Planilhas ou espaços de trabalho? Essa é a verdadeira questão.
Algumas pessoas confiam plenamente no Excel, criando modelos financeiros complexos e automatizando relatórios com fórmulas que praticamente memorizaram. Outras preferem o Notion, onde notas, tarefas e bancos de dados ficam em um único lugar, sem linhas e colunas intermináveis.
Ambas as ferramentas lidam com dados, organização e colaboração, mas de maneiras totalmente diferentes. Uma foi criada para processar números e a outra para conectar ideias.
Então, quando você compara o Notion com o Microsoft Excel, qual deles é superior? Vamos descobrir. ⚖️
🚀 Bônus: para uma terceira opção e, em nossa opinião, melhor, experimente o ClickUp. A Visualização de Tabela do ClickUp é a planilha dinâmica com inteligência artificial, o aplicativo de comunicação em tempo real e a solução de gerenciamento de projetos e conhecimento da sua equipe, tudo em um só lugar.
Mas primeiro, vamos mergulhar no confronto entre Notion e Microsoft Excel!
⏰ Resumo de 60 segundos
Tanto o Notion quanto o Microsoft Excel oferecem pontos fortes exclusivos e atendem a diferentes finalidades. Aqui está uma análise detalhada do que cada ferramenta se destaca:
- Notion: ideal para equipes que precisam de um espaço de trabalho flexível para gerenciar projetos, documentar informações e criar bancos de dados personalizados.
- Excel: ideal para gerenciar grandes conjuntos de dados, realizar cálculos complexos e visualizar dados com tabelas dinâmicas e gráficos.
O ClickUp ajuda equipes e empresas que buscam uma solução unificada que reúne o melhor dos dois mundos com:
- Tarefas para simplificar o gerenciamento de tarefas, atribuindo, priorizando e acompanhando tarefas
- Campos personalizados para personalizar tarefas adicionando dados específicos para uma melhor organização
- Exibição em tabela para otimizar o acompanhamento do projeto em uma exibição flexível, semelhante a uma planilha.
- Brain para aumentar a produtividade com insights baseados em IA que conectam tarefas, pessoas e conhecimento em toda a sua organização.
- Docs para colaborar em documentos ricos e dinâmicos que se integram diretamente com tarefas e fluxos de trabalho
- Automações para economizar tempo automatizando tarefas e fluxos de trabalho repetitivos
O que é o Notion?
O Notion é uma plataforma versátil e completa que combina recursos de anotações, gerenciamento de projetos e banco de dados. Ele permite que você organize, colabore e gerencie tarefas da sua maneira.
Você pode criar documentos abrangentes, bases de conhecimento e wikis enquanto acompanha projetos com visualizações personalizadas, como listas, quadros e calendários.
Além disso, ele oferece o Notion AI integrado para ajudá-lo a escrever, resumir e encontrar informações instantaneamente. Pense nele como um substituto para o Google Docs, Trello e Confluence, só que mais flexível e adaptado à sua forma de trabalhar.
Recursos do Notion
O Notion é um espaço de trabalho totalmente personalizável que se adapta às suas necessidades. Em vez de forçá-lo a uma estrutura rígida, ele permite que você crie fluxos de trabalho que correspondam à sua maneira de pensar e trabalhar. Vejamos alguns recursos em detalhes. 👇🏼
Recurso nº 1: assistência com tecnologia de IA
O Notion AI está integrado diretamente ao Notion, tornando o gerenciamento de projetos mais eficiente. Ele extrai informações de ferramentas externas, como Slack e Google Drive, para que você possa encontrar respostas sem precisar alternar entre aplicativos.
Precisa gerar conteúdo? Use o Notion AI para escrever, editar e refinar seu trabalho. Ele também transforma grandes bancos de dados em insights acionáveis e aprimora a documentação com diagramas e fluxogramas gerados automaticamente, ajudando as equipes a trabalhar de forma mais inteligente e a tomar decisões baseadas em dados com mais rapidez.
💡 Dica profissional: as páginas do Notion podem parecer um romance. Adicione um índice na parte superior para que você (e sua equipe) possam ir direto ao que interessa.
