Sabe aquele momento em que você está fazendo malabarismo com 37 coisas - fornecedores, orçamentos, confirmações de presença - e um pequeno prazo perdido põe tudo a perder? Esse é o planejamento de eventos sem um cronograma.
Quer você esteja gerenciando vários projetos ou um evento corporativo de alto risco, o caos se instala rapidamente.
Fato curioso: Um relatório da Forrester de 2024 afirmou que cerca de 73% das organizações de planejamento de eventos usavam de uma a cinco ferramentas tecnológicas para gerenciar e planejar eventos.
Um modelo simples de diagrama de Gantt não apenas o ajudará a acompanhar o progresso, mas também apresentará as tarefas do projeto, as datas de início, as datas de término e as tarefas dependentes de uma forma que seu cérebro entenda.
Sem adivinhações. Nada mais de "Espere, quem deveria ligar para o bufê?" Apenas visuais limpos, cronogramas claros e tudo (finalmente) sob controle.
Então, vamos explorar os modelos de diagramas de Gantt gratuitos que fazem o que as suas notas adesivas nunca conseguiram fazer no planejamento de eventos. É hora de reunir todas as tarefas essenciais em uma linha do tempo! 😎
O que são modelos de diagramas de Gantt para planejamento de eventos?
Um modelo de gráfico de Gantt para planejamento de eventos é um gráfico pré-projetado usado para organizar e programar visualmente as tarefas envolvidas no planejamento de um evento. Ele divide as atividades e tarefas relacionadas ao evento em uma linha do tempo, acompanhando as tarefas do projeto, as datas de início, as datas de término, a duração das tarefas e as dependências.
Os planejadores, então, atribuem responsabilidades, priorizam tarefas importantes e gerenciam vários eventos ou projetos complexos.
Geralmente criados no Excel, no Google Sheets ou em outras ferramentas de gerenciamento de projetos, esses modelos costumam ser estruturados em linhas para tarefas e colunas para datas, facilitando o acompanhamento do progresso de todo o plano de gerenciamento de eventos. Eles servem principalmente como uma estrutura pronta para uso, reduzindo o tempo de configuração e mantendo todas as tarefas dentro do cronograma.
Você sabia? 89% dos profissionais afirmam que os eventos são essenciais para atingir as principais metas de negócios. No entanto, 19% ainda não acompanham o sucesso adequadamente.
O que faz um bom modelo de diagrama de Gantt para planejamento de eventos?
Um bom modelo de diagrama de Gantt para planejamento de eventos facilita a organização de cronogramas, a atribuição de tarefas e o monitoramento do progresso do projeto em todas as etapas do evento. Ele permite que você gerencie vários projetos, mantendo os detalhes das tarefas claros e estruturados.
Veja a seguir mais alguns recursos para entender como escolher um:
- Linhas e categorias de tarefas editáveis: Escolha modelos de gráficos de Gantt que atualizam ou ajustam rapidamente todas as tarefas com base no tipo ou tamanho do evento
- Cálculos automáticos de datas: Selecione um modelo de gráfico de Gantt que atualize os cronogramas com base em alterações na data de início, nas datas de término ou na duração estimada
- Configuração de dependências de tarefas: Escolha um modelo de diagrama de Gantt de planejamento de eventos que vincule tarefas dependentes para que o atraso de uma tarefa ajuste as demais automaticamente
- Barras de progresso visuais: Procure modelos de gráficos de Gantt que tenham barras de progresso visuais para ver quanto de cada tarefa foi concluída com acompanhamento em tempo real
- Colunas de recursos e orçamento: Procure um modelo de gráfico de Gantt do Excel ou outros modelos baseados em planilhas que permitam alocar os membros da equipe e monitorar os gastos na mesma planilha
- Status da tarefa codificado por cores: Opte por modelos de gráficos de Gantt em que você pode marcar as tarefas por status (por exemplo, pendente, em andamento, concluído) para obter visibilidade rápida
- Múltiplas seções de eventos: Escolha modelos de diagramas de Gantt de planejamento de eventos em que seja possível gerenciar mais de um evento ou projeto em uma única planilha
- Visualização de linha do tempo integrada: Priorize os modelos de gráfico de Gantt que mostram toda a linha do tempo do evento e do projeto ao longo de semanas ou meses sem precisar de outras ferramentas
Veja quando usar o gráfico de Gantt e quando usar a linha do tempo:
➡️ Leia mais: Modelos de planejamento de eventos e listas de verificação gratuitos em Excel e ClickUp
13 modelos gratuitos de planejamento de eventos que realmente funcionam
Seja para lidar com vários eventos ou para tentar sobreviver a um evento sem perder a cabeça, um modelo de gráfico de Gantt detalhado evita que as coisas entrem em uma espiral. Abaixo estão alguns modelos de alto desempenho que atendem a todas as necessidades de seu evento, incluindo estrutura e programação.
