Compreender como um projeto passa de uma fase para outra depende da sua capacidade de visualizar o fluxo do projeto. É isso que torna o software de fluxogramas tão popular entre as equipes que precisam de mais clareza visual.
No entanto, algumas equipes se concentram no software gratuito disponível e querem saber como criar um fluxograma no Google Docs. Não é a maneira mais vantajosa e simples de criar um fluxograma, mas é possível!
Para esboços rápidos e rabiscos durante o intervalo do almoço, esse sistema é suficiente. Mas para fluxogramas complexos e diagramas de fluxo de trabalho, existem muitos outros recursos eficazes e funcionais que são tão convenientes quanto a boa e velha caneta e papel — prometo.
No contexto desta publicação, vamos nos concentrar em apenas uma dessas alternativas: criar fluxogramas no Google Docs.
Agora, você pode ser um usuário de longa data do Google Docs e estar se perguntando como conseguiu passar tanto tempo sem saber que seu editor de documentos favorito era capaz de fazer muito mais, mas você não está sozinho!
Acompanhe enquanto explicamos tudo o que você precisa saber sobre como criar fluxogramas no Google Docs, incluindo um guia passo a passo e um curso intensivo sobre fluxogramas.
⏰ Resumo de 60 segundos
- Os fluxogramas são ferramentas visuais essenciais para esclarecer os processos do projeto e melhorar a comunicação.
- Os elementos principais incluem símbolos de início/fim, retângulos de processo, diamantes de decisão e setas para indicar a direção do fluxo.
- Fluxogramas básicos podem ser criados no Google Docs usando o Google Drawings, adicionando formas, linhas e texto.
- Os tipos comuns de fluxogramas incluem fluxogramas de processos, diagramas de fluxo de trabalho, diagramas de raias e fluxogramas de dados.
- O Google Docs tem limitações, como a falta de recursos dedicados a fluxogramas e a manipulação manual de formas.
- O ClickUp oferece recursos robustos de fluxogramas com modelos e integração perfeita ao fluxo de trabalho.
- Os quadros brancos do ClickUp permitem criar e compartilhar fluxogramas facilmente, com colaboração em tempo real.
O que é um fluxograma?
Um fluxograma é uma ferramenta visual que representa graficamente um processo ou fluxo de trabalho.
A maioria dos usuários prefere usá-los para representar grandes quantidades de dados ou planejar conceitos complexos. Eles são fáceis de ler e ajudam a decompor processos complicados de uma maneira mais compreensível devido à sua natureza visual — eles também são muito acessíveis para membros da equipe que processam informações de maneira diferente.
No gerenciamento de projetos, os fluxogramas são um elemento fundamental na fase de planejamento, pois complementam qualquer metodologia de projeto, incluindo estrutura de projeto adaptativa, gerenciamento do ciclo do projeto ou ágil. Como auxílio visual, os fluxogramas fornecem:
- Clareza: os membros da equipe podem ver claramente cada etapa do ciclo de vida do projeto.
- Coordenação: os fluxogramas promovem a transparência para que todos os membros estejam em sintonia quando se trata de suas funções no fluxo de trabalho do projeto.
- Comunicação: os fluxogramas usam gráficos simples para transmitir rapidamente como processos complexos são realizados.
- Análise: os fluxogramas mapeiam os fluxos do processo do início ao fim, permitindo que os gerentes de projeto determinem facilmente onde é provável que surjam gargalos e façam ajustes, se necessário.
Símbolos, formas e qualidades comuns em fluxogramas
Para entender como criar e ler um fluxograma, vamos primeiro nos aprofundar em suas qualidades e atributos mais típicos.
Início/fim
Assim como todas as suas histórias favoritas, a maioria dos fluxogramas tem um início e um fim, indicados por um retângulo arredondado ou símbolo terminal.
