O método Kanban é um dos métodos de crescimento mais rápido
gerenciamento de projetos
métodos. Empresas como a BBC, a Pixar e o Spotify usaram essa metodologia de gerenciamento de projetos!
Os Kanban a metodologia é fácil de aprender!
o que é o método Kanban e como você pode implementá-lo?
Neste artigo, daremos uma olhada nessa metodologia de gerenciamento de projetos, seus princípios-chave, processos principais e prós e contras. Também apresentaremos vários colaboradores especialistas com suas opiniões sobre como implementam quadros Kanban em seus projetos.
Como bônus, também destacaremos o melhor software de gerenciamento de projetos Kanban para implementar essa metodologia!
O que é o gerenciamento de projetos Kanban?
Kanban é uma gerenciamento de projetos com prioridade visual método que se baseia na metodologia Agile.
O que é o método Agile? Gerenciamento de projetos ágeis é um método de gerenciamento de projetos em que você divide o projeto em ciclos de desenvolvimento menores que duram de 1 a 4 semanas.
Após a conclusão de cada ciclo, você apresenta versões do seu produto aos clientes e recebe o feedback deles, incorporando esse feedback ao próximo ciclo.
Como o Agile é diferente do gerenciamento de projetos comum?
O processo tradicional de desenvolvimento de software envolve:
- Criação de um plano de projeto
- Entrega do produto final
A metodologia Agile divide um projeto em ciclos menores, para que você possa:
- Fazer alterações rapidamente e melhorar as entregas seção por seção, em vez de esperar até o final do projeto
- Incorporar os clientes em todo o processo de desenvolvimento
O que é o método Kanban?
No método Kanban, as tarefas do seu projeto são visualizadas como notas adesivas (conhecidas como cartões Kanban) em um quadro (conhecido como quadro Kanban).
(fonte da imagem: easyprojects.net )
Como tudo é visualizado em cartões, você pode ver o trabalho que sua equipe tem em tempo real. Você também pode ter uma ideia dos possíveis gargalos, o que o ajuda a lidar com eles antes que causem interrupções.
De onde veio o Kanban?
Na década de 1940, um engenheiro da Toyota, Taiichi Ohno, desenvolveu um sistema de produção "just-in-time", baseado em comunicação visual, mais ou menos como o Kanban é hoje.
Como a metodologia Kanban transformou a Toyota:
- Eliminou todo o trabalho desnecessário e se concentrou no que era necessário
- Tornou o processo de produção mais eficiente
- Tornou as equipes mais produtivas
Devido a esses benefícios, o Kanban é usado por milhares de gerentes de projeto atualmente!
Os quatro componentes principais da metodologia de gerenciamento de projetos Kanban
1. Quadro Kanban
As equipes Kanban são altamente dependentes de um quadro Kanban. Um quadro Kanban é um quadro físico ou digital usado para:
- Visualizar todo o trabalho no projeto
- Otimizar o fluxo de trabalho da equipe
Um quadro Kanban básico é dividido em três colunas:
- A fazer: Tarefas que precisam ser concluídas
- Trabalho em andamento: Tarefas que estão sendo trabalhadas no momento
- Concluídas: Tarefas concluídas
Com base no seu fluxo de trabalho, você pode ter quantas colunas quiser para acomodar seu
processos exclusivos da equipe
com um quadro Kanban on-line.
compilamos um lista de 20 exemplos de quadros Kanban _para mais ideias.
2. Cartões Kanban
De acordo com a metodologia Kanban, cada item de trabalho ou tarefa deve ser representado como um cartão separado no quadro.
Um cartão Kanban pode ser visualizado como uma nota adesiva física ou virtual que pode ser movida para outra coluna à medida que seu trabalho progride.
Um cartão Kanban contém informações sobre um item de trabalho específico, como:
- Breve descrição da tarefa
- Quem é o responsável pela tarefa
- Duração estimada da tarefa
Se você estiver usando Software Kanban esses cartões podem incluir outras informações valiosas sobre a tarefa, como
subtarefas
,
comentários
e informações técnicas.
