É época de impostos e seu escritório de contabilidade parece uma cena de um drama pós-apocalíptico. Sua caixa de entrada é um terreno fértil para o caos e suas planilhas se multiplicam como fungos alienígenas. Sua equipe se transformou em zumbis movidos a cafeína e pânico.
Quando você pensa que tem tudo sob controle, um cliente lhe envia um e-mail com mais uma solicitação URGENTE.
É claro que você sabe que a IA pode facilitar a sua vida. Mas como usá-la na contabilidade? Você pode confiar nela para fazer cálculos sem erros e relatórios em conformidade com a auditoria?
Fizemos o trabalho pesado para você. Leia este blog para saber como usar a IA na contabilidade para automatizar tarefas e delegar sua carga de trabalho. E talvez - apenas talvez - você consiga passar pela temporada de impostos sem ficar no modo zumbi de processar números!
resumo de 60 segundos
Aqui está um rápido resumo do uso do ChatGPT na profissão contábil:
- Automatize tarefas contábeis repetitivas, como entrada de dados e categorização de transações, liberando os contadores para trabalhos mais estratégicos e melhorando a saúde financeira da sua organização
- Aprimore os processos de auditoria e conformidade, identificando os riscos desde o início e mantendo-se a par das regulamentações
- Analise dados financeiros e gere relatórios com mais rapidez para fornecer insights valiosos sobre o desempenho dos negócios
- Melhore a comunicação com o cliente redigindo e-mails, resumindo relatórios e respondendo a perguntas básicas no modo de piloto automático
- Simplifique a pesquisa fiscal e regulatória para garantir a conformidade e minimizar os erros
- Obtenha projeções financeiras e simplifique o orçamento analisando dados históricos e gerando previsões
- Gere códigos e automatize tarefas no software de contabilidade para aumentar a eficiência
- Use as ferramentas com tecnologia de IA do ClickUp para gerenciar projetos de contabilidade, acompanhar prazos e colaborar com sua equipe sem problemas
- Personalize os fluxos de trabalho de contabilidade com os modelos ClickUp para agilizar os relatórios financeiros, as auditorias e as tarefas de contabilidade
Entendendo a IA na contabilidade
A IA automatiza os fluxos de trabalho de contabilidade há mais tempo do que você imagina. Antes mesmo de o ChatGPT existir, o software de contabilidade usava IA para automatizar tarefas de contabilidade, sinalizar discrepâncias e prever tendências de fluxo de caixa.
A IA simplificou os processos contábeis, desde a digitalização de recibos até a categorização de despesas, garantindo que os profissionais possam continuar a entender os principais números que afetam os negócios - sem se afogar neles.
fato divertido: A primeira inovação contábil conhecida foi em 1494, quando o matemático italiano Luca Pacioli, o "pai da contabilidade", introduziu a escrituração contábil de dupla entrada.
Por que usar o ChatGPT para contabilidade?
O ChatGPT, um modelo de linguagem grande (LLM) desenvolvido pela OpenAI, facilita a vida dos profissionais de contabilidade de várias maneiras. Diferentemente das ferramentas tradicionais de IA em contabilidade, o ChatGPT entende e processa a linguagem, além dos números. Ele pode elaborar relatórios financeiros, explicar conceitos financeiros complexos e até mesmo interagir com os clientes em seu nome.
Precisa de uma análise rápida do desempenho financeiro do último trimestre? O ChatGPT tem tudo o que você precisa. Deseja gerar um e-mail explicando as normas fiscais em inglês simples? Ele também faz isso muito bem.
Lembre-se de que ele não está aqui para tirar seu trabalho; está aqui para torná-lo mais fácil! O ChatGPT na contabilidade economiza seu tempo e esforço e o torna mais eficiente nas decisões estratégicas de negócios.
você sabia? Uma pesquisa de maio de 2023 constatou que 22% dos 75 CFOs pesquisados em grandes organizações estavam investigando ativamente os usos da IA de geração nas finanças, enquanto outros 4% estavam testando-a.
