10 ไอเดียการประชุมทีมที่สนุก สร้างสรรค์ และน่าดึงดูด

บทความล่าสุดในMIT Sloanโต้แย้งว่า "คนทำงานด้านความรู้ในปัจจุบันมักใช้เวลาเกินกว่า 85% ของเวลาในการประชุม มากกว่าสองในสามของทีมที่ทำงานทางไกลรู้สึกเหนื่อยล้าเพิ่มขึ้นจากเครื่องมือสื่อสารดิจิทัล หลายคนรายงานว่าการประชุมที่ไม่หยุดหย่อนทำให้เวลาที่มุ่งเน้นและมีประสิทธิภาพลดลง ทำให้พวกเขาต้องทำงานนานขึ้น"

มาพูดกันตามตรง: ไม่ใช่ทุกคนที่ชอบการประชุม แต่การประชุมช่วยให้เกิดการร่วมมือ, ความคิดสร้างสรรค์, และความไว้วางใจในหมู่ทีมองค์กร

ในฐานะผู้นำทีม คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการอำนวยความสะดวกให้การประชุมเป็นไปอย่างน่าสนใจและมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถสื่อสารและร่วมมือกันได้ดี

ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะนำเสนอไอเดียการประชุมทีมที่ได้ผลจริง แต่ก่อนอื่น คุณรู้หรือไม่ว่าทำไมคุณถึงจำเป็นต้องมีการประชุมทีม?

ความสำคัญของการมีส่วนร่วมในการประชุมทีม

เพื่อให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้ พวกเขาต้องแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างชัดเจน ตามบริบท และครบถ้วน. ให้เราดูตัวอย่างของแคมเปญการตลาด.

ในขณะที่แต่ละคนสามารถบันทึกความคิดของตนใน Google Doc หรือส่งอีเมลหากันอย่างเร่งรีบได้ แต่คุณค่าที่แท้จริงเกิดจากการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน นี่คือเหตุผลหลักที่การประชุมมีความสำคัญ แต่ยังมีมากกว่านั้น

ความชัดเจนของภารกิจ: การประชุมช่วยให้ทีมสามารถชี้แจงความเข้าใจเกี่ยวกับข้อมูลที่ได้รับได้ชัดเจนขึ้น ซึ่งช่วยให้ทุกคนอยู่ในทิศทางเดียวกันและเดินทางไปในทิศทางเดียวกัน

การตัดสินใจ: การประชุมช่วยให้ทุกคนในทีมเข้าใจบริบทมากขึ้น ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจึงสามารถตัดสินใจที่สอดคล้องกับเป้าหมายใหญ่ของโครงการได้

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: เมื่อทีมหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ พวกเขาสามารถแบ่งปันความคิดที่ช่วยปรับปรุงผลลัพธ์โดยรวมได้

ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล: การสร้างสัมพันธ์ผ่านอีเมลนั้นยาก การประชุมช่วยให้ผู้คนเข้าใจกันและกัน และรวมตัวกันในฐานะบุคคล

รู้สึกเป็นส่วนหนึ่ง: การประชุมทีม ช่วยให้สมาชิกรู้สึกว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ใหญ่กว่างานที่พวกเขาทำในแต่ละวัน

แม้ว่าจะมีประโยชน์มากมาย แต่การประชุมส่วนใหญ่ในปัจจุบันมักทำให้สมาชิกในทีมอุทานว่า "โอ้ ไม่นะ ไม่ใช่การประชุมอีกแล้ว!" นี่คือ 10 ไอเดียการประชุมทีมออนไลน์ที่จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหานั้นและทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพและน่าสนใจ

10 ไอเดียการประชุมทีมที่เน้นการทำงานร่วมกันและความสนุกสนาน

1. เขียนวาระการประชุมที่สนุกสนาน

เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีวาระการประชุม ดังนั้น ผู้นำทีมส่วนใหญ่จึงเขียนหัวข้อสำคัญที่ต้องการหารือในรูปแบบข้อความสั้น ๆ

เพื่อให้การประชุมของคุณมีความร่วมมือและสนุกสนานมากขึ้น คุณต้องทำให้ดีขึ้น สำหรับการประชุมครั้งต่อไป นี่คือไอเดียการประชุมทีมที่คุณสามารถลองใช้ได้

เล่าเรื่องราวด้วย วาระการประชุม ของคุณ. ให้เพื่อนร่วมทีมของคุณเป็นเหมือนฮีโร่ในเรื่องราวนี้. หากใครทำผลงานได้ยอดเยี่ยม ให้เขียนถึงมัน เหมือนกับเส้นทางการเปลี่ยนแปลงของตัวละครฮีโร่.

