Em 1971, um programador de computador, Raymond Tomlinson, fez história ao enviar para si mesmo o primeiro e-mail - uma mensagem inovadora que dizia algo como "QWERTYUIOP". "Emocionante, não é?
Hoje em dia, os e-mails não são mais uma novidade. Em vez disso, eles se tornaram um dos maiores destruidores de produtividade.
a pessoa média recebe 120 e-mails por dia. De acordo com a Adobe, os profissionais gastam mais de cinco horas por dia lendo e respondendo a e-mails - quase metade de seu dia de trabalho! Não é de se admirar que cartas escritas à mão pareçam um luxo raro.
No entanto, os e-mails continuam sendo a espinha dorsal da comunicação corporativa. É tão importante que os registros de e-mail são admissíveis no tribunal - isso é muito importante!
É por isso que priorizar e-mails significa aumentar a produtividade do e-mail, reduzir o estresse e melhorar a comunicação por e-mail.
Com as estratégias corretas de priorização de e-mails, você pode transformar sua caixa de entrada de um dreno de produtividade em uma poderosa ferramenta organizacional. Vamos detalhar isso passo a passo.
resumo de 60 segundos
Mantenha-se organizado e no controle de sua caixa de entrada com essas estratégias inteligentes de gerenciamento de e-mail:
- Categorizar e-mails: Use rótulos, sinalizadores ou etiquetas para classificar os e-mails por prioridade
- Defina horários específicos para os e-mails: Evite a verificação constante da caixa de entrada e programe horários dedicados ao gerenciamento de e-mails
- Use ferramentas de e-mail: Use o ClickUp para converter e-mails em tarefas, automatizar acompanhamentos e sincronizar com o Gmail ou o Outlook
- Cancelar assinatura e organizar: Elimine boletins informativos desnecessários e arquive e-mails desatualizados
- Transforme e-mails em ações: Resuma e-mails e crie tarefas acionáveis usando ferramentas como o ClickUp Brain
Por que a priorização de e-mails é importante
Todas as empresas compartilham o mesmo objetivo final: aumentar a receita e impulsionar as vendas. Para isso, a comunicação - especialmente por e-mail - precisa ser bem-sucedida.
De acordo com estudos, esperar mais de cinco minutos para responder a um lead pode reduzir sua taxa de sucesso de qualificação em 10 vezes. Aumente esse tempo de resposta para cinco a dez minutos e você terá uma redução de 400%. Sim, cada minuto é importante.
É por isso que precisamos priorizar os e-mails. O gerenciamento de e-mails, feito corretamente, é uma mina de ouro para uma comunicação eficaz.
Agora, vamos mudar a marcha dos clientes para os funcionários. Quase 70% dos funcionários dizem que preferem e-mail para comunicações no local de trabalho. Essa é uma grande parte da sua equipe que depende do e-mail para se manter informada e alinhada.
Portanto, não, você não pode se esquivar de sua caixa de entrada. Em vez disso, a atitude mais inteligente é dobrar a priorização de e-mails.
Com as ferramentas de IA que agora oferecem tudo, desde a classificação automática até a elaboração de respostas, gerenciar as mensagens recebidas está mais fácil do que nunca. Mas ainda há mais para desvendar. Vamos fazer isso com um guia passo a passo sobre como priorizar e-mails.
Leia também: Melhor software de gerenciamento de e-mail (gratuito e pago)
Guia passo a passo para priorizar e-mails no trabalho
A primeira regra da priorização de e-mails: Nem todos os e-mails são criados iguais.
Ao atribuir níveis de prioridade às mensagens recebidas, você pode se concentrar no que é importante e evitar ser soterrado por uma montanha de e-mails de baixa prioridade.
Veja como lidar com sua caixa de entrada como um profissional:
Etapa 1 - Categorizando e-mails
160 bilhões de lixo eletrônico são enviados diariamente, o que representa 46% de todos os e-mails. Certamente, você não gostaria que mensagens críticas de seu chefe ficassem ao lado de uma postagem de spam em um blog sobre investimentos "milagrosos", certo?
É por isso que começamos categorizando os e-mails com base em sua importância na priorização de e-mails.
Comece atribuindo níveis de prioridade usando os rótulos, etiquetas ou sinalizadores do seu cliente de e-mail.
Para organizar e-mails no Gmail, use estrelas para marcar mensagens importantes. Basta clicar na estrela ao lado de um e-mail em sua caixa de entrada e, para visualizar todos eles, selecione "Com estrela" no menu à esquerda.
Se você estiver no Outlook, poderá sinalizar e-mails para acompanhamento. Clique no ícone de sinalização ao lado da mensagem e você poderá até mesmo definir uma data de vencimento para se lembrar de agir.