1. Modelo de linha do tempo do ClickUp Gantt
O ClickUp Gantt Timeline Template foi criado para equipes que precisam de estrutura sem desordem. Ele oferece linhas de tempo visuais, reagendamento de arrastar e soltar e visualizações em camadas - tudo em uma única interface. É perfeito para gerentes de projeto que precisam de uma visão geral clara sem precisar alternar entre uma dúzia de aplicativos.
Adequado para criar gráficos de Gantt simples ou complexos, alterne entre visualizações semanais, mensais ou anuais, dependendo da antecedência do seu planejamento. Além disso, mapeie dependências, acompanhe o progresso em tempo real, identifique caminhos críticos e organize cada detalhe com clareza e código de cores.
Por que você vai adorar este modelo
- Atribua status personalizados como "Em revisão" ou "Bloqueado" às tarefas do projeto
- Organize tarefas dependentes e visualize cronogramas usando uma visualização de gráfico de Gantt integrada
- Codifique por cores e acompanhe o progresso usando campos de porcentagem de conclusão
- Acesse várias visualizações para agendamento com zoom ou sem zoom
Ideal para: Equipes de eventos que gerenciam projetos complexos com prazos apertados e vários colaboradores.
bônus: O recurso Gantt Chart View do ClickUp transforma cronogramas de projetos complexos em visuais claros e interativos, permitindo que as equipes planejem, coordenem e acompanhem seu trabalho sem esforço.
Com a funcionalidade intuitiva de arrastar e soltar, você pode ajustar cronogramas, gerenciar dependências de tarefas e monitorar o progresso em tempo real, garantindo que os projetos permaneçam no rumo certo.
2. Modelo de Gantt simples do ClickUp
O ClickUp Simple Gantt Template elimina a bagunça e se concentra na funcionalidade.
Projetado para configuração rápida e gerenciamento direto de tarefas, esse modelo funciona bem quando você não precisa de 50 exibições ou personalizações avançadas - apenas um gráfico simples que funcione. Ele inclui três visualizações principais e colunas essenciais: status da tarefa, duração e dependência.
por que você vai adorar este modelo
- Visualize a linha do tempo do seu projeto com um único clique e reordene as tarefas rapidamente
- Vincule tarefas dependentes para evitar conflitos de prazos
- Use campos personalizados codificados por cores para priorizar tarefas importantes
Ideal para: Planejadores individuais, equipes pequenas ou qualquer pessoa que queira testar as águas com um modelo simples de gráfico de Gantt antes de investir em algo mais complexo.
Leia também: Como criar um cronograma de projeto em etapas simples (exemplos, ferramentas e modelos)
3. Modelo de linha do tempo de marketing do ClickUp
O ClickUp Marketing Timeline Template é mais do que um simples rastreador de tarefas - ele transforma todo o seu plano de gerenciamento de eventos em um mapa de estratégia visual. Esse modelo foi criado para equipes de marketing de eventos que gerenciam várias partes móveis, incluindo criação de conteúdo, anúncios, campanhas e prazos.