รวมปริศนา: ใส่ข้อมูลสำคัญในรูปแบบของปริศนาเพื่อกระตุ้นความอยากรู้อยากเห็นของทีมให้เข้าร่วมการประชุม

ทำให้เป็นภาพ: เพิ่มแผนภูมิ, ภาพวาด, หรือแผนผังเพื่อให้วาระการประชุมของคุณเข้าใจได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ลองเล่นมุกตลกสักหนึ่งหรือสองมุก: อย่าปล่อยให้วาระการประชุมทีมของคุณน่าเบื่อ ใส่ความเป็นตัวตนเข้าไปบ้าง ลองเล่นมุกตลก (ไม่ดี/ตลกแบบพ่อ) เพื่อให้ทีมของคุณได้หัวเราะคลายเครียด

2. ทำลายความเงียบหรือความอึดอัด

ช่วงไม่กี่นาทีแรกของการประชุม—โดยเฉพาะเมื่อคุณกำลังรอให้คนเข้าร่วม—อาจรู้สึกอึดอัดได้ ในฐานะผู้นำทีม คุณควรรับผิดชอบในการทำลายความเงียบ คุณสามารถถามเกี่ยวกับวันหยุดสุดสัปดาห์หรืองานอดิเรกของพวกเขาได้ การถามคำถามทั่วไปเป็นหนึ่งในไอเดียการประชุมทีมที่ดีที่สุดในการทำลายความเงียบ

ใช้คำสั่งเช่น "คุณจะทำอะไรหากคุณพบเงินหนึ่งล้านดอลลาร์"

เล่นเกมเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสมาชิกแต่ละคนในทีมระยะไกลของคุณ ตัวอย่างยอดนิยมได้แก่:

3. ใช้ห้องย่อยสำหรับการระดมความคิดอย่างสนุกสนาน

การประชุมออนไลน์ที่ใช้เวลานาน เช่น การประชุมกลยุทธ์หรือการประชุมเชิงปฏิบัติการตลอดทั้งวัน อาจน่าเบื่อได้ แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้นเสมอไป คุณสามารถเพิ่มความสนุกสนานด้วยการระดมความคิดสร้างสรรค์ในห้องย่อย ซึ่งสามารถพบได้ในเครื่องมือประชุมออนไลน์ทุกประเภทที่มีในปัจจุบัน

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังอำนวยความสะดวกในการประชุมกลยุทธ์แคมเปญการตลาดที่ใช้เวลา 4 ชั่วโมง ให้ย้ายกลุ่มย่อยไปยังห้องแยกเพื่อระดมความคิดเกี่ยวกับแนวคิดสโลแกน

ประกาศรางวัลสำหรับไอเดียที่แปลกประหลาดที่สุดหรือตลกที่สุด คุณอาจเลือกหรือไม่เลือกไอเดียนั้นสำหรับแคมเปญก็ได้ แต่ให้เฉลิมฉลองไอเดียที่นำความสนุกมาสู่การสนทนา

4. จัดเวิร์กช็อปอย่างรวดเร็ว

วิธีที่ดีที่สุดในการทำให้ผู้คนไม่รู้สึกว่าเป็นการประชุมที่เสียเวลาคือการช่วยให้พวกเขาได้เรียนรู้บางสิ่งบางอย่าง ตามความต้องการและโปรไฟล์ของทีมคุณ ให้รวมเวิร์กช็อป 15 นาทีไว้

นี่อาจจะเป็นอะไรก็ได้ แม้จะเกี่ยวข้องเพียงเล็กน้อยก็ตาม

เวิร์กช็อปเหล่านี้สามารถมีส่วนร่วมได้มากขึ้นหากคุณส่งเสริมให้สมาชิกในทีมสอนกันเอง นักเขียนคำโฆษณาสามารถสอนการเขียนอีเมล นักออกแบบสามารถสอนทฤษฎีสี เป็นต้น

ด้วยแอปพลิเคชันที่ออกแบบมาเพื่อการร่วมมือโดยเฉพาะ คุณสามารถรวมกิจกรรมที่ต้องทำให้เสร็จภายในเวลาสิบห้านาทีได้ ซึ่งจะช่วยเพิ่มการกระทำและความตื่นเต้นให้กับเวิร์กช็อป

