Um espaço de trabalho desestruturado no Notion pode rapidamente se transformar em um labirinto de páginas e blocos.
Notas importantes podem ficar enterradas ou perdidas em um buraco negro digital, dificultando a organização.
No entanto, criar um banco de dados no Notion pode trazer ordem a esse caos, economizando tempo. Você pode estruturar, filtrar e conectar suas informações enquanto acompanha prazos, gerencia projetos ou planeja conteúdos.
Neste guia, exploramos como criar um banco de dados no Notion. É hora de trabalhar com informações estruturadas em um formato personalizável!
⏰ Resumo de 60 segundos
- Um banco de dados do Notion armazena, organiza e gerencia dados estruturados dentro do Notion em uma tabela ou lista flexível e personalizável.
- Em um banco de dados do Notion, você pode filtrar dados usando tipos de propriedades personalizadas, como texto, datas e caixas de seleção.
- Você pode vincular bancos de dados relacionados com relações e rollups para conexões de dados.
- Os usuários podem visualizar os dados em diferentes visualizações (tabela, quadro, galeria, calendário) e automatizar fluxos de trabalho com modelos e filtros de banco de dados.
- No entanto, o Notion não possui recursos avançados de automação, exigindo atualizações manuais para muitos fluxos de trabalho.
- Bancos de dados grandes podem ficar lentos, afetando os tempos de carregamento e a capacidade de resposta.
- O ClickUp se destaca no gerenciamento de tarefas e projetos com automação, controle de tempo e relatórios.
- A visualização de tabela do ClickUp permite edição em massa, campos personalizados e opções de filtragem para gerenciar bancos de dados e tarefas.
O que é um banco de dados do Notion?
Um banco de dados do Notion permite que você armazene e organize informações de maneira estruturada e personalizável. Ao contrário de planilhas estáticas ou notas dispersas, os blocos de banco de dados no Notion permitem classificar, filtrar e conectar seus dados em várias visualizações. Pense em tabelas, quadros, calendários e listas em um único espaço.
Cada banco de dados do Notion contém entradas (linhas) com propriedades (colunas) que definem detalhes como texto, datas, tags ou caixas de seleção. Elas podem ser conectadas a outros bancos de dados para organização e automação do fluxo de trabalho.
Por exemplo, seu banco de dados do Notion pode rastrear tarefas, prazos, responsáveis e status com diferentes layouts de visualização durante o gerenciamento de projetos. Isso ajuda você a visualizar o progresso rapidamente.
Benefícios de usar um banco de dados do Notion
Para usuários avançados do Notion, os bancos de dados oferecem um novo nível de produtividade e personalização. Com eles, você pode:
- Crie fluxos de trabalho e sistemas personalizados, adaptando-se a necessidades exclusivas além dos modelos padrão de banco de dados ✅
- Automatize processos complexos usando fórmulas, relações e rollups, gerenciando tarefas repetitivas e economizando tempo ✅
- Visualize os dados em vários formatos (tabelas, quadros, calendários, linhas do tempo), obtendo insights úteis a partir de diversas perspectivas ✅
- Estabeleça sistemas interconectados por meio de relações e bancos de dados vinculados, construindo um ecossistema de informações dinâmico ✅
- Refinar os dados com filtragem e classificação avançadas, garantindo acesso rápido a informações críticas em grandes conjuntos de dados ✅
Leia também: Modelos gratuitos de gerenciamento de projetos do Notion para todos os tipos de projetos
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Tipos de visualizações do banco de dados do Notion
Os bancos de dados do Notion funcionam de maneira fluida — eles podem ser exibidos em diferentes formatos para diferentes tipos de dados, dependendo de como você deseja visualizar suas informações.
Aqui está uma lista útil:
- Banco de dados embutido: incorporado em uma página existente do Notion.
- Banco de dados de página inteira: cria um banco de dados independente e novo.
- Exibição em tabela: apresenta um layout de tabela semelhante a uma planilha para dados estruturados e acompanhamento detalhado.
- Exibição do quadro (Kanban): apresenta um quadro no estilo Kanban com funcionalidade de arrastar e soltar, ideal para o gerenciamento de projetos no Notion.
