบบโต้ตอบและผสมผสานเกมด้วยเทมเพลตวาระการประชุมของ ClickUp

หากคุณกำลังจดบันทึก คุณสามารถใช้ClickUp Docsเพื่อเขียนประเด็นต่าง ๆ ได้เร็วขึ้น นี่คือระบบจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ของแพลตฟอร์มที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างและทำงานร่วมกันในหัวข้อการประชุม บันทึก และรายการที่ต้องดำเนินการได้แบบเรียลไทม์ คุณสามารถ:

  • สร้างหน้าที่มีโครงสร้างล่วงหน้า ซ้อนกัน และเชื่อมโยงกันสำหรับวาระการประชุมและการสรุป
  • เพิ่มลิงก์ไปยังงานและเอกสารอื่น ๆ ได้โดยตรงในสรุปของคุณ
  • เชิญชวนเพื่อนร่วมงานหลายคนให้ตรวจสอบหรือแก้ไขสรุปการประชุมของคุณพร้อมกัน
  • ใช้ลิงก์ที่ปลอดภัยและแชร์ได้เพื่อส่งสรุปให้กับลูกค้าภายนอกหรือผู้ร่วมงาน
  • เข้าถึงวาระการประชุมที่ผ่านมา สรุป และเอกสารที่จัดเก็บไว้ด้วยฟังก์ชันค้นหาแบบสากล
ClickUp 3.0 เอกสาร พื้นที่การทำงานร่วมกันพร้อมแถบด้านข้าง
ร่วมมือกับสมาชิกในทีมใน ClickUp Docs เพื่อปรับแต่งแบบอักษร เพิ่มความสัมพันธ์ของงาน หรือเชื่อมโยงไปยังงานโดยตรงในเอกสาร

2. ไม่พร้อม? บันทึกการประชุมด้วยสมุดบันทึกหรือแม่แบบสรุปการประชุม

ไม่สามารถเปิด Google Docs หรือเอกสารที่คล้ายกันเพื่อจดบันทึกได้เสมอไป โดยเฉพาะเมื่อคุณกำลังคุยโทรศัพท์หรืออยู่ในประชุมออนไลน์กะทันหัน และไม่มีการเตรียมตัวไว้เลย หากคุณต้องการจดบันทึกอย่างรวดเร็วหรือเขียนบันทึกความคิดของคุณไว้ ให้พิจารณาใช้สมุดบันทึกแบบดั้งเดิมหรือเครื่องมือบันทึกข้อความ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ClickUp Notepad บนอุปกรณ์เดสก์ท็อปและมือถือเพื่อจดบันทึกการประชุมในรูปแบบที่เรียบง่าย กลับมาแก้ไขบันทึกของคุณได้ทุกเมื่อ 📝

ฟีเจอร์ ClickUp Notepad เพื่อบันทึกไอเดีย
บันทึกโน้ตได้อย่างง่ายดาย แก้ไขด้วยรูปแบบที่หลากหลาย และแปลงเป็นงานที่ติดตามได้ เข้าถึงได้จากทุกที่ใน ClickUp Notepad

ClickUp Notepad มาพร้อมกับคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างสรุปอย่างรวดเร็ว เช่น:

  • คำสั่งสแลช: ใช้ทางลัดเพื่อจัดรูปแบบบันทึกของคุณด้วยหัวข้อ ตัวหนา รายการ และอื่นๆ
  • ลากแล้ววาง: เพิ่มรูปภาพ, gif, วิดีโอ และไฟล์อื่น ๆ ได้ง่าย ๆ ตรงเข้าสู่บันทึกของคุณ
  • ค้นหา: ค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็วโดยการค้นหาคำสำคัญในชื่อหรือคำอธิบายของบันทึกของคุณ
  • เก็บถาวร/ยกเลิกการเก็บถาวร: จัดระเบียบบันทึกของคุณโดยการเก็บถาวรหรือยกเลิกการเก็บถาวร
  • แปลง: เปลี่ยนบันทึกของคุณให้กลายเป็นงาน—หรือเพิ่มลงในเอกสารโครงการของคุณ

ClickUp ยังมีชุดแม่แบบสรุปการประชุมฟรีให้เลือกใช้ คุณเพียงแค่เพิ่มแม่แบบเหล่านี้ไปยัง Workspace ของคุณ แล้วเริ่มบันทึกข้อมูลในส่วนที่กำหนดไว้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นกลุ่มผู้รับเหมาก่อสร้าง คุณสามารถใช้แม่แบบบันทึกการประชุมงานก่อสร้างของ ClickUpเพื่อติดตามความคืบหน้าและข้อสรุปของโครงการได้