Como usar o ChatGPT na contabilidade para diferentes casos de uso
Agora, vamos entender como exatamente você pode incorporar o ChatGPT à contabilidade do seu projeto.
1. Automatização da escrituração contábil e da entrada de dados
Lembra-se dos dias em que digitava manualmente cada transação no seu software ERP como se estivesse escrevendo o próximo grande romance americano? O ChatGPT salva seus pulsos de um inevitável túnel do carpo!
Ele automatiza tarefas repetitivas na categoria de contabilidade comercial geral, como extrair dados de faturas, recibos e extratos bancários. Embora não elimine completamente a entrada manual de dados (desculpe, você ainda precisa verificar esses números), ele pode reduzir drasticamente o tempo que você gasta brincando de copiar e colar.
Mas e quanto às informações confidenciais? Há uma maneira de contornar isso também!
📌 Exemplo:
Você está tentando determinar se seus gastos com marketing estão valendo a pena. É assim que você pode usar o ChatGPT sem revelar dados proprietários.
Prompt: Quais são algumas maneiras comuns de categorizar as despesas de marketing em uma pequena empresa?
O ChatGPT fornece uma lista de categorias (por exemplo, publicidade, marketing de mídia social, criação de conteúdo) que você pode usar para organizar seus dados.
Dessa forma, você não está fornecendo seus dados, mas ainda está obtendo uma valiosa orientação organizacional. Você pode usar esse conhecimento para criar modelos de contabilidade e economizar tempo ao trabalhar do zero.
2. Suporte para auditoria e conformidade
As auditorias podem ser mais assustadoras do que uma maratona de filmes de terror, mas o ChatGPT reduz o fator terror ajudando você a se preparar como um profissional.
Precisa entender requisitos complexos de auditoria? Ele pode gerar resumos claros de normas regulatórias, como GAAP ou IFRS, e orientá-lo sobre a documentação necessária para reembolsos de despesas, reconhecimento de receita ou cronogramas de depreciação. Ele também pode ajudar a criar trilhas de auditoria, explicar procedimentos de conformidade e até mesmo elaborar respostas preliminares de auditoria.
Mas nada supera a experiência humana, certo? Portanto, embora você ainda possa se agarrar às suas meias de auditoria da sorte, o ChatGPT o ajuda a identificar sinais de alerta. Ele garante a conformidade com os procedimentos adequados. Lembre-se apenas de validar suas sugestões em relação às normas contábeis vigentes - não queremos nenhum contratempo de "contabilidade criativa"!
3. Análise de dados financeiros e relatórios
A análise avançada de dados não é complicada para contadores experientes. Mas leva tempo. Por que não fazer isso mais rápido com o ChatGPT?
Dê a ele seus demonstrativos financeiros; ele ajudará a identificar as principais métricas, calcular índices e explicar o que esses números significam em inglês simples. Até mesmo seus amigos que não são contadores poderão entender - embora talvez não seja bom testar isso em festas.
🤝 Lembrete amigável: Para evitar que o ChatGPT use seus dados/conversas para treinar seus modelos, vá para Configurações > Controles de dados e desative a opção "Melhorar o modelo para todos".
📌 Prompt: Calcule as seguintes métricas financeiras para a empresa com base na
você sabia? Em um estudo, o GPT-4 foi solicitado a analisar demonstrações financeiras como analistas humanos - identificando tendências, calculando índices e prevendo ganhos. Quando testado em novos demonstrativos financeiros anônimos, ele previu a direção dos lucros com 60% de precisão, superando os analistas profissionais, que obtiveram 53%.
4. Categorização de faturas e despesas
Cansado de jogar 'Where's the Receipt?' como se fosse uma versão contábil distorcida de 'Where's Waldo?' O ChatGPT ajuda a categorizar suas faturas e despesas com a precisão de profissionais de contabilidade experientes.
Forneça os detalhes da transação e ele sugerirá as categorias apropriadas com base na descrição e no valor. Ele pode até ajudar a criar regras para transações recorrentes, facilitando a categorização futura.