Dica profissional: Rotule os e-mails que precisam de atenção imediata com "Alta prioridade", "Urgente" ou "Ação necessária". "Isso é como dar à sua caixa de entrada um sistema de semáforo - vermelho significa parar tudo e responder.
Os filtros e rótulos estão entre as maneiras mais fáceis de criar caixas de entrada sem bagunça. Essas ferramentas classificam e categorizam automaticamente os e-mails recebidos e as mensagens urgentes com base em critérios como remetente, linha de assunto ou palavras-chave.
Por exemplo, os e-mails de seus remetentes VIP ou projetos críticos podem ser enviados diretamente para uma caixa de entrada prioritária, enquanto os e-mails promocionais podem ser movidos tranquilamente para uma pasta separada.
Aqui está um resumo rápido de como criar filtros no Gmail:
- Abra sua caixa de entrada e clique no ícone Mostrar opções de pesquisa na barra de pesquisa
- Insira seus critérios (por exemplo, remetente, assunto) e teste clicando em Search
- Na parte inferior, clique em Create Filter (Criar filtro)
- Escolha uma ação (por exemplo, categorizar, excluir, rotular)
- Clique em Create Filter novamente
Leia também: 8 melhores alternativas de e-mail para comunicação empresarial
Etapa 2 - Uso de ferramentas e recursos
Mesmo depois de limpar sua caixa de entrada, é fácil o caos voltar a se instalar. É por isso que as ferramentas de gerenciamento de e-mail são essenciais.
Veja o ClickUp, por exemplo. Essa ferramenta de gerenciamento de projetos pode automatizar tarefas de e-mail com seu recurso Automations. Você pode configurá-la para enviar e-mails ou atribuir tarefas quando os status mudarem - por exemplo, notificar o líder da equipe por e-mail quando uma tarefa for marcada como "Concluída". "
Tem várias contas de e-mail? Ferramentas como o Shift permitem que você visualize e-mails profissionais e pessoais em um painel conveniente. O Shift ajuda você a gerenciar conversas entre contas sem precisar alternar entre aplicativos.
Por falar em excelente funcionalidade de pesquisa, vamos falar sobre o Connected Search do ClickUp. Essa poderosa ferramenta orientada por IA examina e-mails, documentos e conversas usando uma palavra-chave ou descrição de projeto. É como ter um mecanismo de pesquisa dedicado à sua caixa de entrada e aos seus arquivos.
Para organizar, experimente o Unroll.me para cancelar em massa a assinatura de boletins informativos que você não lê mais. Quer você limpe o quadro ou cancele a assinatura seletivamente, essa é uma maneira simples de reduzir e-mails irrelevantes e recuperar a sanidade da caixa de entrada.
Há muitas outras ferramentas e recursos para priorizar e-mails. No entanto, é aconselhável se ater a uma, pois isso significa menos gerenciamento e mais eficiência.
Para ajudá-lo a identificar a ferramenta que atende às suas necessidades, tente procurar uma que ofereça os seguintes recursos:
- Automação de e-mail: Automatize ações como classificação, etiquetagem e envio de notificações para um fluxo de trabalho mais suave
- Espaço de trabalho unificado: Gerencie tarefas e e-mails em uma única plataforma para evitar alternar entre ferramentas
- Funcionalidade de pesquisa avançada: Localize e-mails, documentos ou conversas instantaneamente com uma pesquisa baseada em IA
- Modelos personalizáveis: Crie e reutilize modelos de e-mail para uma comunicação consistente e eficiente
- Recursos de integração: Sincronização com calendários, CRMs e aplicativos de produtividade para um ambiente digital conectado
Leia também: Como implementar fluxos de trabalho bem-sucedidos de automação de e-mail
Etapa 3 - Definição de prioridades diárias
O objetivo é passar menos tempo em sua caixa de entrada, não mais. Definir prioridades diárias para sua caixa de entrada pode economizar tempo, reduzir o estresse e ajudá-lo a se concentrar em tarefas importantes. Veja como estruturar seu jogo de gerenciamento de e-mail:
- Abordagem "Faça isso agora ": Se um e-mail demorar menos de 2 minutos, responda imediatamente; isso evita acúmulos
- Delegar tarefas: Se um e-mail exigir informações de um membro da equipe, encaminhe-o com instruções claras. A delegação garante que as pessoas certas tomem providências sem que você fique microgerenciando
- Adiar para depois: Tem e-mails que não são urgentes, mas precisam de atenção? Defina lembretes ou adie-os para acompanhamento em um horário específico. Ferramentas como uma caixa de entrada prioritária ou um software de gerenciamento de e-mail podem ajudar a organizá-los com eficiência
- Excluir e-mails desnecessários: Diga adeus aos e-mails desatualizados ou irrelevantes. Limpar a bagunça de sua caixa de entrada aumenta o foco e garante que as mensagens importantes se destaquem
Leia também: O que é gerenciamento de tarefas por e-mail e como implementá-lo
Dicas avançadas de gerenciamento de e-mail
Com centenas de e-mails chegando diariamente, não há como acompanhar seus e-mails sem ajuda.
