Quando chega a hora de remunerar seus funcionários pelo trabalho árduo, é fundamental ter um processo organizado em vigor. Você quer ter certeza de que está pagando pelo número correto de horas e também de que está mantendo um registro do histórico de pagamentos da organização.
Embora você certamente possa fazer isso manualmente com uma calculadora, existem maneiras mais rápidas e eficientes de realizar essa tarefa. Somar as horas de cada funcionário em uma empresa de grande porte simplesmente não é um bom uso do seu tempo. É aí que entram os modelos de folha de pagamento.
O uso de um modelo de folha de pagamento garante precisão, fornece um histórico valioso de dados de pagamentos e simplifica o gerenciamento do seu orçamento. E o melhor de tudo: o tempo que você economiza ao não realizar manualmente as tarefas de folha de pagamento pode ser melhor aproveitado para atingir metas e expandir seus negócios.
Neste artigo, você aprenderá mais sobre o que é um modelo de folha de pagamento e como escolher um que seja adequado para a sua empresa. Compartilharemos 10 modelos gratuitos de folha de pagamento do ClickUp e do Excel para você experimentar hoje mesmo e gerenciar a folha de pagamento com mais eficiência.
O que é um modelo de folha de pagamento?
Um modelo de folha de pagamento é uma ferramenta que controla e documenta as taxas horárias e as alíquotas de impostos no estado e no país de cada funcionário. Ele também leva em conta as deduções para que você possa pagar seus funcionários corretamente. Existem opções de modelos de folha de pagamento semanais, mensais e anuais, facilitando o envio de pagamentos para diferentes tipos de contratos.
Os modelos de folha de pagamento geralmente incluem informações básicas dos funcionários, como nome, horas trabalhadas, remuneração devida e dados de residência fiscal. Essas informações essenciais são copiadas automaticamente de semana para semana ou de mês para mês, permitindo que você crie um cronograma de pagamentos contínuo.
A maioria dos modelos também inclui seções para férias remuneradas (PTO), licença médica e horas extras. Essas categorias adicionais ajudam a acompanhar seus funcionários e a manter seu processo de folha de pagamento organizado.
Essencialmente, os modelos de folha de pagamento são uma ótima opção para empresários que não querem gastar muito dinheiro terceirizando tarefas de gerenciamento de projetos ou contabilidade. Os modelos de gerenciamento de folha de pagamento permitem que você assuma o controle dos orçamentos, evite erros de cálculo e garanta que os pagamentos sejam efetuados dentro do prazo, tudo isso enquanto economiza dinheiro.
Os riscos relacionados à folha de pagamento começam antes do dia do pagamento
Quando aprovações, registros e acompanhamentos estão espalhados por planilhas e e-mails, uma etapa esquecida pode rapidamente se transformar em um problema de pagamento. Aproveite 10 agentes de fluxo de trabalho de RH criados para reduzir a burocracia relacionada à folha de pagamento, solicitações e relatórios.
O que caracteriza um bom modelo de folha de pagamento?
Pronto para encontrar o modelo de folha de pagamento perfeito para sua empresa? Antes de nos aprofundarmos em alguns dos modelos que usamos regularmente, é bom saber o que procurar ao escolher um.
Um bom modelo de folha de pagamento deve incluir:
- Relatórios sobre padrões e tendências: Um bom modelo oferece acompanhamento de relatórios de presença, reembolsos e registros de folha de pagamento. Você pode usá-los para identificar padrões e comportamentos dos funcionários em toda a empresa
- Salário líquido e salário bruto: Qualquer modelo de folha de pagamento que se preze terá detalhes sobre o salário bruto e líquido, incluindo benefícios como subsídios de plano de saúde e bônus, além de quaisquer auxílios-moradia e auxílios-transporte
- Automação: Os modelos de folha de pagamento têm como objetivo facilitar a vida. Escolha um que automatize tarefas recorrentes da folha de pagamento e as atribua aos membros corretos da equipe
- Recursos de colaboração: Gerencie a folha de pagamento de maneira integrada entre os departamentos de contabilidade e recursos humanos (RH) com um modelo que permite a colaboração em tempo real
- Opções de personalização: Todas as empresas têm necessidades específicas, e algumas podem ter que cumprir exigências legais. Escolha um modelo personalizável para criar a documentação e os sistemas necessários para pagar corretamente seus funcionários
Agora que você já sabe o que procurar em um modelo de folha de pagamento, é hora de avaliar suas opções e escolher a melhor para a sua empresa.
