O método Kanban é um dos métodos de gerenciamento de projetos que mais cresce. Empresas como a BBC, Pixar e Spotify já utilizaram essa metodologia de gerenciamento de projetos!
A metodologia Kanban é fácil de aprender!
O que é o método Kanban e como você pode implementá-lo?
Neste artigo, vamos dar uma olhada nessa metodologia de gerenciamento de projetos, seus princípios fundamentais, processos essenciais e prós e contras. Também apresentaremos vários colaboradores especialistas com suas opiniões sobre como eles implementam quadros Kanban em seus projetos.
Como bônus, também destacaremos o melhor software de gerenciamento de projetos Kanban para implementar essa metodologia!
O que é o gerenciamento de projetos Kanban?
O Kanban é um método de gerenciamento de projetos com foco visual baseado na metodologia Agile.
O que é o método Agile?
O gerenciamento ágil de projetos é um método de gerenciamento de projetos em que você divide seu projeto em ciclos de desenvolvimento menores, que duram de 1 a 4 semanas.
Depois que cada ciclo é concluído, você apresenta versões do seu produto aos clientes e obtém o feedback deles, incorporando esse feedback ao próximo ciclo.
Como o Agile difere do gerenciamento de projetos convencional?
O processo tradicional de desenvolvimento de software envolve:
- Criando um plano de projeto
- Entrega do produto final
A metodologia ágil divide um projeto em ciclos menores, para que você possa:
- Faça alterações rapidamente e melhore os resultados seção por seção, em vez de esperar até o final do projeto.
- Incorpore os clientes em todo o processo de desenvolvimento
O que é o método Kanban?
No método Kanban, as tarefas do seu projeto são visualizadas como notas adesivas (conhecidas como cartões Kanban) em um quadro (conhecido como quadro Kanban).
(fonte da imagem: easyprojects.net )
Como tudo é visualizado em cartões, você pode ver o trabalho da sua equipe em tempo real. Você também pode ter uma ideia dos possíveis gargalos, o que ajuda a lidar com eles antes que causem qualquer interrupção.
De onde veio o Kanban?
Na década de 1940, um engenheiro da Toyota, Taiichi Ohno, desenvolveu um sistema de produção “just-in-time” (na hora certa), baseado na comunicação visual, semelhante ao Kanban atual.
Como a metodologia Kanban transformou a Toyota:
- Ele eliminou todo o trabalho desnecessário e se concentrou no que era necessário.
- Tornou o processo de produção mais eficiente
- Tornou as equipes mais produtivas
Devido a esses benefícios, o Kanban é usado por milhares de gerentes de projetos atualmente!
Os quatro componentes principais da metodologia de gerenciamento de projetos Kanban
1. Quadro Kanban
As equipes Kanban dependem muito de um quadro Kanban.
Um quadro Kanban é um quadro físico ou digital usado para:
- Visualize todo o trabalho do projeto
- Otimize o fluxo de trabalho da equipe
Um quadro Kanban básico é dividido em três colunas:
- A fazer: Tarefas que precisam ser realizadas
- Trabalho em andamento: tarefas atualmente em execução
- Concluído: tarefas concluídas
Com base no seu fluxo de trabalho, você pode ter quantas colunas forem necessárias para acomodar os processos exclusivos da sua equipe com um quadro Kanban online.
Compilamos uma lista com 20 exemplos de quadros Kanban para você ter mais ideias.
2. Cartões Kanban
De acordo com a metodologia Kanban, cada item de trabalho ou tarefa deve ser representado como um cartão separado no quadro.
Um cartão Kanban pode ser visualizado como uma nota adesiva física ou virtual que pode ser movida para outra coluna à medida que seu trabalho avança.
Um cartão Kanban contém informações sobre um item de trabalho específico, tais como:
- Breve descrição da tarefa
- Quem é responsável pela tarefa
- Duração estimada da tarefa
Se você estiver usando um software Kanban, esses cartões podem incluir outras informações valiosas sobre as tarefas, como subtarefas, comentários e informações técnicas.