- Exibição em lista: organiza notas ou tarefas em uma lista linear simples
- Exibição do calendário: exibe as entradas do banco de dados por data para planejamento e agendamento de eventos.
- Exibição em galeria: mostra as entradas como cartões visuais, úteis para portfólios ou bibliotecas de conteúdo.
- Exibição da linha do tempo: acompanha o status do projeto e os cronogramas em um layout no estilo do gráfico de Gantt.
💡Dica profissional: na parte superior do seu banco de dados, você pode alternar entre as visualizações existentes clicando nas guias individuais ou adicionar uma visualização clicando em “+ Visualizar”.
Guia passo a passo para criar um banco de dados no Notion
Criar um banco de dados no Notion é o primeiro passo para gerenciar seus dados na plataforma. Aqui está um processo passo a passo para criar bancos de dados no Notion:
Etapa 1: Abra uma nova página no Notion
O Notion funciona em páginas, assim como os bancos de dados nele. Cada nova página equivale a um novo item adicionado ao mesmo banco de dados. Você pode criar páginas para projetos específicos, tarefas ou necessidades de gerenciamento de dados.
- Navegue até o Notion e crie uma nova página clicando no botão “+” ou no botão azul “novo” na barra lateral.
- Você também pode pressionar Ctrl + N (Windows) ou Cmd + N (Mac).
- Dê ao seu novo banco de dados um título claro.
📌 Você também pode digitar comandos como /table view, /board view, /gallery view, etc., para criar um banco de dados com o layout de sua preferência.
Etapa 2: Insira um banco de dados
O Notion oferece vários formatos de banco de dados para acomodar diversas fontes e tipos de dados. Você pode escolher a estrutura que melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho, como tabelas, quadros Kanban ou calendários.
- Digite /banco de dados e selecione o formato/visualização do banco de dados que você deseja.
📌 Se você não tiver certeza de qual tipo escolher, comece com um banco de dados embutido. Ele permite que você crie dentro de um fluxo de trabalho existente e, posteriormente, converta-o em um banco de dados de página inteira para um espaço dedicado!
Ao criarmos um calendário de conteúdo, vamos usar o formato Tabela para inserir dados de forma estruturada.
📌 Cada item em seu banco de dados é uma linha — uma página existente em si mesma. Você pode abrir qualquer entrada do banco de dados para acessar uma página completa com mais conteúdo.
Para criar um banco de dados vinculado, faça o seguinte:
- Use o comando /linked database se sua fonte de dados existente for outro banco de dados dentro do seu espaço de trabalho do Notion.
- Importe dados diretamente para um banco de dados do Notion se seus dados estiverem no formato CSV.
- Use a API do Notion se precisar se conectar a uma fonte de dados que não pode ser facilmente importada.
Etapa 3: personalize as propriedades do banco de dados
Adicione propriedades contendo informações específicas sobre cada entrada (por exemplo, nome da tarefa, data de vencimento, status). Elas são como colunas em uma planilha. Você pode adicioná-las, ocultá-las e personalizá-las.
- Clique no sinal “+” ao lado da coluna padrão para adicionar novas propriedades.
📌 O campo “nome” no Notion é obrigatório. Você pode renomeá-lo, como fizemos com “título”, mas ele aparece por padrão.
Um usuário do Reddit considera isso uma das desvantagens do Notion, afirmando:
Para mim, é aquele campo obrigatório de nome. É a minha maior frustração. ”
Para mim, é aquele campo obrigatório de nome. É a minha maior frustração. ”
Etapa 4: Comece a adicionar informações ao banco de dados
Adicionar entradas (ou linhas) permite armazenar itens relevantes do banco de dados, como datas importantes, tarefas, diferentes formatos, etc.
- Vá até um campo e comece a inserir manualmente os dados relevantes.
📌A criação de propriedades como “Data” ou “Status” formata automaticamente o campo do Notion. Isso permite que você adicione facilmente informações de um calendário (em diferentes formatos de data) ou de um menu suspenso.
Leia também: Melhores softwares de banco de dados gratuitos
Etapa 5: aplique filtros, classificação e agrupamento
Filtros, classificação e agrupamento ajudam a gerenciar dados, proporcionando acesso rápido às informações relevantes.
