Quando chega a hora de pagar aos seus funcionários pelo seu trabalho árduo, é fundamental ter um processo organizacional em vigor. Você quer ter certeza de que está pagando pelo número correto de horas e também de que está acompanhando o histórico de pagamentos da organização.
Embora você certamente possa fazer isso manualmente usando uma calculadora, existem maneiras mais rápidas e melhores de realizar essa tarefa. Contabilizar as horas de cada funcionário em uma empresa de grande porte simplesmente não é um bom uso do seu tempo. É aí que entram os modelos de folha de pagamento.
Usar um modelo de folha de pagamento garante precisão, fornece um histórico valioso de dados de pagamento e simplifica o gerenciamento do seu orçamento. O melhor de tudo é que o tempo que você economiza ao fazer as tarefas de folha de pagamento manualmente pode ser melhor aproveitado para atingir metas e desenvolver o seu negócio.
Neste artigo, você aprenderá mais sobre o que é um modelo de folha de pagamento e como escolher um que funcione para sua empresa. Compartilharemos 10 modelos gratuitos de folha de pagamento do ClickUp e do Excel para você experimentar hoje mesmo e gerenciar sua folha de pagamento com mais eficiência.
O que é um modelo de folha de pagamento?
Um modelo de folha de pagamento é uma ferramenta que controla e documenta as taxas horárias e as taxas de impostos em cada estado e país dos funcionários. Ele também contabiliza as deduções para que você possa pagar seus funcionários corretamente. Existem opções de modelos de folha de pagamento semanais, mensais e anuais, facilitando o envio de pagamentos para diferentes tipos de contratos.
Os modelos de folha de pagamento geralmente incluem informações básicas dos funcionários, como nome, horas trabalhadas, remuneração devida e detalhes fiscais. Essas informações essenciais são duplicadas automaticamente de semana a semana ou de mês a mês, para que você possa criar um cronograma de pagamentos contínuo.
A maioria dos modelos também inclui seções para férias remuneradas (PTO), licença médica e horas extras. Essas categorias adicionais ajudam a acompanhar seus funcionários e manter seu processo de folha de pagamento organizado.
Essencialmente, os modelos de folha de pagamento são uma ótima opção para empresários que não querem gastar muito dinheiro para terceirizar tarefas de gerenciamento de projetos ou contabilidade. Os modelos de gerenciamento de folha de pagamento permitem que você controle os orçamentos, evite erros de cálculo e garanta que os pagamentos sejam enviados no prazo, tudo isso enquanto economiza dinheiro.
O que torna um modelo de folha de pagamento bom?
Pronto para encontrar o modelo de folha de pagamento perfeito para sua empresa? Antes de nos aprofundarmos em alguns dos modelos que usamos regularmente, é bom saber o que procurar ao escolher um.
Um bom modelo de folha de pagamento deve incluir:
- Relatórios de padrões e tendências: um bom modelo oferece acompanhamento de relatórios de presença, reembolsos e registros de folha de pagamento. Você pode usá-los para identificar padrões e comportamentos dos funcionários em toda a empresa.
- Salário líquido e salário bruto: qualquer modelo de folha de pagamento que se preze terá detalhes do salário bruto e líquido, incluindo benefícios de seguro saúde, subsídios e bônus, além de qualquer auxílio-moradia e auxílio-transporte.
- Automação: os modelos de folha de pagamento têm como objetivo facilitar a vida. Escolha um que automatize tarefas recorrentes da folha de pagamento e as atribua aos membros corretos da equipe.
- Recursos de colaboração: gerencie a folha de pagamento de maneira integrada entre os departamentos de contabilidade e recursos humanos (RH) com um modelo que permite a colaboração em tempo real.
- Opções de personalização: Todas as empresas têm necessidades únicas e algumas podem ter de cumprir requisitos legais. Escolha um modelo personalizável para criar a documentação e os sistemas de que necessita para pagar corretamente aos seus funcionários.
Agora que você sabe o que procurar em um modelo de folha de pagamento, é hora de considerar suas opções e escolher a melhor para o seu negócio.