Ele inclui nove campos personalizados e seis status, ajudando-o a passar do planejamento à execução com total visibilidade. O modelo é especialmente útil para equipes que trabalham em vários departamentos, gerenciam cronogramas compartilhados ou coordenam várias tarefas de projeto simultaneamente.
por que você vai adorar este modelo
- Organize atividades promocionais em mídias sociais, e-mail e RP em uma única linha do tempo
- Defina os marcos da campanha e ajuste os cronogramas dinamicamente, conforme necessário
- Atribua tarefas de marketing aos membros da equipe com prazos incorporados
- Monitore o envolvimento e os resultados com o controle de desempenho integrado
Ideal para: Equipes de marketing ou de eventos que gerenciam lançamentos de produtos, campanhas sazonais ou cronogramas multifuncionais de vários projetos.
➡️ Leia mais: Melhor software gratuito de criação de gráficos de Gantt
4. Modelo de linha do tempo preenchível do ClickUp
Todo evento tem inúmeras partes móveis, e acompanhá-las pode ser uma tarefa árdua. O ClickUp Fillable Timeline Template oferece uma linha do tempo personalizável e interativa que permite que as equipes planejem tarefas, prazos e dependências com facilidade.
Com uma configuração mínima, ele ajuda a monitorar a duração das tarefas, acompanhar orçamentos e alterar prazos. Ao contrário das planilhas tradicionais, esse modelo oferece colaboração em tempo real, programação de arrastar e soltar e atualizações automatizadas, mantendo todos alinhados desde o planejamento até a execução.
por que você vai adorar este modelo
- Personalize a linha do tempo para se adequar a qualquer tipo de evento, de conferências corporativas a casamentos
- Automatize as atualizações de status para que todos fiquem informados
- Acompanhe atributos personalizados, como dias alocados ou custos estimados por tarefa
Ideal para: Equipes que gerenciam vários projetos que exigem cronogramas precisos e atualizações frequentes entre os departamentos.
ClickUp Insight: Acha que sua lista de tarefas está funcionando? Pense novamente. Nossa pesquisa mostra que 76% dos profissionais usam seu sistema de priorização para o gerenciamento de tarefas. No entanto, pesquisas recentes confirmam que 65% dos trabalhadores priorizam vitórias fáceis em detrimento de tarefas de alto valor sem uma priorização eficaz. As Prioridades de Tarefas do ClickUp transformam a maneira como você visualiza e lida com projetos complexos, destacando facilmente as tarefas críticas. Com os fluxos de trabalho baseados em IA do ClickUp e os sinalizadores de prioridade personalizados, você sempre saberá o que fazer primeiro.
5. Modelo de roteiro de projeto do ClickUp
O planejamento de um evento de grande escala requer um roteiro claro para navegar em cada etapa, desde a reserva do local até o acompanhamento pós-evento. O ClickUp Project Roadmap Template ajuda as equipes a criar uma visão geral estratégica dos principais marcos, garantindo uma execução tranquila do início ao fim.
Com as visualizações interativas do ClickUp, você acompanha as dependências, aloca recursos e adapta os planos dinamicamente à medida que o evento evolui. Ele também inclui listas de planejamento trimestrais que ajudam a alinhar cronogramas em vários projetos ou fases de produtos.
por que você vai adorar este modelo
- Organize as principais fases do evento com um roteiro estruturado e de longo prazo
- Veja as cargas de recursos usando a visualização de carga de trabalho para alocar melhor os recursos
- Acompanhe o status da preparação do evento em tempo real com vários formatos visuais
- Adapte o roteiro instantaneamente à medida que surgirem novas prioridades
Ideal para: Equipes que lidam com projetos ou eventos complexos que exigem planejamento trimestral, execução em várias fases e colaboração em tempo real.