10 modelos gratuitos de folha de pagamento
Reunimos aqui uma lista de 10 modelos gratuitos de folha de pagamento para otimizar o processo. Seja você proprietário de uma pequena empresa com poucos funcionários ou de uma grande empresa com vários departamentos, há uma opção para facilitar o processamento da folha de pagamento. ✨
1. Modelo de relatório de folha de pagamento do ClickUp
Evite erros de cálculo e otimize seus fluxos de trabalho de pagamento com o modelo de relatório de folha de pagamento do ClickUp. A ferramenta facilita a coleta e o armazenamento de informações dos funcionários, incluindo nome, número de identificação, cargo e informações básicas de contato.
O modelo de folha de pagamento também inclui seções para o departamento do funcionário, créditos de férias remuneradas e retenções fiscais.
Personalize o modelo para incluir o período de pagamento desejado, seja semanal, quinzenal, mensal ou anual. Liste os salários por hora, mensais ou anuais, juntamente com as taxas de pagamento de horas extras.
Um dos melhores recursos desse modelo do ClickUp é o controle de horas integrado. Peça aos seus funcionários que registrem o tempo dedicado às tarefas durante o horário de trabalho. Essas informações são então preenchidas automaticamente no seu relatório de folha de pagamento para agilizar os pagamentos.
2. Modelo de planilha de horas de trabalho da ClickUp Services
O acompanhamento da folha de pagamento e o desenvolvimento de processos de pagamento podem ser complexos, especialmente se você precisar remunerar as pessoas com base nos serviços que prestam. É aí que entra o modelo de planilha de horas de serviços do ClickUp.
Use esta planilha de horas para acompanhar as horas faturáveis e os serviços prestados por um funcionário. Isso facilita a elaboração do cronograma de pagamentos e mantém todas as informações importantes sobre pagamentos em um único lugar.
📮ClickUp Insight: 92% dos profissionais do conhecimento utilizam estratégias personalizadas de gerenciamento de tempo. No entanto, a maioria das ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho ainda não oferece recursos integrados robustos de gerenciamento de tempo ou priorização, o que pode dificultar uma priorização eficaz. Os recursos de agendamento e acompanhamento de tempo do ClickUp, impulsionados por IA, podem ajudar você a transformar essas suposições em decisões baseadas em dados. Eles podem até sugerir intervalos ideais de concentração para as tarefas. Crie um sistema personalizado de gerenciamento de tempo que se adapte à sua maneira real de trabalhar!
Comece criando uma planilha, certificando-se de incluir colunas para as datas, horários de início e término, tipos de serviços prestados, nome do funcionário e número de horas trabalhadas. Insira os dados à medida que o funcionário presta os serviços e calcule o total de horas para determinar o pagamento semanal ou mensal.
O modelo também oferece informações sobre quanto você está gastando em cada projeto. Use-o para orientar a alocação de recursos e gerenciar as expectativas orçamentárias. Acesse a visualização do Painel para obter uma visão geral de todos os serviços prestados e pagamentos efetuados, filtrados por tipo de projeto ou funcionário.
3. Modelo de plano de projeto de folha de pagamento do ClickUp
Elimine erros, reduza o tempo gasto com tarefas administrativas e agilize o processamento da folha de pagamento com o Modelo de Plano de Projeto de Folha de Pagamento do ClickUp. Esse modelo é particularmente útil para empresas de grande porte ou pequenas empresas que têm necessidades mais complexas relacionadas à folha de pagamento.
O modelo funciona como um plano de projeto para todos os seus procedimentos de folha de pagamento. Primeiro, use o modelo de orçamento de folha de pagamento para criar um termo de abertura do projeto e documentar as entregas e os recursos necessários para administrar o pagamento dos funcionários.
Em seguida, identifique os membros da equipe que desempenham um papel ativo no processo de folha de pagamento e crie tarefas automaticamente para eles. Podem ser tarefas pontuais, como a criação de procedimentos de folha de pagamento e documentação para freelancers.