3. Ponto de compromisso
A coluna “A fazer” contém tarefas ou sugestões de clientes que precisam ser trabalhadas.
Um ponto de compromisso é o momento em que um item de trabalho ou tarefa é retirado da coluna “A fazer” e começa a ser trabalhado pela equipe.
Por que você precisa de pontos de compromisso?
Os pontos de compromisso dão à sua equipe e aos seus clientes uma ideia sobre:
- Quando o trabalho começou na tarefa
- O tempo estimado de entrega
Eles são essencialmente marcos que ajudam sua equipe a reconhecer quando as coisas começaram.
4. Ponto de entrega
O ponto de entrega é o momento em que o produto é entregue ao cliente.
O objetivo de toda equipe Kanban é fazer a transição dos cartões do ponto de compromisso para a entrega o mais rápido possível.
Os princípios básicos do gerenciamento de projetos Kanban
Existem cinco princípios que definem a metodologia de gerenciamento de projetos Kanban. Vamos dar uma olhada em todos eles:
1. Visualize o fluxo de trabalho
No Kanban, ver é tudo. 👀
Na verdade, “Kanban” em japonês significa literalmente “sinal visual”!
Veja o que o método Kanban visualiza:
- Todas as tarefas presentes no projeto
- Fluxo de trabalho de uma etapa para outra
Ao visualizar seu fluxo de trabalho, você pode ver as etapas necessárias para transformar seu projeto de uma simples ideia em um produto acabado!
Essa abordagem visual ajuda o gerente de projetos Kanban a ver em que cada membro da equipe está trabalhando.
2. Limite a carga de trabalho
Espera-se que os membros da equipe Kanban trabalhem em um ritmo rápido, mas isso não significa que eles tenham que trabalhar em milhões de tarefas ao mesmo tempo!
A melhor maneira de impedir isso?
Limite a quantidade de trabalho que sua equipe pode assumir de cada vez.
É por isso que a maioria das equipes Kanban tem um limite específico para o número de tarefas nas quais podem trabalhar ao mesmo tempo.
3. Priorize os fluxos do projeto
Diferente de qualquer outra metodologia de gerenciamento de projetos, o Kanban tem tudo a ver com gerenciar projetos – não pessoas.
O método Kanban baseia-se na criação e manutenção de um fluxo de trabalho suave.
Se o trabalho fluir suavemente de uma etapa da produção para a próxima, a equipe poderá concluir o projeto mais rapidamente. Dessa forma, há menos ênfase nos membros individuais da equipe e mais foco no fluxo de trabalho geral do projeto.
4. Torne os processos transparentes
Para adotar o Kanban, sua equipe precisa definir claramente todos os processos envolvidos no projeto.
Se você definir todos os processos, sua equipe nunca ficará presa, pois saberá o que fazer.
Somente quando todas essas condições forem atendidas, sua equipe poderá dizer que a tarefa foi concluída.
5. Mantenha ciclos de feedback
A metodologia Kanban incentiva os membros da equipe a se expressarem.
Alexis Nicole White, gerente de projetos sênior certificada (PMP) e scrum master (SMC) e consultora de entrega de projetos na ANW Media & Consulting, usa quadros Kanban para o mesmo propósito.
“Usamos quadros Kanban para monitorar o progresso em nossos ambientes ágeis. Durante nossas reuniões diárias, utilizamos o quadro como um fluxo de trabalho visual do status de nossas tarefas. Podemos revisar o trabalho em andamento, discutir quaisquer impedimentos e identificar ações a serem realizadas nas próximas etapas”, disse ela.
Assim como as equipes Scrum, as equipes Kanban realizam reuniões curtas de 15 minutos para discutir:
- O que cada membro da equipe fez no dia anterior
- No que eles vão trabalhar hoje
- Os problemas que eles enfrentaram
Ao ser aberta e transparente, a equipe Kanban pode garantir que todos saibam o que está acontecendo em um projeto. E quando toda a equipe aprende mais sobre o projeto, ela pode se esforçar para obter melhorias contínuas.
