Você criou os documentos, enviou as atualizações e criou os manuais.
Mas quando alguém precisa dessas informações, o que acontece? 💭
A barra de pesquisa é um dos recursos mais usados em qualquer espaço de trabalho digital, mas quando ela não funciona bem, as pessoas percebem.
Nesta postagem do blog, vamos explicar o que é pesquisa interna, por que ela muitas vezes deixa a desejar e como você pode fazer com que ela funcione bem para sua equipe. Também vamos dar uma olhada em como o ClickUp faz isso acontecer. 🌐
O que é pesquisa interna?
A pesquisa interna é uma tecnologia especializada que permite aos usuários encontrar informações dentro do ecossistema digital de sua organização. A funcionalidade conecta os funcionários a documentos, arquivos e recursos armazenados nas plataformas da empresa sem acessar a internet pública.
Ele opera exclusivamente com dados organizacionais privados, criando um sistema seguro de recuperação de informações adaptado ao conteúdo específico da sua empresa.
Os mecanismos de pesquisa internos modernos indexam informações de bases de conhecimento, mecanismos de pesquisa de intranet, unidades compartilhadas, canais de comunicação e ferramentas de gerenciamento de projetos. A funcionalidade de pesquisa processa consultas para encontrar conteúdo relevante em todos esses repositórios integrados.
Dessa forma, os membros da equipe podem acessar informações independentemente de onde elas estejam em seu espaço de trabalho digital
🧠 Curiosidade: O primeiro mecanismo de pesquisa interno verdadeiro foi um catálogo de fichas. As bibliotecas os utilizaram durante séculos para ajudar as pessoas a encontrar livros com base em assuntos, autores ou até mesmo palavras-chave obscuras.
Por que a pesquisa interna é crucial
Mais de 60% do tempo de uma equipe é gasto procurando contexto — navegando por abas, pesquisando em ferramentas e pedindo links para outras pessoas. Isso é um grande desperdício de produtividade que muitas vezes passa despercebido.
Veja o que um mecanismo de pesquisa interno melhorado torna possível:
- Acesso mais rápido às informações: As equipes perdem menos tempo procurando documentos, mensagens ou decisões
- Menos perguntas repetidas: As pessoas podem encontrar respostas por conta própria, em vez de perguntar a outras pessoas
- Uso mais inteligente do trabalho existente: campanhas, especificações e ativos anteriores são mais fáceis de reutilizar
- Integração mais tranquila: Os novos contratados se adaptam mais rapidamente quando podem pesquisar e encontrar o contexto por conta própria
- Maior alinhamento entre equipes: todos trabalham com as mesmas informações atualizadas
- Melhor visibilidade para os líderes: As lacunas nos fluxos de trabalho ou recursos de gerenciamento de documentação ficam mais fáceis de identificar
⭐ Modelo em destaque
Facilite a pesquisa interna com o modelo de base de conhecimento do ClickUp. Organize as informações da equipe, vincule recursos importantes e estruture o conteúdo em wikis para que as respostas estejam sempre a um clique de distância.
Recursos de uma ferramenta de pesquisa interna eficaz
O que torna um mecanismo de pesquisa interno realmente poderoso? Esses recursos essenciais transformam a maneira como sua equipe encontra informações:
🔑 Tudo em um só lugar
Um ótimo recurso de pesquisa cria um único local para todo o conhecimento da sua empresa. Você digita uma consulta uma vez e obtém resultados de todos os lugares: documentos, conversas, tickets e projetos aparecem todos juntos.
📌 Exemplo: pesquisar “política de reembolso” exibe as diretrizes oficiais da sua base de conhecimento, juntamente com conversas relevantes do atendimento ao cliente e atualizações executivas sobre mudanças na política.
🔑 Entende perguntas reais
A pesquisa inteligente entende o que você quer dizer, não apenas o que você digita. O sistema interpreta perguntas em linguagem natural e consultas conversacionais sem exigir correspondências exatas de palavras-chave.
📌 Exemplo: Pergunte “Como solicito uma folga?” e o sistema encontrará os formulários e políticas corretos de RH sem exigir correspondências exatas de palavras-chave. O mecanismo de pesquisa interno entende a intenção, seja alguém perguntando sobre férias, licença remunerada ou dias de folga.
📮 ClickUp Insight: 30% dos nossos entrevistados confiam em ferramentas de IA para pesquisa e coleta de informações. Mas existe uma IA que ajuda você a encontrar aquele arquivo perdido no trabalho ou aquela conversa importante no Slack que você esqueceu de salvar?
Sim! A Pesquisa Conectada com tecnologia de IA do ClickUp pode pesquisar instantaneamente todo o conteúdo do seu espaço de trabalho, incluindo aplicativos integrados de terceiros, exibindo insights, recursos e respostas. Economize até 5 horas por semana com a pesquisa avançada do ClickUp!