Recurso nº 2: bancos de dados e visualizações personalizados
O sistema de banco de dados do Notion oferece controle total sobre a organização e o layout, permitindo que você crie espaços personalizados para projetos, tarefas ou bases de conhecimento.
Cada entrada do banco de dados funciona como uma página, o que significa que você pode anexar documentos, adicionar subtarefas e vincular conteúdos relacionados. Você pode escolher entre modelos do Notion ou várias visualizações, como tabelas para acompanhamento detalhado, quadros Kanban para gerenciamento de fluxo de trabalho, calendários para prazos e galerias para organização visual. Alterne facilmente entre essas visualizações para mudar de perspectiva.
💡 Dica profissional: Quer trabalhar mais rápido? Domine os atalhos de teclado do Notion. Aqui está uma pequena folha de dicas para navegação geral:
Voltar e avançar: Ctrl + [ (Voltar) / Ctrl + ] (Avançar)
Nova página: Ctrl + N (Windows) / Cmd + N (Mac)
Abra uma nova janela: Ctrl + Shift + N / Cmd + Shift + N
Ir para a página recente: Ctrl + P / Cmd + P
Recurso nº 3: Gerenciamento integrado de projetos
A ferramenta de gerenciamento de projetos Notion cria tarefas, atribui prazos, define prioridades e acompanha o progresso com diferentes visualizações. Ao contrário dos softwares rígidos de gerenciamento de projetos, o Notion permite que você crie fluxos de trabalho adequados ao processo da sua equipe.
A personalização é fundamental. Para se adequar ao seu fluxo de trabalho, você pode criar rótulos de prioridade, tags de status e dependências. As automações lidam com tarefas repetitivas, como atualizar status, registrar relatórios de bugs ou gerar esboços de documentos, para que você possa se concentrar no que é importante. Capturar entradas é fácil com formulários integrados que alimentam diretamente seus fluxos de trabalho.
Preços do Notion
- Gratuito
- Mais: R$ 12/mês por usuário
- Negócios: US$ 18/mês por usuário
- Empresa: Preços personalizados
- Notion AI: adicione a qualquer plano por US$ 10/mês por usuário
🔍 Você sabia? O Notion foi fundado por Ivan Zhao, Chris Prucha, Jessica Lam, Simon Last e Toby Schachman em 2013.
O que é o Microsoft Excel?
O Microsoft Excel é um poderoso aplicativo de planilhas para organizar, analisar e visualizar dados.
Com sua estrutura baseada em grade, você pode inserir texto, números e fórmulas para realizar cálculos, gerenciar finanças, controlar estoques e gerar tabelas e gráficos.
Amplamente utilizado em diversos setores, o Excel é essencial para tarefas como contabilidade, engenharia e análise de negócios, tornando o gerenciamento de dados mais eficiente e perspicaz.
Recursos do Microsoft Excel
O Microsoft Excel é uma ferramenta poderosa para análise, automação e visualização de dados. Seus modelos de planilhas permitem que você acompanhe despesas, gerencie estoques ou analise dados financeiros.
Vamos entender seus recursos em detalhes. ⛏️
Recurso nº 1: Fórmulas e funções
O Excel vem com mais de 400 funções integradas para facilitar o processamento de números, a análise de dados e a automação. Precisa de um total rápido? Use “SUM”. Quer aplicar lógica? “IF” é a função certa para você. Procurando dados específicos? “VLOOKUP” faz o trabalho.
Para tarefas mais avançadas, “XLOOKUP”, “INDEX/MATCH” e “ARRAY FORMULAS” oferecem ainda mais controle sobre grandes conjuntos de dados. Você também pode combinar várias funções em fórmulas aninhadas, simplificando cálculos complexos em apenas uma etapa.
Recurso nº 2: formatação condicional
A formatação condicional facilita a identificação de tendências e insights importantes, alterando a aparência das células com base em critérios específicos. Você pode usar escalas de cores para destacar intervalos de valores, barras de dados para comparações rápidas ou ícones para sinalizar pontos de dados essenciais.
Por exemplo, destaque tarefas vencidas em vermelho, marque as regiões de vendas com melhor desempenho em verde ou use setas para acompanhar as mudanças nos lucros. Essa técnica poderosa pode tornar os painéis, relatórios financeiros e acompanhamento de desempenho em modelos de tabelas mais visuais e informativos.