A solução? Pare de evitar a tecnologia e comece a adotá-la para gerenciar os mais de 100 e-mails não lidos em sua caixa de entrada semanalmente.
Aproveitamento da IA e das ferramentas de produtividade
A maioria dos e-mails se resume a tarefas - atualizações compartilhadas, projetos a serem gerenciados ou prazos a serem cumpridos. Portanto, faz mais sentido combinar o gerenciamento de e-mail e fluxo de trabalho em um único local, em vez de ficar pulando entre as tarefas.
O ClickUp é a solução perfeita para integrar o gerenciamento de e-mails com a priorização de tarefas.
O ClickUp se integra perfeitamente ao Gmail e ao Outlook, oferecendo os seguintes benefícios:
- Converta e-mails em tarefas práticas diretamente do Gmail
- Atualize os status e as prioridades das tarefas sem sair de sua caixa de entrada
- Compartilhe conteúdo de e-mail como comentários de tarefas para melhorar a colaboração
- Programe e delegue tarefas com base nas interações de e-mail
- Sincronize os e-mails do Outlook com as tarefas do ClickUp para agilizar o controle
- Definir lembretes no Outlook para tarefas do ClickUp
- Automatize a criação de tarefas a partir de e-mails para um fluxo de trabalho mais suave
Mas isso não é tudo. O ClickUp emprega recursos como ClickUp Assign Comments e ClickUp Mentions para organizar ainda mais os e-mails.
Veja a história de Oscar, por exemplo.
Exemplo: Oscar, um gerente de projetos, recebe um e-mail de um cliente solicitando uma atualização sobre a reformulação do site. Em vez de copiar os detalhes em uma ferramenta separada, Oscar usa o ClickUp para anexar o e-mail diretamente à tarefa do projeto de reformulação. Ele rapidamente adiciona um comentário marcando a equipe de design com instruções específicas, atribui o acompanhamento a Sarah (a designer principal) e define um prazo - tudo de dentro do ClickUp.
Sem guias extras, sem detalhes perdidos, e o cliente recebe sua atualização no prazo - como num passe de mágica.
Tudo fica ainda melhor com o ClickUp Brain. Esse assistente com tecnologia de IA leva o gerenciamento de e-mails para o próximo nível, redigindo e-mails para você em segundos.
Como funciona: Basta fornecer os principais pontos de discussão, e o ClickUp Brain criará um e-mail profissional e de tom perfeito que se alinhe à sua intenção e ao seu público.
Se você quiser transformar e-mails longos em etapas acionáveis, o ClickUp Brain pode resumir o conteúdo e gerar tarefas.
Leia também: Como usar a IA no e-mail (casos de uso e ferramentas)
Práticas recomendadas de comunicação
Embora você tenha todas as ferramentas à sua disposição para aprimorar a comunicação por e-mail, aqui estão algumas estratégias de gerenciamento de e-mail para manter o profissionalismo e a colaboração:
1. Estabeleça diretrizes claras de comunicação
Defina quais canais são melhores para tipos específicos de comunicação.
Por exemplo, e-mail para atualizações formais, mensagens instantâneas para perguntas rápidas e reuniões agendadas para discussões detalhadas. Isso reduzirá a confusão e simplificará as interações.
2. Realizar reuniões em pé
Stand-ups são reuniões diárias curtas (geralmente realizadas em pé!) em que todos compartilham atualizações sobre tarefas, planos e bloqueios. Esse método inspirado no ágil alinha rapidamente as equipes multifuncionais.
Dica profissional: Use o modelo de reunião diária do ClickUp para fazer anotações, acompanhar o progresso e enfrentar desafios sem planejar demais.
3. Respeite as diversas necessidades de comunicação
Nem todo mundo se dá bem em bate-papos em grupo ou chamadas pelo Zoom. Alguns preferem atualizações por escrito ou check-ins privados.
Use ferramentas como o ClickUp Chat para facilitar e expandir o compartilhamento de ideias. Além disso, lembre-se de conversar regularmente com os membros mais calados da equipe para garantir que eles se sintam ouvidos.
4. Priorize a escuta ativa
Uma boa comunicação envolve ouvir tanto quanto falar.
Em reuniões, incentive os participantes a se concentrarem no que os outros dizem em vez de planejarem sua próxima resposta. Discussões estruturadas com perguntas de acompanhamento também podem ajudar.