Dica profissional: Ao contrário do gerenciamento de projetos em geral, que lida com tarefas contínuas, o gerenciamento de projetos de eventos é um campo dinâmico e de curto prazo, focado em proporcionar uma experiência específica.
6. Modelo de tarefa da linha do tempo do evento ClickUp
Dividir um evento em tarefas específicas é quase sempre a diferença entre uma função bem executada e um pesadelo logístico. O ClickUp Event Timeline Task Template oferece uma abordagem focada em tarefas para o planejamento de eventos, ajudando as equipes a atribuir, programar e acompanhar as responsabilidades individuais sem perder de vista o panorama geral.
Com visualizações personalizadas, dependências de tarefas e recursos de automação, esse modelo garante uma coordenação perfeita entre fornecedores, palestrantes, funcionários e equipes de logística. Ele ajuda você a marcar todos os pontos da lista de verificação de planejamento de eventos. Ele permite que você defina prazos, atribua proprietários e crie subtarefas para que nada se perca.
por que você vai adorar este modelo
- Divida o evento em marcos baseados em tarefas para uma execução mais clara
- Configure automações para lembretes, atualizações de tarefas e alertas para as partes interessadas
- Monitore o andamento do projeto ao vivo usando painéis e filtros de status
- Sincronize com as programações dos fornecedores para garantir uma coordenação tranquila
Ideal para: Gerentes de eventos que precisam gerenciar cronogramas apertados para conferências, galas ou eventos de vários dias que envolvem muitas partes móveis e equipes
➡️ Leia mais: Modelos gratuitos de execução de show em Excel e ClickUp
7. Modelo de planejamento de eventos ClickUp
O Modelo de planejamento de eventos do ClickUp funciona como um hub central, permitindo que os gerentes de eventos supervisionem todos os detalhes, desde os convites até a logística no local.
Em vez de fazer malabarismos com várias planilhas, esse modelo mantém tudo organizado, garantindo que cada elemento do evento seja executado no prazo e dentro do orçamento. Além disso, seja gerenciando um único evento ou fazendo malabarismos com vários projetos, esse modelo controla tudo usando listas separadas para atividades, instalações, faturamento e muito mais.
por que você vai adorar este modelo
- Gerencie contratos de fornecedores, orçamentos e cronogramas com controle financeiro integrado
- Automatize o gerenciamento da lista de convidados, o controle de RSVP e os lembretes por e-mail
- Adicione campos como Status do orçamento, Status do pagamento e Progresso para manter as principais métricas visíveis
- Colabore em tempo real usando o ClickUp Docs para obter detalhes de fornecedores, informações de patrocinadores e notas de tarefas
Ideal para: Equipes de eventos com serviço completo que gerenciam o planejamento de ponta a ponta, desde a logística e o orçamento até a coordenação dos convidados e a entrega final.
Aqui está um resumo em vídeo sobre como criar consistência com modelos no ClickUp:
8. Modelo de gerenciamento de eventos do ClickUp
Quer esteja gerenciando um webinar, uma reunião interna ou o lançamento de um produto, o ClickUp Event Management Template ajuda a atribuir tarefas, gerenciar o cronograma do evento e manter o orçamento.
Ele tem visualizações integradas para linha do tempo, orçamento, lista e até mesmo uma visualização de mapa para logística no local. Personalize campos como Budget Remaining (Orçamento restante) e Payment Status (Status de pagamento), facilitando a manutenção do controle financeiro sem precisar alternar entre as ferramentas.
por que você vai adorar este modelo
- Crie, atribua e acompanhe todas as tarefas vinculadas ao seu evento em um painel centralizado
- Use as visualizações de Gantt e Linha do tempo para gerenciar datas de início, datas de término e dependências
- Monitore os custos e o progresso do projeto por meio das visualizações de orçamento e lista
- Defina tarefas recorrentes, crie fluxos de trabalho de marketing e colabore com toda a equipe
Ideal para: Planejadores de eventos que gerenciam vários eventos com necessidades de coordenação rigorosa entre equipes, cronogramas e orçamentos.