10 modelos gratuitos de folha de pagamento
Compilamos aqui uma lista de 10 modelos gratuitos de folha de pagamento para otimizar o processo. Quer você administre uma pequena empresa com poucos funcionários ou uma grande empresa com vários departamentos, há uma opção para facilitar o processamento da folha de pagamento. ✨
1. Modelo de relatório de folha de pagamento do ClickUp
Evite erros de cálculo e otimize seus fluxos de trabalho de pagamento com o modelo de relatório de folha de pagamento do ClickUp. A ferramenta facilita a coleta e o armazenamento de informações dos funcionários, incluindo nome, número de identificação, função e informações básicas de contato.
O modelo de folha de pagamento também inclui seções para o departamento do funcionário, créditos de férias e retenções fiscais.
Personalize o modelo para incluir o período de pagamento desejado, seja semanal, quinzenal, mensal ou anual. Liste os salários por hora, mensais ou anuais, juntamente com as taxas de pagamento de horas extras.
Uma das melhores funcionalidades deste modelo ClickUp é o registo de tempo integrado. Peça aos seus funcionários que registem o tempo gasto nas tarefas durante o horário de trabalho. Esta informação é então preenchida automaticamente no seu relatório de folha de pagamento para acelerar os pagamentos.
2. Modelo de folha de ponto da ClickUp Services
O acompanhamento da folha de pagamento e o desenvolvimento de processos de pagamento podem ser complexos, especialmente se você precisar pagar as pessoas com base nos serviços que prestam. É aí que entra o modelo de planilha de horas de serviços do ClickUp.
Use esta planilha de horas trabalhadas para controlar as horas faturáveis e os serviços prestados por um funcionário. Isso facilita a criação de um cronograma de pagamentos e mantém todas as informações importantes sobre pagamentos em um só lugar.
📮ClickUp Insight: 92% dos profissionais do conhecimento utilizam estratégias personalizadas de gerenciamento de tempo. No entanto, a maioria das ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho ainda não oferece recursos robustos integrados de gerenciamento de tempo ou priorização, o que pode dificultar a priorização eficaz. Os recursos de agendamento e controle de tempo com inteligência artificial do ClickUp podem ajudá-lo a transformar essas suposições em decisões baseadas em dados. Ele pode até sugerir janelas de foco ideais para as tarefas. Crie um sistema de gerenciamento de tempo personalizado que se adapte à sua forma de trabalhar!
Comece criando uma planilha, certificando-se de incluir colunas para as datas, horários de início e término, tipos de serviços prestados, nome do funcionário e número de horas trabalhadas. Insira os dados à medida que o funcionário presta os serviços e calcule o total de horas para determinar o pagamento semanal ou mensal.
O modelo também fornece informações sobre quanto você está gastando em cada projeto. Use-o para informar como você aloca recursos e gerencia as expectativas orçamentárias. Acesse a visualização do quadro para obter uma visão geral de todos os serviços prestados e pagamentos efetuados, filtrados por tipo de projeto ou funcionário.
3. Modelo de plano de projeto de folha de pagamento do ClickUp
Elimine erros, reduza o tempo que você gasta em tarefas administrativas e acelere o processamento da folha de pagamento com o modelo de plano de projeto de folha de pagamento da ClickUp. Esse modelo é particularmente útil para empresas maiores ou pequenas empresas que têm necessidades mais complexas em relação à folha de pagamento.
O modelo funciona como um plano de projeto para todos os seus procedimentos de folha de pagamento. Primeiro, use o modelo de orçamento de folha de pagamento para criar um plano de projeto e documentar os resultados e recursos necessários para lidar com o pagamento dos funcionários.
Em seguida, identifique os membros da equipe que desempenham um papel ativo no processo de folha de pagamento e crie tarefas automaticamente para eles. Podem ser tarefas pontuais, como criar procedimentos de folha de pagamento e documentação para freelancers.
Existem também opções para tarefas recorrentes e lembretes para procedimentos de pagamento padrão, como o pagamento mensal de salários.