3. Ponto de compromisso
A coluna "To Do" contém tarefas ou sugestões de clientes que precisam ser trabalhadas.
um ponto de compromisso é o momento em que um item de trabalho ou tarefa é retirado da coluna "A fazer" e é trabalhado pela equipe.
Por que você precisa de pontos de compromisso?
Os pontos de compromisso dão à sua equipe e aos clientes uma ideia sobre:
- Quando o trabalho começou na tarefa
- O tempo estimado de entrega
Eles são essencialmente milestones que ajudam a sua equipe a reconhecer quando as coisas começaram.
4. Ponto de entrega
O ponto de entrega é o momento em que o produto é entregue ao cliente.
A meta de toda equipe Kanban é fazer a transição dos cartões do ponto de compromisso para a entrega o mais rápido possível.
Os princípios fundamentais do gerenciamento de projetos Kanban
Há cinco princípios que definem a metodologia de Gerenciamento de Projetos Kanban. Vamos dar uma olhada em todos eles:
1. Visualize o fluxo de trabalho
No Kanban, ver é tudo. 👀
De fato, "Kanban" em japonês significa literalmente "sinal visual"!
Aqui está o que o método Kanban visualiza:
- Todas as tarefas presentes no projeto
- Fluxo de trabalho de um estágio para outro
Ao visualizar seu fluxo de trabalho, você pode ver as etapas necessárias para transformar seu projeto de apenas uma ideia em um produto acabado!
Essa abordagem visual em primeiro lugar ajuda um gerente de projeto Kanban a ver no que cada membro da equipe está trabalhando.
2. Limitar a carga de trabalho
Espera-se que os membros da equipe Kanban trabalhem em um ritmo rápido, mas isso não significa que eles tenham que trabalhar em um milhão de tarefas de uma só vez!
A melhor maneira de impedir isso?
Limite a quantidade de trabalho que sua equipe pode realizar de cada vez.
É por isso que a maioria das equipes Kanban tem um limite específico para o número de coisas em que podem trabalhar ao mesmo tempo.
3. Priorizar fluxos de projeto
Diferentemente de qualquer outra metodologia de gerenciamento de projetos, o Kanban trata do gerenciamento de projetos, não de pessoas
O método Kanban se baseia na criação e manutenção de um fluxo de trabalho tranquilo.
Se o trabalho fluir sem problemas de um estágio de produção para o outro, a equipe poderá concluir o projeto mais rapidamente. Dessa forma, há menos ênfase nos membros individuais da equipe e mais foco no fluxo de trabalho geral do projeto.
4. Torne os processos transparentes
Para adotar o Kanban, sua equipe precisa definir claramente todos os processos envolvidos no projeto.
Se você definir todos os processos, sua equipe nunca ficará presa, pois saberá o que fazer.
Somente quando todas essas condições forem atendidas, sua equipe poderá dizer que a tarefa foi concluída.
5. Mantenha os ciclos de feedback
A metodologia Kanban incentiva os membros da equipe a *falar
Alexis Nicole White, gerente de projetos sênior certificada (PMP) e scrum master (SMC) e consultora de entrega de projetos na ANW Mídia e Consultoria usa quadros Kanban para a mesma finalidade.
"Usamos quadros Kanban para monitorar o progresso em nossos ambientes ágeis. Durante nossas reuniões diárias, utilizamos o quadro como um fluxo de trabalho visual do status de nossa tarefa. Podemos revisar o trabalho em andamento, discutir quaisquer impedimentos e identificar itens de ação a serem executados nas próximas etapas", disse ela.
Como o Equipes Scrum as equipes Kanban realizam reuniões curtas de 15 minutos para discutir:
- O que cada membro da equipe fez no dia anterior
- No que trabalharão hoje
- Os problemas que enfrentaram
Ao ser aberta e transparente, a equipe Kanban pode garantir que todos saibam o que está acontecendo em um projeto. E quando a toda a equipe aprende mais sobre o projeto, ela pode se esforçar para melhorar continuamente.