A filtragem permite exibir apenas as entradas do banco de dados que atendem a critérios específicos.
- Clique no botão “Filtro” no lado direito da visualização do banco de dados do Notion.
- Selecione a propriedade que deseja filtrar (por exemplo, escolhemos “status”)
- Escolha os critérios de filtro (por exemplo, escolhemos “concluído” em “status”)
📌 O Notion permite filtros simples e avançados que usam a lógica “E” e “Ou”. A opção “+ Adicionar filtro” permite adicionar vários filtros.
A classificação organiza as entradas do seu banco de dados em uma ordem específica com base nos valores de uma propriedade escolhida. Isso facilita a localização de informações e a identificação de padrões.
- Selecione o ícone “Classificar” ao lado do ícone de filtro no lado direito da visualização do seu banco de dados.
- Selecione a propriedade que deseja classificar (por exemplo, escolhemos “data”)
- Escolha se deseja classificar em ordem crescente ou decrescente.
O agrupamento organiza as entradas do seu banco de dados em categorias com base nos valores de uma propriedade escolhida. Isso cria seções visuais dentro do seu banco de dados, facilitando a visualização de entradas relacionadas juntas.
- Vá até os três pontos no canto superior direito da visualização do banco de dados, ao lado do botão azul “Novo”, e selecione “Grupo”.
- Escolha a propriedade que deseja agrupar (por exemplo, escolhemos a “categoria de seleção múltipla”).
Você também pode usar modelos, automações e relações do Notion. As relações permitem que você vincule bancos de dados — imagine conectar suas tarefas a projetos específicos ou vincular contatos a negócios com clientes.
Isso cria uma rede de dados interconectados, facilitando a filtragem, consulta e visualização de informações em diferentes contextos. Da mesma forma, você pode dar um impulso inicial aos seus projetos com modelos e criar um painel no Notion.
No entanto, o Notion não possui gatilhos de automação nativos ou avançados. Você pode usar as integrações do Notion para esses recursos e integrá-los a ferramentas de terceiros.
Ele usa sua API para configurar automações que reduzem o trabalho manual, como enviar notificações quando uma tarefa é atualizada ou criar entradas recorrentes com base em critérios definidos. Isso permite que você se concentre mais no trabalho estratégico.
👀Você sabia? Alguns pesquisadores comparam bancos de dados ao cérebro humano — ambos armazenam, recuperam e processam informações. A diferença? O cérebro é incrivelmente eficiente no reconhecimento de padrões, enquanto os bancos de dados são muito melhores na recuperação precisa.
Limitações do uso do Notion para gerenciamento de bancos de dados
O Notion é adequado para conteúdo criativo e organizações flexíveis, mas, por ser um mecanismo de banco de dados pesado, você provavelmente encontrará alguns obstáculos. Aqui estão algumas limitações importantes que podem fazer com que você procure alternativas ao Notion:
- Desempenho lento com grandes conjuntos de dados: Você pode enfrentar quedas de desempenho, como tempos de carregamento mais lentos ou atrasos durante a edição, ao lidar com bancos de dados extensos e organizados ❌
- Recursos de consulta limitados: você fica limitado principalmente a condições simples, sem o poder de consultas complexas ou operações semelhantes a SQL ❌
- Gerenciamento básico de dados relacionais: O espectro completo de recursos de banco de dados relacional, como operações conjuntas complexas ou normalização avançada de dados, permanece inacessível ❌
- Relatórios personalizados controlados: se você deseja gerar relatórios ou painéis detalhados e personalizados diretamente a partir de seus dados, o Notion pode parecer um pouco limitado.
- Sem gráficos avançados: não possui um painel interativo com gráficos detalhados que são atualizados em tempo real.
- Personalização abaixo do ideal: os recursos de filtragem e classificação não se traduzem nas análises visuais personalizadas que você poderia esperar de um software dedicado à visualização de dados.
👀Você sabia? Os bancos de dados comerciais se deterioram com o tempo — estudos mostram que 30% dos dados B2B ficam desatualizados a cada ano devido a mudanças de emprego, fechamento de empresas e reformulação de marcas. A manutenção regular do banco de dados é fundamental para garantir a precisão.