Processo
O processo mostra o que está sendo feito e é representado por um componente retangular rotulado por uma ação. “Desligar a TV”, “alimentar o gato” e “ligar para o supervisor executivo” são alguns exemplos.
Decisão
É aqui que os fluxogramas mostram decisões para perguntas simples. Estamos falando de perguntas sim ou não e verdadeiro ou falso. O processo — ou algoritmo — será executado em duas direções diferentes, dependendo das respostas às perguntas. Um losango ou rombo representa o sinal de decisão.
Setas
A direção de um processo é mostrada por setas, também chamadas de linhas de fluxo.
Criando um fluxograma no Google Docs
O Google Docs é uma poderosa ferramenta de edição de documentos que também pode ser útil no gerenciamento de projetos. Ele é mais comumente usado para compor e formatar documentos de texto, editar junto com outros usuários e compartilhar páginas com segurança, mas o Google Drawings integrado também é um ótimo recurso para criar fluxogramas personalizados. Veja como:
Etapa 1: Configure seu Google Docs
Primeiro, vamos começar com um documento em branco do Google.
Se o seu fluxograma for horizontal, clique em Configuração da página na guia Arquivo e, em seguida, em Paisagem para converter a orientação da página para paisagem.
Etapa 2: abra a ferramenta de desenho do Google
Para criar um fluxograma, usaremos a ferramenta de diagramas do Google Docs.
Acesse essa ferramenta navegando até a barra de menu superior e selecionando Inserir, depois passe o cursor sobre a opção Desenho e selecione Novo.
Na parte superior do documento em branco, aparecerá uma tela de desenho em branco. Antes de adicionarmos qualquer coisa, vamos dar uma olhada rápida na ferramenta.
Clique na ferramenta Formas na barra de ferramentas de desenho para obter uma visualização completa dos objetos do seu fluxograma e, em seguida, selecione Formas na lista de opções. Você também pode localizar as diversas formas de fluxograma na seção inferior do menu.
Se você não tiver certeza do significado de determinadas formas no fluxograma, passe o mouse sobre a forma para obter uma descrição textual de sua finalidade.
Etapa 3: Adicione formas
Agora, a parte boa: criar seu fluxograma!
Para começar a adicionar conteúdo ao gráfico, vá até o menu Formas e escolha o terminador do fluxograma — ou o retângulo arredondado.
Você pode adicionar cada objeto individualmente para preencher seu gráfico ou, se tiver redimensionado algum deles, pode copiar e colar as formas para garantir que todas tenham o mesmo tamanho.
Etapa 4: Adicione linhas
Clique na ferramenta Linha na barra de ferramentas e selecione Seta ou Conector em cotovelo no menu suspenso, dependendo do tipo de seta ou linha de fluxo que você precisa.
Etapa 5: Adicione texto
Usando a ferramenta Texto (o ícone T emoldurado no painel de desenho), adicione texto dentro das formas.
Destaque o texto e clique nos três pontos na barra de ferramentas para formatar e estilizar o texto. Você pode alterar o tipo de fonte, mudar o tamanho do texto e posicioná-lo como desejar.
Para manter a mesma formatação em todas as formas, copie e cole o conteúdo na próxima caixa e, em seguida, basta editar o texto.
Etapa 6: Salve seu rascunho
Ok, essa etapa pode levar um pouco de tempo para você se acostumar.
As pessoas adoram o Google Docs por seu recurso de salvamento automático, que permite trabalhar offline e abrir o documento a qualquer momento para visualizar a versão mais atualizada sem precisar clicar em salvar. Mas, para garantir que seu fluxograma seja adicionado ao documento do Google, você precisa clicar no botão azul Salvar e fechar quando terminar.
Se precisar fazer ajustes no fluxograma, clique duas vezes nele e você será redirecionado para a tela de pintura.
E pronto! Você tem um fluxograma no Google Docs! 🎉
Bônus: software de fluxograma para Mac!