🔑 Mostra o que é importante para você
Sua função deve moldar seus resultados.
A experiência de pesquisa se adapta com base no seu departamento, projetos e padrões de pesquisa anteriores para priorizar o que é mais relevante para você.
📌 Exemplo: Quando a equipe de engenharia pesquisa “autenticação”, ela vê primeiro a documentação técnica, enquanto a equipe de vendas vê explicações voltadas para o cliente sobre o mesmo recurso priorizadas nos resultados.
Por exemplo, o Brain MAX, o aplicativo independente para desktop do ClickUp, oferece respostas altamente relevantes e personalizadas para sua função específica. Seja você um gerente de projetos, desenvolvedor ou criativo, ele ajuda ao se integrar profundamente a todo o seu espaço de trabalho. Com a função de voz para texto, basta falar suas ideias, perguntas ou tarefas, e o Brain MAX compreende e age instantaneamente. Chega de lidar com várias ferramentas ou procurar informações — tudo o que você precisa está reunido em um só lugar, tornando seu fluxo de trabalho mais inteligente, rápido e personalizado do que nunca.
🔑 Restringe as opções facilmente
Filtros simples ajudam você a encontrar exatamente o que precisa, sem precisar aprender operadores de pesquisa complexos ou linguagem técnica de consulta.
📌 Exemplo: Procurando recursos de design recentes? Filtre rapidamente as consultas de pesquisa por tipo de arquivo, data de criação e departamento para encontrar instantaneamente os materiais necessários para sua apresentação.
🔑 Conecta ideias relacionadas
Um mecanismo de pesquisa com IA entende as relações entre conceitos, reconhecendo sinônimos e conexões entre tópicos sem exigir correspondências exatas de termos. Isso melhora o que é chamado de otimização de mecanismo de pesquisa (SEO), tornando as informações mais fáceis de serem encontradas, mesmo quando os usuários pesquisam com termos variados.
📌 Exemplo: Pesquisar por “onboarding” retorna resultados sobre orientação para novos contratados, configuração de funcionários e procedimentos do primeiro dia, mesmo quando essas frases específicas não foram incluídas na sua pesquisa na base de conhecimento
Desafios comuns da pesquisa interna
Mesmo quando existe um mecanismo de busca interno, muitas vezes ele fica aquém do que as equipes realmente precisam. Antes de corrigir isso, você precisa entender o que está dando errado.
Aqui estão os pontos mais comuns que as equipes enfrentam. ⚠️
- Relevância dos resultados: a pesquisa interna do site exibe muitos itens não relacionados, forçando os usuários a rolar a tela ou adivinhar o que pode ser útil
- Cobertura de conteúdo: áreas importantes, como descrições de tarefas, comentários ou anexos, muitas vezes são perdidas durante a indexação
- Experiência de filtragem: os filtros parecem desajeitados, confusos ou muito limitados para ajudar a restringir os resultados da pesquisa
- Atualização do conteúdo: páginas desatualizadas ou documentos antigos aparecem primeiro, enquanto atualizações recentes e relevantes ficam ocultas
- Informações de pesquisa: As equipes não conseguem ver o que as pessoas pesquisam, mas não conseguem encontrar, então as lacunas de conteúdo permanecem ocultas
🔍 Você sabia? Paul Otlet, um visionário belga do início do século XX, tentou catalogar todo o conhecimento humano em um projeto chamado Mundaneum. Ele imaginou fichas pesquisáveis alimentadas por telégrafos, como um Google em papel para instituições.
Como o ClickUp resolve os pontos fracos da pesquisa interna
O trabalho hoje está desorganizado.
Nossos projetos, conhecimentos e comunicações estão espalhados por ferramentas desconectadas que nos atrasam.
O ClickUp resolve isso com o aplicativo completo para o trabalho, que combina projetos, conhecimento e bate-papo em um só lugar — tudo com tecnologia de IA que ajuda você a trabalhar de forma mais rápida e inteligente.
Veja como ele lida com a pesquisa interna. 👀
🕵️ Você pode pesquisar tarefas, documentos, comentários e muito mais
A Pesquisa Empresarial com tecnologia de IA do ClickUp vai além da correspondência superficial. Ela analisa descrições de tarefas, campos personalizados, subtarefas, documentos, comentários, anexos — tudo, incluindo dados estruturados e não estruturados.
Você obtém resultados completos e ricos em contexto que refletem o trabalho real em todos os espaços e pastas.
Digamos que um gerente de operações de receita esteja tentando localizar as regras atualizadas de encaminhamento de leads do último trimestre. Ele pesquisa “atualização de pontuação de leads” e a Pesquisa Conectada imediatamente exibe o documento criado na pasta RevOps, a tarefa original da lista de OKRs do segundo trimestre e o tópico em que as equipes de vendas e marketing finalizaram os novos critérios.