Observação: o gerente de projetos Kanban organiza essa reunião, assim como o Scrum Master organiza as reuniões diárias.
Confira estes exemplos de gerenciamento de projetos!
Os três processos de gerenciamento de projetos Kanban
Ao contrário de outras metodologias ágeis de gerenciamento de projetos, o Kanban é incrivelmente simples de usar.
Veja como:
1. Comece com três colunas
O primeiro passo de qualquer processo Kanban é configurar colunas.
Se você estiver usando uma ferramenta Kanban online, poderá usar as colunas padrão (A fazer, Em andamento, Concluído) para organizar seu fluxo de trabalho ou criar colunas personalizadas.
2. Adicione cartões Kanban ao quadro
Agora, crie uma lista de tarefas para o projeto. Depois de definir quais tarefas sua equipe irá realizar, é hora de anotá-las em post-its ou cartões Kanban.
Você pode então fixar esses cartões nas colunas relevantes.
3. Defina o limite de WIP
Infelizmente, sua equipe não pode simplesmente encher a coluna “Trabalho em andamento” com muitos cartões.
Se fizer isso, você vai assumir mais do que pode suportar!
O gerente de projetos Kanban deve agora adicionar um limite ao número de tarefas que podem estar na mesma coluna.
Isso também permite que os membros da sua equipe se concentrem em uma tarefa, em vez de ficarem alternando entre várias tarefas.
4. Trabalhe, avance, repita
No Kanban, o objetivo principal é mover as tarefas da coluna “A fazer” para a coluna final “Concluído”. Assim que um membro da equipe pega uma tarefa da coluna “A fazer”, o cartão da tarefa é movido para a próxima coluna.
E depois de concluída, ela é movida para a última coluna “Concluída”.
As cinco vantagens do gerenciamento de projetos Kanban
1. Maior foco
Muitas equipes acreditam que multitarefa = aumento da produtividade.
Quer dizer, se você está realizando mais tarefas ao mesmo tempo, deve ser produtivo, certo?
Mas nem sempre é assim!
A multitarefa pode prejudicar seu desempenho e seu cérebro!
O processo Kanban elimina a multitarefa e permite que você se concentre em uma tarefa por vez. Como resultado, você pode concluir a tarefa com mais eficiência.
Concentrar-se em uma tarefa impede que seu cérebro entre em sobrecarga — assim, quando você concluir uma tarefa, terá a energia necessária para realizar a próxima também!
2. Maior flexibilidade
Um plano de projeto Kanban é provavelmente mais flexível e ágil do que qualquer outro método!
A equipe Kanban se concentra apenas no trabalho que está em andamento no momento.
Depois que os membros da equipe concluem um cartão, eles pegam o próximo cartão que está esperando por eles.
Dessa forma, o gerente de projetos Kanban pode reorganizar as prioridades sem atrapalhar a equipe.
Os membros da equipe estão focados apenas no que é o próximo cartão. Eles não se preocupam com as mudanças no cronograma do projeto. Agora você pode mudar as coisas sem problemas!
3. Maior transparência
O princípio básico da estrutura Kanban é visualizar todas as tarefas em um quadro.
Cada membro da equipe pode ver o andamento do projeto e quem está trabalhando em cada tarefa, garantindo que não haja segredos entre os membros da equipe.
Alan Zucker, diretor fundador da Project Management Essentials, relata como o aumento da transparência ajuda seus projetos.
“Ao criar transparência nos itens de trabalho, limitar o trabalho em andamento e criar um sistema pull, podemos gerenciar todas as formas de trabalho com mais eficácia. Os quadros Kanban funcionam muito bem para acompanhar o fluxo de trabalho em processos complexos e com várias etapas”, afirma.