💡 Dica profissional: Mantenha seus dados organizados com a validação de dados. Defina regras para que apenas entradas válidas sejam permitidas, como listas suspensas para opções predefinidas, e evite erros de digitação acidentais.
Recurso nº 3: tabelas dinâmicas e gráficos
As tabelas dinâmicas ajudam você a transformar dados brutos em insights claros e acionáveis, resumindo, filtrando e organizando informações. Agrupe dados com base em categorias, calcule totais e médias e crie cálculos personalizados, tudo sem escrever fórmulas complexas.
Combine-os com gráficos dinâmicos para visualizar instantaneamente as tendências com gráficos de barras, gráficos circulares ou gráficos de linhas. Precisa refinar sua análise? Basta arrastar e soltar os campos, e o Excel atualiza tudo automaticamente. Com Slicers e Timelines, você pode filtrar dados de forma interativa, tornando a análise em tempo real ainda mais suave.
Preços do Microsoft Excel
- Pessoal: US$ 9,99/mês por usuário
- Família: US$ 12,99/mês por usuário
- Business Basic: US$ 7,20/mês por usuário
- Business Standard: US$ 15,00/mês por usuário
- Business Premium: US$ 26,40/mês por usuário
- Apps for Business: US$ 9,90/mês por usuário
📖 Leia também: Alternativas ao Microsoft Excel
Notion vs. Microsoft Excel: comparação de recursos
O Notion e o Microsoft Excel oferecem vantagens exclusivas, mas atendem a finalidades diferentes. Enquanto o Notion é ótimo para documentação, bancos de dados e gerenciamento de projetos, o Excel permite cálculos avançados, análises e relatórios.
Aqui está uma tabela comparando essas ferramentas de gerenciamento de dados para ajudá-lo a escolher mais rapidamente. 📊
| Recurso | Notion | Microsoft Excel |
| Uso principal | Anotações, bancos de dados, gerenciamento de projetos | Análise de dados, cálculos e modelagem financeira |
| Estrutura de dados | Blocos (texto, tabelas, banco de dados, mídia) | Baseado em grade (células, linhas, colunas) |
| Recursos de banco de dados | Bancos de dados relacionais e registros vinculados | Dados tabulares e tabelas dinâmicas |
| Fórmulas e funções | Fórmulas básicas em bancos de dados | Funções matemáticas e estatísticas avançadas |
| Personalização | Altamente personalizável com modelos e blocos de arrastar e soltar | Fórmulas personalizadas, macros e scripts VBA |
| Colaboração | Edição em tempo real, comentários e permissões | Colaboração em tempo real com o OneDrive; recursos limitados de comentários |
| Automação | Automação básica com integrações | Automação avançada com Power Query, VBA e macros |
| Visualização | Tabelas simples, Kanban, calendário e visualizações em galeria | Tabelas, gráficos, formatação condicional |
| Integração | Integra-se com o Slack, o Zapier e o Google Calendar. | Integra-se com o Microsoft 365, Power BI e outros bancos de dados externos. |
| Acesso offline | Funcionalidade offline limitada | Acesso offline completo |
| Armazenamento de arquivos | Armazenamento baseado em nuvem | Armazenamento local e baseado em nuvem |
| Ideal para | Gerenciamento de conhecimento, acompanhamento de projetos e documentação | Análise financeira, modelagem de dados e relatórios |
Recurso nº 1: Gerenciamento de banco de dados
Ambas as ferramentas organizam dados estruturados, mas adotam abordagens muito diferentes:
Notion
O Notion trata os bancos de dados como coleções de conteúdo flexíveis, permitindo que os usuários vinculem registros, criem diferentes visualizações, como Kanban, calendário, lista e tabela, e incorporem mídia avançada. É ótimo para gerenciamento de projetos, bases de conhecimento e organização de informações estruturadas com funcionalidade de banco de dados relacional.
No entanto, ele carece de recursos avançados de manipulação de dados.
Microsoft Excel
O Excel foi desenvolvido para dados estruturados e oferece ferramentas poderosas, como tabelas dinâmicas, filtragem e classificação. Ele fornece recursos avançados de fórmulas e automação por meio de macros, tornando-o ideal para tarefas com grande volume de dados.