ลองดูคอลเลกชันแม่แบบสรุปการประชุมที่เราชื่นชอบ:

3. ระบุและมอบหมายรายการที่ต้องดำเนินการเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

ผู้จดบันทึกหลายคนประสบปัญหาในการดึงประเด็นที่ต้องดำเนินการจากการประชุม วิธีแก้ไขคือให้ระบุรายการที่ต้องดำเนินการทั้งหมดและติดแท็กบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการ เราเปรียบเสมือนการเปลี่ยนการพูดคุยให้กลายเป็นการลงมือทำ

นี่อาจเป็นกระบวนการสามขั้นตอน:

  1. ทบทวนบันทึกของคุณเพื่อระบุงาน ความรับผิดชอบ หรือคำสัญญาที่ได้ทำไว้ระหว่างการประชุม
  2. สำหรับแต่ละรายการที่ต้องดำเนินการ ให้ระบุว่ามีใครรับผิดชอบและกำหนดวันครบกำหนด
  3. ตัวเลือก—จัดเรียงงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ

ด้วยClickUp Tasks คุณสามารถ สร้างงานหรืองานย่อย ได้อย่างรวดเร็วจากบันทึกการประชุม เพียงแค่เลือกส่วนที่เกี่ยวข้องของบันทึกด้วยการคลิกขวา เลือก สร้างงาน/งานย่อย และเพิ่มผู้รับผิดชอบหนึ่งคนหรือมากกว่านั้น

นั่นยังไม่หมด—คุณยังสามารถ เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมเป็นผู้ติดตาม ในภารกิจได้เพื่อให้พวกเขาได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าของภารกิจหรือการพัฒนาใหม่ ๆ 👀

ผู้รับมอบหมายและผู้ติดตามการทำงานอัตโนมัติใน ClickUp

4. ใช้บันทึกการประชุมและถอดความ

คุณสามารถใช้เครื่องมือถอดเสียงเพื่อแปลงบทสนทนาในระหว่างการประชุมให้เป็นข้อความได้ หรือแทนที่จะพึ่งพาบันทึกที่เขียนไว้เพียงอย่างเดียว ผู้บันทึกของคุณสามารถใช้การบันทึกหน้าจอเพื่อบันทึกภาพและเสียงของการประชุมได้ ซึ่งจะทำให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรถูกพลาดหรือเข้าใจผิด

ด้วย เครื่องมือบันทึกหน้าจอฟรีของ ClickUp ที่ชื่อว่า Clip คุณสามารถบันทึกหน้าจอเดสก์ท็อปของคุณได้อย่างง่ายดายและดูการบันทึกได้ทันทีโดยไม่ต้องดาวน์โหลด ไม่ว่าคุณจะต้องการอธิบายกระบวนการที่ซับซ้อนหรือบันทึกข้อมูลจากการประชุมกับลูกค้า Clip ก็พร้อมตอบโจทย์ทุกความต้องการของคุณ 🎬

คลิกอัพ คลิป
บันทึกและแชร์ภาพหน้าจอ หน้าต่างแอปพลิเคชัน หรือแท็บเบราว์เซอร์ได้อย่างราบรื่นภายในงานด้วย Clip ของ ClickUp

คุณสามารถเลือกที่จะบันทึก:

  • หน้าจอทั้งหมด
  • หน้าต่างแอปพลิเคชันเฉพาะ
  • แท็บเบราว์เซอร์ใดๆ ใน Chrome หรือ Firefox

เมื่อการบันทึกของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้แชร์กับผู้บันทึกสรุปหรือลูกค้าผ่านลิงก์ที่สามารถแชร์ได้

5. สรุปช่วงเวลาสำคัญและการตัดสินใจโดยใช้ ClickUp AI

ClickUp AIสามารถเป็นประโยชน์อย่างมากในการร่างสรุปการประชุม มันสามารถจัดรูปแบบบันทึกย่อของคุณให้ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ น้ำเสียง และสไตล์ พร้อมทั้งจัดโครงสร้างทุกอย่างให้ดูเป็นมืออาชีพ นอกจากนี้ยังสามารถดึงรายการที่ต้องดำเนินการออกมาให้คุณได้อีกด้วย คุณจึงไม่ต้องเสียเวลาค้นหาด้วยตนเอง