Zucker acrescenta ainda: “Como os Kanbans são muito visuais, é fácil ver rapidamente quais trabalhos estão em andamento, seu status e o que está por vir. Os gerentes de programa podem adicionar raias horizontais para acompanhar facilmente o status de todos os projetos que estão gerenciando. O gerente de projeto e as equipes de projeto podem usar o Kanban para acompanhar as entregas e tarefas.”
4. Tempo de ciclo reduzido
O tempo de ciclo é o tempo que uma tarefa leva no fluxo de trabalho do seu projeto. É essencialmente o tempo entre o momento em que o trabalho começa e o momento em que é concluído.
Quanto menor for o tempo de ciclo, mais rápido sua equipe poderá entregar valor aos seus clientes.
Como o Kanban é uma metodologia baseada no Agile, ele foi criado para lidar facilmente com o feedback dos clientes e entregar resultados que os satisfaçam de forma rápida!
5. Menos gargalos
Outra maneira de reduzir o tempo de ciclo é eliminando os gargalos do projeto.
E definir limites de WIP ajuda nisso.
Como há um limite para o número de tarefas em que vários membros da equipe podem trabalhar ao mesmo tempo, eles não ficarão sobrecarregados com trabalho.
Isso reduzirá as chances de um gargalo atrapalhar seu progresso, pois todos estarão focados em tarefas específicas, em vez de tentar realizar várias tarefas ao mesmo tempo.
Heather Welch, gerente de recursos da Ukelele Tabs, aconselha que, como os quadros Kanban são “fáceis e intuitivos de usar graças ao recurso de arrastar e soltar, aproveite ao máximo o fator visual dos quadros Kanban. Identifique quaisquer gargalos no quadro e pergunte à sua equipe como você pode melhorar e o que eles precisam para realizar a tarefa em questão com muito mais rapidez.”
As duas limitações do gerenciamento de projetos Kanban
Embora o sistema Kanban seja super eficaz em comparação com outros métodos de gerenciamento de projetos, ele reconhecidamente tem algumas desvantagens.
Felizmente, essas questões podem ser resolvidas com a ajuda de um software especializado em gerenciamento de projetos, como o ClickUp!
1. Risco de priorização inadequada
Quando sua equipe se acostumar com a estrutura Kanban, ela poderá ficar obcecada em tentar colocar o máximo possível de tarefas na coluna “Concluídas”.
Mas... Nem todas as tarefas são iguais!
Certas tarefas são mais importantes do que outras, e quando você usa o Kanban, isso pode passar despercebido.
Solução ClickUp: Prioridades
Use as Prioridades do ClickUp para priorizar facilmente as tarefas do seu projeto.
Dessa forma, sua equipe sabe a importância de cada tarefa e quais devem ser realizadas primeiro.
2. Potenciais problemas de comunicação na equipe
O Kanban concentra-se no fluxo de trabalho, em vez de na equipe.
As equipes Kanban não têm tempo para monitorar cuidadosamente o trabalho de todos para manter as coisas fluindo.
É por isso que sua equipe Kanban precisa se comunicar de forma eficaz para garantir que tudo corra conforme o planejado. Sem comunicação, você enfrentará inúmeros problemas.
Solução ClickUp: Comentários
É aí que entram os comentários do ClickUp.
Cada tarefa no ClickUp tem uma seção de comentários para:
- Compartilhando suas expectativas com a equipe
- Fazendo perguntas ao seu gerente de projetos
- Envio de documentos importantes
Você pode até mesmo atribuir tarefas aos membros da sua equipe com o recurso Comentários Atribuídos.
Com um comentário atribuído, você pode converter instantaneamente um comentário em uma tarefa e, em seguida, atribuí-la aos membros da sua equipe para que eles não se esqueçam de agir!
O melhor quadro Kanban para 2022
O ClickUp não ajuda apenas com seu fluxo de trabalho Kanban.
Com a visualização do quadro do ClickUp, você também pode usá-lo como um quadro Kanban online!