4 tipos comuns de fluxogramas do Google Docs
Embora existam várias variações de fluxogramas, vamos nos concentrar em quatro dos casos de uso mais comuns.
Esses quatro fluxogramas populares são ideais para:
- Descrevendo operações corporativas, de fabricação e administrativas
- Analisando como uma organização funciona
- Mostrando como diferentes departamentos interagem.
1. O fluxograma do processo
Um fluxograma de processo, também conhecido como diagrama de fluxo de processo, é o mais adaptável dos quatro fluxogramas, pois pode ser usado para praticamente qualquer coisa.
Mas, geralmente, as organizações usam fluxogramas de processos para explicar como as coisas funcionam na sua empresa.
2. O diagrama de fluxo de trabalho
Os diagramas de fluxo de trabalho mostram como um processo ou uma organização funciona. Eles ajudam a analisar o movimento de dados e documentos em toda a sua organização.
3. O fluxograma de raias
Quando você precisar mostrar várias categorias de informações lado a lado, o fluxograma de raias é a ferramenta ideal.
Os diagramas de raias podem parecer bastante semelhantes aos diagramas de fluxo de trabalho, mas a principal diferença é que eles permitem dividir as atividades em várias categorias.
Um fluxograma com raias é útil para documentar um processo abrangente que envolve várias equipes ou afeta diferentes partes de uma organização.
4. O fluxograma de dados
Um fluxograma de dados mostra como o processo de dados “flui”. Ele é útil quando você deseja desenvolver um novo sistema ou avaliar um já existente.
Embora sejam mais comumente usados para design e desenvolvimento de software, os fluxogramas de dados também são úteis para avaliar qualquer disseminação de informações, como a forma como os dados trafegam por uma organização.
Modelo de fluxograma do Google Docs
O modelo de fluxograma do Google Docs da Template.net é uma ferramenta robusta e fácil de usar que ajuda a otimizar o processo de criação de fluxogramas profissionais e visualmente atraentes. Este modelo oferece fácil personalização de cores, textos, linhas e formas, dando aos usuários controle total para projetar um fluxograma que atenda perfeitamente às suas necessidades específicas.
Se você deseja ilustrar um processo complexo, um fluxo de trabalho ou um sistema, o modelo de fluxograma do Google Docs permite criar facilmente uma representação gráfica concisa e clara. Além disso, esse modelo de fluxograma é totalmente baixável, editável e versátil, garantindo aos usuários a liberdade de acessar e modificar suas criações conforme sua conveniência. Não é necessário ter um alto grau de conhecimento técnico; em vez disso, você pode organizar processos complexos com facilidade usando os recursos fornecidos neste modelo fácil de usar.
Limitações da criação de fluxogramas no Google Docs
O Google Docs é intuitivo e fácil de compartilhar com a equipe. Com cursores ativos para editar em tempo real e sem um botão para salvar, o Google Docs torna a criação de documentos colaborativa e, ousamos dizer, divertida.
Mas, infelizmente, nem tudo são flores quando se trata de fluxogramas no Google Docs.
Aqui estão três das suas limitações mais desafiadoras:
1. Trabalho offline inconveniente
O Google Docs pode ser acessado por meio de um navegador da web. Isso significa que os usuários podem trabalhar em qualquer lugar, desde que tenham uma conexão com a internet.
O Google agora tem um software Drive para Chrome e um programa Drive para desktop que permite acessar todos os seus arquivos do Drive, incluindo arquivos Doc, offline. Parece fantástico, mas há algumas limitações que você deve conhecer, pois é necessário planejar com antecedência para trabalhar offline.
Primeiro, certifique-se de que configurou o Drive para uso offline e selecione os arquivos que você acessará offline. Caso contrário, você não poderá usar o Docs offline.