นอกจากนี้คุณสมบัติการสรุปการประชุมของ ClickUpยังใช้เทคโนโลยีขั้นสูงเพื่อให้การสรุปการประชุมเป็นเรื่องง่าย เมื่อการประชุมเสร็จสิ้น ClickUp จะทำหน้าที่หนักโดยการวิเคราะห์การบันทึกหรือบันทึกการสนทนาผ่าน AI บันทึกข้อมูลสำคัญเช่น รายการที่ต้องทำ การตัดสินใจ และจุดสำคัญ

ClickUp จะรวบรวมสรุปการประชุมพร้อมข้อมูลและงานที่จำเป็นทั้งหมด คุณสามารถปรับแต่งสรุปได้ตามต้องการและแชร์กับทั้งทีมได้ทันที

หากคุณกำลังทบทวนสรุปการประชุมที่ผ่านมา คุณสามารถใช้ AI เพื่อสรุปเนื้อหาโดยย่อได้เช่นกัน เพื่อความสะดวกในการค้นหาข้อมูลอย่างรวดเร็ว

คุณสมบัติสรุปของ ClickUp
สรุปบันทึกการประชุมภายในไม่กี่วินาทีด้วย ClickUp AI

6. ใช้การติดตามผลทางอีเมลหรือข้อความ

เมื่อทำงานร่วมกับทีมจากแผนกต่าง ๆ และเขตเวลาที่แตกต่างกัน การติดตามว่าใครรับผิดชอบอะไรหลังการประชุมอาจเป็นเรื่องท้าทาย การสรุปการประชุมสามารถทำหน้าที่เพียงภาพรวมของสิ่งที่เกิดขึ้น คุณอาจจำเป็นต้องดำเนินการเพิ่มเติมเพื่อตรวจสอบสถานะของงานที่เสนอ

หากคุณไม่ต้องการส่งอีเมลสำหรับทุกเรื่อง เพียงแค่ใช้เครื่องมือสื่อสารที่ตรงไปตรงมามากขึ้นภายใน ClickUp เช่นมุมมองแชท,การกล่าวถึง, และความคิดเห็นที่มอบหมายคุณสมบัติเหล่านี้ช่วยให้คุณแท็กผู้รับมอบหมายงานเพื่อการอัปเดตอย่างรวดเร็ว ทำให้มั่นใจว่าพวกเขาจะไม่พลาดกำหนดเวลาสำคัญหรือการแจ้งเตือนใดๆ

ภาพหน้าจอของคำเตือนใน ClickUp
ปรับแต่งการแจ้งเตือนของคุณให้ทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อสถานะของงานใน ClickUp มีการเปลี่ยนแปลง

ใช้ ClickUp Meetings Suite สำหรับการประชุมครั้งต่อไปของคุณ

ชุดเครื่องมือการประชุม ClickUpไม่ใช่เพียงแค่เครื่องมือช่วยสรุปการประชุมเท่านั้น—แต่ยังสามารถช่วยคุณในทุกขั้นตอนของกระบวนการประชุมได้อีกด้วย เริ่มต้นด้วยการช่วยคุณกำหนดเวลาการประชุมสำหรับทั้งทีมผ่านมุมมองปฏิทิน

คุณสามารถ ซิงค์ Google Calendar ของคุณกับ ClickUp เพื่อให้แน่ใจว่าทุกรายละเอียดการประชุม เช่น วันที่ประชุม วัตถุประสงค์ของวาระการประชุม และเวลาที่ประมาณการสำหรับแต่ละรายการ จะถูกรวมอยู่ในกิจกรรมในปฏิทินของคุณ 📆

สำหรับการประชุมที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เช่น ทุกวันจันทร์เวลา 9:00 น. คุณสามารถ ตั้งค่างานที่ทำซ้ำ ได้ วิธีนี้จะช่วยให้ ClickUp สร้างงานสำหรับการประชุมครั้งถัดไปโดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยาก คุณยังสามารถเชื่อมต่อกับเครื่องมือต่างๆ เช่น Zoom เพื่อเริ่มการประชุมได้โดยตรงจากแพลตฟอร์ม

มุมมองปฏิทินของ ClickUp
ดูเหตุการณ์ที่ซิงค์จาก Google Calendar ในมุมมองปฏิทินของ ClickUp