4. Modelo de plano de projeto de implementação de folha de pagamento do ClickUp
Se você não tem um sistema de folha de pagamento, precisa de um. O modelo de plano de projeto de implementação de folha de pagamento da ClickUp transforma uma tarefa complexa e demorada em algo mais fácil de lidar do que nunca. Ele cria um roteiro para todos os seus processos de folha de pagamento, garantindo precisão, conformidade e segurança.
Use o modelo para configurar seu sistema de folha de pagamento, otimizar a integração de funcionários e monitorar a entrada de dados para todas as tarefas relacionadas a pagamentos. Comece pesquisando o tipo de sistema de folha de pagamento ou software de RH necessário para lidar com o pagamento dos funcionários.
Em seguida, use o modelo para identificar as partes interessadas nos departamentos de contabilidade, RH e TI que desempenharão um papel no processo de pagamento. Depois, escolha um serviço ou software de folha de pagamento. Defina um cronograma e estimativas orçamentárias para colocar o sistema em funcionamento.
Por fim, prepare a documentação para cada etapa, incluindo planilhas de horas trabalhadas dos funcionários, holerites e modelos de registros de folha de pagamento. Use o ClickUp Docs para armazenar esses documentos e crie tarefas para que os funcionários preencham seus cartões de ponto e para que os membros da equipe de contabilidade processem os pagamentos.
5. Modelo de relatório resumido de folha de pagamento do ClickUp
O modelo de relatório resumido de folha de pagamento do ClickUp permite registrar todos os dados e custos da folha de pagamento em um único local conveniente. Visualize rapidamente os pagamentos acumulados no ano, verifique os créditos de férias remuneradas e adicione observações para circunstâncias especiais ou para anotar problemas de pagamento anteriores.
Use o modelo de RH para documentar informações de folha de pagamento, incluindo informações de contato e salários dos funcionários. Registre com que frequência você pagará o funcionário, seja mensalmente para trabalhadores horistas ou quinzenalmente para funcionários assalariados. Preencha as informações para deduções na folha de pagamento, incluindo retenções do Seguro Social e do imposto de renda.
Todas essas informações são essenciais para manter o orçamento da folha de pagamento dentro do previsto. Este modelo oferece informações detalhadas sobre quem está recebendo quanto e rastreia pagamentos como férias e licenças médicas para um controle total da gestão da folha de pagamento.
Além disso, trata-se de uma informação vital caso surja alguma questão jurídica relacionada com as horas de trabalho ou os salários.
6. Modelo de histórico de pagamentos do ClickUp
Se você administra uma pequena empresa ou precisa controlar as despesas de uma empresa maior, o modelo de histórico de pagamentos do ClickUp simplifica o gerenciamento da folha de pagamento. Use-o para controlar todos os pagamentos feitos pela sua empresa, seja para funcionários assalariados ou freelancers que trabalham em projetos específicos.
Use a visualização da tabela de clientes para listar todos os funcionários e o total do pagamento. Você também pode preencher o método de pagamento e fazer upload de uma cópia da fatura de pagamento.
Alterne para a visualização Todos os itens para ver uma lista de todos os pagamentos que você fez. Filtre por funcionário para ver instantaneamente um registro do histórico de pagamentos ou refine a pesquisa por departamento para obter informações sobre o orçamento.
Crie fórmulas para calcular rapidamente os impostos sobre a folha de pagamento ou as taxas de remuneração com base em parâmetros semanais, mensais ou horários. Use o formulário de Recibo de Pagamento para adicionar instantaneamente novos registros de pagamento à lista. Compartilhe o formulário com prestadores de serviços e freelancers para que eles possam adicionar automaticamente suas solicitações de pagamento à fila.
7. Modelo simples de acordo de pagamento do ClickUp
O modelo de acordo de pagamento simples da ClickUp é uma maneira fácil de estabelecer termos e expectativas para a folha de pagamento da empresa. Ele também é útil para empresas que precisam registrar os termos de empréstimos ao trabalhar com freelancers como parte dos sistemas de gerenciamento de contratados.
Este modelo apresenta um layout simples com linguagem padrão de acordo de pagamento. Preencha as informações básicas, incluindo datas, nomes e valores de pagamento. Insira o cronograma de pagamentos e liste quaisquer condições para não pagamento.