No entanto, há uma desvantagem nisso. Não há fluxogramas se não houver conexão com a Internet. Os fluxogramas no Google Docs dependem do botão Salvar, então você pode acessar fluxogramas que já criou offline, mas enfrentará desafios ao tentar criar um do zero sem Wi-Fi.
2. Não foi projetado para fluxogramas
Sim, o Google Docs pode exibir fluxogramas básicos, mas esse editor de documentos foi criado para gerar e compartilhar documentos, semelhante ao Microsoft Word.
Se o Google Docs tivesse modelos de fluxogramas integrados ou tornasse a ferramenta de formas um pouco mais simples, as possibilidades do fluxograma e a experiência do usuário seriam muito diferentes. Mas você precisa copiar e colar formas para replicar seu trabalho — um processo tedioso e demorado que não é ideal para gráficos complexos.
3. Sem recursos de fluxo de trabalho
Então, você criou um fluxograma no Google Docs. E agora? Você pode criar tarefas? Não. E quanto a atribuí-las ou agendá-las? Também não.
Embora você possa criar um fluxograma no Google Docs, não há muito mais que você possa fazer com ele, pois ele não está realmente conectado a nenhum fluxo de trabalho real, apenas mapeia um.
Modelos e ferramentas alternativas para fluxogramas
Sinceramente, o ClickUp é o único criador de fluxogramas digitais de que você vai precisar.
O ClickUp é uma plataforma de produtividade completa na qual equipes de todos os tamanhos e setores confiam para gerenciar projetos, criar fluxogramas complexos e otimizar seus processos com toda a equipe. Seja você um empreendedor individual ou parte de uma equipe de grande porte, o ClickUp é flexível o suficiente para se alinhar a qualquer fluxo de trabalho, independentemente do estilo de projeto que você usa. 🏆
Crie, edite e compartilhe fluxogramas com facilidade, mesmo para os projetos mais complexos, e armazene-os no seu Workspace para sempre. Siga estas etapas simples do início ao fim e, em seguida, dê asas à sua criatividade com fluxogramas no ClickUp Whiteboards:
Etapa 1: escolha um fluxograma ou diagrama com base no seu objetivo final
Começando com o objetivo final em mente, escolha o melhor fluxograma para você. Aqui estão algumas ideias para estimular seu pensamento — você pode criar um diagrama para...
- Considere um novo procedimento para um projeto futuro.
- Identifique ineficiências e inove um sistema existente
- Melhore a forma como você emprega recursos nos processos
- Defina expectativas para um processo específico com sua equipe e trabalhe para melhorar suas habilidades de comunicação.
- Analise um processo complicado com uma lista de verificação de atividades, pontos de decisão e dados.
O ClickUp Whiteboards oferece todos os recursos criativos e de colaboração de que você precisa para construir os fluxogramas dos seus sonhos — e muito mais. Mas a melhor parte? Essa ferramenta poderosa é totalmente gratuita. Tudo o que você precisa fazer é se inscrever!
Em qualquer lugar do seu Workspace, basta ir em + Exibir, rolar para baixo e clicar em Quadro branco. Você será recebido com uma tela em branco, cheia de possibilidades. Mas desenhar seu fluxograma à mão livre não é sua única opção! Mais sobre isso daqui a pouco. 🥳
Etapa 2: Convide a equipe
Você não precisa criar um fluxograma sozinho. A colaboração traz novas ideias, melhorias e inovação para qualquer projeto — basta pedir à sua equipe para participar do processo com edição em tempo real e cursores ao vivo para que você possa trabalhar junto com os membros sem sobreposições. 🤩
Ajuste suas Compartilhamento e permissões em Configurações do espaço no ClickUp para convidar membros da equipe para participar do seu espaço. Depois de integrar os membros da equipe, todos terão a mesma liberdade para editar, criar e diagramar como quiserem.
Tem mais perguntas sobre como fazer integração como um profissional? Confira esta publicação sobre como a equipe de Desenvolvimento de Talentos da ClickUp usa o ClickUp para integrar novos membros à equipe!