เพื่อให้ทุกอย่างเป็นระเบียบ เราขอแนะนำให้สร้างพื้นที่พิเศษสำหรับการประชุมของทีมทั้งหมด เช่นโฟลเดอร์

ภายในโฟลเดอร์การประชุมนี้ คุณสามารถสร้างรายการแยกต่างหากสำหรับเนื้อหาการประชุมประเภทต่างๆได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมีรายการหนึ่งสำหรับการประชุมทีมขนาดใหญ่ และอีกรายการหนึ่งสำหรับการสนทนาแบบตัวต่อตัว แต่ละรายการจะประกอบด้วยงานที่แทนการประชุมแต่ละครั้ง ทำให้ง่ายต่อการติดตามการอัปเดตและบันทึกต่างๆ ได้โดยตรงภายในงานนั้น

ภาพหน้าปัดการประชุม ClickUp
บันทึกข้อมูลสำคัญจากการประชุมและให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย ClickUp

งานประชุมของคุณ สามารถทำได้มากกว่าการอยู่เพียงอย่างเดียว คุณสามารถใช้คุณสมบัติเช่น:

ระหว่างการประชุม ลองใช้ClickUp Whiteboardสำหรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์—ระดมความคิดกับผู้เข้าร่วมประชุมและสร้างงานที่สามารถดำเนินการได้ทันทีบนผืนผ้าใบ!

คลิกอัพไวท์บอร์ด ระดมความคิด
ใช้ ClickUp Whiteboards เพื่อทำงานร่วมกันและระดมความคิดกับทีมของคุณแบบเรียลไทม์

เขียนสรุปการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ: บันทึกการประชุมครั้งถัดไปของคุณด้วย ClickUp

บอกลาการประชุมที่วกวนและทำให้ทุกคนรู้สึกสับสนไปได้เลย! ด้วยเครื่องมือและเทมเพลตการจัดระเบียบและการสรุปการประชุมที่มีประสิทธิภาพของ ClickUp คุณจะได้รับสรุปที่ชัดเจนและตรงประเด็นของแต่ละการประชุม รวมถึงรายการดำเนินการที่ชัดเจนและกำหนดเวลาใหม่ ไม่มีความสับสนอีกต่อไป—เพียงแค่สรุปอย่างรวดเร็วเพื่อให้ทุกคนเดินหน้าไปในทิศทางเดียวกัน

สมัครใช้ ClickUpแล้วคุณจะไม่ต้องกังวลกับการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพอีกต่อไป 🌻

ทบทวนคำถามที่พบบ่อย

1. เมื่อคุณสรุปการประชุม คุณเรียกว่าอะไร?

ทีมส่วนใหญ่จะเรียกสิ่งนี้ว่าการสรุปการประชุม—คำอื่น ๆ ที่สามารถใช้ได้รวมถึง สรุปการประชุมประจำวัน (ในทีมที่ใช้ Agile), บันทึกการประชุม, สรุปการอภิปราย, และบันทึกการประชุม (ทางการมาก)

2. คุณสรุปการประชุมอย่างไร?

เริ่มต้นด้วยการสรุปเหตุผลที่จัดการประชุมครั้งก่อน จากนั้นให้ระบุหัวข้อการประชุมโดยสังเขป ใช้สัญลักษณ์หัวข้อย่อยหรือรายการเพื่อจดบันทึกหัวข้อที่พูดคุยและตัดสินใจสำคัญ อย่าลืมระบุงานหรือการดำเนินการที่ต้องติดตามหลังจากประชุมเสร็จสิ้น

3. คุณเขียนอีเมลสรุปการประชุมหลังการประชุมอย่างไร?

นี่คือคำแนะนำบางประการที่คุณสามารถเพิ่มลงในอีเมลสรุปการประชุมของคุณ:

  • ขอขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่านที่เข้าร่วมประชุม
  • สรุปสั้น ๆ ว่าที่ประชุมเกี่ยวกับอะไรและมีวาระอะไรบ้าง
  • ทบทวนประเด็นหลักที่ได้หารือ การตัดสินใจที่ได้ทำ และงานที่ได้รับมอบหมาย รวมถึงกำหนดเวลาส่งงานและความรับผิดชอบ
  • สรุปโดยเสนอขั้นตอนต่อไปและแสดงความขอบคุณสำหรับการมีส่วนร่วมของทุกคน
  • แนบเอกสารประกอบเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง

โปรดดูขั้นตอนโดยละเอียดที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้เพื่อสรุปเนื้อหาอย่างมีคุณภาพ