คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการจัดการโครงการด้วย Microsoft Teams (2025)

เรามาทำความเข้าใจกันให้ชัดเจนก่อน:

Microsoft Teamsไม่ใช่กลุ่มผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพการทำงานที่ทำงานที่ Microsoft. 😛

มันคือแพลตฟอร์มการสื่อสารที่ช่วยให้คุณทำงานร่วมกันในโครงการ

หลายทีมและบุคคลต่างพึ่งพา Microsoft Teams สำหรับการสื่อสาร การทำงานร่วมกันในทีม และการจัดการทีมระยะไกล

แต่การจัดการโครงการด้วย Microsoft Teams นั้นมีประสิทธิภาพแค่ไหนกัน?

ในบทความนี้ เราจะครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการจัดการโครงการใน Microsoft Teams รวมถึงคุณสมบัติหลัก ข้อดี และข้อจำกัด (พร้อมวิธีแก้ไข)

มาเริ่มการประชุมกันเถอะ! 💻

Microsoft Teams คืออะไร?

Microsoft (MS) Teams เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้บุคคลทั่วไป พนักงานที่ทำงานทางไกล และทีมงานภายในองค์กรสามารถเชื่อมต่อกันได้อย่างต่อเนื่อง

ไม่ว่าคุณต้องการคุยกับสมาชิกในครอบครัวหรือร่วมมือกับทีมโครงการของคุณ Microsoft Teams ก็สามารถช่วยคุณได้

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถ:

คุณสมบัติเหล่านี้ช่วยให้ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแอปต่างๆ นอกจากนี้ คุณยังสามารถจัดการประชุมได้อย่างสะดวกสบายที่บ้านของคุณเองในชุดนอน!

สนใจแอปทำงานระยะไกลอย่าง Microsoft Teams ไหม?

นี่คือ25+ เครื่องมือทำงานทางไกล ที่จะทำให้การทำงานจากที่บ้านเป็นเรื่องง่าย!*

4 คุณสมบัติหลักของ Microsoft Teams สำหรับการจัดการโครงการ

นี่คือวิธีที่ Microsoft Teams สามารถช่วยคุณจัดการโครงการได้:

1. ทีมและช่องทาง

Microsoft Teams ใช้ 'ทีม' และ 'ช่องทาง' เพื่อช่วยให้ทีมสามารถจัดระเบียบและทำงานร่วมกันได้ด้วยตนเอง

ทีม คือพื้นที่ที่ผู้คนสามารถทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดได้ เช่น แผนกหรือทีมเฉพาะทาง ที่นี่ คุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์วิธีปรับปรุงกลยุทธ์ประชาสัมพันธ์ของคุณ และอื่นๆ อีกมากมาย

และไม่ต้องกังวล; การสนทนา, ไฟล์, และบันทึกจะมองเห็นได้เฉพาะสมาชิกทีมในทีม Microsoft ทีมนั้น ๆ เท่านั้น

ในทางกลับกัน ช่องทาง ของ Microsoft Teams คือที่ที่งานจะสำเร็จลุล่วง ซึ่งคุณจะพบช่องทางมาตรฐานและช่องทางส่วนตัว

คุณสามารถคิดถึงช่องทางมาตรฐานเหมือนงานเลี้ยงสาธารณะที่ใครก็สามารถเข้ามาได้

ในทางกลับกัน ช่องส่วนตัวก็เหมือนกับงานเลี้ยงลับเฉพาะที่ได้รับเชิญเท่านั้น วิธีนี้จะช่วยให้คุณป้องกันแขกที่ไม่พึงประสงค์ไม่ให้มารบกวนงานของคุณ

2. ฟังก์ชันแชทในตัว

Microsoft Teams มีทั้งการแชทส่วนตัวและการแชทกลุ่ม

ยังมีฟีเจอร์แชทสำหรับผู้เข้าร่วมที่กำลังอยู่ในสายโทรศัพท์ด้วย

ให้คุณปรับแต่งข้อความของคุณด้วยการจัดรูปแบบข้อความที่สมบูรณ์, ตารางการประชุม, สัญลักษณ์ความสำคัญ, ไฟล์แนบ, และอื่น ๆ อีกมากมาย!