5. Limpeza de dados
O ChatGPT é excelente para ajudá-lo a limpar seus dados contábeis, identificando duplicatas, padronizando formatos, sinalizando inconsistências e até sugerindo correções para erros óbvios.
Não importa se você está lidando com datas incompatíveis, convenções de nomenclatura inconsistentes ou caracteres especiais misteriosos que entraram sorrateiramente em suas planilhas, o ChatGPT o ajuda a manter a formatação de dados relevante necessária para o seu fluxo de trabalho contábil. E ele faz isso sem que você perca a sanidade mental no processo.
6. Fórmulas e automação do Excel
Ainda está pesquisando no Google "como fazer a PROCV" todos os dias? O ChatGPT é o seu guru do Excel na discagem rápida!
Ele o ajuda a elaborar fórmulas complexas do Excel, criar macros e automatizar tarefas repetitivas de planilhas.
📌 Exemplo:
Você está criando um rastreador de orçamento simples no Excel. O ChatGPT fornecerá a fórmula com uma explicação detalhada, que você pode copiar e colar em sua planilha. Não há necessidade de compartilhar nenhum dado financeiro com o ChatGPT.
Prompt: Escreva uma fórmula do Excel para calcular o total de despesas de um determinado mês, supondo que as despesas estejam listadas nas colunas B a F e que o mês seja especificado na célula A1.
De fórmulas básicas a tabelas dinâmicas avançadas, o ChatGPT explica a lógica e até o ajuda a solucionar problemas quando a planilha age de forma estranha.
7. Comunicação e suporte ao cliente
Não é novidade que o ChatGPT pode ajudá-lo a melhorar suas habilidades de comunicação.
Se você precisa redigir e-mails, preparar resumos de reuniões ou criar atualizações para os clientes, o ChatGPT o ajuda a encontrar o equilíbrio perfeito entre profissionalismo e pessoalidade. Ele explica conceitos financeiros complexos aos clientes sem parecer que você está lendo um livro de contabilidade avançada.
📌 Exemplo:
Você está tentando explicar o conceito de depreciação a um cliente. Você poderia simplesmente pedir ao ChatGPT para fazer o trabalho. O ChatGPT lhe dará uma explicação clara que você poderá adaptar e usar em sua comunicação com o cliente.
Prompt: Explicar a depreciação em termos simples que o proprietário de uma pequena empresa possa entender.
8. Pesquisa de conformidade com impostos e legislação
As regulamentações fiscais mudam com mais frequência do que as tendências das mídias sociais. Em vez de vasculhar o denso jargão jurídico, os contadores podem usar o ChatGPT para pesquisar rapidamente as leis tributárias, resumir novas regras e identificar riscos de conformidade.
Exemplo: *📌
Você não tem certeza sobre a dedutibilidade de determinadas despesas comerciais.
Prompt: As refeições de negócios com clientes geralmente são dedutíveis de impostos? Quais são as limitações ou regras?
Mas aqui vai um conselho! Não deixe que ele substitua seu consultor fiscal. Todas as informações ainda precisam ser verificadas, mas isso apenas torna o dia 15 de abril menos estressante.
9. Projeções financeiras
As bolas de cristal podem estar fora de moda, mas o ChatGPT pode ajudá-lo com a próxima melhor coisa - a previsão de desempenho financeiro! Alimente-o com dados históricos e tendências de mercado e ele criará projeções e cenários razoáveis.
Seja planejando o crescimento, prevendo o fluxo de caixa ou se preparando para diferentes condições de mercado, o ChatGPT ajuda você a analisar esses números e explicar sua lógica.
10. Orçamento
Criar um orçamento é parte ciência, parte estratégia e parte mágica. O ChatGPT pode criar orçamentos realistas ao analisar padrões históricos de gastos, sugerir categorias orçamentárias e até mesmo identificar áreas potenciais para otimização de custos.
📌 Exemplo:Você está começando um novo negócio e precisa de um orçamento básico. O ChatGPT lhe fornecerá uma lista de categorias comuns (como aluguel, serviços públicos, marketing e salários), que você poderá personalizar com seus números específicos.