No entanto, o gerenciamento de projetos do Excel não oferece a mesma facilidade de vincular registros relacionados em várias planilhas que o Notion.
🏆 Vencedor: Microsoft Excel para manipulação e análise aprofundada de dados.
🔍 Você sabia? A década de 1980 viu o nascimento dos data warehouses, que permitiram às empresas analisar grandes conjuntos de dados em vez de apenas armazená-los. Isso abriu caminho para a inteligência empresarial moderna.
Recurso nº 2: Colaboração
O Notion e o Excel oferecem suporte à colaboração em equipe, mas de maneiras distintas:
Notion
O Notion foi projetado para colaboração em tempo real. Ele permite que vários usuários editem bancos de dados, comentem itens e acompanhem alterações sem esforço. Ele também oferece controles de acesso granulares, facilitando o gerenciamento de permissões entre diferentes membros da equipe.
Microsoft Excel
A integração do Excel com o Microsoft 365 permite a coedição baseada em nuvem, mas podem ocorrer conflitos de versão com planilhas complexas. Embora ofereça comentários e controle de alterações, a colaboração não é tão integrada quanto em ferramentas de gerenciamento de projetos como o Notion.
🏆 Vencedor: Notion para colaboração em tempo real, melhores controles de permissão e uma interface amigável.
📖 Leia também: Software de gerenciamento de projetos vs. Excel: qual é o mais adequado para sua equipe?
Recurso nº 3: Automação e integrações
Veja como as ferramentas se comparam em termos de automação:
Notion
O Notion oferece automação básica por meio das integrações Zapier, Make e Notion API. Embora seja útil para conectar-se a outros aplicativos, seus recursos de automação são relativamente limitados, dependendo principalmente de serviços de terceiros.
Microsoft Excel
O Excel se destaca (trocadilho intencional) em automação, com recursos integrados como macros, scripts VBA e Power Query para lidar com cálculos complexos e transformação de dados. Ele também se integra profundamente ao Microsoft Power Automate e ao Power BI, tornando-o altamente versátil.
🏆 Vencedor: Microsoft Excel por seus recursos avançados de automação e script.
🔍 Você sabia? Até 2025, o volume global de dados deve aumentar para 181 zettabytes. O uso crescente de dispositivos IoT, processamento de dados em tempo real e armazenamento baseado em nuvem impulsiona esse crescimento. Para se ter uma ideia, um zettabyte equivale a um sextilhão de bytes (1.000.000.000.000.000.000.000 bytes), ou o equivalente ao armazenamento de 250 bilhões de DVDs.
Notion vs. Microsoft Excel no Reddit
Recorremos ao Reddit para ver o que os usuários tinham a dizer sobre o Notion e o Excel, e o veredicto é... bem, depende do que você precisa.
Veja o que um usuário disse sobre a flexibilidade do Notion:
O Notion não tem realmente “células” — não há coordenadas x:y como há em uma planilha. O Notion tem bancos de dados, onde cada linha pode ter um conjunto de dados para suas propriedades. Isso significa que você não pode fazer cálculos de células ou intervalos facilmente, embora tenha os benefícios de um banco de dados, como flexibilidade de exibição de dados.
O Notion não tem realmente “células” — não há coordenadas x:y como há em uma planilha. O Notion tem bancos de dados, onde cada linha pode ter um conjunto de dados para suas propriedades. Isso significa que você não pode fazer cálculos de células ou intervalos facilmente, embora tenha os benefícios de um banco de dados, como flexibilidade de exibição de dados.
Alguns usuários escolhem o Excel por seus recursos avançados:
O Notion fica muito lento com bancos de dados com mais de algumas centenas de itens. E não é tão flexível quanto o Excel para equações e movimentação de dados. Não acho que os bancos de dados do Notion tenham como objetivo substituir as planilhas do Excel.
O Notion fica muito lento com bancos de dados com mais de algumas centenas de itens. E não é tão flexível quanto o Excel para equações e movimentação de dados. Não acho que os bancos de dados do Notion tenham como objetivo substituir as planilhas do Excel.