และสำหรับการสนทนาแบบไม่เป็นทางการ คุณสามารถเพิ่มอีโมจิและสติกเกอร์สนุกๆ ได้มากมายในเนื้อหาของ 💜 ของคุณ

3. การโทรด้วยวิดีโอและเสียง

คุณสมบัติการโทรด้วยวิดีโอและเสียงของ Microsoft Teams เป็นหนึ่งในจุดเด่นที่สุดของมันเลยทีเดียว 😉

คุณสามารถเริ่มการโทรเสียงหรือวิดีโอได้ภายในไม่กี่คลิก และเพื่อช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานตามกำหนดเวลา คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมวิดีโอด้วยฟีเจอร์ปฏิทินที่ใช้ร่วมกันได้

การประชุมทางวิดีโอของคุณสามารถรองรับผู้ใช้ได้สูงสุด 250 คน และคุณยังสามารถใช้การผสานรวมกับ Microsoft Stream เพื่อเข้าถึงผู้ชมได้กว้างขึ้น การผสานรวมนี้เป็นบริการวิดีโอสำหรับองค์กรที่ช่วยให้คุณอัปโหลด ดู และแชร์วิดีโอได้อย่างปลอดภัยสำหรับผู้ชมสูงสุด 10,000 คน

4. การแชร์หน้าจอ

ทีมเสมือนพึ่งพาการประชุมทางวิดีโอเพื่อต้อนรับสมาชิกใหม่และอธิบายงาน

แต่บางครั้ง สิ่งต่าง ๆ อาจสูญหายไประหว่างการแปล

และสุดท้ายเราก็ยิ้มแบบไร้ความรู้สึก ทั้งที่ในใจจริง ๆ เรารู้สึกแบบนี้:

โชคดีที่ฟีเจอร์ การแชร์หน้าจอ ของ MS Teams สามารถช่วยให้ทีมที่อยู่ห่างไกลอธิบายสิ่งต่างๆได้อย่างง่ายดาย

คุณสามารถเลือกสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมเห็นได้ รวมถึงเดสก์ท็อปของคุณ หน้าต่างเบราว์เซอร์ กระดานไวท์บอร์ดดิจิทัล หรือไฟล์เฉพาะ

3 ข้อดีของการจัดการโครงการด้วย Microsoft Teams

นี่คือประโยชน์สามประการของการใช้แอป Microsoft Teams ในการจัดการโครงการ:

1. ผสานการทำงานกับแอป Microsoft Office มากมาย

Microsoft Teams ผสานการทำงานกับแอปมากมายในกลุ่ม Office 365 ทำให้เป็นเหมือนบุฟเฟ่ต์แอปที่คุณสามารถใช้ได้ไม่อั้น! 😋

และไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้ร้านอาหาร (แอป) อื่น เนื่องจากเมนูของ Microsoft Teams มีทุกอย่างที่คุณต้องการอยู่แล้ว

นี่คือวิธีที่คุณสามารถได้รับประโยชน์จากคุณสมบัตินี้:

2. ฟังก์ชันการสัมมนาผ่านเว็บในตัว

เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น คุณอาจจำเป็นต้องจัดการประชุมทางวิดีโอกับผู้เข้าร่วมมากกว่า 250 คน และนั่นคือจุดที่ฟีเจอร์การสัมมนาผ่านเว็บที่ติดตั้งมาในตัวเครื่องมือนี้จะเป็นประโยชน์

เว็บสัมมนาสามารถช่วยธุรกิจในการรับลูกค้าใหม่,ฝึกอบรมพนักงาน, และให้ความรู้แก่ลูกค้าเกี่ยวกับคุณสมบัติใหม่ของสินค้า.

ด้วย Microsoft Teams คุณสามารถจัดสัมมนาออนไลน์ที่ปลอดภัยสำหรับผู้เข้าร่วมได้ถึง 1,000 คน และถ่ายทอดสดให้ผู้ชมได้สูงสุดถึง 10,000 คน

นี่คือสิ่งเจ๋งๆ บางอย่างที่คุณสามารถทำได้ที่นี่:

3. อัตโนมัติกระบวนการด้วยบอท

ผู้ใช้ Microsoft Teams สามารถใช้บอทเพื่อรับคำแนะนำ เริ่มกระบวนการทำงาน หรือรวบรวมข้อมูลได้ 🤖

นี่คือบอทบางส่วนที่คุณจะได้รับ:

Microsoft Teams ยังให้คุณสร้างบอทของคุณเองได้ด้วย!