Veja o que Alaina Maracotta, Marketing de Eventos da Vida Health, disse sobre o uso do ClickUp para planejamento de eventos:
Tem sido fenomenal ver quanto tempo economizamos em reuniões desde que mudamos para o ClickUp. O que costumava levar três horas por semana para planejamento e atualização de eventos agora leva pouco mais de uma hora. As equipes envolvidas agora têm mais tempo para se concentrar em prioridades de marketing mais importantes.
Tem sido fenomenal ver quanto tempo economizamos em reuniões desde que mudamos para o ClickUp. O que costumava levar três horas por semana para planejamento e atualização de eventos agora leva pouco mais de uma hora. As equipes envolvidas agora têm mais tempo para se concentrar em prioridades de marketing mais importantes.
9. Modelo de diagrama de Gantt do planejador de projetos de eventos do Excel da Microsoft
Esse modelo de gráfico de Gantt do Excel é uma opção ideal para planejadores que desejam algo simples, visual e baseado em planilhas. Criado diretamente no Excel, ele permite que você insira datas de início, durações de tarefas e status de progresso sem necessidade de configuração.
por que você vai adorar este modelo
- Defina manualmente as datas de início e término para cada fase do planejamento
- Ajusta-se automaticamente com base na entrada, oferecendo uma linha do tempo horizontal limpa para as tarefas do projeto
- Compartilhe cronogramas facilmente com as equipes usando as ferramentas de colaboração do Excel
- Edite os campos para adequá-los a projetos simples e a planejamentos de longo prazo
Ideal para: Indivíduos ou equipes que preferem usar o Microsoft Excel para gerenciamento de projetos e precisam de um formato flexível e pronto para uso para planejamento de eventos ou cronogramas gerais.
➡️ Leia mais: Exemplos de gráficos de Gantt para gerenciamento de projetos
10. Modelo de planejamento de eventos com gráfico de Gantt em Excel do ProjectManager
O modelo de planejamento de eventos do ProjectManager Excel Gantt Chart tem duas opções: Excel e on-line. Se você usar o Excel, obterá um formato estruturado para listar as tarefas do projeto, atribuir datas de início e término, definir a duração estimada e acompanhar o status.
Esse modelo é especialmente útil para coordenar fornecedores, locais e cronogramas em um único layout visual.
por que você vai adorar este modelo
- Personalize as fases do projeto e ajuste os cronogramas conforme necessário
- Exporte gráficos de Gantt para discussões com clientes e equipes
- Insira tarefas com prazos, duração e porcentagem de conclusão para preencher um cronograma de evento baseado no Excel
- Ajuste facilmente os cronogramas se ocorrerem atrasos, como atrasos de fornecedores ou reagendamentos
Ideal para: Planejadores de eventos autônomos, consultores e equipes que trabalham com documentos estáticos.
Leia também: Modelos de propostas de eventos gratuitos para seu próximo evento
11. Modelo de quadro branco de gráfico de Gantt semanal do Canva
Para um planejamento de eventos visualmente atraente, o Modelo de gráfico de Gantt semanal do Canva oferece uma maneira intuitiva de criar cronogramas de eventos codificados por cores que podem ser facilmente personalizados para apresentações ou uso interno.