5. จัดทำแบบทดสอบ

เชิญชวนทีมให้เดาสุ่มหากพวกเขาไม่มีพื้นฐานที่จะรู้คำตอบ ตัวอย่างเช่น หากทีมวิศวกรรมกำลังนำเสนอความคืบหน้าให้กับส่วนอื่น ๆ ขององค์กร พวกเขาสามารถถามคำถามเช่น:

วัตถุประสงค์ของแบบทดสอบนี้ไม่ใช่เพื่อให้ใครตอบถูก แต่เพื่อกระตุ้นความอยากรู้อยากเห็นโดยการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบของคำถาม

หากการจัดทำแบบทดสอบเพียงเพื่อประชุมทีมดูเหมือนเป็นภาระ ลองใช้ClickUp forms ดูสิ คุณสมบัติที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังนี้ช่วยให้คุณสามารถจัดตั้งคำถามแบบเลือกตอบได้ด้วยการลากและวางองค์ประกอบต่าง ๆ อย่างง่ายดาย สามารถปรับแต่งได้ตามต้องการ มีตัวเลือกมากมายให้เลือกใช้ได้ทันที และยังสามารถแชร์ได้อย่างง่ายดาย! ลองดูตัวอย่างแบบสอบถาม ClickUpเหล่านี้เพื่อเป็นแรงบันดาลใจ

6. จัดการประชุมทีมตามธีม

ถัดไปในรายการไอเดียการประชุมที่สนุกของเราคือการประชุมตามธีม หากงานอีเวนต์และการออกทริปของทีมสามารถมีธีมได้ ทำไมการประชุมจะไม่มีบ้างล่ะ? จัดการประชุมตามธีมเดือนละครั้งหรือสองสัปดาห์ละครั้ง คุณสามารถทำให้เป็นธีมคริสต์มาส, วันขอบคุณพระเจ้า, หรือฮาโลวีนในช่วงเทศกาลได้เช่นกัน

เพื่อให้การประชุมน่าสนใจยิ่งขึ้น เชิญชวนสมาชิกในทีมเลือกธีมที่พวกเขาชื่นชอบมากที่สุด หากคุณเป็นแฟน Marvel หรือ Ghostbusters คุณก็จะมีประชุมที่สนุกสนานพร้อมเสียงหัวเราะและการสร้างทีมที่ดี

7. ให้ข้อมูลอัปเดตแก่กันและกัน

การประชุมที่มีประสิทธิผลคือเมื่อทุกคนรู้สึกชัดเจนในสิ่งที่ต้องทำต่อไปและรู้สึกว่าตนเองได้รับการรับฟังในระหว่างการประชุม ในการประชุมแบบยืนและการประชุมทบทวนผลงาน ผู้คนมักจะให้การอัปเดตของตนเอง ซึ่งทำให้รู้สึกอึดอัดและกังวลเกี่ยวกับตนเอง บ่อยครั้ง การเปลี่ยนแปลงนี้โดยการเชิญให้คนอื่นให้ข้อมูลอัปเดตแทนสมาชิกทีมคนอื่น

เมื่อพวกเขาทำเช่นนั้น สมาชิกทีมสามารถ:

แม้ว่ากิจกรรมนี้จะเป็นการสร้างทีมที่ยอดเยี่ยม แต่มันอาจทำให้สับสนได้บ้างเมื่อมีคนอื่นมาอัปเดตข้อมูล สำหรับสถานการณ์เช่นนี้ClickUp Meetingsเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการคืนความชัดเจน เปลี่ยนวาระการประชุมของคุณให้เป็นรายการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ครอบคลุมทุกประเด็นแล้ว การใช้ตัวแก้ไขที่สมบูรณ์ช่วยให้คุณปรับปรุงและจัดระเบียบการอัปเดตแบบเรียลไทม์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อความคิดเห็นใดต้องการความพยายามจากสมาชิกทีมใด ๆ คุณสามารถมอบหมายและติดแท็กพวกเขาได้ ใช้ภารกิจที่เกิดขึ้นซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีวาระการประชุมพร้อมเสมอ

8. จัดการประชุมแบบไม่มีข้อจำกัด

สมาชิกในทีมมักมีคำถามหรือข้อเสนอแนะมากมายที่อาจรู้สึกไม่สะดวกใจที่จะแบ่งปัน นอกจากนี้ เมื่อการประชุมมีเวลาจำกัด พวกเขาอาจเก็บคำถามไว้สำหรับภายหลังและลืมไป