แต่ต้องแน่ใจว่าคุณมีทักษะที่จำเป็น

ท้ายที่สุดแล้ว คุณคงไม่อยากจบลงเหมือนใน I, Robot หรอก

4 ข้อจำกัดของการจัดการโครงการด้วย Microsoft Teams (พร้อมวิธีแก้ไข)

แน่นอน Microsoft Teams มีฟีเจอร์เจ๋ง ๆ ให้คุณใช้งาน เช่น บอท การกระจายข่าวสาร และการเชื่อมต่อกับ MS Project อย่างไรก็ตาม เครื่องมือนี้ไม่ได้เป็นที่สุดของที่สุดเมื่อพูดถึงการจัดการโครงการ

อ่านบล็อกของเราเกี่ยวกับทางเลือกยอดนิยมของ Microsoft Teams

นี่คือข้อเสียบางประการของการใช้แอป Microsoft Teams สำหรับการจัดการโครงการ:

นี่คือรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อจำกัดแต่ละข้อและวิธีแก้ไข:

1. อาจมีความท้าทายในการตั้งค่า

หนึ่งในข้อเสียของ Microsoft Teams คือการตั้งค่าอาจใช้เวลานานและท้าทายมาก

ทำไม?

ไม่มีโครงสร้างเริ่มต้น ดังนั้นคุณจะต้องกำหนดว่าช่องทางและทีมใดที่คุณต้องการ

นอกจากนี้ หากคุณต้องการคัดลอกช่องหรือทีม คุณจะต้องทำมัน ด้วยตนเอง

เครื่องมือการจัดการโครงการเช่น ClickUp เข้าใจว่าผู้จัดการโครงการต้องใช้เวลาในการเพิ่มผลกำไร ไม่ใช่ช่องทาง!

รอ... ClickUpคืออะไร?

ClickUp เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพและการจัดการโครงการที่ได้รับการจัดอันดับสูงสุดในโลก โดยใช้โดย ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงในบริษัทขนาดเล็กและขนาดใหญ่

ด้วย ClickUpคุณสามารถติดตามเวลาที่ใช้ไปกับหลายโครงการซิงค์ปฏิทิน Google, Apple หรือ Outlook ของคุณ สร้างสเปรดชีตด้วยมุมมองตารางที่ยืดหยุ่น และอื่นๆ อีกมากมาย

นี่คือวิธีที่ ClickUp เอาชนะ Microsoft Teams ในเกมการร่วมมือของทีม:

โซลูชัน ClickUp:คู่มือการเริ่มต้นใช้งานและคำสั่ง/Slashสำหรับการตั้งค่าที่รวดเร็วและง่ายดาย

การตั้งค่า ClickUp นั้นง่ายมาก

ด้วยคู่มือการเริ่มต้นใช้งานการจัดการโครงการ ที่ละเอียดครบถ้วน คุณจะมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการเริ่มต้นได้ทันที

และหากคุณต้องการลดการคลิกที่ไม่จำเป็น ให้ใช้ฟีเจอร์ /คำสั่งสแลชเพื่อสร้างงาน,งานย่อย และอื่น ๆ ได้อย่างรวดเร็ว!

ตัวอย่างต่อไปนี้:

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถ ลด เวลาที่ใช้ในการดำเนินการให้เสร็จลงครึ่งหนึ่ง

2. จำนวนช่องที่จำกัด

Microsoft Teams จำกัดจำนวนช่องส่วนตัวไว้ที่ 30 ช่องเท่านั้น และคุณสามารถมีสมาชิกในช่องส่วนตัวได้สูงสุด 250 คน

ข้อจำกัดเหล่านี้อาจเป็นปัญหาสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ที่มีหลายทีมและหลายแผนก