Enquanto outros usuários preferiram o Notion:
A principal razão pela qual eu uso o Notion em vez do Excel é que ele é um banco de dados real, enquanto o Excel não é um banco de dados e usá-lo dessa forma geralmente é um erro. As razões pelas quais você pode querer usar o Excel são se precisar fazer fórmulas usando células arbitrárias, em vez de apenas ter uma lista regular de linhas de banco de dados, ou se realmente depender da capacidade de criar gráficos.
A principal razão pela qual eu uso o Notion em vez do Excel é que ele é um banco de dados real, enquanto o Excel não é um banco de dados e usá-lo dessa forma geralmente é um erro. As razões pelas quais você pode querer usar o Excel são se precisar fazer fórmulas usando células arbitrárias, em vez de apenas ter uma lista regular de linhas de banco de dados, ou se realmente depender da capacidade de criar gráficos.
🧠 Curiosidade: Na década de 1950, as empresas gerenciavam dados usando cartões perfurados e fitas magnéticas. Se você perdesse um cartão, poderia literalmente perder parte do seu banco de dados.
Conheça o ClickUp — a melhor alternativa ao Notion e ao Microsoft Excel.
O Excel lida com a análise de dados, enquanto o Notion se destaca na documentação. No entanto, usar os dois ou cada um deles pode fragmentar os fluxos de trabalho, dificultar a colaboração e criar ineficiências ao longo do tempo.
É aqui que o ClickUp se destaca. 🤩
O ClickUp é o aplicativo completo para o trabalho que combina gerenciamento de projetos, gerenciamento de conhecimento e bate-papo, tudo com tecnologia de IA que ajuda você a trabalhar de forma mais rápida e inteligente.
Em vez de forçar as empresas a reunir sistemas díspares, ele centraliza todos os aspectos do trabalho em um único ambiente unificado.
Vamos entender por que ela é a melhor alternativa ao Notion e ao Excel combinados! 👀
Vantagem nº 1 do ClickUp: gerenciamento de tarefas
Tarefas do ClickUp
O ClickUp oferece um sistema estruturado de gerenciamento de tarefas que suporta fluxos de trabalho simples e complexos.
As tarefas do ClickUp são os blocos de construção de cada projeto, mantendo o trabalho organizado e o progresso transparente. Divida as tarefas em subtarefas, atribua-as a membros específicos da equipe e priorize com base nos requisitos do projeto.
Por exemplo, uma equipe de marketing que está planejando o lançamento de um produto pode usar o ClickUp Tasks para se manter organizada. Eles podem dividir o lançamento em subtarefas — criação de conteúdo, design de anúncios e campanhas por e-mail —, atribuir responsabilidades e definir prazos.
O acompanhamento de dependências garante que a campanha de e-mail não seja enviada antes que a página de destino esteja pronta, enquanto os indicadores de progresso mantêm todos alinhados.
Campos personalizados do ClickUp
Quer mais especificidade? Adicione campos personalizados do ClickUp.
Os campos personalizados permitem que as equipes adicionem tipos de dados específicos — texto, números, datas e menus suspensos — diretamente às tarefas, mantendo os projetos organizados e acionáveis.
Por exemplo, uma equipe de vendas que gerencia leads pode usar menus suspensos para acompanhar as etapas das negociações, campos de data para lembretes de acompanhamento e campos numéricos para monitorar as projeções de receita. Essa abordagem estruturada garante melhor organização, responsabilidade e acompanhamento do pipeline em tempo real.
Exibição de tabela do ClickUp
Quer visualizar seu fluxo de trabalho? Recorra à visualização de tabela do ClickUp.
A Visualização de tabela oferece um layout familiar no estilo de planilha, com flexibilidade para acompanhar tarefas, prazos e métricas importantes, tudo em tempo real. Você pode personalizar colunas, classificar dados e aplicar filtros para se concentrar no que é mais importante. Essa visualização combina a precisão analítica do Google Sheets e do Excel com atualizações em tempo real para uma colaboração perfeita.
Por exemplo, uma equipe de RH pode usar a Visualização de Tabela para acompanhar os candidatos a vagas, classificá-los por estágio de entrevista e filtrar os mais qualificados. À medida que os gerentes de contratação fornecem feedback, a tabela é atualizada instantaneamente, garantindo um processo de recrutamento organizado e tranquilo.