Crie e gerencie seu banco de dados com o ClickUp
O Notion pode ajudá-lo a organizar ideias e conteúdo, mas deixa a desejar no gerenciamento integrado de projetos.
O ClickUp, o aplicativo completo para o trabalho, pode complementá-lo com insights em tempo real, tarefas recorrentes e automação condicional dentro de seu ecossistema alimentado por IA.
Painéis do ClickUp
Por exemplo, os painéis do ClickUp podem transformar dados brutos em insights acionáveis, oferecendo uma visão ampliada de toda a sua operação. No entanto, para uma experiência interativa como essa, o Notion requer soluções alternativas e ferramentas externas.
Portanto, em um debate entre Notion e ClickUp, profissionais e equipes com requisitos extensos de banco de dados de projetos ou necessidades completas de gerenciamento de tarefas podem escolher o último.
💡Dica profissional: para exportar dados do Notion para o ClickUp, acesse configurações e membros na parte inferior da barra lateral esquerda e selecione Exportar todo o conteúdo da área de trabalho em HTML. No ClickUp, selecione a opção importar/exportar, escolha Notion e clique em Importar do Notion.
ClickUp CRM e Visualizações
Veja como você pode usar o ClickUp para criar e gerenciar um banco de dados relacional:
O ClickUp CRM oferece 10 visualizações altamente flexíveis, incluindo Lista, Kanban e Tabela, que permitem personalizar a forma como você vê e gerencia seus relacionamentos com os clientes. Você pode alternar entre visões gerais em nível macro e análises detalhadas, garantindo que todos os detalhes do banco de dados estejam ao seu alcance.
Exibição de tabela do ClickUp
A visualização de tabela do ClickUp oferece uma eficiência semelhante à de uma planilha, permitindo que você insira, edite e visualize dados em um formato de grade familiar. Ela suporta mais de 15 tipos de campos personalizados, desde o andamento da tarefa e anexos de arquivos até classificações por estrelas, para que você possa registrar informações relevantes.
Com recursos como arrastar, fixar e ocultar colunas, você pode personalizar sua tabela para destacar os dados mais importantes. As opções de agrupamento e filtragem facilitam a classificação de grandes conjuntos de dados, seja para gerenciar pedidos de clientes ou acompanhar orçamentos de projetos.
A visualização de tabela do ClickUp também permite a edição em massa e atualizações instantâneas, tornando-a uma excelente ferramenta para gerenciamento de dados. Você pode exportar suas tabelas para planilhas acessíveis ou compartilhá-las por meio de links públicos, garantindo que as partes interessadas e os clientes tenham acesso em tempo real às informações importantes.
Exibição de lista do ClickUp
Além disso, há a Visualização de Lista do ClickUp, que oferece um layout limpo e linear, perfeito para o gerenciamento de dados centrado em tarefas. É particularmente eficaz quando você precisa ver tarefas ou criar entradas no banco de dados em um formato de lista simples, facilitando a verificação rápida, a priorização e a atualização de itens.
Cada item da lista no ClickUp não é apenas uma linha de texto; ele pode incluir propriedades avançadas, como datas de vencimento, status, prioridades e campos personalizados.
Isso torna o ClickUp List View um software de fluxo de trabalho ideal para acompanhar pipelines de vendas, monitorar o envolvimento do cliente ou organizar os resultados do projeto.
Além das visualizações, o ClickUp CRM possui mais de 50 widgets de painel para visualizar métricas importantes e simplificar os dados do painel. Seus dados de CRM, sejam eles gerenciados por meio de visualizações de lista ou tabela, são alimentados diretamente nesses painéis com a ajuda das ferramentas de relatórios do ClickUP.
Qualquer atualização que você fizer, mudança de status ou atribuição automatizada de tarefas reflete imediatamente em seus relatórios, garantindo que suas informações estejam sempre atualizadas. Você pode personalizar os painéis para atender às necessidades da sua empresa, reorganizando widgets, configurando filtros e mais cenários.
Automações do ClickUp
O recurso integrado ClickUp Automations permite que seu ClickUp CRM capture e gerencie dados.