โซลูชัน ClickUp #1: สนทนาได้ไม่จำกัดด้วยมุมมองแชท

ClickUp มี มุมมองแชทแบบไม่จำกัด ที่คุณสามารถเปิดใช้งานควบคู่ไปกับ Workspace ใดก็ได้ คุณสามารถใช้มันเพื่อแชทเกี่ยวกับงานหรือแผนการทานอาหารกลางวันของทีมคุณ

และเนื่องจากคุณสามารถสนทนาเหล่านี้ได้ในมุมมองหรือสถานที่ใด ๆ ใน ClickUp คุณจะไม่พลาดการสนทนาของคุณ และที่สำคัญกว่านั้นคือคำสั่งอาหารกลางวันของทีมคุณ!

เริ่มแชทใหม่ในมุมมองแชทของ ClickUp

โซลูชัน ClickUp #2: สร้างช่องทางได้ไม่จำกัดด้วยการผสานกับ Slack

ไม่สามารถปล่อยช่องได้?

ไม่ต้องกังวล

เพียงแค่ใช้ การผสานการทำงานของ ClickUp กับ Slack

มันช่วยให้คุณเปลี่ยนข้อความใน Slack เป็นงานและความคิดเห็นได้อย่างรวดเร็ว . นอกจากนี้ ClickUp ยังสามารถส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับงานไปยังช่องทาง Slack ของการจัดการโครงการของคุณ ได้ทันที

ข้อดีเพิ่มเติมคือ Slack ไม่ ขี้เกียจ ในเรื่องของช่องแชท

เราหมายถึงอะไร?

แอปนี้ให้คุณสร้างช่องได้ไม่จำกัดจำนวน #WinWin

เปลี่ยนข้อความใน Slack เป็นงานใน ClickUp

โซลูชัน ClickUp #3: สร้างและมอบหมายงานให้กับทีมได้ไม่จำกัด

ClickUp ช่วยให้คุณสร้างกลุ่มบุคคลที่คุณสามารถมอบหมายงาน, ระบุใน ความคิดเห็น, และเพิ่มผู้ติดตามได้เป็นจำนวนมาก

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีทีมการตลาด คุณสามารถสร้าง กลุ่มผู้ใช้ ชื่อว่า "ทีมการตลาด" ได้ทันที และมอบหมายงานให้แก่สมาชิกทุกคนในกลุ่มนั้นได้ในทันที

การสร้างทีมใน ClickUp

3. การตั้งค่าสิทธิ์ไม่เหมาะสม

ทุกบริษัทจำเป็นต้องเก็บเอกสารและข้อมูลของบริษัทให้ปลอดภัย

ปัญหาของ Microsoft Teams คือแอปนี้ทำให้การแชร์ไฟล์และเอกสารกับใครก็ตามที่ถูกเพิ่มเข้าไปในทีม MS กลายเป็นเรื่องง่ายมาก

และอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายอย่างมากในการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงที่ไม่ซ้ำกันสำหรับช่องทาง, ไฟล์, หรือโฟลเดอร์ที่เฉพาะเจาะจง

ตัวอย่างเช่น ทีมส่วนตัวนั้นยากต่อการจัดการ เนื่องจากมีเพียงผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถเข้าร่วมได้ ด้วยเหตุนี้ ทีมสาธารณะอาจเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดของคุณ เนื่องจากใครก็ตามในทีมของคุณสามารถเข้าร่วมได้ค่อนข้างง่าย

ปัญหาคืออะไร?

นั่นหมายความว่ามันจะเป็นเรื่องยากมากที่จะรักษาความปลอดภัยให้กับสภาพแวดล้อม Microsoft Teams ของคุณ เนื่องจาก ทุกคน ในทีมสามารถเข้าถึงเอกสารส่วนตัวของคุณได้

โซลูชัน ClickUp: กำหนดบทบาทผู้ใช้และตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงอย่างละเอียด

ผู้ใช้ ClickUp สามารถรับบทบาทหนึ่งในสี่บทบาทภายใน Workspace ของตน: สมาชิก, ผู้ดูแลระบบ, เจ้าของ, หรือ ผู้เยี่ยมชม. ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเชิญลูกค้าให้ร่วมงานได้โดยไม่กระทบต่อความเป็นส่วนตัวของ Workspace ของคุณ.