Prompt: Quais são algumas das categorias essenciais a serem incluídas no orçamento de uma startup?
Ele pode ajudá-lo a formatar relatórios orçamentários, criar análises de variação e explicar claramente as implicações orçamentárias. Embora não faça com que mais dinheiro apareça magicamente em suas contas, ele pode ajudá-lo a aproveitar ao máximo o que você tem.
11. Gerar código de computador
O ChatGPT pode ajudar a escrever scripts para Excel, Python ou outras linguagens de programação se você precisar automatizar tarefas contábeis com codificação.
Quer você esteja automatizando a entrada de dados, extraindo insights de transações bancárias ou integrando diferentes programas de software de contabilidade, o ChatGPT pode ajudar os contadores a simplificar seu fluxo de trabalho. Ele também os ajuda a escrever e depurar códigos, mesmo que não sejam programadores profissionais.
Em suma, o ChatGPT não oferece soluções de bandeja, mas ajuda você a automatizar tarefas tediosas e a economizar retrabalhos intermináveis (e visitas ao seu terapeuta).
dica profissional: Ao usar o ChatGPT para análise financeira, sempre faça uma validação cruzada das respostas geradas pela IA com métodos tradicionais para garantir a conformidade e a precisão.
Limitações do uso do ChatGPT para gerenciamento contábil e financeiro
A contabilidade do ChatGPT pode parecer um sonho que se tornou realidade - até você perceber que até mesmo a melhor tecnologia tem seus limites. Antes de deixar a IA assumir o controle de seu departamento de contabilidade, lembre-se de algumas deficiências importantes.
Segurança de dados
O ChatGPT não tem um filtro interno que grita: "Ei! Isso é confidencial!" quando você insere dados confidenciais. Ele trata todas as entradas da mesma forma, portanto, cabe a você garantir que não está compartilhando detalhes financeiros confidenciais.
⚠️ Se você estiver trabalhando com dados confidenciais de clientes ou da empresa, pense duas vezes antes de colá-los em uma ferramenta de IA - porque, uma vez que eles estejam disponíveis, não há como recuperá-los.
Precisão e confiabilidade
A IA é inteligente, mas não é perfeita. O ChatGPT não tem acesso em tempo real a informações atualizadas. Ele prevê respostas com base em padrões de dados nos quais foi treinado. Isso significa que erros são esperados, especialmente quando se trata de cálculos financeiros complexos ou regulamentações fiscais.
⚠️ Um decimal perdido ou uma regra tributária mal interpretada pode ser a diferença entre um pequeno erro e um problema significativo de conformidade. Sempre verifique novamente sua saída antes de agir.
Excesso de confiança na IA
O ChatGPT pode ser um assistente poderoso, mas não deve (ou melhor, não pode) comandar o show.
⚠️ Confiar demais na IA para a tomada de decisões financeiras pode levar a pontos cegos. Ela não possui julgamento profissional, experiência no setor ou a capacidade de entender contextos comerciais exclusivos como um contador humano. Portanto, ela ainda não está pronta para substituir empregos!
Compreensão limitada do contexto
A IA não "pensa" da mesma forma que os humanos. Ela pode analisar dados e gerar relatórios, mas não compreende os fatores emocionais, éticos ou contextuais que frequentemente influenciam as decisões financeiras.
👉🏼 Por exemplo, o ChatGPT pode sugerir demissões como uma medida de corte de custos se uma empresa enfrentar uma crise financeira. Entretanto, ele pode não considerar o impacto de longo prazo sobre o moral e a cultura da empresa.
⚠️ Portanto, o ChatGPT é um assistente fantástico para contadores, mas não substitui o conhecimento humano. O segredo é usá-lo com total consciência, verificar novamente seus resultados e sempre prestar atenção à segurança!
Você sabia? Após o vazamento de informações confidenciais da empresa, a Samsung Electronics proibiu os funcionários de usar o ChatGPT e outros chatbots de IA.