จัดประชุมแบบเปิดกว้างอย่างสม่ำเสมอ เชิญสมาชิกในทีมให้ถามหรือแบ่งปันอะไรก็ได้ตามต้องการ ในฐานะผู้นำทีม การจัดกิจกรรม Ask Me Anything (AMA) แสดงให้เห็นถึงความเปิดกว้างและความรับผิดชอบของคุณ

ใช้การประชุมแบบไม่มีข้อจำกัดเหล่านี้เพื่อกระตุ้นให้ทีมมีความรับผิดชอบและเข้าร่วมอย่างมีนัยสำคัญ

9. จัดการประชุมทีมแบบโต้ตอบ

การประชุมน่าเบื่อที่สุดเมื่อมีคนหนึ่งคนพูดตลอดเวลาในขณะที่คนอื่นฟัง เปลี่ยนแปลงสิ่งนี้ด้วยการจัดการประชุมแบบมีส่วนร่วมโดยใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันในโครงการที่ดีที่สุด

สมมติว่าคุณกำลังจัดการประชุมทีมผลิตภัณฑ์เพื่อออกแบบกระบวนการใช้งานสำหรับฟีเจอร์ใหม่ที่คุณกำลังวางแผน

10. เขียนร่วมกัน

บุคคลที่ได้รับมอบหมายให้เขียน 'รายงานการประชุม' มักจะเกลียดงานนี้ มันเป็นหนึ่งในงานที่ผู้คนกลัวเพราะมักจะเป็นงานที่เฉื่อยชาและไม่มีการร่วมมือกัน

เปลี่ยนรูปแบบด้วยเครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์อย่างClickUp Docs สำหรับทุกการประชุม ให้สร้างเอกสารและเชิญทุกคนให้บันทึกข้อมูลแบบเรียลไทม์ จัดรูปแบบข้อความให้เป็นหัวข้อ รายการตรวจสอบ ลิงก์ และอื่นๆ อีกมากมาย

เมื่อคุณได้จัดลำดับความสำคัญของรายการที่ต้องดำเนินการแล้ว ให้เปลี่ยนเป็นงานได้ทันทีภายใน ClickUp เพิ่มเอกสารเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อให้มั่นใจว่าสามารถเข้าถึงได้เสมอ

นั่นไม่ใช่ทั้งหมด คุณยังสามารถใช้เครื่องมือ AI สำหรับบันทึกการประชุม เช่นClickUp AI เพื่อสรุปบันทึกการประชุมของคุณและแปลงเป็นงานโดยอัตโนมัติ

ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นที่ไหน? เลือกจากเทมเพลตบันทึกการประชุมของ ClickUpและปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

ใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมทีมของคุณด้วย ClickUp

ไม่ว่าเราจะชอบหรือไม่ชอบ การประชุมก็เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ไม่จำเป็นต้องน่าเบื่อหรือไม่น่าต้อนรับเพียงเพราะหลีกเลี่ยงไม่ได้ การนำแนวคิดการประชุมพนักงานเชิงบวกเหล่านี้ไปใช้จะทำให้การประชุมดีขึ้นสำหรับทุกคน เวลาประชุมไม่จำเป็นต้องน่าเบื่อเสมอไป

ลองใช้หัวข้อการประชุมทีมที่สนุกสนานเหล่านี้ในการประชุมทีมครั้งต่อไปของคุณ ไม่ว่าจะเป็นกิจกรรมสร้างทีมที่รวมสมาชิกทุกคน หรือหากคุณเป็นผู้นำทีมที่กำลังทดลองแนวคิดการประชุมใหม่ ๆ การทำให้การประชุมในอนาคตสนุกสนานคือเป้าหมายสูงสุด

มีวิธีสนุกอีกอย่างหนึ่งที่จะทำให้การประชุมน่าสนใจคืออะไร? ใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อช่วย

สนุกกับการประชุมที่น่าสนใจและมีประสิทธิภาพด้วยคุณสมบัติที่ออกแบบมาเพื่อจุดประสงค์ของ ClickUp ด้วย ClickUp Meetings คุณสามารถกำหนดวาระการประชุม บันทึกการประชุม และหารือเกี่ยวกับไอเดียได้ ใช้ ClickUp Whiteboard เพื่อคิดค้นและสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ ร่วมกันในรูปแบบภาพ สามารถเปลี่ยนองค์ประกอบบน Whiteboard, Meetings หรือ Docs ให้เป็นงานและติดตามได้แบบเรียลไทม์ เปลี่ยนไอเดียให้เป็นการกระทำ