Leia também: Inbox Zero 101: Gerenciamento inteligente de e-mail
5. Use uma plataforma de colaboração unificada
Ter todos na mesma ferramenta evita a confusão do "excesso de plataformas".
Com o ClickUp, as equipes podem centralizar cronogramas de projetos, anotações e tarefas, tornando a comunicação perfeita ao combinar diferentes funções da equipe.
A melhor parte? Você pode usar a integração do ClickUp com as principais plataformas de e-mail, como Gmail e Outlook, para capturar os e-mails que chegam à sua caixa de entrada e atribuir tarefas diretamente aos membros da sua equipe.
Leia também: Como criar regras do Gmail
6. Garanta a visibilidade dos principais resultados
Certifique-se de que todos saibam quais tarefas devem ser concluídas, quem é o responsável e qual é o prazo. Calendários compartilhados, listas de tarefas ou quadros de projetos podem manter esses detalhes acessíveis e transparentes para todos os membros da equipe.
Leia também: Recupere suas horas: As melhores ferramentas de gerenciamento da caixa de entrada para obter o máximo de eficiência
7. Faça anotações e acompanhe
Durante as reuniões, designe alguém para registrar os principais pontos e itens de ação. Distribua essas anotações prontamente e faça o acompanhamento para garantir que as tarefas e ideias não sejam esquecidas.
Erros comuns a serem evitados
Gerenciar e-mails de forma eficaz não é pouca coisa, mas até mesmo as estratégias mais bem-intencionadas podem dar errado com alguns erros comuns. Aqui estão cinco erros que devem ser evitados ao gerenciar sua caixa de entrada:
1. Deixar que sua caixa de entrada se torne um depósito de lixo
Se você ignorar a desordem por muito tempo, sua caixa de entrada se tornará um buraco negro digital. Deixar de excluir ou arquivar e-mails irrelevantes regularmente pode enterrar mensagens essenciais.
Trate sua caixa de entrada como se fosse sua mesa - mantenha-a limpa e organizada para evitar a perda de e-mails importantes.
2. Verificação obsessiva de e-mails
A atualização constante de sua caixa de entrada interrompe seu fluxo de trabalho e reduz a produtividade. Em média, são necessários cerca de 23 minutos para voltar a se concentrar após uma interrupção. Em vez disso, programe horários definidos para verificar sua caixa de entrada e mantenha-se fiel a eles. Seu foco lhe agradecerá.
3. Priorização excessiva de mensagens sem importância
É fácil se distrair respondendo a e-mails de baixa prioridade e deixando os mais importantes para trás. Evite isso estabelecendo uma estrutura clara para priorização, como classificar os e-mails por urgência, importância do remetente ou prazos.
4. Esquecer de cancelar a assinatura
Ainda está recebendo e-mails de um webinar do qual participou há dois anos? É hora de cancelar a assinatura.
Negligenciar a filtragem de boletins informativos e listas de e-mails irrelevantes entope sua caixa de entrada e desperdiça tempo. Se fazer isso manualmente parecer uma tarefa árdua, você pode contar com a ajuda de ferramentas de IA para fazer isso por você em poucos minutos.
5. Ignorar lembretes e sinalizadores
Deixar de usar recursos como lembretes ou sinalizadores é como deixar notas adesivas em uma gaveta em vez de colocá-las em sua mesa.
Essas ferramentas garantem que você não perca acompanhamentos ou prazos - use-as para manter o controle das tarefas essenciais.
Prezada caixa de entrada, é hora de fazer um upgrade com o ClickUp
O ClickUp reduziu a necessidade de comunicação por e-mail e simplificou a colaboração da nossa equipe de criação de conteúdo. Podemos ir da ideação/brainstorming ao primeiro rascunho até 2 a 3 vezes mais rápido.
O ClickUp reduziu a necessidade de comunicação por e-mail e simplificou a colaboração da nossa equipe de criação de conteúdo. Podemos ir da ideação/brainstorming ao primeiro rascunho até 2 a 3 vezes mais rápido.
Em todos os setores, as integrações de e-mail do ClickUp estão ajudando as equipes a economizar centenas de horas que, de outra forma, seriam perdidas em intermináveis linhas de e-mail e em confusas idas e vindas.
Com recursos como transformar e-mails em tarefas acionáveis, sincronizar perfeitamente com o Gmail e o Outlook e até mesmo usar IA para redigir e resumir e-mails, o ClickUp transforma sua caixa de entrada em uma potência de produtividade.
Não importa se você está gerenciando tarefas, delegando acompanhamentos ou mantendo sua caixa de entrada livre de bagunça, o ClickUp está ao seu lado.
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