Nota: O gerente de projeto Kanban organiza essa reunião, assim como a função do Scrum Master na organização dos scrums diários.
Confira estes_ Exemplos de gerenciamento de projetos !
Os três processos de gerenciamento de projetos Kanban
Ao contrário de outras metodologias ágeis de gerenciamento de projetos, o Kanban é incrivelmente simples de usar.
Veja como:
1. Comece com três colunas
A primeira etapa de qualquer processo Kanban é a configuração de colunas.
Se estiver usando uma ferramenta Kanban on-line, você pode usar as colunas padrão (A fazer, Em andamento, Concluído) para organizar seu fluxo de trabalho ou criar colunas personalizadas.
2. Adicionar cartões Kanban ao quadro
Agora, crie uma lista de tarefas para o projeto. Depois de descobrir em quais tarefas sua equipe trabalhará, é hora de escrevê-las em notas adesivas ou cartões Kanban.
Em seguida, você pode fixar esses cartões nas colunas relevantes.
3. Definir o limite de WIP
Infelizmente, sua equipe não pode simplesmente colocar muitos cartões na coluna "Trabalho em andamento".
Se você fizer isso, vai acabar mordendo mais do que pode mastigar!
O gerente de projeto Kanban deve agora adicionar um limite ao número de tarefas que podem estar na mesma coluna.
Isso também permite que os membros da sua equipe se concentrem em uma única tarefa, em vez de ficarem se movendo para frente e para trás entre as tarefas.
4. Trabalhar, mover, repetir
No Kanban, o objetivo principal é mover as tarefas da coluna "A fazer" para a coluna final "Feito". Assim que um membro da equipe pega uma tarefa da coluna "A fazer", o cartão de tarefa é deslocado para a próxima coluna.
E depois de concluída, ela é movida para a última coluna "Concluído".
Os cinco benefícios do gerenciamento de projetos Kanban
1. Aumento do foco
Muitas equipes acreditam que multitarefa = maior produtividade
_Quer dizer, se você está fazendo mais tarefas ao mesmo tempo, você deve ser produtivo, certo?
Mas esse nem sempre é o caso!
A multitarefa pode prejudicar seu desempenho e seu cérebro! O processo Kanban elimina a multitarefa e permite que você se concentre em uma tarefa de cada vez. Como resultado, você pode concluir a tarefa de forma mais eficiente.
Concentrar-se em uma tarefa impede que seu cérebro entre em excesso - portanto, ao concluir uma tarefa, você terá a energia necessária para realizar a próxima também!
2. Maior flexibilidade
Um plano de projeto Kanban é provavelmente mais flexível e ágil do que qualquer outro método!
A equipe Kanban só se concentra no trabalho que está em andamento no momento.
Quando os membros da equipe concluem um cartão, eles pegam o próximo cartão que está esperando por eles.
Dessa forma, o projeto Kanban pode alterar as prioridades sem perturbar a equipe .
Os membros da equipe estão somente concentrados no que é o próximo cartão. Eles não estão preocupados com as alterações no linha do tempo do projeto . Agora você pode mudar as coisas sem problemas!
3. Maior transparência
O princípio fundamental da estrutura Kanban é visualizar todas as tarefas em um quadro.
**Cada membro da equipe pode ver o que está acontecendo com o projeto e ver quem está trabalhando em quê, garantindo que não haja segredos entre os membros da equipe.
Alan Zucker, diretor fundador da Fundamentos do gerenciamento de projetos relata como a transparência aprimorada ajuda seus projetos.
"Ao criar transparência nos itens de trabalho, limitar o trabalho em processo e criar um sistema de puxar, podemos gerenciar com mais eficiência todas as formas de trabalho. Os quadros Kanban funcionam muito bem para rastrear o fluxo de trabalho por meio de processos complexos e de várias etapas", diz ele.