Também há opções para tarefas recorrentes e lembretes para procedimentos padrão de pagamento, como a folha de pagamento mensal.
4. Modelo de plano de projeto para implementação da folha de pagamento no ClickUp
Se você ainda não possui um sistema de folha de pagamento, precisa de um. O modelo de plano de projeto para implementação de folha de pagamento do ClickUp transforma uma tarefa complexa e demorada em algo mais fácil de lidar do que nunca. Ele cria um roteiro para todos os seus processos de folha de pagamento, garantindo precisão, conformidade e segurança.
Use o modelo para configurar seu sistema de folha de pagamento, agilizar a integração de funcionários e monitorar a entrada de dados para todas as tarefas relacionadas a pagamentos. Comece pesquisando o tipo de sistema de folha de pagamento ou software de RH de que você precisa para gerenciar os pagamentos dos funcionários.
Em seguida, use o modelo para identificar as pessoas envolvidas nos departamentos de contabilidade, RH e TI que terão um papel no processo de pagamento. Depois, escolha um serviço ou software de folha de pagamento. Defina um cronograma e estimativas orçamentárias para colocar o sistema em operação.
Por fim, prepare a documentação para cada etapa, incluindo planilhas de ponto dos funcionários, holerites e modelos de registro de folha de pagamento. Use o ClickUp Docs para armazenar esses documentos e crie tarefas para que os funcionários preencham suas planilhas de ponto e para que os membros da equipe de contabilidade processem os pagamentos.
5. Modelo de relatório resumido de folha de pagamento do ClickUp
O modelo de relatório resumido de folha de pagamento do ClickUp permite que você registre todos os dados e custos da folha de pagamento em um único local prático. Visualize rapidamente os pagamentos acumulados no ano, verifique os créditos de férias remuneradas e adicione observações para circunstâncias especiais ou para registrar problemas de pagamento anteriores.
Use o modelo de RH para registrar as informações da folha de pagamento, incluindo os dados de contato dos funcionários e seus salários. Indique a periodicidade do pagamento, seja mensalmente para trabalhadores horistas ou quinzenalmente para funcionários assalariados. Preencha as informações relativas às deduções na folha de pagamento, incluindo as retenções do Seguro Social e do imposto de renda.
Todas essas informações são essenciais para manter-se dentro do orçamento da folha de pagamento. Este modelo oferece informações detalhadas sobre quem está recebendo quanto e acompanha pagamentos relacionados a férias e licença médica, garantindo total controle sobre a gestão da folha de pagamento.
Além disso, essas informações são essenciais caso surja alguma questão jurídica relacionada a jornadas de trabalho ou salários.
6. Modelo de histórico de pagamentos do ClickUp
Se você administra uma pequena empresa ou precisa acompanhar as despesas em uma empresa maior, o modelo de histórico de pagamentos do ClickUp simplifica o gerenciamento da folha de pagamento. Use-o para acompanhar todos os pagamentos efetuados pela sua empresa, seja para pagar funcionários assalariados ou prestadores de serviços por trabalhos em projetos específicos.
Use a visualização “Tabela de Clientes” para listar todos os funcionários e o total a pagar. Você também pode preencher a forma de pagamento e enviar uma cópia da nota fiscal.
Mude para a visualização “Todos os itens” para ver uma lista de todos os pagamentos que você efetuou. Filtre por funcionário para ver instantaneamente um registro do histórico de pagamentos dele ou refine a pesquisa por departamento para obter insights sobre o orçamento.
Crie fórmulas para calcular rapidamente os impostos sobre a folha de pagamento ou as taxas de remuneração com base em parâmetros semanais, mensais ou por hora. Use o formulário de Recibo de Pagamento para adicionar instantaneamente novos registros de pagamento à lista. Compartilhe o formulário com prestadores de serviços e freelancers para que eles possam adicionar automaticamente suas solicitações de pagamento à fila.
7. Modelo simples de acordo de pagamento do ClickUp
O modelo de acordo de pagamento simples do ClickUp é uma maneira fácil de estabelecer termos e expectativas para a folha de pagamento da empresa. Ele também é útil para empresas que precisam registrar condições de empréstimo ao trabalhar com freelancers como parte de sistemas de gestão de prestadores de serviços.