Passo 3: Crie seu fluxograma!
Adoramos os quadros brancos do ClickUp porque eles são realmente ilimitados. Você pode criar fluxogramas escolhendo um modelo de fluxograma, desenhar seu gráfico à mão livre ou usar uma de suas formas ajustáveis (que podem ser convertidas diretamente em tarefas do ClickUp).
Você pode desenhar conexões entre quaisquer formas e mídias em seu quadro branco, o que significa que seu fluxograma pode ser criado a qualquer momento e a partir de qualquer conjunto de informações em seu quadro.
Adicione texto dentro de uma forma, em uma nota adesiva, incorpore um documento do ClickUp e muito mais — depois use a edição de rich text para destacar sua escrita no gráfico. E para acesso rápido, use os comandos de barra e atalhos de teclado do ClickUp para escolher entre várias opções de estilo e formatação.
Como a tela é infinita, você pode criar quantos fluxogramas precisar sem nunca ficar sem espaço. Basta arrastar o cursor para uma área aberta e continuar criando no mesmo quadro! Compartilhe, edite e apresente um fluxograma organizado do seu quadro branco a qualquer momento.
Além disso, seu quadro branco é automaticamente conectado ao seu fluxo de trabalho, para que você possa começar a colocar suas ideias em prática e usar seu fluxograma o mais rápido possível!
Mas isso não é tudo! O ClickUp oferece uma experiência rica em recursos em todas as suas ferramentas, tornando-o tão funcional quanto divertido de usar.
Para você ter uma ideia do que mais pode esperar, aqui estão alguns recursos adicionais do ClickUp para otimizar seus fluxogramas, fluxos de trabalho, processos e muito mais:
- Um cronômetro global nativo para controlar o tempo, definir estimativas de tempo e aumentar a produtividade em qualquer tarefa
- Widgets personalizados para visualizar dados como gráficos de barras, portfólio, linhas e bateria, entre outros.
- Mais de 15 visualizações personalizáveis, incluindo a visualização Incorporar para adicionar conteúdo de outras ferramentas de trabalho populares
- ClickUp Docs para criar tudo, desde bases de conhecimento detalhadas a wikis, documentos de processos e tudo mais. Além disso, você pode baixar seus documentos como arquivos Markdown, HTML ou PDF, ou compartilhá-los por meio de um link.
- Mais de 1.000 integrações, incluindo Slack, Trello, Zoom e muitas outras
- Datas de início e prazos de tarefas facilmente ajustáveis, que podem ser atribuídos a vários membros da equipe ao mesmo tempo.
- O aplicativo móvel ClickUp para Android e iOS permite trabalhar em qualquer lugar.
Crie fluxogramas com o ClickUp
Criar um fluxograma básico no Google Docs pode ser gratuito, mas o tempo necessário para isso não é!
Sem modelos, a capacidade de conectar seu fluxograma do Google Docs ao seu fluxo de trabalho ou uma interface de usuário mais intuitiva, você perderá um tempo precioso que poderia ter sido dedicado à sua equipe ou projeto.
A boa notícia é que o ClickUp oferece acesso a uma vasta biblioteca de modelos para você começar a criar fluxogramas da maneira que fizer mais sentido para você, além de um poderoso quadro branco digital para estimular sua criatividade, mesmo que você esteja começando do zero.
Como os fluxogramas são úteis para comunicar uma ampla variedade de informações, você pode ter certeza de que os quatro exemplos acima são apenas a ponta do iceberg.
Comece a superar as metas da sua empresa com fluxogramas interativos, intuitivos e flexíveis no ClickUp — e comece gratuitamente!
Acesse o ClickUp Docs, quadros brancos e modelos de fluxogramas, além de 100 MB de armazenamento e tarefas e membros ilimitados com o plano gratuito para sempre do ClickUp.
Então, o que você está esperando?