8. Modelo de formulário de pagamento ClickUp
O modelo de formulário de pagamento do ClickUp facilita o acompanhamento de faturas e pagamentos feitos a funcionários ou clientes. Para usá-lo como parte do seu processo de folha de pagamento, comece criando um formulário de pagamento usando o modelo. Preencha as informações com o nome do funcionário, informações de contato e método de pagamento.
Configure automações para que um formulário preenchido acione uma nova tarefa para processar o pagamento. Personalize as automações para atender às necessidades da sua empresa e atribua tarefas aos departamentos corretos.
Em seguida, acesse a visualização do Rastreador de Pagamentos para ver uma lista de todos os formulários de pagamento atuais e anteriores. Use filtros para restringir a visualização por método de pagamento, funcionário ou preço. Carregue recibos para acompanhar facilmente todas as informações relevantes em um painel simples.
Use a visualização do quadro para obter uma visão geral de todos os pagamentos em andamento, novos pedidos e pagamentos concluídos. Abra um cartão de tarefa para obter informações mais detalhadas sobre o pagamento específico em questão.
Você sabia que o ClickUp também permite que você controle o tempo criando planilhas de horas personalizadas para sua equipe? Descubra como aproveitar ao máximo essa funcionalidade neste vídeo rápido!
9. Planilha do Excel para modelo de folha de pagamento
Os modelos de folha de ponto são uma ótima maneira de controlar o tempo que um funcionário dedica ao desempenho de suas funções. O modelo de folha de ponto para folha de pagamento do Excel do Microsoft 365 é uma planilha fácil de usar, projetada para ser utilizada no Microsoft Excel.
Atribua uma folha de ponto a cada funcionário e peça que preencham a hora de entrada e saída todos os dias. Certifique-se de que documentam as suas pausas para almoço. Insira fórmulas na mini calculadora de folha de pagamento para que ela gere automaticamente o número total de horas trabalhadas por semana.
Inclua seções para preços e quaisquer retenções no modelo de folha de pagamento do Excel. Use o modelo de folha de pagamento para gerar pagamentos semanais, quinzenais ou mensais para cada funcionário.
Este modelo é ideal para pequenas empresas ou firmas que trabalham com prestadores de serviços e freelancers. Como se trata apenas de uma planilha de horas trabalhadas e não faz parte de uma ferramenta maior de gerenciamento de projetos, ele pode ser muito simples para organizações com vários departamentos e muitos funcionários assalariados.
10. Modelo mensal de folha de pagamento de funcionários em Excel da Vertex42
Se você tem um contador ou serviço de folha de pagamento online, mas ainda deseja documentação interna, como um registro da folha de pagamento dos funcionários, use o modelo de folha de pagamento dos funcionários do Excel da Vertex42. O modelo de folha de pagamento mensal do Excel foi projetado para proprietários de pequenas empresas que precisam apenas acompanhar as informações da folha de pagamento e não precisam efetivamente emitir os pagamentos.
Use a guia Informações do funcionário para registrar o nome do funcionário, informações de contato, data de contratação, informações salariais e subsídios. Na guia Planilha de registro de folha de pagamento, documente o número de horas que o funcionário trabalhou, datas de pagamento e informações fiscais.
Preencha o modelo de orçamento de folha de pagamento para obter uma análise mais organizável do seu orçamento.
Bônus: modelos de orçamento do Google Docs!
Simplifique a folha de pagamento e crie processos eficientes
Quer você administre uma grande empresa com dezenas de funcionários ou gerencie uma pequena empresa com uma mistura de prestadores de serviços, freelancers e funcionários assalariados, você precisa de um processo de folha de pagamento simplificado. Use esses modelos de folha de pagamento para criar um sistema de folha de pagamento personalizado que funcione para sua empresa.
Baixe o ClickUp hoje mesmo para começar a usar processos mais eficientes e tranquilos. De formulários de pagamento simples para freelancers a sistemas mais complexos projetados para registrar todos os pagamentos da folha de pagamento, há algo para impulsionar o seu negócio.