Este modelo apresenta um layout simples com a redação padrão de um acordo de pagamento. Preencha as informações básicas, incluindo datas, nomes e valores a pagar. Insira o cronograma de pagamentos e liste quaisquer condições para o não pagamento.
8. Modelo de formulário de pagamento do ClickUp
O modelo de formulário de pagamento do ClickUp facilita o acompanhamento de faturas e pagamentos efetuados a funcionários ou clientes. Para usá-lo como parte do seu processo de folha de pagamento, comece criando um formulário de pagamento usando o modelo. Preencha as informações com o nome do funcionário, seus dados de contato e a forma de pagamento.
Configure automações para que um formulário preenchido acione uma nova tarefa para processar o pagamento. Personalize as automações de acordo com as necessidades da sua empresa e atribua tarefas aos departamentos corretos.
Em seguida, acesse a visualização “Rastreador de Pagamentos” para ver uma lista de todos os formulários de pagamento atuais e anteriores. Use filtros para refinar a visualização por forma de pagamento, funcionário ou valor. Envie recibos para acompanhar facilmente todas as informações relevantes em um único painel simples.
Use a visualização do Quadro para ter uma visão geral de todos os pagamentos em andamento, novos pedidos e pagamentos concluídos. Abra um cartão de tarefa para obter informações mais detalhadas sobre o pagamento específico em questão.
Você sabia que o ClickUp também permite que você controle o tempo criando planilhas de horas personalizadas para sua equipe? Descubra como aproveitar ao máximo esse recurso neste vídeo rápido!
9. Modelo de planilha do Excel para controle de horas e folha de pagamento
Os modelos de planilha de horas são uma ótima maneira de acompanhar o tempo que um funcionário dedica ao desempenho de suas funções no trabalho. O modelo de planilha de horas para folha de pagamento do Microsoft 365 é uma planilha fácil de usar, projetada para ser utilizada no Microsoft Excel.
Atribua uma planilha de ponto a cada funcionário e peça que eles preencham os horários de entrada e saída todos os dias. Certifique-se de que eles registrem seus intervalos para almoço. Insira fórmulas na minicalculadora de folha de pagamento para que ela gere automaticamente o número total de horas trabalhadas por semana.
Inclua seções para valores e eventuais retenções no modelo de folha de pagamento do Excel. Use o modelo de folha de pagamento para gerar pagamentos semanais, quinzenais ou mensais para cada funcionário.
Este modelo é ideal para pequenas empresas ou firmas que trabalham com prestadores de serviços e freelancers. Como se trata apenas de uma planilha de horas e não faz parte de uma ferramenta maior de gerenciamento de projetos, ele pode ser simples demais para organizações com vários departamentos e muitos funcionários assalariados.
10. Modelo de folha de pagamento mensal de funcionários no Excel da Vertex42
Se você conta com um contador ou um serviço de folha de pagamento online, mas ainda assim deseja manter documentação interna, como um registro de folha de pagamento dos funcionários, use o modelo de folha de pagamento para funcionários em Excel da Vertex42. O modelo de folha de pagamento mensal em Excel foi desenvolvido para proprietários de pequenas empresas que precisam apenas acompanhar as informações da folha de pagamento e não precisam, necessariamente, efetuar os pagamentos.
Use a aba “Informações do funcionário” para registrar o nome do funcionário, informações de contato, data de admissão, informações salariais e benefícios. Na aba “Registro de folha de pagamento”, registre o número de horas trabalhadas pelo funcionário, as datas de pagamento e as informações fiscais.
Preencha o modelo de orçamento de folha de pagamento para obter uma discriminação mais fácil de classificar do seu orçamento.
Bônus: Modelos de orçamento do Google Docs!
Simplifique a folha de pagamento e crie processos eficientes
Quer você administre uma grande empresa com dezenas de funcionários ou gerencie uma pequena empresa com uma combinação de prestadores de serviços, freelancers e funcionários assalariados, você precisa de um processo de folha de pagamento otimizado. Use esses modelos de folha de pagamento para criar um sistema personalizado que funcione para o seu negócio.
Baixe o ClickUp hoje mesmo para começar a utilizar processos mais ágeis e eficientes. Desde formulários simples de pagamento para freelancers até sistemas mais complexos projetados para registrar todos os pagamentos da folha de pagamento, há algo para impulsionar o seu negócio.