Usando o ClickUp para contabilidade
As limitações do ChatGPT não são as limitações de toda ferramenta de contabilidade com IA?
Bem, sim. E não. Embora nenhuma IA seja perfeita, algumas ferramentas internas de IA podem ser mais seguras, privadas e sensíveis ao contexto do que uma ferramenta externa como o ChatGPT.
Estamos falando do ClickUp Brain, um assistente de IA nativo incorporado ao ClickUp - o aplicativo completo para o trabalho.
O ClickUp combina gerenciamento de projetos, gerenciamento de conhecimento e bate-papo - tudo com tecnologia de IA que ajuda você a trabalhar de forma mais rápida e inteligente.
O ClickUp for Accounting é o seu software de gerenciamento de projetos contábeis baseado em nuvem, projetado para simplificar os processos financeiros.
Temos usado o Clickup para projetos de contabilidade e a experiência é simplesmente incrível. Estamos muito felizes por termos mudado para o Clickup.
Temos usado o Clickup para projetos de contabilidade e a experiência é simplesmente incrível. Estamos muito felizes por termos mudado para o Clickup.
Dentro dessa suíte, o ClickUp Brain pode simplificar significativamente as tarefas relacionadas à contabilidade, automatizando a recuperação de dados, melhorando a organização financeira e aprimorando a colaboração.
Veja como:
Em vez de vasculhar planilhas ou relatórios financeiros, o ClickUp Brain pode exibir instantaneamente os principais dados financeiros, como resumos de despesas ou faturas pendentes. Ele também extrai números de relatórios, balanços e registros de transações para acelerar as análises financeiras.
Use-o para gerar resumos de relatórios financeiros, avaliando rapidamente o fluxo de caixa, a receita e as despesas. Além disso, facilita o controle das datas de vencimento e dos status de pagamento, garantindo que as luzes permaneçam acesas e as taxas de atraso não sejam cobradas.
Quando se trata de colaboração da equipe de contabilidade, o Brain pode orientar as equipes nos processos de fechamento do mês, preparação de impostos e verificações de conformidade. Se alguém perguntar sobre uma atualização de orçamento em uma tarefa do ClickUp, o ClickUp Brain poderá exibir os números mais recentes sem que seja necessário pesquisar em vários arquivos.
Ele já tem o contexto de tarefas, conversas e documentos em seu espaço de trabalho ClickUp - e outras planilhas, documentos e outros conectados. Tudo o que você precisa fazer é solicitar o que está procurando, e isso será feito em segundos!
É como ter o ChatGPT, mas integrado diretamente em seu fluxo de trabalho, tornando-o sua ferramenta de IA definitiva. Mas o ClickUp faz mais do que apenas IA. Ele se integra facilmente a todo o seu fluxo de trabalho contábil!
Deseja criar planilhas para a contabilidade? Use os campos personalizados no ClickUp para registrar dados de transações da maneira que precisar - desde nomes de fornecedores e números de faturas até status de pagamento, códigos de impostos e categorias de contas. Diferentemente das planilhas comuns, os bancos de dados criados na Table View do ClickUp não quebram misteriosamente quando alguém toca em uma fórmula.
Com o ClickUp Docs, você pode criar um repositório centralizado para fazer referência a todas as práticas e convenções contábeis seguidas em sua organização e continuar atualizando-o sem se preocupar com a perda do histórico de versões. Tudo isso acontece em colaboração com sua equipe em tempo real!
Criar POPs para sua equipe de contabilidade também não é um grande problema se você tiver o ClickUp Accounting SOP Template. Ele o ajuda a criar, armazenar e vincular SOPs ao seu fluxo de trabalho!
Veja como ele ajuda você:
- Crie, atualize e acompanhe SOPs facilmente em um único lugar com o ClickUp Docs
- Personalize o modelo para refletir os processos e fluxos de trabalho exclusivos da empresa
- Crie tarefas para cada etapa dos procedimentos contábeis e atribua-as aos membros relevantes da equipe
- Envie SOPs finais automaticamente quando concluídos, com o ClickUp Automations
📮ClickUp Insight: A troca de contexto está corroendo silenciosamente a produtividade da sua equipe. Nossa pesquisa mostra que 42% das interrupções no trabalho são causadas por malabarismos com plataformas, gerenciamento de e-mails e saltos entre reuniões. E se você pudesse eliminar essas interrupções dispendiosas?