แน่นอน บางครั้งคุณอาจต้องการมากกว่าสี่บทบาท

นั่นคือเหตุผลที่ ClickUp ช่วยให้คุณสร้างบทบาทที่กำหนดเอง ได้

คุณสามารถสร้างบทบาทใหม่ได้ เช่น ซูเปอร์ฮีโร่ ผู้ช่วย หรืออะไรก็ตามที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

และแม้ว่าพวกเราทุกคนอาจจะเบื่อกับการล็อกดาวน์แล้วก็ตาม เอกสารสำคัญของคุณยังไม่เบื่อแน่นอน!

นี่คือประเภทของสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูลสำคัญของคุณ:

บทบาทผู้ใช้ที่กำหนดเองและตัวเลือกสิทธิ์การใช้งานใน ClickUp

4. การจัดการไฟล์ที่ไม่ดี

Microsoft Teams มีโครงสร้างไฟล์ที่ซับซ้อน

หากคุณชอบโฟลเดอร์ที่จัดระเบียบอย่างดีแทนการค้นหาไฟล์ คุณจะต้องเผชิญกับอุปสรรคที่ไม่มีวันจบสิ้นกับเครื่องมือนี้

ใน Teams ไฟล์ทั้งหมดที่คุณอัปโหลดไปยังการสนทนาจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์หลักของช่องนั้น

ดังนั้น เมื่อคุณพยายามจัดระเบียบไฟล์ใหม่ในโฟลเดอร์ ลิงก์ไฟล์ในบทสนทนาจะขาดหาย รวมถึงความอดทนของคุณด้วย 😤

โซลูชัน ClickUp #1:ใช้โครงสร้างลำดับชั้นเพื่อการจัดระเบียบไฟล์อย่างง่ายดาย

ClickUp ช่วยให้คุณจัดการเวิร์กโฟลว์ของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยการแยกโครงการที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนย่อยและจัดระเบียบให้เป็นรายการงานที่สามารถดำเนินการได้

นี่คือระดับต่าง ๆ ที่คุณจะได้รับใน ClickUp:

ระดับต่าง ๆ ของลำดับชั้นใน ClickUp

โซลูชัน ClickUp #2: ค้นหาไฟล์ได้ในไม่กี่วินาทีด้วยตัวกรองและการค้นหาที่ทรงพลัง

ด้วยฟังก์ชันการค้นหาที่ยอดเยี่ยมของ ClickUp คุณสามารถใช้ตัวกรองเพื่อดูงานตาม:

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถ กรอง ความหงุดหงิดของคุณออกไปและเห็นเฉพาะงานที่ตรงกับเกณฑ์เฉพาะของคุณเท่านั้น

การค้นหางานโดยใช้ฟีเจอร์ตัวกรองและการค้นหาใน ClickUp

นี่คือเหตุผลเพิ่มเติมที่คุณควรใช้ ClickUp สำหรับการจัดการโครงการ:

ก้าวจากการบริหารโครงการขนาดเล็กสู่การบริหารโครงการขนาดใหญ่

แน่นอน Microsoft Teams มีคุณสมบัติการประชุมทางวิดีโอที่ยอดเยี่ยม

แต่มันมีผลกระทบเพียงเล็กน้อย, แทบจะ จุลจุล *, เมื่อพูดถึงการร่วมมือในทีมและการจัดการโครงการ.

แอปนี้ขาดคุณสมบัติการติดตามโครงการที่แข็งแกร่งมากมายที่มีอยู่ในโซลูชันการจัดการโครงการแบบครบวงจรอย่าง ClickUp.

ด้วย ClickUp คุณสามารถได้รับประโยชน์จากทุกคุณสมบัติที่ Microsoft Teams มอบให้ และทำได้มากขึ้นด้วยคุณสมบัติต่าง ๆ เช่น ระบบอัตโนมัติ,การแจ้งเตือน,และแบบฟอร์มเพื่อจัดการโครงการของคุณ

เปลี่ยนมาใช้ ClickUp ฟรีวันนี้ เพื่อสัมผัสพลังของเครื่องมือจัดการโครงการระดับ มืออาชีพ 😎