Regras condicionais podem ser definidas para reatribuir tarefas com base em alterações no status do cliente, ajustar prioridades à medida que os negócios avançam ou até mesmo gerar relatórios detalhados sobre métricas de conversão.
Isso reduz o risco de erros humanos e elimina a necessidade de inserção manual de dados, garantindo que seu banco de dados permaneça preciso e reflita atualizações em tempo real.
🧠 Curiosidade: os sistemas de gerenciamento de banco de dados relacional (RDBMS) representam 72% da participação na popularidade.
Modelos de banco de dados do ClickUp
Para uma solução mais rápida, você também pode experimentar os modelos de banco de dados do ClickUp.
Você pode usar o modelo de planilha de gerenciamento de projetos da ClickUp para obter recursos abrangentes centrados em projetos. Ele oferece um espaço centralizado e personalizável para acompanhar tarefas, prazos, cronogramas e dependências.
Seja você um gerente de projetos iniciante ou experiente, este modelo ajuda a visualizar o andamento do projeto por meio de status personalizados (Concluído, Em andamento e A fazer) e várias visualizações, como Lista, Tabela e Calendário.
Veja como você pode usar o modelo:
- Monitore tarefas, prazos e progresso em tempo real com os Status Personalizados.
- Mapeie os cronogramas e as dependências do projeto usando as visualizações Lista, Tabela e Calendário.
- Consolide dados críticos do projeto, incluindo níveis de risco, estágios de aprovação e fases, em uma planilha acessível.
- Envolva os membros da equipe e as partes interessadas atribuindo tarefas e compartilhando atualizações.
- Ajuste cronogramas, reatribua tarefas e atualize status à medida que seu projeto evolui para manter a clareza e o foco.
Além disso, o modelo de planilha do ClickUp permite coletar e centralizar informações vitais, desde detalhes de contato e históricos de compras até métricas de engajamento e registros de comunicação, em um local unificado e acessível.
Você pode organizar e segmentar os dados dos seus clientes usando várias visualizações e status para acompanhar a jornada dos clientes, identificar tendências e gerenciar relacionamentos. Em última análise, este modelo de planilha é uma ferramenta multifuncional que ajuda você a tomar melhores decisões de negócios.
O ClickUp permite que você crie tarefas profundamente conectadas aos seus dados. Cada tarefa inclui campos personalizados, status, dependências e até mesmo documentos ou planilhas vinculados.
ClickUp Chat
Com recursos como o ClickUp Chat, a colaboração acontece junto com as atualizações de tarefas e modificações de dados. Ao contrário dos aplicativos de chat tradicionais que operam isoladamente, o ClickUp Chat é integrado ao seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos.
Você pode discutir tarefas, compartilhar atualizações e consultar projetos ou documentos específicos sem sair do seu espaço de trabalho.
Olivia Wheeler, CEO da Acton Circle, diz que eles mudaram do Notion para o ClickUp:
Antes de usar o ClickUp, eu estava tendo dificuldade para encontrar uma plataforma que pudesse acompanhar o crescimento da minha equipe. Experimentei o Hive App, o Notion, o Asana, o Basecamp e o Wrike, mas nenhum deles era tão fácil de usar E bonito.
Antes de usar o ClickUp, eu estava tendo dificuldade para encontrar uma plataforma que pudesse acompanhar o crescimento da minha equipe. Experimentei o Hive App, o Notion, o Asana, o Basecamp e o Wrike, mas nenhum deles era tão fácil de usar E bonito.
Crie seu banco de dados no ClickUp para um gerenciamento completo
À medida que suas necessidades complexas de gerenciamento de projetos e acompanhamento de tarefas precisam se expandir, os valiosos recursos do Notion podem parecer insuficientes ou insatisfatórios.
Faltam funções avançadas de banco de dados, como relatórios complexos, automação abrangente e escalabilidade para gerenciamento de dados em nível empresarial.
Embora o Notion possa parecer fragmentado ao gerenciar tarefas e fluxos de trabalho, o ClickUp combina essas funções em um único ecossistema. Essa integração significa que tarefas, dados e comunicação coexistem em um único lugar, eliminando a necessidade de alternar entre ferramentas separadas. Então, o que você está esperando?
Inscreva-se gratuitamente no ClickUp hoje mesmo e experimente!