Zucker acrescenta ainda: "Como os quadros Kanban são muito visuais, é fácil ver rapidamente qual trabalho está em andamento, seu status e o que está por vir. Os gerentes de programa podem adicionar raias horizontais para acompanhar facilmente o status de todos os projetos que estão gerenciando. O gerente de projeto e as equipes de projeto podem usar o Kanban para acompanhar os resultados e as tarefas."
4. Tempo de ciclo reduzido
O tempo de ciclo é a quantidade de tempo que uma tarefa leva no fluxo de trabalho do seu projeto. Basicamente, é o tempo entre o momento em que o trabalho começa e o momento em que é concluído.
quanto mais curto for o tempo de ciclo, mais rapidamente sua equipe poderá agregar valor aos clientes
Como o Kanban é uma metodologia baseada em Agile, ele foi construído para lidar facilmente com o feedback do cliente e entregar rapidamente resultados que satisfaçam seus clientes!
5. Menos gargalos
outra maneira de reduzir o tempo de ciclo é eliminar os gargalos do projeto
E a definição de limites de WIP ajuda nisso.
Como há um limite para o número de tarefas em que vários membros da equipe podem trabalhar ao mesmo tempo, eles não ficarão sobrecarregados de trabalho.
Isso reduzirá as chances de um gargalo obstruir seu progresso, pois todos estarão concentrados em tarefas específicas em vez de tentar fazer multitarefas.
Heather Welch, gerente de recursos da Guias de ukelele aconselha que, como os quadros Kanban são "fáceis e intuitivos de usar graças ao seu recurso de arrastar e soltar, use o fator visual dos quadros Kanban para sua vantagem total. Identifique quaisquer gargalos dentro do quadro e pergunte à sua equipe como você pode fazer melhor e o que eles precisam para realizar a referida tarefa muito mais rapidamente."
As duas limitações do gerenciamento de projetos Kanban
Embora o sistema Kanban seja supereficaz em comparação com outros métodos de gerenciamento de projetos ele tem, reconhecidamente, algumas desvantagens.
Felizmente, esses problemas podem ser resolvidos com a ajuda de um software especializado em gerenciamento de projetos, como o ClickUp !
1. Risco de má priorização
Quando sua equipe se acostuma com a estrutura Kanban, ela pode ficar obcecada em tentar colocar o máximo de tarefas que puder na coluna "Concluído".
Mas... Nem todas as tarefas foram criadas iguais!
Certas tarefas são mais importantes do que outras e, quando você está usando o Kanban, isso pode ser negligenciado.
Solução ClickUp: Prioridades Use o Priorities do ClickUp para priorizar facilmente as tarefas de seu projeto.
Dessa forma, sua equipe sabe a importância de cada tarefa e quais precisam ser realizadas primeiro.
2. Possíveis problemas de comunicação da equipe
O Kanban se concentra no fluxo de trabalho em vez de na equipe.
As equipes Kanban não têm tempo para monitorar cuidadosamente o trabalho de todos para manter o fluxo de trabalho.
É por isso que a sua equipe Kanban precisa se comunicar de forma eficaz para garantir que tudo saia como planejado. Sem comunicação, você enfrentará muitos problemas.
Solução ClickUp: Comentários É aí que entram os comentários do ClickUp.
Cada tarefa no ClickUp tem uma seção de comentários para:
- Compartilhar suas expectativas com a equipe
- Fazer perguntas ao seu gerente de projeto
- Enviar documentos importantes
Você pode até mesmo atribuir tarefas aos membros da sua equipe com a função Comentários atribuídos recurso.
Com um comentário atribuído, você pode converter instantaneamente um comentário em uma tarefa e atribuí-lo aos membros da sua equipe para que eles não se esqueçam de agir!
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O melhor quadro Kanban para 2022
O ClickUp não apenas ajuda você com seu fluxo de trabalho Kanban.
Com o Board View do ClickUp, você também pode usá-lo como um quadro Kanban on-line!
O que é o ClickUp Board View?