O que é a visualização do quadro do ClickUp?
Essa visualização mostra as tarefas do seu projeto como um quadro Kanban ou Scrum interativo. É superprático ver todas as suas tarefas em um só lugar!
Cinco razões pelas quais a visualização do quadro é perfeita para a abordagem do estilo Kanban:
1. Arraste e solte quando estiver com pressa
Assim como em um quadro físico, você pode arrastar e soltar suas tarefas do ClickUp nas colunas corretas. Com o ClickUp, você pode mover um cartão Kanban em um piscar de olhos!
2. Status de projeto personalizados que se adaptam a todos os fluxos de trabalho
Na Visualização do Quadro, o “status” é o nome da coluna Kanban.
O ClickUp permite que você crie quantos status personalizados forem necessários.
Você pode personalizar seu quadro Kanban com base no tipo de projeto.
Para tornar os status mais visíveis, você pode codificá-los por cores.
Depois de criar seus status personalizados para um projeto específico, você pode salvá-los como um modelo para seus vários projetos do quadro Kanban. Agora você não precisará mais perder tempo configurando-os para cada novo projeto!
3. Classifique e filtre para organizar suas tarefas
As colunas da Visualização Kanban não são organizadas apenas da esquerda para a direita, como um quadro Kanban comum.
Você pode classificar as colunas individualmente para destacar as tarefas importantes no topo da coluna, para que sua equipe saiba o que deve ser concluído primeiro.
Você também pode melhorar sua gestão de tarefas organizando-as com base em seu status, nome, data de início e muito mais!
Aqui estão alguns dos filtros que o ClickUp oferece:
- Prazo : identifique as tarefas que precisam ser concluídas em um futuro próximo.
- Responsável : Veja as tarefas atribuídas a um membro específico da equipe Scrum.
- Tempo monitorado: organize as tarefas com base no tempo gasto em cada uma delas.
4. Nunca perca o controle de uma tarefa com as tags
Precisa de ainda mais recursos para ajudá-lo com o gerenciamento de tarefas?
As tags podem facilitar muito a sua vida.
Você pode categorizá-lo instantaneamente para torná-lo mais reconhecível.
Agora você não precisará mais se esforçar para encontrar uma tarefa do projeto.
5. Várias visualizações para todos
É bastante raro encontrar um software Kanban que atenda a toda a sua equipe.
Felizmente, as várias visualizações do ClickUp permitem que os membros da sua equipe organizem suas tarefas da maneira que quiserem. Eles podem até alternar entre visualizações na mesma tarefa!
Vamos dar uma olhada nas visualizações que o ClickUp oferece:
- Exibição em lista: organiza todo o seu trabalho em uma pequena lista de tarefas organizada. Ótimo para quem quer apenas realizar suas tarefas!
- Visualização em caixa: permite visualizar todas as tarefas dos membros da sua equipe em um formato de boletim escolar.
- Exibição do calendário: visualize e edite sua programação diária/semanal/mensal
- Exibição Gantt: visualize seu plano de projeto como um gráfico Gantt
- Modo Eu: Veja apenas as tarefas atribuídas a você
Confira as diferenças entre os gráficos Kanban e Gantt.
Conclusão
O Kanban não é ciência espacial!
É uma metodologia de gerenciamento de projetos super fácil.
Quer você esteja usando um quadro Kanban pessoal para gerenciar tarefas ou gerenciando vários projetos simultaneamente, essa é uma metodologia que pode ajudá-lo a realizar seu trabalho.
Para implementar o Kanban de forma eficaz, você precisa de um software de gerenciamento Kanban.
O ClickUp tem todos os recursos de que você precisa para gerenciar seu fluxo de trabalho Kanban e criar um quadro Kanban. Ele ajudará a manter sua equipe informada, mover tarefas com facilidade e se adaptar rapidamente às mudanças do projeto.
Inscreva-se hoje gratuitamente e garanta que seu processo de gerenciamento de projetos nunca seja disfuncional!