⚙️ Bônus: Entenda como os gerentes de produto do ClickUp usam o ClickUp para ajudá-lo a otimizar roadmaps, priorizar recursos e colaborar de forma integrada.
Vantagem nº 2 do ClickUp: documentação
Ao comparar o ClickUp e o Notion, o ClickUp lida com a tomada de notas enquanto se adapta perfeitamente ao seu fluxo de trabalho.
ClickUp Docs
O ClickUp Docs permite criar, compartilhar e atualizar documentos abrangentes, wikis e bases de conhecimento em tempo real. Você pode adicionar mídias ricas incorporadas, tabelas e trechos de código, tornando-os adequados para notas de reuniões, resumos de projetos e documentação técnica.
Com tudo interconectado no ClickUp, você pode vincular documentos a tarefas para centralizar todo o seu trabalho e adicionar widgets para atualizar fluxos de trabalho, ajustar o status dos projetos, atribuir tarefas e muito mais.
Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento de produtos pode usar o Docs para redigir especificações de recursos, incorporar maquetes de design e vincular diretamente a tarefas relacionadas. Isso mantém engenheiros, designers e partes interessadas alinhados, garantindo atualizações em tempo real e colaboração contínua.
ClickUp Brain
Mas o que realmente eleva a documentação é o ClickUp Brain, um assistente poderoso e integrado com tecnologia de IA que facilita a organização e a recuperação de informações.
Seus resumos alimentados por IA ajudam você a transformar instantaneamente documentos longos em conclusões importantes, economizando tempo de revisão. Os recursos de pesquisa inteligente permitem que você encontre conteúdo relevante em tarefas, documentos e projetos sem precisar vasculhar arquivos intermináveis. E se você precisar refinar sua documentação, o AI Writer ajuda a melhorar a clareza, a estrutura e a formatação em segundos.
Por exemplo, um gerente de projeto elabora um plano detalhado no ClickUp Docs, incorporando gráficos e trechos de código. O Brain gera um resumo, destacando os principais marcos para um rápido alinhamento da equipe. À medida que o projeto evolui, o AI Writer refina as atualizações, enquanto a pesquisa inteligente garante acesso instantâneo às informações relevantes.
Vantagem nº 3 do ClickUp: automações
Automações ClickUp
Cansado de tarefas repetitivas? O ClickUp Automations permite que você crie regras que acionam ações específicas com base em condições definidas.
Por exemplo, você está gerenciando um processo de aprovação de conteúdo usando o Docs. Em vez de atualizar manualmente os status e notificar as partes interessadas, você pode configurar uma automação em que, quando um documento passa de “Rascunho” para “Em revisão”, o ClickUp o atribui automaticamente ao editor e envia uma notificação.
Além disso, as integrações do ClickUp conectam você a aplicativos de terceiros, como Slack, Google Drive, GitHub e Zoom, para reunir tudo em uma única página. Você pode usar a integração Zapier do ClickUp para fazer isso facilmente!
📮 ClickUp Insight: equipes de baixo desempenho são 4 vezes mais propensas a usar mais de 15 ferramentas, enquanto equipes de alto desempenho mantêm a eficiência limitando seu kit de ferramentas a 9 ou menos plataformas.
Que tal usar uma única plataforma? O ClickUp, o aplicativo completo para o trabalho, reúne suas tarefas, projetos, documentos, wikis, bate-papos e chamadas em uma única plataforma, com fluxos de trabalho alimentados por IA.
O ClickUp é excelente no que o Notion não consegue fazer
Agora que discutimos todas as possibilidades do debate Notion vs. Microsoft Excel, você já fez sua escolha?
O Notion é altamente flexível, mas carece de análise de dados complexa. Embora o Excel seja excelente em visualização avançada de dados, ele apresenta dificuldades em termos de colaboração.
Sugerimos uma opção C(lickUp)!
Como o aplicativo completo para o trabalho, ele oferece insights baseados em IA com o ClickUp Brain, gerenciamento de dados poderoso com o Table View e gerenciamento de projetos granular com o Tasks. O ClickUp Docs permite a colaboração perfeita em documentos, e o ClickUp Automations ajuda a otimizar tarefas repetitivas.
Então, por que esperar? Inscreva-se gratuitamente no ClickUp hoje mesmo! ✅