🧰 Você pode filtrar os resultados instantaneamente
Os filtros do ClickUp ajudam você a organizar suas informações.
Refine os resultados com filtros avançados no ClickUp Enterprise Search
Você pode obter resultados de pesquisa relevantes com base no tipo de tarefa, localização, responsável, data de vencimento, tag ou até mesmo campos personalizados específicos, como “Equipe” ou “Nome do cliente”.
Por exemplo, um diretor criativo que trabalha na renovação da marca de um cliente deseja apenas tarefas de design abertas atribuídas à equipe visual, marcadas com a tag “Acme Rebrand” e com prazo para este mês.
Eles aplicam filtros para status da tarefa, equipe e data de vencimento e, em seguida, obtêm uma lista exata pronta para revisão com um clique.
🧠 Curiosidade: Antes dos mecanismos de busca digitais ou externos, os monges medievais criaram os florilegia, que eram coleções de citações manuscritas. Eles agrupavam citações de textos religiosos por temas para facilitar a consulta durante os sermões.
🪄 Você recebe sugestões inteligentes quando precisa delas
O ClickUp Brain, o assistente de IA integrado, entende o contexto por trás da sua pergunta e não se limita apenas aos termos de pesquisa.
Você pode digitar comandos em linguagem natural, como “Onde está a versão final do site?”, e obter uma resposta com base em tarefas, comentários, documentos e cronogramas.
Suponha que um estrategista de conteúdo queira ver o que mudou durante o último lançamento do blog. Ele pergunta “O que mudou no lançamento das atualizações de abril?” e a IA conectada responde com um resumo da sequência de tarefas, edições relevantes do documento e atualizações da lista de verificação vinculada.
🦾 Você pode obter respostas instantâneas com os Agentes Autopilot de IA
Os agentes de piloto automático com IA do ClickUp ajudam sua equipe a encontrar respostas rapidamente. Configure agentes em canais de bate-papo ou listas para responder automaticamente a perguntas usando as tarefas, documentos e comentários do seu espaço de trabalho.
Por exemplo, quando alguém pergunta “Onde está a lista de verificação de integração mais recente?”, o agente responde instantaneamente com o documento ou tarefa correta, sem precisar pesquisar. Você controla quais fontes de conhecimento o agente usa, para que as respostas sejam sempre precisas e atualizadas.
📚 Você pode transformar resultados de pesquisa em conhecimento rapidamente
Organize conhecimentos reutilizáveis no ClickUp Docs
O ClickUp Docs permite que sua equipe organize insights, SOPs e documentos de processo em um só lugar. Você pode vincular documentos a tarefas relacionadas, agrupá-los em wikis e exibi-los por meio de pesquisa e IA.
Também é fácil aplicar um modelo de base de conhecimento para que você possa começar a documentar imediatamente.
Digamos que um gerente de projetos júnior encontre uma lista de verificação antiga de um lançamento de recurso bem-sucedido que ainda é relevante.
Eles convertem a informação em um documento do ClickUp, vinculam-no à tarefa de planejamento do sprint atual e adicionam-no ao wiki da equipe de produto em “Melhores práticas de lançamento”. Agora, qualquer pessoa pode reutilizá-lo sem duplicar o trabalho ou precisar perguntar a outras pessoas.
Como compartilhou Victoria Berryman, gerente de operações de marketing da Seequent:
Ter a documentação dos processos e o gerenciamento de tarefas da nossa equipe em um só lugar nos ajuda a economizar tempo na busca por informações. Isso também nos fornece uma única fonte confiável de informações.
Ter a documentação dos processos e o gerenciamento de tarefas da nossa equipe em um só lugar nos ajuda a economizar tempo na busca por informações. Isso também nos fornece uma única fonte confiável de informações.
🔗 Você pode obter resultados das suas ferramentas favoritas
Pesquise em várias ferramentas usando as integrações do ClickUp
As integrações do ClickUp conectam seu espaço de trabalho a aplicativos como Google Drive, Slack, GitHub, Figma e muito mais, ampliando sua pesquisa entre as ferramentas.
Por exemplo, um líder de controle de qualidade deseja revisar os últimos relatórios de bugs registrados no GitHub. Em vez de mudar de plataforma, ele pesquisa “bugs críticos – aplicativo móvel” dentro do ClickUp e exibe as questões sincronizadas do GitHub junto com tarefas internas relacionadas e notas de teste.
Uma pesquisa, contexto completo.