O ClickUp une seus fluxos de trabalho (e bate-papo) em uma plataforma única e simplificada. Inicie e gerencie suas tarefas a partir do chat, documentos, quadros brancos e muito mais, enquanto os recursos baseados em IA mantêm o contexto conectado, pesquisável e gerenciável!
E se você for parecido com os milhares de profissionais que lutam para manter uma comunicação e anotações eficientes, você deve conferir o modelo de diário de contabilidade do ClickUp.
Esse modelo ajuda a registrar todas as transações comerciais, incluindo detalhes sobre várias contas afetadas, ajudando-o a registrar digitalmente as transações com mais precisão. Ele também pode ser usado como base para seus modelos de contabilidade geral.
Ele ajuda você a:
- Categorize suas contas contábeis com o Board View
- Crie balanços com a exibição de tabela
- Use o ClickUp Docs para criar demonstrações financeiras
- Acompanhe as transações com recursos de controle de tempo, tags, avisos de dependência, e-mails e muito mais
Prestamos serviços de contabilidade terceirizados para vários clientes e nossa equipe trabalha remotamente. O ClickUp nos ajuda a gerenciar o fluxo de trabalho, acompanhar os prazos e garantir que as solicitações dos clientes e os itens diários que precisam ser feitos não sejam esquecidos.
Prestamos serviços de contabilidade terceirizados para vários clientes e nossa equipe trabalha remotamente. O ClickUp nos ajuda a gerenciar o fluxo de trabalho, acompanhar os prazos e garantir que as solicitações dos clientes e os itens diários que precisam ser feitos não sejam esquecidos.
Se você precisa de uma solução completa para gerenciar contas a receber, contas a pagar e faturar seus clientes com eficiência e, ao mesmo tempo, rastrear recursos para aumentar o desempenho financeiro, o modelo de contabilidade do ClickUp é a sua melhor aposta!
Além disso, os ClickUp Dashboards são úteis para exibir as principais métricas adaptadas ao seu negócio de contabilidade em um único centro de comando. Gere relatórios pré-criados ou personalize-os para acompanhar a saúde financeira de sua empresa em tempo real. Você também pode usar o painel para monitorar o progresso e a carga de trabalho da sua equipe. Tem coisa melhor do que isso?
Mas tudo se resume à segurança, certo? Os dados contábeis são confidenciais, e o ClickUp leva isso a sério.
Ele prioriza a segurança dos dados com armazenamento em nuvem AWS, criptografia e as principais certificações do setor. Recursos como autenticação de dois fatores e conformidade com a HIPAA garantem que suas informações financeiras permaneçam nas mãos certas - as suas.
Portanto, se você deseja integrar a IA para uma contabilidade mais inteligente ou simplificar o fluxo de trabalho de toda a sua equipe, o ClickUp é o software de contabilidade de projetos de que você precisa para gerenciar suas finanças sem esforço!
A melhor ferramenta de contabilidade com IA? ClickUp, em todas as contas!
A IA pode ser a melhor coisa que aconteceu com a contabilidade desde a invenção da calculadora. Mas, sejamos honestos, a IA por si só não é suficiente. Você precisa de um sistema que reúna tudo sem esforço.
O ClickUp é onde as ferramentas de contabilidade de IA encontram o gênio do fluxo de trabalho. Com os recursos de IA do ClickUp Brain e os recursos de gerenciamento de projetos, seu fluxo de trabalho é mais suave do que um livro contábil perfeitamente reconciliado: não há mais arquivos espalhados, intermináveis linhas de e-mail ou processamento de números até tarde da noite.
Então, por que se contentar com o comum quando você pode ter o melhor? Faça a mudança inteligente e registre-se em uma conta ClickUp gratuita hoje mesmo!