Esse modo de exibição visualiza as tarefas de seu projeto como um quadro Kanban interativo ou Quadro Scrum . É muito conveniente visualizar todas as suas tarefas em um só lugar!
Cinco motivos pelos quais o Board View é perfeito para a abordagem no estilo Kanban:
1. Arrastar e soltar para quando você estiver com pressa
Assim como em um quadro físico, você pode arrastar e soltar suas tarefas do ClickUp nas colunas corretas. Com o ClickUp, você pode mover um cartão Kanban em um piscar de olhos!
2. Status de projeto personalizado que se adapta a cada fluxo de trabalho
Na visualização do quadro, o "status" é o nome da coluna Kanban.
O ClickUp permite que você crie quantos status personalizados forem necessários.
Você pode personalizar seu quadro Kanban com base no tipo de projeto.
Para tornar os status mais visíveis, você pode codificar cada status por cores.
Depois de criar seus status personalizados para um projeto específico, você pode salvá-los como um arquivo para seus vários projetos de quadro Kanban . Agora você não precisará desperdiçar tempo configurando-os para cada novo projeto!
3. Classifique e filtre para organizar suas tarefas
As colunas do Kanban View não são organizadas apenas da esquerda para a direita, como em um quadro Kanban comum.
Você pode classificar as colunas individualmente para destacar tarefas importantes no topo da coluna para que sua equipe saiba o que deve ser concluído primeiro.
Você também pode aumentar seu jogo de gerenciamento de tarefas organizando suas tarefas com base no status, nome da tarefa, data de início e muito mais!
Aqui estão alguns dos filtros que o ClickUp oferece:
- Data de vencimento : Identificar tarefas que precisam ser concluídas em um futuro próximo
- Responsável **Visualizar tarefas atribuídas a um determinado membro da equipe Scrum
- Tempo registrado **Organizar as tarefas com base no tempo gasto nelas
4. Nunca perca o controle de uma tarefa com o Tags Precisa de ainda mais recursos para ajudá-lo com gerenciamento de tarefas ?
As tags podem tornar sua vida muito mais fácil.
Você pode instantaneamente categorizá-lo para torná-lo mais reconhecível.
Agora você não precisa mais se esforçar para encontrar uma tarefa de projeto.
5. Várias exibições para todos
É muito raro encontrar um software Kanban que possa atender a toda a sua equipe.
Felizmente, as Múltiplas Visualizações do ClickUp permitem que os membros da sua equipe organizem suas tarefas da maneira que quiserem. Eles podem até mesmo alternar entre Visualizações na mesma tarefa!
Vamos dar uma olhada nas visualizações que o ClickUp oferece:
- Exibição de lista: Organiza todo o seu trabalho em uma pequena e organizada lista de tarefas. Ótimo para quem quer apenas fazer as coisas!
- Visualização de caixa: Permite visualizar as tarefas de todos os membros da sua equipe em um formato de cartão de relatório
- Visualização de calendário: Visualize e edite sua agenda diária/semanal/mensal
- Visualização do Gantt: Visualize seu plano de projeto como um gráfico de Gantt
- Modo Me: Visualizar tarefas atribuídas somente a você
Confira as diferenças entre Kanban e gráficos de Gantt .
Conclusão
Kanban não é ciência de foguetes!
É uma metodologia de gerenciamento de projetos muito fácil.
Não importa se você está usando um quadro Kanban pessoal para gerenciamento de tarefas ou gerenciando vários projetos simultaneamente, essa é uma metodologia que pode ajudá-lo a realizar seu trabalho.
Para implementar o Kanban de forma eficaz, você precisa de um software de gerenciamento Kanban.
O ClickUp tem todos os recursos de que você precisa para gerenciar seu fluxo de trabalho Kanban e criar um quadro Kanban. Ele ajudará a manter sua equipe informada, a mover tarefas com facilidade e a se adaptar rapidamente às mudanças do projeto. Registre-se hoje gratuitamente e garanta que seu processo de gerenciamento de projetos nunca seja disfuncional!