Esse modelo permite que os planejadores de eventos estruturem tarefas, acompanhem prazos e criem um roteiro visualmente atraente. É ideal para equipes que precisam de uma visão geral de alto nível do progresso semanal do evento. Também é perfeito para visualizar cronogramas de eventos, especialmente ao trabalhar com equipes criativas ou apresentar cronogramas a clientes ou partes interessadas.
por que você vai adorar este modelo
- Ajuste as programações de eventos usando as ferramentas de edição de arrastar e soltar do Canva
- Exporte linhas do tempo como gráficos de alta resolução para apresentações e relatórios
- Crie a linha do tempo de seu projeto com blocos de tarefas codificados por cores ao longo de semanas ou meses
- Colabore ao vivo com toda a sua equipe usando os recursos de quadro branco do Canva
Ideal para: Pensadores visuais, equipes criativas ou planejadores de eventos que apresentam cronogramas de projetos a clientes ou partes interessadas em um formato mais envolvente.
12. Modelo de planejamento de eventos do Excel/ Google Sheets da GanttPro
O planejamento de eventos geralmente exige flexibilidade, e o GanttPro's Excel/Google Sheets Event Planning Template oferece uma maneira básica e estruturada de agendar e acompanhar tarefas usando um formato de planilha amigável na nuvem.
Esse modelo vem pré-estruturado com tarefas, subtarefas, marcos e dependências, facilitando o início imediato no Excel, no Planilhas Google ou na plataforma on-line do GanttPRO. Gerencie vários projetos, ajuste as linhas do tempo e exporte para PDF ou PNG.
por que você vai adorar este modelo
- Personalize a duração das tarefas e ajuste os cronogramas dos eventos conforme necessário
- Defina datas de início, datas de término e hierarquias de tarefas em todos os eventos
- Adicione marcos e tarefas dependentes de links com o recurso de arrastar e soltar
- Acompanhe o andamento do projeto em tempo real e faça ajustes rapidamente
Ideal para: Profissionais de eventos que precisam de flexibilidade e estrutura - especialmente ao lidar com projetos recorrentes entre equipes ou clientes.
13. Modelo de gráfico de Gantt de programação de conferência do Tom's Planner
O Conference Schedule Gantt Chart Template by Tom's Planner fornece uma programação de eventos clara e com blocos de tempo, permitindo que os planejadores organizem conferências de vários dias e cúpulas corporativas com eficiência.
Ao contrário dos simples rastreadores de planilhas, esse modelo de gráfico de Gantt especializado é feito sob medida para conferências e permite o agendamento de sessões simultâneas, o acompanhamento da disponibilidade dos palestrantes e o ajuste dinâmico da duração das sessões.
por que você vai adorar este modelo
- Organize os cronogramas de conferências em gráficos de Gantt claros e visuais para facilitar a navegação
- Estruture sessões de palestras, painéis de discussão e salas de discussão com intervalos de tempo distintos
- Ajuste a duração das sessões e os blocos de tempo dos palestrantes sem interromper toda a programação
- Crie uma referência em tempo real para organizadores de eventos, palestrantes e voluntários
Ideal para: Diretores de programas, coordenadores de conferências e equipes de eventos que buscam uma linha do tempo visual simples, mas poderosa, para projetos complexos, como conferências de vários dias.
➡️ Leia mais: Melhor software gratuito de planejamento de eventos (ferramentas de gerenciamento de eventos)
Mantenha o caos sob controle com o ClickUp
O planejamento de eventos sempre será imprevisível, mas seu cronograma não deveria ser. Os diagramas de Gantt oferecem uma estrutura que se adapta, dimensiona e mantém tudo unido, mesmo quando ocorrem mudanças de última hora. Com o modelo certo em vigor, você deixa de reagir e começa a liderar.
Quando se trata de planejamento de eventos, clareza, colaboração e adaptabilidade são fundamentais, e é exatamente isso que os modelos de gráfico de Gantt para planejamento de eventos do ClickUp oferecem. Como o aplicativo diário para o trabalho, o ClickUp permite visualizar todas as fases, rastrear dependências e ajustar cronogramas em tempo real - algo que as planilhas estáticas não conseguem fazer. Abandone as atualizações manuais e experimente o planejamento de eventos dinâmico e sem interrupções com o ClickUp! Registre-se gratuitamente hoje mesmo! ✨