🔍 Você sabia? Uma pesquisa da IDC mostra que, em grandes empresas com 500 ou mais funcionários, apenas 45% deles usam ativamente sistemas de gestão do conhecimento. Isso significa que a maioria dos funcionários não está envolvida com essas ferramentas.
Melhores práticas para melhorar a pesquisa interna
Um bom mecanismo de pesquisa interno precisa de hábitos consistentes em toda a sua equipe para manter as informações pesquisáveis, estruturadas e atualizadas.
Veja em que se concentrar. 👇
📂 Organize sua estrutura de conteúdo
Organize as informações de forma lógica antes de esperar que a pesquisa faça mágica. Remova documentos duplicados, padronize as convenções de nomenclatura e estabeleça hierarquias de pastas claras.
📌 Exemplo: Mantenha uma única versão oficial de cada documento de política em um local designado com propriedade clara. Isso elimina a confusão quando vários departamentos criam suas próprias variações.
🧠 Curiosidade: Vannevar Bush previu a pesquisa no estilo hiperlink em 1945. Em seu ensaio As We May Think, ele descreveu o Memex, uma mesa que permitiria às pessoas navegar pelo conhecimento por meio de trilhas, uma ideia que inspirou a pesquisa moderna em PDF e na web.
📂 Crie metadados significativos
Enriqueça seu conteúdo com tags descritivas, categorias e atributos que ajudam os mecanismos de pesquisa a entender o que cada parte contém. Dessa forma, a organização de arquivos e pastas se torna intencional.
📌 Exemplo: Marque a documentação do produto com nomes, recursos e casos de uso relevantes para que pesquisas como “como exportar dados” conectem os usuários ao tutorial certo.
📂 Monitore as análises de pesquisa
Preste atenção ao que as pessoas pesquisam e quais consultas retornam resultados insatisfatórios. Esses padrões revelam lacunas de informação e incompatibilidades terminológicas.
📌 Exemplo: Se os seus dados de pesquisa mostrarem que pesquisas frequentes por “política de trabalho remoto” não retornam resultados porque seus documentos oficiais usam “diretrizes de trabalho remoto”, você pode adicionar sinônimos ou atualizar a terminologia.
📂 Reúna feedback dos usuários
Pergunte regularmente à sua equipe sobre suas experiências com a pesquisa interna e quais informações eles têm dificuldade em encontrar no software de pesquisa corporativa. Use as respostas deles para identificar lacunas, otimizar algoritmos de pesquisa e melhorar a relevância dos resultados de pesquisa.
📌 Exemplo: Uma pesquisa trimestral rápida perguntando “O que você não conseguiu encontrar no mês passado?” identifica conteúdos de alto valor que precisam de melhor indexação ou criação
🔍 Você sabia? O Sistema Decimal Dewey, criado em 1876, foi um dos primeiros sistemas de pesquisa padronizados. Ele agrupou o conhecimento humano em categorias para que as bibliotecas em todo o mundo pudessem “falar a mesma língua de pesquisa”
Onde está o Wally? Não no ClickUp
O trabalho não para só porque você não consegue encontrar o que procura. Mas quanto mais tempo você perde vasculhando documentos espalhados, tarefas enterradas e ferramentas desconectadas, mais o progresso fica parado.
Você não precisa ter habilidades de detetive para responder a perguntas simples como “Onde está esse arquivo?” ou “Qual é o status?”
O ClickUp reúne tudo em um só lugar e facilita a localização. Tarefas, comentários, documentos, notas de reuniões — tudo pode ser pesquisado, está conectado e fica exatamente onde você precisa. Você pode usar filtros para refinar os resultados e contar com recursos de pesquisa poderosos para localizar rapidamente informações específicas.
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Perguntas frequentes
1. O que é uma pesquisa interna?
Uma pesquisa interna refere-se à busca por informações dentro de um site, organização ou sistema específico. Por exemplo, usar a barra de pesquisa de um site para encontrar artigos ou documentos armazenados nesse site é considerado uma pesquisa interna.
2. O que é pesquisa interna e externa?
A pesquisa interna é o processo de procurar informações dentro de um determinado sistema, organização ou site. A pesquisa externa, por outro lado, envolve a busca de informações em fontes externas à organização ou ao sistema, como mecanismos de pesquisa, outros sites ou bancos de dados externos.
3. Qual é um exemplo de pesquisa interna?
Um exemplo de pesquisa interna é usar a função de pesquisa em um site de comércio eletrônico para encontrar um produto específico ou pesquisar um documento de política na intranet da sua empresa.
4. Qual é a diferença entre informações internas e externas?
Informações internas são dados ou conhecimentos gerados e armazenados dentro de uma organização, como relatórios internos, registros de funcionários ou políticas da empresa. Informações externas vêm de fontes externas, como relatórios de pesquisa de mercado, artigos de notícias ou informações de concorrentes.